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IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Lalita Wild

Leseprobe

Version Autorin 2012 A Lalita Wild Art. Nr. 11330.12SG gebunden 11331.12SL lose, 4-fach gelocht

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IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Inhalt

Inhaltsverzeichnis

1 Schriftliche Kommunikation ________________________________ 1 1.1 Das ASA-Prinzip _____________________________________________________________ 2

2 Briefdarstellung __________________________________________ 3 2.1 Briefelemente _______________________________________________________________ 32.1.1 Empfängeradresse ____________________________________________________________ 3 2.1.2 Umschlagbeschriftung ________________________________________________________ 42.1.3 Ort und Datum ______________________________________________________________ 5 2.1.4 Brieftitel/Headline und Behandlungsvermerke ___________________________________ 52.1.5 Anrede _____________________________________________________________________ 5 2.1.6 Brieftext ____________________________________________________________________ 62.1.7 Briefschluss ________________________________________________________________ 11 2.1.8 Beilagevermerk _____________________________________________________________ 112.2 Briefdarstellung links ________________________________________________________ 12 2.3 Briefdarstellung rechts _______________________________________________________ 142.4 Übung: Adressierung/Anrede _________________________________________________ 16

3 Die Sprache in Briefen ____________________________________ 17 3.1 Die Wortwahl ______________________________________________________________ 17 3.2 Der Satz ___________________________________________________________________ 18 3.2.1 Haupt- oder Nebensatz? _____________________________________________________ 19 3.2.2 Satzlänge __________________________________________________________________ 19 3.3 Der Stil ____________________________________________________________________ 19 3.4 Übung: Formulierungstraining ________________________________________________ 21 3.5 Fax-Mitteilungen ____________________________________________________________ 22 3.6 E-Mails ____________________________________________________________________ 23 3.6.1 Der Stil in E-Mails ___________________________________________________________ 23

4 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss _____________________ 27 4.1 Anfrage ____________________________________________________________________ 27 4.1.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 27 4.1.2 Formales ___________________________________________________________________ 28 4.1.3 Übung: Anfragen____________________________________________________________ 28 4.1.4 Beispiel einer Anfrage _______________________________________________________ 29 4.2 Angebot/Offerte ____________________________________________________________ 30 4.2.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 30 4.2.2 Formales ___________________________________________________________________ 31 4.2.3 Übung: Angebote ___________________________________________________________ 31 4.2.4 Beispiel eines Angebot _______________________________________________________ 32 4.3 Gegenangebot ______________________________________________________________ 33 4.3.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 33 4.3.2 Formales ___________________________________________________________________ 34 4.3.3 Übung: Gegenangebot _______________________________________________________ 34 4.3.4 Beispiel eines Gegenangebots _________________________________________________ 35 4.4 Bestellung/Auftrag __________________________________________________________ 36 4.4.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 36 4.4.2 Formales ___________________________________________________________________ 37 4.4.3 Übung: Bestellung/Auftrag ___________________________________________________ 37 4.4.4 Beispiel einer Bestellung _____________________________________________________ 38 4.5 Auftragsbestätigung _________________________________________________________ 39

Inhalt IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz

4.5.1 Formales ___________________________________________________________________ 39 4.5.2 Übung: Auftragsbestätigung ___________________________________________________ 39 4.5.3 Beispiel einer Auftragsbestätigung _____________________________________________ 40 4.6 Widerruf von Bestellungen/Aufträgen __________________________________________ 41 4.6.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 41 4.6.2 Formales ___________________________________________________________________ 42 4.6.3 Übung: Widerruf/Antwort auf Widerruf ________________________________________ 42 4.6.4 Beispiel eines Widerrufs ______________________________________________________ 43 4.7 Ablehnung eines Auftrags ____________________________________________________ 44 4.7.1 Formales ___________________________________________________________________ 44 4.7.2 Übung: Auftragsablehnung ___________________________________________________ 44

5 Ausführung eines Auftrags ________________________________ 45 5.1 Lieferung ___________________________________________________________________ 45 5.1.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 45 5.2 Das Rundschreiben – Informationen an Geschäftspartner __________________________ 46 5.2.1 Beispiel eines Rundschreibens (Ausschnitt) ______________________________________ 46 5.3 Rechnung und Quittung ______________________________________________________ 47 5.3.1 Formales ___________________________________________________________________ 47 5.3.2 Übung: Rechnung und Quittung _______________________________________________ 48 5.4 Liefermahnung ______________________________________________________________ 48 5.4.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 48 5.4.2 Formales ___________________________________________________________________ 49 5.4.3 Übung: Liefermahnung _______________________________________________________ 49 5.4.4 Beispiel einer Liefermahnung _________________________________________________ 50 5.5 Antwort auf Liefermahnung __________________________________________________ 51 5.5.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 51 5.5.2 Formales ___________________________________________________________________ 51 5.5.3 Übung: Antwort auf Liefermahnung ____________________________________________ 51 5.6 Mängelrüge/Beschwerde ______________________________________________________ 52 5.6.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 52 5.6.2 Formales ___________________________________________________________________ 53 5.6.3 Übung: Mängelrüge __________________________________________________________ 53 5.6.4 Beispiel einer Mängelrüge ____________________________________________________ 54 5.7 Antwort auf Mängelrüge _____________________________________________________ 55 5.7.1 Formales ___________________________________________________________________ 55 5.7.2 Übung: Antwort auf Mängelrüge _______________________________________________ 55 5.7.3 Beispiel einer Antwort auf eine Mängelrüge _____________________________________ 56 5.8 Mahnung ___________________________________________________________________ 57 5.8.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 57 5.8.2 Formales ___________________________________________________________________ 57 5.8.3 Übung: Mahnungen __________________________________________________________ 58 5.8.4 Beispiel für eine Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe) ______________________________ 59 5.8.5 Beispiel für eine Mahnung (2. Mahnstufe) _______________________________________ 60 5.8.6 Beispiel für eine letzte Mahnung (3. Mahnstufe) _________________________________ 61 5.9 Antwort auf Mahnung ________________________________________________________ 62 5.9.1 Rechtliches _________________________________________________________________ 62 5.9.2 Formales ___________________________________________________________________ 62 5.9.3 Übung: Mahnung beantworten ________________________________________________ 62

IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Inhalt

6 Sekretariat ______________________________________________ 63 6.1 Interne Mitteilungen/Rundschreiben ___________________________________________ 63 6.1.1 Beispiel für eine interne Mitteilung ____________________________________________ 64 6.2 Gesprächs- und Telefonnotizen _______________________________________________ 65 6.2.1 Beispiel einer Gesprächsnotiz _________________________________________________ 66 6.2.2 Die Aktennotiz (der Aktenvermerk) ___________________________________________ 67 6.2.3 Beispiel einer Aktennotiz ____________________________________________________ 68 6.3 Der Bericht ________________________________________________________________ 69 6.3.1 Beispiel eines Berichts _______________________________________________________ 70 6.4 Protokolle _________________________________________________________________ 71 6.4.1 Anforderungen an ein Protokoll _______________________________________________ 71 6.4.2 Tipps zur Gestaltung eines Protokolls __________________________________________ 72 6.5 Das Gesuch ________________________________________________________________ 74 6.5.1 Wie schreibt man ein Gesuch? ________________________________________________ 74 6.5.2 Merkpunkte für das Gesuch (Disposition) _______________________________________ 74 6.5.3 Beispiel Gesuch (Ausschnitt) __________________________________________________ 75 6.6 Einsprachen ________________________________________________________________ 76 6.6.1 Merkpunkte für die Einsprache (Disposition) ____________________________________ 76 6.6.2 Beispiel Einsprache __________________________________________________________ 77 6.7 Beschwerde ________________________________________________________________ 78 6.7.1 Merkpunkte für die Beschwerde (Disposition) ___________________________________ 78 6.7.2 Beispiel Beschwerde _________________________________________________________ 79 6.8 Übung: Bericht, Protokoll, Gesuch, Einsprache und Beschwerde ___________________ 79 6.9 Einladungen ________________________________________________________________ 80 6.9.1 Beispiel einer Einladung (Ausschnitt) __________________________________________ 80 6.9.2 Beispiel einer Sitzungseinladung (Ausschnitt) ___________________________________ 81 6.10 Dankesbriefe _______________________________________________________________ 82 6.10.1 Beispiel eines Dankesbriefes (Ausschnitt) _______________________________________ 82

7 Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung _______________ 83 7.1 Stellensuche und Stellenbewerbung ____________________________________________ 83 7.1.1 Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren _________________________________ 83 7.2 Was gehört in eine Bewerbung? _______________________________________________ 83 7.2.1 Begleitschreiben ____________________________________________________________ 84 7.2.2 Das Personalblatt – Curriculum Vitae (CV) _____________________________________ 86 7.2.3 Zeugnisse und andere Nachweise ______________________________________________ 89 7.3 Die elektronische Bewerbung _________________________________________________ 89 7.3.1 Online-Formulare ___________________________________________________________ 90 7.4 Übung: Bewerbung __________________________________________________________ 91 7.5 Auskünfte einholen und erteilen ______________________________________________ 91 7.5.1 Auskünfte einholen __________________________________________________________ 91 7.5.2 Auskünfte erteilen __________________________________________________________ 92 7.6 Kündigung _________________________________________________________________ 93 7.6.1 Beispiel einer Kündigung _____________________________________________________ 93 7.7 Übung: Gesamtrepetition _____________________________________________________ 94

8 Zusammenfassung _______________________________________ 95

Inhalt IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz

Anhang Übungen ____________________________________________ 103 A - 1 Adressierung und Anrede ____________________________________________________ 103 A - 2 Formulierungstraining _______________________________________________________ 105 A - 3 Anfragen __________________________________________________________________ 109 A - 4 Angebote __________________________________________________________________ 111 A - 5 Gegenangebot _____________________________________________________________ 113 A - 6 Bestellung/Auftrag __________________________________________________________ 115 A - 7 Auftragsbestätigung _________________________________________________________ 117 A - 8 Widerruf __________________________________________________________________ 118 A - 9 Auftragsablehnung _________________________________________________________ 120 A - 10 Rechnung _________________________________________________________________ 121 A - 11 Liefermahnung _____________________________________________________________ 123 A - 12 Antwort auf Liefermahnung _________________________________________________ 125 A - 13 Mängelrüge ________________________________________________________________ 127 A - 14 Antwort auf Mängelrüge ____________________________________________________ 129 A - 15 Mahnungen ________________________________________________________________ 131 A - 16 Mahnung beantworten ______________________________________________________ 132 A - 17 Bericht, Protokoll und Gesuch ________________________________________________ 134 A - 18 Bewerbung ________________________________________________________________ 137 A - 19 Gesamtrepetition ___________________________________________________________ 138

Index

IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz 27

4 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss

4.1 Anfrage

Eine Anfrage dient dazu, Preise, Konditionen und Ausführungsbestimmungen unverbindlich fest-zustellen. Je präziser die Anfrage formuliert wird, desto besser kann das darauf folgende Angebot formu-liert werden und die Wünsche berücksichtigen. Grob lassen sich Anfragen nach bestimmten Kon-ditionen unterscheiden. 4.1.1 Rechtliches

Bestimmte Anfrage

Mit der bestimmten Anfrage wünschen wir ein Angebot über eine kklar umschriebene Ware oder Dienstleistung.

Der Anbieter hat die Möglichkeit, ein detailliertes Angebot zu schreiben.

Allgemeine, unbestimmte Anfrage

In der unbestimmten Anfrage erkundigen wir uns nach dem Warenan-gebot, nach Prospekten oder Katalogen, nach einem Vertreterbesuch oder man wünscht eine allgemeine Auskunft über eine Dienstleistung.

Die allgemeine Anfrage ist nnicht ausführlich. Damit fehlen dem Anbieter die eindeutigen Hinweise für ein detailliertes Angebot.

Notizen

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Anfrage

Angebot/Offerte

Gegenangebot

Bestellung/Auftrag

Auftragsbestätigung

Widerruf vonBestellungen/Aufträgen

Ablehnung eines Auftrags

28 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz

4.1.2 Formales

Briefaufbau Textbausteine

unbe

stim

mte

An

frag

e

Interesse, Anlass für Anfrage

allgemeine Wünsche

Bitte um Angebot

Einleitung Ihr neues Produkt hat uns überzeugt.

Besonders die … interessieren uns.

Sie haben Ihre Kollektion erweitert. Das Modell… spricht uns sehr an.

Ihr neues Modell XY gefällt uns.

Schluss Bitte senden Sie uns Ihr Angebot.

Vielen Dank.

Kann Ihr Vertreter uns nächste Woche besuchen?

Bitte rufen Sie uns an: 071 123 45 67

best

imm

te A

nfra

ge

Interesse, Anlass für Anfrage

Bedarf an bestimmter Ware/ Dienstleistung

Zusätzliche Angaben:

– Qualität, Menge – Preis – Lieferung – Zahlungsart usw.

Bitte um Angebot bzw. Vorschläge

4.1.3 Übung: Anfragen

> Lernziele: Sie kennen die Arten der Anfrage und können solche formulieren.

Sie festigen Ihr Wissen mit Kontrollfragen und verfassen Anfragen. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 3 ab Seite 109.

Notizen

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IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz 29

4.1.4 Beispiel einer Anfrage

Fröbel und Wachter Sandstrasse 12 5707 Seengen Telefon/Fax 062 603 29 54

Experten Team Herr Dieter Bühler Industriestrasse 12 3000 Bern 20. März 20** Die neuen IPC Professional-Notebooks Guten Tag Herr Bühler Mit grossem Interesse haben wir in der Fachpresse gelesen, dass in diesen Tagen eine neue Genera-tion von IPC Professional-Notebooks auf den Markt kommt. Die Leistungsdaten haben uns überzeugt. Wir sind ein aufsteigendes Unternehmen in der Immobilienbranche. Für unsere zehn neuen Aussen-dienstmitarbeiter benötigen wir zusätzliche Hardware. Könnten Sie bis Ende der 20. Kalenderwoche die neuen Notebooks liefern? Bitte senden Sie uns ein Angebot mit detaillierten Angaben zu Lieferfristen, zur Garantie sowie zu Ihren Verkaufs- und Lieferbedingungen bis zum 4. April 20**. Gespannt warten wir auf Ihren Vorschlag. Vielen Dank. Freundliche Grüsse Fröbel und Wachter Klaus Fröbel Geschäftsführer

30 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz

4.2 Angebot/Offerte

In der Regel erfolgt das Angebot auf eine Anfrage. Es erklärt – orientiert an den Wünschen des (potenziellen) Kunden – die Konditionen, zu denen eine Lieferung oder Dienstleistung erbracht wird. Das Angebot ist rechtlich bindend, daher sollte generell die schriftliche Form gewählt wer-den. Wichtig ist es, sich klar auf die vorangegangene Anfrage zu stützen. 4.2.1 Rechtliches

Angebotsarten

Verbindliches Angebot

Das vverbindliche Angebot verpflichtet den Anbieter, die offerierten Lei-stungen und Preise gegenüber dem Empfänger einzuhalten, wenn nicht einschränkende Bestimmungen darin enthalten sind.

Unverbindliches Angebot (OR 7 ff.)

Mit folgenden Textzusätzen wird eine Offerte unverbindlich:

> ohne Verbindlichkeit

> Zwischenverkauf vorbehalten

> Preise freibleibend

> Preisänderungen vorbehalten

> solange Vorrat

> nur noch kurze Zeit lieferbar

Der Hinweis unverbindlich ist beispielsweise angebracht, wenn Preis-änderungen vorauszusehen sind: Devisenkurse (Importe), Rohölpreise (Marktpreis).

Tarife, Preislisten, Kataloge, Prospekte, Inserate und dergleichen gelten als unverbindliche Angebote. Dagegen gilt die Auslage von Waren (im Geschäft oder im Schaufenster) mit Angabe des Preises in der Regel als verbindliches Angebot, sofern es sich nicht um einen offensichtlichen Irrtum handelt.

Befristetes und unbefristetes Angebot

Wer ein befristetes Angebot unterbreitet, bleibt bis zum Ablauf der Frist gebunden (OR 3).

Einige Angebote sind nicht ausdrücklich zeitlich befristet. Die Verbind-lichkeit dauert dann so lange, wie die Antwort bei ihrer ordnungs-gemässen Absendung erwartet werden darf (Angebot unter Abwesenden, OR 5).

Will aber der Anbieter nach einer zu spät erfolgten Bestellung nicht mehr liefern, muss er den Käufer umgehend informieren.

IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz 31

4.2.2 Formales

Briefaufbau Textbausteine

Bezug auf Anfrage, Dank oder Beweg-grund

genaue Beschreibung der angebotenen Leistungen

Bedingungen: Garantie, Lieferung, Zahlung

besondere Vorzüge des Produkts/ der Leistungen

Zusicherungen

werbender Schluss

Bitte um Antwort

Einleitung

Vielen Dank für Ihr Interesse an ... Unser Angebot:

Schön, dass Sie uns um ein Angebot für … bitten:

Schluss Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit

freuen wir uns.

Wenn Sie Fragen haben – wir sind für Sie da.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen.

4.2.3 Übung: Angebote

> Lernziele: Sie können Angebote korrekt formulieren.

Sie vertiefen Ihr Wissen mit Kontrollfragen und verfassen Angebote. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 4 ab Seite 111.

Notizen

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4.2.4 Beispiel eines Angebot

Experten Team Industriestrasse 12 3000 Bern Telefon 032 302 60 50 Fax 032 302 60 54

Fröbel und Wachter Herr Klaus Fröbel Sandstrasse 12 5707 Seengen

28. März 20** Ihre Anfrage vom 20.03.20** Guten Tag Herr Fröbel Vielen Dank für Ihre Anfrage. Mit den IPC Professional-Notebooks haben Sie eine gute Wahl getrof-fen. Unser Vorlieferant hat eine Serie von 100 Professional-Notebooks an Lager, sodass wir Ihnen die Lie-ferung bis zur 20. Kalenderwoche garantieren können. Preis CHF 1'999.– pro Gerät inkl. 8 % Mehrwertsteuer Lieferung frei Haus Garantie 2 Jahre Es handelt sich um einen Sonderpreis zur Markteinführung. Bei einer Bestellung von 10 Notebooks erhalten Sie einen Rabatt von 10 %. Sagt Ihnen unser Angebot zu? – Bei Fragen wählen Sie die Direktnummer 032 302 60 51. Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Freundliche Grüsse

Experten Team Dieter Bühler Vertriebsleiter

IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz Übungen A - 4 111

A - 4 Angebote

Voraussetzungen 4.2 Anfrage

Übung 1: Kontrollfragen:

> Beantworten Sie die folgenden Fragen.

Schwierigkeitsgrad: leicht 1. Was versteht man unter Verbindlichkeit?

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2. Zwischen welchen Angeboten wird grundsätzlich unterschieden?

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3. In welche Untergruppen lassen sich verbindliche Angebote einteilen?

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4. Ein Angebot unter Anwesenden (mündliches Angebot) gilt als verbindlich, wenn…

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5. Wie kann ein schriftliches Angebot unverbindlich erklärt werden?

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112 A - 4 Übungen IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz

Übung 2: Aufbau eines Angebotes:

> Reihenfolge von Textbausteinen

Schwierigkeitsgrad: leicht > Stellen Sie die folgenden Textbausteine so zusammen, dass der Aufbau folgerichtig ist. Num-

merieren Sie:

Wir freuen uns auf Ihre Antwort. Möblierte 2½ -Zimmer-Wohnung Im «Tagblatt» von heute suchen Sie auf den 1. Juni 20** eine geräumige, möblierte

2½-Zimmer-Wohnung. Ab Anfang Juni 20** ist bei uns an der Sonnentalstrasse 7 in 9036 Grub AR eine Woh-

nung für Dauermieter frei. Guten Tag Frau Eichenberger Freundliche Grüsse Die Wohnung mit WC und separater Dusche ist im 2. Stock, 65 m2 gross und hat einen

kleinen Balkon gegen Süden. Die Miete beträgt einschliesslich Zimmerreinigung monatlich CHF 1‘470.–. Den Swim-

ming-Pool können Sie auf Wunsch mitbenutzen: Unterhaltsbeitrag CHF 50.– monat-lich.

Übung 3: Offerten formulieren

> Schreiben Sie gewinnende Offerten.

Schwierigkeitsgrad: mittel 1. Sie arbeiten in einer Bäckerei. Ein Reisebüro fragt an, zu welchen Bedingungen Sie täglich

frisches Gebäck für 12 Personen für die Znünipause liefern können. Unterbreiten Sie dem Reisebüro ein Angebot.

2. Im Tages-Anzeiger vom 3. Mai 20** erschien folgendes Inserat:

Herr Konrad Meier besitzt ein Chalet mit 3 Zimmern, Wohnküche, Badezimmer, Keller. Das Haus befindet sich an sonniger Hanglage in Adelboden. Erbaut 1721, renoviert 2001, Preisidee CHF 650'000.–, Hypothek möglich, Lage 1 650 m. ü. M., viele Wanderwege. Das Haus ist sofort bezugsbereit. – Verfassen Sie das Angebot und verweisen Sie auf die Web-seite www.konimeier.net/chalet.

3. Beantworten Sie die Anfragen der Aufgaben 3 und 4 auf Seite 110 (A-3, Übung 2).

Zu kaufen gesucht: Kleineres Ferienhaus oder Ferienwohnung, vorzugs-

weise im Wallis oder im Berner Oberland. Schriftliche Angebote bitte an Er-

win Mötteli, Holunderweg 3, 9000 St. Gallen.