Prezentācija sagatavota mentoringa programmas ietvaros projektā „Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3” ietvaros(līg.Nr.IF/2013/1.a/1), ko īsteno biedrība „Patvērums „Drošā māja”’ sadarbībā ar biedrību „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Projektu (līdz)finansēEiropas Savienība. Projekta īstenošana tiek līdzfinansēta 75% apmērā no Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda un 25% apmērā no valstsbudžeta līdzekļiem. Prezentācija ir veidota ar Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda atbalstu. Par mentoru programmas saturu atbildbiedrība „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”.

Mentoringa programma.Projektu vadība. 4.daļa

Nodarbības plāns Plan of workshop

• Finansējuma avoti• Projektu konkursu prasības

• Projekta ieviešanas pārraudzība– Dokumenti– Budžets (t.sk. budžeta

sagatavošana un sekošana tēriņiem)

– Izmaiņu lūgumi– Atskaišu sagatavošana

• Sources of funding

• Guidelines of calls for proposals

• Implementation of projects:– Documents

– Budget (incl. preparation of budget and expenses)

– Changes in project

– Reporting in project

Finansējuma avoti (1)Sources of funding

Fonds/programma // Fund/programme

Vadošā iestāde / Funder Informācija / Information

Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonds / European Fund for the integration of third-country nationals

Eiropas Komisija / European Commission

Latvijā: Kultūras ministrija /Ministry of Culture

http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs/financing/fundings/calls-for-proposals/index_en.htm

http://www.km.gov.lv/lv/es/finans/etvvif.html

„Pilsoniskās līdzdalības veicināšanas programma (atbalsta programma diasporas NVO darbības atbalstam)"

Sabiedrības integrācijas fonds / Society Integration Fund

http://www.sif.gov.lv/index.php?option=com_content&view=article&id=67&Itemid=77&lang=lv

Ārpusskolas pasākumu programma – „diasporas un Latvijas bērnu nometņu organizēšana"

Sabiedrības integrācijas fonds / Society Integration Fund

http://www.sif.gov.lv/index.php?option=com_content&view=article&id=9535&Itemid=127&lang=en

Finansējuma avoti (2) Sources of funding

Fonds/programma Vadošā iestāde Informācija

Sabiedrības integrācijas projektu konkursi nevalstiskajām organizācijām

Rīgas domes Izglītības, kultūras un sporta departaments / Rīga City Council’s Education, Culture and Sports Department

http://www.iksd.riga.lv/public/31601.html

Eiropa pilsoņiem / Europe for Citizens Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra (EACEA) / Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

Latvijā: ES programmas "Eiropa pilsoņiem" informācijas punkts Latvijā / Information point for EU funded programme «Europe for Citizens»

http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/funding_en

http://www.km.gov.lv/lv/eiropapilsoniem/par-programmu/

Eiropas Komisijas Tieslietu ģenerāldirektorāts / EC DG Justice

Tēmas: līdztiesība, cietušo tiesības, naida runa, ksenofobiju u.tml. / Main topics for proposals: equality, rights of victims, hate speech, xenophobia

Eiropas Komisija / European Commission Aktīvie konkursi / Open calls: http://ec.europa.eu/justice/grants1/open-calls/index_en.htm

Plānotie konkursi / Upcoming calls:http://ec.europa.eu/justice/grants1/upcoming-calls/index_en.htm

Finansējuma avoti (3) Sources of funding

Citas iespējas

Informācija Latvijas Pilsoniskās alianses sagatavotajās Finanšu ziņās / Information published in Finances news prepared by Latvian Civic Alliance

Tiek izsūtīta LPA biedru organizācijām 1x mēnesī / Available to member organisations and sent out 1x in month

Kā kļūt par biedru (iespējams kā fiziskai, tā juridiskai personai) / How to become a member (available both to individuals and organisations) http://nvo.lv/lv/news/page/klusti-par-biedru-155/Maksa: 36 EUR gadā / Fee: 36 EUR per year

Ja neesi biedrs, pakalpojums pieejams par samaksu / if not a member, you can receive the information by paying a fee per month or per year (http://nvo.lv/lv/news/page/finansejuma-piesaiste-9/) Maksa: ~3,55 EUR/mēnesī vai ~ 36 EUR/gadā / Fee: ~3,55 EUR/month or ~36 EUR/year

Finansējuma avoti (4) Sources of funding

Citas iespējas

Pašvaldību nodrošinātais finansējums / Funding provided by local municipalities

Piemērs / Example:• Stopiņu novada pašvaldība / Stopini

municipality: http://goo.gl/q4nclt• Jēkabpils pašvaldība / Jēkabpils

municipality: http://goo.gl/CH8V7c• Liepājas pašvaldība / Liepāja

municipality: http://goo.gl/37Ax9I

Svarīgi: jābūt sadarbībai ar vietējo kopienu / Important: one has to establish collaboration with local community

Novadu fondi / Region Funds Piemērs / Example:• Valmieras novada fonds / Valmiera

Region Fund: http://www.vnf.lv/• Talsu novada fonds / Talsi Region

Fund: http://www.tnf.lv/• Liepājas novada fonds / Liepāja

Region Fund: http://www.lnf.lv/

Svarīgi: atbalsts vietējās sabiedrības veidotajiem projektiem / Important: support for projects implemented by local community

ES mājas piedāvātie informatīvie semināri / Inforamtive seminars organised by EU House

http://www.esmaja.lv/kalendars

Finansējuma avoti (5) Sources of funding

Citas iespējas

Dalība tīkla organizācijās Piemēram / Example:• Latvijas Pilsoniskā alianse /

Latvian Civic Alliance(www.nvo.lv);

• Latvijas Platforma attīstības sadarbībai / Latvian Platform for Development Cooperation(www.lapas.lv)

• Policy Association for an OpenSociety (www.pasos.org)

• Network of Education PolicyCenters (www.edupolicy.net)

Svarīgi: lielākoties dalība tīkla organizācijās ir par maksu / Important: usually participation in networks needs to be financed by annual participation fee

Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (1)Preparation of project proposal – guidelines

• Projekta konkursa nolikums un nosacījumi– Kultūras ministrija: http://goo.gl/iDg8ih– Sabiedrības integrācijas fonds:

http://goo.gl/RJSGwd– Eiropas Komisijas Tieslietu ģenerāldirektorāts:

http://goo.gl/7Eobp6

• Projekta pieteikuma veidlapa– Kultūras ministrija: http://goo.gl/8R67Id– Sabiedrības integrācijas fonds:

http://goo.gl/IXh2D6– Eiropas Komisijas Tieslietu ģenerāldirektorāts:

• Organizācijai jābūt reģistrētai sistēmā PRIAMOS

• Pielikumi– CV– Juridiskā statusa pierādījums– Partnerības apliecinājumi

• Call for proposals and guide for call for proposals– Ministry of Culture: http://goo.gl/iDg8ih– Society Integration Fund:

http://goo.gl/RJSGwd– EC DG Justice: http://goo.gl/7Eobp6

• Mandatory template– Ministry of Culture: http://goo.gl/8R67Id– Society Integration Fund:

http://goo.gl/IXh2D6– EC DG Justice:

• The organisation has to be registered in PRIAMOS

• Mandatory/compulsory annexes– CVs– Approval of legal status– Partnership declarations

Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (2)Preparation of project proposal – guidelines

• Prasības pretendentam (arī sadarbības partneriem):– Juridiskā forma

– Pieredze

– Projekta ieviešanas kapacitāte

– Finansiālā kapacitāte

– Peļņas negūšanas faktors

• Requirements for applicant (also for co-applicants):– Legal status;

– Experience;

– Operational capacity;

– Financial capacity

– Non - profit

Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (3)Preparation of project proposal – guidelines

• Vērtēšana:– Atbilstība nolikuma prasībām

((ne)precizējamie vērtēšanas kritēriji);

– Piedāvātā projekta satura izklāsts;

– Plānotie rezultāti, to izplatīšana, ilgtspējība, izmaksu efektivitāte

– EK projektiem – Eiropas pievienotā vērtība

• Award criteria– Relevance to the priority of

the call

– Quality of the proposed action

– Expected results, dissemination, sustainabilityand long-term impact

– Cost-effectiveness

– European added value of the project (for projects financed by EC)

Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (4)Preparation of project proposal – guidelines

• Lielākoties kā galvenais iesniedzējs drīkst iesniegt tikai 1 pieteikumu konkrētā jomā projekta konkursa ietvaros (neskaitot partnerības)

• In most cases only 1 project proposal per organisation per call for proposals (not including partnerships)

Budžeta plānošana (1) Planning of the budget

• Kas jāņem vērā:– Cik aktivitātes

– Aktivitāšu apjoms, ilgums

– Aktivitātē iesaistāmais personāls – noslodze

– Nepieciešamie ārpakalpojumi

– Partnerim nepieciešamās izmaksas aktivitātes īstenošanai (ja attiecināms)

• What to keep in mind:– How many activities?

– Dimension and period of activity,

– Planned staff (workload)

– Necessary outsourced services

– Budget for co-beneficiary (if applicable)

Budžeta plānošana (2) Planning of the budget

Ārpakalpojumi• 2.1.3. Projekta iesniedzējs un sadarbības

partneri nedrīkst darboties kā starpnieki, tiem jābūt tieši iesaistītiem projekta iesnieguma sagatavošanā un projekta īstenošanā. Projekts jāīsteno pamatā ar saviem cilvēkresursiem (pastāvīgiem vai piesaistītiem, tajā skaitā uz darba vai uzņēmuma līguma pamata). Atsevišķu aktivitāšu īstenošanai var piesaistīt pakalpojumu sniedzējus, bet šādi pakalpojumi nedrīkst veidot vairāk nekā pusi no projektā paredzētajām aktivitātēm vai plānotajām izmaksām.

Sabiedrības integrācijas fonds, Latvijas valsts budžeta finansētā programma

„Ārpusskolas pasākumu programma. Vasaras nometnes Latvijas un diasporas bērniem”

Konkursa nolikums

Outsourcing• 2.1.3. Project applicant and partners must

not act as intermediaries, they must be directly involved in the project application, in the preparation and implementation of the project. The project should be based with its human resources (detached or attached to, including access to employment or enterprise agreement). The implementation of certain activities may attract service providers, but such services shall not comprise more than half of the project planned activities or planned costs.

Society Integration Fund, State financed budgetprogramme «Extra-curricular activities program.

Summer camps and Latvian diaspora children»Call for proposals

Budžeta plānošana (3) Planning of the budget

• Noteikumi (skatāmi konkursa nolikumā):– Tiešās/netiešās izmaksas– Attiecināmās/neattiecināmās

izmaksas– Administratīvās/ieviešanas

izmaksas• Procentuālais dalījums

– Likmju limiti• Personālizmaksas• Ekspertu atalgojums

– Pamatojums– Līdzfinansējuma apjoms

• Rules (stated in call for proposals):– Direct/in-direct costs;

– Eligible/in-eligible costs;

– Administrative/Implementation costs• Percentage

– Unit cost limits• Staff costs

• Expert costs

– Substantiation

– Amount of co-financing

Budžeta plānošana (4) Planning of the budget

Vadošā iestādes

finansējums / Co-financingfrom Funder

Organizācijas finansējums / Co-financing

fromorganisation

Kopējais projekta

finanšu apjoms / Total project

budget

80% 20%

60% 40%

95% 5%

100%

Budžeta plānošana (5) Planning of the budget

Līdzfinansējums

• Organizācijai jāsedz no brīvajiem līdzekļiem

• Izvairīšanās no dubultā finansējuma

• Līdzfinansējums natūrā (nav iespējams EK finansētajos projektos)– Brīvprātīgais darbs

– Telpas/tehnika

Co-financing

• Covering from free funds of organisation

• Avoidance of double-financing

• Co-financing in-kind (not possiblein EC financed projects)

– Volunteering

– Room/equipment

Budžeta plānošana (6) Planning of the budget

Bulciņa / Cinnamon

bun

100 %

Projekts 1 / Project 1

Projekts 2 / Project 2

Projekts 3 / Project 3

Projekts 4 / Project 4

Budžeta plānošana (7) Planning of the budget

Budžeta pozīcijas (piemēri)• Personālizmaksas:

– Administratīvais personāls– Eksperti

• Transporta izdevumi:– Sabiedriskie/starptautiskie transporta

izdevumi

• Aktivitāšu izdevumi:– Lektors aktivitātei;– Nodarbību materiāli;– Ēdināšana nodarbībās;– Tulku pakalpojumi;– Nodarbību telpas

• Biroja izdevumi (var tikt iekļauti administratīvajās/netiešajās izmaksās):– Papīrs, toneris– Ikdienas saimniecības izdevumi

Budget positions (examples)• Staff costs:

– Administrative staff– Experts

• Travel costs:– Local/international transport

• Activity costs:– Lecturer for activity;– Materials for activity;– Catering for activity;– Translation/interpretation;– Room for activities

• Office expenses (might be included in administrative/in-direct costs):– Paper, cartridge;– Office supplies

Budžeta plānošana (8) Planning of the budget

Budžeta pozīcija / Budgetposition

Vienība / Unit Vienības izmaksa / Unit costs

Vienību skaits /Number of units

Kopā / Total

Iespējamās vienības:• Personālizmaksas:

• Stunda/diena/mēnesis• Transports:

• Biļete• Turp/atpakaļceļš

• Aktivitāšu izdevumi:• Lektora stundas/gabaldarbs;• 1 materiāls (1 komplekta izmaksas);• Persona (ēdināšanai)• Stundas (tulku pakalpojums/telpu noma)• Zīmju/lappušu skaits (rakstiskā tulkošana)

Possible units:• Staff costs:

• Hour/day/month• Transport:

• Ticket• Roundtrip

• Activity costs:• Hours/agreement;• Material (cost of 1 set);• Person (catering)• Hours (interpretation/room rent)• Amount of characters/pages (translation)

Budžeta matrica

Pozīcija VienībaVienībuskaits

Vienības izmaksa KOPĀ

1. Kancelejas preces 0,00

1.1. 0,00

1.2. 0,00

2. Ēdināšana 0,00

2.1. 0,00

2.2. 0,00

3. Transporta izdevumi 0,00

3.1. 0,00

3.2. 0,00

KOPĀ: EUR 0,00

Dokumentu pārraudzība Work with project documentation

• Projekta dokumentu kārtošana ikdienā

• Projekta identifikācija uz visiem dokumentiem

• Projekta dokumentu glabāšana līgumā noteiktajā termiņā

• Audita vizītes

• Every-day work with project documents

• Identification of project on all supporting documents

• Project documents available in accordance with grant agreement (for on-site visits, audits)

• Audit

Budžeta administrēšanaAdministration of budget

• Regulāra izdevumu uzskaite• Darba laika uzskaites tabeles• PVN attiecināmība• Atsevišķs projekta konts• Līdzfinansējuma nodrošinājums• Ieņēmumi projektā:

– Latvijā no valsts iestāžu puses finansētajos projektos nav iespējami;

– EK ļauj gūt finanses, piemēram, no pasākuma dalības maksas, to attiecinot uz līdzfinansējumu

– Ieņēmumi nedrīkst radīt peļņu!

• Regular accounting• Timesheets• VAT• Separate project account in bank• Co-financing• Income in project:

– Not possible in projects financed by state institutions in Latvia;

– It is allowed from EC to gain income, for example, from participation fee in conference organised in project, indicating it as co-financing for project

– No profit from project income!

Izmaiņu lūgums projekta gaitāRequest for changes in project

• Pamatojums (izmaiņu nepieciešamība)

• Laika grafiks

• Izmaiņas budžetā

• ! Jārēķinās, ka izmaiņu apstiprināšana var aizņemt 2-4 nedēļas

• Reason

• Time-frame

• Changes in budget

• ! Changes could be approved in period of 2-4 weeks

Atskaitīšanās Vadošajai iestādeiReporting to Funder

• Regularitāte

• Prasības– Piemēram, izlases kopa

• Regularly

• Requirements– For example, sample of

expenditures

Publicitātes prasību ievērošanaPublicity

• Obligātas

• Neievērošanas gadījumā –procentuāls granta apjoma samazinājums

• Mandatory

• In case of failure to ensure –reduction of the amount of the grant

PALDIES PAR UZMANĪBU!

@providuslv facebook.com/providuslv

vards.uzvards@providus.lvprovidus@providus.lv+37167039251

PROVIDUS.LV

cietusajiem.lvsocialauznemejdarbiba.lvdemocracyoneday.comdzivotlatvija.lvkorupcijas-c.wikidot.com