Planeacion Con MS Project

7/28/2019 Planeacion Con MS Project

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Diplomado en Gerencia de la Construccin

Planificacin

de

Proyectoscon

MS Project


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El Proyecto

Descripcin La obra que servir de base para el

presente ejercicio es un cerco perimtrico

de 100m de longitud, y la construccin porejecutar incluye la excavacin de zanjas, elvaciado de cimientos y sobrecimientos, el

asentado de muros y el vaciado de vigas ycolumnas de amarre.


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El Proyecto


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Estructura de Descomposicin delTrabajo (EDT)

La EDT es la herramienta bsica de planificaciny anlisis con que respondemos a las preguntas :

Qu es lo que se quiere conseguir ?

Cual es la relacin jerrquica entre losdistintos trabajos?

La idea bsica del EDT es la divisin del Proyectoen grandes grupos de trabajo y, estos a su

vez divididos en tareas, las cuales se dividirnen subtareas y as sucesivamente.


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El trabajo a efectuar puedesubdividirse tantas vecescomo convenga, hasta llegar altamao de tarea msconveniente.

El tamao de final de tareaelegido, debe ser losuficiente pequeo como parapermitir su adecuado control yvisibilidad sin necesidad decrear complicados y costosossistemas de control.


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Est

ructurade

Descomp

osicin

delTrabajo(EDT)


7/58Diplomado en Gerencia de la Construccin

Est

ructurade

Descomp

osicin

delTrabajo(EDT)



El EDT Es una herramienta para el control yla gestin de proyectos , que sirve paradefinir exactamente las tareas a efectuar y

el producto a producir en cada una de ellas,en la consideracin de que la suma de todaslas entregas (outputs), conllevar a laconsecucin del Proyecto.




La EDT y la descripcin del trabajo a efectuardebe ser fcil de entender La divisin de las tareas no debe hacerse lo ms

pequea posible de una manera arbitraria.Debe tener suficiente contenido y peso dentro delcontexto total como para tener una significativacontribucin al proyecto.

La EDT puede considerarse como los hitosvisibles, medibles y tangibles del proyecto.

Las tareas deben tener claramenteprogramadas las fechas de inicio y terminacin. La EDT no tiene porqu tener el mismo nmero

de niveles en todos los proyectos.

Criterios para el desarrollo de la

estructura de descomposicin del trabajo (EDT)



Criterios para el desarrollo de la

estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Las tareas situadas en el nivel ms bajo delEDT Son los llamados Paquetes de Trabajo Las tareas deben tener claramente

programadas las fechas de inicio y terminacin

La EDT no tiene porqu tener el mismo nmerode niveles en todos los proyectos Las tareas situadas en el nivel ms bajo del

EDT son los llamados Paquetes de Trabajo


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Estructura outline Diagrama en rbol

La descomposicin puede realizarse de mltiples

formas dependiendo del nfasis e interpretacin

que se quiera dar a los distintos nivels

1. Actividad1.1 Activ.

1.1. A Activ

1.1. B Activ

1.2 Activ.

2. Actividad

Activ. 1.1. A Activ. 1.1. B

Activ. 1.1 Activ. 1.2

Activ. 1 Activ. 2

Primer nivel

Estructura de Descomposicin

de Trabajos

WBS (Work Breakdown Structure)



MOVIMIENTO

DE TIERRASCOLUM NAS ALBAILERIA

EXCAVACION

PARACIMIENTOSHASTA 1.00

M T TERRENONORMAL

RELLENO

CONMATERIAL

PROPIO

ELIMINA CION

CONTRANSPORTE(CARGUIO A

MANO)REN.=25M3/DIA

CONCRETO

ENCOLUMNAS

F'C=175KG/CM2

ENCOFRADO

YDESENCOFR

ADONORMAL ENCOLUMNAS

ACERO

ESTRUCTURAL

TRABAJADOPARA

COLUMNAS

M URO SOGA

1CARAV.LADR. SIL-CALC. KK

AM ARRECON CEM -C-

A

M O M O M O M O M O M O M O

M A M A M A M A

EQ EQ EQ EQ EQ

CONCRETO

SIMPLEVIGAS

CIMIENTOS

CORRIDOSM EZCLA 1:10CEMENTO-

HORMIGON30%PIEDRA

ENCOFRADO

YDEDESENCOF

RADO

SOBRECIMIENTO HASTA

0.30 MT

CONCRETO

1:8+25%P.M.PARA

SOBRECIMIENTOS

CONCRETO

EN VIGASF'C=175

KG/CM2

ENCOFRADO

YDESENCOFR

ADO

NORMAL ENVIGAS

ACERO

ESTRUCTURAL

TRABAJADO

PARA VIGASY DINTELES

M O MO M O M O M O M O

M A MA M A M A M A M A

EQ EQ EQ EQ EQ EQ

CERCO PERIM ETRICO L=100 M

Estru

cturade

DescomposicindelTrabajo



El Proyecto

Presupuesto del Proyecto En la pgina siguiente aparece el presupuesto

inicial de la obra en un formato convencional.Las actividades aparecen organizadas enpartidas, y para cada una de ellas existe unmetrado de obra, un valor unitario y un valortotal. El presupuesto incluye tambin totales a

nivel de captulo y un total general.



Pres

upuesto

PRESUPUESTOOBRA CERCO PERIMETRICO L=100MLUGAR SURCOFECHA MAYO DE 2001Partida Descripcin Unidad Metrado Precio Parcial Subtotal

01.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS01.02.00 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT

TERRENO NORMAL

M3 60.00 16.07 964.20

01.03.00 RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 9.00 25.72 231.4801.04.00 ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO)

REN.=25 M3/DIAM3 54.30 49.28 2,675.90 3,871.58

02.00.00 CONCRETO SIMPLE02.01.00 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-

HORMIGON 30% PIEDRAM3 48.00 104.79 5,029.92

02.02.00 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTOHASTA 0.30 MT

M2 80.00 22.75 1,820.00

02.03.00 CONCRETO 1:8+25% P.M. PARA SOBRECIMIENTOS M3. 7.50 148.56 1,114.20

03.01.00 COLUMNAS03.01.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=175 KG/CM2 M3 1.80 294.37 529.8703.01.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN

COLUMNASM2 24.00 29.76 714.24

03.01.03 ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA COLUMNAS KG. 405.58 1.97 798.99 10,007.2203.02.00 VIGAS03.02.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM2 M3 3.75 222.25 833.4403.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS M2 50.00 38.67 1,933.5003.02.03 ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA VIGAS Y

DINTELES

KG. 150.38 1.97 296.25 3,063.19

04.00.00 ALBA ILERIA04.02.00 MURO SOGA 1 CARAV. LADR. SIL-CALC. KK AMARRE

CON CEM-C-AM2 203.00 38.15 7,744.45 7,744.45

COSTO DIRECTO 24,686.44 24,686.44GASTOS GENERALES 15.00% 3,702.97 3,702.97UTILIDAD 10.00% 2,468.64 2,468.64COSTO TOTAL 30,858.05 30,858.05IGV 19% 5,863.03 5,863.03PRESUPUESTO TOTAL 36,721.08 36,721.08



Datos generales del proyecto

Ser necesario definir algunos elementos que seaplican al proyecto completo tales como elcalendario, parmetros generales, nombre y

otros.



Calendario

El calendario base de un proyecto establece lossiguientes elementos:

Semana estndar de trabajo. Cules das sonhbiles y cules no para TODAS las semanasdel proyecto.

Da estndar de trabajo. Horario de trabajo hastade tres jornadas por da.

Excepciones de calendario. Das festivosdiferentes a los definidos como no hbiles en lasemana estndar, horarios especiales para todoel proyecto.



Calendario

Project ofrece como base uncalendario denominado"Estndar", en el que sedefinen algunos de loselementos anteriores y que nonecesariamente coinciden con

los que vamos a aplicar en elproyecto, tales como loshorarios de trabajo, los festivos,etc.; por este motivo, siemprese define un calendario nuevopara el proyecto. Para definirlo

se utiliza la opcinHerramientas - Cambiarcalendario laboral, que abre lasiguiente pantalla:


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Calendario

Dentro de esta pantalla se debe crear un calendarionuevo para as mantener intactas las definicionesoriginales del Estndar de Project, oprimiendo el botnNuevo... para mostrar la siguiente ventana:

Se define un nombre para el calendario (el nombre de laempresa o del proyecto, por ejemplo), se escoge el

calendario preexistente Estndar en la casilla Hacer unacopia del calendario y se presiona Aceptar para regresara la pantalla anterior, en donde se determinan lasdefiniciones faltantes.


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Calendario

Semana estndarPara marcar un da como hbil o no hbil durante todo el tiempo, sehace clic sobre el nombre del da para sombrear toda la columna;luego, se marca en el botn correspondiente si se trata de un perodoNo laborable, Laborable o Predeterminado segn el calendariovigente (el Estndar).

Da estndar.

Para definir el horario para todos los das laborables, se marcan losnombres de los das arrastrando el cursor sobre ellos parasombrearlos. Cuando se haya completado el sombreo, se llenan loscampos de los turnos o jornadas con las horas especficas.

Excepciones de calendarioSe coloca el cursor sobre el da en el que se presenta algo especial.

Marcado el da puede definirse como laborable, no laborable opredeterminado o definir un horario especial si se desea.


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Calendario

Opciones especialesAl oprimir el botn de Opciones, el programa nos lleva directamente alas fichas de configuracin, dejando activa la correspondiente alcalendario. La figura siguiente muestra la ficha activa:


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Calendario

Indicar en esta ficha si la semana inicia en domingo o lunes. Projectasumir el da indicado como el nmero uno de la semana(importante en proyectos donde se quiere independizar el Gantt delas fechas).

Igualmente indicar el mes en que inicia el ao contable. Importantepara reportes posteriores de caja y auditora.

Las horas predeterminadas de entrada y salida sern las que Projectasuma si no se especifican otras. Es decir, se asignarn esas horaspara iniciar y terminar una jornada laboral. Ajstelas segn loshorarios de trabajo; si no se hace, habr necesidad de un engorrosoajuste manual posterior.

Longitudes de jornada laboral y semana laboral. Independiente de loshorarios dados en los calendarios, Project usar estos dos datos para

todos sus clculos internos, especialmente para asignacin derecursos y control de costos y trabajo. Es importante ser consistente con las definiciones que se hicieron en

el calendario, pues Project NO verifica estos datos.


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Opciones generales del proyectoEn el menArchivo - Propiedades se

encuentra la ficha Resumen, donde podemosdar unos datos que Project usarcontinuamente como predeterminados enencabezados de reportes, pantallas, grficos,etc.Los diferentes campos de esta ficha sediligencian as:

Ttulo: Nombre del proyecto, que aparece entodos los informes y reportes

Asunto: Un elemento til para la clasificacin delproyecto dentro del ambiente de la empresa.

Autor: Persona que ha creado el proyecto. Responsable: Generalmente el nombre del

Gerente de Proyecto. Organizacin: Nombre de la empresa. Categora, Palabras clave, Comentarios y Base

del Hipervnculo son campos de uso opcional,tiles para clasificaciones y bsquedas mediantela herramientas avanzadas de bsqueda deWindows.

Guardar imagen preliminar: marque la casilla. Noconsume mucho espacio y es de mucha ayudapara la bsqueda en el disco.

Presione Aceptar para terminar.


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Informacin General del Proyecto Utilice la opcin Proyecto - Informacin del

proyecto para abrir el cuadro que contiene lainformacin general del proyecto: En el campo Programar a partir de se

determina si el proyecto se debe programar apartir de la Fecha de comienzo (para que todaslas actividades se ejecuten ASAP, tan prontosea posible) o de la Fecha de fin de proyecto(cada actividad se programar ALAP, quesignifica tan tarde como sea posible) y,dependiendo de la escogencia, se activan loscampos Fecha de comienzo o Fecha de finpara digitar la fecha respectiva.

El campo Fecha de estado (Project 98)contiene la fecha que el programa tiene encuenta para sus clculos de cierre de reportes.Si no se escribe una, asume la del campoFecha de hoy.

El campo Fecha de Hoycontiene la fecha delcomputador y no es necesario variarlo.

En el campo Calendario , de la listadesplegable se escoge el que se asigna comocalendario base del proyecto; en nuestro casoasignaremos el calendario denominadoBodega Central que creamos en unprocedimiento anterior.

Presione Aceptar para completar lainformacin.


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Grabacin del archivo

Una vez definido lo anterior, el archivo debe serllevado al disco. Use la opcinArchivo - GuardarComo.. para abrir el cuadro de control dearchivos de Windows, y all defina la carpeta y

nombre que se va a dar al archivo del proyecto.

CALCULO DE LA DURACIN DE CADA PARTIDA


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OBRA CERCO PERIMETRICO L=100MLUGAR SURCOFECHA MAYO DE 2001Partida Descripcin Unidad Metrado Rend Cuad Duracin

01.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS01.02.00 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT

TERRENO NORMALM3 60.00 4.00 1.00 15.00

01.03.00 RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 9.00 2.50 1.00 3.6001.04.00 ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A

MANO) REN.=25 M3/DIAM3 54.30 25.00 1.00 2.17

02.00.00 CONCRETO SIMPLE02.01.00 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-

HORMIGON 30% PIEDRAM3 48.00 25.00 1.00 1.92

02.02.00 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADOSOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT

M2 80.00 16.00 1.00 5.00

02.03.00 CONCRETO 1:8+25% P.M. PARASOBRECIMIENTOS

M3. 7.50 12.50 1.00 0.60

03.01.00 COLUMNAS03.01.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=175 KG/CM2 M3 1.80 10.00 1.00 0.1803.01.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN

COLUMNASM2 24.00 8.00 1.00 3.00

03.01.03 ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARACOLUMNAS

KG. 405.58 350.00 1.00 1.16

03.02.00 VIGAS03.02.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM2 M3 3.75 24.00 1.00 0.1603.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN

VIGASM2 50.00 8.50 1.00 5.88

03.02.03 ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA VIGASY DINTELES

KG. 150.38 350.00 1.00 0.43

04.00.00 ALBAILERIA04.02.00 MURO SOGA 1 CARAV. LADR. SIL-CALC. KK

AMARRE CON CEM-C-AM2 203.00 7.80 1.00 26.03

CALCULO DE LA DURACIN DE CADA PARTIDA

D

uracindelasPa

rtidas


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Ajuste de duraciones y dependenciade actividades


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Relaciones de dependencia

El siguiente paso consiste en establecer la secuencia deejecucin de las actividades, para lo cual debe tenerse encuenta: Necesidades de tipo tcnico que obligan a que una determinada

actividad no pueda realizarse antes de que otra termine o hayaavanzado una cantidad determinada.

Necesidades de recursos que obligan a que dos actividades queusan el mismo recurso NO sucedan simultneamente o que unaactividad est limitada a suceder dentro de un intervalo de tiempoespecfico en que el recurso est disponible.

Necesidades externas al proyecto tales como disponibilidad dedinero, aprobacin de licencias o permisos por entes ajenos a la

empresa y similares, que obligan a que una actividad o grupo deactividades est sujeta a una fecha especfica de iniciacin. Cualquier otro elemento interno o externo que obligue a colocar

dependencias, intervalos definidos entre tareas o fechasespecficas que fijen una actividad en el tiempo.


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Relaciones de dependencia Es recomendable ejecutar

manualmente un borrador de lassecuencias antes de introducirlo aProject para identificar claramentelas relaciones entre las actividades yfacilitar el trabajo posterior.

Para enlazar dos actividadesseguidas coloque el cursor sobre laactividad predecesora, haga clic parasombrearla, mantenga el botn delratn presionado, arrastrelo parasombrear la actividad siguiente y

termine haciendo clic sobre laherramienta de encadenar.


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Para encadenar varias actividades seguidaspueden sombrearse todas arrastrando el ratnsobre ellas con el botn presionado y luegoencadenar mediante la herramienta.

Si las actividades no estn seguidas, coloque elcursor sobre la actividad predecesora, haga clicpara sombrearla, desplace el Gantt hasta

encontrar la actividad sucesora, presione la teclaCTRL y con ella presionada, haga clic sobre laactividad y termine presionando la herramienta deenlazar.


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El diagrama de Gantt aparece as despus delencadenamiento:

Ntese que la relacin entre las actividades es detipo Fin-Comienzo (F-C), de tal manera que lapredecesora debe terminar para que empiece la

sucesora. Debe notarse tambin que Projectasume como predecesora a la primera actividadescogida.


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El proyecto que nosocupa, luego de enlazartodas las actividades deforma predeterminada, semuestra de la siguiente

forma: Debe anotarse que las

actividades resumen noestn encadenadas, puesello no tendra sentido.

Project se encargar derecalcularlas cada vez quese introduzca unavariacin en lassubordinadas.


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Ajuste de dependencias

Despus de enlazadas las actividades es posibleajustar los enlaces utilizando los cuatro tipos dedependencia que acepta Project:

F - C o Fin - Comienzo. La actividad predecesoradebe terminar antes de iniciar la sucesora.

F - F o Fin - Fin. La actividad predecesora y lasucesora deben terminar simultneamente.

C - C o Comienzo - Comienzo. Las actividadesenlazadas deben comenzar simultneamente.

C - F o Comienzo - Fin. El fin de la actividadsucesora debe estar en lnea con el comienzo dela predecesora. El enlace predeterminado es eltipo F - C.


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Adicionalmente, Project permite colocar traslapes yholguras dentro de las dependencias, que puedenmedirse en las mismas unidades de duracin o enporcentaje de la actividad predecesora. Para modificar lasrelaciones de dependencia creadas anteriormente (todas

son del tipo F C, sin traslapes ni holguras), sitese enel diagrama de Gantt sobre una flecha de relacin entredos actividades y haga doble clic en ella para abrir elsiguiente cuadro:


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La relacin aparece ahora descrita en el cuadro; la actividadpredecesora aparece luego de la palabra De:, la sucesora luego deCon:, el tipo de relacin tiene una lista desplegable que muestra loscuatro tipos posibles; en al campo Posposicin: se escribe un nmeropositivo si se quiere desplazar la actividad sucesora hacia adelanteen el tiempo o negativo si se quiere desplazar hacia atrs. Porejemplo, -5d hara que el comienzo de la sucesora se efectuara cinco

das antes del fin de la predecesora y +5d llevara el comienzo de lasucesora cinco das hbiles despus del fin de la predecesora. Si eneste cuadro se escriben porcentajes, estos se refieren siempre a latarea predecesora; por ejemplo, un 30% retardar el inicio de lasucesora un lapso de tiempo igual al 30% de la duracin de lapredecesora; un -40% har que la sucesora inicie cuando lapredecesora est en el 60% de avance y le falta un 40% para

finalizar. Los ajustes que se hagan en este paso deben estar juiciosamente

estudiados con base en las restricciones tcnicas y financieras delproyecto. Es lgico que la definicin de traslapes acorta la duracindel proyecto; sin embargo, debemos cuidarnos de abusar de estaposibilidad que, en la mayora de los casos, trae como consecuencia

la sobreasignacin de recursos.


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Definicin, Asignacin y Nivelacin de Recursos

Tanto si el proyecto recibi los datos desde Excelcomo si se trata de un proyecto que parti desdeun archivo vaco de Project, ser necesario definirnuevos recursos y asignarlos a las diferentes

actividades.


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Definicin de recursos

Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizarpara realizar una tarea, que es limitado en cantidad y queafecta la programacin del proyecto.

La forma ms rpida de definir recursos es mediante eluso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos

bsicos en una sola vista. Para obtener la hoja derecursos use el men Ver - Hoja de recursos, quecolocar la siguiente vista en la pantalla:


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Definicin de recursos En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definicin de un

recurso, con un manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:

Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres. Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede

usarse para bsquedas y clasificaciones ms rpidas. Grupo. Informacin opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de

generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de laempresa y similares.

Capacidad mxima. El nmero mximo de unidades del recurso que la empresa tiene

disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno. Tasa estndar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. Launidad de tiempo puede ser cualquiera de las vlidas adems de "a" para pago por ao.

Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual alanterior.

Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puedetener los tres valores.

Acumular. Forma como se har el asiento contable del costo causado por el recurso.Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado amedida que la tarea avanza.

Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener sucalendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no seespecifica uno, asume el del proyecto.

Cdigo. Campo opcional, puede recibir cualquier codificacin que se desee. til paraclasificar recurso, informes, etc.


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Definicin de recursos Tal como se recomend atrs para encadenar actividades, antes de ingresar los

recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrartiempo de trabajo. En el caso de nuestra bodega se adicionarn los recursos de tipo administrativo que se

incluirn en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos delproyecto se muestra en la figura siguiente:

En esta hoja se adicionaron los siguientes recursos: a) Residente de Obra con una

asignacin de $ 300.000 por semana b) Inspector de $ 200.000 semanales. c) Celador- Almacenista de $ 150.000 semana. d) Equipos e instalaciones por valor total de $750.000, cantidad que se coloca en la casilla Costo por Uso del recurso. Las entradasen la columna Grupo son opcionales, y en nuestro ejemplo se usan para diferenciar losrecursos de Mano de Obra, Administrativos y Equipos.


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Asignacin de recursos

Los recursos deben ser asignados a lastareas correspondientes con el fin de queProject pueda controlarlos, y aunque

existen varias formas para hacerlo, la msfcil es usar la herramientaAsignacin derecursos dentro del diagrama de Gantt,.


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Asignacin Inicial

Para asignar un recurso a una actividad especfica, se coloca elcursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botn de laherramienta de asignacin

para invocar el formulario de asignacin de recursos:


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Asignacin inicial En este formulario aparecen todos los recursos que existen en el proyecto; si

la actividad marcada ya tiene algo asignado, el recurso correspondienteaparecer con una marca de chequeo en la columna izquierda del formularioy un nmero, que indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna dela derecha.

Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca ste con el ratn sobre elbotn de chequeo, lo que transformar el cursor en una flecha acompaadade una cara. Manteniendo presionado el botn, se arrastra el ratn hasta

marcar la actividad en la que se va a asignar y se suelta, con lo cualautomticamente se le asigna una unidad del recurso. Para cambiar lacantidad asignada, lleve el puntero del ratn hasta el campo correspondienteal frente del nombre del recurso y digite la cantidad, que puede ser menorque la unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso. Tambines posible entrar un nmero mayor que la capacidad mxima del recurso.

Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya duracin

depende de los recursos, una primera asignacin asume que la duracindada a la tarea era la justa para esta asignacin, de modo que la duracin dela tarea no se modifica. Si luego de esta asignacin se modifica la cantidadde recurso asignado, y es ste el recurso que est controlando la duracin,sta ser ajustada al nuevo clculo.


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Ajuste de recursos y otras formas de asignar

Luego de una primera asignacin, es posible ajustar lascantidades y los recursos asignados a cada una de lastareas, y la mejor forma de hacerlo es colocar el cursorsobre la tarea y hacer doble clic sobre su nombre parasolicitar el Formulario de Informacin acerca de la tareaque aparece enseguida:


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Si se activa la ficha Recursos aparece el siguienteformulario, dentro del cual existe un botn para desplegarla lista de recursos disponibles, escoger all unocualquiera con el ratn y asignarlo a la actividad.


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De esta forma se hace rpidamente el cambio de unrecurso por otro. Para cambiar la cantidad bastaposicionar el cursor sobre el campo correspondiente yentrar la nueva cantidad. En la parte inferior del formulariopodemos cambiar el tipo de duracin entre Dependiente

de recursos y Duracin fija. Si se mantiene ladependencia de recursos y las cantidades asignadas secambian, Project revisar toda la tarea y ajustar laduracin a la nueva disponibilidad de recursos.


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En la tabla de datos del diagrama de Gantt tambin es posible ajustarlos recursos, pues la ltima columna de la tabla contiene lainformacin de los recursos asignados a cada tarea. All los nombresaparecen seguidos, separados por comas, y si la asignacin esdiferente a la unidad se coloca el nmero de unidades asignado entreparntesis cuadrados despus del nombre del recurso.

Ntese que al colocar el cursor encima del campo tambin estardisponible la lnea de edicin para el nombre y el correspondientebotn para desplegar la lista. Puede escoger un recurso de la lista,colocar la coma de separacin y escoger el siguiente.


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Nivelacin de recursos

El resultado de todo el trabajo anterior es la asignacincompleta de los recursos que consideramos necesariospara ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muyprobable, que algn recurso haya quedado asignado conun trabajo mayor a su disponibilidad -Sobreasignacin de

Recursos- , cosa que Project no objeta pero si avisa de suexistencia colocando en la Barra de Estado un mensajeque dice "Redist: nnn", donde nnn ser el nombre delltimo recurso que encontr sobreasignado.

La nivelacin consiste en redistribuir las tareas en el

tiempo con el fin de eliminar la sobreasignacin, y lamejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para locual se cuenta con varias herramientas.


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Nivelacin de recursos

En primer lugar es necesario conocer la ruta crtica del proyecto ya que nonos ser posible mover tareas que se encuentren dentro de ella, as queactive la opcin Ver - Ms presentaciones... , que muestra el siguientecuadro:

Escoja en la lista Gantt detallado y presione el botnActivarpara queaparezca el nuevo diagrama, cambiele su dimensin utilizando Ver - Zoom,escoja Proyecto completo y presioneAceptar. El nuevo diagrama de Ganttque aparece tiene las tareas crticas sealadas en color rojo.


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Nivelacin de recursos Ahora necesitamos ver la asignacin de recursos a cada tarea, para lo cual se divide en dos la

ventana de Project utilizando Ventana

Dividir,, que muestra el Gantt en la mitad superior de lapantalla y el formulario de recursos en la inferior.

Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana. Actoseguido, llame la opcin Ver - Grfico de recursos para ver en la ventana inferior un histograma quemuestra la asignacin de recursos para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando barrasazules para la asignacin normal y barras rojas para la sobreasignacin. La combinacin de vistasnos permitir estudiar con todo cuidado los problemas de asignacin existentes para poder tomarlos correctivos necesarios.


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Nivelacin de recursos Si se presenta una situacin como la anterior , las siguientes pueden ser las

decisiones a tomar para controlarla: Subir la capacidad mxima del recurso, lo cual implica mayores costos de

contratacin de personal o adquisicin de ms equipo. Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes,

normalmente es una buena solucin que no afecta los costos del proyecto. Permitir horas extras. Para autorizar horas extras en la ejecucin de una tarea,

posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el men Ver - Ms presentaciones y

elija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre detarea. Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el menFormato y elija all Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendr unacolumna para definir las horas extras permitidas en cada tarea y por cada recurso(note que Project no asigna horas extras de forma automtica).


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Nivelacin de recursos Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades que

presenten holgura, dentro de la holgura calculada por Project. Si se mueven lasactividades crticas o las no crticas por fuera de sus holguras, se afectar la fechade finalizacin del proyecto.

Usar la herramienta de nivelacin automtica: Herramientas - Redistriburrecursos, que presenta este cuadro:


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Nivelacin de recursos Esta herramienta trata de hacer una redistribucin con base en una

buena cantidad de apreciaciones y anlisis: primero revisa TODOSlos recursos existentes y cuando encuentra uno con sobreasignacin,determina las tareas que lo usan, examina su situacin dentro delprograma y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas paramejorar la distribucin del tiempo de los recursos.

Si se marca la casilla Retraso sin consecuencias, Project limitar el

movimiento de actividades a las no crticas y dentro de la holgurapermitida. Si no se marca, podr mover inclusive tareas crticas,afectando con ello la fecha de fin de proyecto.

El orden en que Project analiza las tareas puede ser por Nmeronico de identificacin, en orden Estndar -en el cual analizapredecesoras, holguras y fechas para determinar cual mueve- y

Prioridad, estndar, que usa primero el campo de prioridad y luegolos criterios estndares.


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Nivelacin de recursos Project no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto,

que tengan lleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir queestn en proceso) o las que tengan "No redistribuir" en el campo deprioridad. Tampoco es posible hacer una redistribucin automticapara proyectos programados en funcin de la fecha de finalizacin,pues las tareas estn all programadas lo ms tarde posible y no serposible retrasarlas ms para ajustar recursos.

Si la redistribucin efectuada no es satisfactoria, puede llamarsenuevamente el comando y oprimirBorrar redistribucin... Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de

decisiones y no produce necesariamente la mejor solucin alproblema de los recursos. Las decisiones de tipo administrativo sernsiempre del Gerente del Proyecto.


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Primeros informes

En este momento debemos imprimir nuestraprimera serie de informes con el fin de verificarque todo el proyecto se comporta comorealmente lo necesitamos. Estos informesiniciales, sern tomados de la galera de informesde Project, que tiene cinco secciones:

Informes generales Informes de actividades actuales

Informes de costos Informes de asignaciones de recursos Informes de carga de trabajo


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Primeros informes Para obtener esta galera se

activa la opcin Ver - Informes:

Al escoger alguno de losgrupos aparecen los iconoscorrespondientes a los informesque contiene, tal como puede

verse enseguida para losinformes generales


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Primeros informes

Seleccione con el cursor el informe que desee y presioneSeleccionar para que Project muestre la vista previa delmismo y un men de control para enviarlo a la impresorao a un archivo magntico. Los informes que normalmentese imprimen en esta primera vez son:

Resumen de proyecto y Tareas crticas del grupo General Flujo de caja semanaly Presupuesto del grupo Costos Tareas y recursos humanos del Grupo Asignaciones (en este

grupo hay un informe de recursos sobreasignados que puede sermuy til en el anlisis que hicimos antes).

Uso de Tarea y Uso de Recursos del grupo Carga de Trabajo Tambin es muy til imprimir el informe Tarea y Recursos desde

el grupo Personalizados, que contiene el resumen de la entradade datos del proyecto.


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Primeros informes Impresos los informes, tenemos una serie de documentos

sobre los cuales podemos verificar completamente eltrabajo hecho hasta ahora. Revisaremos lo siguiente: Recursos sobreasignados Recursos programados por fuera de su tiempo disponible Fecha de finalizacin por fuera de los deseos del propietario del

proyecto Costos excesivos Duraciones de tareas no prcticas (muy largas o muy cortas) Relaciones de dependencia y tiempos de traslapes y

desplazamientos

Si estamos de acuerdo con los datos suministrados,debemos hacer ahora dos cosas: entregar las copias delos informes a todos los entes participantes del proyecto yguardar el proyecto original con el fin de tener base decomparacin para el control posterior.


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La lnea base del proyecto Ya hemos finalizado la primera

programacin del proyecto, revisado yverificado el flujo de caja, duracin delproyecto, etc. y todos los posibleserrores se han corregido, de talmanera que ya existe la primeraversin definitiva del proyecto, quedebe guardarse (Guardar la Lnea deBase del Proyecto) para utilizarla comobase de comparacin en losposteriores procesos de seguimiento ycontrol del proyecto.

Active la opcin HerramientasSeguimiento - Guardar lnea de base,acepte los campos predeterminadosque aparecen en la ventana y presione

Aceptar para guardar el proyecto en eldisco.

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