Supply Management 2014

8/16/2019 Supply Management 2014

1/14

3/11/20

Purchasing / Supply ManagementManagement

Nyoman Pujawan, Ph.D, CSCPProfessor of Supply Chain Engineering

Kepala Laboratorium Logistics & Supply Chain ManagementJurusan Teknik Industri, ITS

E-mail: [email protected]

NAPM (National Association of Purchasing

Management) founded in 1915, with about 50000members. In 2001, the name changes to Institute

for Supply Management ™ (ISM) (www.ism.ws)

In Europe, International Federation of Purchasing

and Materials Management (IFPMM) changed its

name to International Federation of Purchasing and

Supply Management (IFPSM) in 2004.

(www.ifpsm.org)

Purchasing

Management

Procurement

Management

Supply

Management

Semakin strategis perannya


2/14

3/11/20

Tugas-tugas bagian purchasing berubah dari yang tadinya sarat

pekerjaan operasional menjadi sarat pekerjaan strategis

Market knowledge

Supply base management

Commodity strategy

Risk management

Sourcing strategy

Supplier capability assessment

Strategic negotiation

Supplier selection

Supplier development

Establish performance metrics

Commercial (tactical)

negotiationSupplier performance

evaluation/reporting

Order processing

Tactical

Strategic

Contoh model dari Bethlehem Steel

Fungsi Strategic Supply Management menjalankan tugas-tugasantara lain:

• Melakukan kegiatan supply intelligence atau studi pasar (ketersediaan, sumber-

sumber pasokan baru, harga, persaingan, dll)

• Perencanaan strategis

• Merumuskan code of conduct dalam pengadaan

• Merumuskan atau mengusulkan perubahan pada kebijakan pengadaan (serta

aturan yang terkait)

• Membuat supplier portfolio dan menentukan strategi untuk tiap segmen supplier

• Menentukan target-target kinerja serta membuat pelaporan dan monitoring

kinerja• Melakukan spend analysis

• Melakukan supply risk analysis

• Memonitor dan mengkomunikasikan kinerja supplier

• Mengelola hubungan dengan supplier (Supplier Relationships Management)

• Benchmarking supply management terhadap organisasi lain

• Mengelola perbaikan berkelanjutan

• Mengelola kegiatan strategis lainnya

4


3/14

3/11/20

Vendor Management

Berbagai Persoalan Terkait Konsolidasi

• Terlalu banyak pemasok

• Pemasok memiliki bidang kerja yang terlalu

luas

• Tiap perusahaan bisa memesan barang yang

sama secara terpisah• Banyak PO yang hanya mencakup satu item


4/14

3/11/20

Trend dalam manajemen pengadaan

dewasa ini adalah memiliki supplier yang

lebih sedikit namun efektif (supply-base

rationalization diikuti oleh contract

consolidation)

Biaya untuk memanage 1 supplier rata-rataUS$ 1000 per tahun (Kraft Foods)

Supply Base Rationalization: Kraft Foods

• Kraft Foods adalah produsen makanan (Oreo cookiesdan Ritz crackers). Barang / jasa yang dibeli berjumlahsekitar 40,000 dari pemasok di seluruh dunia. Dalamupayanya untuk menciptakan sistem supply yang lebihberkompeten, Kraft Foods merencanakan untukmengurangi jumlah pemasok menjadi hanyasetengahnya. Rencana tersebut diperkirakan bisa

memberikan penghematan sekitar $300 juta dalamsetahun. "Our goal is to become the customer of choiceto our strategic suppliers," kata Julia Brown, senior vicepresident of procurement.

Sumber: (http://www.cnbc.com/id/32752590).


5/14

3/11/20

Supplier Segmentation /

Classification & Strategic Sourcing

Sebuah perusahaan mungkin memiliki ratusan bahkan ribuan

supplier. Mereka tidak sama tingkat kepentingannya bagi

perusahaan. Oleh karena itu, perlu ada model untuk melakukan

diferensiasi baik dari sisi relationships maupun model

pengadaan yang cocok.

Strategic sourcing intinya adalah membedakan modelpengadaan berdasarkan klasifikasi tersebut.

Tingkat kepentingan

TinggiRendah

Rendah

Tinggi

Tingkat

kesulitan

Bottleneck

• Sulit mencari substitusi

• Pasar monopoli

• Supplier baru sulit masuk

Strategic

• Penting / strategis

• Substitusi sulit

• Nilai tinggi

• Barang customized

Non-critical

• Ketersediaan cukup

• Item-item cukup standar

• Substitusi dimungkinkan

• Nilainya relatif rendah

Leverage

• Ketersediaan cukup

• Substitusi dimungkinkan

• Spesifikasi standar

• Nilainya relatif tinggi

Four Quadrant Model of SupplierSegmentation (Ellram - Modified Model)


6/14

3/11/20

Tingkat kepentingan TinggiRendah

Rendah

Tinggi

Tingkat

kesuitan

Bottleneck suppliers

Penyederhanaan /

standarisasi item

Critical strategic suppliers

Strategic partnership, focus

ke keunggulan strategis

Non-critical suppliers

Simplifikasi proses, focus ke

harga per unit

Leverage suppliers

Pelihara bargaining power

terhadap supplier

Four Quadrant Model of Supplier

Segmentation

Langkah-langkah PROCUREMENT

Procurement

Planning

Solicitation Planning

Solicitation

Source Selection

Contract

Administration

Contract close out

Determine what and when to procure

Provide documents needed and criteria to use

Obtain quotations, bids, or proposals

Administer correspondence, contract

changes, payment requests

Choose the best suppliers and negotiate

contracts

Issue project completion notice,

prepare documents for audit and

review


7/14

3/11/20

Solicitation Planning

Menyiapkan sejumlah dokumen atau persiapan lain

sebelum mengundang supplier yang potensial:

• SOW (scope of work) atau BOQ (bill of quantity)

• TOR (term of reference) – biasanya kalau berupa jasa

(seperti proyek konsultasi).

• Estimasi harga (HPS = harga perkiraan sendiri atau OE

(owner estimate)

Solicitation

• RFI Request for Information

• RFQ Request for Quotation

• RFB Request for Bid

•

RFP

Request for Proposal


8/14

3/11/20

RFI

A Request for Information (RFI) is a method ofcollating information from different suppliers prior

to formally sourcing products or services. It is

normally used where there are many potential

suppliers and not enough information is known

about them. It is a structured process where a long

list of potential suppliers can be reduced to a short

list of those organizations that are willing and ableto fulfill your requirements.

RFP

• A Request for Proposal (RFP) is a formal method ofreceiving detailed and comparable proposals fromdifferent suppliers for a defined product or service. It isa comprehensive document that should provide all therequired information needed to make an informedpurchasing decision.

• Preparation of the RFP is important and time spent atthis stage will ensure good responses. Often aninformation meeting is held to brief suppliers andanswer any questions. An RFI may be used prior to anRFP if needed.


9/14

3/11/20

RFQ

•

Request for Quotation (RFQ) adalah dokumen untukcompetitive bid yang digunakan untuk mengundang pemasok

atau subcontractors untuk memasukkan penawaran untuk

suatu projects atau products.

• RFQ cocok untuk pengadaan produk yang standar atau

diproduksi secara berulang.

• RFQ mencakup spesifikasi teknis maupun commercial

requirements.

• Kadang-kadang RFQ bisa didahului oleh RFI dimana shortlisted

suppliers dibutuhkan untuk memberikan penawaran hargayang detil.

Prosedur Seleksi

• Non-competitive pelaksana pekerjaan ditunjuk

langsung berdasarkan pertimbangan keahliah atau

pengalaman masa lalu

• Competitive pelaksana pekerjaan dipilih secara

kompetitif dari sejumlah kandidat yang mengajukan

proposal / penawaran. Penentuan pemenang bisa

berdasarkan harga saja atau gabungan antara harga

dan faktor-faktor lain.


10/14

3/11/20

Blanket Order

• A contract order, also known as a periodic or

blanket order, is a purchase order (document)

that permits tracking of multiple transactions

related to a single vendor and/or agreement.

A contract order must be supported by

quotation, price agreement or by a formal

contract.

Sumber: www.bu.edu

Penggunaan Blanket Order

Digunakan bila:

• Pembelian suatu barang berulang (repetitive

buy) dalam waktu yang relatif lama

(setidaknya dalam waktu satu tahun)

• Barang yang nilainya relatif rendah• Telah ada kesepakatan harga atau ketentuan

pembayaran dengan pemasok


11/14

3/11/20

Isi Suatu Blanket Order

– Informasi harga, term pembayaran, tata cara penagihan

sebagaimana yang sudah disepakati pada penawaran atau

kontrak

– Periode order serta batas awal dan akhir kesepakatan dari

vendor contract atau price agreement.

– Nilai maksimum yang diperbolehkan pada tiap pengiriman /

pembelian.

– Bagian atau orang yang punya otoritas untuk melakukan

pemesanan dengan blanket order

Total Cost of Ownership (TCO)

• Membuat keputusan pembelian hendaknya jangan hanya berdasarkan purchase price, tetapi harus memperhatikan berbagai cost yang akan terjadi terkait dengan pembelian barang / jasa tersebut.

• Cost yang keluar di samping purchase price: – Installation costs

– Training costs

– Maintenance costs

– Breakdown costs

– Removal costs

– Quality control costs

– Handling costs

– Transportation costs

– Non-conformance costs


12/14

3/11/20

Reverse Auction

• Cocok digunakan pada situasi kompetitif (ada

sejumlah supplier) dan spesifikasi atau kualitas

yang ditawarkan antar supplier relatif sama.

• Bisa mengurangi minta supplier yang bagus

apabila peserta lelang memiliki kualifikasi yang

beragam.

• Hati-hati dengan pemenang yang melakukan

spekulasi penawaran harga yang terlalu rendah.

Spend Analysis

The process of agregating, classifying, and leveraging

spend data for the purpose of reducing costs,

improving operational performance, and ensuring

compliance

• Komparasi belanja untuk tiap kategori barang

antar tahun

• Laporan PO: jumlah dalam setahun, nilai rata-rata,

jumlah supplier dengan PO terbanyak, jumlah POuntuk tiap kategori barang

• Analisis harga per unit antar supplier

• Evaluasi kemungkinan konsolidasi PO,

pengurangan jumlah supplier, dll.

Gambaran pola belanja, Test terhadap akuntabilitas

Savings opportunity, Input dalam budgeting

Spend Analysis

Definition

Spend AnalysisExamples

Spend Analysis

Benefits

24


13/14

3/11/20

• Merupakan catatan kinerja supplier dari berbagai

aspek (kualitas, ketepatan waktu kirim, variansiharga, dll.)

• Hasilnya harus dikomunikasikan ke supplier (bisa

diakses oleh supplier) sehingga bisa dijadikan

dasar untuk perbaikan

• Bisa digunakan sebagai penentuan volume bisnis

/ alat negosiasi dengan supplier

• Kriteria harus berbeda untuk kelompok supplier

yang berbeda (kelompok item yang berbeda) dan

sesuai dengan strategi procurement

Measuring Supplier Performance

SUPPLIER EVALUATION SHEET Name of Supplier: ABC Items supplier: Metal sheet

Supplier Code: A125 Supplier category: Strategic

Address: AXJ 25 Street, NWX Period of evaluation: Q1 2006

Criteria Definition Weight Target Raw

Achv.

Norml.

Achv.

Quality Percentage of items

delivered in good

condition

0.25 96% 92% 4

Delivery Reliability Percentage of on time

delivery

0.25 90% 84% 3

Risk level Level of risk from risk

audit

0.15 3 5 2

Cost competitiveness Ratio between agreed

price and market price

0.15 0.95 0.94 4

Responsiveness Time needed to

respond to urgent

request

0.20 2 days 3 days 4

Aggregated Normalized Achievement 3.45


14/14

3/11/20

Converting to Normalized Achievement

Criteria Normalized Achievement

1 2 3 4 5

Quality < 70% 70% - 80% 80% - 90% 90% - 95% > 95%

Delivery Reliability < 70% 70% - 80% 80% - 90% 90% - 95% > 95%

Risk level > 5 5 4 3 < 3

Cost

competitiveness

> 1.00 0.98 – 1.00 0.95 – 0.98 0.90 – 0.95 < 0.90

Responsiveness > 10 7 - 10 5 - 7 3 - 5 < 3 days

Upaya-upaya Menciptakan Efisiensi

• Sentralisasi proses

• Konsorsium

• Pemendekan lead time

• Supplier financing

• Penggunaan TCO (Total Cost of Ownership)

• Penggunaan e-Procurement

Supply Management 2014

Documents

Transcript of Supply Management 2014