Mobility Tool Przewodnik dla Beneficjentówpokl.frse.org.pl/img/pokl/Mfile/77/file.pdf · 2013. 1....

EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning: policies and programme Coordination of the "Lifelong learning" programme

Mobility Tool – Przewodnik dla Beneficjentów

Wersja III – październik 2012 (Mobility Tool wersja 1.6.0)

of 72

Spis treści

1. Informacje ogólne ................................................................................................................................ 4

1.1 Opis ............................................................................................................................................... 4

1.2 Użytkownicy Mobility Tool ............................................................................................................. 4

2. Logowanie do systemu Mobility Tool .................................................................................................. 4

2.1 Jak zmienić język w systemie Mobility Tool? ................................................................................ 5

3. Projekt .................................................................................................................................................. 6

3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie? ........................................................................................ 6

3.2. Jak edytować informacje o projekcie? ......................................................................................... 7

4. Uczestnicy ......................................................................................................................................... 10

4.1. Jak wyświetlić listę uczestników? .............................................................................................. 10

4.2. Jak dodać nowego uczestnika? ................................................................................................. 11

4.3. Jak zaimportować dane uczestników? ....................................................................................... 12

4.4. Jak edytować dane uczestnika? ................................................................................................ 15

5. Partnerzy ........................................................................................................................................... 16

5.1. Jak wyświetlić listę partnerów? .................................................................................................. 16

5.2. Jak dodać nowego partnera? ..................................................................................................... 17

5.3. Jak edytować dane partnera? .................................................................................................... 18

5.4. Jak usunąć partnera? ................................................................................................................. 19

5.5. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta? .......................................................... 20

5.6. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej? ........................................................... 22

5.7. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta? .......................................................... 23

5.8. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej? ........................................................... 24

5.9. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility Tool? ....................................... 25

6. Mobilności .......................................................................................................................................... 28

6.1. Jak utworzyć nową mobilność?.................................................................................................. 28

6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności? .............................................................. 34

6.3. Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności? ............................................................ 36

6.4. Jak wyeksportować wszystkie mobilności do pliku? .................................................................. 37

6.5. Jak edytować dane mobilności? ................................................................................................ 40

6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie? ...................................................... 42

6.7. Jak edytować dane stażu/wymiany? .......................................................................................... 43

6.8. Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności? ................................................... 44

6.9. Jak usunąć staż/wymianę? ........................................................................................................ 46

6.10. Jak usunąć mobilność? ............................................................................................................ 47

7. Raporty uczestników ......................................................................................................................... 49

7.1. Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu? ........................................................................... 49

7.2. Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie? ........................................................... 51

7.3. Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić nowy raport uczestnika? ......................................... 53

7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika? ................................................................................. 55

of 72

7.5. Do kiedy należy złożyć raport uczestnika? ................................................................................ 56

7.6. Jak wydrukować raport uczestnika? .......................................................................................... 56

8. Budżet ................................................................................................................................................ 59

8.1. Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany? ................................................................................. 59

8.2. Jak zarządzać budżetem projektu? ........................................................................................... 61

9. Raporty Beneficjenta ......................................................................................................................... 66

9.1. Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta? ................................................................................ 66

9.2. Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta? ............................................................................. 68

9.3. Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta ..................................................................... 69

10. Wsparcie i rozwiązywanie problemów ............................................................................................. 70

10.1. National Agency Helpdesk contact .......................................................................................... 70

10.2. Troubleshooting of the most common issues .......................................................................... 70

10.2.1. Issues when submitting beneficiary or participant forms using Adobe Acrobat Reader –

"NotAllowedError" ......................................................................................................................... 70

10.2.2. CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft Excel ........... 71

of 72

1. Informacje ogólne

1.1 Opis

Mobility Tool jest internetowym narzędziem do współpracy, zarządzania

i raportowania, stworzonym na potrzeby projektów mobilności realizowanych

w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” (LLP). Narzędzie zostało stworzone

przez Komisję Europejską, a przeznaczone jest głównie dla Beneficjentów projektów

mobilności.

Użytkownicy narzędzia Mobility Tool będą mogli obsługiwać w nim realizowane przez siebie

projekty, wprowadzając informacje o uczestnikach i ich mobilnościach (wyjazdach),

wypełniając i uaktualniając informacje finansowe, wystawiając raporty uczestników oraz

składając raporty cząstkowe i końcowe Beneficjenta, które następnie wyślą do Narodowej

Agencji.

1.2 Użytkownicy Mobility Tool

Użytkownikami Mobility Tool są:

Beneficjenci – główni użytkownicy narzędzia, których zadaniem jest wprowadzanie do

systemu informacji dotyczących projektów mobilności, uczestników i danych

finansowych, a także wypełnianie i składanie raportów.

Narodowe Agencje – generowanie, kontrolowanie i monitorowanie informacji

na temat projektów mobilności.

DG EAC, właściciel systemu i jego główny administrator.

Uczestnicy projektów mobilności nie są bezpośrednimi użytkownikami narzędzia

Mobility Tool, ich raporty będą generowane przez system, a oni otrzymają tylko linki

do gotowych do wypełnienia plików w formacie PDF.

2. Logowanie do systemu Mobility Tool

Narzędzie Mobility Tool znajduje się pod poniższym adresem URL:

https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Aby zalogować się do systemu Mobility Tool I uzyskać dostęp do swojego projektu, trzeba 1)

posiadać konto w w bazie ECAS (European Commission Authentification Service) oraz 2)

potwierdzić adres e-mail osoby kontaktowej w Państwa projekcie. Dla 1) zachęcamy do

zapoznania się z dokumentem „Instrukcja użytkownika bazy ECAS”, w którym znajdą

https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

of 72

Państwo więcej informacji dotyczących rejestracji w bazie ECAS. Dla 2) konieczne jest

potwierdzenie lub korekta adresu e-mail osoby kontaktowej, który podali Państwo w sekcji

1.2 wniosku. Stosowną informację, wraz z numerem projektu, należy wysłać na adres:

[email protected] po otrzymaniu 1 egzemplarza podpisanej umowy finansowej.

Strona logowania do bazy ECAS wygląda następująco:

Najważniejsze informacje na temat bazy ECAS:

- w prawym górnym rogu ekranu można zmienić język strony na polski.

- "Czy wybrana domena jest prawidłowa?" – prawidłowa domena to Zewnętrzna. Aby

zmienić domenę, należy kliknąć na linku "Zmień", zaznaczyć odpowiedź "Nie pracuję w

instytucji ani w organie UE" i kliknąć przycisk "Wybierz".

- "Nazwa użytkownika lub adres e-mail" – jedno I drugie może być używane jako login.

Jako że nazwa użytkownika generowana jest automatycznie podczas rejestracji, zaleca

się używanie jako loginu adresu e-mail, który łatwiej jest zapamiętać.

- "Hasło" – należy podać hasło wybrane podczas rejestracji.

2.1 Jak zmienić język w systemie Mobility Tool?

Domyślnym językiem systemu jest angielski. W prawym górnym rogu ekranu znajduje się

lista rozwijalna z dostępnymi językami. Język polski ma oznaczenie "PL1 – polski (PL)".

mailto:[email protected]

of 72

3. Projekt

3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie?

1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. Wyświetli się ekran podobny do tego

zaprezentowanego poniżej.

2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. Wyświetlą się informacje o projekcie.

of 72

3.2. Jak edytować informacje o projekcie?

Wprowadzone przez Narodową Agencję zmiany w projekcie można zobaczyć

w sekcji "Aktualizacje i Raporty", ale zmiany nie są wprowadzane automatycznie.

To Beneficjent ma obowiązek śledzić listę zmian wykazanych w sekcji "Aktualizacje

i Raporty" i wprowadzać je na bieżąco do systemu.

Wszelkie zmiany wprowadzone przez Narodową Agencję zostaną zakomunikowane

Beneficjentom przez system Mobility Tool w formie automatycznej wiadomości wysłyanej na

adresy e-mail osób kontaktowych z instytucji Beneficjenta.

Aby wyświetlić listę zmian w projekcie, należy wykonać następujące kroki:

1. Zalogować się do systemu Mobility Tool.

2. Kliknąć na numerze umowy finansowej.

3. Kliknąć przycisk “Aktualizacje i Raporty" w górnym menu.

Uwaga:

W systemie Mobility Tool można zmieniać dane dotyczące partnerów, mobilności,

uczestników czy budżetu – szczegółowe informacje znajdują się w kolejnych sekcjach.

Pozostałe informacje, jak np. numer umowy finansowej czy tytuł projektu nie mogą być

zmienione w systemie.

W celu edycji tych danych, prosimy o kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji.

of 72

4. Wyświetli się lista zmian w projekcie. Na liście zawsze wyświetli się przynajmniej jedna

pozycja – oryginalne dane z dnia zaimportowania projektu do systemu.

5. Kliknąć na dacie i godzinie w kolumnie "Data aktualizacji" przy zmianie, która ma zostać

wyświetlona.

of 72

6. Porównać informacje zawarte w tym oknie z danymi zawartymi w innych sekcjach

systemu Mobility Tool i, w razie potrzeby, wprowadzić odpowiednie zmiany. Szczegółowe

informacje na temat dodawania, edytowania i usuwania partnerów, osób kontaktowych

czy danych finansowych znajdują się w dalszej części niniejszego przewodnika.

7. Kliknąć przycisk "Wstecz".

Zwracamy uwagę, że kwoty w kolumnie "Przyznany budżet" (sekcja "Budżet") aktualizują się

automatycznie na podstawie aktualizacji dokonywanych przez Narodową Agencję.

of 72

4. Uczestnicy

4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?



3. Kliknąć przycisk "Uczestnicy".

4. Kliknąć przycisk "Uczestnicy". Wyświetli się lista wszystkich wprowadzonych uczestników

projektu. Lista będzie zawierała: tytuł, imię i nazwisko, płeć, informację,

of 72

że dany uczestnik jest lub nie jest osobą ze specjalnymi potrzebami, oraz że jest lub nie

jest osobą towarzyszącą, a także adres e-mail uczestnika. Aby wyświetlić szczegółowe

informacje o danym uczestniku, należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy jego nazwisku.

4.2. Jak dodać nowego uczestnika?

1. Powtórzyć kroki z części ”4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?”.

2. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy".

3. Wyświetli się formularz dodawania nowego uczestnika.

of 72

4. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką.

5. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego uczestnika.

4.3. Jak zaimportować dane uczestników?

W nowej wersji Mobility Tool możliwe jest wprowadzenie większej grupy uczestników

poprzez zaimportowanie ich danych. Funkcja ta umożliwia tylko dodawanie nowych

uczestników, natomiast nie pozwala na modyfikowanie danych już wprowadzonych osób.

Aby zaimportować dane uczestników do systemu, należy postępować według poniższego

opisu:


2. Kliknąć przycisk "Import z pliku".

of 72

3. Wyświetli się 3-punktowy opis procesu, który polega na pobraniu pliku szablonu,

wypełnienia go i zaimportowania do systemu.

4. Kliknąć na linku "Pobierz plik szablonu w formacie CSV". Przeglądarka zapyta, czy chcą

Państwo otworzyć, czy zapisać plik. Prosimy o zapisanie go na swoim komputerze.

5. Open the file in Microsoft Excel. If you see all values in a single cell, please refer to

10.2.2. CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft

Excel paragraph which covers troubleshooting of the CSV display issues in Excel.

6. Wprowadzić dane uczestników we wszystkich obowiązkowych polach (kolumnach).

a. W poniższej tabeli znajduje się informacja, które pola są obowiązkowe.

b. Część kolumn przyjmie tylko dane w określonym formacie. Informacja o

wymaganym formacie poszczególnych pól również znajduje się w poniższej

tabeli. Tabele referencyjne znajdują się pod tym linkiem.

Pole Obowiązkowe? Wymagany format pola

Title (tytuł) Nie Dowolny

First Name (imię) Tak Dowolny

Last Name (nazwisko)

Tak Dowolny

Date of Birth (data urodzenia)

Tak Data w formacie DD/MM/RRRR

Gender (płeć) Tak F (kobieta) lub M (mężczyzna)

Telephone (nr telefonu)

Nie Dowolny

Email (adres e-mail)

Tak

Wymagany format adresu e-mail, np. [email protected]

Adres e-mail uczestnika musi być unikalny, ponieważ dla systemu jest on identyfikatorem danego uczestnika.

Address (adres) Tak Dowolny

Postal Code (kod pocztowy)

Tak Dowolny

City (miasto) Tak Dowolny

Country (kraj) Tak Kod kraju z tabel referencyjnych, np.: PL, DE, UK, itp.

Region (województwo)

Tak Kod województwa z tabel referencyjnych, np.: PL21, PL33 itp

Is Accompanying Person (czy to osoba towarzysząca?)

Tak YES (tak) lub NO (nie)

With Special Needs (czy to osoba ze specjalnymi potrzebami?)

Tak YES (tak) lub NO (nie)

Type of participant Tak Kod rodzaju uczestnika z tabel referencyjnych, np.:

http://mtool.llp.org.pl/sites/mtool.llp.org.pl/files/Code_List_for_2011_reporting_PL.pdf

mailto:[email protected]

of 72

(rodzaj uczestnika) STD-ADL, TCH-ADULT-ACTIVE, itp

IVT Participant Type (typ uczestnika IVT)

Nie Dotyczy tylko uczestników projektów IVT, możliwe są 2 typy: MobIVT-Appr lub MobIVT-Sch

c. Zapisać zmiany w pliku.

7. Wypełniony plik należy zaimportować do systemu. Wracamy do sekcji Uczestnicy,

klikamy przycisk "Import z pliku" i klikamy przycisk "Przeglądaj" i wskazujemy plik.

8. Kliknąć przycisk "Wyślij".

a. Jeśli zaimportowany plik zawiera dane wprowadzone w nieprawidłowym formacie lub

niewypełnione pola obowiązkowe, wyświetli się informacja zawierająca błędnie

wypełnione pola. Prawidłowo wprowadzone dane również zostaną wyświetlone. Na

tym etapie mogą Państwo wrócić do poprzedniego kroku w celu poprawienia lub

uzupełnienia danych i ponownego wysłania pliku, bądź też anulować proces importu.

b. Jeśli wszystkie dane zostałną wprowadzone prawidłowo, wyświetli się informacja o

liczbie uczestników do zaimportowania oraz liczbie uczestników, których dane

zostaną zaktualizowane. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk "Tak". System

przekieruje Państwa do sekcji "Uczestnicy" i wyświetli pełną listę uczestników oraz

osób towarzyszących.

c. Jeśli w Państwa projekcie byli już wprowadzeni uczestnicy używający tych samych

adresów e-mail co osoby, które próbują Państwo zaimportować, wyświetli się

następujący komunikat:

Kliknięcie przycisku "Tak" spowoduje aktualizację danych wymienionych uczestników.

of 72

4.4. Jak edytować dane uczestnika?


2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ).

3. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz".

4. Wyświetli się potwierdzenie ("Zmiany zostały zapisane").

of 72

5. Partnerzy

5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?



3. Kliknąć przycisk “Instytucje partnerskie”.

4. Wyświetli się lista instytucji partnerskich występujących w projekcie.

of 72

5.2. Jak dodać nowego partnera?

1. Powtórzyć kroki z części “5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?”.


3. Wyświetli się formularz dodawania nowego partnera. Formularz składa się z części: dane

instytucji partnerskiej, adres i dane kontaktowe oraz lista osób kontaktowych.


5. W formularzu "Dane osoby kontaktowej", u góry można zaznaczyć opcję "Taki sam jak

adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji partnerskiej.

of 72

6. U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana osoba

będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". W przeciwnym

razie, kolumny Wyróżniona osoba, Telefon komórkowy i Kraj pozostaną przy danej

instytucji puste.

7. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego partnera

(„Zmiany zostały zapisane”). Nowa instytucja partnerska zostanie dodana do listy

partnerów.

5.3. Jak edytować dane partnera?

1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?".

2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwie partnera, którego dane chcemy edytować.

Uwaga:

Dane partnerów mogą być modyfikowane przez cały czas trwania projektu.

of 72

3. Wprowadzić zmiany, po czym kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie

wprowadzenia zmian ("Zmiany zostały zapisane").

5.4. Jak usunąć partnera?


2. Zaznaczyć "X" w polu wyboru przy nazwie partnera, którego chcemy usunąć. Zwracamy

uwagę, że nie można usunąć własnej instytucji.

3. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z pytaniem "Czy na pewno

chcą Państwo usunąć zaznaczone instytucje partnerskie?"

Uwaga:

Beneficjent nie może zmieniać danych własnej instytucji, zrobić to może tylko Narodowa

Agencja. W razie konieczności, należy skontaktować się z NA i poinformować o

zmieniających się danych instytucji beneficjenta. Następnie, należy postępować zgodnie z

informacjami zawartymi w części "3.2. Jak edytować informacje o projekcie" niniejszego

przewodnika.

of 72

a. Jeśli dana instytucja partnerska nie jest wskazana w stażu/wymianie żadnego

uczestnika, wyświetli się potwierdzenie usunięcia partnera.

b. Jeśli partner został wskazany w stażu/wymianie któregoś uczestnika, wyświetli się

następujący komunikat: "Co najmniej 1 Instytucja partnerska pełni rolę w co najmniej

1 stażu/wymianie. Proszę najpierw usunąć Instytucję partnerską

ze staży/wymian". W takim przypadku, wybrany partner nie zostanie usunięty, dopóki

nie usuną go Państwo ze wszystkich mobilności.

5.5. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta?


2. Kliknąć link z symbolem "[Pokaż]" w kolumnie „Osoby kontaktowe instytucji”.

3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta.

of 72


5. Wyświetli się formularz dodawania nowej osoby kontaktowej.


7. U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować

do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta.

8. U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana osoba

będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie".

of 72

9. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej

(”Zmiany zostały zachowane").

5.6. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej?


2. Kliknąć zieloną ikonkę listy ( )w kolumnie „Osoby kontaktowe instytucji” przy nazwie

instytucji partnerskiej, do której chcemy dodać osobę kontaktową. Cyferka obok zielonej

ikonki pokazuję liczbę osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej.

3. Wyświetli się lista już wprowadzonych osób kontaktowych tego partnera.

4. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy" w żółtej części tabeli.

of 72


U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować

do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta.

U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana tej osoby

zostaną pogrubione i wyświetlone na górze listy, a ponadto dana osoba będzie widoczna

na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie".

6. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej

(”Zmiany zostały zachowane"). Liczba osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej

zostanie zwiększona.

5.7. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta?



of 72

3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta. Zaznaczyć “X” w polu

wyboru przy nazwisku osoby kontaktowej, którą chcemy usunąć. Prosimy zwrócić uwagę,

że nie można usunąć osoby, która jest w danym momencie zalogowana do systemu – jej

pole wyboru jest nieaktywne i zaznaczone na szaro.

4. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z prośbą o potwierdzenie.

5. Po kliknięciu OK., wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby kontaktowej.

5.8. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej?


Uwaga:

Zwracamy uwagę, że nie można usunąć reprezentanta prawnego instytucji Beneficjenta.

W razie konieczności zmiany tej osoby, prosimy o kontakt z Narodową Agencją.

of 72

2. Kliknąć zieloną ikonkę listy ( )w kolumnie „Osoby kontaktowe instytucji” przy nazwie

instytucji partnerskiej, do której chcemy dodać osobę kontaktową.

3. Wyświetli się lista osób kontaktowych tego partnera. Cyferka obok zielonej ikonki

pokazuję liczbę osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej.

4. Zaznaczyć “X” w polu wyboru przy nazwisku jednej lub kilku osób kontaktowych, które

chcemy usunąć. Prosimy zwrócić uwagę, że możliwe jest usunięcie wsztstkich osób

kontaktowych z instytucji partnerskiej. W takiej sytuacji, instytucja partnerska nie będzie

miała żadnych osób kontaktowych w systemie.

5. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z prośbą o potwierdzenie.

6. Po kliknięciu OK., wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby lub osób kontaktowych.

5.9. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility

Tool?



of 72

3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta wraz z ich statusami. Istnieją

2 rodzaje statusów dostępu: "Tak" lub "Nie", a przy każdym z nich znajduje się opcja

odebrania lub dodania dostępu do Mobility Tool.

- Aby nadać osobie kontaktowej dostęp, należy kliknąć przy jej nazwisku na linku z

symbolem "[Daj dostęp]" w kolumnie „Dostęp do projektu”.

- Aby odebrać osobie kontaktowej dostęp, należy kliknąć przy jej nazwisku na linku z

symbolem "[Odbierz dostęp]" w kolumnie „Dostęp do projektu”.

4. Wyświetli się potwierdzenie nadania dostępu ("Użytkownikowi nadano dostęp

do projektu"). Wybrana osoba od tej pory będzie miała dostęp do informacji o projekcie.

- System Mobility Tool wyśle na adres tej osoby automatyczną wiadomość e-mail

informującą o nadaniu dostępu do projektu. Wiadomość będzie zawierała numer I

tytuł projektu, link do formularza rejestracyjnego w bazie ECAS, link do systemu

Mobility Tool oraz kontakt do Narodowej Agencji.

5. W przypadku odebrania dostępu, nie wyświetli się żadne potwierdzenie.

6. W kolumnie “Dostęp do projektu” wyświetli się: "Tak [Odbierz dostęp]" lub "Nie [Daj

dostęp]".

of 72

7. Informacje na temat logowania do systemu znajdują się w części "2. Logowanie do

systemu Mobility Tool".

of 72

6. Mobilności

6.1. Jak utworzyć nową mobilność?



3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu.

4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności.

Uwaga:

Aby utworzyć nową mobilność, w systemie muszą być wprowadzone: co najmniej jeden

uczestnik oraz co najmniej dwie instytucje partnerskie (jedna wysyłająca

i jedna przyjmująca). Stosowne instrukcje znajdują się w częściach "4.2. Jak dodać

nowego uczestnika?" i "5.2. Jak dodać nowego partnera?" niniejszego przewodnika.

Definicja:

Mobilność to zestaw wszystkich (jednego lub więcej) staży/wymian

zaplanowanych/zrealizowanych przez jednego uczestnika. W większości przypadków,

mobilność będzie zawierała tylko jeden staż/wymianę. W przypadku mobilności

składających się z kilku staży/wymian, wyjazdy te muszą być ze sobą powiązane (te

same: sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji oraz poziom edukacji).

of 72

5. Click the "New Mobility Experience" button.

6. Kliknąć przycisk "Nowa mobilność". Wyświetli się formularz dodawania nowej mobilności.

of 72

7. W okienku "Edukacja" wybrać odpowiednie pozycje z następujących rozwijanych list:

"Sektor ekonomiczny", "Dziedzina edukacji" oraz "Poziom edukacji". Jeśli żadna

z pozycji na danej liście nie odpowiada idealnie specyfice Państwa projektu, należy

wybrać opcję najbliższą prawdy.

8. W okienku "Uczestnicy i osoby towarzyszące" wybrać uczestnika, wpisując jego

nazwisko.

of 72

9. Po wybraniu uczestnika, kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać go do listy wybranych

uczestników. Czynność tę można powtórzyć dla wielu uczestników lub osób

towarzyszących, jeśli chcą Państwo za jednym razem utworzyć mobilności dla całej

grupy, przy założeniu, że mobilności wszystkich wybranych osób mają zawierać te same

dane statystyczne.

10. Można również usunąć z listy osobę, zaznaczając ją na liście po prawej stronie, a

następnie klikając zieloną strzałkę w lewo.

11. W okienku “Instytucje partnerskie w stażu/wymianie” wybrać instytucję wysyłającą,

przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą.

of 72

12. W okienku “Dane stażu/wymiany” upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący

są prawidłowe. System wypełnia te pola automatycznie na podstawie wybranych

instytucji partnerskich.

13. Podać datę wyjazdu i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w

tygodniach" i "liczba dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu

powyższych dat.

of 72

14. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży"

danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie.

15. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj,

a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane

certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć

dla każdego rodzaju certyfikatu.

16. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik

używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę i dodać go do listy

"Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność.

17. Kliknąć przycisk "Zapisz".

of 72

18. Wyświetli się potwierdzenie utworzenia mobilności dla wskazanych uczestników i osób

towarzyszących. W przypadku jednoczesnego utworzenia więcej niż 1 mobilności, będą

one zawierały te same dane statystyczne (sektor ekonomiczny, dziedzina i poziom

edukacji, instytucje partnerskie, daty wyjazdu i powrotu, budżet, certyfikaty oraz języki).

19. Kliknąć przycisk "Lista mobilności", aby powrócić do zakładki Mobilności.

6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?




Uwaga:

W przypadku projektów zawierających mobilności składające się z więcej niż jednego

stażu/wymiany, możliwe jest, że ta sama instytucja partnerska będzie pełniła rolę zarówno

instytucji przyjmującej, jak również wysyłającej. W projektach zawierających mobilności

składające się z jednego stażu/wymiany nie jest to możliwe.

of 72

4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące

informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia

staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych

uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej.

5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której mobilność chcemy wyświetlić.

of 72

6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o mobilności wybranej osoby. Zwracamy uwagę,

że u dołu strony znajduje się lista wszystkich staży/wymian wchodzących w skład danej

mobilności. Aby je wyświetlić, należy postępować w sposób opisany w części "6.6. Jak

wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?" niniejszego przewodnika.

6.3. Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności?

Jeśli chcą Państwo znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności, przydatna może być

funkcja zaawansowanego wyszukiwania. Aby jej użyć, należy kliknąć przycisk

"Wyszukiwanie zaawansowane", który znajduje u góry głównego ekranu sekcji "Mobilności".

of 72

Wyświetli się następujący ekran wyszukiwania:

Dostępne opcje wyszukiwania pomogą w znalezieniu konkretnej osoby lub osób, wg imienia,

nazwiska, specjalnych potrzeb, kraju wysyłającego i/lub przyjmującego czy też dat wyjazdu

i/lub powrotu.

Kliknięcie przycisku "Zdejmij kryteria wyszukiwania" spowoduje ponowne wyświetlenie pełnej

listy mobilności.

6.4. Jak wyeksportować wszystkie mobilności do pliku?

Mobility Tool umożliwia wyeksportowanie szczegółowych informacji o wszystkich

wprowadzonych do systemu mobilnościach (łącznie z danymi uczestników oraz informacjami

finansowymi) za pomocą jednego kliknięcia. Do wyboru są 2 formaty pliku eksportu – Excel

lub CSV.

Pomimo definicji formatu CSV "wartości rozdzielone przecinkami"1, system Mobility Tool jako

znaku rozdzielającego wartości używa średnika (;). Powodem tej decyzji jest fakt

1 See http://en.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values for more information on CSV file format

http://en.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values

of 72

występowania w systemie wielu danych tekstowych zawierających przecinki, co wyklucza

możliwość użycia przecinka jako znaku rozdzielającego wartości przy eksporcie.

Aby wyeksportować listę mobilności, należy postępować w następujący sposób:





5. Kliknąć przycisk "Eksportuj wszystkie staże/wymiany (Excel)" lub " Eksportuj wszystkie

staże/wymiany (CSV)", w zależności od Państwa preferencji.

6. Przeglądarka zapyta, czy chcą Państwo otworzyć, czy zapisać plik.

a. Jeśli wybrali Państwo eksport do pliku CSV i pomimo posiadania zainstalowanego

programu Microsoft Excel plik się nie otwiera, najbardziej prawdopodobną przyczyną

of 72

są regionalne ustawienia uniemożliwiające użycie średnika (;) jako znaku

rozdzielającego wartości. Sposób rozwiązania problemu znajduje się w części 10.2.2

niniejszego przewodnika.

b. Jeśli wybrali Państwo eksport do pliku Excel i podczas jego otwierania wyświetliło się

ostrzeżenie, należy kliknąć przycisk "Tak".

Po otwarciu pliku, będą Państwo mieli pełen zakres opcji formatowania i wyświetlania

danych, jaki oferuje program Excel.

of 72

6.5. Jak edytować dane mobilności?

Możliwe jest modyfikowanie tylko wymienionych poniżej danych mobilności:

sektor ekonomiczny,

dziedzina edukacji,

poziom edukacji.

Aby modyfikować powyższe dane, należy postępować w następujący sposób:

1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o

mobilności?"

2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której dane chcemy edytować.

of 72

3. Wprowadzić zmiany. Zwracamy uwagę, że w tym miejscu nie ma możliwości edytowania

danych uczestnika. Stosowna instrukcja znajduje się w części "4.4. Jak edytować dane

uczestnika?" niniejszego przewodnika.

4. Kliknąć przycisk "Zachowaj".

Aby zmienić inne dane niż sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji I poziom edukacji, należy

utworzyć nową mobilność i usunąć tę poprzednią, nieaktualną. Szczegółowe informacje

znajdą Państwo w poprzednich częściach niniejszego przewodnika.

of 72

6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?




4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące

informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia

staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych

uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej.

5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, pod

danymi jej mobilności.

6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby.

of 72

6.7. Jak edytować dane stażu/wymiany?

Aby wprowadzić zmiany w którejś z wymienionych niżej pozycji:

kraj wysyłający,

kraj przyjmujący,

data wyjazdu,

data powrotu,

instytucja wysyłająca,

instytucja przyjmująca,

instytucja pośrednicząca,

koszty utrzymania I podróży,

rodzaje certyfikatów i wystawiające je instytucje,

używane języki,

należy postępować w sposób opisany poniżej.


stażu/wymianie?".

2. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz ".

Uwaga:

Aby zmienić dane uczestnika, należy postępować według instrukcji znajdującej się

w części “4.4. Jak edytować dane uczestnika?” niniejszego przewodnika.

of 72

6.8. Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności?





5. Znaleźć na liście mobilność, do której chcemu dodać nowy staż/wymianę.

6. Kliknąć przycisk "Zapisz nowy staż/wymianę" pod danymi wybranej mobilności.

of 72

7. Wyświetli się formularz dodawania nowego stażu/wymiany.

8. W okienku “Instytucje partnerskie w stażu/wymianie” wybrać instytucję wysyłającą,

przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą. W okienku “Dane stażu/wymiany”

upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący są prawidłowe. Podać datę wyjazdu

i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w tygodniach" i "liczba

dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu powyższych dat.

9. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży"

danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie.

10. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj,

a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane

certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć

dla każdego rodzaju certyfikatu.

of 72

11. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik

używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę i dodać go do listy

"Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność.

12. Kliknąć przycisk "Zapisz ". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego stażu/wymiany.

Nowy staż/wymiana pojawi się na liście danej mobilności, a liczba staży/wymian zostanie

zwiększona.

6.9. Jak usunąć staż/wymianę?



of 72

3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych

mobilności.

4. Wskazać staże/wymiany, które chcemy usunąć, poprzez zaznaczenie ich w okienkach

wyboru, w ostatniej kolumnie po prawej stronie.

5. Kliknąć przycisk "Usuń", znajdujący się powyżej.

6. Potwierdzić chęć usunięcia stażu/wymiany.

7. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia stażu/wymiany.

6.10. Jak usunąć mobilność?




mobilności.

4. Wskazać mobilności, które chcemy usunąć, poprzez zaznaczenie ich w okienkach

wyboru, w pierwszej kolumnie po lewej stronie.

of 72

5. Kliknąć przycisk "Usuń", który znajduje się u góry strony.

6. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia mobilności.

of 72

7. Raporty uczestników

7.1. Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu?


mobilności?".

2. Kliknąć ikonkę z zieloną lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, któremu chcemy wystawić

raport.

3. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu.

Uwaga:

Każdy raport uczestnika generowany jest w oparciu o jego mobilność i uwzględnia

wszystkie przypisane mu staże/wymiany.

of 72

4. Wyświetli się lista raportów wystawionych dla danego uczestnika.

5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport".

6. Wybrać język raportu i, ewentualnie, dodać komentarz.

7. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". System powróci do listy raportów uczestnika. Na

liście pojawi się nowy raport ze statusem "WYSTAWIONY".

of 72

8. Po wygenerowaniu raportu, jego status zmieni się na "E-MAIL WYSŁANY". Oznacza to,

że na adres e-mail uczestnika wysłana została wiadomość z linkiem do pobrania raportu.

Opis poszczególnych statusów raportu znajduje się w części "7.4. Jak sprawdzić status

raportu uczestnika?" niniejszego przewodnika.

7.2. Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie?


mobilności?".

2. Wskazać mobilności, których uczestnikom chcemy wystawić raporty, poprzez

zaznaczenie ich w okienkach wyboru, w pierwszej kolumnie po lewej stronie.

3. Kliknąć przycisk "Wystaw raport", który znajduje się ponad listą mobilności.

of 72

4. Wyświetli się ekran zbiorczego wystawiania raportów. U góry ekranu znajduje się lista

osób, dla których zostaną wystawione zostaną raporty. Należy wybrać język raportów i,

ewentualnie, dodać komentarz.

5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". Wyświetli się potwierdzenie: "X raportów

uczestników zostało wystawionych". System powróci do głównego ekranu "Mobilności", a

statusy poszczególnych mobilności zmienią się na "WYSTAWIONY".

of 72

7.3. Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić nowy raport

uczestnika?


mobilności?".

2. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu ( ). Wyświetli

się lista raportów wystawionych danemu uczestnikowi. Raport ze statusem "W TRAKCIE

OCENY" jest gotowy do zaakceptowania, odrzucenia lub ponownego wystawienia.

3. Kliknąć na "ID" lub "Statusie" raportu.

4. Wyświetli się treść raportu uczestnika.

of 72

5. Przeczytać raport. Do wyboru mają Państwo 3 możliwości:

a. Aby zaakceptować raport, należy kliknąć na linku "Akceptuj", który znajduje się u

góry ekranu z treścią raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość

informującą o zaakceptowaniu jego raportu.

Po zaakceptowaniu raportu, wciąż istnieje możliwość powrotu do poprzedniego

statusu. W tym celu, należy kliknąć na linku "Wróć do W trakcie oceny", który

znajduje się u góry strony z treścią raportu.

b. Aby odrzucić raport, należy kliknąć na linku "Odrzuć", który znajduje się u góry

ekranu z treścią raportu. Pojawi się okienko z polem tekstowym na uzasadnienie

konieczności odrzucenia raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość

informującą o odrzuceniu jego raportu oraz podaną przez Beneficjenta przyczyną.

Wiadomość informująca o odrzuceniu raportu będzie zawierała link do nowego pliku

PDF z raportem, który uczestnik powinien poprawić/uzupełnić zgodnie z uwagami

of 72

Beneficjenta, a następnie złożyć ponownie. Po odrzuceniu raportu, jego status

zmienia się na ”ODRZUCONY” i konieczne jest wystawienie nowego raportu.

c. Aby ponownie wystawić raport, należy kliknąć na linku "Wystaw ponownie", który

znajduje się u góry ekrany z treścią raportu. Pojawi się obowiązkowe okienko z polem

tekstowym na uzasadnienie konieczności ponownego wystawienia raportu.

Po kliknięciu przycisku "Wyślij", uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość

z linkiem do pliku PDF z raportem.

Ponowne wystawienie raportu nie ma wpływu na poprzednie wersje raportów

uczestnika. Ta operacja może służyć na przykład w celu wysłania uczestnikowi jego

kopii raportu, jeśli ją stracił.

7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika?




mobilności.

4. Aktualny status raportu każdego uczestnika wyświetla się przy jego mobilności,

w kolumnie "Status raportu" (druga od prawej).

a. Status raportu można również sprawdzić indywidualnie dla każdego uczestnika.

W tym celu należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku danej osoby, a

następnie kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. Wyświetli się lista

raportów wystawionych danemu uczestnikowi.

of 72

Poniżej znajdą Państwo opis każdego z 10 możliwych statusów raportu uczestnika:

WYSTAWIONY – Beneficjent wystawił uczestnikowi raport, a system Mobility Tool jest w

trakcie przygotowywania pliku PDF.

E-MAIL WYSŁANY – system wysłał do uczestnika wiadomość e-mail z linkiem

do pobrania pliku PDF z raportem.

ZŁOŻONY – uczestnik złożył swój raport.

PARSOWANIE – system Mobility Tool pobiera dane ze złożonego raportu.

W TRAKCIE OCENY – raport jest gotowy do ocenienia przez Beneficjenta, który może

go zaakceptować, odrzucić lub wystawić ponownie.

ZAAKCEPTOWANY – raport został zaakceptowany przez Beneficjenta.

ODRZUCONY – raport został odrzucony przez Beneficjenta.

NIEZGODNOŚĆ DANYCH – dane stażu/wymiany, mobilności lub uczestnika zmieniły się

po wystawieniu raportu. Konieczne jest ponowne wystawienie raportu. Raporty

wystawione przed wyświetleniem wiadomości o "niezgodności danych" będą

unieważnione.

UNIEWAŻNIONY – wystawiono nowy raport, podczas gdy poprzedni miał status "E-MAIL

WYSŁANY".

BŁĄD – wystąpił błąd w procesie raportowania. Prosimy o kontakt z Narodową Agencją.

7.5. Do kiedy należy złożyć raport uczestnika?

Każdy uczestnik projektu mobilności Leonardo da Vinci powinien złożyć swój raport w ciągu

30 dni od zakończenia stażu/wymiany. Osoby towarzyszące (opiekunowie)nie składają

raportów.

7.6. Jak wydrukować raport uczestnika?

Raporty uczestników mogą być drukowane albo przez uczestników, albo przez Beneficjenta.

Uczestnik:

of 72

1) Otworzyć plik raportu.

2) Przejść do sekcji "Standardowa procedura raportowania", która znajduje się na samym

końcu raportu.

3) Kliknąć przycisk "Drukuj formularz". Można również użyć funkcji drukowania programu

Adobe Acrobat Reader (polecenie "Plik" -> "Drukuj…").

Beneficjent:

Zwracamy uwagę, że drukować można jedynie raporty ze statusami: "W TRAKCIE OCENY",

"ZAAKCEPTOWANY" oraz "ODRZUCONY".

1) Zalogować się do systemu Mobility Tool.

2) Kliknąć na numerze umowy finansowej.

3) Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu.

4) Kliknąć ikonkę z zieloną lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, którego raport chcemy

wydrukować.

5) Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu.

of 72

6) Kliknąć na numerze w kolumnie "ID" lub na nazwie statusu ("W TRAKCIE OCENY",

"ZAAKCEPTOWANY" lub "ODRZUCONY"). Wyświetli się ekran z treścią raportu.

7) Wydrukować stronę używając fukcji drukowania w przeglądarce ("Plik" -> "Drukuj…").

of 72

8. Budżet

8.1. Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany?

W sekcji budżet stażu/wymiany, należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach

utrzymania i podróży dla każdego uczestnika projektu oraz osoby towarzyszącej. Dane

finansowe można wpisać podczas tworzenia mobilności lub dodatkowych staży/wymian. W

przypadku konieczności wpisania lub edycji tych danych na późniejszym etapie, należy

postępować w sposób opisany poniżej:





5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, której

dane finansowe chcemy wprowadzić/edytować.

of 72

6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby.

7. W oknie "Budżet", które znajduje się po prawej stronie, wprowadzić faktycznie poniesione

faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma

tych kosztów oblicza się automatycznie. Wszystkie kwoty powinny być podane w Euro.

of 72

8. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie zapisania zmian.

9. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu, aby powrócić do listy mobilności.

10. Powtórzyć kroki 5-8 dla każdego uczestnika oraz osoby towarzyszącej.

8.2. Jak zarządzać budżetem projektu?

Sekcja "Budżet" zawiera zarówno wszystkie dane finansowe wprowadzone do systemu, a

więc umożliwia porównanie przyznanego Państwu dofinansowania z faktycznie poniesionymi

kosztami realizacji projektu.

W tej sekcji należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach "Organizacji i

zarządzania" oraz "Przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego".

Aby wyświetlić, dodać lub edytować dane finansowe, należy postępować w sposób opisany

poniżej:



3. Kliknąć przycisk "Budżet" w górnym menu.

of 72

4. Wyświetli się podsumowanie budżetu projektu. Poszczególne kolumny prezentują

kolejno:

- "Liczba uczestników" projektu, z podziałem na kategorie budżetowe.

- "Łączny budżet" – rzeczywisty budżet projektu (kwoty wprowadzone do systemu).

- "Przyznany budżet" – przyznany budżet projektu (kwoty z umowy finansowej).

Kwoty z kolumny "Przyznany budżet" przedstawiają kwoty przyznane Państwu przez

Narodową Agencję i odpowiadają kwotom ujętym w umowie finansowej lub, jeśli dotyczy, w

ostatnim aneksie do niej. Beneficjent nie ma możliwości edycji tych kosztów w Mobility Tool.

Jeśli widoczne w tym miejscu kwoty nie zgadzają się z kwotami z umowy finansowej lub

aneksu, prosimy o kontakt z Narodową Agencją.

Budżet projektu składa się z 3 odrębnych linii budżetowych:

of 72

a. Koszty organizacji i zarządzania,

b. Koszty przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego,

c. Koszty staży/wymian, które dzielą się na:

i. Koszty podróży,

ii. Koszty utrzymania.

5. Aby wprowadzić lub zmienić koszty "Organizacji i zarządzania", należy wpisać łączną

kwotę poniesionych z tego tytułu kosztów w odpowiednim okienku w głównej tabeli

budżetowej.

a. Kliknąć przycisk "Oblicz ponownie".

b. Kliknąć przycisk "Zapisz".

6. Aby wprowadzić lub zmienić koszty przygotowania, należy kliknąć na linku

"Przygotowanie kulturowo-językowo-pedagogiczne".

7. Wyświetli się lista uczestników wraz z ich danymi finansowymi.

a. Aby wprowadzić lub zmienić kwotę przygotowania danego uczestnika, należy kliknąć

na jego imieniu, nazwisku lub kwocie w prawej kolumnie.

of 72

b. Wpisać kwotę w polu "Suma".

c. Kliknąć przycisk "Zapisz", aby zachować zmiany i wrócić do listy uczestników.

d. Czynność tę należy powtórzyć dla wszystkich uczestników projektu.

e. Kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić do głównej tabeli budżetowej.

8. Aby zobaczyć wprowadzone koszty staży/wymian poszczególnych uczestników projektu,

należy kliknąć na linku "Budżet stażu/wymiany". Wyświetli się lista wszystkich

uczestników oraz osób towarzyszących.

a. Aby szybko znaleźć konkretnego uczestnika, można wpisać jego imię lub nazwisko w

okienku nad tabelą i kliknąć przycisk "Szukaj". Przycisk "Wyszukiwanie

zaawansowane" umożliwia wybór bardziej rozbudowanych kryteriów wyszukiwania.

b. Aby po wyszukiwaniu wrócić do pełnej listy uczestników, należy kliknąć przycisk

"Zdejmij kryteria wyszukiwania".

9. Jeśli klikną Państwo na imieniu i nazwisku któregoś uczestnika (kolumna "Osoba"),

wyświetli się ekran ze szczegółowymi informacjami o stażu/wymianie tej osoby.

Informacje na temat sposobu edytowania tych danych znajdą Państwo w poprzedniej

części niniejszego przewodnika.

10. Na stronie "Koszty staży/wymian", należy kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić

do głównej tabeli budżetowej.

11. Jeśli kliknąć Państwo na którymś z linków wewnątrz części "Podróż" lub "Koszty

utrzymania", wyświetlą się dane obejmujące staże/wymiany podlegające wybranemu

kryterium. Np.: kllikając na linku "Osoby towarzyszące" w części "Podróż", wyświetli się

lista zawierająca tylko osoby towarzyszące.

Zwracamy uwagę, że koszty podróży i utrzymania wyświetlane są w jednej tabeli.

Jeśli łączny budżet projektu przekracza łączne dofinansowanie przyznane na jego realizację,

"Łączny budżet" w "Podsumowaniu budżetu" podświetli się na czerwono.

of 72

Uwaga:

Zielone ikonki z lupą przy pozycjach "Uczestnicy", "Uczestnicy ze specjalnymi

potrzebami" oraz "Osoby towarzyszące" wyświetlają się tylko wówczas, gdy w systemie

wprowadzone są mobilności dla danego typu uczestników, a ich liczba znajduje się w

kolumnie "Liczba uczestników".

of 72

9. Raporty Beneficjenta

9.1. Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta?



3. Kliknąć przycisk "Aktualizacje i Raporty" w górnym menu.

1. U góry tabeli wyświetli się informacja o liczbie wprowadzonych mobilności oraz

zaakceptowanych raportów uczestników, aby mieli Państwo możliwość w każdym

momencie trwania projektu sprawdzić, czy wszystkie raporty zostały zaakceptowane.

Poniżej znajduje się wykaz wszystkich aktualizacji informacji o projekcie. Raport

Beneficjenta generowany jest na podstawie danych z ostatniej aktualizacji. W wierszu

raportu można śledzić jego status.

Uwaga:

Raporty Beneficjenta generowane są automatycznie przez system Mobility Tool

i zawierają informacje wprowadzone do system w trakcie trwania projektu. Tych danych

nie można zmienić w raporcie, dlatego należy je zweryfikować i, w razie potrzeby,

wprowadzić zmiany w systemie przed wygenerowaniem raportu.

of 72

2. Kliknąć na linku "Wystaw nowy raport" w wierszu ostatniej aktualizacji. Należy zwrócić

uwagę na typ raportu ("KOŃCOWY" lub "OKRESOWY", zwany również cząstkowym),

który znajduje się w ostatniej kolumnie po prawej stronie.

a. Jeśli wyświetli się komunikat: "Staże/wymiany w ramach tego projektu nie zawierają

żadnych informacji finansowych. Kliknij, aby przejść do: Koszty staży/wymian",

oznacza to, że nie wprowadzili Państwo do systemu kosztów utrzymania i podróży.

b. Jeśli wprowadzone przez Państwa w projekcie koszty przekroczą całkowite,

przyznane dofinansowanie z umowy finansowej, system wyświetli ostrzeżenie oraz

link do sekcji "Budżet", gdzie będą Państwo mogli dokonać korekty.

Jeśli kwoty w przyznanym budżecie są nieprawidłowe (nie zgadzają się z umową finansową

lub ostatnim aneksem do niej), prosimy o kontakt z Narodową Agencją.

3. Wybrać język raportu.

4. Jeśli do instytucji Beneficjenta przypisano więcej niż 1 osobę kontaktową, system poprosi

o wskazanie osoby, której dane mają się znaleźć w raporcie.

of 72

5. Kliknąć przycisk "Tak". Wyświetli się potwierdzenie wygenerowania nowego raportu

Beneficjenta.

6. Przez chwilę raport będzie miał status "NIEDOSTĘPNY", ale w ciągu kilku minut zmieni

się on na "WYSTAWIONY", a w kolumnie "Plik z Raportem Beneficjenta" pojawi się link

"Pobierz Raport".

7. Kliknąć na linku "Pobierz raport" i zapisać plik PDF na swoim komputerze. Aby otworzyć i

wypełnić raport, należy posiadać zainstalowany program Adobe Acrobat Reader.

8. Zapoznać się z treścią raportu i odpowiedzieć na wszystkie zawarte w nim pytania.

9. Przejść do końca raportu i kliknąć przycisk "Zatwierdź". Wyświetli się informacja, czy

wszystkie pola obowiązkowe raportu zostały wypełnione.

10. Po wypełnieniu raportu, należy złożyć go, klikając przycisk "Złóż on-line". Aby było to

możliwe, wymagane jest połączenie z Internetem.

11. Złożony raport należy wydrukować raport, kliknąć przycisk "Drukuj".

9.2. Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta?

Termin złożenia raportu końcowego oraz, jeśli dotyczy, raportu cząstkowego Beneficjenta

znajdują się w umowie finansowej ("Artykuł IV – Ustalenia dotyczące płatności").

of 72

9.3. Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta

Na etapie wystawiania raportu końcowego Beneficjenta, system weryfikuje wprowadzone w

projekcie dane i wyświetla następujące informacje o nieprawidłowości:

Liczba uczestników bez zaakceptowanych raportów,

Liczba uczestników, dla których nie utworzono stażu/wymiany,

Liczba osób towarzyszących, dla których nie utworzono stażu/wymiany,

Mobilności z czasem trwania wyjazdu krótszym od minimum dla danej akcji,

Liczba staży/wymian bez wprowadzonych danych finansowych,

Przekroczenie całkowitego, przyznanego budżetu projektu.

System informuje o wystąpieniu wszystkich wykrytych nieprawidłowości i umożliwia ich

poprawienie, ale nie blokuje możliwości wystawienia raportu końcowego Beneficjenta.

Jeśli zdecydują się Państwo na wystawienie raportu pomimo wystąpienia nieprawidłowości,

informacja o nich zostanie zawarta w raporcie, a obok pojawi się dodatkowe pole tekstowe,

w którym trzeba będzie udzielić wyjaśnień.

of 72

10. Wsparcie i rozwiązywanie problemów

10.1. National Agency Helpdesk contact

Wszelkie pytania oraz sugestie dotyczące systemu Mobility Tool należy kierować

do helpdesk’u w Narodowej Agencji. Dane kontaktowe znajdują się na stronie startowej

systemu, a także w zakładce ”Kontakt” na stronie pomocy Mobility Tool –

http://mtool.llp.org.pl.

10.2. Troubleshooting of the most common issues

10.2.1. Issues when submitting beneficiary or participant forms using Adobe Acrobat Reader – "NotAllowedError"

During the form submission, it may happen that a following error is displayed in the form:

"NotAllowedError: Security settings prevent access to this property or method".

If this happens, please follow these steps:

1. Make sure the computer is connected to Internet

2. If the computer has a proxy connection (indirect access to Internet), make sure proxy

configuration is properly saved in system settings (for Windows, it's Internet Options in

Control Panel)

3. When the error appears, there will be an additional message bar on top of the Adobe

Acrobat Reader window with the following message: "Some features have been

disabled to avoid potential security risks. Only enable these features if you trust

this document"

4. Select "Options" button on the message bar (on the right) and choose option "Always

trust this document"

http://mtool.llp.org.pl/

of 72

5. A window will be shown asking to save the document and the form will re-open.

6. After re-opening submission should be successful and error-free.

7. If the problem persists, please contact National Agency Helpdesk.

10.2.2. CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft Excel

Mobility Tool offers two options for mobility experience data export – Excel and CSV. It may

happen, that when you choose to download and open CSV your Excel might not recognize

the field separator and will display a whole length of each line in just one cell, as shown on

the screenshot below.

This may happen due to regional settings of your computer. The solution presented below

applies to Microsoft Windows 7, however previous versions of the Windows operating system

may have similar steps.

In order to fix the problem, please go to Control Panel, then Region and Language and clik

"Additional Settings" button on the bottom of the window.

of 72

There you'll find "List separator" option which most likely will be set to comma (,).

Please change this option to semi-colon (;), save the settings, close Excel and export the

data again. The issue should be resolved.

Mobility Tool Przewodnik dla Beneficjentówpokl.frse.org.pl/img/pokl/Mfile/77/file.pdf · 2013. 1....

Documents

Transcript of Mobility Tool Przewodnik dla Beneficjentówpokl.frse.org.pl/img/pokl/Mfile/77/file.pdf · 2013. 1....