PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL 2016-2017 gestion y... · d. Cronograma de Implementación del PGD....

Mayor General (RA)

LUÍS EDUARDO PEREZ ARANGO

Director Hospital Militar Central

PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL 2016-2017

“SALUD - CALIDAD - HUMANIZACIÓN

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

“Salud -Calidad -Humanización”

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Entidad: Hospital Militar Central

Fecha de Elaboración: 14-diciembre-2016

Fecha de Aprobación: 20 de Febrero de 2017

Fecha de vigencia: 30-nov-2016 hasta 31-dic-2017

Dependencia: Área de Archivo Central

Grupo Gestión Documental / Unidad Apoyo Logístico Subdirección Administrativa

Instancia de Aprobación: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Versión: 002 del Documento Responsable: Del Área de Archivo Central Formato: Word. Anexo 6. Formato Informe Directiva Permanente N° 01 2015



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I N D I C E

1. Aspectos Generales 5

a. Introducción 5

b. Alcance 5

c. Publico al cual está dirigido 5

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD 5

1. Normativos 5

2. Económicos 7

3. Administrativos 8

4. Tecnológicos 8

2. Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental 9

a. Planeación 9

b. Producción 9

c. Gestión y Tramite 10

d. Organización 10

e. Transferencia 11

f. Disposición de Documentos 11

g. Preservación a Largo Plazo 12

h. Valoración 13

3. Fases de Implementación del PGD 14

a. Debe estar alineado con los Objetivos Estratégicos 14

Mapa Estratégico 14

b. Establecer las Metas de Corto, Mediano y Largo Plazo 15

c. Asignar los recursos necesarios para alcanzar las Metas y lograr los Objetivos Definidos 16

d. Articulación con otros programas y Sistemas de la Entidad de acuerdo con la normatividad

de cada sector.

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Instrumentos Archivísticos 17

4. Programas Específicos 17

a. Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos 18

b. Programa de Documentos Vitales o Esenciales 18

c. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 18

d. Programa de Archivos Descentralizados 20

e. Programa de Reprografía 20

f. Programa de Documentos Especiales 21

g. Plan Institucional de Capacitación 21

h. Programa de Auditoria y Control 21



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5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 22

6. Armonización con el Sistema de Gestión Calidad 23

Alineación con el Mapa de Procesos 23

4.2.3 Control de Documentos 24

Tabla 3. Gestión Documental /Elementos comunes NTCGP-MECI 25

Anexos 27

a. Diagnóstico de Gestión Documental. Anexo I 27

b. Mapa de Procesos de la Entidad. Anexo II. 31

c. Presupuesto Anual para la Implementación del PGD. Anexo III 32

d. Cronograma de Implementación del PGD. Anexo IV. 32



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1. Aspectos Generales a) Introducción Al interior del Hospital Militar Central la actividad archivística está a cargo de la Subdirección Administrativa – Unidad Apoyo Logístico – Área Archivo Central, y desde allí se propende por dar a conocer a las diferentes áreas y servicios toda la normatividad archivística de manera tal que la organización documental sea realizada teniendo como base las pautas dadas por el Archivo General de la Nación. Es por eso que el Hospital ahora realiza la actualización del Programa de Gestión Documental elaborado en el año 2013 y tiene en cuenta todas las pautas que están dadas para tal fin.

b) Alcance El Programa de Gestión Documental en si es el conjunto de actividades en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los diferentes procesos de la GESTION DOCUMENTAL al interior del Hospital Militar Central, entre ellos Planeación Documental, Producción Documental, Gestión y Tramite, Organización Documental, Transferencia Documental, Disposición de Documentos, Preservación Documental y Valoración Documental. El Programa pretende abarcar todo el marco de la actividad de archivo que se desarrolle en la institución para de esta manera poder orientar a los diferentes usuarios en el desarrollo de los diferentes procesos.

c) Público al cual está dirigido El Programa de Gestión Documental - PGD pretende llegar a todos los responsables (encargados) de los archivos de gestión (oficina) de las diferentes áreas y servicios del Hospital, y así dar a conocer las pautas para la realización de las diferentes actividades archivísticas de una manera puntual y tener la claridad en la forma de proceder al enfrentar cualquier situación en particular.

d) Requerimientos para el desarrollo del PGD 1. Normativos Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación promover la

organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país para garantizar la eficacia de la

gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.



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Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo

General de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional

de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales,

culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de

Archivos.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos de comercio

electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al

mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en

igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.

Que la Ley 1341 del 30 de Julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la

información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones – TIC, en

especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.

Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta para la gestión administrativa, económica,

política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las

obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soporte,

en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de

Archivo Total, que comprende procesos, tales como la producción o recepción, la distribución, la

consulta, la organización, la recuperación, y la disposición final de los documentos.

Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la administración pública elaborar

inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que se

asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de los medios electrónicos en el

proceso administrativo en particular en lo que refiere al documento público en medios electrónicos, el

archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos

electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envió de datos, así como la Ley

527 de 1999 en sus artículos 5 y 9 los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le

competen al Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del Estado.



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Que el Decreto Ley 019 del 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar

regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública,

establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y

en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los

trámites ante la administración pública.

Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el código general del proceso y se dictan

otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las

comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos judiciales, así

como en la formación y archivo de los expedientes.

Que el Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia

de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.

Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia

Decreto 103 de 2015: Reglamenta parcialmente la Ley de Transparencia N° 1712 de 2014

2. Económicos Al interior del Hospital Militar Central se siguen las pautas dadas en la Directiva Presidencial 004 de Abril de 2012, “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública” Así mismo, la Política Cero Papel de la Institución “Utilizar mecanismos tecnológicos que minimicen el papel” aprobada en las Políticas Institucionales señaladas en el Código de Ética y Buen Gobierno versión 2 de la vigencia 2016 y establecida mediante la Directiva Transitoria N° 044 del 29 de noviembre de 2016, la cual aplica para todas las dependencias del Hospital Militar Central, cuyo objeto es : “Disminuir paulatinamente el uso del papel por parte de todas las personas del Hospital Militar Central

que realizan procesos, procedimientos y actividades asistenciales y administrativas, mediante prácticas de eficiencia y uso de la tecnología; generando así un mejor acceso a la información, oportunidad y celeridad en la gestión y en el cumplimento de la misión de la entidad”.

Para reducir el uso de papel entre otras acciones se tienen:

Realización de campañas para fomentar buenos hábitos de impresión y reducción del consumo de papel por parte de las diferentes áreas y servicios.

Utilizar la impresión y fotocopia de documentos a doble cara.



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Reutilizar el papel usado por una sola cara, para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otras.

Esto redundará en el ahorro de dinero al reducirse el consumo de papel.

3. Administrativos En el año 2014 con la Resolución No 1080 del 4 Diciembre 2014, se actualiza la estructura de

grupos de trabajo adscritos a las dependencias del Hospital Militar Central – Dirección, Subdirección

Servicios Ambulatorios y Apoyo, Subdirección Medica, Subdirección de Docencia, Subdirección

Financiera y Subdirección Administrativa.

En el año 2015 con la Resolución No 1282 del 24 Diciembre 2015, se adiciona la Resolución 1080

/2014, se actualiza la estructura de grupos de trabajo adscritos a las dependencias del Hospital

Militar Central – Adición a la Subdirección Médica en la Unidad Medico Hospitalaria y a la

Subdirección Administrativa en la Unidad Talento Humano.

Con base en lo anterior el archivo central realizo una actualización y elaboro las Tablas de Retención

Documental de las diferentes áreas según la nueva estructura de la institución - Dirección,

Subdirección Servicios Ambulatorios y Apoyo, Subdirección Medica, Subdirección de Docencia,

Subdirección Financiera y Subdirección Administrativa – son 212 áreas.

4. Tecnológicos Con el objeto de mejorar el desarrollo de las diferentes actividades laborales el Hospital Militar Central cuenta con el Sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria – Dinamica.Net a través del cual las diferentes áreas y servicios de la institución están realizando/procesando las acciones propias de su trabajo y de la prestación del servicio a los diferentes usuarios. Adicional a esto el Hospital cuenta con el servicio de correo electrónico institucional el cual es una herramienta de gran utilidad para los empleados, este contribuye a optimizar la comunicación al interior de la institución y promueve la reducción del uso de la correspondencia interna mediante oficios de tal manera que también promueve la disminución del consumo de papel. Otro aspecto a tener en cuenta es que el Hospital hizo la contratación del “Servicio de Implantación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de Gestión Documental (Ventanilla Única)” primera y segunda fase para la ejecución del proyecto que incluye desarrollo, configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación de usuarios radicadores y gestores del Software Control Doc., lo cual se tiene proyectado para iniciar en la vigencia 2017.



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2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental a) Planeación El área Archivo Central es el encargado de dar a conocer y replicar la normatividad que está dada en materia archivística por el Archivo General de la Nación ente regulador de la Política archivística a nivel nacional al interior de la institución.

Así las cosas el archivo tendrá la capacidad de brindar el apoyo requerido por las diferentes áreas y servicios (archivos de gestión – (oficina)) que integran la institución, para orientar y desarrollar las actividades archivísticas y propender por la organización documental. Al interior del área Archivo Central se realizan los siguientes procesos acorde a las caracterizaciones y procedimientos e instructivos: los cuales fueron actualizados en el año 2016, según las pautas dadas por el área de Calidad Integral.

Parámetros para la organización de los archivos de gestión

Organización Documental

Recepción de Documentos

Sistematización Datos/Información

Consulta de documentos

Préstamo de Documentos

Es así como al interior del Hospital Militar Central se cuenta con la Política de Gestión Documental: “Fortalecer y actualizar los lineamientos para la custodia de la información de acuerdo a su grado de confidencialidad contenida en los archivos documentales que permitan la trazabilidad de la memoria institucional y de los grupos de interés”, señalada en el Código de Ética y Buen Gobierno versión 2 vigencia 2016, la cual se encuentra publicada y alineada al Plan Estratégico Institucional y al Plan de Acción Anual del Hospital Militar Central.

b) Producción. En el Hospital Militar Central las diferentes áreas y servicios elaboran los documentos que sean necesarios los cuales respaldan la realización de sus diferentes actividades, ya sean internos o externos los cuales son gestionados a través del área de Registro y Correspondencia encargada de realizar el trámite a todo documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se reservan números de radicación, no se aceptan números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración se asigna en estricto orden de recepción de los documentos.



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El área de Registro y Correspondencia es la única que puede asignar numeración a los diferentes documentos que se producen en la institución

c) Gestión y trámite. En la Institución el área de Registro y Correspondencia es la encargada de la recepción oficial de la documentación dirigida a la Institución, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo controlado de la correspondencia y tendrá como referencia para la realización de sus actividades lo indicado en el Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación, en el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas. Así mismo el Manual de Registro y Correspondencia se constituye en el elemento complementario para el desarrollo de las diferentes actividades del área Registro y Correspondencia. El área en mención cumple con los programas de gestión documental en cuanto a producción, recepción, distribución, seguimiento conservación y consulta de los documentos.

d) Organización. Los diferentes documentos producidos al interior del Hospital Militar Central hacen su tránsito a través del ciclo vital de los documentos y sus tres etapas Archivo de Gestión (Oficina) – Archivo Central – Archivo Histórico y esta información se encuentra en las Tablas de Retención Documental dadas para todas y cada una de las áreas y servicios; así mismo en los Cuadros de Clasificación Documental. Los lineamientos para la organización de los archivos de gestión (oficina) y el archivo central están dadas por el Archivo General de la Nación, desde el archivo central estas pautas han sido difundidas a las diferentes áreas/servicios a través de jornadas de capacitación en donde se ha hablado de temas como:

Normatividad - Normatividad archivística - El Archivo General de la Nación como ente regulador de la actividad archivística. - Reglamento de Archivo del Archivo General de la Nación. - Reglamento de Archivo del Hospital Militar Central - Tablas Retención Documental - Comité de Archivo

Archivo Central - Ubicación – Organigrama, Misión, Visión, Objetivo, Base Legal, Funciones, Procesos y

Procedimientos, Clientes.

Procesos y Procedimientos – Archivo Central



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Ciclo Vital Documentos

Para la entrega de los archivos de gestión (oficina) al archivo central, se elabora un cronograma en el cual se fijan las fechas de entrega para cada una de las diferentes áreas y servicios y además se brinda la información que ellos requieran para resolver inquietudes sobre este proceso. Así mismo los inventarios que se tienen en el Hospital de las diferentes áreas y servicios deberán ser publicados en la página Web de la institución.

e) Transferencia. El área Archivo Central es el encargado de coordinar la realización de las transferencias documentales por parte de las diferentes áreas/servicios - archivos de gestión (oficina) al archivo central, desarrollando los pasos necesarios para lograr el objetivo.

Elaborar cronograma entrega archivos de gestión (oficina). (Fijar fechas entrega por parte áreas/servicios) – Publicación Orden del Día del Hospital Militar Central.

Hacer la recepción de los inventarios a las diferentes áreas/servicios.

Realizar la verificación de los inventarios de los archivos de gestión una vez han sido entregados por parte de las áreas/servicios. (Verificación de la identificación de las carpetas, organización de los documentos al interior de estas en orden cronológico o numérico, foliación de los documentos y elaboración del inventario documental correspondiente)

Ubicar en el sitio asignado dentro del depósito del archivo central los distintos inventarios que han sido recibidos – (Modulo - Estante-Anaquel-Nivel).

Cargar en el Sistema Dinámica.Net los inventarios que han sido recibidos por parte del archivo central y que han cumplido con las pautas dadas desde el archivo central.

f) Disposición de documentos. La actividad archivística al interior del Hospital Militar Central está a cargo de la Subdirección Administrativa / Unidad Apoyo Logístico / Área Archivo Central, en la actualidad en el depósito del archivo hay documentos de las diferentes áreas y servicios de la institución correspondientes a los años 1995 a 2014. Año a año el volumen de documentos se ve incrementado y esto contribuye a que la capacidad de almacenamiento del archivo se reduzca ostensiblemente, es por eso que anualmente el archivo central hace una eliminación de documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención estipulado en la respectiva Tabla de Retención Documental del área (20 años - permanencia) en el depósito del Archivo Central. El archivo hace una revisión de los inventarios que han cumplido con el tiempo de retención – 20 años y elabora un oficio dirigido a las diferentes áreas en donde se informa que los documentos



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correspondientes a un año en particular y que pertenecen a esa oficina ejemplo contabilidad ya cumplieron con el tiempo de retención en el archivo central y allí se solicita se emita concepto SI/NO se puede proceder a realizar la eliminación de esos documentos. (Ejemplo Oficina Jurídica, Contabilidad, Tesorería) Una vez se tienen los conceptos respectivos que dan su visto bueno para la eliminación de documentos se procede a realizar reunión del Comité de Archivo del Hospital en donde se da a conocer toda la información que soporta el trámite de eliminación de estos documentos – se espera que con base en la información suministrada esta sea suficiente para que los miembros del Comité den su voto favorable para llevar a cabo la eliminación de documentos. Se elabora el acta del Comité respetiva la cual es firmada por los miembros del Comité y posteriormente, se coordina con el área de Gestión Ambiental para realizar la coordinación del retiro del papel de desecho que ha resultado después de haber realizado la destrucción de los documentos que van a ser eliminados, se efectúa el pesaje del papel y se entrega a la empresa que hace reciclaje en el Hospital aquí concluye el proceso. Miembros del Comité de Archivo – Subdirector Administrativo (Presidente), Jefe Oficina Jurídica, Jefe de la Oficina de Planeación, Coordinador del área Archivo Central (Secretario).

g) Preservación a largo plazo. El área Archivo Central es el encargado de custodiar los documentos que se encuentran en el depósito del archivo y por ende es deber el velar por la preservación de los mismos en el largo plazo – en el tiempo, tomando las medidas necesarias para salvaguardar la integridad física de los diferentes documentos que allí se encuentran entre los cuales se tienen Actas de Posesión, Resoluciones, Ordenes del Día y de los Servicios, Inventarios de Archivos de Gestión de las diferentes áreas/servicios (años 1995 a 2014) y Nominas de los años 1962 a 2014. Es así como el Archivo realiza periódicamente el cambio de las tapas (caratulas) de las diferentes nominas las cuales se van deteriorando por el uso continuo que estos documentos tienen. La Unidad de Talento Humano es el área que realiza más consultas entre ellas las nóminas, esto para obtener información que va a ser utilizada en la elaboración de las certificaciones laborales. (Unidad Talento Humano - veinte visitas al archivo central al mes en promedio) Se deben ejercer controles en cuanto a la revisión de las condiciones físicas del depósito, observando factores como la humedad, luz, polvo y otros. Bimestralmente se deben realizar jornadas de aseo generales las cuales deben programarse al inicio del año, y deben incluir la limpieza de pisos, paredes y estantería al interior del depósito. (Módulos rodantes) Esta actividad debe coordinarse con la empresa que realiza el aseo en la institución.



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El Archivo Central en el mes de noviembre de 2016 realizó la actualización del Manual de Limpieza Mantenimiento y Desinfección del año 2011, teniendo como base el Instructivo de Limpieza y Desinfección Áreas y Documentos de Archivo promulgado por el Archivo General de la Nación. Al interior de los archivos de gestión (oficina) de las diferentes áreas y servicios, los encargados del archivo deberán adoptar las medidas necesarias para velar por la salvaguarda de los documentos mientras estos permanezcan bajo su custodia en esta primera etapa del ciclo vital de los documentos – archivo de gestión (oficina) (Ciclo Vital Documentos – Archivo Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico)

h) Valoración. El área Archivo Central es el encargado de realizar la valoración de los documentos, actividad por medio de la cual se determinan los valores primarios: administrativo, técnico, legal, fiscal y contable y los valores secundarios: cultural, científico, histórico, a los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes etapas de archivo (gestión, central, histórico) y así mismo determinar su disposición final (eliminación, conservación temporal o definitiva). Esta información queda registrada en las Tablas de Retención Documental de las diferentes áreas y servicios de la institución. Adicionalmente se tienen las Tablas de Valoración Documental para documentos importantes que reposan en el depósito del archivo central como los siguientes:

Juntas y Consejos Directivos

Actas de Entrega Hospital Militar Central

Actas de Entrega de la Subdirección Administrativa

Resoluciones

Actas de Posesión

Órdenes del Día y de los Servicios

Nómina General

Nómina de Horas Extras y Recargos Nocturnos

Nóminas de Subsidio

Área de Patología – Autopsias, Protocolos de Autopsia, Estudios Anatomopatologicos, Biopsias. Para estos documentos se ha determinado que por su importancia para la institución se deben conservar de manera permanente en el depósito del archivo central.



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3. Fases de Implementación del PGD a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos. El Hospital Militar Central tiene planteado su correspondiente Mapa Estratégico para el año 2016 en el cual se tienen identificados cinco Objetivos Estratégicos, los cuales enmarcan un todo para las diferentes actividades que son desarrolladas en la institución. Así mismo con Resolución 001 del 4 Enero 2016 se fija el Plan de Acción para el Hospital Militar Central, y es así como en el objetivo 4. - Optimizar la Capacidad Instalada y dentro de este en el numeral 4.4 – Mejorar Procesos de Soporte Logístico, están incluidas las diferentes actividades que están relacionadas con la actividad archivística al interior de la institución y dentro de estas el Programa de Gestión Documental el cual se destaca por la importancia que tiene al fijar pautas para el desarrollo de las actividades de archivo.

Mapa Estratégico



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b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. Metas a Corto Plazo: Una vez sea aprobada la actualización del Programa de Gestión Documental – P.G.D. del

Hospital Militar Central, se debe realizar su difusión a todas las áreas y servicios que integran la institución haciendo énfasis en la importancia que tiene la actividad archivística y el seguimiento a las pautas propuestas en el mismo:

No ACTIVIDAD FECHA FRECUENCIA DE DIFUSION

RESPONSABLE

1 Difusión Programa Gestión Documental –

P.G.D.

31 Enero 2017

Semestral

Archivo Central

2 Difusión Programa Gestión Documental –

P.G.D.

31 Julio 2017

Semestral

Archivo Central

Metas a Mediano Plazo: Entregar información oportunamente para publicar en la Web relacionada con el Programa de

Gestión Documental dando cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión que contempla el Plan SISTEDA – Sistema de Desarrollo Administrativo, a la Directiva GEL de Gobierno en Línea y a la Ley N° 1712 de Transparencia: Informes Trimestrales Programa Gestión Documental:

No ACTIVIDAD FECHA FRECUENCIA DE INFORME

RESPONSABLE

1 Informe 1er. Trimestre 31 Marzo 2017 Trimestral Archivo Central

2 Informe 2o. Trimestre 30 Junio 2017 Trimestral Archivo Central

3 Informe 3er. Trimestre 29 Septiembre 2017 Trimestral Archivo Central

4 Informe 4o. Trimestre 28 Diciembre 2017 Trimestral Archivo Central

Gestionar que la actividad archivística que se desarrolla al interior de la institución de

cumplimiento a la normatividad establecida para la organización de los documentos en el archivo central y en los archivos de gestión.

Llevar a cabo cuatro reuniones del Comité de Archivo



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No ACTIVIDAD FECHA FRECUENCIA DE

REALIZACIÓN

RESPONSABLE

1 Comité de Archivo 1 15 Marzo 2017 Trimestral Archivo Central

2 Comité de Archivo 2 24 Junio 2017 Trimestral Archivo Central

3 Comité de Archivo 3 13 Septiembre 2017 Trimestral Archivo Central

4 Comité de Archivo 4 13 Diciembre 2017 Trimestral Archivo Central

Metas a Largo Plazo:

Lograr la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de todas y cada una de las áreas y servicios de la institución de tal manera que este sea la guía a seguir para la debida organización de los archivos del Hospital Militar Central.

No ACTIVIDAD FECHA FRECUENCIA

DE REALIZACION

RESPONSABLE

1 Implementación Programa Gestión

Documental – P.G.D.

Acorde al cronograma

vigencia 2017 Trimestral

Archivos de Gestión y Central

2 Seguimiento Programa Gestión Documental –

P.G.D.

Acorde al cronograma

vigencia 2017 Trimestral

Archivo Central

c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. Actualmente se está adelantando el proyecto de inversión “Mejoramiento del Sistema de Información”: Servicio de Implementación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de Gestión Documental.

d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.). Al interior del Hospital se cuenta con el Sistema de Gestión de Calidad, el cual se encuentra publicado en la Intranet de la Institución, en la página principal del Sistema Documental Institucional. En el directorio ubicado allí encontramos las diferentes áreas que integran la institución como las siguientes:



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1. Dirección General

2. Oficina Control Interno

3. Oficina Asesora Jurídica

4. Oficina Asesora de Planeación

5. Oficina Control Disciplinario Interno

6. Subdirección Servicios Ambulatorios y Apoyo

7. Subdirección Docencia E investigación Científica

8. Subdirección Medica

9. Subdirección Financiera

10. Subdirección Administrativa

11. Documentos Institucionales Transversales

12. Formatos Institucionales Al ingresar a cada una de las opciones se encuentra información importante de cada una de ellas. En el numeral 10 – Subdirección Administrativa se encuentra la información relacionada con las diferentes áreas que la integran y allí el área archivo central: Lo anterior acorde a los lineamientos de la Política de Gestión Documental del Hospital Militar Central.

Instrumentos archivísticos: Se tienen además los diferentes instrumentos archivísticos para la gestión documental entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

Cuadros Clasificación Documental – C.C.D. - (Actualización)

Tablas Retención Documental – T.R.D. - (Actualización)

Plan Institucional de Archivo - PINAR – (se está elaborando)

Programa Gestión Documental – P.G.D. - (Actualización)

Inventario Documental

4. Programas Específicos: En cumplimiento a las Políticas de Desarrollo Administrativo y de Eficiencia Administrativa, la Institución ha realizado trámites parcialmente en línea en cuanto a la asignación de citas por internet de ocho especialidades y la automatización de algunos procedimientos que reducen los tiempos y costos de la Gestión Documental.



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a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. En el Sistema de Gestión de la Calidad contenido en la intranet (Sistema Documental Institucional) del Hospital Militar Central se encuentra publicada información acerca de los diferentes procesos y procedimientos de las diferentes áreas y servicios, así como información diversa, por ejemplo: Sistema Documental Institucional

Plataforma Hospital Militar Central – Mapa de Procesos, Mapa Estratégico, Organigrama, Mega, Misión, Visión, Valores Institucionales.

Manuales de Dinamica.Net para las diferentes áreas y servicios

Directivas

Capacitación

Resoluciones

Políticas de Seguridad del Paciente

Sistema de Gestión de Calidad (y dentro de esta lo siguiente) Y las áreas que integran la institución mencionadas anteriormente en el literal d). Es de aclarar que el área de Calidad Integral de la Institución es la encargada de avalar todos los formatos que se producen en las diferentes áreas y servicios de la institución.

b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). El área Archivo Central es el encargado de custodiar los documentos que se encuentran en el depósito del archivo y por ende es deber el velar por la preservación de los mismos en el largo plazo – en el tiempo, tomando las medidas necesarias para salvaguardar la integridad física de los diferentes documentos que allí se encuentran entre los cuales se tienen Actas de Posesión, Resoluciones, Ordenes del Día y de los Servicios, Inventarios de Archivos de Gestión de las diferentes áreas/servicios (años 1995 a 2014) y Nominas de los años 1962 a 2014. Se deben ejercer controles en cuanto a la revisión de las condiciones físicas y estructurales del depósito, informando de cualquier novedad al área de Mantenimiento. Así mismo se hace verificación de las áreas aledañas al área Archivo Central (costado sur y occidental, haciendo revisión de las condiciones de aseo de estos lugares previendo que no se acumulen basuras y desechos que permitan el desagüe fácil de las alcantarillas que se encuentran ubicadas en este sitio.

c) Programa de gestión de documentos electrónicos.

Se realizara en la próxima vigencia la implementación de:

Software Control Doc.:



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Alcance: Cubrir el 100% de los procesos de Hospital Militar Central con una solución que permita

realizar el gerenciamiento de la información promoviendo el uso de las nuevas tecnologías de la

información y las comunicaciones oficiales en tiempo real, dándole al proyecto el siguiente alcance:

Cumplir los lineamientos del Programa de Gobierno en Línea del Ministerio de las TICS y

Directiva Presidencial de Eficiencia Administrativa y Política de Cero Papel.

Ampliar la cobertura de la solución tecnológica de gestión documental del Hospital Militar Central

a todos los procesos de la Entidad en integración con Directorio Activo de la Entidad.

Digitalizar la correspondencia entrante y saliente e Interna del Hospital Militar Central.

Implementar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Integrar el sistema con los instrumentos archivísticos como el cuadro de clasificación

documental, las tablas de retención documental y tipologías documentales.

Implementar el Sistema Documental de Calidad con acceso a usuarios concurrentes.

Mantenimiento y suministro de insumos para los equipos utilizados para el óptimo cumplimiento

del objeto contractual.

De acuerdo a la Circular Externa 02 de 2012, el Archivo General de la Nación recomienda que las

entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos en cumplimiento

de la Ley 594 de 2000, deben tener en cuenta los estándares mínimos en procesos de

administración de archivos y gestión de documentos electrónicos, considerando los requerimientos

particulares de cada entidad, así como las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 y el modelo

de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Por lo tanto, es importante

adoptar de manera extensiva; es decir, a las demás dependencias de la Entidad los estándares

apropiados que permitan asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de

archivo de todo el Hospital Militar Central.

“El Hospital Militar Central celebró el Contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto es el “Servicio

de Implantación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de

Gestión Documental (Ventanilla Única) primera y segunda fase para el Hospital Militar Central”, para

la ejecución del proyecto que incluye desarrollo, configuración, implementación, puesta en marcha y

capacitación de usuarios reducadores y gestores del Software Control Doc. Actualmente se

encuentra en proceso de implantación el servicio de ventanilla única a través de un software de

gestión y control de documentos para correspondencia oficial recibida, enviada e interna con

licenciamiento perpetuo para los usuarios, los cuales quedaron distribuidos por dependencias.



20

d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). El Hospital Militar Central hasta el momento no ha realizado procesos de tercerización de la custodia o la administración de sus archivos.

e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). Digitalización de Archivos: El proceso de digitalización de archivos puede implementarse en todo tipo de empresas de cualquier sector bien sea público o privado. La digitalización conlleva a contar con la información organizada, ahorro de espacio de almacenamiento de documentos, indexación y búsqueda de forma ágil y eficiente, optimización de los procesos internos de la institución.

El área Archivo Central en la Institución planteó el proceso de digitalización de archivos como Proyecto de Inversión para ser inscrito en el Departamento Nacional de Planeación -DNP en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Unidad de Informatica de la Institución para el Plan Acción Año 2017.

Reseña: La actividad archivística al interior del Hospital Militar Central está a cargo de la Subdirección Administrativa - Unidad Apoyo Logístico - Área Archivo Central. En la actualidad en el depósito del archivo hay documentos de las diferentes áreas y servicios de la institución correspondientes a los años 1995 a 2014. Año a año el volumen de documentos se ve incrementado y esto contribuye a que la capacidad de almacenamiento del archivo se reduzca ostensiblemente. Anualmente el Archivo Central hace una eliminación de documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención (20 años - permanencia) en el depósito del archivo central la cual es avalada por el Comité de Archivo del Hospital, esto permite abrir espacio para así poder recibir los documentos del siguiente año. En el año 2016 se hizo eliminación de documentos del año 1994 y se hizo recepción de inventarios del año 2014. Otras áreas que manejan un gran volumen de archivo de documentos son Bioestadística (1.500.000 Historias Clínicas) y la Unidad de Talento Humano.



21

El Hospital Militar Central debería contemplar la posibilidad de adoptar el sistema de Digitalización de archivos (documentos) lo que permitiría modernizar el manejo de la actividad archivística al interior de la institución y con ello se beneficiarían no solo el Archivo Central sino también el área de Bioestadística y la Unidad de Talento Humano.

f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). No Aplica

g) Plan Institucional de Capacitación. Al interior del Hospital Militar Central el Área Bienestar y Capacitación, realiza una encuesta y el resultado del análisis de la información, se constituye en la base de las necesidades allí identificadas, realiza una priorización de la importancia de los diferentes temas y se formula el Plan de Capacitación para la vigencia del año correspondiente, en el cual se incluyen capacitaciones de Gestión Documental, en cumplimiento a la normatividad vigente. De acuerdo a la Distribución Presupuestal para la vigencia 2017, el rubro de servicios de Capacitación cuenta con una apropiación de 100.000 millones de pesos.

h) Programa de Auditoría y Control. La Entidad genero la Directiva Transitoria N° 044 de fecha 29 Noviembre 2016 en la cual se dan instrucciones para la reducción del uso de papel en la institución. Directiva Transitoria N° 044 Fecha: 29 Noviembre 2016 Asunto: Instrucciones para la reducción del uso de papel en el Hospital Militar Central. Para: Todo el personal del Hospital Militar Central

Objeto:

“Disminuir paulatinamente el uso del papel por parte de todas las personas del Hospital Militar Central que realizan procesos, procedimientos y actividades asistenciales y administrativas, mediante prácticas de eficiencia y uso de la tecnología; generando así un mejor acceso a la información, oportunidad y celeridad en la gestión y en el cumplimiento de la misión de la entidad”.

Alcance: La presente directiva aplica para las dependencias del Hospital Militar Central.

Vigencia: A partir de la firma de la presente Directiva y se deroga la Circular Interna No 021 del 06 de diciembre de 2013 del Hospital Militar Central por la cual se establecen los lineamientos para disminuir paulatinamente el uso del papel.



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Antecedentes: Directiva Presidencial 004 de Abril de 2012, “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública” la cual contempla el incremento en la eficiencia administrativa y la sustitución del papel por medios electrónicos, apoyados en el uso

de Tecnologías de la Información favoreciendo el ambiente. Misiones Generales: EL Hospital Militar Central mediante la presente Directiva, dará cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Directiva Presidencial No 04 de 2012, a lo indicado en la Estrategia de Gobierno en Línea y al Modelo Integrado de Planeación y Gestión con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y reducir el uso del consumo de papel en la institución así:

1. Realización de campañas para fomentar buenos hábitos de impresión y reducción del consumo de papel.

2. Utilizar la impresión y fotocopia de documentos a doble cara. 3. Reutilizar el papel usado por una sola cara, para la impresión de borradores, toma de notas,

impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia. 4. Utilizar las funciones de configuración que permiten una reducción adecuada en los

documentos a diferentes tamaños, que dejan que en una cara de la hoja se incluyan dos o más páginas.

5. Utilizar tamaño de letra máximo 11, en los documentos que se realicen para ahorrar espacio. 6. Realizar la revisión de los documentos en pantalla y una vez se tenga la versión definitiva

dar la orden de impresión. 7. Verificar la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. 8. Evitar copias e impresiones innecesarias, como por ejemplo los correos electrónicos, ya que

estos pueden ser leídos en la pantalla y guardados en el disco duro del computador. 9. Escanear los documentos cuando se necesita difundir o repartir la información a varios

destinatarios, para ser enviados mediante el correo electrónico institucional. 10. Reciclar las hojas que estén impresas por un solo lado y usarlas para impresiones, así

mismo, el papel que se recicle puede ser utilizado para la elaboración de libretas, o bloques para anotaciones.

5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

(Tomado de Internet)

Acorde al Decreto Único Reglamentario N°1083 del 2015, el cual contiene Decreto N° 943 del 21 Mayo 2014 se establece la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, el cual en su artículo 1 expresa lo siguiente: “Artículo 1°. Adoptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano (MECI), en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 87 de 1993”.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300#5



23

Dentro de los roles de la Oficina de Control Interno de la Institución, se establecen actividades de auditoria y seguimiento de los instrumentos archivísticos articulados con la Gestión Documental contenida en el Modelo Estándar de Control Interno. La Institución adoptó la actualización del Grupo MECI mediante Resolución N°869/2014 y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno mediante Resolución N°019/2015.

Estructura MECI: 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

Componente Talento Humano

Componente Direccionamiento Estratégico

Componente Administración del Riesgo 2. Modulo Control de Evaluación y Seguimiento

Componente Autoevaluación Institucional

Componente de Auditoria Interna

Componente Planes de Mejoramiento

3. Eje Transversal Información y Comunicación (Tomado del Manual Modelo Estándar de Control Interno – MECI)

6. Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000 (Tomado Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP1000-Internet)

El Hospital Militar Central como entidad pública acoge la normatividad que está dada para las entidades públicas, entre ellas la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP1000 la cual es aplicable a los diferentes procesos que se realizan al interior de la institución. Esta norma es de aplicación genérica y no es su propósito establecer uniformidad en la estructura y documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de las diferentes entidades, puesto que reconoce que el diseño e implementación del Sistema está influenciado por: a. El marco legal aplicable a la entidad b. El entorno de la entidad, los cambios y los riesgos asociados a éste, c. Sus necesidades cambiantes d. Sus objetivos particulares e. Los productos y/o servicios que proporciona, f. Los procesos que emplea y g. El tamaño y la estructura de la entidad.

Alineación con el Mapa de Procesos El Área de Archivo Central pertenece al proceso “Servicios Logísticos”, el cual se encuentra caracterizado y alineado al Plan Institucional de Archivo PINAR, que se presenta en el



24

siguiente documento; se da cumplimiento al Modelo Integrado de Gestión que contempla los requisitos establecidos en la Norma Técnica Colombiana de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 numeral 4.2 Gestión Documental, Decreto Único Reglamentario Departamento Administrativo de la Función Pública N° 1083 de 2015, Modelo Estándar de Control Interno Subsistema de Control de Gestión, Componente Actividades de Control, Información Elemento, Comunicación, la Ley N° 1712 de 2014 Ley de transparencia y el derecho al acceso de la información pública. Ver Mapa de Procesos en Anexo III.

Alineación Sistema de Gestión de Calidad

Control de documentos: Teniendo en cuenta el Manuel Técnico MECI del 2014, los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. Así mismo se debe establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos. d) asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. f) asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios

para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución, y

g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.



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Tabla 3. Gestión Documental. Orientaciones sobre los elementos comunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control

Interno

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Subsistema: Control de Gestión Componente: Actividades de Control

Numeral 4. Sistema de gestión de Calidad 4.2 Gestión Documental 4.2.1 Generalidades Literales a,b,c,y d

Intencionalidad del Modelo Estándar de Control Interno

Ejercer el control sobre toda la operación de la entidad, con el fin de alcanzar los resultados, metas y objetivos en todos los niveles de la entidad. En este marco la documentación, es entendida como una medida de control que apoya el cumplimiento de las actividades que

permiten alcanzar los resultados previos.

Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización.

Aspectos Comunes La documentación común incluye:

Política de calidad (entendida desde el Modelo Estándar de Control Interno como una política de operación).

Manual de Calidad (el cual forma parte del Manual de Operaciones (o de procedimientos, en el marco del Modelo Estándar de Control Interno).

Documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones.

En la medida en que el Manual de operación (Procedimientos), exigido en el Modelo Estándar de Control Interno, consolida todos los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas, la documentación del SGC conforma en gran parte este Manual.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Subsistema: Control de Gestión Componente: Información

Numeral 4. Sistema de gestión de Calidad 4.2 Gestión Documental 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registro



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ANEXOS

ANEXO I. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Se realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental de las diferentes áreas y servicios de la Institución acorde a la normatividad vigente y teniendo en cuenta los lineamientos de Transparencia, Formulario único de reporte de avance en la gestión – FURAG, Lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA y a los procesos archivísticos, en donde se evidencian las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas –DOFA, de toda la gestión al igual que se enmarcan acciones de mejoramiento descritas en el Programa de Gestión Documental –PGD y Plan Institucional de Archivo –PINAR.

I. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO ENTIDAD U OFICINA PRODUCTORA Hospital Militar Central NIVEL Nacional SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD Centralizado IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO SECTOR Defensa CARÁCTER DE LA ENTIDAD Pública DIRECCIÓN: Transversal 3 N° 49-00 MUNICIPIO: Bogotá Nº DE DEPENDENCIAS: 212 Áreas ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO Responsable del Archivo: Profesional de Defensa Existe en el organigrama una dependencia Para el área de archivo: SI. Área Archivo Central Existe en el organigrama el cargo de la Dependencia para el área de archivo: SI. Responsable Área Archivo Central A que dependencia pertenece el Área del Grupo Gestión Documental / Archivo Central: Unidad Apoyo Logístico Subdirección Administrativa



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El responsable está dedicado de tiempo completo al archivo: SI. Funciones que desempeña: Descritas en el Manual de Funciones Existen Tablas de Retención Documental SI Existen Tablas de Valoración Documental SI Existe “Comité de Archivo” SI Resolución N°458/20-mayo-2011 Número de personas que trabajan en el archivo: Profesional : 1 Técnico : 0 Administrativo: 2 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO Presta servicios internos de: Consulta SI Asesoría SI Fotocopia NO Microfilm NO Otro Préstamo Presta servicios externos de: Consulta NO Asesoría NO Fotocopia NO Microfilm NO Otro NO Tipo de consulta Manual: SI Automatizada: NO Otro NO Tiene sala de consulta: NO Nº de puestos en sala: NO Promedio de consulta: Mensual: 30 II. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO EL EDIFICIO Época de construcción: 25 de Abril de 1937



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EL ARCHIVO Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio: Sótano 3 Cuántos depósitos tiene el archivo: 1 Con qué áreas cuenta el archivo:

Administrativa: SI Reprografía: NO Limpieza: NO Consulta: NO Baño: SI Cafetería: NO Conservación: SI

Todas las áreas del archivo se encuentran en el mismo espacio SI El área de los depósitos está separada de las demás: NO

Cómo está separada: Tiene llave:

Los depósitos dan a la calle: SI Condiciones de seguridad: NO En qué lugar y mobiliario se almacenan series MODULOS RODANTES como Historias Laborales, Actas y Resoluciones (Estante-Anaquel-Nivel)

INSTALACIONES (DEPÓSITOS) Poseen los depósitos iluminación natural: SI

Cortina SI Persiana NO

Abierta?

24 H NO Horas Laborales SI Ocasional NO

Ventanas SI Claraboyas NO Puerta SI

Poseen los depósitos iluminación artificial: SI Nº de focos: 23 Lámparas

Incandescente ( )24 H ( ) Horas Laborales Fluorescente: ( )24 H (X) Horas Laborales



30

Ventilación natural dada por: SI Ventanas: NO Puertas: SI Rejillas: NO Otro: NO

Ventilación artificial dada por: NO

Ventiladores: Aire acondicionado: Aire acondicionado:

Los depósitos cuentan con sistemas de NO regulación de:

Humedad Relativa Temperatura: Ventilación: Iluminación: Filtrado de aire:

La entrada de polvo se da por: NO Hay tapetes Hay cortinas

A R C H I V O S D E G E S T I Ó N

FORTALEZAS OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA

Política Cero Papel

Desorganización en los archivos de gestión (oficina) se encuentran desorganizados (áreas/servicios)

No se está dando aplicación a la Tabla Retención Documental - TRD

Carencia de un espacio adecuado para que las áreas/servicios organicen de buena manera el archivo de gestión.

* Falta de seguridad para la información.

Incumplimiento - No se está dando la aplicación a la Tabla Retención Documental - TRD

* Incumplimiento de la normatividad archivística.

A R C H I V O C E N T R A L


Las instalaciones locativas del depósito del archivo central se encuentran ubicadas en una zona de posible inundación.

* Perdida del Patrimonio Documental de la institución. * Falta de seguridad para la información.



31

La capacidad de almacenamiento del depósito del archivo central alcanzó el 100 %.

* No se cuenta con de otro espacio para almacenamiento.

B I O E S T A D I S T I C A


El depósito del área de Bioestadística para el archivo (almacenamiento) de las Historias Clínicas ya alcanzo el 100 %. (1.500.000 Historias Clínicas)

* No se cuenta con otro espacio para almacenamiento. * Falta de seguridad para la información.

C O N T R A T O S


El área de contratos no cuenta con un sitio para la organización de su archivo.

* Perdida de Información. * Falta de seguridad para la información

ANEXO II. MAPA DE PROCESOS



32

ANEXO III. PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD.

La Institución en la vigencia 2016 realizó un contrato por valor de 250 millones cuyo objeto es: “Servicio de Implantación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de Gestión Documental (Ventanilla Única)” primera y segunda fase para la ejecución del proyecto que incluye desarrollo, configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación de usuarios radicadores y gestores del Software Control Doc., el cual se dará continuidad en la vigencia 2017.

ANEXO IV. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD.

Javier Armando Chaves Rincon - Profesional de Defensa - Área Archivo Central

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

* Area Archivo Central X

* Comunicaciones y

Relaciones PúblicasX

* Area Archivo Central X X X X

* Subdirecciones, * Areas y

Servicios, * Unidad Apoyo

Logistico, *Archivo Central

X X X X X X

* Area Archivo Central X X X X X X

* Subdirecciones, * Areas y

Servicios ,* Unidad Apoyo

Logistico,* Archivo Central

X X X X

* Area Archivo central X X X X

* Area Archivo Central X X X X

* Area Archivo Central X X

Tomar Acciones de Mejora de

Auditorias internas y/o externas

Publicar en la Página WEB el

Programa de Archivo previo aval del

Comité SISTEDA

Porcentaje de avance Plan

Institucional de Archivo

Implementado.

No actividades realizadas del

Plan Institucional de Archivo /

No actividades programadas

del Plan Institucional de

Archivo.

Reportar avance del

cronograma de Plan de Archivo:

4 reportes

(Inventarios documentales -

TRD - CCD - Diagnóstico -

Capacitación)

Porcentaje de avance Plan

Institucional de Archivo

Implementado.

No actividades realizadas del

Plan Institucional de Archivo /

No actividades programadas

del Plan Institucional de

Archivo.

# Tablas Retención Documental

Actualizadas / # Tablas

Retencion Documental Total

Resultado de la vigencia 2017

# Actualizaciones Programadas

/ # Actualizaciones Realizadas

Recepción y Organización de los

Archivos de Gestión de todos los

Procesos.:

Entrega de los Archivos de Gestión

(oficina) por parte de las diferentes

Areas y Servicios de los Archivos de

Gestión correspondientes al año 2015

Seguimiento al resultado del Indicador

del área -PINAR

# Actividades Realizadas / #

Actividades Total

Documento Sistema Integrado

de Conservación SIC

elaborado /

Documento Sistema Integrado

de Conservación SIC

Elaboración documento : Sistema

Integrado de Conservación - SIC

# Inventarios Entregados / #

Inventarios Total

Revisión de la Identificación,

Organización y Foliación de la

Documentación recibida de todos los

Procesos

# Inventarios Revisados / #

Inventarios Total

4. OPTIMIZAR LA

CAPACIDAD

INSTALADA

4.4 MEJORAR

PROCESOS DE

SOPORTE LOGISTICO

Gestionar que la

actividad archivística

que se desarrolla al

interior del Hospital

Militar Central de

cumplimiento a la

normatividad

establecida para la

organización de los

documentos en el

archivo central y en los

archivos de gestión.

Elaboración Documento Programa

Gestión Documental, aprobación de la

Actualización en el Comité Institucional

Desarrollo Administraivo. Incluye

Cronograma

Elaboración y Actualización de las

Tablas Retención Documental de

acuerdo a las necesidades de las

áreas

Formula del indicador Responsable Línea base Meta Periodicidad

# Acciones de Mejora

Realizadas / # Acciones Mejora

Total

HOSPITAL MILITAR CENTRAL PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO CODIGO: DE-OAPL-PR-04-FT-02

OFICINA: ASESORA DE PLANEACION FECHA DE EMISION: 01-04-2016

PROCESO: SERVICIOS LOGISTICOS VERSION: 01

SUBPROCESO - AREA ARCHIVO CENTRAL PAGINA: 1 de 1

Objetivo Estratégico Objetivo EspecificoObjetivo del

SubprocesoActividades

PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL 2016-2017 gestion y... · d. Cronograma de Implementación del PGD....

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