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PROGRAMA DE

GESTIÓN

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FECHA DE APROBACIÓN:

FECHA DE VIGENCIA: 2018

ÁREA RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL: ARCHIVO

VERSIÓN: 1

RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

DRA. ISABEL ROCÍO GARZÓN FORERO (Gerente)

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ESE. HOSPITAL EL SALVADOR DE UBATÉ CÓDIGO

TIPO DE DOCUMENTO: PROGRAMA TRA-XX-XX

NOMBRE: PROGRAMA DE GESTIÓN

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PROCESO O SERVICIO: TRANSVERSAL

PARA SACAR COPIA DE ESTE DOCUMENTO SOLICITE AUTORIZACIÓN Página 2 de 29

E.S.E. Hospital El Salvador de Ubaté.

Cra 4 Nº 5 - 44 Conmutador: (571) 8553222 - 8552249 - 8552166 / Fax: (571) 8553081 Ubaté - Cundinamarca.

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4

2 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 4

3 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................... 4

4 ALCANCE DEL PLAN ........................................................................................................ 4

5 MARCO LEGAL O NORMATIVO ........................................................................................ 5

6 RESPONSABLES ............................................................................................................... 7

7 PUBLICO AL CUAL DIRIGIDO ........................................................................................... 7

8 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................................... 7

8.1 NORMATIVOS ................................................................................................................ 7

8.2 ADMINISTRATIVOS ...................................................................................................... 10 8.2.1. Metodología ................................................................................................................ 10 8.2.2. Gestión de las comunicaciones ................................................................................... 12

8.3 TECNOLÓGICOS .......................................................................................................... 12

9. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................. 12

9.1 Planeación .................................................................................................................... 13

9.1.1 Planeación Estratégica de la Gestión Documental ................................................... 13

9.1.2 Planeación Documental............................................................................................... 14

9.2. Producción documental .............................................................................................. 15

9.3. Gestión y Tramite......................................................................................................... 16 9.3.1. Gestión y Tramite en Atención al Ciudadano ............................................................. 17




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9.4. Organización Documental ........................................................................................... 18

9.5. Transferencias Documentales .................................................................................... 18

9.6. Disposición de documentos ....................................................................................... 19

9.7. Preservación a largo plazo .......................................................................................... 20

9.8. Valoración Documental ............................................................................................... 20

10. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD 22

10.1. Fase De Elaboración, Ejecución Y Puesta En Marcha .............................................. 23

10.2. Fase De Seguimiento ................................................................................................... 24

10.3. Fase De Mejora ............................................................................................................ 24

11. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ...................................................................................... 24

11.1. Programa De Documentos Vitales O Esenciales ....................................................... 24

11.2. Programa De Documentos Electrónicos .................................................................... 25

11.3. Programa De Documentos Especiales.......................................................................... 26

11.4. Programa Plan Institucional De Capacitación .............................................................. 27

11.5. Programa De Auditoria Y Control .................................................................................. 28

12. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN. .. 29

13. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 29

14. APROBACIÓN DEL PROGRAMA ................................................................................ 29




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1 Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" en su Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental, literal d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

1 INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental es un instrumento archivístico para la gestión documental de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 del 20151. El Programa de Gestión Documental – PGD, se articula con el Plan Institucional de Archivo – PINAR como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual del Hospital El Salvador de Ubaté Para la elaboración de este plan de identificaron las necesidades y aspectos críticos a mejorar y se definieron objetivos, metas y proyectos para el desarrollo de la gestión documental.

2 OBJETIVO GENERAL

Establecer el Programa de Gestión Documental como instrumento archivístico que formule y documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de los procesos archivísticos y actividades administrativas, tendientes a la planificación, procesamiento, manejo, preservación, documentación y organización de la documentación de archivo producida y recibida en el hospital desde su origen hasta su destino final.

3 OBJETIVOS ESPECIFICOS

− Formular la política de gestión de documentos. − Definir y establecer el Programa de Gestión documental en el hospital. − Documentar el proceso de gestión documental con enfoque de mejoramiento continúo

teniendo en cuenta la normatividad archivística y lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

4 ALCANCE DEL PLAN

El Programa de Gestión Documental del Hospital EL Salvador de Ubaté, deberá de cumplir en su aplicación dentro de la institución los ocho procesos de gestión documental de planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición, preservación a la largo plazo y valoración. Desde el punto de vista de la estructura organizacional, orienta y delimita el que hacer funcional de las unidades de correspondencia, archivos de gestión, archivo central, (E histórico a futuro), aplicado para la información física, para que de manera transversal las acciones concuerden con el plan estratégico institucional y plan de acción anual.




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5 MARCO LEGAL O NORMATIVO LEY 1712 DE 2014. (marzo 06) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. LEY 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. DECRETO 2609 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. ARTÍCULO 8°. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.

a. El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

b. La Tabla de Retención Documental (TRD).

c. El Programa de Gestión Documental (PGD).

d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e. El Inventario Documental.

f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de

derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. ARTÍCULO 9°. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.




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a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). DECRETO 612 DE 2018 (abril 4). Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado. El Artículo 2.8.2.5.8., del DECRETO 1080 DE 2015,' Único Reglamentario del Sector Cultura, mediante el cual se reglamentan las leyes 594 de 2000 y 1437 de 2011, incluye dentro de los instrumentos archivísticos para la gestión documental el Plan Institucional de Archivos PINAR; en el artículo 2.8.2.5.10., señala que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del




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Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, el cual debe ser publicado dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo, hoy Comité Institucional de Gestión y Desempeño. CIRCULAR EXTERNA NO. 001 DE FEBRERO 6 DE 2014: Expedida por el Archivo General de la Nación, sobre el cumplimento de la Ley 594 de 2000, los Decretos No. 2578 y No. 2609 de 2013 de Ministerio de Cultura, requiere que las entidades públicas elaboren el Diagnóstico Integral de Archivo, Planeación de la Gestión Documental, el Programa de Gestión Documental, el Sistema Integrado de Conservación, las Tablas de Retención Documental.

8 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

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8.1 NORMATIVOS El Programa de Gestión Documental de la E.S.E. Hospital el Salvador de Ubaté, se formula, aprueba, publica y ejecuta en concordancia con:

➢ Normas del orden constitucional; La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Decreto 2609 de 2009, Decreto 2693 de 2012, actividades previstas en el Manual de Gobierno en Línea - GEL; Directivas Presidenciales, Acuerdos, Circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental.

➢ COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se

reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. EN: DIARIO OFICIAL. Vol. 148. No. 48647. 17, diciembre, 2012. 8 pág.

6 RESPONSABLES

Alta dirección Área de planeación Oficina de control interno Oficina de gestión de calidad Área de talento humano Área de Sistemas de Información y Comunicaciones

7 PUBLICO AL CUAL DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental – PGD, está dirigido a los usuarios internos conformados por los colaboradores del hospital y usuarios externos conformados por los pacientes y su familia, entes de control y demás grupos de interés.




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➢ Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

➢ Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”

➢ “Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: c) El Programa de Gestión Documental “Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. “Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. [En línea]. Encontrado en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf Requerimientos Técnicos del P.G.D. Este requerimiento técnico, está orientado a validar las competencias y funciones que se le han sido asignadas a las instancias asesoras y ejecutoras de la gestión documental de la E.S.E. Hospital el Salvador de Ubaté. La existencia de estas instancias, sus reglamentos y funciones, se dará, teniendo en cuenta el Decreto 2578 de 2012.

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf




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Archivos institucionales de Gestión Central: determinar si estas instancias ejecutoras, cumplen o no, con las funciones y demás especificaciones que se puedan inferir de los artículos 6,7 del Decreto 2578 de 2012.

Instrumentos Archivísticos

Requerimiento técnico, orientado a validar la existencia o proceso de construcción, aprobación, difusión e implementación de los instrumentos archivísticos al interior de la E.S.E., tal como establece el Artículo 8, Decreto 2609/2012; el Acuerdo No 004 de 2013; Acuerdo No. 005 de 2013. Existencia y funcionamiento de la Unidad de Correspondencia Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de la unidad de correspondencia, siguiendo los estándares del Acuerdo 060 de 2001, Política de Cero Papel en la Administración Publica, Estrategia de Gobierno en Línea; Ley 1427 de 2011; Decr3eto 019 de 2012. Sistema de Administración de Archivos Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de los diferentes tipos de archivos, como los siguientes:

➢ Validación y cumplimientos de Requisitos Archivos de Gestión.

➢ Validación y cumplimientos de requisitos Archivo Central Requerimientos Económicos del P.G.D. La ejecución, la implementación y el cumplimiento de las estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión Documental en la E.S.E. Hospital el Salvador de Ubaté, requiere financiamiento para garantizar la implementación de las actividades, encontrándose en el presupuesto de gastos de la entidad. Se refleja en el plan anual de adquisiciones, los cuales son alimentados en el plan estratégico institucional.




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8.2 ADMINISTRATIVOS

Para dar cumplimiento a cada uno de los procesos de la gestión documental con sus respectivas actividades, la E.S.E. Hospital el Salvador de Ubaté cuenta con la siguiente estructura:

• El comité institucional de gestión y desempeño que es asesora de la entidad, dará cumplimento a la política institucional, entre las cuales se encuentra el programa de gestión documental.

• El sistema integrado de gestión será el eje articulador para garantizar el cumplimiento de los objetivos y políticas.

• El grupo de Gestión Documental es el responsable del seguimiento a la implementación de actividades establecidas en el P.G.D, a través de los instrumentos que esta determine, se realizaran capacitaciones que garanticen el cumplimiento del mismo.

• Las dependencias de la entidad serán los encargados de implementar las actividades del P.G.D.

8.2.1. Metodología

La información para identificar las necesidades de gestión documental se recopilo a través del diagnóstico, el cual está basado en las siguientes fuentes:

− Autodiagnóstico. Teniendo en cuenta los instrumentos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, se realiza el autodiagnóstico, se indica en el documento Plan Institucional de Archivo (PINAR), evaluando el componente de gestión documental y las categorías de nivel estratégico, documental, tecnológico y cultural frente a sus respectivas actividades de gestión; teniendo como resultados: insuficiencia de espacios físicos, deterioro de la documentación, desorganización documental, carencia de herramientas tecnológicas e incumplimiento a la norma.

− Informe de Gestión y Desempeño Institucional Teniendo en cuenta los resultados del informe de gestión y desempeño institucional, publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública en abril de 2018, el resultado de desempeño para la dimensión de Información y Comunicación – Política de Gestión Documental, PRESENTA COMO RESULTADO DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO UN PUNTAJE DE 54,5; para lo cual recomienda fortalecer la Gestión documental soportada en la Tabla de Retención Documental (TRD) y del Programa de Gestión Documental (PGD).




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Los índices desagregados de desempeño presentan el siguiente puntaje obtenido por cada índice evaluado:

POLÍTICA ÍNDICE PUNTAJE

Gestión Documental

Calidad de la planeación estratégica de la gestión documental

51,8

Calidad de la producción documental 65,4

Calidad de la organización documental 47,3

Calidad de la transferencia documental 57,2

Conservación y preservación documental 48,2

Nivel de implementación de tecnologías en la gestión documental

56,3

Nivel de apropiación institucional de la cultura de gestión documenta

49,6

En este sentido el grupo de Gestión Documental y las diferentes dependencias involucradas en la ejecución de actividades de gestión documental, impulsaran el documento con los siguientes planes para el cumplimiento de los objetivos planteados por la institución.

• Planes MIPG

• Plan de mejoramiento vigencia 2017-2018. Adicionalmente, el proceso de Diagnóstico debe tener en cuenta las acciones que se están desarrollando para la construcción de los siguientes instrumentos de gestión de información pública: Registro de Activos de Información (Artículo 2.1.1.5.1.1 Decreto 1081 de 2015): es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal. Índice de Información Clasificada y Reservada (Artículo 2.1.1.5.2.1 Decreto 1081 de 2015): es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. Esquema de Publicación de Información (Artículo 2.1.1.5.3.1 Decreto 1081 de 2015): es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al




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principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.

8.2.2. Gestión de las comunicaciones

El Programa de Gestión Documental del hospital se encuentra publicado en la página web institucional y se puede consultar en el siguiente enlace: http://www.hospitalubate.gov.co/.

8.3 TECNOLÓGICOS La E.S.E. Hospital el Salvador de Ubaté a través del plan tecnológico, determinara las condiciones tecnológicas de la entidad, definiendo los ajustes a que haya lugar con los sistemas de información existentes de la entidad, garantizando el cumplimiento de las características técnicas de infraestructura tecnológica, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios tecnológicos. Esta implementación debe estar articulada con el cumplimiento de los lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno En Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para ello se realizarán:

• Análisis de la infraestructura tecnológica.

• Riesgos sobre seguridad fiscal y del entorno y seguridad informática.

• Crecimiento de la capacidad de la infraestructura.

• Identificación en el mercado las herramientas tecnológicas y de infraestructura. Aplicando el principio de neutralidad tecnológica permita optimizar, modernizar e incorporar tecnologías de la información, orientada a facilitar las acciones para la gestión documental, uso, producción, administración y preservación de la información contenida en los documentos de archivo.

9. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Hospital El Salvador de Ubaté, mediante la implementación, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental, desarrolla los procesos de:

− Planeación

− Producción

− Gestión y Trámite

− Organización

− Transferencia

http://www.hospitalubate.gov.co/




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− Disposición de Documentos

− Preservación a Largo Plazo y

− Valoración

Estos documentos están articulados con el Sistema de Gestión del Hospital, a través del proceso de Gestión Documental, establecido en el Mapa de Procesos. 9.1 Planeación 9.1.1 Planeación Estratégica de la Gestión Documental Objetivo: Formular los documentos que reflejen la planeación estratégica del proceso de gestión documental.2 Alcance: Inicia con la formulación y aprobación de los planes, programas, proyectos, y procedimientos del proceso de gestión documental del archivo de la institución, hasta el seguimiento al cumplimiento de los mismos.

DESCRIPCIÓN

2 Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012, artículo 9, literal a. Planeación.




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Ac

tiv

ida

de

s

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

➢ Elaborar, revisar y publicar el Programa de Gestión Documental- P.G.D, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando sea necesario.

➢ Elaboración, revisión, publicación y actualización del Plan Institucional de Archivos- PINAR, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando sea necesario.

➢ Elaboración, revisión y divulgación de la política de gestión documental del Archivo General de la E.S.E.

➢ Crear o actualizar los procedimientos del proceso de gestión documental, para ello se incluirá los lineamientos para procedimientos de Gestión Documental.

➢ Identificar los requisitos legales, estándares de calidad y buenas prácticas para los procedimientos que conforman el proceso de gestión documental que permita evaluar el cumplimiento de estos y fijar lineamientos que permita crear o actualizarlos de acuerdo con la entidad.

➢ Registrar las actividades de seguimiento mensual de las dependencias del desarrollo de los documentos P.G.D y PINAR.

➢ Realizar difusión de los documentos elaborados y servicios prestados por el grupo de Gestión Documental.

Pro

ced

imie

nto

s ➢ El desarrollo de los procedimientos relacionados se hará de acuerdo con el

Sistema Integrado de Gestión- SIG: ➢ Seguimiento a planes de mejoramiento. ➢ Gestión del plan estratégico institucional. ➢ Indicadores de gestión. ➢ Manual de funciones.

9.1.2 Planeación Documental Objetivo: Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos del hospital. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental o Sistema de Gestión de Calidad3. Alcance: este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo asociados al Sistema de Gestión de Calidad.

DESCRIPCIÓN

3 Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012, artículo 9, literal a. Planeación.




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Activid

ad

es

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

➢ En cumplimiento de la ley de transparencia, identificar los registros de activos de información, elaborar el cuadro de clasificación, de las entidades públicas que implementan la política de acceso a la información pública.

➢ Automatización de formatos y formularios en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

➢ Establecimiento de las directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión, administración de documentos incluyendo: estructura, forma de producción e ingreso de los documentos, descripción a través de mecanismos de autenticación y control de la información, protección de datos personales y gestión ambiental para la producción documental.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos:

➢ Control de documentos. ➢ Procedimiento de declaración de etiquetado y manejo de la información, y

declaración de clasificación de la información. ➢ Política general de seguridad de la información.

Pro

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➢ Programa específico de documentos vitales o esenciales. ➢ Programa específico de gestión de documentos electrónicos.

9.2. Producción documental Objetivo: Realizar las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Alcance: Este procedimiento comprende desde el ingreso o producción de todos los documentos del Sistema de Gestión Documental.

DESCRIPCIÓN




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Activid

ad

es El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

➢ Creación y recepción de documentos. ➢ Aplicación de mejores prácticas en tecnologías de la información a través del uso

de la tecnología verdes, y que permita tener un trabajo colaborativo en sistemas de información.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Generar políticas de producción documental que incluya: preservación a largo plazo, generar documentos de soporte análogo, digital y electrónico, generación de copias idénticas a las originales.

➢ Integración de documentos, el desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIG:

➢ Control de documentos ➢ Elaboración y administración de copias de seguridad de los sistemas de

información. ➢ Manejo de la información, etiquetado y clasificación de información. ➢ Política de seguridad de la información. ➢ Manual de políticas de seguridad de la información.

9.3. Gestión y Tramite

Objetivo: El Proceso de Gestión y Trámite del hospital está relacionado con el conjunto de actividades necesarias para el registro, direccionamiento, distribución, descripción, disponibilidad, recuperación, acceso, control y seguimiento a los trámites que surten los documentos de la Entidad, hasta la resolución de los asuntos. Este proceso se encuentra normalizado mediante manuales, formatos y procedimientos propios de cada proceso Alcance: Este procedimiento comprende desde los documentos del sistema de gestión documental hasta la resolución de los asuntos del hospital.

DESCRIPCIÓN




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Activid

ad

es

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ➢ Registro, vinculación a un trámite y distribución de documentos. ➢ Consulta de documentos de archivo incluye, difusión disponibilidad canales de

acceso y recuperación de la información. ➢ Control y seguimiento a la atención en tiempo de respuesta a los tramites hasta

que estén finalizados. ➢ Seguimiento, control y disponibilidad de expedientes en archivos de gestión. ➢ Elaborar documentos que permitan mejorar la consulta de información a través de

canales de atención para los ciudadanos. ➢ Seguimiento, control y ampliación de canales de atención, difusión, acceso a la

información para facilitar la consulta de documentos de archivos, incluye usuarios en situación de discapacidad.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñará el procedimiento de “Gestión y tramite documental”. ➢ El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes

documentos: ➢ Consulta de documentos. ➢ Política general de seguridad de la información.

9.3.1. Gestión y Tramite en Atención al Ciudadano

DESCRICIÓN

Activid

ad

es

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ➢ Elaborar documentos que permitan mejorar la consulta de información a través de

canales de atención para los ciudadanos. ➢ Seguimiento, control y ampliación de canales de atención, difusión, acceso a la

información para facilitar la consulta de documentos de archivos, incluye usuarios en situación de discapacidad.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñará el procedimiento de “Gestión y tramite documental”. ➢ El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes

documentos: ➢ Consulta de documentos. ➢ Política general de seguridad de la información. ➢




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9.4. Organización Documental Objetivo: Realizar el conjunto4 de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Alcance: Este procedimiento comprende actividades de clasificación, ordenación y descripción documental en las etapas de archivo de gestión y archivo central del hospital.

DESCRIPCIÓN

Activid

ad

es

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ➢ Migrar y generar copia de la información contenida en la institución. ➢ Publicación de los instrumentos archivísticos del cuadro de clasificación

documental (CCD) y Tablas de Retención documental (TRD). ➢ Actualización de las Tablas de Retención Documental cuando así se requiera. ➢ Capacitación para la aplicación de las Tablas de Retención Documental. ➢ Seguimiento a la conformación correcta de expedientes en los archivos de

gestión.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñará el procedimiento de “Organización Documental”. ➢ El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes

documentos del SIG: ➢ Reglamento interno de archivo. ➢ Organización de documentos.

instr

um

e

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s

➢ Cuadro de Clasificación Documental (CCD). ➢ Tabla de Retención Documental (TRD). ➢ Inventarios documentales en archivos de gestión y archivo central.

9.5. Transferencias Documentales

Objetivo: Realizar el conjunto5 de operaciones para transferir los documentos durante las fases de archivo del hospital. Alcance: Comprende las transferencias primarias y secundarias aplicadas a documentos digitales o electrónicos en las etapas de archivo de gestión y archivo central.

4 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Literal d) Organización 5 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Literal e) Transferencias.




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DESCRIPCIÓN

Activid

ad


➢ Realizar las transferencias documentales primarias físicas y electrónicas. ➢ Verificar la aplicación de la clasificación y descripción de los expedientes objeto

de transferencia, así como las condiciones adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñará el procedimiento de “Transferencias documentales”. El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIG:

➢ Reglamento interno de archivo. ➢ Organización de documentos.

9.6. Disposición de documentos Objetivo: Realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental6 o en las tablas de valoración documental. Alcance: Comprende desde la selección de los documentos de archivos acorde con el periodo de retención establecido en las tablas de retención documental hasta la aplicación de la técnica de disposición final que corresponde aplicar a los documentos físicos, digitales y electrónicos del sistema de gestión documental.

DESCRIPCIÓN

Activid

ad

es

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ➢ Seguimiento y control de calidad y confidencialidad para la realización de la

destrucción documental. ➢ Selección de documentación de acuerdo a la finalización del periodo de retención

indicado en las Tablas de Retención Documental, aplicando técnicas de muestreo.

➢ Eliminación documental en soporte físico, digital y electrónico, el cual debe: actas de aprobación de eliminación por el comité interno de archivo, integrando la baja de los activos de la información, publicación en sitio web de los inventarios y actas de los documentos eliminados.

6 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Literal f)




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Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñará el procedimiento de “Disposición de Documentos”. El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIG:

➢ Disposición final de documentos. ➢ Política general de seguridad de la información. ➢ Manual de políticas de seguridad de la información.

9.7. Preservación a largo plazo Objetivo: Aplicar durante la gestión el conjunto de acciones 7y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Alcance: Comprende desde el desarrollo del sistema de conservación documental hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de documentos físicos, digitales y electrónicos.

DESCRIPCIÓN

Activid

ad


➢ Elaborar la política de preservación a largo plazo de documentos. ➢ Diseñar e implementar el sistema integrado de conservación orientados al fondo

de archivo, en las etapas de archivos de gestión y archivo central en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 006 del 2014.

Pro

ced

imie

nto

s

➢ Se diseñarán los procedimientos de “Conservación Documental” y “Preservación Digital a largo plazo”.

El desarrollo de este procedimiento será relacionado con los siguientes documentos del SIG:

➢ Elaboración y administración de copias de seguridad de los sistemas de información.

➢ Conservación preventiva. ➢ Política general de seguridad de la información. ➢ Manual de políticas de seguridad de la información.

9.8. Valoración Documental

Objetivo: Realizar el conjunto8 de actividades Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio de la cual se determinan sus valores primarios y

7 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Literal h) 8 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Literal e)




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secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). Alcance: Este procedimiento inicia desde la planeación de los documentos, es permanente y continuo durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos del sistema de gestión documental.

DESCRIPCIÓN

Activid

ad


➢ Realizar la valoración documental de acuerdo a cada agrupación documental que haya en la institución.

➢ Valorar la información producida y recibida, e identificar cuando y como se declara en los instrumentos señalado en la Ley de transparencia, articulado con las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental.

Pro

ced

imie

nto

s ➢ Se diseñará el procedimiento de “Valoración de Documentos”.

El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIP:

➢ Disposición final de los documentos. ➢ Evaluación y convalidación de aplicación de las TRD Y TVD. ➢ Política general de seguridad de la información. ➢ Manual de políticas de seguridad de la información.




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10. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

La implementación del Programa de Gestión Documental – PGD del Hospital El Salvador de Ubaté, tal como lo establece el Decreto 1080 de 2015 se divide en cuatro fases: Elaboración, Ejecución y puesta en marcha, Seguimiento y Mejora. El siguiente gráfico muestra los roles, según la estructura del ciclo PHVA - Planear-Hacer-Verificar - Actuar, para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD:




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10.1. Fase De Elaboración, Ejecución Y Puesta En Marcha

Con el propósito de fortalecer el proceso de gestión documental el hospital identifica la necesidad de la actualizar el PGD y se establece el siguiente cronograma de ejecución y puesta en marcha:

CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ASPECTO A IMPLEMENTAR

PLAZO DE EJECUCIÓN

Corto Plazo

Mediano Plazo

Largo Plazo

2018 2019 2020 2021 2022

IMPLEMENTACIÓN PROCESOS DE LA

GESTIÓN DOCUMENTAL

Planeación estratégica y documental

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia documental

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Valoración documental

IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS

ESPECIFICOS A IMPLEMENTAR

Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Programa de Documentos Electrónicos

Programa de Documentos Especiales

Programa Plan Institucional de Capacitación

Programa de Auditoría y Control

FASE DE SEGUIMIENTO DEL PGD

Seguimiento a las actividades del PGD




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FASE DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Ejecución de planes de mejora (cuando sean requeridos)

10.2. Fase De Seguimiento

El Grupo de Archivo y Gestión Documental, como responsable en la implementación del PGD, en sinergia con la Oficina de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación, harán monitoreo y evaluación permanente del PGD, el cual se verá reflejado en el levantamiento de acciones preventivas y correctivas en el plan de mejoramiento de los mismos.

10.3. Fase De Mejora La Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Archivo y Gestión Documental, determinaran acciones de mejora para el cumplimiento del plan de trabajo del PGD. 11. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

11.1. Programa De Documentos Vitales O Esenciales

Este programa comprende la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de los mismos documentos de la E.S.E. para:

➢ Asegurar el funcionamiento de la entidad. ➢ Evidenciar las obligaciones legales y financieras. ➢ La defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya

documentación haga parte del fondo documental de la institución. OBJETIVO GENERAL Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la custodia y preservación de los documentos vitales o esenciales de la E.S.E. con el fin de evitar la pérdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos y asegurar un plan de contingencia frente a la información que contiene dicha documentación. OBJETIVOS ESPECIFICOS

➢ Identificar los documentos vitales en las TRD de la institución. ➢ Clasificar los documentos vitales de la entidad. ➢ Definir y diseñar las políticas de sistemas de información que se requieren para la

preservación de la información y documentos de carácter vital.




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ACTIVIDADES PARA REALIZAR Las actividades a realizar en el programa de documentos vitales o esenciales son:

ACTIVIDADES

CORTO PLAZO

MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO

ENTREGABLE

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Identificación y clasificación de documentos vitales.

Elaborar la identificación y clasificación de documentos vitales de conformidad con TRD.

Elaborar inventario documental de los documentos.

Inventario documental de los documentos vitales.

11.2. Programa De Documentos Electrónicos

Este programa está diseñado a la implementación y seguimiento de estrategias para gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto con los procesos de gestión documental. OBJETIVO GENERAL Determinar los proyectos a realizar para la gestión de documentos electrónicos de la E.S.E., para dar cumplimiento normativo. OBJETIVOS ESPECIFICOS

➢ Documentar la situación actual del sistema de gestión de documentos de archivo. ➢ Establecer las estrategias que garanticen la gestión de documento electrónico de archivo

en la E.S.E.




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ACTIVIDADES PARA REALIZAR Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2018 hasta 2024 del programa de gestión de documentos electrónicos son:

ACTIVIDADES

CORTO PLAZO


ENTREGABLE

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Diagnóstico de documento electrónico.

Aplicar los instrumentos para el levantamiento de información y análisis del estado actual y perspectiva del funcionamiento del sistema de gestión de documento electrónico.

Identificar y realizar un informe del análisis de la producción documental para automatizar, teniendo en cuenta los procesos de la entidad y complejidad tecnológico.

Informe del análisis de la producción documental.

Determinar los proyectos a realizar para la gestión de documentos electrónicos en la E.S.E.

Proyectos de gestión de documentos electrónicos.

11.3. Programa De Documentos Especiales

El programa de documentos especiales está orientado a la gestión de los documentos de archivo que, por sus características, requieren tratamiento diferente, los cuales son: cartográficos, fotográficos, planos y audiovisuales. Adicionalmente, este programa establece las actividades técnicas para clasificar, ordenar, describir, conservar y consultar, para facilitar el acceso a la información contenida en los mismo. OBJETIVO GENERAL Determinar los proyectos a realizar para la gestión de documentos especiales en la E.S.E, para dar cumplimiento normativo.




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OBJETIVOS ESPECIFICOS

➢ Documentar la situación actual del programa de documentos especiales de archivo de la E.S.E.

➢ Establecer las estrategias que garanticen la gestión de documentos especiales en la E.S.E.

ACTIVIADADES PARA DESARROLLAR Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2018 hasta 2019 del programa de documentos especiales son:

ACTIVIDADES

CORTO PLAZO


ENTREGABLE

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Diagnóstico de documentos especiales.

Realizar un análisis de la información para la identificación de documentos especiales tales: cartográficos, planos, fotográficos y audiovisuales en la E.S.E.

Determinar los proyectos para garantizar la gestión de documentos especiales en la E.S.E.

Proyectos de gestión de documentos electrónicos.

11.4. Programa Plan Institucional De Capacitación

El plan institucional de capacitación desarrollado por el proceso de Gestión Humana, contemplando los siguientes aspectos en materia gestión documental: Programa de inducción, que incluya los siguientes temas en gestión documental:

➢ Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación.

➢ Explicación de políticas y procedimientos de la gestión documental. ➢ Comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y sus beneficios.




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Entrenamiento y capacitación, incluirá formación de gestión documental, teniendo en cuenta el aprendizaje organizacional de la entidad. Serán beneficiarios de los aspectos de formación en gestión de documental los servidores públicos así:

➢ Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, servidores con nombramiento provisional y contratistas podrán recibir inducción general en materia de gestión documental para levar a cabo una adecuada implementación del Programa de Gestión Documental en la entidad.

11.5. Programa De Auditoria Y Control

El programa de auditoría y control tiene como propósito fortalecer la gestión de la E.S.E, a través de acciones de evaluación y control. OBJETIVO Verificar y evaluar la conformidad de las actividades señaladas en el Programa de Gestión Documental de la E.S.E. con la normatividad archivística existente. JUSTIFICACIÓN El área de Control Interno, verificara el estado del plan, programa, actividad o tarea en un momento determinado, identificando los avances o cumplimiento, dando recomendaciones e identificando oportunidades de mejora que permitan detectar inconvenientes que puedan afectar la efectividad del sistema. ALCANCE Evaluar el grado de cumplimiento en cada una de las actividades señaladas en la implementación del Programa de gestión Documental y totalidad de las dependencias de la institución. BENEFICIOS

➢ Lograr los objetivos y metas establecidos en la política de Gestión Documental. ➢ Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de gestión documental. ➢ Reducir los riesgos identificados con el proceso de Gestión Documental en la entidad. ➢ Proteger la documentación como evidencia fundamental de los procesos institucionales

para la toma de decisiones. ➢ Fomentar el control de la documentación en todo el ciclo vital del documento.




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➢ Promover el adecuado uso de los instrumentos archivísticos.

12. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN. Se armoniza el Programa de Gestión Documental con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Plan estratégico institucional, Plan de Inversión, Plan de Acción Anual, Plan Institucional de Archivos y el Sistema de Gestión de Calidad. Con el propósito de complementar funciones, acciones y responsabilidades, mejoramiento continuo y satisfacción de la comunidad, garantizando la efectividad y armonización de los sistemas gestión. 13. BIBLIOGRAFÍA

• Banco terminológico de términos archivísticos, accesible en domino: bater.archivogeneral.gov.co

• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 5 de 2013. Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos. Capitulo IV: Descripción Documental. Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental.

• Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: implementación de un Programa de Gestión Documental- PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p.

• Colombia. Archivo General de la Nación. Mini-Manual: Archivamiento web: conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas. Bogotá: El AGN, 2014. 36 p.

• Colombia. Congreso de la República. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por el cual se crea la Ley General de Archivos.

• Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se distan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades de Estado.

• Ministerio de tecnologías de la información y comunicaciones – MINCTIC. Guía para la apertura de datos en Colombia. Bogotá: MINTIC, 2014. 66p.

14. APROBACIÓN DEL PROGRAMA

CRITERIO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ Jorge Andrés Espinel Auxiliar Administrativo

REVISÓ

Claudia J Velásquez Romero

Claudia Gómez Falcón

Subgerente Administrativa y

Financiera Asesor

APROBÓ Dra. Isabel Rocío

Garzón F Gerente

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