Prof. Dr. Harald Wehnes - WueCampus2 · Institute of Computer Science Chair of Communication...
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Institute of Computer ScienceChair of Communication Networks
Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia
Vorlesung
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Prof. Dr. Harald Wehnes
Veranstaltung 2 – Teil 2 (20.04.2015):Projektmanagement-Phasen: Initialisierung und Defin ition – Teil I
SS 2015
2 2Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2
Agenda
� Projektmanagementphasen
� Initialisierungsphase
� Definitionsphase
� Projektziele
� Lastenheft / Pflichtenheft
� Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
� Projektumfeld
� Stakeholdermanagement
� Projektorganisation
� Projektsteckbrief Projektantrag, Projektauftrag,
� Projekt Kickoff
3 3Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3
Prozessmodell der DIN 69901
� Projektmanagement-Phasen (unabhängig von der Projektart): Initialisierung – Definition – Planung – Steuerung - Abschluss
4 4Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4
5 Projektmanagement-Phasen (nach DIN 69901)
AbschlussphaseAbnahme des Projektes, Abschlussbericht/-veranstaltung, Lessons Learned
SteuerungsphaseProjektdurchführung, Reporting und Steuerung, Änderungsmanagement
PlanungsphaseProjektstrukturplan, Termin-, Ressourcen- und Kostenplan, Kommunikationsplan
DefinitionsphaseZiele definieren, Projektrahmen, Projektorganisation und Meilensteine festlegen
InitialisierungsphaseProjektidee skizzieren und analysieren, Projektleiter und weitere Teammitglieder benennen
5 5Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5
Projektphasen in der Realität ☺
1. Begeisterung
6. Auszeichnung: Nichtbeteiligte
4. Suche der Schuldigen
5. Bestrafung:Unschuldige
3. Ernüch-terung
2. Verwirrung
6 6Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6
Unterschiedliches Vorgehen in der Praxis
� Vorgehen A: Zwei separate PM -Phasen� Initialisierung : Die Projektidee wird zunächst konkretisiert
(Projektsteckbrief) und geprüft (Passt sie in das Projektportfolio / in die Unternehmensstrategie? Ist ein Gewinn zu erwarten? Wie hoch ist das unternehmerische Risiko? Stehen genügend Ressourcen zur Verfügung?)
� Entscheidung 1: Go (weiter mit der Definitionsphase) oder No-Go � Ausarbeitung des Projektantrags (Ergebnis der Definitionsphase ) � Entscheidung 2: Projekt umsetzen auf der Basis des genehmigten
Projektauftrags
� Vorgehen B: Initialisierung und Definition in einer PM-Phase� Projektinitialisierung und -definition gehen nahtlos ineinander über � Entscheidung: Projekt umsetzen auf der Basis des genehmigten
Projektauftrags
7 7Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7
Initialisierungsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse
Ergebnisse
� Skizze der Projektziele� Prüfung, ob Projekt vorliegt� Benennung des Projektleiters
und weiterer Teammitglieder � Beauftragung für die
nächste Projektphase: Erstellung Projektantrag
8 8Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8
Anlässe für Projekte
� Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus Vorschlagswesen
� Anfrage / Auftrag eines Kunden
� Konsequenz eines anderen Projektes
� Reaktion auf Marktentwicklung
� Maßnahme zur Erreichung eines definierten Unternehmensziels (aktives Projektportfolio-Management)
� Gesetzliche Änderungen
� Nutzung technischer Neuerungen
� Prüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, DS-Beauftragter)
� Kostensenkungsprogramm
� Unternehmensgründung / -krise
� Firmenfusion
9 9Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9
Definitionsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse
Auftrag für Projekt-
Definitions-Phase
Ergebnis: Projektantrag
� Festlegung der Projektziele� Grobe Aufwandsschätzung � Machbarkeitsbewertung � Business Case bzw.
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung� Projektumfeld- und
Stakeholder-Analyse � Zusammensetzung Projektteam� Meilensteinplan� (grober) Projektstrukturplan
10 10Professionelles Projektmanagement in der Praxis 10
Von der Idee zum Kickoff
Priorisierungsgremium(Strategischer Steuerkreis)
Kick
off
zur Ent-scheidung
Geneh-migung
Erstellung
Projektantrag
Aufwandwird häufig Unterschätzt!
Grobplanungerforderlich
Idee
BetrieblichesVorschlagswesenKundenauftrag
�Problem
Neue Geschäftsidee
Auftrag:Projektantrag
erstellen
oder
11 11Professionelles Projektmanagement in der Praxis 11
Agenda Projektziele
� Definition Projektziel
� Bedeutung klarer Ziele für den Projekterfolg
� Funktionen von Zielen im Projektmanagement
� Zielkategorien � Ergebnis- und Prozessziele
� Leistungs-, Termin-, Kosten und soziale Ziele
� Zielpriorisierung: Muss-, Soll- und Kann-Ziele
� Nicht-Ziele
� SMARTe Zielformulierung
� Messbarkeit von Zielen
� Zieltabelle (Beschreibung, Klassifizierung, Messkriterien)
� Zielhierarchie
� Zielbeziehungen
� Beispiele, Praxistipps
12 12Professionelles Projektmanagement in der Praxis 12
Was ist ein (Projekt-)Ziel?
Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand
Definition (DIN 69901-5:2009):
� Projektziel ist die "Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf.“
Hinweis: Gutes Projektmanagement hat als übergeordnete Ziele� Zufriedenheit des Auftraggebers und der Kunden
� Zufriedenheit der Projektmitarbeiter
� Zufriedenheit der sonstigen Stakeholder, z.B. Lieferanten
13 13Professionelles Projektmanagement in der Praxis 13
Projektzielklärung ist unabdingbar
Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“
UnklarerProjekt-auftrag
früher oder späterProjekt-
Krise
„Machen Sie mal“ „So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“
Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“
Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projektes
14 14Professionelles Projektmanagement in der Praxis 14
Bedeutung der Zieldefinition für Projekterfolg (1/2 )
15 15Professionelles Projektmanagement in der Praxis 15
Bedeutung der Zieldefinition für Projekterfolg (2/2 )
16 16Professionelles Projektmanagement in der Praxis 16
Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), S. 140
Funktionen von Zielen im Projektmanagement
� KontrollfunktionProjekterfolg wird überprüfbar; Ziel-Abweichungen lassen sich früh erkennen
� Orientierungsfunktion„Road Map“ des Projektes; alle wissen, wohin die Reise geht;Korrektur falscher Erwartungen (Nicht-Ziele)
� VerbindungsfunktionMitarbeitermotivation durch Einbindung in Zielformulierung und laufende Information zum Gesamtstatus: „Wir“-Gefühl
� KoordinierungsfunktionZielprioritäten erleichtern die Koordination der einzelnen Projekttätigkeiten
� SelektionsfunktionZieldefinition erleichtert Entscheidungen im Projektverlauf Bringt uns die Entscheidung näher zum Ziel, oder entfernt sie uns vom Ziel? Welche Alternative unterstützt am besten die Projektziele?
17 17Professionelles Projektmanagement in der Praxis 17
Hilfsfragen zur Ermittlung und Formulierung von Ziel en
1. Was wünscht sich der Auftraggeber?
2. Was wünscht sich der Endkunde/Endanwender?
3. Was soll das Produkt / die Dienstleistung alles können? Welchen Nutzen hat der Endkunde?
4. Was muss das Produkt / die Dienstleistung unbedingt können (Muss-Ziele)?
5. Wie lange darf das Projekt dauern?
6. Was darf das Projekt / Produktentwicklung kosten?
7. Welches sind die kritischen Erfolgskriterien?
8. Woran kann man die Zielerreichung überprüfen / messen?
18 18Professionelles Projektmanagement in der Praxis 18
Workshopteil 1: Ziele definieren
Teams entwickeln besonders wichtige Ziele zu ihren Team-Projekten1. lauffähige Applikation, die Ehrenamtler mit Organisationen verbindet
2. funktionsfähige Internetplattform
3. funktionaler Prototyp mit positivem Evaluationsfeedback
4. Facetten einer Stadt zeigen
5. möglichst günstiger und intuitiv bedienbarer Prototyp
6. funktionsfähiger Generator mit einer kleinen Anzahl an Designs
7. intuitive und sichere Bedienbarkeit
8. Tiere erfolgreich vermitteln
9. Webplattform aufbauen und auf dem Markt etablieren
19 19Professionelles Projektmanagement in der Praxis 19
Zielkategorien: Ergebnis- und Vorgehensziele
Ziele, die am Ende des Projektes erreicht sein sollen:
• Lieferobjekte (Deliverables)in bestimmter Qualität
• Antwortzeiten der Software
• Hohe Kundenzufriedenheit mit neuem Produkt / neuer Serviceleistung
Ziele, die im Projektverlauf erreicht werden sollen:
• Umsetzung nur mit internen Mitarbeitern
• Zufriedene Projektmitarbeiter
• Gute Kommunikation innerhalb des Projektteams
Projektziele
Ergebnisziele Vorgehensziele
2020Seminar Projektmanagement
Zielkategorien der Ergebnisziele
Ergebnisse)
Leistungsziele (Lieferobjekte)
Produkte/DL
Qualität
Quantität
TerminlicheZiele
Finanzielle Ziele
Soziale Ziele
21Project Management 21
My personal project „W@T (work & travel)“
W@T
Result objectives
Excellent lecture at
HUST
Visiting famous locations in
Vietnam
Time objectives
2 weeks: work
2 weeks: travel
Financial and cost objectives
Affordable journey
Social objectives
Participation in culture events
Meeting friendly people, new
friends / partners
Project Objectives Vietnamreise, 3/2015
2222Seminar Projektmanagement
Zielpriorisierung: Muss-, Soll- und Kann -Ziele
Ziele, die im Projektverlauf vollständig erreicht werden müssen. Falls sie nicht erreicht werden, gilt das Projekt als gescheitert .
Ziele, die im Projektverlauf weitestgehend erreicht werden sollen. Falls sie nicht ganz erreicht werden, ist das Projekt nichtgescheitert.
Wünschenswerte Ziele. Falls sie nicht erreicht werden, ist das Projekt nicht gescheitert.
Mit dieser Kategorisierung kann im Projekt in Engpass-Situationen (priorisiert) gesteuert werden: • Prio 1: Muss-Ziele• Prio 2: Soll-Ziele• Prio 3: Kann-Ziele
Projektziele
Muss-Ziele Soll-Ziele Kann-Ziele
2323Seminar Projektmanagement
Nicht-Ziele für die Abgrenzung des Projektumfangs
Zur Abgrenzung des Projektumfangs (Scope) müssen auch die „Nicht-Ziele “ festgelegt werden
� „Nicht-Ziele“: Was NICHT Bestandteil des Projektes ist
� Abgrenzung erhöht die Entscheidungssicherheit für alle Beteiligten:
– schafft Klarheit und
– vermeidet unnötige Konflikte (aufgrund unausgesprochener Erwartungen)
Beispiel:
� Nicht-Ziel: Zum Kongress-Projekt gehört NICHT die Planung, Organisation und Betreuung der begleitenden Fachmesse. Diese Aufgabe übernimmt Herr/ Frau xy
2424Seminar Projektmanagement
Ziele müssen SMART formuliert werden
S = SpezifischWas soll genau erreicht werden? Das „S“ wird vielfach als auch synonym für„schriftlich fixiert und präzisiert“ verwendet. Ziele sind immer positiv zu formulieren.
M = MessbarWelches sind die Messkriterien? An welchem Zielmaßstab soll die Zielerreichunggemessen und kontrolliert werden?
A = Attraktiv Ist das Ziel anspruchsvoll und herausfordernd? Oftmals wird das „A“ auch gleichgesetztmit „akzeptabel“ oder „aktiv beeinflussbar“. Das bedeutet, dass der Projektleiter, mit dem das Ziel ja vereinbart wird, auch in der Lage sein muss, die Zielerreichung mit den ihmzur Verfügung stehenden Mitteln aktiv zu beeinflussen.
R = RealisierbarIst das gesteckte Ziel unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und der vorhandenen Ressourcen erreichbar?
T = TerminiertIst eine Frist gesetzt, innerhalb der das genannte Ziel erreicht werden soll? Ggf. bietet sich die ergänzende Vereinbarung von terminierten Zwischenzielen an.
2525Seminar Projektmanagement
Ziele müssen messbar sein bzw. gemacht werden
Vorgehen� Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen � Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder
Maximalwerte hierfür vereinbaren� Qualitative Ziele durch subjektive Bewertungsverfahren beurteilen lassen
Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war
Miß es oder vergiß es!
Falsche Zieldefinition Richtige Zieldefinition
Möglichst viele Kongress-teilnehmer sollen aus der Wirtschaft kommen.
60 % der Kongressteilnehmer sollen aus der Wirtschaft kommen. Kriterium: Auswertung der Anmeldeliste
Die Teilnehmer sollen mit dem Fachprogramm zufrieden sein
Die Teilnehmer bewerten das Fachprogramm mit mindestens der Note „gut“ (2,0). Kriterium: Auswertung der Feedbackbögen
26 26Professionelles Projektmanagement in der Praxis 26
Workshopteil 2: Zielschärfung (SMARTe Ziele)
Teams entwickeln (SMARTe) Ziele zu ihren Team-Projekten
1. Lauffähige Applikation, die Ehrenamtlermit Organisationen verbindet
2. Funktionsfähige Internetplattform
3. Funktionaler Prototyp mit positivem Evaluationsfeedback
4. Facetten einer Stadt zeigen
5. Möglichst günstiger und intuitiv bedienbarer Prototyp
6. Funktionsfähiger Generator mit einer kleinenAnzahl an Designs
7. Intuitive und sichere Bedienbarkeit
8. Tiere erfolgreich vermitteln
9. Webplattform aufbauen und auf dem Markt etablieren
1. Lauffähige und benutzbare Applikation (quesi-Wert von mind. 3)
2. Funktionsfähige Internetplattform, die mindestens 80% der Golf-Clubs in Deutschland enthält
3. Lauffähige und benutzbare Applikation (quesi > 3,5, nasa tlx<40)
4. Mindestens 3 Vertreter je Kategorie
5. Prototyp, der höchstens so viel kostet, wie Konkurrenz (quesi >3)
6. 3 verschiedene Designs werden angeboten
7. Im Durchschnitt 4 von 5 Punkten bei Befragen zu Bedienbarkeit und Sicherheit
8. Durchschnittliche Vermittlungszeit der Tiere verkürzen
9. Lauffähige Internetplattform mit Spielspaßfaktor gut oder sehr gut
27 27Professionelles Projektmanagement in der Praxis 27
Vorgehen: Zielentwicklung
Schritte: Ziele ermitteln, bewerten, priorisieren und vereinbaren (vor Projektstart)
1. Ziele sammeln und formulieren (Top-down, Bottom-up oder Kombination)
2. Ziele clustern bzw. priorisieren: Zieltabelle, Zielhierarchie
� Ergebnisziele
� Vorgehensziele
� Muss-Ziele� Soll-Ziele� Kann-Ziele
� Leistungsziele� Terminziele� Kostenziele� Soziale Ziele
3. Nicht-Ziele klären
4. Ziele messbar machen (operationalisieren)
5. Gegenseitige Beeinflussung von Zielen analysieren und mögliche Zielkonflikte erkennen: Zielbeziehungsmatrix
6. Ziele mit Team und Auftraggeber abstimmen
7. Ziele in den Projektantrag als Projektziele aufnehmen
8. Ggf. weitere Schärfung der Ziele vornehmen
30 30Professionelles Projektmanagement in der Praxis 30
Beispiel: Nicht-Ziele
Kein öffentlicher bzw. frei zugänglicher Service während Projektlaufzeit (nur lokale Tests etc.)
Keine neues Bezahlsystem (wie z.B. Paypal etc.)
Keine native App-Implementierung
31 31Professionelles Projektmanagement in der Praxis 31
Zielbeziehungen
• Zwei Ziele schließen sich gegenseitig aus � Bereinigung vornehmen
Zielantinomie
• Die Erfüllung eines Ziels beeinträchtigt die Erfüllung des anderen Ziels � Zielkonflikt lösen
Zielkonkurrenz
• Die beiden Ziele sind voneinander unabhängig Zielneutralität
• Zwei Ziele sind deckungsgleich Zielidentität
• Die Erfüllung des einen Ziels fördert die Erfüllung des anderen Ziels Zielkomplementarität
32 32Professionelles Projektmanagement in der Praxis 32
Zielbeziehungsmatrix zeigt die Zielverträglichkeiten
T1 T2 T3 T4 K1 K2 L1 L2 L3 L4 S1
n Kp n kp n n kp kp n kp T1
Kp n kp n kp n kp n kp T2
n kp n kp kk kp n kp T3
n n kp n kp kp n T4
n kk kk kp n kp K1
n n kp n n K2
i = identisch kp n n kp L1
kp = komplementär n n kk L2
n = neutral kp kp L3
kk = konkurrierend n L4
a = antimon S1
Beispiel
34 34Professionelles Projektmanagement in der Praxis 34
Zielbeziehungen prüfen
Ist der Zielekatalog „rund“?
� Erforderliche Aktivitäten
� Zielantinomie � Entscheiden, welches Ziel eliminiert wird
� Zielkonkurrenz � Priorisieren eines Ziels
� Zielidentität � Zielekatalog reduzieren
� Häufiger Zielkonflikt bei Softwareprojekten
� Schnelle Produktfertigstellung versus hohe Produktqualität
� Häufige Konsequenz: Reduktion der Testzeiten � Schlechtere Produktqualität und
zusätzliche Kosten für Nachbesserungen
� Lösung: Priorisierung vornehmen
Beispiele: „Qualität vor Zeit“, „Time-to-market“, „Design-to-cost“-Ansatz
36 36Professionelles Projektmanagement in der Praxis 36
Empfehlungen zu „Projektziele“
� ZieldefinitionsworkshopDa die Projektziele eine herausragende Bedeutung besitzen (was nicht in der Zieltabelle ist, wird auch nicht erreicht), empfiehlt es sich, vor dem Projektstart einen Zieldefinitionsworkshop mit den wichtigsten Stakeholdern durchzuführen
� Frühzeitiges Priorisieren von ZielenUm später im Projektverlauf unnötige Diskussionen zu vermeiden, sind Zielpriorisierungen frühzeitig vorzunehmen
� SMARTe Zielformulierung : Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und achten Sie dabei auf die Messbarkeit
� Ziele kommunizieren (Commitment der Beteiligten)Es ist wichtig, dass den Projektbeteiligten die Ziele vermittelt werden und sie diese Ziele anerkennen
� Zielüberprüfung und -anpassung im ProjektverlaufDie Projektziele sind im Projektverlauf zu verfolgen (lfd. Messung des Zielerreichungsgrades), zu überprüfen und ggf. anzupassen
37 37Professionelles Projektmanagement in der Praxis 37
Aufgabe 2: Zielbeschreibung, Zielhierarchie
Erarbeiten Sie für Ihr Projekt eine Zielbeschreibung mit Zielhierarchie
1. Sammeln Sie die Ziele Ihres Projektes
2. Ordnen Sie die Ziele in einer Zielhierarchie (alle Ziele als Grafik mit Baumstruktur)
� Leistungs-, Termin- , Kosten- und soziale Ziele
� Muss-, Soll- und Kann-Ziele
3. Operationalisieren Sie die Ziele in einer Tabelle der Einzelziele (Ziele-Template)� Klassifizierung� Priorität � Messkriterien zu den einzelnen Zielen
4. Angabe von Nicht-Zielen
5. Stellen Sie die Zielverträglichkeit in einer Zielbeziehungsmatrix dar (Ziele-Template)
6. Erläutern Sie 3 unterschiedliche Zielbeziehungen
Fassen Sie die Ergebnisse zusammen A2_Team_x.ppt (Präsentation)
Erstellen Sie Kapitel 1.2 des Projektberichts Projektbericht_1_2_Team_x.doc
38 38Professionelles Projektmanagement in der Praxis 38
Termine zur Aufgabe 2
24.04.2015*: Folien A2_Team_x.ppt
27.04.2015: Präsentation der PL von Team 1 – 4 (8 – max. 10 Minuten)
01.05.2015*: Projektbericht, Kapitel 1.2, Projektbericht_1_2_Team_x.doc
*) Upload auf WueCampus2
39 39Professionelles Projektmanagement in der Praxis 39
Projektbericht
1. Projekt / Projektziele
2. Projektumfeld, Stakeholder
3. Risikoanalyse
4. Projektorganisation, Kommunikation
5. Phasenplanung, Meilensteine
6. Projektstrukturplan, Arbeitspakete
7. Ablauf- und Terminplanung
8. Einsatzmittel- /Kostenplanung
9. Verhaltenskompetenz
10. Wahlelemente
11. Anhang
Zu jedem Abschnitt (PM-Element)
� Einleitende kurze Beschreibung der Theorie / PM-MethodikBeispiel: Warum macht man eine Projektzieldefinition?Wie geht man dabei vor? Was ist besonders zu beachten?
� Beschreibung des konkreten Vorgehens im ProjektWie wurden die Projektziele ermittelt, klassifiziert etc.?
� Beschreibung der erzielten Ergebnisse und ErfahrungenTabellarische Darstellung der Projektziele mit Erläuterungen, Zielhierarchie, Zielbeziehungen,Reflektion! Vorlage und Muster auf wuecampus2
Anleitung_zum_Tr
ansfernachweis_Z08_NCB3_V