1  

 

Document)Control)Module)

)User)Manual)

 2  

   

1)   Dashboard  ...................................................................................................................................  3  

2)   Menu  ..........................................................................................................................................  3  

3)   Issuing  Documents  ......................................................................................................................  4  a)   View  Reference  Reservation  .......................................................................................................................................................  5  b)   Add  Reference  Reservation  .........................................................................................................................................................  5  c)   View  Documents  ...............................................................................................................................................................................  6  d)   Add  documents  /  Complete  Documents  ................................................................................................................................  7  e)   Upload  Files  ........................................................................................................................................................................................  7  f)   Check  Document  ................................................................................................................................................................................  7  g)   Approve  &  Partly  Lock  Document  ............................................................................................................................................  8  h)   Email  Files  (Currently  not  being  used  by  Archen)  ............................................................................................................  8  i)   Print  Out  2  Transmittal  Copies  ...................................................................................................................................................  8  j)   Issue  Document,  Stamp  With  Issued  Stamp  and  Attach  Stamped  and  signed  transmittal  ...............................  8  k)   Set  document  as  received  and  completely  lock  document  ............................................................................................  8  4)   Receiving  Documents  ..................................................................................................................  9  a)   Registering  a  Document  .............................................................................................................................................................  10  b)   Upload  Files  .....................................................................................................................................................................................  10  c)   Allocation  /  Distribution  Table  ...............................................................................................................................................  10  d)   Approve  &  Partly  Lock  Document  .........................................................................................................................................  11  e)   Set  document  as  received  and  completely  lock  document  .........................................................................................  11  f)   Register  Action  ................................................................................................................................................................................  11  g)   Email  Files  (Currently  not  being  used  by  Archen)  .........................................................................................................  11  h)   Distribute  Document  ...................................................................................................................................................................  11  5)   People  .......................................................................................................................................  12  a)   Adding  People  .................................................................................................................................................................................  12  

6)   Retrieving  Documents  ...............................................................................................................  13  a)   Opening  a  folder  from  the  document  list  ............................................................................................................................  13  b)   Download  a  zip  file  .......................................................................................................................................................................  13  c)   Navigating  Document  Threads  ................................................................................................................................................  13  7)   Generating  Document  Logs  ........................................................................................................  14  a)   Excel  ....................................................................................................................................................................................................  14  b)   PDF  ......................................................................................................................................................................................................  14  

8)   Action  Items  ..............................................................................................................................  14  

9)   Cancel  Document  ......................................................................................................................  14    

                             

 3  

 

1) Dashboard  The  dashboard  provides  access  to  all  the  modules  the  user  is  permitted  to  view.  

 

   

2) Menu  Throughout  the  ERP,  modules  can  be  navigated  to  using  the  menu  bar  

       

 

   

 

Navigate  to  dashboard  

View  bookmarks  

Navigate  to  modules  

Change  Password   Log  out  

Breadcrumbs  show  where  the  user  is  in  the  ERP  and  how  to  navigate  back  

Bookmark  location  

 4  

 

3) Issuing  Documents  

   

 5  

 

 

a) View  Reference  Reservation              

         

 

b) Add  Reference  Reservation    

         

       

                 

           

1  Add  a  reference  reservation  

List  reference  reservation  

 

1  Insert  date  using  calendar  (defaults  to  the  time  the  reference  is  reserved)  

 

2  Select  outgoing  

 

3  Enter  subject  

 

4  Select  recipient.  The  green  plus  adds  and  the  

pencil  edits.  

5  Select  a  category.    

6  Select    projects.  Hold  

control  or  Command  on  a  Mac  to  select  

multiple.    

7  Save  

 6  

   

 

c) View  Documents    

     

 

                                                             

Search  for  document  by  person,  subject,  file  or  external  reference  

 

Add  document  

 

Filter  documents  by  multiple  criteria  

 

 7  

       

d) Add  documents  /  Complete  Documents    Adding   and   completing   documents   are   similar.   Completing   a   document  means   there   is   already   data   in   the   document   created   via   the   reference   reservation  process  whereas  adding  a  document  needs  all  the  data  completed.    

 

 

   

e) Upload  Files  

   

         

 

f) Check  Document    Reopen  document  record  and  check  all  fields  to  make  sure  they  are  correct.  Preview  the  document  and  transmittal  generated  if  applicable  by  clicking  the  respective  buttons  in  the  top  right  of  the  document.    

   

1  Add  date    

2  Select  outgoing    

3  Enter  subject    

4  Select  recipient    5  Select  on  behalf  if  needed    6  Select  CC    

7  Select  multiple  projects    

8  Add  document  if  needed    

9  Select  category    

10  Add  external  reference    

11  Action  date  if  needed    

12  Select  document  if  needed    13  Select  transmittal  &  complete  transmittal  data    14  Create  folders  for  upload  using  green  plus  for  attachments.  Make  a  folder  for  each  sub  folder  i.e.  dvd\drawings\new  and  dvd\drawings\new2    

15  Save  document    

1  Select  Files  to  upload  

 

2  Start  upload  

 

3  Cancel  downloads  if  needed  

 

4  Delete  files  if  needed  

 

5  Select  next    

 8  

 

g) Approve  &  Partly  Lock  Document  Select  documents  for  approval  using  the  checkboxes  in  the  leftmost  column.  Once  selected  rows  will  turn  yellow.  Select  approve  files  from  the  select  box  and  click  go  next  to  it.

   

h) Email  Files  (Currently  not  being  used  by  Archen)  

     

i) Print  Out  2  Transmittal  Copies  Click  on  the  transmittal  generated  and  print  2  copies  one  for  the  recipient  and  one  to  be  attached  to  the  system  

     

j) Issue  Document,  Stamp  With  Issued  Stamp  and  Attach  Stamped  and  signed  transmittal  The  transmittals  need  to  be  stamped  with  the  issued  stamp  and  signed  by  the  issuer.  The  recipient  needs  to  stamp  and  sign  both  transmittals.  The  issuer  and  recipient  keep  a  copy  of  the  transmittal.  Open  the  document  and  in  the  receipts  section  at  the  bottom  a  folder  called  transmittal  must  be  created  and  the  transmittal  needs  to  be  uploaded  to  this.  

     By  clicking  save  the  user  is  taken  to  the  upload  screen.  For  details  see  section  3e).  

k) Set  document  as  received  and  completely  lock  document  Once  a  document  is  marked  as  received  it  is  completely  locked  and  cannot  be  changed  in  the  future.  

           

   

 

 9  

 

4) Receiving  Documents  

   

 10  

         

a) Registering  a  Document  

 

   

   

       

b) Upload  Files  

   

             

   

c) Allocation  /  Distribution  Table  Once  the  document  has  been  uploaded  to  the  system  it  is  stamped  with  the  allocation  stamp  and  given  to  the  recipient.  Once  the  recipient  has  completed  the  table  this  page  must  be  rescanned  and  uploaded  to  attachments.            

1  Add  date    

2  Select  incoming    

3  Enter  subject    

4  Select  issuer    

5  Select  on  behalf  if  needed    

6  Select  CC    

7  Select  multiple  projects    

8  Add  document  if  needed    

9  Select  category    

10  Add  external  reference    11  Action  date  if  needed    

12  Select  document  if  needed  

 

13  Select  transmittal  &  complete  transmittal  data  

 

14  Create  folders  for  upload  using  green  plus  for  

attachments.  Make  a  folder  for  each  sub  folder  i.e.  

dvd\drawings\new  and  dvd\drawings\new2  

 

15  Save  document    

1  Select  Files  to  upload  

 

2  Start  upload  

 

3  Cancel  downloads  if  needed  

 

4  Delete  files  if  needed  

 

5  Select  next    

 11  

 

 

d) Approve  &  Partly  Lock  Document  Select  documents  for  approval  using  the  checkboxes  in  the  leftmost  column.  Once  selected  rows  will  turn  yellow.  Select  approve  files  from  the  select  box  and  click  go  next  to  it.  

     

e) Set  document  as  received  and  completely  lock  document  Once  a  document  is  marked  as  received  it  is  completely  locked  and  cannot  be  changed  in  the  future.  

   

f) Register  Action  To  register  the  action  open  the  document  and  click  reply  /  forward.  The  action  person  is  the  recipient  and  the  others  are  cc’d.  

   

g) Email  Files  (Currently  not  being  used  by  Archen)  

   

   

h) Distribute  Document  Hard  copy  of  document  needs  to  be  distributed  to  people  in  allocation  /  distribution  stamp.                                        

 12  

 

5) People  a) Adding  People  

 

                                                                                 

 13  

   

6) Retrieving  Documents  

a) Opening  a  folder  from  the  document  list      

   By  clicking  on  a  folder,  a  window  will  open  which  will  allow  downloading  of  individual  files.    

b) Download  a  zip  file  

 Downloads  a  zip  file  of  all  documents  selected.    

c) Navigating  Document  Threads    

   By  selecting  a  document  and  selecting  document  history    and  clicking  go  all  documents  related  to  the  current  document  will  be  shown.    

   From  within  a  document  by  clicking  previous  and  next  the  next  and  previous  documents  in  the  chain  can  be  viewed.                                  

 14  

 

7) Generating  Document  Logs  All  data  in  view  can  be  filtered  by  various  criteria  until  it  is  in  the  form  that  is  required  for  the  log.  

a) Excel    

   By  selecting  items,  selecting  download  excel  file  and  clicking  go  an  excel  file  of  the  document  data  is  downloaded.      

b) PDF  

 By  clicking  on  the  print  button  the  print  screen  is  opened.  From  here  orientation  must  be  set  to  landscape  and  must  be  printed  to  a  PDF.          

8) Action  Items  On  creation  of  a  document  if  that  document  has  had  an  action  date  added  provided  that  document  will  show  the  action  status  until  a  reply  /  forward  is  done  which  closes  out  the  document.  

 

 

9) Cancel  Document  To  a  cancel  a  document  open  it  and  click  on  the  cancel  button.