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DatArSoft Sistema de gestión documental en

aplicativo Web para la UFPS Manual de Usuario – Módulo de Gestión

DatArSoft: Manual de Usuario

Modulo de Gestión



CONTENIDO

1. GENERALIDADES

1.1 USUARIO GESTOR

1.2 ESTADOS DE COMUNICACIONES

2. CONSULTA DE COMUNICACIONES

2.1 LISTA DE COMUNICACIONES

2.2 CONSULTA AVANZADA

3. GESTIONAR UNA COMUNICACIÓN

3.1 EXPORTAR COMUNICACIÓN

3.2 DELEGAR COMUNICACIÓN

3.3 GENERAR RESPUESTA

3.4 MARCAR SIN TRÁMITE

3.5 MARCAR RECIBIDO FÍSICO

3.6 APROBAR COMUNICACIÓN

3.7 NO APROBAR COMUNICACIÓN

3.8 MODIFICAR COMUNICACIÓN

3.9 BORRAR COMUNICACIÓN

3.10 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN

3.11 ENVIAR COPIAS

4. PRODUCIR COMUNICACIONES

5. ACTUALIZAR DATOS

6. OTROS LISTADOS

6.1 MENSAJES

6.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS



1. GENERALIDADES

DatArSoft es un software para la gestión de comunicaciones de la Universidad Francisco de

Paula Santander, el cual le permite gestionar las comunicaciones oficiales de los

administrativos de la universidad, este software radicará las comunicaciones oficiales y

documentos informativos que llegan a la unidad de gestión y atención documental de la

UFPS.

La radicación de estos documentos permitirá su uso, control, almacenaje, recuperación,

clasificación, ordenación, descripción, protección, conservación, difusión y consulta a

través de Internet.

Para ingresar al software se puede hacer desde Internet a través de cuatro formas diferentes:

1. Entrar a la pagina de Internet de la Universidad Francisco de Paula Santander

(http://www.ufps.edu.co)

Dar clic en el icono UGAD de la columna izquierda, como se muestra a continuación

http://www.ufps.edu.co/



Aparece la siguiente Interfaz

El gestor inicia sesión digitando su código de administrativo y clave.

La primera interfaz que aparece es la siguiente:

En ella se aprecia un listado de todas las dependencias a las cuales el gestor se encuentra

asociado.

El gestor debe seleccionar la dependencia (con su respectivo cargo) que desea gestionar.



Una vez el gestor seleccione la dependencia que desea acceder el sistema carga una

estadística de las comunicaciones vencidas, tramitadas, por vencerse, por tramitar e

históricas y las visualiza en la siguiente interfaz:

Esta es la interfaz principal, y desde aquí se puede acceder a todas las funcionalidades del

sistema

Aparece un icono en la parte inferior derecha de la interfaz.

Permite visualizar y descargar un diagrama de tortas relacionado

con la gestión de comunicaciones nombradas.



1.1 USUARIO GESTOR

Los usuarios del sistema son todos los administrativos de la universidad, cada

administrativo podrá acceder a las comunicaciones que le competen en una determinada

dependencia y cargo. El usuario podrá estar activo máximo un cargo por unidad

administrativa.

DatArSoft provee diferentes privilegios a los usuarios dependiendo del perfil asignado por

el administrador del sistema, este perfil se asigna de acuerdo a los procesos que el

administrativo desempeñe en dicha dependencia.

El Usuario Gestor es el usuario del sistema encargado de gestionar las comunicaciones

internas y externas que le competen de acuerdo al perfil. Los posibles perfiles del usuario

gestor son: “user”, el cual permite gestionar las comunicaciones enviadas y recibidas que

solo le competen a él; “userAuto”, el cual permite gestionar las comunicaciones enviadas y

recibidas que le competen a él y las de su jefe, y el perfil “admin” el cual permite gestionar

las comunicaciones enviadas y recibidas en toda la unidad administrativa. Además un

gestor que sea jefe de dependencia tendrá un rol denominado “principal”

1.2 ESTADOS DE COMUNICACIONES

ESTADO DESCRIPCION

Distribución Interna Este estado indica que la comunicación está en proceso de

distribución por el mensajero. Este estado solo aplica a las

comunicaciones entrantes (externo a interno).

Recibido Interno Este estado indica que la comunicación la recibió físicamente

el destino. Este estado solo aplica a las comunicaciones

entrantes (externo a interno).

Tramitado Este estado indica que la comunicación ha cumplido con su

función administrativa.

Histórico Este estado indica que la comunicación ha terminado su

vigencia en el archivo de gestión y pasa al archivo histórico.

(Pasa al archivo histórico después de treinta días de haber

sido tramitado).

Enviado Este estado indica que la comunicación ha sido producida y

radicada, y espera ser leída. Este estado solo aplica a las

comunicaciones internas (interno a interno).

Leído Este estado indica que la comunicación ha sido leída o abierta

por el destino original. Este estado solo aplica a las

comunicaciones internas (interno a interno).



Por Aprobar Este estado indica que la comunicación ha sido producida

pero no se ha radicado, espera la aprobación del jefe.

Reprobado Este estado indica que la comunicación producida no fue

aprobada por el jefe.

Revisar Este estado indica que la comunicación ha sido producida

pero no se ha radicado, espera la aprobación del archivista

(UGAD). Este estado solo aplica a las comunicaciones

salientes (interno a externo).

Corregir Este estado indica que la comunicación producida no fue

aprobada por el archivista (UGAD). Este estado solo aplica a

las comunicaciones salientes (interno a externo).

Revisado Este estado indica que las comunicación esta aprobada y

radicada y espera ser distribuida. Este estado solo aplica a las

comunicaciones salientes (interno a externo).

Por distribución externa

local

Este estado indica que la comunicación está en la lista de

distribución externa. Este estado solo aplica a las

comunicaciones salientes (interno a externo).

Por distribución externa

outsorcing

Este estado indica que la comunicación está en la lista de

distribución externa por outsorcing con número de guía. Este

estado solo aplica a las comunicaciones salientes (interno a

externo).

En distribución externa Este estado indica que la comunicación está en proceso de

distribución externa por el mensajero. Este estado solo aplica

a las comunicaciones salientes (interno a externo).

Devuelto Este estado indica que la comunicación ha sido devuelta por

el destino. Este estado solo aplica a las comunicaciones

salientes (interno a externo).



2 CONSULTA DE COMUNICACIONES

El usuario gestor podrá listar las comunicaciones oficiales enviadas, recibidas, pendientes e

históricas en un cargo que desempeñe en una dependencia. La lista de comunicaciones se

mostrara a través de la siguiente interfaz:

En la parte superior de la interfaz aparece el siguiente icono

Permite exportar el listado de las comunicaciones en formato

Excel.

2.1 LISTA DE COMUNICACIONES

En la parte superior de la interfaz principal aparece una serie de iconos que permitirá

navegar por los diversos listados de comunicaciones.

Los iconos de acceso rápido a las diferentes listas son:



Muestra el listado de las comunicaciones originales o copias

recibidas por el gestor.

Muestra el listado de las comunicaciones enviadas por el gestor.

Muestra el listado de las comunicaciones históricas del gestor.

Muestra el listado de comunicaciones por aprobar (Solo Jefe de

dependencia).

Muestra el listado de comunicaciones reprobadas.

Muestra el listado de comunicaciones por corregir.

Muestra el listado de comunicaciones por revisar.

Muestra el listado de comunicaciones vencidas.

O bien se podrá acceder desde el menú principal:

2.2 CONSULTA AVANZADA

En la parte superior de la interfaz principal aparece un icono que permite consultar

comunicaciones.



Permite realizar una consulta avanzada de las comunicaciones

recibidas y enviadas por el gestor.


La interfaz de consulta avanzada es la siguiente:

Ninguno de los campos es obligatorio, pero se requieren para obtener los resultados más

especificos esperados.



Permite consultar por fecha de radicación.

Seleccionar una fecha de radicación inicial y una fecha de radicación Final

Permite consultar por fecha de elaboración.

Seleccionar una fecha de elaboración inicial y una fecha de elaboración Final

Permite consultar por Tipo de

Comunicación

Permite consultar por Estado de

Comunicación



Permite consultar por Asunto de Comunicación. A medida que se va escribiendo irá

filtrando y apareciendo las posibles opciones válidas de asunto.

Permite consultar por Texto de Comunicación. Se podrá colocar palabras sueltas y el

sistema encontrará concordancias de las mismas en los resultados.

Después de personalizar la consultar, dar click en el botón Consultar, y aparece un listado

resultado de nuestra consulta según los parámetros de búsqueda suministrados en la interfaz

anterior.

En caso de arrojar resultados la consulta avanzada, se verá la siguiente interfaz:

Dar click en la X, y empezamos el proceso de consulta de nuevo.



3 GESTIONAR UNA COMUNICACIÓN

Para gestionar una comunicación, primero seleccionamos una comunicación de alguno de

los listados dando click en el recuadro de la izquierda de la comunicación deseada.

Una vez seleccionada la comunicación de la lista de comunicaciones, el usuario gestor

podrá ver los detalles de la comunicación a través de la opción Ver detalles del menú

Opciones, o bien por medio del icono en la barra de la parte superior de la interfaz.

Permite ver los detalles de la comunicación como contenido,

destinos, origen, comentarios, historial de estado, distribución

externa, entre otros

Aparecerá la siguiente interfaz:



Si en la parte superior aparece el siguiente mensaje

Significa que la persona quien ha enviado la comunicación ya sabe que usted a leído la

comunicación (solo cuando se tiene la comunicación original).

Esta interfaz consta de una serie de pestañas donde se encuentra la información referente a

la comunicación.

En la pestaña GENERAL aparece la información del Tipo de Comunicación,

Origen/Destino, Fecha de Vencimiento, Número de Radicación y Fecha de Radicación.

Otros datos como consecutivos y año son exclusivos para las circulares.

En la pestaña DATOS aparece la información del Asunto, Texto, Anexos, Transcriptor y

Fecha de Elaboración.



En la pestaña ORIGEN aparece la información del Origen de a comunicación. Se muestra

la Dependencia, Cargo, y nombre del Funcionario quien ha enviado la comunicación.

Además, se aprecia la serie y subserie (si la tiene) asociada a la comunicación.

En la pestaña DESTINO aparecen los destinos de la comunicación.

En la columna Tipo aparece Original o Copia, indicando quien tiene la Original.



En la pestaña COMENTARIOS aparecen los comentarios realizados a la comunicación.

Se muestra el número de comentario, la fecha, el nombre del funcionario que lo hizo, y el

texto del comentario.

En caso de que la comunicación no tenga comentarios asociadas a ella, aparecerá la

siguiente interfaz:



En la pestaña ESTADOS aparece un historial de los estados en los que ha trascendido la

comunicación.

Se muestra la fecha y la descripción del Estado.

En la parte superior de la vista previa de la comunicación, aparece una serie de íconos que

permiten efectuar acciones sobre la comunicación seleccionada.



O en la parte superior izquierda en los menús.

En el menú Archivo

En el menú Trámites

En el menú Actualización

En el menú Opciones

3.1 DESCARGAR ADJUNTO

Permite descargar el adjunto de una comunicación. Este icono se

habilita solo cuando una comunicación tiene adjuntos. El tipo de

archivo que se puede adjuntar es: .pdf, .doc, .rtf, .xls, .rar o .zip.



3.2 EXPORTAR COMUNICACIÓN

Permite exportar una comunicación al formato definido por la

entidad, cumplimento con su imagen corporativa. Este icono se

habilita solo para las comunicaciones con origen interno.

La comunicación exportada es similar a la siguiente:



3.3 DELEGAR COMUNICACIÓN

Permite delegar una comunicación a otro gestor de la entidad. Este

icono se habilita solo al gestor que es destino original, y si la

comunicación está en estado Leído o Distribución Interna o

Recibido Interno.

La interfaz delegar comunicación le permite realizar filtros por dependencia, cargo y gestor,

y seleccionar el gestor destino.

3.4 GENERAR RESPUESTA

Permite generar una respuesta a una comunicación. Este icono se

habilita solo al gestor que es destino original, y si la comunicación

está en estado Leído o Distribución Interna o Recibido Interno.

Abre el formulario de producir comunicación.

3.5 MARCAR SIN TRÁMITE

Permite marcar como tramitado una comunicación. Este icono se

habilita solo al gestor que es destino original, y si la comunicación

está en estado Leído o Distribución Interna o Recibido Interno.



3.6 MARCAR RECIBIDO FÍSICO

Permite marcar como Recibido Interno una comunicación. Este

icono se habilita solo al gestor que es destino original.

3.7 APROBAR COMUNICACIÓN

Permite aprobar una comunicación que se encuentra pendiente por

radicar. Este icono se habilita solo al gestor remitente original y si

la comunicación está en estado Por Aprobar.

3.8 NO APROBAR COMUNICACIÓN

Permite no aprobar o reprobar una comunicación que se encuentra

pendiente por radicar. Este icono se habilita solo al gestor

remitente original y si la comunicación está en estado Por

Aprobar.

3.9 MODIFICAR COMUNICACIÓN

Permite modificar una comunicación que se encuentra Reprobado

o corregir. Este icono se habilita al gestor remitente original o un

gestor autorizado.

Esta opción abre un formulario con campos editables para asunto, texto y anexos, una vez

se modifique la comunicación la comunicación pasa a estado Enviado, Revisar o Por

aprobar dependiendo del Rol del gestor.



3.10 BORRAR COMUNICACIÓN

Permite borrar una comunicación que se encuentra Reprobado o

corregir. Este icono se habilita al gestor remitente original o un

gestor autorizado.

3.11 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN

Permite agregar comentarios a una comunicación.

Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación

del listado de comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación.



Al agregar el comentario, dar click en el botón Guardar, y aparecerá el siguiente mensaje en

la parte superior de la ventana:

3.12 ENVIAR COPIAS

Permite enviar copias de una comunicación a varios gestores.

Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación del

listado de comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación



4 PRODUCIR COMUNICACIONES

En la parte superior de la interfaz principal aparece un icono que permite Producir

comunicaciones.

Permite producir una comunicación oficial.


El usuario gestor podrá producir comunicaciones oficiales de origen interno con destino

interno y comunicaciones de origen interno con destino externo. La interfaz es la siguiente:



Seleccionar el tipo documental requerido

Si la comunicación tiene un radicado origen,

oprimir el botón Buscar

Y seleccionar la comunicación origen.

Seleccionar una serie documental correspondiente

a lo que necesita



Seleccionar una subserie documental dependiendo

de la serie documental seleccionada anteriormente

Si el tipo documental es Circular Interna,

seleccionar el (los) destino(s) interno(s) oprimiendo

el Botón (…) en Destinatario.

Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista,

oprimir el botón Copiar si es una sola, o copiar todos si necesita todas las dependencias.

Las dependencias destino para circulares internas son las que aparecen en la lista de

dependencias seleccionadas.



Si el tipo documental es Memorando, seleccionar

el (los) destino(s) interno(s) oprimiendo el Botón

(…) en Destinatario.

Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista

desplegable, y automáticamente aparece la lista de usuarios activos que pertenecen a la

dependencia seleccionada.

Seleccionar los usuarios de la lista, oprimir el botón Copiar si es uno solo, o copiar todos si

se necesita todos los usuarios de la dependencia seleccionada.



Los usuarios destino para memorando son los que aparecen en la lista de usuarios de

dependencia seleccionados.

Si el tipo documental es Circular

Externa, digitar el destino.

Si el tipo documental es Carta, digitar

los campos correspondientes.



Seleccionar el remitente de la comunicación oficial,

que puede ser usted o su respectivo jefe (si lo tiene).

Digitar el asunto, texto y anexos (si los

tiene) de la comunicación oficial.

También puede agregar un mensaje de

despedida.

Si necesita enviar copias a destinos internos de la

UPFS, oprimir el Botón Buscar en Copias.

Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista

desplegable, y automáticamente aparecerá la lista de usuarios activos que pertenecen a la

dependencia seleccionada.

Seleccionar los usuarios de la lista, oprimir el botón Copiar si es uno solo, o copiar todos si

se necesita todos los usuarios de la dependencia seleccionada.

Los usuarios destino para copias son los que aparecen en la lista de usuarios de

dependencia seleccionados.



Seleccionar una fecha de vencimiento que

debe ser superior a la fecha actual.



Si la comunicación requiere de un archivo

adjunto, seleccionar la opción Adicionar

Archivo en Anexos.

Si la información fue proporcionada, dar click en el botón Producir, y aparece la siguiente

interfaz.

Esta es la vista previa de la comunicación que esta creando. Si quiere modificar algo,

oprimir el Botón Modificar, pero si esta seguro de la información, oprimir el Botón

Confirmar.



Si todo ha ocurrido sin contratiempos, podrá ver un mensaje de éxito.

En este momento, la comunicación o comunicaciones oficiales han sido enviadas

digitalmente.

Los destinos internos ya podrán acceder y mirar la comunicación desde su propia sesión.



5. ACTUALIZAR DATOS

En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Actualizar Datos.

El gestor puede actualizar o modificar sus datos como email, clave

y firma digital.


La interfaz de Actualizar Datos es la siguiente:



Luego de modificar los datos requeridos, dar click en el botón Actualizar

Aparece el siguiente letrero indicando que el proceso se realizó efectivamente:

En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Mis Usuarios.

El gestor con rol Principal puede autorizar a los usuarios de su

dependencia para examinar sus comunicaciones.


La interfaz de Mis Usuario es la siguiente:



5 OTROS LISTADOS

5.1 MENSAJES

En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Listar Mis Mensajes.

Lista los mensajes recibidos.


La interfaz de Listar Mis Mensajes es la siguiente:

Borra un mensaje de la lista de mensajes.

Abre la comunicación relacionada en el mensaje.



5.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS

En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Listar Documentos

Informativos

Lista los documentos informativos que han ingresado a la

dependencia.


La interfaz de Listar Documentos Informativos es la siguiente:

Existe un icono en la parte superior de la interfaz principal que permite volver al listado de Dependencias asociadas y cambiar de Dependencia

Permite cambiar de dependencia.

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