Ms Project 2007

SmartProjectPlanwith

MerencanakanprojectMengendalikanprojectMenyusunlaporanproject

AntoniusFranSetiawan

SAVINGFILES!

SmartProjectPlanwith

ChiefEditorAntonR.Pardede

MicrosoftOffice

WriterAntoniusFranSetiawan

Project2007MajalahPCMedia,2008

EditorRennyFitriastuti

GraphicDesign&Layout

Hakciptadilindungiolehundang-undang.Dilarang

LelyYulaena

memperbanyaksebagianatauseluruhisibukuini

Mardiana

dalambentukapapuntanpaizintertulisdaripenerbit.

Secretary

EvawaniUtamiPutriPublishing

MerkDagang

PTDianDigitalMedia,Jakarta

Seluruhmerkdagangyangdigunakandalambukuinimerupakanhakciptadaripemegangmerk

PrintingPTDianRakyat,Jakarta

dagangmasing-masing.

EditorialAddress

PeringatandanPernyataan

GedungWartaLt.4Jl.KramatIV/11

Segaladayaupayatelahdikerahkanagarbukuini

JakartaPusat-10430

dapatselengkapdanseakuratmungkin,walau

Telp.(021)315-3731

begitutidakadapernyataanapapunmengenai

Fax.(021)315-3732

kebenaranmaupunkecocokannya.Segala

CirculationAddress

informasidibukuinidisediakanberdasarkanapa

Jl.RawagirangNo.8

adanya.Penulisdanpenerbitdengansegala

KawasanIndustriPulogadung

hormattidakbertanggungjawabpuntidakmemilikipertanggungjawabankepadaapapunatausiapapunakibatterjadinyakehilanganatau

JakartaTimur-13930,Telp.(021)4682-6816,7079-6499Fax.(021)4682-8919

kerusakanyangmungkintimbulyangberasaldari

informasiyangdikandungdalambukuini.

:SmartProjectPlanwithMicrosoftOfficeProject2007

3

SAVINGFILES!

DaftarIsi

Pendahuluan..................................................................7

ApaItuManajemenProyek?............................................7

SekilasMicrosoftProject...................................................7

KuisdiBukuMicrosoftProject2007.................................8

Bab1.InstalasiMicrosoftProject....................9

SpesifikasiMinimum..........................................................9

MemperolehSerialNumber..............................................10

MenginstalMicrosoftProject............................................12

MengaktifkanMicrosoftProject2007..............................15

Bab2.ManajemenProyek....................................19

Proyek................................................................................19

Manajemen........................................................................21

ManajemenProyek...........................................................21

TugasManajerProyekdanSiklusProyek.........................21

MicrosoftProject2007......................................................23

ApayangBarudiMicrosoftProject2007?.......................26

Bab3.PerencanaanProyek.................................29

IlustrasiPerencanaanProyek............................................29

MengaktifkanProjectGuide.............................................31

MemulaiProject................................................................32

OpsiTambahan..................................................................47

Bab4.PengendalianProyek...............................49

MemulaiPengelolaanProyek...........................................49

4


SAVINGFILES!

Bab5.PelaporanProyek........................................61

MasukkeMenuReportMelaluiProjectGuide................61

Kuis.......................................................................................82


5

PENDAHULUAN

Pendahuluan

ApaItuManajemenProyek?

Dalambenakkita,seringkalimengindentikkankataproyek

denganuang,dimanaadaproyekdisituuangmengalir

untukkita.Padahalasalkataproyektidakberhubungan

denganuang.Proyekdiambildaribahasalatinprojectum

yangmemilikikatakerjaproicere.Terjemahanbebasdari

prociereadalahsesuatuyangdatangsebelumyanglain.

Namun,pengertianproyekmulaiberubahditahun1950-an

dengandikenalkannyamanajemenproyek.

Manajemenproyekkemudianberkembangpesatmenjadi

salahsatudisiplinilmuyangpalingbanyakdipakai,Bapak

darimanajemenproyekadalahHenryGanttyang

merumuskanmetodeperencanaandanpengendalianyang

kemudiandikenaldenganGanttChart.Padadasarnya,

manajemenproyekmengacupadawaktu,biaya,danscope.

Padadekadeini,manajemenproyekmengalami

perkembanganyangluarbiasa.Bahkanmelahirkanbeberapa

ilmubaru.Jikadulumanajemenproyekbanyakdigunakandi

bidangengineering,saatinitumbuhdanberkembang

menjadimanajemenprodukyangsudahmeluaskeseluruh

sendi-sendiindustri.

SekilasMicrosoftProject

MicrosoftmengembangkanMicrosoftProjectsejaktahun

1984berbasisoperatingsystemMS-DOS.Aplikasiinilangsung

mendapatsambutanyangcukupbaikkarenamerupakan

pionirsoftwaremanajemenproyekyangmenggunakan

ganttchart.BeberapatahunkemudiandirilisversiWindows

dengannamaWinproj.PadaversiWindows-nya,Microsoft

Projectdirilisdalamduaversi,standartdanprofessional.


7

PENDAHULUAN

MeskipunmasukdalamkeluargabesarMicrosoftOffice,

tetapiMicrosoftProjecttidakdi-bundlingbersamaaplikasi

officelainnya.

Diversiterbarunya,Microsoftmemasukkanbanyakfitur

baru.Termasukkemampuanuntukberintegrasidengan

MicrosoftSharepoint,yangmerupakanportalterintegrasidari

Microsoft.DikenalkanpulaMicrosoftProjectServerdan

MicrosoftProjectWebAccess.Denganfitur-fiturbaruini,

Microsoftmulaimerambahranahkorporasi,karenadengan

mengintegrasikanseluruhfiturdankemampuanMicrosoft

ProjectAndabisamengorganisasikegiatandanpenjadwalan

denganmudah.

KuisdiBukuMicrososftProject2007

Kaliini,kamiakanmengadakansurvaiyangdapatdiikutioleh

seluruhpembacasetiaPCMediauntukmenjawabpertanyaan

yangakankamiberikankepadaAnda.Sebagaitanda

terimakasih,kamiakanmemberikan10paketonlinetraining

gratistotalsenilaiUS$3790.TrainingtersebutbisaAndaakses

di.Segerabuka

Halaman82dankirimkanSMSsebanyak-banyaknya.Kami

akanberikanusernamedanpassworduntukmengikutie-

trainingtersebut.Pengumumanpemenangakandimuatpada

PCMediaedisi02/2009.

JalanPintasuntukMendapatkanNomor

SerialMicrosoftProject2007

Bab1bukuinimembimbingAndauntukmelakukancara

registrasiuntukmendapatkanversitrial3bulansecaralegal.

Namun,jikaAndamenganggapcaratersebutterlalupanjang,

silakanmembukalinkhttp://www.trymicrosoftoffice.com/

referrer.aspx?r=b07ddc20-138b-4428-80b5-d9e6ad3cadd6untuk

mendapatkannomorserialsecarainstandanmudah.

8


KomponenPrasyaratProcessorMinimal700MHz,Semakintinggikecepatanprocessorsemakinbaik.MemoryMinimal512MB,semakinbesarsemakinbaik.HarddiskMemerlukanruangkosongsebesar1,5GB.ResolusiMonitorMinimal800x600,direkomendasikanuntukmenggunakan1024x768ataulebihtinggi.OperatingSystemWindowsXPServicePack2atauoperatingsystemyanglebihbaruINSTALASIMICROSOFTPROJECT

Bab1InstalasiMicrosoftProject

AndabisamendapatkanaplikasiMicrosoftProject

StandartpadaDVDPCMedia.Berikutiniadalah

langkah-langkahuntukmenginstalMicrosoft

Projectdanmendapatkanserialnumber.

SpesifikasiMinimum

UntukdapatmenginstalMicrosoftProject,Andaharus

memilikihardwaredenganspesifikasiminimum:

JikainginmenginstalMicrosoftProjectServer,Andaharus

memilikikomputerdenganspesifikasiminimum:


9

KomponenPrasyaratProcessorMinimal2,5GHz,Semakintinggikecepatanprosesorsemakinbaik.MemoryMinimal1024MB,semakinbesarsemakinbaik.HarddiskMemerlukanruangkosongsebesar3GB.ResolusiMonitorMinimal1024x768ataulebihtinggi.OperatingSystemMicrosoftWindowsServer2003StandardEdition,WindowsServer2003EnterpriseEdition,WindowsServer2003DatacenterEdition,atauWindowsServer2003WebEditiondenganservicepack.WindowsSharePointServices3.0.INSTALASIMICROSOFTPROJECT

JikasudahmemeriksakomputerAndadancukupmemadai

untukdiinstalMicrosoftProject,silakanmelanjutkanke

tahapaninstalasi.

MemperolehSerialNumber

PadaDVDPCMediadisertakanfilemasterMicrosoftProject

2007edisistandar,untukmemperolehserialnumbertrial,

AndaharusterhubungkeInternet.

LANGKAH1

BukaInternetExplorerdanmasukke

http://trial.trymicrosoftoffice.com/wwtrial/product.aspx?re_ms=o

o&family=projectpro&culture=en-GBsepertipadaGambar1.1.

Gambar1.1SitusresmidownloadMicrosoftProject.

10


INSTALASIMICROSOFTPROJECT

LANGKAH2

Kliktomboldownloaduntukmasuktahapanberikutnya.

TungguhinggamuncultampilansepertipadaGambar1.2.

MasukkanidentitasAndadenganbenar,terutamaalamate-

mail,karenaserialnumbertrialakandikirimkankee-mailAnda.

Gambar1.2MasukkanindentitasdiriAndadenganbenar.

LANGKAH3

Setelahmengisikanseluruhinformasiyangdiminta,Anda

harusmemasukkanuseriddanpasswordaccountlive.com

Anda.

Gambar1.3Masukkanusernamedanpassword.


11


Jikabelumpunya,Andabisamembuatnyadengan

mengklikCreateAccount.Maka,Andaakanmenerimae-mail

berupaserialnumberuntukversitrialselama3bulan.

LANGKAH4

Bukae-mailAndadanlihatapakahsudahadabalasandari

MicrosoftyangberisiserialnumberMicrosoftProjectyang

Andaperlukanuntukprosesinstalasi.

Gambar1.4Contohe-mailkonfirmasi.

MenginstalMicrosoftProject

SetelahAndamenerimae-mailberisiserialnumber,langkah

berikutnyaadalahmenginstalMicrosoftProjectStandart

2007.

LANGKAH1

KlikgandafileinstalasiMicrosoftProjectStandart2007dan

tungguhinggaprosesawalselesai.

12



Gambar1.5ProsesekstraksiMicrosoftProject2007.

LANGKAH2

MasukkannomorserialyangAndadapatkandarie-maildan

biarkankosongreferralkeykemudianklikContinueuntuk

melanjutkanketahapberikutnya.

Gambar1.6Memasukkanserialnumber.

LANGKAH3

SelanjutnyaAndaakandibawakehalamanberisiEndUser

LisenceAgreement.Silakanbacasebaik-baiknyaagarAnda

bisamengetahuibataspenggunaanlisensiyangdimiliki.

SetelahmemahamiEULA,kliktombolContinueuntuk

melanjutkan.


13


Gambar1.7EndUserLicenseAgreement.

LANGKAH4

KlikInstallNowuntukmemulaiprosesinstalasiMicrosoft

Project2007.Andatinggalmenungguprosesinstalasiselesai.

Gambar1.8Siapprosesinstalasi.

14



LANGKAH5

Tutupkotakdialogyangmemberikaninformasibahwaproses

instalasiselesai.

Gambar1.9Instalasiselesai.

MengaktifkanMicrosoftProject2007

Setelahselesaidenganprosesinstalasi,Andaharus

mengaktifkanMicrosoftproject2007.

LANGKAH1

BukaMicrosoftProject2007yangbaruAndainstaldan

tunggusampaikeluarkotakdialogaktivasiprodukseperti

Gambar1.10.KemudiankliktombolNextuntukmelanjutkan.


15


Gamar1.10Kotakdialogaktivasi.

LANGKAH3

JikaAndainginmengaktifkanlisensitrialtersebut,tandai

pilihanpertama,danpilihanketigaberfungsiuntukmeng-

upgradelisensitrialAnda.Untukmengaktifkanlisensitrialini,

pastikankomputerAndaterhubungkeInternet.

Gambar1.11Kotakdialogaktivasilisensi.

16



LANGKAH4

TungguhinggaMicrosoftProject2007terhubungkeserver

aktivasiMicrosoft,setelahprosesaktivasiselesaidanakan

tampakkotakdialogsepertipadaGambar1.12.

Gambar1.12Kotakdialogaktivasi.


17

MANAJEMENPROYEK

Bab2ManajemenProyek

Bagianiniakanmengenalkanapaitumanajemen

proyekdanlangkah-langkahapasajayangharus

Andalaluiuntukmengatursatuproyek.

JikaAndapernahbertanggungjawabuntukmelakukan

koordi-nasiberbagaitugaskhususyangharusdiselesaikan

dalamjangkawaktutertentuuntukmenetapkananggaran

biayaproyek.

Proyek

Dalamkehidupansehari-hari,Andamungkintelahsering

mendengaristilah"proyek".Bahkandalamsetiaplangkah

kita,disadariatautidak,kitaseringbersinggungandengan

aktivitasproyek.

Beberapahariyanglalu,seorangrekanmemintapenulis

untukmengaturpembangunanwarnetmiliknya,untuk

memperlancarpekerjaantersebut,penulisdanrekanmem-

bentuksatugugustugasterdiridaribeberapaorangyang

bertugasuntukmengurusrenovasiruangan,membeli

perangkatkomputer,melakukaninstalasi,danmengon-

figurasikanjaringankomputer.Untukitu,kamiharus


19

MANAJEMENPROYEK

merencanakanberapaorangyangterlibatdanberapalama

waktuyangdiperlukanuntukmenyelesaikantugastersebut.

Dalamduniakerja,seringkalikitatidakmenyadari

aktivitasproyekyangkitajumpai,misalnyaketikakita

dipercayauntukdapatmenyelenggarakanperayaanulang

tahunperusahaan,menanganilelang,danlain-lain.Bahkan,

ketikabosAndamemberikantugassungguh-sungguh

menggunakanistilah"proyek",misalnyaproyekpengem-

banganprodukbaru.

Apakahcontohkasusdiatasbisadisebutproyek?Ya,kasus

diatasadalahproyekkarenamemilikikarakteristiktersendiri,

antaralain:

Adatargetyangakandicapai.

Adarentangwaktutertentuuntukmelaksanakanpeker-

jaantersebut.

Adapekerjaanyangharusdiselesaikanolehbeberapa

orangdandiperlukankoordinasisatusamalain.

Bukanpekerjaanyangrutinbagikita.

Adaparametertertentusepertiwaktu,anggaran,sumber

daya,danspesifikasi.

Baiklahkitaanalisiskasusdiatasapakahlayakdisebut

proyekatautidak.

Targetproyek:warnet.

Rentangwaktu:mulaiadapembicaraanyangberisi

permintaanbantuanuntukmembangunwarnetsampai

selesaipembangunanwarnet.

Pembagiantugas:

Petugasrenovasiruangan.

Petugashardwareuntukbelanjasegalakebutuhan

warnet.

Petugassoftwareuntukmenginstalperangkatlunak

danjaringankeseluruhkomputer.

20


MANAJEMENPROYEK

Pekerjaanbersifatnonrutin,karenamembangun

warnetbukanlahpekerjaansehari-hari.

Adabataswaktupengerjaan.

Manajemen

Jikakitabicaramanajemen,bayangankitaselalukepada

strukturorganisasidikantorataudipemerintahan.Danjika

bicaramanajemen,kitajugabicaratentangmanajer,orang

yangbertugasuntukmengelolamanajemen.Dalamproyek,

seorangmanajerproyekbertanggungjawabuntukme-

lakukan4P,yaituPerencanaan,Pengorganisasian,Peng-

arahan,danPengendalianseluruhsumberdayaagarproyek

dapatterselesaikandenganbaik.

ManajemenProyek

ProjectManagementInstitute(PMI)mendefinisikanistilah

manajemenproyeksebagaisebuahaplikasidaripengetahuan,

keahlian,alat,danpadaakitivitasproyektertentuuntuk

memenuhipersyaratanberlangsungnyasebuahproyek.

Dengankatalain,menyelesaikanpekerjaan,tepatwaktu,

dalambudget,dansesuaipersyaratanatauspesifikasi.Unsur

pembataswaktu,budget,danspesifikasiseringdisebut

sebagaitripleconstrant.

TugasManajerProyekdanSiklusProyek

Dalammanajemenproyek,manajerproyekbukanlahorang

yangmemilikiotoritastertinggidalamproyek,masihada

otoritasyanglebihtinggidalamsatuproyekyangdisebut

Champion.Biasanyachampionadalahorangyangmemiliki

proyektersebutatausponsorutamaproyek.

Tugasutamamanajerproyekadalah:

Merencanakan/menjadwalkanproyek.

Mengelolasumberdaya.

Mengomunikasikanproyek.


21

MANAJEMENPROYEK

Halterpentingdalammengelolasebuahproyekadalah

siklushidupproyek.Siklushidupproyekyangdimaksud

adalahrentangwaktuyangterdiridaritahapan-tahapanyang

akandilaluisebuahproyek.Siklushidupproyekmemiliki

empattahapyangharusdilalui,yaitu:

1.Inisiasiproyek.

2.Perencanaanproyek.

3.Pengendalianproyekselamapelaksanaan.

4.Penutupanproyek.

TAHAPINISIASIPROYEK

Fokusutamatahapaninisiasiproyekadalahmenemukan

tantangandanmasalahdariproyek.

Sedangkan,tujuandaritahapinisiasiadalahidentifikasi

terhadapsegalahalyangharusdilakukandanhambatan

hambatanyangmungkinterjadiselamaprosespengerjaan.

Secarateknis,tahapiniadalahtahappemilihanmanajer

proyekyangmampumenanganiproyekyangakankita

jalankan.

TAHAPPERENCANAANPROYEK

Fokusutamatahapperencanaanproyekadalahbagaimana

kitamenyelesaikantugasyangtelahdidbebankankepadakita.

Tujuandaritahapiniadalahmengembangkandetail

perencanaanproyekdenganmelakukanbreakdownsetiap

detailtugas,alokasisumberdaya,penjadwalan,perencanaan

anggaran,danbagaimanameminimalisasirisiko.Jikarencana

tersebuttelahdisetujuiolehchampion,makaproposal

rencanapengelolaanproyektadidisebutprojectbaseline.

Projectbaselinedijadikantolokukurpengendalianproyek.

TAHAPPENGONTROLANPROYEK

Fokusutamatahapiniadalahmemastikanbahwaproyek

22


MANAJEMENPROYEK

yangkitakerjakantetappadajaluryangtelahdirencanakan.

Padatahapaninipengerjaanproyektelahdilakukan.

Tujuantahapaniniadalahmemastikanbahwaproyek

dapatberjalansesuairencanadansesuaidenganspesifikasi

sertamasihdalambatasananggaran.

TAHAPPENUTUPANPROYEK

Adatigafokuspadatahapanini,yaitupertanggungjawaban,

pembelajaranproyek,danperayaan.Setelahproyekselesai

dikerjakan,makamanajerproyekwajibmempertang-

gungjawabkanpengerjaanproyekkepadachampiondan

recipient(penerimaataupenggunapoyek).

Biasanya,championyangakanmemberikanpernyataan

resmimengenaiselesainyaproyektersebut.Karenasetiap

proyekmerupakaneventyangunikdanselaluberbedasetiap

waktu,makaprosesevaluasiselamaberlangsungnyaproyek

bagiseluruhtimmerupakanprosespembelajaranyangsangat

berharga.Untukitu,seorangmanajerproyekmemilikiperan

yangsangatpentinguntukmelakukanpenyebaranproses

pembelajaranproyekdalamtimyangdipimpinnya.

Janganmeremehkanacaraperayaantersebutkarena

perayaanadalahsalahsatubentukpenghargaanterhadap

seluruhusahayangtelahdilakukan.Disampingitu,perayaan

dapatmempereratkebersamaandalamsebuahtimhingga

menjadisolid.

MicrosoftProject2007

Mengembangkanprodukperangkatlunak,penerbitan

newsletter,pelaksanaanprogrampelatihan,memulaiusaha

baru,ataubahkanmembangunrumahbaruadalahbeberapa

proyekpalingbanyakmemerlukanperencanaandan

penangananyangbaik.BagaimanaMicrosoftProject2007

membantuAndamelakukanini?IamembantuAnda

menyusunrencana,mengisi,danmengatursemuarincian


23

MANAJEMENPROYEK

yangharusdiselesaikanuntukmencapaitujuanAnda.

MicrosoftProject2007menyediakaninformasiproyekuntuk

keperluanpublikasi,pelacakankemajuan,analisisbiaya,

menilaikualitasproyekAndadanmengaturbeberapaproyek.

PadaMicrosoftProject2007,Andabisaberinteraksi

dengandatayangdibuatolehperangkatlunakbuatan

MicrosoftyanglaindanAndabisajugamembangunpusat

informasiproyekdenganmenginstalMicrosoftProjectServer.

Setiapanggotatimbisamengaksesinformasiyangmereka

perlukandanseluruhpekerjaanbisadikoordinasikanmelalui

e-mailworkgroup.Jikasemuaitudigunakansecaraoptimal,

makakitabisamelakukanefisiensiwaktudanbiaya.

SebelumkitabelajarMicrosoftProject,adabeberapa

istilahyangharuskitapahami.Berikutiniistilahdandefinisi

yangakanseringdigunakan:

Tasks:merekaadalahsebuahdivisidarisemuapekerjaan

yangharusdiselesaikandalamrangkauntuk

menyempurnakantujuanproyek.

Scope:suatuproyekmerupakankombinasidarisemua

tugasindividudantujuanmereka.

Resources:dapatorang,peralatan,layanan,ataubahan-

bahanyangdiperlukanuntukmenyelesaikanberbagai

tugas.Ataubisajugamerujukpadajumlahsumberdaya

akanmempengaruhilingkupdanwaktudarisetiapproyek.

MicrosoftProject2000berkomunikasidenganAndamelalui

interface-grafik-grafikdanlembarkerja,menu,toolbar,dan

kotakdialog.

Toolbars:menyediakanjalanpintaskefungsiyangsering

digunakan.

Gambar2.1ToolbarMicrosoftProject.

24


MANAJEMENPROYEK

MeskipunhanyamenampilkanMicrosoftProject

StandardToolbardanFormatingToolbar,Andabisa

menampilkantoolbarlainnyadengancarapilihView,

Toolbarsdarimenudankliktoolbaryangtidakditandai

untukmenampilkannya.Untuklebihjelasnyabisa

dilihatpadaGambar2.2.

Gambar2.2Menupengaturantoolbar.

Entrybar:berfungsiuntukmenampilkanpersentase

prosespengerjaanaktivitasdalamMicrosoftProject.

Statusbar:terletakdibagianbawahjendela

menampilkanpesandaninformasiketikabeberapa

tindakanyangsedangberlangsungsepertimemasukkan

data,membuka,ataumenyimpanfile.

Viewbar:disebelahkiriadalahscroll-downbaryang

menampilkankolomiconyangmenampilkanstatus

tampilan.


25

MANAJEMENPROYEK

ApayangBarudiMicrosoftProject2007?

DenganMicrosoftProject2007,Andabisamengendalikan

anggarandenganfiturbudgettrackingsertabisa

memasukkananggarankedalamproyek.Costresourcetype

meningkatkemampuannyadenganperkiraananggaranbiaya

cukupdenganmenampilkanpemetaanfinancialfields

trackeddalamprojectaccountingsystems.

Melacakanggaranproyek.

Gunakanbudgettrackinguntukmendefinisikananggaran

jikaAndamemilikilevelaksesyangcukuptinggi.JikaAnda

seorangmanajerproyek,bisamengalokasikanpendanaan

danmelacakbiayadanpekerjaanyangtidakperlu.

Identifikasisumberpendanaanmelaluibeberapa

pekerjaan.

Saatinibeberapaperencanaandanbiayasesungguhnya

bisaAndaterapkansecarabersamaankedalamproyek

denganCostresourcetype,yangjugadi-supportoleh

sistemakuntansiproyek.

Gambar2.3ResourceInformation.

26


MANAJEMENPROYEK

Berbagitemplateproyekbaru.

Andabisaberbagitemplatesaatmemulaiproyekbaru

agaradakesamaanpoladalammenyajikanlaporan,

prediksi,danpenerapanpembiayaansertaperencanaan

pemasaran.

KEMUDAHANMEMAHAMIDANMENGENDALIKAN

JADWALPROYEKDANAKUNTANSI

Mengaturprediksiyangmasukakaldengantimproyek,

manajemendanpelangganmenggunakanMicrosoftProject

untukmenyusunpenjadwalan,mengalokasikansumberdaya,

danmengaturanggaran.Memahamijadwaldengan

menggunakanfiturtaskdriveruntukmengetahuikenapa

satupekerjaandimulaipadatanggaltertentu,dan

menggunakanfiturpembatalanmultileveluntukmelakukan

perubahantugasdanrencanaproyek.

Identifikasifaktoryangmempengaruhijadwalpekerjaan.

Kendalitugasmenunjukanfaktor-faktorapasajayang

mempengaruhidimulainyasatupekerjaan.Untuk

mengetahuidanmengubahtugasyangada,Andacukup

mengklikgandapadatugasyangingindiubah.

Gambar2.4TaskDrivers.

Mengetahuiakibatperubahanyangdilakukan.

Lakukanperubahanpadasatutugasdanlihatakibatdari

perubahanituterhadapseluruhproyekyangsedang

berjalan.


27

MANAJEMENPROYEK

Gambar2.5Tasklist.

Membatalkandanmengembalikanbeberapaperubahan.

Mengembalikantugasyangsudahdibatalkandan

mengembalikantugasyangsudahdijalankandengan

multiplelevelundo.

KEMUDAHANBERKOMUNIKASIDENGANAPLIKASI

OFFICELAINNYA

AndabisamenghubungkanMicrosoftProject2007dengan

aplikasilainsepertiMicrosoftWord,grafikMicrosoftExcel

danpresentasiMicrosoftPowerPoint.

28


PERENCANAANPROYEK

Bab3PerencanaanProyek

Merencanakansatupekerjaanbukanlahhalyang

mudah,apalagimelibatkanbeberapaorang.Pada

bagianini,Andaakanbelajarmembuat

perencanaanproyeksecarasederhana.

IlustrasiPerencanaanProyek

Untukmempermudahtutorial,penulisakanmembuatilustrasi

sederhana,yaitudenganInstalasiwarnet.

Adabeberapahalyangharusdiperhatikandalam

menyusunperencanaanproyekdenganempatpertanyaan

yangdisingkatmenjadi3W+H.

1.What.

Apasajayangdikerjakandalammembangunwarnet?

Membelihardware.

Komputer.

AC.

Mejadankursi.

Mendekorasiruangandanmemasanginterior.

Instalasihardware.


29

PERENCANAANPROYEK

Instalasijaringankomputer.

Ujicobakoneksi.

2.When.

Kapantugastersebutdiselesaikandandanmemasukimasa

ujicoba.

3.Who.

Siapasajayangmengerjakan?

Budi,desainerinterior.

Joko,perlengkapandanlogistik.

Eka,teknisikomputer.

Sonny,teknisiAC.

Dani,asistenteknisi.

Erry,asistenteknisi

4.Howmuch.

Berapabiayayangharusdikeluarkanuntukmembangun

warnet?

AC1PKRp2.500.000

[email protected]

[email protected]

CattembokRp1.000.000

HonorBudi/jamRp40.000

HonorJokoRp10.000

HonorEkaRp40.000

HonorSonnyRp30.000

HonorDannyRp15.000

HonorErryRp15.000

Bukuiniakanmenitikberatkanpadapengelolaanschedule

danpembiayaan.Untukmempermudahpekerjaan,kitaakan

aktifkanprojectguidedanmenggunakantemplateyang

telahdisediakanolehMicrosoftProject.

30


PERENCANAANPROYEK

MengaktifkanProjectGuide

Untukmengaktifkanprojectguide,lakukanlangkah-langkah

dibawahini:

PilihView|TurnOnProjectGuide.

Untuklebihjelasnya,bisaAndalihatpadaGambar3.1dan

3.2.SetelahdiaktifkandengancarasesuaiGambar3.1,

makatoolbarprojectguideakanmunculsepertipada

Gambar3.2.

Gambar3.1Turnonprojectguide

Gambar3.2Toolbarprojectguide.


31

PERENCANAANPROYEK

Projectguidemengelompokkanlangkahmenjadiempat

kelompokutamayaitu:

Tasks.

Rousources.

Track.

Report.

MemulaiProject

LANGKAH1

KlikFile|Newuntukmembuatproyekbaru,padatoolbar

palingbawahakanmunculNewProjectbar.

Gambar3.3Memulaiproyekbaru.

LANGKAH2

KlikOnComputerpadabagianTemplateuntukmenampilkan

menupilihantemplate.KemudianpilihGeneraldanklikpada

BlankProjectdantekantombolOK.

32


PERENCANAANPROYEK

Selanjutnya,padabagiankirilembarkerjaakanmuncul

TasksManageryangberisiwizardlangkahdemilangkah

mengaturproyek.

Gambar3.4Memilihtemplate.

Gambar3.5Proyekbaru.


33

PERENCANAANPROYEK

LANGKAH3

AturtanggaldimulainyaproyekdenganmengklikSetadate

toschedulefrom.DantentukankapanAndaakanmemulai

proyektersebut,klikDonesetelahAndaselesai

mendefinisikantanggalmulaipekerjaan.

Gambar3.6Setadatetoschedulefrom.

LANGKAH4

Langkahkeempatadalahmenentukanjamkerjadengan

mengklikDefinegeneralworkingtimespadaTasksManager.

KemudianpilihjamkerjaStandart.PadaCalendarTemplate.

Gambar3.7Definegeneralworkingtimeslangkah1.

34


PERENCANAANPROYEK

Kemudianlanjutkanketahapkeduadenganmengklik

Continuetostep2.Padatahapanini,Andamenentukanhari

kerjadanmelakukanpengaturanulangjamkerjaapabilaada

yangkurangsesuaidengankeinginan.

Gambar3.8Menentukanharikerjadanjamkerja.

Setelahmenentukanharikerjadanjamkerja,Andaakan

menentukantanggalatauharidimanaadaliburnasional


35

PERENCANAANPROYEK

yangmengharuskankitauntuktidakmenjalankanpekerjaan.

KlikChangeworkingtimeuntukmemasukkanharilibur

nasional.

Gambar3.9Menambahkanliburekstra.

Gambar3.10Hariliburnasional.

36


PERENCANAANPROYEK

KlikContinuetostep5untukmelanjutkanketahapan

kelima,yaitumengubahjamkerjaperhari,untukituAnda

harusmampumenghitungsecaratepatberapajamtotal

dalamseminggu.Jikabingungatautakutsalahkalkulasi,

Andabisamelanjutkankelangkahselanjutnya.

Gambar3.11Mengaturtimeunit.

TahappengaturanjamkerjasudahselesaidanAndasiap

untukmelanjutkankelangkah5.

LANGKAH5

Setelahmengaturjamkerjadanwaktulibur,Andabisamulai

memasukkandaftartugasyangsudahdisusunpadaawalbab

ini.Agarmempermudahpengelolaantugas,makabuatlah

tugassedetailmungkindanmemasukkannyakedalam

subtugas.Caranyaadalahdenganmengklikiconpanahke

kananpadatoolbar.


37

PERENCANAANPROYEK

Gambar3.12Mengubahtaskmenjadisub-task.

Gambar3.13Daftartugasyangbelumdilakukanpenjadwalanpekerjaan.

Setelahselesaimemasukkandaftarpekerjaan,selanjutnya

kitaakanmemasukanjadwalpengerjaandenganmengubah

tanggalmulaidanselesainyapekerjaan.JikapadasaatAnda

memasukkantanggalpengerjaanpadaharilibur,makasecara

otomatisMicrosoftProjectakanmengubahnyamenjadi

tanggalsetelahharilibur.

38


PERENCANAANPROYEK

Gambar3.14Mengaturjadwalpengerjaan.

SetelahAndamengubahtanggalpembelianAC,Microsoft

ProjectakanmenanyakanapakahkegiatanpembelianAC

sekaligusmerupakanpenutupdaritugassebelumnya,karena

memangpembelianACdilakukansetelahAndamembelimeja

dankursikomputer,makasambungkanmerekakedalamsatu

kesatuantugasdenganmemilihlinkthem.JikaAndamemilih

ini,makaapabilatimelinepembelianACmundur,secara

otomatisjadwalpembelianmejadankursikomputerjuga

akanmundur.

Gambar3.15Menghubungkantugasbarudengantugasberikutnya.

LANGKAH5

Setelahtugaspembelianperangkatkeras,tugasberikutnya

adalahmelakukandekorasiruangan.Aturjadwaldekorasi

ruangansesuaiurutantanggalsebelumnyadantentukan


39

PERENCANAANPROYEK

bahwawaktuyangdiperlukanadalah3hari,untuk

mengubahwaktupengerjaanlihatGambar3.17.

TetapiadaduakeanehanyangterjadisaatAndamengatur

jadwalpengerjaan,yaitu:

Tidakadapertanyaanuntukmelakukanlink.

Padaganttcharttidakterjadilink.

UntuklebihjelasperhatikanGambar3.16.

Gambar3.16Tugasyangtidakterkoneksi.

Gambar3.17Pengaturanlamapekerjaan.

Padahaltugasdekorasiruanganmengharuskantugas

pembelianperangkatkerassudahselesai.Adasatusebab

mengapaadaduakejadiananeh,yaitukarenatugasdekorasi

ruanganbukanlahbagiandaritugaspembelianperangkat

keras.SehinggaolehMicrosoftProjecttugastersebuttidak

terpengaruholehtugaspembelianperangkatkeras.

40


PERENCANAANPROYEK

Untukmelakukanlinksecaraotomatis,klikgandapada

tugas"Mendekorasiruangandanmemasanginterior".

HinggamunculkotakdialogsepertiGambar3.18.

Gambar3.18TaskInformation.

PilihtabulasiPredessorsuntukmenghubungkantugasini

ketugaslain.Kemudianpilihtugasyangakandihubungkan,

dalamhalinitugasmembelikursi.Setelahselesai,kliktombol

OKuntukmengakhiri.

Gambar3.19Linktask.


41

PERENCANAANPROYEK

Andaakanmelihatperubahanpadaganttchart,adatanda

bahwatugasmendekorasiruangansudahterhubungdengan

tugassebelumnya.

Lanjutkanuntukmemasukkanjadwalselanjutnya.Dan

lihatcontohjadisepertipadaGambar3.20.

Gambar3.20Schedulingdanganttchart.

LANGKAH6

Setelahselesaimemasukkantanggalpengerjaan,langkah

berikutnyaadalahmemasukkansiapasajayangmelaksanakan

pekerjaantersebut.KliktombolResourceskemudianpilih

Specifypeopleandequipmentfortheproject.

Gambar3.21Memasukkansumberdayauntukproyek.

SelanjutnyaMicrosoftProjectakanmenampilkanlembar

kerjaresources,padakotakdialogbagiankiripilihmenu

Enterresourcesmanually.

42


PERENCANAANPROYEK

Gambar3.22Worksheetuntukresources.

Resourcesterdiridariduamacam,yaitu:

1.Cost(biaya),biasanyamengacupadabiayavariabel,yaitu

biayayangdikeluarkanberdasarkanberapalamawaktu

yangdiperlukanuntukmenyelesaikanpekerjaan.Contoh

variabelyangbisadimasukkankedalamcostadalahbiaya

tenagakerja.

2.Materialresources(bahanbaku),sepertinamanya,variabel

yangmasukkelompokiniadalahvariabelbahanbaku,

dalamcontohkasuskaliinipembeliankursi,meja,dan

komputer.

Untukmemasukkanresources,klikpadaShellresources

untukmenampilkankotadialogResources.Untuklebih

jelasnyalihatGambar3.23.

PadasaatkotakdialogResourcesterbuka,perhatikanpada

bagianType,apabilaAndaklikakankeluarmenuPulldown

dengantigapilihan:

1.Work,yangmasukkelompokiniadalahtenagakerja,sewa

peralatan,ataualatpendukunglainyanghanyadipakai

sementaradantidakberkurangkuantitasnyaakibat

dipergunakan.

2.Material,sepertiartiharafiahnya,yangmasukkelompokini


43

PERENCANAANPROYEK

adalahbahanbakuataumateriallainyangdipergunakan

untukmembangunataumemproduksisesuatu,dalamhalini

sepertimeja,kursi,kabel,komputer,danlain-lain.

3.Cost,yangmasukpadatipebiayaadalahpengeluaran

yangtidakbergantungkepadajumlahpekerjaanatau

waktuyangdiperlukan,sepertibiayatiketkeretaatau

tiketpesawat.

Gambar3.23Menambahkanresource.

PadaGambar3.23,Andatelahmemasukkannama

resources,group,dantypesertae-mail,klikOKuntuk

melanjutkankelangkahselanjutnya.JikaAndaperhatikan

Gambar3.24,makaakanditemuibahwabelumadarateper

jamdariBudi.

Gambar3.24Resourcesbudidenganratekosong.

44


PERENCANAANPROYEK

Untukmemasukkanrate,klikpadakolomStandartrate,

setelahmunculkotakdialogResourceinformationseperti

Gambar3.25masukkanhonorperjamBudi.Setelah

memasukkanhonorperjam,klikOKuntukmengakhiri.

Gambar3.25Resourceinformation.

Untukvariabelmaterial,caranyahampirsama.Hanyapada

type,Andapilih"material"danpadaratecukupdimasukkan

standartratesaja.LihatGambar3.26untuklebihjelasnya.

Gambar3.26Materialcost.


45

PERENCANAANPROYEK

LANGKAH7

Setelahselesaimemasukkantanggalpengerjaan,langkah

berikutnyaadalahmemasukkansiapasajayangmelaksanakan

pekerjaantersebut.

KlikkolomResourcesname,kemudianaktifkantabulasi

ResourcessepertipadaGambar3.27.

Gambar3.27Menambahkanresourcesyangmengerjakanproyek.

Masukkanapaatausiapasajayangterlibatdalam

pengerjaantersebut.Untukmaterial,Andaharusmemasukkan

berapaunitmaterialyangdiperlukan.Sedangkanuntuktenaga

kerja,berapapersenkehadiranpetugasyangditunjuk,apakah

fulltimeatauhanya75%daritotalwaktuyangdiperlukan

untukmengerjakanproyektersebut.

Gambar3.28Assignresources.

46


PERENCANAANPROYEK

Setelahdimasukkan,Andaakanmelihatbahwatotalbiaya

yangdikeluarkanuntuktiap-tiapitemakanditampilkan.

OpsiTambahan

JikaAndamendapatkantenagafreelancedenganjamkerja

khusus,misalnyahanyabekerjapadajam12.00sampai

denganjam15.00,makaAndabisamengaturjamkerjauntuk

tenagafreelancetersebutsecarakhusus.Caranyadengan:

1.PilihresourceyanginginAndaaturjamkerjanya.

2.KlikmenuDefineworkingtimesforresources.

3.KlikContinuetostep2danstep3untukmasukkebagian

Editing.

Gambar3.29Mengubahjamkerja.

4.PilihhariapayanginginAndaubahjamkerjanya.

5.Masukkanjamkerjabaru.

6.JikaAndainginmengubahjamkerjaseluruhharidari

SeninsampaiSabtu,klikApplytoalldays.Jikaingin


47

PERENCANAANPROYEK

mengubahpadahari-haritertentu,Andabisa

menyesuaikanjadwalnya.Apabilasudahselesai,klikmenu

Continuetostep4untukmengakhiri.

Gambar3.30Mengubahjamkerja.

48


PENGENDALIANPROYEK

Bab4PengendalianProyek

Setelahpadamerencanakansatuproyek,pada

bagianinikitaakanbelajarbagaimana

mengendalikanproyekdengantepatdanmudah.

Jikapadababsebelumnyakitabelajarbagaimana

merencanakanproyek,makapadababinikitaakan

mengelolaproyekagarkelakmudahuntukdievaluasisebagai

bahanpembelajaranpengelolaanproyekdimasadepan.

MemulaiPengelolaanProyek

Untukmemulaipengelolaanproyek,Andabisamengklik

tombolTracksepertipadaGambar4.1.

Gambar4.1TempattombolTrack.


49

PENGENDALIANPROYEK

SetelahAndaaktifkanmenuTrackpadaprojectguide,

akantampiltahapanpengelolaanproyek.

Gambar4.2Projectguidetrack.

LANGKAH1

Sebelummemulaitracking,Andaharusmenyimpan

perencanaanproyekAndasebagaibaselinedenganmengklik

menuSaveabaselineplantocomparewithlaterversions,

dilanjutkandenganmengkliktombolSavebaseline.

Gambar4.3Savebaseline.

50


PENGENDALIANPROYEK

LANGKAH2

Langkahselanjutnyaadalahmulaimelakukaninputterhadap

prosespengerjaanproyekdenganmengklikPreparetotrack

theprogressofyourprojectdantunggubeberapasaatuntuk

melihathalamantrackingsepertiGambar4.4.

Gambar4.4Halamansetuptracking.

Padabagianini,ada3caramemasukkantingkatpenye-

lesaianpekerjaan:

1.Alwaystrackbyenteringthepercentofworkcomplete.

Carainiberfungsiuntukmemasukkanprogresspekerjaan

berdasarkanpersentasepenyelesaian.Andacukup

memasukkanangka0100untukmemprediksiberapa

persenpekerjaantelahdiselesaikan,kelemahanmetodeini

adalahtingkatakurasinyasangatlemah.


51

PENGENDALIANPROYEK

Gambar4.5Trackingberdasarkanpersentase.

2.Alwaystrackbyenteringtheactualworkdoneandwork

remaining


berdasarkanjamkerjayangtelahpenyelesaian.Anda

cukupmemasukkanangka0sampaiangkatertinggisama

denganjamkerjayangandamasukkankerencanakerja.

Akurasiprogress-nyacukupbaik,karenadihitungjamper

jam.

Gambar4.6Trackingberdasarkanwaktuyangsudahdikerjakandan

berapasisawaktusebelumdeadline.

52


PENGENDALIANPROYEK

3.Alwaystrackbyenteringthehoursofworkdonepertime

period


berdasarkanjamkerjayangtelahpenyelesaian.Anda

cukupmemasukkanangka0sampaiangkatertinggisama

denganjamkerjayangAndamasukkankerencanakerja.

Akurasiprogress-nyacukupbaik,karenadihitungjamper

jam.Ditambahtampilantanggalmulaipengerjaandan

tanggalpenyelesaiannyamembuatAndabisamengetahui

detailjadwalpekerjaan.

Gambar4.7Trackingberdasarkanwaktuyangsudahdikerjakan

danmemerlukanberapaharipenyelesaiannya.

Kaliinikitaakanmenggunakancaramoderatdengan

menggunakanmetodekedua.

Masukkanjumlahjamkerjayangtelahdiselesaikandan

lihatbedanyapadaGambar4.8.

Gambar4.8Inputdatapengerjaanproyek.


53

PENGENDALIANPROYEK

LANGKAH3

Setelahmemasukkanjadwalpekerjaanyangtelah

diselesaikan,kitabisamelihatperkembangandengan

membukaprojectguidetrack.Caranyacukupmudah,dengan

mengklikmenuDonepadaSetuptracking,Andaakandibawa

kemenuprojectguidetracking.

Untukmelihatprogresskerja,silakanklikpadabagian

Incorporateprogressinformationintotheproject.Pada

bagianincorporateprogressditampilkanbeberapakolom,

yaitu:

Gambar4.10Incorporateprogress.

1.ActualWork

Berisiinformasiinformasiberapajampekerjaantersebut

sudahdilakukan.

2.RemainingWork

Berisiinformasiberapalamalagisisapekerjaanyangharus

dilakukan.

3.Duration

Berisiinformasiberapaharipekerjaanitusudahdilakukan.

LANGKAH4

Adasaatnyakitaperlumelihatsampaidimana

perkembanganprojectyangdikerjakan.Untukmelihatnya,

54


IconKeteranganStatusPekerjaanyangtelahselesai.Pekerjaanyangsesuaijadwal.Pekerjaanyangsudahmelebihijadwal.PENGENDALIANPROYEK

AndabisamelihatdenganmengklikChecktheprogressof

theproject.

Untukmelihatprojectapasajayangsudahselesai,kitabisa

melihatnyamelaluiStatusindicatorpadaMicrosoftProject.

Adabeberapaiconindikatoryangmenandaistatus

pekerjaan,yaitu:

PadaGambar4.11,Andaakanmelihatstatustiappekerjaan

yangsudahdilakukanatauyangsudahmelebihijadwal.

Gambar4.11Statusindikator.

Padamenuini,Andabisamelihatbeberapakelompok

pekerjaanmelaluifilter.AdapunjenistugasyangbisaAnda

filteradalah:


55

PENGENDALIANPROYEK

1.Completedtask,menuiniberfungsiuntukmelihattugas

ataupekerjaanapasajayangsudahselesaidijalankan.

2.Taskonschedule,menuiniberfungsiuntukmelihat

tugasataupekerjaanapasajayangsudahsesuaijadwal.

3.LateTasks,menuiniberfungsiuntukmelihattugasatau

pekerjaanapasajayangsudahterlambatdarijadwal

seharusnya.

4.CriticalTasks,menuiniberfungsiuntukmelihattugas

ataupekerjaanapasajayangsudahhampirdeadline.

5.FutureTasks,menuiniberfungsiuntukmelihattugas

ataupekerjaanapasajaharusdilakukanselanjutnya.

6.UnstartedTasks,berisilistpekerjaanyangbelumdimulai.

Selainkeenamtugastersebut,masihbanyakfilteryang

bisadigunakan.Untukmenampilkanlistlengkap,Andabisa

mengklikMoreFilters...(lihatGambar4.12).

Gambar4.12MoreFilters...

56


PENGENDALIANPROYEK

Andabisajugamengubahdasartanggalmelihatprogress-

nyaprojectdenganmengubahtanggalpemeriksaanstatus

sepertipadaGambar4.13.Jikatanggaldiubahmenjadi

tanggal24Oktober,makaadastatusyangberubahdari

sesuaijadwalkestatusterlambat.

Gambar4.13Perubahantanggalcheckstatusmembuatindikatorstatusberubah.

Selainmengubahtanggalpemeriksaanstatus,Andajuga

bisamenampilkanstatusberdasarkanstatuspekerjaan,

intervalpekerjaanberdasarkantanggaldimulainyapekerjaan,

sertaintervalpekerjaanberdasarkanjadwaltanggal

selesainyapekerjaan.


57

PENGENDALIANPROYEK

Gambar4.14Pengelompokanpekerjaanberdasarkanstatus.

LANGKAH5

LangkahiniadalahlangkahterahirpadaBab4,yaitume-

manageproyek,dimanakitabisamelihatbeberapainformasi

mengenaipembiayaan.

Untukmenampilkannya,AndabisamengklikMake

changestotheprojectpadaprojectguide.

Gambar4.15Makechangetotheproject.

58


PENGENDALIANPROYEK

Andabisamenampilkanbeberapainformasidikolom

detaildenganmeletakkankursorkesheetdetaildan

mengklikkanantombolmouseAnda.

Gambar4.16Detailsheet.

Untukmengetahuiberapabesarbiayatiap-tiappekerjaan,

Andabisamengaktifkandetailcostdenganklikkanandan

tandaicostdenganmengklikkirisaatkursorAndatepatdi

menuCost,kemudianlihathasilnya.

Gambar4.17Detailsheetdenganreportcost.


59

PENGENDALIANPROYEK

Jikamerasatampilandetailsheetkurangmenarik,coba

AndaubahtampilannyadenganmengklikkananDetailsheet

lklikdetailstyles.

Gambar4.18Detailstyles.

1.Fieldinformasiapasajayangbisaditampilkandidetail

sheet.

2.Fieldyangditampilkanolehuser.

3.Jenishurufdanukuranyangdigunakan.

4.Warnalatarbelakangdanpatternsheetuntukfieldyang

sedangAndapilihdinomor2.

Untukmengubahwarnabackgrounddanpatternyang

Andasukai,silakanbereksplorasidengankotakdialogdetail

sheetini.

Untukmenggantiwarnahuruf,Andabisamengubahnyadi

Changefontsehinggabackgrounddanwarnahurufnya

menjadiberbedadibandingkandetailsheetyanglain.

60


PELAPORANPROYEK

Bab5PelaporanProyek

SetelahAndaselesaimengerjakanproyek,saatnya

menyusunlaporanpengerjaanproyek.Microsoft

akanmemberikanbanyakkemudahandalam

menampilkanlaporandalamberbagaibentuk.

Laporanmerupakansatubentukdokumentertulisyangberisi

rangkumaninformasidarisatukegiatanyangdirancangdan

disusununtukmemberikangambaransituasidarikegiatan

tersebut.Laporanbisadiberikankepadapublikmaupun

peroranganyangmemerlukan,yangterpentingdari

pelaporanadalahkesesuaianformatantarapemberilaporan

danpenerimalaporan.Untukitu,Microsoftmenyediakan

begitubanyakmodelpelaporanbagiAnda.

MasukkeMenuReportMelaluiProject

Guide

Sepertisebelumnya,kitaharusmengaktifkanprojectguide

untukpelaporandengancaramengkliktombolReportpada

toolbarprojectguide.Ataubisajugadenganmengklikmenu

ReportareapadaProjectguidetracking.


61

PELAPORANPROYEK

Gambar5.1Menuuntukmengaktifkanreport.

Setelahaktif,akantampilmenuuntukmemulailangkah-

langkahmenampilkanlaporanpekerjaanAnda.

Gambar5.2Reportprojectguide.

62


PELAPORANPROYEK

1.SELECTAVIEWREPORT

Menuinimenampilkaninformasiproyekdalambeberapa

format.Andabisamelihat,mengedit,danmenampilkan

informasidalamberagambentuk.

Sepertihalnyapadabagiantracking,padabagianreport

initersediabeberapatemplatetampilan.

Visualreportsterbagidalambeberapakelompok,yaitu

taskoverview,taskusage,resourceoverview,resourceusage,

assignmentoverview,danassignmentusage.

Sedangkan,laporan(reports)dibagimenjadioverview,

currentactivities,costs,assignments,workload,dancustom

reports.Dibagiancustomreports,Andabisamengubah

laporansesuaikebutuhan.

UntukmulaimemanfaatkanfiturReport,Andabisa

mengklikmenudanpadaprojectguidemenampilkandua

pilihan.

Gambar5.3Menuviewandreports.


63

PELAPORANPROYEK

Padatahappertama,kitaakanmengaksesdisplayor

analyzeprojectinformationwithaview.PadaGambar5.2,

bisaAndalihatbahwadibagianbawahterlihatbeberapa

pilihantampilanyangbisadipilih.Untukmelihattampilan

lengkapnya,AndabisamengklikSeeadditionalview.

Gambar5.4Kotakdialogtampilanviewreportsecaralengkap.

BerikutinibeberapafiturviewreportstandartyangbisaAnda

lihat:

ViewCalendar

Untukmenampilkannya,AndaklikCalendarpadaSelect

view,dankliktombolApplythisview.DisituAndabisa

melihatdaftarpekerjaansecaraberurutantanggaldan

dalamtampilankalender.

Gambar5.5Viewcalendar.

64


PELAPORANPROYEK

DetailGanttChart

Untukmenampilkannya,AndaklikdetailGanttchartpada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Andabisa

melihatganttchartsecaradetail.

Gambar5.6Detailganttchart.

NetworkDiagram

Untukmenampilkannya,AndaklikNetworkdiagrampada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Setelahitu,

akanditampilkandiagramjaringanberupaflowchart.Di

situakanditandaipekerjaanyangsudahselesaidengan

warnahitamdandicoret.

Gambar5.7Networkdiagram.

RelationshipDiagram

Untukmenampilkannya,AndaklikRelationshipdiagram


65

PELAPORANPROYEK

padaSelectview,dankliktombolApplythisview.

Selanjutnyaakanditampilkanhubunganantarasatu

pekerjaandenganpekerjaanyanglain.

Gambar5.8Relationshipdiagram.

ResourceForm

Untukmenampilkannya,AndaklikResourceformpada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Padaview

reportiniagakunikkarenaAndabisamelihatsumberdaya

yangtersediasudahmengerjakanapadanterlibatdalam

proyekapasaja.

Gambar5.9Resourceform.

66


PELAPORANPROYEK

ResourceGraph

Untukmenampilkannya,AndaklikResourcegraphpada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Menuini

berfungsiuntukmelihatkinerjasumberdayakitaapakah

adayangoverloadatautidak.Fiturinicukupmenarikdan

nyamandigunakankarenaAndabisamelihatdengan

mudahsiapasajayangoverload.

ResourceSheet

Untukmenampilkannya,AndaklikResourceviewpada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Resource

sheetinimemilikitampilanmiripdenganworksheetpada

Excel.Disitu,Andabisamelihatseluruhsumberdayayang

adabesertatingkatpenggunaannya.

ResourceUsage

Untukmenampilkannya,AndaklikResourceusagepada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Resource

usageberfungsiuntukmelihatberapatingkat

penggunaansumberdayayangtersediasertaberapabiaya

yangharusdikeluarkanselamaproyek.Untuk

menambahkandetailyanginginditampilkan,klikkanan

padaSheetdetailkemudianklikpadaDetailsheet.

TaskForm

Untukmenampilkannya,AndaklikTaskformpadaSelect

view,dankliktombolApplythisview.Tampilantaskform

inimiripdenganresourcesform,hanyasajaditampilkan

berdasarkankelompoktugasdanbukanberdasarkan

resources-nya.Disini,Andabisamelihatsatupekerjaan

diselesaikanolehsiapasajadantiap-tiapsumberdaya

mengerjakanpekerjaantersebutselamaberapajam.

TaskSheet

Untukmenampilkannya,AndaklikTasksheetpadaSelect

view,dankliktombolApplythisview.Padatasksheetini,

Andabisamelihatsatupekerjaandiselesaikandalam

berapahari,olehsiapa,danapasajayangterlibatdalam

prosespekerjaantersebut.


67

PELAPORANPROYEK

TaskUsage

Untukmenampilkannya,AndaklikTasksheetpadaSelect

view,dankliktombolApplythisview.Taskusage

berfungsiuntukmelihatberapajamkerjayangdipakai

padahari-haritertentu,misalkanhariSeninbekerjaselama

8jam,sedangkanhariSelasanyahanya1,5jam.

TrackingGantt

Untukmenampilkannya,AndaklikTrackingganttpada

Selectview,dankliktombolApplythisview.Tracking

ganttberfungsiuntukmembandingkanjadwalyang

disusundalamrencanakerja(baselineschedule)

dibandingkandenganrealisasijadwalnya(actualschedule).

MembuatLaporanProyek

Andabisamengeksporlaporantersebutkedalampivot

tableExceldengancarayangsangatmudah.Caranyaklik

Createaprojectreportuntukmenampilkanpilihan

penggunaanVisualreport.

Gambar5.10Createaprojectreport.

1.DisplayVisualReport

Menuiniberfungsiuntukmengeksporlaporankedalam

pivottableMicrosoftExcel.KlikMenuuntuk

menampilkankotadialogsepertipadaGambar5.18.

68


PELAPORANPROYEK

Gambar5.11Visualreport.

Untukmengeksporkepivottablecukupmudah,Anda

tinggalpilihjenislaporanapayangdiinginkandanAnda

tinggalkliktombolView.Maka,laporanakantersusun

secaraotomatisdanditampilkandiMicrosoftExcel.

Gambar5.12HasileksporkepivoltableMicrosoftExcel.


69

PELAPORANPROYEK

2.DisplayReports

DisplayreportditujukanbagiAndayangingin

mencetaksecaralangsungdiMicrosoftProject,cara

membuatnyahampirsama,kliksajaDisplayreport.

Gambar5.13Displayreports.

Untukmencetaklaporan,cukuppilihsalahsatujenis

report,kemudiankliktombolSelectuntukmenampilkan

modellaporanyangtersedia.

SetelahAndapilihformatmanayangpalingsesuai,

tinggalkliktombolSelectuntukmenampilkanprintpreview.

Metodeinisangatmudahdigunakan,tetapimemiliki

keterbatasantampilan.

Gambar5.14Menampilkanformatlaporan.

70


PELAPORANPROYEK

Gambar5.15Printpreview.

1.CHANGETHECONTENTORORDEROF

INFORMATIONINAVIEW

Bagianinibisadisebutjugabagianfiltering,karenaAndabisa

menampilkansumberdayayangingindilihatberdasarkan

karakteristikpekerjaan,durasipekerjaan,prioritaspekerjaan,

ataubahkantanggalpenyelesaiantugastersebut.Selainitu,

Andabisamengurutkantampilanberdasarkantanggal

dimulainya.

Penyaringan,pengelompokan,danpengurutandataakan

mengubahtampilaninformasiproyeksecaratemporer.Anda

bisamenggunakanfituriniuntukmenampilkandanme-

reviewinformasiproyek.

Fituryangtersediadimenuiniantaralainpenyaringan

(filter)danpengelompokan(group).


71

PELAPORANPROYEK

Gambar5.16Filterisilaporan.

Filteryangdisediakan,antaralain:

Groupcompleteincompletetask

Kitajalankanpengelompokanantarapekerjaanyang

belumselesaidenganyangsudahselesaiuntuksemua

tugas.

Groupduration

Kitajalankanpengelompokanberdasarkanwaktuyang

diperlukanuntukmenyelesaikanpekerjaan.

Groupdurationthenpriority

Kitajalankanpengelompokanberdasarkanwaktuyang

diperlukanuntukmenyelesaikanpekerjaan.

72


PELAPORANPROYEK

1.CHANGETHELOOKORCONTENTOFTHEGANTT

CHART

Andabisamengubahtampilanganttchartsesuaikeinginan,

tetapiinihanyaberupatampilanagarAndalebihmerasa

nyamanmelihatganttchart.

Adabeberapapilihanuntukmengubahtampilangantt

chart,denganmenggunakanwizardatausecaramanual.Kali

inikitaagakmempelajaribagaimanamempercantikgantt

chartkitadenganmenggunakanwizard.

KlikStarttheGanttChartWizard...kemudiankliktombol

Next.

Gambar5.17Ganttchartwizard.

PilihtampilanyangAndasukai,dilanjutkandenganklik

tombolNext.

Gambar5.18Memilihtampilanyangdisukai.


73

PELAPORANPROYEK

PilihapasajayanginginAndatampilkanpadaganttchart,

klikNextuntukmelanjutkanketahapberikutnya.

Gambar5.19Informasiyangditampilkanpadaganttchart.

Padabagianini,Andadimintamemilihuntukmenampilkan

dependensisatutugasdengantandapanahatautidak.

Gambar5.20Showdependencies.

TahapanuntukmengubahtampilanganttwizardAnda

sudahselesai.KliktombolFormatituntukmemformat

tampilanganttchartAnda.

74


PELAPORANPROYEK

Gambar5.21Formatganttchart.

SetelahselesaiformatkliktombolExituntukmelihathasil

perubahan.

Andajugabisamengubahtimescale-nyamenjadi3baris

ataumenyederhanakannyamenjadi1barissaja.Untuk

menngaktifkankotakdialogtimescale,ikutiurutan

penekananmenusepertiGambar5.34.

Gambar5.22Kotakdialogtimescale.

Tiaptieratautingkatanmenumemilikitabulasiuntuk

konfigurasi.


75

PELAPORANPROYEK

TopTier

Berisiinformasiglobal.Andabisamenentukan

kelompoknyapertahun,persetengahtahun,sampaiunit

terkecil.Hanyasaja,Andatidakbolehmemasukkannilai

yanglebihkecildaritierdibawahnya.

MiddleTier

BerisikelompokInformasilebihdetaildibandingtoptier,

konfigurasidefault-nyaadalahweekly.Namun,Andabisa

mengubahnyamenjadiharian.

BottomTier

BerisikelompokInformasipalingdetail,konfigurasi

defaultnyaadalahdaily.Namun,Andabisamengubahnya

menjaditiapjam.

Gambar5.23Timescale.

1.Unit,yangmerupakanskalarentangwaktuganttchart

akanditampilkan.

2.Label,juduldariganttchart.

3.Jumlahbarisinformasitimescaleyangakanditampilkan.

1.PRINTCURRENTVIEWASAREPORT

Sepertihalnyanamamenunya,menuiniberfungsiuntuk

76


PELAPORANPROYEK

mencetaklaporanproyekyangsedangaktif.Menuinicukup

mudahdanintuitifkarenatidakmemerlukanbanyak

proseduruntukmencetakdokumenyangdiperlukan.

Untukmencetak,andacukupmengikutwizardberikutini:

KlikPrintcurrentviewasareportlonepage.

Gambar5.24Mencetaksatuhalaman.

Klikcontinuetostep2-->biarkanapaadanyadanklik

continuetostep3.

Klikpagesetupuntukmengubahheaderdanfooter.

Gambar5.25Pengaturanheader,footer,danmargincetak.


77

PELAPORANPROYEK

JikaAndainginmelihatbagaimanahasilcetakannyananti,

silakankliktombolPreviewuntukmelihathasilcetakandi

layar.Apabilamasihdirasakurang,Andabisamasukke

pagesetuplagiuntukmengaturmargindanjenisfont.

Gambar5.26Hasilprintpreview.

1.COMPAREPROGRESSAGAINSTBASELINEWORK

BaselineworksadalahchartyangAndasusunsaat

merencanakansatuproyekdanrencanajadwalpengerjaan

proyek.Padascheduledbarditampilkantanggalpekerjaan

yangsedangberlangsung.

Padapraktiknya,adaperbedaanantaraperencanaan

denganrealisasipengerjaanproyek.Andabisamelihat

perbedaantersebutdalamkolom-kolompadalembarkerja.

Andabisajugamenggunakanmenuiniuntukmenganalisis

rencanajadwaldanrealisasinya.Denganmenggunakanfilter,

Andabisajugamenampilkantugasyangmasihharus

diselesaikantanpamenampilkantugasyangsudahdiselesaikan.

78


PELAPORANPROYEK

Untukmembandingkanbaselinedanactual,Andacukup

mengklikCompareprogressagainstbaselineworkakan

ditampilkanduaganttchartyangsalingberhimpitan.Gantt

chartatasmenggambarkondisisebenarnya(actual),

sedangkanbagianbawahmenampilkanrencanaawal

(baseline).

Gambar5.27Perbandinganactualdanbaseline.

JikaAndaperhatikanGambar5.39,Andaakanmelihatada

duawarna,yaituhitamdanhijau.Hitamadalahbaseline

schedule,sedangkanhijauadalahactualschedule.

2.SEETHEPROJECTSCRITICALTASKS

JikaAndamelihatadabeberapapekerjaanyangmendekati

tenggatwaktuataubahkanmemilikikemungkinan

melewatinya,bisamelakukanbeberapalangkahberikut:

Mengoptimalkanalurtugasyangkritisdengan

menganalisisbeberapapekerjaanyangbisaseharusnya

bisadikerjakansimultan,tapiternyatadikerjakan

berurutanyangmenyebabkantertundanyasatupekerjaan.

Memodifikasisumberdayayangditugaskanuntuk

menyelesaikanpekerjaan.Andabisajugamenambahkan

sumberdayabaruuntukmenyelesaikantugastersebut

agarlebihcepatterselesaikan.

Mempersempitruanglingkupkerjadanmemprioritaskan

targetkerjautama.


79

PELAPORANPROYEK

UntukmelihatjalurkritisproyekAndacukumudah.

DengancaraklikSeetheprojectscriticaltasks,Andaakan

melihatpekerjaanyangmencapaititikkritisatauhampir

melewatitenggatwaktudenganwarnamerah.

Gambar5.28Criticaltasks.

1.SEEHOWRESOURCESTIMEISALLOCATED

Menuiniberfungsiuntukmenampilkansumberdayadan

pekerjaanyangdialokasikanuntukmereka.Untukmelihat

sumberdayatersebutbertugasdipekerjaanapasajadan

bagaimanaprogress-nya,Andacukupmengkliksumberdaya

dikiriatas.Maka,kolomkananatasdanbawahakan

menampilkandetailnya.

Gambar5.29Resourcestimeallocated.

80


PELAPORANPROYEK

2.SEEPROJECTCOSTS

Menuiniadalahmenupalingmenarik,karenaAndabisa

melihatberapabesaranggaranyangdihabiskanuntukproyek

inidanAndabisamelakukananalisisbiayaproyekmelalui

beberapacara:

1.Mengubahsumberdayayangdigunakanuntuk

menyelesaikansatupekerjaan.Misalnya,dengan

menggantipekerjayangmemilikihonortinggidengan

yangberhonorrendah.

2.Menyesuaikantarifuntuktiapsumberdaya,misalnya

denganbernegosiasiuntukmendapatkanhargatermurah

ataudengansistemboronganhinggaberapalamatugas

tadidiselesaikantidakakanmembuatpegeluaranAnda

membengkak.TentusajaAndahanyabisamelakukancara

inijikapekerjaantersebuttidakbergantungkepada

pekerjaanlainnyaatauadapekerjaanlainyang

bergantungpadapekerjaantersebut.

3.Mengurangiruanglingkupkerjaproyek,ataudengan

bahasalain,lebihfokuspadapekerjaanintiuntuk

mengurangibiaya.Salahsatucaraadalahdengan

menghapustugasyangtidakperluataumempersingkat

waktupengerjaansertaefisiensistaf.Denganmelakukan

caratersebutdiharapkanmampumengurangibiaya.

Untukmembukaprediksibiayaproyek,Andacukup

mengklikSeeprojectcosts.

Gambar5.30Projectcosts.


81

PELAPORANPROYEK

Padaprojectcostterdapatbeberapakolom,yaitu:

1.TotalCost,berisiinformasitotalbiayayangdikeluarkan

padasaatAndamengerjakanproyek.

2.Baseline,berisirencanaanggaranbelanjayangakanAnda

keluarkan.Karenamasihmerupakanrencana,seringkali

terdapatselisihantaratotalcostdanbaseline,ini

dikarenakanadaperbedaanantararencanadanrealisasi.

3.Variance,adalahselisihantararencanaanggarandengan

totalbiayasetelahdilakukanefisiensi.Jikaangkadimulai

dengantandakurung,makaterjadipenghematanbiaya

sebesar(x)rupiah.

4.Actual,adalahinformasibiayayangsudahdikeluarkan

sampaisaatdibuatnyalaporan,jikaangkanya0ada

kemungkinanmemangbelumwaktunyadikerjakan.

5.Remaining,berisiinformasianggaranyangmasihtersisa

untukmenyelesaikanpekerjaan.

Raihkesempatanmendapatkan10paketOnlineTraining

"MicrosoftProject2007dariKeystone"

senilaitotalRp36.000.000,-bagi10orangpemenang

PERTANYAAN:

MenurutAnda,topikapayangpalingtepatuntukdiangkat

dalamekstrabukuPCMediaberikutnya?

A.Programming

B.Sekuriti&VirusKomputer

C.Database

D.Server

E.MicrosoftPowerPointAdvanced

CARAMENJAWAB:

PelangganIndosat(Matrix,IM3,Mentari,Starone);Telkomsel(Halo,Simpati,As);

XL(Xplor,Bebas,Jempol);Flexi;atauMobile-8(Fren)kirimSMSke7669:

KetikSMS:PCMEDIA12PROJECT[JawabanA/B/C/D/E]NAMA

Contoh:PCMEDIA12PROJECTCBUDI

SMSditerimaselambat-lambatnya19Desember2008.

NamapemenangdiumumkanpadaPCMedia02/2009halaman142yangterbit15Januari2009.

82


gratisSMALLBUSINESSrp.1jutaBusiness2007cOEMBeli

OfficeSB*

Rp1Juta!

GratisSoftwareAkuntansiaccuratesenilai

gratisCDTrainingOfficesmallbusinesssenilaiRp75ribu.

UntuksetiappembelianPCatauLaptopyangsudahteRinstallOfficeSmallASLIdaridistributorresmiindonesiaMulai1Nov08-31Des08.

OFFICESmallBus++=PEMASARALNjAlinrelasiANALISAPROFESIONAOfficesmalBusinessContpakai7Publisher2007SUKSESUKMALAiness

office2007

pakaiManager

act

PROFITpakailpakaiBusiness200

JANGANLUPAMINTAPASANGOFFICESmallBusinEssYANGASLI!

*Rp1jutaberupabonusdantidakbisadiuangkan.

selamapersediaanmasihada.

Ms Project 2007

Documents

Transcript of Ms Project 2007