POWER OF COLLABORATION POWER OF COLLABORATION POWER OF COLLABORATION

BUILDING RELATIONSHIPSBUILDING RELATIONSHIPS

OCTOBER 27TH OCTOBER 27TH -- 28TH, 201428TH, 2014

1

HOUSTON, TX HOUSTON, TX

An Annual Alliance Sponsored ConferenceAn Annual Alliance Sponsored Conference

The UT System Supply Chain Alliance (Alliance) is pleased to present the annual conference Power of Collaboration - Building Relationships. This annual conference, brings together Alliance member institution decision makers looking to collaborate with their network of peers. Formerly the Purchasing Council Conference, the Alliance conference has become a comprehensive two-day event that allows our members the opportunity to understand the latest in public procurement, have an opportunity to meet with Alliance preferred suppliers, and take advantage of various sessions. In addition this conference is geared to incorporate historically underutilized business leaders across higher education procurement in Texas. Join us for our conference in Houston on October 27th-28th,2014.

What’s new in 2014?

2

JW Marriott in Downtown Houston

Alliance Speakeasy Social (held at the Marriott)

Dr. Bill Mitchell & Laura Morales

Alliance Affiliates & Several New Topics!

Plan your Alliance conference experience today!

Registration for this event opens Tuesday, September 2nd.

In order to register, you must complete a registration form

and book your hotel reservations by Friday, October 3rd.Friday, October 3rd.Friday, October 3rd.

Session Overviews Each year the planning committee diligently builds a customized agenda for member institutions. Below is a list of sessions for our 2014 Power of Collaboration - Building Relationships.

Nego a on Panel Descrip on – (All A endee Panel Session) The ability to nego ate requires a  collec on of interpersonal and communica on skills used together to bring a desired  result. Nego a on is the process of discussion between two or more individuals (customer and vendor) who seek to find a solu on to a common problem, one that meets their needs and  interests acceptably. Learning to be a skilled nego ator can help you solve problems, manage  conflict, and preserve rela onships. Nego a on strategies, techniques and  ps will be discussed during this workshop and real life examples will be shared to help you have a produc ve  nego a on.

BREAKOUT

ALL ATTENDEE

BREAKOUT

ALL ATTENDEE

ALL ATTENDEE

BREAKOUT

Single‐Use JP Morgan Chase (Academic Breakout) ‐   Gain understanding of the JP Morgan Chase Single Use Account Payment Program now in implementa on at all UT Healthcare Ins tu ons.  This program maximizes vendor payment strategies while producing ongoing savings related to pay‐ments to par cipa ng vendors.    Premier Strategic Path Forward – (Various Group Breakouts) The Premier and Alliance collabora‐on has now been running for two years. What are the next steps to con nue to build our strategic 

path forward as we maximize our rela onship?

Small Business Community Outreach Panel – (All A endee Panel Session) Community outreach and the support and growth of our HUBs and small businesses are essen al in public procurement. Join us for a panel discussion where you will have the opportunity to hear directly from  organiza ons that represent the small business community.  Legisla ve Updates ‐ (All A endee Speaker Session) This topic will cover bills that passed during the latest Legisla ve Session that impacts the procurement and contrac ng func ons at  ins tu ons of higher educa on. 

Ins tu onal Value Analysis (Academic Breakout) ‐  Requires collabora on of Business, Research,  Academic and Supply Chain exper se to achieve goals.  UTMB launched an ins tu onal value  analysis (IVA) program June 2014 to build long‐term, sustainable strategies designed to reduce  non‐labor expenses, enhance performance, and standardize products where applicable. This  program was also implemented to improve organiza onal performance by u lizing data, iden fy  Savings, implement improvements, measure outcomes, and monitor results. This session will  review implementa on steps and structure of the UTMB’s IVA Commi ees as well as review where UTMB is today with this strategic ini a ve.   

HUB 2014 A Year in Review – (All A endee Panel Session) In FY 2014 HUB directors, managers, and coordinators faced new challenges to opera ng effec ve programs including increased repor ng requirements,  rapidly changing purchasing environments, and greater demands on their limited resources. Join us as they discuss lessons learned from FY 2014, effec ve collabora ons between HUB coordinators and purchasing managers, and how we can be er work together to effec vely meet our ins tu onal goals. 

Clinical Value Analysis ‐ (Health Breakout) has had a long history  in the healthcare  industry as a whole and at the UT Academic Medical Centers.  This session will involve a panel  discussion made up of various key value analysis subject ma er experts from across the UT  Academic Medical Centers.  Panel par cipants will discuss best prac ces toward mee ng targeted goals as well as obstacles to success and lessons learned. Results from the recent UT System health ins tu ons’ CVA assessment will be reviewed and discussed. 

3

Session Overviews Continued

Tableau ‐ (All A endee Presenter Session) UT Aus n will provide an overview of how it is im‐plemen ng Tableau to enhance performance metrics, data visualiza on and data mining to generate opportuni es for improvement.  Tableau is a robust BI product that provides  customers with an analy cal pla orm that does not require IT support to find answers to business problems.  UT Aus n is implemen ng a server‐based solu on that will allow for data stored in the COGNOS database to be analyzed by a wide variety of end users on campus.  Procurement & Payment Services has been included in a pilot program to build on the  experience gained over the last two years with performance dashboards.  The presenta on will discuss how UT Aus n is beginning to use this tool to track strategic contract savings,  develop be er approaches to spend analy cs, analyze purchase order processes to reduce cycle  mes, provide managers with a tool for workload analysis & planning, monitor supplier sta s cs to provide feedback on purchasing and payment ac vity to enhance Quarterly  Business Reviews. 

ALL ATTENDEE

Analy cs McKinsey & Company – (All A endee Presenter Session) These days’ data is everywhere and the growing importance of having clean, analyzable data in higher educa on can become  essen al in crea ng transparency and accountability needed to help improve our ins tu ons’ growth. Learn how “liquid” data can affect efficiencies in higher educa on.

BREAKOUT

SciQuest ‐ (Breakout Session) Naviga ng the financial services’ landscape has never been more challenging. SciQuest so ware helps ins tu ons simplify processes, gain transparency, and establish and maintain a compliance culture. It allows ins tu ons to centralize and man‐age spend across the organiza on, maintain compliance in an expanding and ever‐changing regulatory environment, and reduce overall spend to drive long term cost savings. Several UT ins tu ons have been using the SciQuest So ware.  Whether its labeled Miner Mall, Gen‐esis (other ins tu ons names), there are in‐house subject ma er experts who have devel‐oped different means to best u lize this so ware to best serve their respec ve campus. You will hear from several ins tu ons who will speak to a best prac ce they have developed that you can share with your home ins tu on.

ALL ATTENDEE

Maximizing Your Alliance Experience ‐ (Breakout Session) In the last year the Alliance Affiliate  program has significantly flourished. As an affiliate member take advantage of this one‐on‐one break out where Alliance Strategic Services Group members will discuss member benefits,  Upcoming  events and more!  

BREAKOUT

4

Business Intelligence Program ‐ (All A endee Presenter Session) This presenta on will share key factors ( ps and techniques) that were effec vely handled in deploying a successful  enterprise Business Intelligence (BI) solu on in a world class higher educa on ins tu on. We will also review how our BI ini a ve called Informa on Quest (IQ) laid a trusted founda on which is helping us now to soar into the next genera on analy cs pla orm including big‐data. UT System can be considered a highly decentralized en ty and this presenta on will discuss how to shorten  me‐to‐market to exceed customer analy cal needs and to delight them. Selling a project with current technology trends is the easy part but making it part of the daily rou ne is harder. This presenta on will highlight what we learned, framework,  approach we took at the University of Texas (UT) and cri cal success factors. This  presenta on will also discuss both the tangible and intangible Return‐On‐Investment (ROI) gained through BI innova on and BI Center of Excellence. 

Keynote Speaker: Dr. Bill Mitchell

Dr. Mitchell is one of the top global producers for Dale Carnegie Training, and delivers training throughout the US and Europe.   Dr. Mitchell is a Licensed Trainer in the Dale   Carnegie Course® (Leadership),  Management, Presenta ons Effec veness, Engagement and Process Improvement, and Sales. He is cer fied in the Taylor Johnson Temperament Analysis, Color Code  Personality Profile, and Franklin‐Covey Training. Dr. Mitchell has helped many  organiza ons to reach new heights.  His 27 years of leadership experience in leading his own organiza ons as well as his educa on, provide a background to help organiza ons reach new heights.   As President and CEO of several large mul ‐million dollar corpora ons, he experienced virtually every organiza onal environment. Today his responsibili es embrace product and service development; sales and marke ng; coaching, facilita on and training; and organiza onal development. His experience as the leader of a mul na onal non‐profit enables him to help Social Sector Organiza ons func on in the new world of  compe veness. 

 Dr. Mitchell’s fortes include strategic organiza onal assessment and alignment, developing training and coaching that produce systemic and sustainable improvement and success.  Clients include: White Sands Missile Range, Department of Homeland Security, EPISD,SISD, City of El Paso, El Paso County, Dona Ana County, Ford, Los Alamos Labs, Department of Defense, Boeing, Toro, Ford, Delphi, and AT&T,NMSU,UTEP, UNM, Park UNI.   

Guest Speaker: Laura Morales

5

Laura Morales is the founder of Energize Your Outlook, a speaking, training and execu‐ve coaching firm. Laura specializes in helping mo vate and energize organiza ons 

through speaking engagements, networking workshops and interpersonal communica‐ons training. She works with government agencies, prime contractors, universi es, 

corpora ons and non‐profit organiza ons. Laura is also an adjunct professor in the Communica ons Department of the Jones Graduate School of Business at Rice Univer‐sity. In addi on to her work at the Jones School, Laura also teaches The Art of Network‐ing at Rice University’s Glasscock School of Con nuing Studies. Some of her clients in‐clude Shell Oil, Sandia Na onal Laboratories, PM Realty Group, the University of North Texas, Transocean Deepwater Drilling, the Federal Avia on Administra on, METRO, and United Space Alliance.  Prior to launching her business in July, 2005, Laura spent nearly 23 years in the rapidly changing telecommunica ons industry. She held a variety of posi ons throughout her successful career at Sprint and AT&T in sales management, support management, mar‐ke ng and interna onal business development. A consummate op mist, Laura was consistently called upon to bring energy and mo va on to the organiza ons she led to achieve desired results. 

 Laura is a graduate of the 2010 Class of Leadership Texas. She has served as the Chair of the Membership Com‐mi ee of the Women’s Business Enterprise Alliance (WBEA) and Co‐Chair of the Connect Commi ee. Laura has also served as the Treasurer on the board of directors for Harris County Protec ve Services for Children and Adults where she was a board member for three years. She is an ac ve member of The Professional Group (TPG) Hou‐ston. This once awkwardly shy li le girl now teaches business execu ves from Fortune 100 companies how to “come out of their shells” and thrive in their careers. Laura graduated from Southern Methodist University in Dal‐las, Texas in three years with a Bachelor of Business Administra on degree and a minor in Spanish. She is married to Art Morales and has a daughter, Laura Lee. 

6

7 : 0 0   am  –  8 : 0 0   am   Breakfast & Sign‐In 

8 :00  am  –  8 :15  am   WELCOME OPENING REMARKS/VIDEO Diane DeHoyos & Frank Reighard, Co‐Chairs UTSPCC 

ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION PICASSO I 

8 : 1 5   am  –  9 : 1 5   am   KEYNOTE SPEAKER Dr. Bill Mitchell, Chief Interna onal Execu ve Consultant Dale Carnegie 

Transforming Change – More with Less ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION 

PICASSO I 

9:30  am  –  10:30  am   OPEN DATA: UNLOCKING INNOVATION AND PERFORMANCE WITH LIQUID INFORMATION

McKinsey Representa ves ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION

PICASSO I

10:30  am  –11:15  am   TABLEAU SOFTWARE Jerry Fuller, Director of Procurement and Payment Services UT Aus n 

PICASSO I 

11:30  am  –  1:00  pm   LUNCH BREAK LEGISLATIVE UPDATES/LEGAL UPDATES 

Mark Gentle, A orney, OGC Paul Steinkraus, OGC

ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION PICASSO I

1 : 1 5  pm   ‐  2 : 1 5  pm  INSTITUTIONAL VALUE ANALYSIS Best Prac ce Collabora on Panel

Moderator ‐ Frank Reighard ACADEMIC BREAK OUT

VAN GOGH

CLINICAL VALUE ANALYSIS Best Prac ce Collabora on Panel Moderator ‐ Jason Stanford,  Contracts Manager UT System  

Supply Chain Alliance HEALTH BREAK OUT 

PICASSO I 

2 : 1 5  pm   ‐  3 : 1 5  pm   PREMIER STRATEGIC PATH FORWARD

TBD  ACADEMIC BREAK OUT 

VAN GOGH 

PREMIER STRATEGIC PATH FORWARD

TBD HEALTH BREAK OUT 

PICASSO I 

3 : 30  pm  –  4 : 30  pm   NEGOTIATION SKILLS VARIOUS PANELISTS 

ALL ATTENDEE PANEL SESSION PICASSO I

4 : 30  pm  –  4 : 45  pm   DAY 1 RECAP & REMARKS John F. Joshua, Director of UT System Supply Chain Alliance 

PICASSO I

6 :00  pm  –    8 :00  pm   NETWORKING EVENT Alliance Speakeasy Social 

CARTER/DALI

  DAY 1

 

Monday, October 27, 2014

BUILDING RELATIONSIPS October 27TH – 28TH, 2014

GENERAL ASSEMBLY  Health, Academic, HUB & Affiliates 

BREAK OUT 1  Academic Ins tu ons 

BREAK OUT 2  Health Ins tu ons 

BREAK OUT 3  HUB/Affiliates 

Tuesday, October 28, 2014 7 : 0 0   am   –   8 : 0 0   am  

DAY 2 

Breakfast & Supplier Sign‐In 

8 : 0 0   am   –   9 : 0 0   am   UTSSCA PREFERRED SUPPLIER MEET & GREET Various Alliance Preferred Suppliers 

9:15  am  –  10:15  am   GUEST SPEAKER Laura Morales, CEO Energize Your Outlook 

“Building Rela onships” ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION 

PICASSO I 

10:15  am  –  10:30  am   PRESENTATION OF FY 2014 ALLIANCE AWARDS John F. Joshua 

ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION PICASSO I 

1 0 : 3 0   am ‐ 1 1 : 3 0 am   BUSINESS INTELLIGENCE PROGRAM Vijay Thiruvengadam 

ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION PICASSO I 

11:30  am  –  12:30  pm   LUNCH BREAK HUB – 2014 A Year in Review 

Hopeton Hay, Director UT System Office of HUB Development ALL ATTENDEE PRESENTER SESSION 

PICASSO I 

12:45  pm  –  1:45  pm   JP MORGAN CHASE Richard St.Onge

Single‐Use Program ACADEMIC BREAK OUT

VAN GOGH

MAXIMIZING YOUR ALLIANCE EXPERIENCE AFFILIATE BREAK OUT 

TBD

SCIQUEST PANEL ACADEMIC/HEALTH BREAK OUT PANEL

PICASSO I

2 : 0 0   pm   –   3 : 1 5 pm   SMALL BUSINESS COMMUNITY OUTREACH PANEL ALL ATTENDEE PANEL SESSION

PICASSO I

3 : 1 5  pm   –  3 : 3 0  pm   CLOSING REMARKS Richard St.Onge, Vice Chancellor for Health Affairs 

Frank & Diane 

7

THE POWER EXCHANGETHE POWER EXCHANGETHE POWER EXCHANGE

All attendees are encouraged to bring their respective institution branded shirt to participate in our POWER EXCHANGE icebreaker! Don’t know who is sitting next to you? Wondering what your peer from that other school’s name is? Join us for an icebreaker you won’t want to miss! The Power Exchange will serve as an opportunity to get a free shirt and meet a fellow peer. Can’t find a shirt? That’s not a problem. Bring in your institution branded mug, mouse pad, etc!

SUPPLIER MEET & GREET

ALLIANCE SPEAKEASY SOCIALALLIANCE SPEAKEASY SOCIALALLIANCE SPEAKEASY SOCIAL

We’re turning back the hands of me to the 20’s! Come out and have a flappin’ good me at the

ALLIANCE SPEAKEASY SOCIAL Monday, October 27th, 2014

6pm‐8pm Small plates

& Heavy Hors d’oeuvres

Cash Bar

BACK FOR 2014 - Day 2 Get an opportunity to meet

Alliance Preferred Suppliers representatives during our

SUPPLIER MEET & GREET!

EVENTS

NETWORKING EVENT

8

9

 

 

UT SYSTEM SUPPLY CHAIN ALLIANCE 

POWER OF COLLABORATION ‐ BUILDING RELATIONSHIPS 

ATTENDEE REGISTRATION FORM 

 

Name:              Ins tu on Represen ng: 

Posi on:  

Email Address:           Phone Number: 

Number of Nights Staying at the JW Marrio :   

Method of Travel:  

Please indicate whether or not you will need Con nuing Educa on Credits:  YES      NO 

(if you do not indicate yes on this form CEUs will not be awarded) 

If YES, please name the organiza on (s) you are receiving CE credit for:  

Accommoda ons have been made at the JW Marrio  Downtown Houston.  As previously men oned the UT  System Supply Chain Alliance (UTSSCA) will be hos ng a total of four representa ves, inclusive of a HUB  representa ve per member ins tu on.  This will include hotel accommoda ons and meals through the dura on of the conference for each a endee. In addi on to the comple on of this registra on form, all accommoda ons for hotel should be reserved by each a endee online (link available below) or by phone. Each a endee will need a credit card to cover overnight parking ($20) and or any addi onal room charges and or incidental fees. Those not rooming at the hotel can take advantage of discounted covered parking of $10 per car, per day.  

 

Registra on for this event closes:   Friday, October 3rd, 2014

Reserva ons requested a er cut‐off date will be subject to space and rate availability only. Availability cannot be guaranteed.  

PLEASE EMAIL COMPLETED FORMS TO UTSSCAINFO@MDANDERSON.ORG

JW MARRIOTT HOTEL RESERVATIONS

 ONLINE RESERVATIONS UTSSCA Conference 2014 

   

PHONE 713‐237‐1111 

1‐888‐236‐2427