O que é fazer O que é fazer Auditoria Operacional?Auditoria Operacional?
Tony Tony AnglerydAngleryd
The Swedish National Audit Office
Tendências Internacionais em Tendências Internacionais em auditoria auditoria
““A sociedade de auditores e seus A sociedade de auditores e seus inimigos”inimigos”
Tudo deve ser relatado e auditado
A burocracia em torno da auditoria deve ser limitada
Retorno ao básico e foco em conformidade
Conduzir avaliações de programa avançadas
?
Padronização & & harmonização
Juiz, cão de guarda ou promotor de mudanças
EFS e auditoria governamentalEFS e auditoria governamental
Similaridades entre as ESFSimilaridades entre as ESF Princípios, papel e missão Princípios, papel e missão ““Luta pelo Poder” (posição e atribuições) Luta pelo Poder” (posição e atribuições)
Distinções entre as ESFDistinções entre as ESF Condições constitucionais e políticas Condições constitucionais e políticas Atribuições e organização Atribuições e organização Recursos e competênciaRecursos e competência
Administração contábil/financeira
Impacto das políticas e ações governamentais
Eficiência de programas
Eficiência Administrativa
Transações individuais
Demonstrações contábeis e financeiras
Controle Interno
Conformidade
Auditoria Financeira Auditoria Operacional
Auditorias de economicidade
Relatórios não econômicos
Efetividade dos programas da entidade auditada
TendênciasTendências que afetam a que afetam a Auditoria FinanceiraAuditoria Financeira
A criação de organismos governamentais com A criação de organismos governamentais com competências administrativas e funções de controle competências administrativas e funções de controle interno interno
““Desde o início” - sistemas integrados de controleDesde o início” - sistemas integrados de controle Auditorias internas e externas desenvolvidas sob Auditorias internas e externas desenvolvidas sob
influências globaisinfluências globais Questões não econômicas (relatórios operacionais, Questões não econômicas (relatórios operacionais,
ambientais, sociais, etc.) estão recebendo mais ambientais, sociais, etc.) estão recebendo mais atençãoatenção
Questões novas e mais exigentes devem ser Questões novas e mais exigentes devem ser abordadas (irregularidades complexas, auditorias abordadas (irregularidades complexas, auditorias temáticas, etc.)temáticas, etc.)
Será o GAO o modelo futuro
para as ESF?
Recursos Comportamentos Processos Resultados Conseqüências
Administrando programas governamentais
Define insumos Despesas
Emite Diretrizes
Conformidade
Regula a Conformidade
Define resultadosAuditoria
Operacional
Define objetivos Auditoria Operacional
Ferramentas administrativas
A sociedade exige mais que as A sociedade exige mais que as formas tradicionais de controle e formas tradicionais de controle e
auditoriaauditoria
Estruturas complexas e amplas camadas de reformas Condições e necessidades mudando rapidamente Fracos incentivos inerentes para a mudança
Finanças públicas versus necessidades da população
Melhoramentos e aprendizados permanentes
Auditoria Operacional (INTOSAI)Auditoria Operacional (INTOSAI) “A AO é um exame independente da eficiência e AO é um exame independente da eficiência e da efetividade de ações, programas ou da efetividade de ações, programas ou organizações governamentais, com a devida organizações governamentais, com a devida atenção à economia,atenção à economia,e visando a conduzir a melhorias.”e visando a conduzir a melhorias.”
As duas perguntas básicas:As duas perguntas básicas: As coisas estão sendo feitas de modo certo?As coisas estão sendo feitas de modo certo? As coisas certas estão sendo feitas? As coisas certas estão sendo feitas?
Baseada em decisões produzidas pelo legislativo Baseada em decisões produzidas pelo legislativo Podem ser realizadas em de todo o setor públicoPodem ser realizadas em de todo o setor público Um exame realizado com base Um exame realizado com base ad hocad hoc Enfoca o desempenho, não os gastos e Enfoca o desempenho, não os gastos e contabilidadecontabilidadeNão é uma forma de auditoria do tipo “check-list” Não é uma forma de auditoria do tipo “check-list”
Auditoria OperacionalAuditoria Operacional O quê e para quê? O quê e para quê?
Por que se deve auditar?Por que se deve auditar? Para salvaguardar bom desempenho, Para salvaguardar bom desempenho,
transparência, transparência, accountabilityaccountability, aprendizado e , aprendizado e melhorias melhorias
Qual deve ser o foco?Qual deve ser o foco? Desempenho de políticas, serviços e organizações Desempenho de políticas, serviços e organizações
(o desempenho que é responsabilidade do (o desempenho que é responsabilidade do Governo e dos seus ministros e que os mesmos Governo e dos seus ministros e que os mesmos possam influenciar)possam influenciar)
Auditoria Operacional –Auditoria Operacional –Quando e como?Quando e como?
Quando deve ser realizada?Quando deve ser realizada? Quando houver indícios de problemas Quando houver indícios de problemas
influentes e materiaisinfluentes e materiais
Como deve ser realizada? Como deve ser realizada? Através da avaliação do desempenho Através da avaliação do desempenho
confrontado com as intenções, expectativas, confrontado com as intenções, expectativas, decisões, melhores práticas etc.decisões, melhores práticas etc.
Através de informações úteis, objetivas e Através de informações úteis, objetivas e confiáveis e de análises bem fundamentadas confiáveis e de análises bem fundamentadas
Auditoria Operacional e políticaAuditoria Operacional e política
Decisões políticas são tomadas como Decisões políticas são tomadas como definitivas definitivas
Auditoria Operacional examina se os objetivos Auditoria Operacional examina se os objetivos são cumpridos e pode explicar deficiências na são cumpridos e pode explicar deficiências na legislação em vigor legislação em vigor
Auditoria Operacional pode sugerir alterações Auditoria Operacional pode sugerir alterações na legislação para melhorar o desempenho na legislação para melhorar o desempenho operacional e obter o cumprimento dos operacional e obter o cumprimento dos objetivosobjetivos
AO não desafia a política. Ajuda a política a se implementar.AO não desafia a política. Ajuda a política a se implementar.
AtividadeInput Output Conseqüência
EfetividadeEconomia Eficiência
Mantendo os custos baixos
Maximizando a utilização dos recursos disponíveis
Atingindo as metas estipuladas
O MODELO INPUT-OUTPUT
ObjetivoObjetivo
Resultado e conseqüênciaResultado e conseqüência
Resultado Conseqüência
Banco rural Empréstimos a
agricultores Produção Agrícola
Saúde Tratamentos Pacientes curados
Educação Cursos de treinamento Melhor conhecimento
Controle de trânsito Fiscalizações Menos acidentes
Programa de Redução da pobreza
Subsídios, Cursos de treinamento
novas construções
Melhores condiçõesde vidaMenos pessoas pobres
Atividade
Auditoria Operacional pode Auditoria Operacional pode responder a perguntas como responder a perguntas como
Os objetivos políticos estão se Os objetivos políticos estão se realizando?realizando?
Há uma boa relação de custo e Há uma boa relação de custo e benefício?benefício?
As secretarias estão operando com As secretarias estão operando com eficiência?eficiência?
Como os problemas existentes podem Como os problemas existentes podem ser reduzidos?ser reduzidos?
Condição, estrutura, ambiente etc.
Sistemas, processos, práticas & comportamento
AO ADVANÇADAQuais são os obstáculos para um bom desempenho?
Conseqüência 1 (2)
Atividades, custos e resultados
AO TRADICIONALSerá que o desempenho está de acordo com o critério estabelecido ?
Meta-Avaliação Administração (Planejamento, objetivos, avaliação e indicadores
AO “LIGHT” O sistema gerencial é sólido?
Controle externo e Irregularidadaes
Controle interno e irregularidades
CONFORMIDADE Cumpre-se a legislação?
AMBIÇÃO FOCO INTERNO FOCO EXTERNO
PrincípiosPrincípios
Competência definida e acesso a Competência definida e acesso a informaçãoinformação
Proteção contra influências indevidasProteção contra influências indevidas Serve a políticos porém não é Serve a políticos porém não é
auditoria de conformidadeauditoria de conformidade Exige habilidade especializada Exige habilidade especializada
Auditores possuem Auditores possuem lealdades diferentes lealdades diferentes
AUDITORIA OPERACIONALAUDITORIA OPERACIONAL Economia, eficiência e efetividadeEconomia, eficiência e efetividade
AUDITORIA FINANCEIRA OU DE AUDITORIA FINANCEIRA OU DE CONFORMIDADECONFORMIDADE
Legislação regulatória e normas de Legislação regulatória e normas de contabiliadade contabiliadade
Relatório anual. Mais padronizados. Produz certificações e opiniões. Resultados menos informativos.
Ad hoc. Varia de conteúdo. Produz análises que promovam mudança e aprendizado. Resultados informativos.
Relatório
Voltado para o processo, valores profissionais
Visa resultados, voltado para a pesquisa
Caracte-rística
Formato padrão. Informação obtida do auditado
De todos os tipos. Variam de uma auditoria para outra. Grande quantidade de fontes de informação
Fontes e métodos
Contabilidade e direito. São peritos na área. Sabem a maioria das respostas e são capacitados e podem dar boa orientação.
Economia,ciência política, sociologia... Não perito nas áreas auditadas. Não sabe as respostas.
Educação
(Formação)
Demonstrações financeiras (transações, contabilidade, procedimentos de controle chave)
Política, programa, organização, atividade e administração (gerência)
Foco em
As operacões contábeis estão sendo executadas de modo legal e regular e será que as contas e o controle interno são confiáveis?
As políticas, programas e as organizações estão desempenhando seus papeis corretamente, ou será que podem ser mais econômicos, eficientes e efetivos?
Questão básica
Auditoria financeiraAuditoria operacionalAspecto
Plano EstratégicoPlano Estratégico - - Orientação e TemasOrientação e Temas Plano Anual Plano Anual -- Problemas e Auditorias Problemas e Auditorias
Estudos prévios com Plano de Estudos prévios com Plano de TrabalhoTrabalho -- Aprendizado e planejamento Aprendizado e planejamento
Estudo principal com o Relatório Estudo principal com o Relatório de Auditoriade Auditoria -- Coleta de dados, Análises, Documentação Coleta de dados, Análises, Documentação
- Governo, Parlamento e Mídia- Governo, Parlamento e Mídia
Follow-upFollow-up - Aprendizado e Divulgação- Aprendizado e Divulgação
O Processo de Auditoria na AOO Processo de Auditoria na AO
Falta de correspondênciaIndicíos de problemas
Expectativas
Realidade
O que é uma questão de auditoria
Conseqüências negativas
Indícios de problemasIndícios de problemas
Excesso de gastos e desempenho medíocre Excesso de gastos e desempenho medíocre
Falta de clareza na alocação do trabalho Falta de clareza na alocação do trabalho Ambigüidades e contradições no marco Ambigüidades e contradições no marco
regulatórioregulatório Demoras ou longos prazos de processamentoDemoras ou longos prazos de processamento Elevado número de reclamações Elevado número de reclamações Indícios de efeitos colaterais negativos Indícios de efeitos colaterais negativos Problemas verificados em outros estudos Problemas verificados em outros estudos Incertezas sobre a eficiência e sobre a Incertezas sobre a eficiência e sobre a
efetividadeefetividade
A escolha do topico de auditoria
• Materialidade e riscos
• Competência (Mandate) e auditabilidade
• Dados, complexidade, recursos e competência
• Riscos externos (temas politicamente controversos, etc.)
Potencial para mudança e interesses externos
Possibilidade de realização de uma auditoria
Relevância
Os diferentes passosOs diferentes passos Questão de auditoria: De que trata a auditoria Questão de auditoria: De que trata a auditoria
– –
o o auditadoauditado é E, E ou E? é E, E ou E? (Critérios: O que devem ser?)(Critérios: O que devem ser?) Evidência: Quais são as condições?Evidência: Quais são as condições? Achados: Qual é a resposta?Achados: Qual é a resposta? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Análises: Por que os achados divergemAnálises: Por que os achados divergem dos critérios? dos critérios? Recomendações: O que fazer?Recomendações: O que fazer?
Auditado = Programa, atividades ou autoridade
Critério de auditoria – o que deve ser
Relevante, razoável e atingível
Políticas, metas e objetivos Leis, regulamentos e decisões Melhores práticas Comparação histórica Normas profissionais e experiências Peritos independentes e conhecimento
científico
Durante o estudo principal é Durante o estudo principal é importante:importante:
Ser criativo, flexível, e criterioso na coleta Ser criativo, flexível, e criterioso na coleta de dados (segunda melhor solução)de dados (segunda melhor solução)
Buscar informações e argumentos de Buscar informações e argumentos de diferentes fontes e perspectivas (equilíbrio) diferentes fontes e perspectivas (equilíbrio)
Manter um distância objetiva da informação Manter um distância objetiva da informação e argumentos obtidos (integridade) e argumentos obtidos (integridade)
Ser receptivo a argumentos e pontos de Ser receptivo a argumentos e pontos de vista (aprendizado) vista (aprendizado)
Encontrar evidências e fontes sólidas Encontrar evidências e fontes sólidas (confiabilidade) (confiabilidade)
O relatório deve ser objetivo e O relatório deve ser objetivo e confiávelconfiável
Objetivos, escopo, metodologia e fontesObjetivos, escopo, metodologia e fontes
Os fatos devem ser bem fundamentados, apresentados de Os fatos devem ser bem fundamentados, apresentados de modo objetivo e interpretados de maneira justa e neutramodo objetivo e interpretados de maneira justa e neutra
O relatório deve ser bem escrito, bem estruturado, e O relatório deve ser bem escrito, bem estruturado, e conter todos os argumentos e conclusões relevantesconter todos os argumentos e conclusões relevantes
O relatório deve ser completo, equilibrado, preciso, O relatório deve ser completo, equilibrado, preciso, convincente, claro e conciso convincente, claro e conciso
Recomendações, se oferecidas, devem ser endereçadas Recomendações, se oferecidas, devem ser endereçadas diretamente a solucionar as causas raiz dos problemasdiretamente a solucionar as causas raiz dos problemas
A boa comunicação é essencial
Implantar Auditoria Implantar Auditoria Operacional não é um Operacional não é um
“quebra galho” “quebra galho” (quick fix)(quick fix) Ambiente políticoAmbiente político Cultura administrativaCultura administrativa Cultura interna e hábitos Cultura interna e hábitos Recursos e competênciaRecursos e competência Infra-estrutura e práticasInfra-estrutura e práticas Envolvimento da gerênciaEnvolvimento da gerência
Entretanto, todos eles dizem que valeu a pena