Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg,...
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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1kubus-IT
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 2 (25.05.2009):
Projektplanung 2 mit MS Project 2007
SS 2009
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2kubus-IT
Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2007
1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info2. Projekteinstellungen vornehmen (Feste Dauer, ...)3. Projektkalender einrichten4. Projektstrukturplan
Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge
• Höherstufen• Tieferstufen• Vorgangsinformationen
5. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine
6. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge
Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen
ReviewReview
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3kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareBalkendiagramm
Ansicht Balkendiagramm (Gantt)
ReviewReview
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4kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad
Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten
ReviewReview
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5kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad mit Puffer
Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten ...
Balkendiagramm: EinzelheitenAuswahlAuswahl
Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende
1 Vorbereitung 11 Tage Mon 22.05.06 Mit 07.06.06
2 Anforderungen definieren 2 Tage Mon 22.05.06 Die 23.05.06
3 Angebote einholen 1 Woche Mit 24.05.06 Mit 31.05.06
4 Auswahl der PM-Software 4 Tage Don 01.06.06 Mit 07.06.06
5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mit 07.06.06 Mit 07.06.06
6 Durchführung 5 Tage Don 08.06.06 Mit 14.06.06
7 Installation der Software auf Server1 Tag Don 08.06.06 Don 08.06.06
8 Installation der Software auf Clients3 Tage Don 08.06.06 Mon 12.06.06
9 Schulung vorbereiten 2 Tage Don 08.06.06 Fre 09.06.06
10 Schulung der Anwender 2 Tage Die 13.06.06 Mit 14.06.06
11 Feier 0 Tage Mit 14.06.06 Mit 14.06.06
2 Tage
1 Tag
S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S15. Mai '06 22. Mai '06 29. Mai '06 05. Jun '06 12. Jun '06
freier Puffer
freier Puffer
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6kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-SoftwarePufferzeiten im Projekt anzeigen
Menüpunkt: Ansicht Tabelle: Eingabe
Berechnete Termine
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7kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareNetzplandiagramm
Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm
Vorbereitung
Anfang: 22.05.06Nr.: 1
Ende: 07.06.06 Dauer: 11 Tage
Abg.: 0%
Angebote einholen
Anfang: 24.05.06 Nr.: 3
Ende: 31.05.06 Dauer: 1 Woche
Res.:
Auswahl der PM-Software
Anfang: 01.06.06 Nr.: 4
Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage
Res.:
Durchführung
Anfang: 08.06.06Nr.: 6
Ende: 14.06.06 Dauer: 5 Tage
Abg.: 0%
Anforderungen definieren
Anfang: 22.05.06 Nr.: 2
Ende: 23.05.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
Auswahl der PM-Software
Anfang: 01.06.06 Nr.: 4
Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage
Res.:
Präsentation und Mittelfreigabe
Meilensteindatum: Mit 07.06.06
Nr.: 5
Installation der Software auf Server
Anfang: 08.06.06 Nr.: 7
Ende: 08.06.06 Dauer: 1 Tag
Res.:
Installation der Software auf Clients
Anfang: 08.06.06 Nr.: 8
Ende: 12.06.06 Dauer: 3 Tage
Res.:
Schulung vorbereiten
Anfang: 08.06.06 Nr.: 9
Ende: 09.06.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
Schulung der Anwender
Anfang: 13.06.06 Nr.: 10
Ende: 14.06.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
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8kubus-IT
Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2007
1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht Ressource: Tabelle
2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definierenExtras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender
3. „Ressourcen Vorgängen“ zuordnenAnsicht BalkendiagrammExtras Ressourcen Ressourcen zuordnen
4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz
5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten
Projekt Projektinfo StatistikAnsicht Tabelle: Kosten
7. Basisplan speichernErgebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung
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9kubus-IT
Ressourcentabelle
Arbeit (Personen- und
Sachmittel)
Material (Verbrauchs-materialien)
Personenname,Berufs- oderMaschinenbez.,Materialname, ..
Kürzel desRessourcen-
namens
Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg)
Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h
Max. Kapazitätder Ressource
in %
Fester Kosten-
betrag pro Einsatz einer Ressource
Fälligkeits- verfahren bezügl.
Vorgangs-dauer: Anfang AnteiligEnde
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10kubus-IT
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Arbeitspakete Dauer M I S Vorgänger
1. Anforderungen definieren
2t 1,5t 0,5t
2. Angebote einholen 1w 1t 1
3. Auswahl der PM-Software
4t 2t 1t 2
4. Präsentation und Mittelfreigabe
0t 3
5. Installation der Software auf Server
1t 1t 4
6. Installation der Software auf Clients
3t 3t 4
7. Schulung vorbereiten 2t 2t 4
8. Schulung der Anwender 2t 2t 5;6;7
9. Abschluss mit Feier 0t 8
Arbeit (= Aufwand)
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11kubus-IT
Beispiel: Ressourcenplanung
1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle)
2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein Gültiges (z.B. 12.05.2009 und 22.05.2009 sind
Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren
Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.)
Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender
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12kubus-IT
Beispiel: Ressourcenzuordnung
3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt)
Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen
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13kubus-IT
Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet
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14kubus-IT
Unterschied: Aufwand / Dauer
Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t)
Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT)
Aufwand Dauer=
Dauer des APs
Aufwand des APs
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15kubus-IT
Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang „Informationen zum Vorgang – Register Spezial“
Vorgangsarten
Feste Arbeit
Feste Einheiten
Feste Dauer
Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel
Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel
Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel
Grundformel für die Berechnung:
Beispiel:
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h Arbeit
Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag
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16kubus-IT
Leistungsgesteuerte Terminplanung
Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der
Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang
verändert sich die Dauer
Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit(= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird
a) Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen:Standardvorgehensart: Feste DauerNeue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren
b) Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen
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17kubus-IT
Beispiel: Ressourcenüberlastung
4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Grafik
Überlastungen: rot gekennzeichnet
Nr. Ressourcenname Arbeit
1 Methodix 88 StundeAnforderungen definieren16 StundeAngebote einholen40 StundeAuswahl der PM-Software32 Stunde
2 Installix 32 StundeInstallation der Software auf Server8 StundeInstallation der Software auf Clients24 Stunde
3 Schulix 16 StundeSchulung vorbereiten8 StundeSchulung der Anwender8 Stunde
4 PM-SW + Doku 0 Stunde
Einzelheiten
ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit
M D F S S M D M05. Jun '06 12. Jun '06
8Std.
8Std.16Std. 8Std. 8Std.8Std.8Std. 8Std. 8Std.4Std. 4Std. 4Std.4Std. 4Std.
4Std.
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
160%
180%
200%
Benötigte Ressourceneinheiten:
Installix Überlastet: Zugeteilt:
M D F S S M D M05. Jun '06 12. Jun '06
200% 100% 100%
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18kubus-IT
Beispiel: Ressourcenplanung
Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-
ressourcen einfügen+ überschaubar
- aufwendig
Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“
überlasteter Ressourcen
Extras Kapazitätsabgleich...
5. Kapazitätskonflikte lösen
Neu abgleichenNeu abgleichen
20%
40%
60%
80%
100%
Benötigte Ressourceneinheiten:
Installix Überlastet: Zugeteilt:
M D M D F S S M D23. Mai '05 30. Mai '05
100% 100% 100% 100%
+ leistungsfähiges Tool
- Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar
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19kubus-IT
Beispiel: 6. Kostenplanung
6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle
6.2 Kosten pro Vorgang:
Ansicht Vorgang: Einsatz
Ansicht Tabelle: Einsatz
Kosten
Nr. Ressourcenname Art MaterialbeschriftungKürzel Gruppe Max.Einh.
Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalender
1 Methodix Arbeit M 100% 40,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I 100% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S 50% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-SW + Doku Arbeit P 100% 0,00 EUR/Stunde 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke + Büffet Arbeit G 100% 0,00 EUR/Stunde 250,00 EUR Anteilig Standard
Nr. Vorgangsname FesteKosten
Fälligkeitfester Kosten
Gesamtkosten
1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR
Methodix 640,00 EUR3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR
Methodix 1.600,00 EUR4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR
Methodix 1.280,00 EUR5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR
Methodix 0,00 EURPM-SW + Doku 5.000,00 EUR
6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR7 Installation der SW auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Installix 280,00 EUR8 Installation der SW auf Clients 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR
Installix 840,00 EUR9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Schulix 280,00 EUR10 Schulung durchführen 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR
Schulix 280,00 EUR11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR
Getränke + Büffet 250,00 EUR
Einzelheiten
ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit
M D M23. Mai '05
8Std. 8Std.
8Std. 8Std.8Std. 8Std.
0Std.0Std.0Std.
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20kubus-IT
Kostenplanung mit MS Project
6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...Statistik...
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21kubus-IT
Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1)
Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen:1. Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen
Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 € / h für jedes Teammitglied)2. Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu3. Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen4. Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei
darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird!5. Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“
Präsentation des Projektleiters von Teams 5
Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem „jour fixe“-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten
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22kubus-IT
Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)
Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt
Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs Ressourcenplan
• Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen)
• Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum 31.05.2009 Erfahrungen
• Projektarbeit• MS Project 2007
Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes
Projektbericht-Team_x.doc
Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: 4.6.2009 (Donnerstag)(Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)
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23kubus-IT
Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes – ohne dass sich die Dauer ändert
Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von 3 Tagen für Methodix und 0,5 Tagen für Schulix
1. Vorgangsart dieses Vorgangs auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen
2. Bei der Zuweisung der Ressourcen zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen (t) oder Stunden (h) angeben
Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt
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24kubus-IT
zu Aufgabe 4: Projektbericht
7. Ablauf- und Terminplanung7.1 VorgangslisteAuflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein.
7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter NetzplanDarstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein.
7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB)Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand).
8. Einsatzmittel- und Kostenplanung8.1 Einsatzmittelbedarf / EinsatzmittelplanBeschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete.
8.2 Auslastungsprofil für kritische EinsatzmittelAbbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung.
8.3 ProjektkostenErläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse.
Inhaltliche Anforderungen kursiv