programa de gestion documental

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

DIGISALUD

ANGIE ELIZABETH HINCAPIÉ RESTREPO

DORA SUSANA RAMÍREZ GUZMÁN

JESENIA AGUALIMPIA

JESSICA CASTELLANO ANDICA

LAURA CATALINA OLIVEROS RODRÍGUEZ

VIVIANA MARCELA GÓMEZ OSPINA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVO 1

ARMENIA MARZO

2012


PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

DIGISALUD

ANGIE ELIZABETH HINCAPIÉ RESTREPO

DORA SUSANA RAMÍREZ GUZMÁN

JESENIA AGUALIMPIA

JESSICA CASTELLANO ANDICA

LAURA CATALINA OLIVEROS RODRÍGUEZ

VIVIANA MARCELA GÓMEZ OSPINA

INSTRUCTORA

ANDREA CAROLINA VALBUENA

TECNÓLOGA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVO 1

ARMENIA MARZO

2012


Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 5

JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 6

OBJETIVOS ............................................................................................................................ 7

General ............................................................................................................................... 7

Específicos: ......................................................................................................................... 7

MISIÓN ............................................................................................................................... 8

VISIÓN ................................................................................................................................ 9

VALORES COORPORATIVOS ........................................................................................ 10

MANUAL DE CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA DIGISALUD ............................... 11

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 11

DISTRIBUCIÓN ................................................................................................................ 13

TRÁMITE .......................................................................................................................... 15

CONSULTA....................................................................................................................... 16

CONSERVACIÓN ............................................................................................................. 17

ORGANIGRAMA .................................................................................................................. 18

ANEXOS ........................................................................................................................... 19

Carta comercial ................................................................................................................. 21

Circular .............................................................................................................................. 22

Memorando ....................................................................................................................... 23

Acta ................................................................................................................................... 24

MINI MANUAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES ................................................................................................................ 27

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 27

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ....................................................................................... 27

PROCESOS TÉCNICOS ..................................................................................................... 29

IDENTIFICACIÓN ............................................................................................................. 29

VALORACIÓN .................................................................................................................. 30

SELECCIÓN ..................................................................................................................... 32


ELIMINACIÓN ................................................................................................................... 33

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................. 34

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ....................................................................................... 34

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS ............................................. 36

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................... 36

MANUAL DE CONSERVACIÓN .......................................................................................... 39

UBICACIÓN .......................................................................................................................... 39

ASPECTOS ESTRUCTURALES ......................................................................................... 39

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO ............................................................................... 40

DISTRIBUCIÓN .................................................................................................................... 40

ESTANTERÍA ....................................................................................................................... 40

MOBILIARIO PARA OBRA DE GRAN FORMATO .......................................................... 41

ARCHIVADORES VERTICULARES ................................................................................ 42

CONTENEDORES ............................................................................................................... 42

CONDICIONES AMBIENTALES .......................................................................................... 43

RECOMENDACIONES: ....................................................................................................... 44

PAQUETE: ............................................................................................................................ 45

LEGAJO: ............................................................................................................................... 45

CAJA: .................................................................................................................................... 46

LIMPIEZA A LAS UNIDADES DOCUMENTALES: ............................................................. 47

CONSULTA EXTERNA: ....................................................................................................... 47

LIMPIEZA A LAS UNIDADES DOCUMENTALES: ............................................................. 48

DIGITALIZACIÓN: ................................................................................................................ 49

GLOSARIO ........................................................................................................................... 50

CONCLUSIONES ................................................................................................................. 53


INTRODUCCIÓN

Por medio de programa de gestión documental, la empresa “DIGISALUD” quiere utilizar los medios necesarios o adecuados en el área de archivo con una visión general sobre los procesos que se deben seguir para el manejo adecuado de la correspondencia, las transferencias y conservación teniendo en cuenta la estructura de la empresa y la entidad reguladora de la función archivística como lo es el AGN, dicha entidad debe gestionar y centralizar los servicios de recepción, radicación, y distribución de las comunicaciones además de la información que se recibe y se despacha; las transferencias de los documentos por parte de la tabla de retención y conservación de acuerdo a la ley 048 de 2000, considerar indispensable para su organización elaborar un plan de conservación documental en el que se establecen un conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Con este mini manual pretendemos establecer la forma y pasos que nuestra entidad determinó y los establecidos por la ley para llevar a cabo de la mejor manera la elaboración de las TRD y las Transferencias Documentales para una mejor gestión documental en cada dependencia y servicio a nuestros usuarios.


JUSTIFICACIÓN

Debido al crecimiento que ha venido presentando el sector de la salud en nuestra

ciudad, el avance tecnológico y en donde se observa una gran oportunidad para el

desarrollo de todo tipo de aplicaciones que requieren los centros médicos, además

de la capacitación y soporte del mismo, este se podrá ofrecer en la digitalización

de sus historias clínicas por cada usuario que tengan. Se ve la necesidad de

implementar estos servicios como parte de su desarrollo tecnológico, la necesidad

de automatizar su información, y la posibilidad de ofrecer un excelente servicio y

respuesta de calidad a sus usuarios.


OBJETIVOS

General

Elaborar un programa de gestión documental que nos permita conocer los

procesos archivísticos de un documentos y poner en practica para nuestra

empresa, identificando los procedimientos para la recepción, distribución, tramite,

además de conocerla importancia de la elaboración de las Tablas de Retención

Documental para la debida transferencia documental en cualquier entidad del

Estado y conforme a como la ley lo ha establecido.

Específicos:

identificar las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales

en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

establecidas en el acuerdo 060 de 2001.

Reconocer cada uno de los procesos que se desarrollan en la unidad de

correspondencia establecida en la empresa como parte de un programa de

gestión documental.

Identificar los conceptos, las leyes, procesos, etapas y conformación de las

Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales para una

mejor y correcta gestión documental en nuestra entidad.

Determinar las condiciones físicas y ambientales de conservación en los

archivos de Digisalud.

Elaborar las directrices necesarias para la preservación y conservación de

los documentos.


MISIÓN

DIGISALUD es una empresa dedicada a elaborar la digitalización de los

documentos solo para entidades de salud teniendo en cuenta que estas

empresas utilizan documentos físicos y este podría ser una herramienta más

actualizada para prestar un buen servicio contribuyendo a una mejor organización

y perdurabilidad de estos expedientes Además de satisfacer las expectativas de

los usuarios y cumplir con hechos de que los avances tecnológicos que son muy

importantes.


VISIÓN

DIGISALUD para el año 2015 se convertirá en la empresa líder en el tratamiento

de digitalización de los documentos por la calidad de su servicio, garantizando la

existencia, integridad y autenticidad del documento electrónico en el sector salud,

además de ofrecer asesorías y diseño de programas ofreciendo mejor servicio a

sus usuarios y soluciones que vayan de la mano con los cambios tecnológicos y

sociales, comprometidos con la sociedad, capital humano y medio ambiente.


VALORES COORPORATIVOS

Calidad en el servicio.

Recurso humano calificado.

Cumplimiento.

Transparencia.


MANUAL DE CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA DIGISALUD

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Recepción de documentos externos La unidad de correspondencia recibe los documentos por diferentes medios. Cuando el documento es competencia de la entidad DIGISALUD la unidad de correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remites, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se radica. Cuando la comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable, se considerará anónima y se remite sin radicar a la oficina de su competencia. La unidad de correspondencia analiza el documento para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y se consigna en la planilla de registro y radicación de datos:

Nombre de la persona y/o entidad remitente

Nombre o código de las dependencias competentes

Número de radicación, fecha y hora de recibo

Nombre del funcionario responsable del trámite

Anexos y tiempo de respuesta La unidad de correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos Digisalud diseñará formatos de control de entrega. La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.(Ver organigrama.)


Recepción de documentos internos La Dependencia recibe de otras unidades administrativas (mercadeo, contabilidad,

recursos humanos, sistemas) solicitudes o documentos para su trámite, consulta o

información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad, estos

documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales o en su

defecto ser documentos de apoyo.

Cuando el documento es competencia de la dependencia la dependencia

receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la

entidad ha regulado en reglamentos, además observa el estado de conservación

documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y

pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La dependencia receptora registra y radica en la planilla de control (ver anexo) de

comunicaciones internas, el documento debe tener datos como (Nombre y código

de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo,

Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si

lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya propuesto

en procedimientos vigentes.


DISTRIBUCIÓN

La empresa DIGISALUD tiene como unidad de correspondencia generar planillas

para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.

Además conoce la directrices para la dirección por que la unidad de

correspondencia y aplica para la entrega de los documentos a las dependencias.

La empresa DIGISALUD deja constancia de recibo de los documentos en la

planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver anexo).

Distribución de documentos internos

La empresa DIGISALUD conoce el procedimiento para la distribución de

documentos por que hará entrega de los documentos con sus respectivos anexos

si los hay, a la dependencia destinataria.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de

recibido.

Distribución de documentos enviados

La unidad de correspondencia verifica el cumplimiento de requisitos (código de

serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos,

sobre y demás datos regulados por la entidad).

La unidad de correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes

datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad

destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.


La unidad de correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso,

y porteo para el envió por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para

el control de entrega.

La unidad de correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando

medios como entrega personal, fax, correo, tradicional. Correo electrónico, página

Web, www.digisalud.com entre otros.

La unidad de correspondencia hace costar a la dependencia del envío de los

documentos.

Si el documento no fue devuelto la unidad de correspondencia da por concluido el

trámite de entrega.


TRÁMITE

La empresa DIGISALUD cuenta con los trámites necesarios, recibe documentos

para la unidad de correspondencia con las normas adecuadas.

La DIGISALUD cuenta con un funcionario competente para que proceda con los

trámites, las anotaciones de chequeo y de control para que se entregue el

documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.

La DIGISALUD le entrega el documento al funcionario competente para que

proyecte la respuesta.

El funcionario basado con el derecho de turno y de tiempo de respuesta, analiza la

solicitud. El funcionario competente hace acopio de la información necesaria,

proyecta respuestas y entrega al jefe de la dependencia este se encarga de

revisarla y firmarla.


CONSULTA

La empresa DIGISALUD brinda información al usuario interno y externo sobre

asunto de consulta de documentos. Además se informa al usuario acerca de lo

requisito que debemos cumplir para acceder a dicha consulta.

La empresa DIGISALUD no tiene restricciones ya que facilita los instrumentos y

los medios de consulta para suministrar la información a través de la página web.

La información, inquietudes o consulta de los usuarios a través de ella se registra

dejando constancia de ese proceso para identificar las necesidades, falencias o

aciertos de la compañía y su impacto en la sociedad.


CONSERVACIÓN

La empresa DIGISALUD diseña un sistema de conservación en sus diferentes

soportes (digital) a partir de un diagnóstico y de acuerdo al isso sector salud

El sistema de conservación de DIGISALUD comprende, la verificación de

las herramientas institucionales la organización y metodología del trabajo

de acuerdo a la normatividad del el Archivo General de la Nación.

La empresa DIGISALUD cuenta con espacio suficiente para el

almacenamiento de los documentos que en este se hace una señalización y

adecuación de las áreas, con el fin de habilitarlas para la utilización en la

unidad de correspondencia.

La empresa DIGISALUD cuenta con la inmobiliaria (escritorios,

computadoras de última tecnología) requerida, para cada dependencia que

se organiza, se distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas

administrativas destinadas a la unidad de correspondencia y las áreas para

procesos técnicos y depósitos.

la empresa DIGISALUD cuenta con las medidas preventivas para la

conservación de documentos y cumple con los lineamientos de acuerdo al

AGN, seguridad de los documentos y los planes de contingencia.


ORGANIGRAMA

http://www.google.com.co/imgres?hl=es&safe=off&sa=X&biw=1280&bih=705&tbm=isch&prmd=imvns&tbnid=bk54xaBF-4VMSM:&imgrefurl=http://joacosoft.wordpress.com/2009/07/26/usar-el-ordenador-como-telefono/&docid=kOqZe6X6vEURLM&imgurl=http://joacosoft.files.wordpress.com/2009/07/telefono.gif&w=500&h=499&ei=MYOUT5-uD9OI6AHugYWlBA&zoom=1&iact=hc&vpx=692&vpy=177&dur=698&hovh=224&hovw=225&tx=121&ty=123&sig=113408062727106781705&page=1&tbnh=152&tbnw=152&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:3,s:0,i:148

http://www.google.com.co/imgres?hl=es&safe=off&biw=1280&bih=705&tbm=isch&tbnid=5u57aPxMAkFiiM:&imgrefurl=http://www.muunga.com/&docid=MJOSXGp1bCKlmM&imgurl=http://muunga.com/wp-content/uploads/2010/11/slide7.png&w=424&h=342&ei=ZIOUT7DyCYb66QGy_OTCBA&zoom=1&iact=hc&vpx=510&vpy=114&dur=302&hovh=202&hovw=250&tx=149&ty=92&sig=113408062727106781705&page=2&tbnh=159&tbnw=159&start=15&ndsp=21&ved=1t:429,r:17,s:15,i:202


ANEXOS

Registro de correspondencia recibida DIGISALUD SISTEMATIZADO Razón social: hora:

No de

consecutivo

Dependencia

Fecha de

entrega

Número de radicación

Nombre o

entidad

remitente

Firma De

quien recibe


Registro de correspondencia despachada DIGISALUD SISTEMATIZADO

Razón social: dependencia: hora:

No de

radicación

Nombre o

entidad destinataria

Destino y dirección

Fecha de

envió

asunto

Respuesta

SI NO


Carta comercial

Depto. Relaciones públicas 2588

Armenia, 25 de Mayo de 2012

Señor Jorge Luis Pérez Hernández

Director general Eps cafesalud

Avenida Bolívar Cr11 # 15

Armenia

Asunto: Inauguración de la empresa

Querido señor Pérez: Tenemos el gusto de invitarlo a la inauguración de la empresa digisalud. Esta empresa dedicada a la digitalización de documentos, guarda sus historias clínicas en un programa llamado ISIS el cual lo explicaremos más a fondo en el evento programado. Es para nosotros contar con su asistencia el próximo 8 de mayo de 2012 a las 5:00pm en las instalaciones de la empresa. Cordialmente invitado

Angelly E Hincapié

Gerente comercial Anexo: tarjeta de invitación

Copia: señor Jonathan Quiceno gerente general

Jenny Salazar


Circular

CIRCULAR

300

Armenia, 24 de abril de 2012

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: integración

Es un gusto informar a todo el personal que el día 30 de abril se realizará una

integración de todo nuestro equipo de trabajo en Rancho California, Barragán vía

al Valle. Como recompensa a los esfuerzos y dedicación de los últimos dos meses

con los que la empresa pudo obtener dos grandes contratos.

Atentamente,

Laura Catalina Oliveros

Gerente

Anexo: copia de la logística del evento.

Natalia R.


Memorando

MEMORANDO

05628

Armenia, 16 de mayo de 2012

PARA: Susana Ramírez, Archivo

DE: Gerenta General

Asunto: Transferencia documental

Cordialmente le informo que necesito que pueda verificar el inventario documental

que le llegará el día 18 de mayo de la oficina de Pereira.

Esto debido a que la sede central en Armenia manejará el archivo central de la

empresa en todo el eje cafetero y en Manizales y Pereira solo se manejara el

archivo de gestión.

Atentamente,

Laura Catalina Oliveros

Anexos: lista de los elementos que se compraran para adecuar en archivo en las

mejores condiciones

Copia: Jonathan Quiceno Vargas, Presidente

Natalia R.


Acta

PASOS PARA CERTIFICARSE EN LAS NORMAS ISO

ACTA 002

FECHA: Armenia, 12 de mayo de 2012

HORA: de las 09:15 a las 11:15 horas

LUGAR: Sala de juntas Digisalud

ASISTENTES: Jonathan Quiceno, Presidente

Laura Oliveros, Gerenta

Jessica Castellano, Contadora

Yesenia Agualimpia, Relacionista pública

Susana Ramírez, Archivo

Angie Hincapié, Recursos humanos

Viviana Gómez, Sistemas

INVITADOS: Representantes Normas ISO

Camilo Zamora

Sebastián Sánchez

ORDEN DEL DÍA:

1. Importancia de la aplicación de las Normas ISO para certificarse

2. Pasos para la certificación

3. Taller práctico para la aplicación de las normas

DESARROLLO:

1. Importancia de la aplicación de las normas ISO para certificación.



ACTA 002

El representante de las normas ISO, Camilo Zamora, nos expuso sobre la

importancia que todas las empresas públicas obtengan una certificación de

acuerdo a las normas ISO que garanticen su gestión de calidad.

2. Pasos para la certificación en las normas ISO.

Cuando una empresa, tras evaluar los pros y los contras, toma la decisión de

certificarse e iniciar un proceso de implementación de sistemas de gestión de

calidad con miras al mejoramiento, debe afrontar ciertos procesos como los que

expondremos a continuación.

2.1 Diagnóstico por: Jessica Castellano Andica, Contabilidad y finanzas. Este

punto es considerado esencial puesto que determina los recursos con los que

cuenta la empresa. Un diagnóstico correcto permite además, identificar las

falencias o fortalezas de la empresa.

2.2 Compromiso por: Angie Hincapié, Recursos humanos. Esta etapa

intermedia que incluso no es establecida dentro de los parámetros de ISO, sin

embargo es recomendada por las empresas asesoras puesto que es el momento

en el que todos los niveles de la empresa se concientizan sobre la importancia de

iniciar el proyecto.

2.3 Planeación por: Viviana Gómez, Sistemas. En una ruta para la certificación

esta norma no es la excepción y la planeación se concibe como la etapa que

define el tiempo de realización de cada una de las actividades planeadas.

2.4 Capacitación por: Laura Oliveros, Gerenta. Esta etapa está destinada a

que el personal de la organización se incluya en un proceso de sensibilización en

el que conozcan el alcance de la certificación y lo que esto representa para cada

área de trabajo.



ACTA 002

2.5 Documentación por: Yesenia Agualimpia, Relacionista pública. Esta es

considerada la etapa de los manuales. Debe establecerse por escrito cada una de

las políticas de la organización y su manera de cumplir la norma o estándar.

2.6 Certificación por: Jonathan Quiceno Vargas, Presidente. Etapa decisiva del

proceso. La compañía certificadora asiste a la empresa para evaluar el grado de

cumplimiento del sistema de calidad; de este resultado depende el logro de la

acreditación.

3. El representante Sebastián Sánchez realizó un taller práctico para reforzar los

conocimientos de esta norma.

Firmas de asistentes.

__________________________ __________________________

JONATHAN QUICENO VARGAS LAURA CATALINA OLIVEROS

Presidente Gerenta

__________________________ __________________________

JESSICA CASTELLANO YESENIA AGUALIMPIA

Contadora Relacionista pública

__________________________ __________________________

SUSANA RAMÍREZ ANGIE HINCAPIÉ

Archivo Recursos humanos

__________________________

VIVIANA GÓMEZ

Sistemas

Anexo: formato de asistencia

Natalia R.


MINI MANUAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención Documental son una herramienta de organización

archivística de los archivos de gestión de las oficinas de Digisalud, consistente en

un listado organizado de series y tipos documentales producto de la actividad de

cada oficina, a las cuales se asigna un tiempo de retención y una disposición

definitiva con previo análisis de la naturaleza de los documentos.

El objetivo esencial de los archivos es el de ubicar la documentación organizada

del tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso, como

fuente de la historia. El servicio de organización de archivo se brinda y se

garantiza en un ciclo de tablas de retención documental, como instrumento de

trabajo archivístico para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos

desde su creación hasta su eliminación o conservación aplicando metodologías

apoyadas en el proceso de calidad.

Importancia de las TRD

Para la administración:

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ellos estipulados.

Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Importancia desde el punto de vista archivístico:

Permiten el manejo integral de los documentos.


Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo

total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de

gestión.


PROCESOS TÉCNICOS

IDENTIFICACIÓN

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación que maneja la entidad. La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad. Este procedimiento denominado clasificación, permite ubicar el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así: FONDO SECCION SUB-SECCION Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la empresa, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.

Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:

SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (Acuerdo, resolución) COMPLEJA (Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurídicos)

La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.


VALORACIÓN

El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. La Valoración en el ciclo vital: Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. En la primera etapa del proceso de valoración establecimiento de valores primarios deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa establecimiento de los valores secundarios es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas: - La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente. - La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos. Valores primarios de los archivos administrativos Consiste en la identificación y determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de la empresa DIGISALUD que los producen o conservan. Valor Administrativo: Es aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por la entidad y sirven como testimonio para procedimientos, valor y


actividades que se realizan. Son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. Valor Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la empresa para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos. Valor Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias (para el tesoro o hacienda pública). Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor Técnico: Este aspecto mira a los documentos sustantivos o característicos de cada tipo de instituciones o empresas; para su interpretación requiere de un especialista en la materia. (Planos arquitectónicos, Historias Clínicas, fórmulas químicas, Conceptos jurídicos. Valores secundarios del archivo permanente o histórico Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. Valor Evidencial: es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución. Valor testimonial: Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes). Valor informativo: La documentación histórica por lo regular posee valores informativos en tanto revelan fenómenos particulares de las instituciones.


SELECCIÓN

La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite: - Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo. - Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. - Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. - Garantizar la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas - hospitales, clínicas- etc). Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar este proceso: - La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. - La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. - La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total. - Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo.


Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados.

ELIMINACIÓN

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. - La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de la entidad. - Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por la Tabla de Retención Documental. - Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención Documental. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13).


TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

El paso de los documentos entre una fase de archivo y la siguiente se denomina

“transferencia documental”. Existen dos clases de transferencias: las primarias y

las secundarias.

Las transferencias primarias consisten en el procedimiento a través del cual los

documentos de gestión son remitidos a la siguiente fase del ciclo vital, es decir al

archivo central, para una consulta semi-frecuente. Estos documentos deben estar

organizados a partir de las Tablas de Retención Documental, deben haber

terminado su tiempo de retención en el Archivo de Gestión, y ser seleccionados,

inventariados y depurados, por la dependencia administrativa o judicial que los

produce para ser recibidos por el Archivo Central.

Por transferencias secundarias de entiende el paso de los documentos que en la

fase de archivo central finalizaron su retención y alcanzan valores históricos,

culturales o científicos y se remiten al Archivo Histórico (última fase del ciclo vital y

del archivo total) de una manera organizada, selectiva y con un inventario, para

servir de fuente de información y antecedente al ciudadano, a la instituciones

judiciales y a la sociedad.

De esta manera, las transferencias documentales consisten en la “remisión de los

documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad

con las Tablas de Retención Documental adoptadas”.

Las transferencias documentales se llevan a cabo a partir de un plan de

transferencias que debe ser elaborado por la unidad técnica con funciones de

archivo o por el archivo central. En el Plan se programa la remisión por las oficinas

productoras de las series que es necesario llevar al archivo central o al histórico

anualmente, una vez ha finalizado su trámite y el tiempo requerido para su consta

permanente en gestión o semi-permanente en el archivo central, de acuerdo con

lo dispuesto en las respectiva Tabla de Retención respectiva. Este tiempo se fija a

partir de la normatividad y necesidades de consulta de la administración y demás

usuarios.


Realizar las transferencias documentales de manera oportuna y atendiendo las

recomendaciones técnicas, benefician a la administración en aspectos como los

siguientes:

Descongestión en las oficinas de la documentación excedente.

Evita la acumulación, bien sea por la remisión de los documentos a la

siguiente fase de archivo o por la eliminación de los que pierden sus valores

para la gestión.

Garantizan y facilitan el control de los archivos.

Contribuyen con la preservación de los archivos.

Permiten un acceso eficiente a los documentos.


REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Nuestra empresa Digisalud, se regirá a las normas establecidas por el archivo

general de la nación donde realizara todo lo necesario para el buen manejo de los

documentos y que permanezcan en buen estado, pero la mayor parte de

documentación estará por medio electrónico.

1. Limpieza de la documentación: el sitio donde permanecen los

documentos debe ser ventilado, con buena iluminación e higiene.

Nuestra empresa cuenta con un personal capacitado para manejar la

documentación y deberán utilizar sus guantes, sus caretas y guantes para

el debido trabajo.

Toda la herramienta que debemos disponer para el sitito por ejemplo:

aspiradora para limpiar los libros que existan importantes en la empresa

primordialmente en la parte de afuera y brochas para limpiar la parte de

adentro.

2. Eliminación del material metálico: no manejamos material metálico.

Nuestros documentos principales estarán por medio electrónico por ejemplo

contratos, convenios con las entidades etc., pero también hay físicos y

nosotros debemos guardar tal cual se recomienda y eso la empresa

Digisalud lo realizará.

Debemos utilizar ganchos de material (propileno) para las carpetas, las

cuales también deben ser de un material especial (propalcolte) y no

utilizaremos engrapadora para evitar oxidación en los documentos.

3. Identificación del material afectado por deterioro: por ello es

primordial mantenerlo en buenas condiciones para que no pase.


Como en toda empresa todos queremos que la documentación siempre se

conserve en buen estado pero transcurridos los años las hojas se pueden

dañar pero si se da el caso:

Debemos separarlo de los documentos buenos para evitar dañar el resto.

Se debe limpiar con las aspiradora y tenerlo en un lugar para que se seque

y no dejarlo guardado para que se dañe más.

4. Revisión y foliación: se debe hacer la foliación correctamente para

evitar que los documentos queden sueltos y no se cuenten bien.

Revisar documentos en hojas pequeñas y se folian normalmente.

Los documentos que estén juntos se folía solo uno y se guarda

normalmente en la carpeta.

Los documentos se deben foliar de la manera más correcta para evitar

tachones o volver a repetir nuevamente el proceso, este se debe hace r con

lápiz porque con lapicero los tachones se verían muy feos.

5. Unidades de conservación y almacenamiento: nuestra empresa guarda

la documentación en carpetas (propalcote) y luego en cajas para formar

paquetes en orden para ponerlo en el sitio asignado y evitar arrumes de

estos documentos y tener fácil acceso a ellos en caso que los soliciten.

Las cajas:

Las cajas que utilizara la empresa son cuadradas en donde va el

número de la caja, número de fondo, sección, subsección, numero de

carpetas en orden cronológico y fechas extremas Desde ….. Hasta…

Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y

profundidad 12.5 cms y se debe guardar pero que no queden muy

ajustadas ni sueltas, calcular la capacidad de la caja para saber cuántas

carpetas caben en cada caja y eso depende el número de hojas o

documentos que hay en la carpeta.

Las carpetas:

El material que vamos a utilizar en parecido al bond es papel especial

llamado (propalcote), las carpetas no deben pasar los 200 folios y en la


parte delantera para identificarlas debe ir fondo, serie, subserie, número

de folios, numero de carpeta y numero de caja.

Todo esto se hace para tener un mejor orden de los documentos.

Embalaje:

La cantidad que se debe guardar en cada caja debe estar equilibrada

para que a la hora de ser transferida, algunas no estén más pesadas

que otras.

A la hora de empacar estar pendiente en el orden en que este en el

inventario para tener un orden.

Las cajas es importante numerarse para poder saber cómo van

ubicadas y debe ser en un lugar visible.

Las cajas cuando se van a transportar debe ir de forma descendente de

tal manera que la número 1 al bajarla es la última.

Amarre

Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades

de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El

procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o

hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y

horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.


MANUAL DE CONSERVACIÓN

UBICACIÓN

DIGISALUD estará ubicado en el norte de la ciudad, ubicado en un edificio de 3

pisos con estructura sismo resistente, está rodeado de conjuntos residenciales, no

hay industrias contaminantes en la zona

Edificio: será un lugar donde no hayan habitado antes para poderlo adecuar o

realizar los tiene buena ventilación e iluminación se evitará al máximo la humedad

en paredes.

Instalaciones: el edificio cuenta con las instalaciones adecuadas y de seguridad

(instalaciones eléctricas, sistemas de climatización)

Los techos no son muy altos para facilitar colocar un sistema antincendios.

Periódicamente las instalaciones estarán siendo revisadas por un ingeniero para

verificar que todo esté bien o si es necesario hacer modificaciones para mayor

seguridad. Esto para determinar las condiciones idóneas de conservación de la

documentación que se va a albergar en esas instalaciones.

ASPECTOS ESTRUCTURALES

La resistencia de los pisos estará dimensionada para soportar una carga mínima

1300K/mt2 cifra ideal para la estantería que no será de un tamaño muy grande ya

que hasta ahora la documentación no es demasiada.

Las pinturas que se utilizaran tendrán un tiempo de secado necesario para que no

se desprendan sustancias nocivas para la documentación.

Su estructura es sismo resistente, de materiales livianos.


CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Los depósitos tendrán características para la seguridad de la documentación, una

adecuación climática establecida para la conservación del material documental.

Los depósitos son pocos ya que hasta ahora empieza el funcionamiento de la

empresa y los servicios que ofrece serán más orientados al proceso de

digitalización.

DISTRIBUCIÓN

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación contaran con los

elementos de control y aislamiento garantizando la protección de los documentos.

Las zonas de trabajo archivístico (digitalización) estarán a parte de las de

almacenamiento, se destinará una oficina con la adecuación suficiente para los

procesos de digitalización.

Existirá un depósito especial para el archivo o documentación de la empresa

diferente a las destinadas para la documentación perteneciente a las diferentes

empresas con la que se hace el proceso de digitalización o sistematización,

debidamente señalizadas.

ESTANTERÍA

Que nuestra empresa DIGISALUD contara estanterías en laminas

metálicas, solida, resistentes y estables.

Que sean anticorrosivos, que los bordes o alistas no produzca daños

sobres los documentos.

Deberán tener una altura de 1300mts y en cada bandeja soportar un

peso150kg/mt lineal.


Las estanterías va hacer con acabados en los bordes y ensamblados de

piezas que deben ser redondeados los desgarres en la documentación.

Si las estanterías están separadas de las paredes se evita que pueda llegar

alguna humedad al documento entonces esto es correcto para el depósito.

Si se hallan en buen estado, y que no estén oxidadas también ayudara

Mucho para que los documentos estén en perfectas condiciones.

DISTRIBUCIÓN DE ESTANTERÍAS

Nuestra empresa DIGISALUD la estantería no irá recostada sobre los

muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20cm, entre estos.

Nuestra espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener

un mínimo de 70cm y un corredor central mínimo de 120cm

Tendrá un sistema de identificación visual de la documentación con su

respectiva asignatura topográfica.

Para nuestras unidades de conservación (libros, legajos o carpetas)

emplearemos separadores de material plástico.

MOBILIARIO PARA OBRA DE GRAN FORMATO

Debe contener un numero de gavetas adecuadas para llevar buenas manipulación

sin riesgo de que estos documentos sean dañados; tendrá una características de

dimensiones cuyo peso y volumen de los documentos que está manejando o

manipulando sea bien adecuados.


ARCHIVADORES VERTICULARES

• La empresa DIGISALUD conserva sus documentos de una manera adecuada,

cuyas características son: verticales, horizontales se pueden localizar

rápidamente. Hay de varios tipos, cajones verticales carpetas colgantes y

estanterías.

MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS EN OTROS FORMATOS:

Se empleara un sistema de almacenamientos especiales como gabinetes,

almarios o estantes con un diseño acorde al tipo de almacenar documentación de

imagen análoga como microfilmación, cintas fotografías, CD, fotografía.

CONTENEDORES

La empresa DIGISALUD, tiene un sistema de almacenamiento, y se

recomienda utilizar contenedores o sistema de embalaje para albergar

folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el objetivo de

llevar una base de datos ordenada, consolidada, en la conservación de los

mismos.

La empresa DIGISALUD, sus contenedores deben ser elaborados

en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón, un

recubrimiento que prevenga la acidificación en los documentos

En la empresa DIGISALUD, todos sus documentos, que sean sueltos o

encuadernados, estarán en un sistema distinto y eficiente, con una

protección acorde con las características del tamaño y su función.


CONDICIONES AMBIENTALES

En la empresa DIGISALUD donde se almacenan sus documentos el piso

suficientemente sólido en forma tal que puedan soportar el peso de los

documentos. Deben estar impermeabilizados y recubiertos con materiales que

faciliten la limpieza sin producir polvo.

El techo y las paredes son igualmente sólido, resistentes, y su superficie debe

someterse a algún sistema efectivo de impermeabilización.

TEMPERATURA Y HUMEDAD

La temperatura está comprendida entre los 16° y los 20° grados centígrados.

En el local del archivo no deberán circular corrientes de aire y la humedad del

ambiente deberá ser la más baja posible de 40 % a 60%. En todo caso se deben

evitar los cambios bruscos de temperatura y humedad, los cuales son altamente

perjudiciales para los documentos del archivo.

VENTILACION

Nuestra empresa DIGISALUD contara con un caudal que nos garantizara la

renovación continua y permanente de aire de una o dos por horas. Se debe

establecer con las condiciones ambientales internas que se quieren

mantener y al aspecto.

Nuestra unidades de conservación permitirán una adecuada ventilación a

través de ellos.


FILTRADO DE AIRE

Nuestra empresa contara con medio de filtración del aire de partículas solidas

como de contaminantes atmosféricos.

ILUMINACION EN DEPOSITOS

En nuestra empresa DIGISALUD tendrá iluminación menor o igual a 100

lux, para la radicación ultravioleta menor o igual a 70uw/lumen directa sobre

la documentación y contenedores.

Llevaremos en la parte superior donde se encontrara los documentos,

llevaremos con luz eflorescente de baja intensidad utilizando filtros ultra

violeta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Habrá equipo de extintores de CO2, extractores de agua para evitar

emplear polvo químico y de agua.

Implementaremos sistema de incendio y de robo.

Dispondremos de señalización necesaria que permitirá ubicar con rapidez

los equipo de atención de desastre de igual habrán ruta de evacuación y

rescate de la unidades documentales.

RECOMENDACIONES:

• Utilizar tintas de escritura finas (cintas de seguridad) para evitar que la

Información se borre con el tiempo.

• Colocar, al inicio y al final de los legajos, una hoja en blanco. Los Documentos

ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro Presentan con el

tiempo.

• No utilizar materiales metálicos como ganchos clips, alfileres, ganchos Mariposa,

etc.


• No hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea Necesario

hacerlas, se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso De la hoja. Esto

tiene como finalidad no alterar el documento original.

• Tratar de doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer La

menor cantidad de pliegues, además de hacerlo de manera que queden dentro de

la estructura que lo va a contener (la carpeta o legajo).

• Si no se pueden almacenar los originales de los fax, fotocopiarlos para

Archivarlos, pues el papel del fax conserva la información por muy poco Tiempo.

Una vez fotocopiado, se puede destruir el fax.

• No utilizar cinta pegante comercial para las reparaciones menores. Estas se fijan

de tal manera que altera el documento.

PAQUETE:

En el paquete no se debe manejar la forma que usa mucha gente reunir los

documentos y amarrarlos luego les hacen un rotulo por una de sus caras. No

recomendamos este método porque no protege la documentación durante el

proceso de depósito, manipulación y consulta.

Nuestra empresa no debe realizar este tipo de paquete para su conservación.

LEGAJO:

El legajo es como la carpeta son dos tapas para cubrir los documentos que es

unido con un gancho metálico.

Nuestra empresa utilizara este tipo de conservación pero con ganchos plásticos

(polipropileno), mucha gente recurre también al amarre en este tipo de

conservación y resulta que no se debe hacer cuando los documentos estén en el

depósito. Por eso el legajo va de la mano con la caja para tener una mejor

conservación y evitar e polvo ni roce a los documentos.


CAJA:

Es la unidad que ofrece mejores garantías para la conservación de los

documentos. Por eso nuestra empresa utilizara las cajas para la conservación lo

recomendable es utilizar cajas de material propalcolte pero as de cartón también

son ideales además pesan menos.

• En general los aspectos que deben ser contemplados durante los procesos de

manipulación son Al tomar las unidades de conservación de las estanterías, nos

las hale y evite ejercer fuerza exagerada sobre las partes más débiles (cofia en El

caso de libros, una sola de las tapas, etc.) Ya que estas operaciones Causan

debilitamientos y deterioros estructurales a la unidad.

• La empresa cuenta con un programa integral que involucra todos los materiales

empleados para la limpieza de las áreas de depósito en caso de polvo y suciedad.

• La empresa DIGISALUD cuenta con un sistema que controle el acceso a las

Áreas de depósito.

• Evitar la acción patógena que produce daños físicos (manchas y suciedad) hasta

degradaciones físico-químicas por interacción de la humedad y los Contaminantes

atmosféricos.

• La empresa DIGISALUD con este manual evitara todo tipo de cosas que le

Puedan suceder a los documentos por ejemplo identificando ductos de

Ventilación, celosías, etc. Y determinar su estado de integridad.

• Cuenta con el personal necesario para su mantenimiento.

• Debemos ajustar puertas y ventanas firmemente utilizando bandas De sellado

alrededor de ellas. Utilizar ventanas basculantes y no las Deslizantes, pues éstas

nunca están libres de polvo. En los ductos colocar Filtros (bastidores provistos con

entretela) que eviten el ingreso de Partículas de polvo.

• Para facilitar el mantenimiento la empresa deberá usar baldosa vitrica y Evitar los

tapetes y cortinas porque estos tienden a constituirse en fuentes De acumulación

de polvo y suciedad.

• Una vez identificadas posibles fuentes, se debe determinar la carga de Polvo que

ingresa semanalmente a la áreas de depósito para ello se Colocan pequeños


recipientes (caja de Petri, tapa o similar), debidamente Numerados y relacionados

en un plano, en las áreas más cercanas a los accesos, ventanas, puertas y ductos

de ventilación, etc.

LIMPIEZA A LAS UNIDADES DOCUMENTALES:

El objetivo principal es la preservación y conservación de la documentación

producida por la entidad, para llevar a cabo este objetivo se debe tener en cuenta

el lugar de conservación adecuado esto implica:

Condición ambiental

Deposito

Almacenamiento

Manipulación

Mantenimiento

La limpieza se realiza para eliminar hongos, material oxidado y polvo, aplicando

este proceso constantemente disminuye la producción de insectos, hongos,

bacterias entre otros.

La persona o personas que realicen esta labor, deben tener cierto cuidado y

precaución para no dañar los documentos ya deteriorados por su tiempo de

permanencia dada y la importancia fundamental de estas unidades documentales.

Los requerimientos para desarrollar esta actividad se describen en el instructivo de

limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo donde se recomienda el

uso de elementos adecuados para su debida protección tales como bata, guantes,

tapabocas entre otros.

CONSULTA EXTERNA:

Esta problemática debe ser controlada aplicando deferentes mecanismos o

programas de concientización y sensibilización. (Charlas individuales, videos,

carteleras, afiches, plegables.)


Por eso se debe usar guantes para no deteriorar los documentos con el sudor de

nuestras manos.

LIMPIEZA A LAS UNIDADES DOCUMENTALES:

El objetivo principal es la preservación y conservación de la documentación

producida por la entidad, para llevar a cabo este objetivo se debe tener en cuenta

el lugar de conservación adecuado esto implica:

Condición ambiental

Deposito

Almacenamiento

Manipulación

Mantenimiento

La limpieza se realiza para eliminar hongos, material oxidado y polvo, aplicando

este proceso constantemente disminuye la producción de insectos, hongos,

bacterias entre otros.

La persona o personas que realicen esta labor, deben tener cierto cuidado y

precaución para no dañar los documentos ya deteriorados por su tiempo de

permanencia dada y la importancia fundamental de estas unidades documentales.

Los requerimientos para desarrollar esta actividad se describen en el instructivo de

limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo donde se recomienda el

uso de elementos adecuados para su debida protección tales como bata, guantes,

tapabocas entre otros.


DIGITALIZACIÓN:

• La facilidad de reproducción hace que hasta el propio usuario pueda Realizar

una copia en el momento de la consulta

• También podemos mediante sistemas de tratamientos de imágenes Restaurar

documentos deteriorados.

La empresa se encarga de digitalizar las historias clínicas y documentos que estén

en la empresa. Luego los documentos se devuelven a las empresas que requieren

de este servicio en dispositivos USB y copia en CD.


GLOSARIO

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

Depuración: operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (copias de

documentos, tarjetas sociales, circulares informativas, constancias, etc)

Destinatario: Persona a quien se le envía el mensaje

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

El documento de archivo se caracteriza por que se origina a partir del ejercicio de

una función administrativa (procesos y procedimientos). Se genera bajo

parámetros específicos, sean legales o jurídicos, que condicionan su forma y

contenido. Estos, deben permanecer inalterables como testimonio de la acción

administrativa que ha sido documentada, y que eventualmente debe ser guardado

para investigadores, estudiosos u otros consultantes del documento.

Documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones, manuales, etc) que por la información que contiene, incide en el

cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y administrativa.

Pueden ser generados en la entidad o proceder de otra, y no forman parte de las

series documentales en las oficinas.

Documento facilitativo: es aquel de carácter administrativo común a cualquier

institución y que cumple funciones de apoyo.

Eliminación documental: acción institucional de destrucción organizada de los

documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, fiscal, legal o

contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la

ciencia, tecnología y la academia.

Expediente: unidad documental formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución

de un mismo asunto.

Fondo documental: se refiere a la totalidad de las series documentales de la

misma procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de

conservación por parte de la entidad.


Función de Archivo: conjunto de actividades técnicas e intelectuales destinadas

a la organización, servicio, protección, preservación, conservación y divulgación

del patrimonio documental de la entidad como un bien tangible, que forma parte de

su identidad. Estas actividades están destinadas a asegurar la aplicación de las

políticas, principios, reglamentos y demás lineamientos que en materia de archivos

sean establecidas.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las áreas de la Universidad, desde su origen hasta su

destino final, con el objeto de facilitar su conservación y consulta.

Principio de Orden Natural: ordenación interna de un fondo documental

manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Este principio indica

que los documentos deben organizarse cronológicamente.

Principio de Procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen, este principio establece que los

documentos producidos por una institución, organismo, dependencia u oficina no

deben mezclarse con los de otros.

Producción Documental: recepción o generación de documentos en una oficina

de la entidad en cumplimiento de sus funciones.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de

la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica.

Remitente: Persona que envía el mensaje.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas. Oficio, Acta, Resolución, Informe, Memorando,

entre otros.


Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados por un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Soporte documental: es la unidad material-física en la cual se encuentra

registrada la información.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención documental también

define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o fiscal.

Transferencia documental: es la remisión técnica, legal y físicamente verificada

de los archivos de Gestión al Archivo Central y del Histórico de la entidad. Este

debe realizarse conforme a las tablas de retención documental con base a un plan

de transferencias.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene de forma adecuada una unidad

archivística, por ejemplo un expediente, pueden ser entre otros: una caja, un libro,

un tomo, una carpeta, garantizando la conservación y traslado de los documentos.

Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede

ser simple cuando está constituida por un solo documento, y compleja cuando le

componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un

acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios

y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases de archivo (gestión, central, histórico).


CONCLUSIONES

La elaboración de este mini manual de tablas de retención documental y

transferencias documentales nos permitió conocer de una manera más

clara la preparación y organización de los documentos para la posterior

elaboración de las TRD.

Identificar la importancia de estos instrumentos documentales para nuestra

entidad y la normatividad vigente para esta gestión documental.

Reconocer los procesos técnicos para la organización de los documentos

así como también los requisitos para efectuar las transferencias, lo que le

permitirá a Digisalud tener una documentación organizada en cada una de

sus dependencias y por ende ofrecer un excelente servicio a los usuarios.


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