O que é fazer O que é fazer Auditoria Operacional?Auditoria Operacional?

Tony Tony AnglerydAngleryd

The Swedish National Audit Office

Tendências Internacionais em Tendências Internacionais em auditoria auditoria

““A sociedade de auditores e seus A sociedade de auditores e seus inimigos”inimigos”

Tudo deve ser relatado e auditado

A burocracia em torno da auditoria deve ser limitada

Retorno ao básico e foco em conformidade

Conduzir avaliações de programa avançadas

?

Padronização & & harmonização

Juiz, cão de guarda ou promotor de mudanças

EFS e auditoria governamentalEFS e auditoria governamental

Similaridades entre as ESFSimilaridades entre as ESF Princípios, papel e missão Princípios, papel e missão ““Luta pelo Poder” (posição e atribuições) Luta pelo Poder” (posição e atribuições)

Distinções entre as ESFDistinções entre as ESF Condições constitucionais e políticas Condições constitucionais e políticas Atribuições e organização Atribuições e organização Recursos e competênciaRecursos e competência

Administração contábil/financeira

Impacto das políticas e ações governamentais

Eficiência de programas

Eficiência Administrativa

Transações individuais

Demonstrações contábeis e financeiras

Controle Interno

Conformidade

Auditoria Financeira Auditoria Operacional

Auditorias de economicidade

Relatórios não econômicos

Efetividade dos programas da entidade auditada

TendênciasTendências que afetam a que afetam a Auditoria FinanceiraAuditoria Financeira

A criação de organismos governamentais com A criação de organismos governamentais com competências administrativas e funções de controle competências administrativas e funções de controle interno interno

““Desde o início” - sistemas integrados de controleDesde o início” - sistemas integrados de controle Auditorias internas e externas desenvolvidas sob Auditorias internas e externas desenvolvidas sob

influências globaisinfluências globais Questões não econômicas (relatórios operacionais, Questões não econômicas (relatórios operacionais,

ambientais, sociais, etc.) estão recebendo mais ambientais, sociais, etc.) estão recebendo mais atençãoatenção

Questões novas e mais exigentes devem ser Questões novas e mais exigentes devem ser abordadas (irregularidades complexas, auditorias abordadas (irregularidades complexas, auditorias temáticas, etc.)temáticas, etc.)

Será o GAO o modelo futuro

para as ESF?

Recursos Comportamentos Processos Resultados Conseqüências

Administrando programas governamentais

Define insumos Despesas

Emite Diretrizes

Conformidade

Regula a Conformidade

Define resultadosAuditoria

Operacional

Define objetivos Auditoria Operacional

Ferramentas administrativas

A sociedade exige mais que as A sociedade exige mais que as formas tradicionais de controle e formas tradicionais de controle e

auditoriaauditoria

Estruturas complexas e amplas camadas de reformas Condições e necessidades mudando rapidamente Fracos incentivos inerentes para a mudança

Finanças públicas versus necessidades da população

Melhoramentos e aprendizados permanentes

Auditoria Operacional (INTOSAI)Auditoria Operacional (INTOSAI) “A AO é um exame independente da eficiência e AO é um exame independente da eficiência e da efetividade de ações, programas ou da efetividade de ações, programas ou organizações governamentais, com a devida organizações governamentais, com a devida atenção à economia,atenção à economia,e visando a conduzir a melhorias.”e visando a conduzir a melhorias.”

As duas perguntas básicas:As duas perguntas básicas: As coisas estão sendo feitas de modo certo?As coisas estão sendo feitas de modo certo? As coisas certas estão sendo feitas? As coisas certas estão sendo feitas?

Baseada em decisões produzidas pelo legislativo Baseada em decisões produzidas pelo legislativo Podem ser realizadas em de todo o setor públicoPodem ser realizadas em de todo o setor público Um exame realizado com base Um exame realizado com base ad hocad hoc Enfoca o desempenho, não os gastos e Enfoca o desempenho, não os gastos e contabilidadecontabilidadeNão é uma forma de auditoria do tipo “check-list” Não é uma forma de auditoria do tipo “check-list”

Auditoria OperacionalAuditoria Operacional O quê e para quê? O quê e para quê?

Por que se deve auditar?Por que se deve auditar? Para salvaguardar bom desempenho, Para salvaguardar bom desempenho,

transparência, transparência, accountabilityaccountability, aprendizado e , aprendizado e melhorias melhorias

Qual deve ser o foco?Qual deve ser o foco? Desempenho de políticas, serviços e organizações Desempenho de políticas, serviços e organizações

(o desempenho que é responsabilidade do (o desempenho que é responsabilidade do Governo e dos seus ministros e que os mesmos Governo e dos seus ministros e que os mesmos possam influenciar)possam influenciar)

Auditoria Operacional –Auditoria Operacional –Quando e como?Quando e como?

Quando deve ser realizada?Quando deve ser realizada? Quando houver indícios de problemas Quando houver indícios de problemas

influentes e materiaisinfluentes e materiais

Como deve ser realizada? Como deve ser realizada? Através da avaliação do desempenho Através da avaliação do desempenho

confrontado com as intenções, expectativas, confrontado com as intenções, expectativas, decisões, melhores práticas etc.decisões, melhores práticas etc.

Através de informações úteis, objetivas e Através de informações úteis, objetivas e confiáveis e de análises bem fundamentadas confiáveis e de análises bem fundamentadas

Auditoria Operacional e políticaAuditoria Operacional e política

Decisões políticas são tomadas como Decisões políticas são tomadas como definitivas definitivas

Auditoria Operacional examina se os objetivos Auditoria Operacional examina se os objetivos são cumpridos e pode explicar deficiências na são cumpridos e pode explicar deficiências na legislação em vigor legislação em vigor

Auditoria Operacional pode sugerir alterações Auditoria Operacional pode sugerir alterações na legislação para melhorar o desempenho na legislação para melhorar o desempenho operacional e obter o cumprimento dos operacional e obter o cumprimento dos objetivosobjetivos

AO não desafia a política. Ajuda a política a se implementar.AO não desafia a política. Ajuda a política a se implementar.

AtividadeInput Output Conseqüência

EfetividadeEconomia Eficiência

Mantendo os custos baixos

Maximizando a utilização dos recursos disponíveis

Atingindo as metas estipuladas

O MODELO INPUT-OUTPUT

ObjetivoObjetivo

Resultado e conseqüênciaResultado e conseqüência

Resultado Conseqüência

Banco rural Empréstimos a

agricultores Produção Agrícola

Saúde Tratamentos Pacientes curados

Educação Cursos de treinamento Melhor conhecimento

Controle de trânsito Fiscalizações Menos acidentes

Programa de Redução da pobreza

Subsídios, Cursos de treinamento

novas construções

Melhores condiçõesde vidaMenos pessoas pobres

Atividade

Auditoria Operacional pode Auditoria Operacional pode responder a perguntas como responder a perguntas como

Os objetivos políticos estão se Os objetivos políticos estão se realizando?realizando?

Há uma boa relação de custo e Há uma boa relação de custo e benefício?benefício?

As secretarias estão operando com As secretarias estão operando com eficiência?eficiência?

Como os problemas existentes podem Como os problemas existentes podem ser reduzidos?ser reduzidos?

Condição, estrutura, ambiente etc.

Sistemas, processos, práticas & comportamento

AO ADVANÇADAQuais são os obstáculos para um bom desempenho?

Conseqüência 1 (2)

Atividades, custos e resultados

AO TRADICIONALSerá que o desempenho está de acordo com o critério estabelecido ?

Meta-Avaliação Administração (Planejamento, objetivos, avaliação e indicadores

AO “LIGHT” O sistema gerencial é sólido?

Controle externo e Irregularidadaes

Controle interno e irregularidades

CONFORMIDADE Cumpre-se a legislação?

AMBIÇÃO FOCO INTERNO FOCO EXTERNO

PrincípiosPrincípios

Competência definida e acesso a Competência definida e acesso a informaçãoinformação

Proteção contra influências indevidasProteção contra influências indevidas Serve a políticos porém não é Serve a políticos porém não é

auditoria de conformidadeauditoria de conformidade Exige habilidade especializada Exige habilidade especializada

Auditores possuem Auditores possuem lealdades diferentes lealdades diferentes

AUDITORIA OPERACIONALAUDITORIA OPERACIONAL Economia, eficiência e efetividadeEconomia, eficiência e efetividade

AUDITORIA FINANCEIRA OU DE AUDITORIA FINANCEIRA OU DE CONFORMIDADECONFORMIDADE

Legislação regulatória e normas de Legislação regulatória e normas de contabiliadade contabiliadade

Relatório anual. Mais padronizados. Produz certificações e opiniões. Resultados menos informativos.

Ad hoc. Varia de conteúdo. Produz análises que promovam mudança e aprendizado. Resultados informativos.

Relatório

Voltado para o processo, valores profissionais

Visa resultados, voltado para a pesquisa

Caracte-rística

Formato padrão. Informação obtida do auditado

De todos os tipos. Variam de uma auditoria para outra. Grande quantidade de fontes de informação

Fontes e métodos

Contabilidade e direito. São peritos na área. Sabem a maioria das respostas e são capacitados e podem dar boa orientação.

Economia,ciência política, sociologia... Não perito nas áreas auditadas. Não sabe as respostas.

Educação

(Formação)

Demonstrações financeiras (transações, contabilidade, procedimentos de controle chave)

Política, programa, organização, atividade e administração (gerência)

Foco em

As operacões contábeis estão sendo executadas de modo legal e regular e será que as contas e o controle interno são confiáveis?

As políticas, programas e as organizações estão desempenhando seus papeis corretamente, ou será que podem ser mais econômicos, eficientes e efetivos?

Questão básica

Auditoria financeiraAuditoria operacionalAspecto

Plano EstratégicoPlano Estratégico - - Orientação e TemasOrientação e Temas Plano Anual Plano Anual -- Problemas e Auditorias Problemas e Auditorias

Estudos prévios com Plano de Estudos prévios com Plano de TrabalhoTrabalho -- Aprendizado e planejamento Aprendizado e planejamento

Estudo principal com o Relatório Estudo principal com o Relatório de Auditoriade Auditoria -- Coleta de dados, Análises, Documentação Coleta de dados, Análises, Documentação

- Governo, Parlamento e Mídia- Governo, Parlamento e Mídia

Follow-upFollow-up - Aprendizado e Divulgação- Aprendizado e Divulgação

O Processo de Auditoria na AOO Processo de Auditoria na AO

Falta de correspondênciaIndicíos de problemas

Expectativas

Realidade

O que é uma questão de auditoria

Conseqüências negativas

Indícios de problemasIndícios de problemas

Excesso de gastos e desempenho medíocre Excesso de gastos e desempenho medíocre

Falta de clareza na alocação do trabalho Falta de clareza na alocação do trabalho Ambigüidades e contradições no marco Ambigüidades e contradições no marco

regulatórioregulatório Demoras ou longos prazos de processamentoDemoras ou longos prazos de processamento Elevado número de reclamações Elevado número de reclamações Indícios de efeitos colaterais negativos Indícios de efeitos colaterais negativos Problemas verificados em outros estudos Problemas verificados em outros estudos Incertezas sobre a eficiência e sobre a Incertezas sobre a eficiência e sobre a

efetividadeefetividade

A escolha do topico de auditoria

• Materialidade e riscos

• Competência (Mandate) e auditabilidade

• Dados, complexidade, recursos e competência

• Riscos externos (temas politicamente controversos, etc.)

Potencial para mudança e interesses externos

Possibilidade de realização de uma auditoria

Relevância

Os diferentes passosOs diferentes passos Questão de auditoria: De que trata a auditoria Questão de auditoria: De que trata a auditoria

– –

o o auditadoauditado é E, E ou E? é E, E ou E? (Critérios: O que devem ser?)(Critérios: O que devem ser?) Evidência: Quais são as condições?Evidência: Quais são as condições? Achados: Qual é a resposta?Achados: Qual é a resposta? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Análises: Por que os achados divergemAnálises: Por que os achados divergem dos critérios? dos critérios? Recomendações: O que fazer?Recomendações: O que fazer?

Auditado = Programa, atividades ou autoridade

Critério de auditoria – o que deve ser

Relevante, razoável e atingível

Políticas, metas e objetivos Leis, regulamentos e decisões Melhores práticas Comparação histórica Normas profissionais e experiências Peritos independentes e conhecimento

científico

Durante o estudo principal é Durante o estudo principal é importante:importante:

Ser criativo, flexível, e criterioso na coleta Ser criativo, flexível, e criterioso na coleta de dados (segunda melhor solução)de dados (segunda melhor solução)

Buscar informações e argumentos de Buscar informações e argumentos de diferentes fontes e perspectivas (equilíbrio) diferentes fontes e perspectivas (equilíbrio)

Manter um distância objetiva da informação Manter um distância objetiva da informação e argumentos obtidos (integridade) e argumentos obtidos (integridade)

Ser receptivo a argumentos e pontos de Ser receptivo a argumentos e pontos de vista (aprendizado) vista (aprendizado)

Encontrar evidências e fontes sólidas Encontrar evidências e fontes sólidas (confiabilidade) (confiabilidade)

O relatório deve ser objetivo e O relatório deve ser objetivo e confiávelconfiável

Objetivos, escopo, metodologia e fontesObjetivos, escopo, metodologia e fontes

Os fatos devem ser bem fundamentados, apresentados de Os fatos devem ser bem fundamentados, apresentados de modo objetivo e interpretados de maneira justa e neutramodo objetivo e interpretados de maneira justa e neutra

O relatório deve ser bem escrito, bem estruturado, e O relatório deve ser bem escrito, bem estruturado, e conter todos os argumentos e conclusões relevantesconter todos os argumentos e conclusões relevantes

O relatório deve ser completo, equilibrado, preciso, O relatório deve ser completo, equilibrado, preciso, convincente, claro e conciso convincente, claro e conciso

Recomendações, se oferecidas, devem ser endereçadas Recomendações, se oferecidas, devem ser endereçadas diretamente a solucionar as causas raiz dos problemasdiretamente a solucionar as causas raiz dos problemas

A boa comunicação é essencial

Implantar Auditoria Implantar Auditoria Operacional não é um Operacional não é um

“quebra galho” “quebra galho” (quick fix)(quick fix) Ambiente políticoAmbiente político Cultura administrativaCultura administrativa Cultura interna e hábitos Cultura interna e hábitos Recursos e competênciaRecursos e competência Infra-estrutura e práticasInfra-estrutura e práticas Envolvimento da gerênciaEnvolvimento da gerência

Entretanto, todos eles dizem que valeu a pena