Manual de Organización Tuselfie C.A

8/19/2019 Manual de Organización Tuselfie C.A

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TU SELFIE C.A.

MARZO, 2016


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Universidad de los Andes

Núcleo Universitario Dr. Pedro Rincón Gutiérrez

Departamento de Ciencias Administrativas y Contables

INTEGRANTES:

Cáceres Kevin C.I.- 19599941

Delgado María C.I.- 20424945

Olave Paola C.I.- 19926297

Ramírez María C.I.- 16321349

Rodríguez Luz C.I.- 21218585

PROFESORA:

Ana María Rúgeles

MARZO, 2016


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Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 4

OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL ............................................................ 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL .................................................... 5

USO DEL MANUAL ............................................................................................ 6

RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................... 7

MISIÓN ................................................................................................................... 7VISIÓN.................................................................................................................... 9

OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 10

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................... 10

NORMAS INTERNAS ........................................................................................ 11

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .................................................................. 12

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO .............................................................. 13

UNIDAD ORGANIZACIONAL ......................................................................... 14

PROMOTOR DE VENTAS ............................................................................. 14

FUNCIONES DE LA UNIDAD ........................................................................... 14

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ........................................ 15

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO.................................................................... 16

PROCEDIMIENTO .............................................................................................. 17

FORMATO DE ENCUESTA ............................................................................. 18

DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................... 19

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Índice Pag-02

CÓDIGO: MDO – IND – 02

ÍNDICE


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INTRODUCCIÓN

En el seno de la organización se vuelve imperativa la necesidad de contar con

instrumentos administrativos como un manual de organización y procedimientos

que sirven como guía para realizar las actividades cotidianas de forma ordenada,

planificada y oportuna manteniendo así una buena comunicación, coordinación,

dirección y evaluación en la empresa.

Este manual especificará la garantía, desarrollo y optimización de lasdiferentes actividades que se realizan en la empresa, adicionalmente proporcionará

información en cuanto a historia, estructura, objetivos, lineamientos y normas tanto

en el entorno interno y externo de la organización, las cuales deben ser conocidas

por cada uno de los miembros que la conforman y de esta manera crear una relación

satisfactoria entre nuestros clientes, asociados y personal que labora en la empresa.

Este documento es de observancia general, como instrumento de información

y consulta, en todas las ·áreas que conforman la organización, facilita y contribuyede manera eficaz al logro de los objetivos y metas de la empresa y en la última

instancia al cumplimiento efectivo de las metas en la organización.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser

actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional

al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la

integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Introducción Pag-03

CÓDIGO: MDO – INTR – 03


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OBJETIVO GENERAL DEL MANUALEstablecer de manera documental y descriptiva la estructura de funciones y

departamentos de una organización, la política, objetivos, lineamientos y

responsabilidades necesarios para cada miembro de la organización; asimismo, para

llevar a cabo cualquier verificación, inspección, prueba, actividad u operación,

relacionados con la actividad diaria que desempeña la organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL

Ayudar a la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones decada área integrante de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para establecer

responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y detectar omisiones.

Propiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecución.

Ahorrar tiempo y esfuerzos en la realización de labores encomendadas al

personal, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

Facilitar el reclutamiento y selección de personal de nuevo ingreso, para ayudar

con su incorporación a las distintas unidades.

Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos.

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Objetivos Manual Pag-04

CÓDIGO: MDO – OBM – 04


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USO DEL MANUAL1. Recibirán un ejemplar del presente manual, el gerente general, los gerentes de

cada departamento y encargados de divisiones y unidades recibirán el micro-

organigrama y las descripciones de funciones de sus respectivas dependencias.

2.

Después de distribuir el Manual de Organización encargados, instruir al

personal de sus respectivas dependencias sobre el mismo y supervisar su

íntegra y correcta aplicación. Este Manual de Organización es complementado

con el Manual de Normas y Procedimientos, en el cual se describe la unidad

administrativa a trabajar y sus funciones.

3. Su uso más adecuado es mediante la ubicación de diferentes temas presentes

en el índice donde se refleja el tema de su interés y su respectiva ubicación (nº

de página) del mismo.

4. La implantación y puesta en marcha del contenido del presente manual, tendrá

lugar luego de revisado y autorizado pr el gerente de la organización. El mismo

servirá de orientación y guía para la administración de la organización. El

dinamismo y desarrollo de las actividades y operaciones, exigirán cambios ymodificaciones periódicas al mismo.

5. Los cambios que se generen en la estructura organizativa y en las funciones de

las diferentes áreas de trabajo de TuSelfie C.A., como consecuencia del

dinamismo y desarrollo de sus operaciones, deberán ser plasmados en el

contenido del presente manual, por el Departamento de Planificación y

Desarrollo, el cual manejará las observaciones, cambios y modificaciones que

se presenten en él, en coordinación con el director del departamento.

6.

El Departamento de Planificación y Desarrollo deberá realizar una revisión

íntegra del presente Manual anualmente.

7.

Prohibido mutilar el manual.

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ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Uso Del Manual Pag-05

CÓDIGO: MDO – USO – 05


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RESEÑA HISTÓRICALa empresa TU SELFIE C.A. nace el mes de julio de 2013 con la premisa de

ser la mejor empresa fotográfica de la ciudad de San Cristóbal, Estado Táchira; su

filosofía es calidad y creatividad en los servicios, ambiente de trabajo ameno, buena

atención al cliente.

Sus creadores vieron que era un proyecto de mucha expansión en el ámbito

operacional y por supuesto, un negocio rentable y atractivo para todos sus socios;

sus equipos y materiales de última tecnología son la base para la innovación en elmercado, sus trabajadores 100% capacitados en técnicas fotográficas constituyen

su mayor activo.

TU SELFIE C.A. Tiene como objetivo social el plasmar los momentos

importantes e inolvidables de tu vida garantizando tus recuerdos en videos e

imágenes.

En busca de mantenerse entre las principales estudios fotográficos de san

Cristóbal, esta empresa ha creado distintas estrategias para llamar la atención de susclientes y competidores; en busca de alcanzar la excelencia en cuanto a fotografía

y video TU SELFIE C.A. ha implementado un proceso de actualización tecnológico

que permite estar a la vanguardia en el mercado satisfaciendo las necesidades de

sus clientes teniéndolos como su prioridad.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Reseña Histórica Pag-06

CÓDIGO: MDO – REH – 06


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MISIÓN

Empresa dedicada a plasmar los momentos importantes e inolvidables de tu

vida con la más amplia gama de innovación en tecnología de punta para brindar la

mejor garantía y preservación de tus recuerdos en videos e imágenes en tiempo

récord.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Misión Pag-07

CÓDIGO: MDO – VIS – 07


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OBJETIVO GENERALOfrecer la mejor calidad en cuanto a servicios y productos para la

satisfacción de nuestros clientes y colectivo en general.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Enfocar la información y servicios que presta la empresa al incrementar la

publicidad en las redes sociales como Instagram, Facebook y Twitter.

Indagar acerca de los mejores proveedores que ofrezcan calidad en los insumos

o productos adquiridos. Brindar la mejor calidad y servicio a nuestros clientes.

Capacitar a nuestros trabajadores de forma oportuna.

Usar la fotografía como medio de expresión.

Resaltar la ventaja competitiva de TuSelfie C.A.

Satisfacer a plenitud las necesidades de nuestros clientes.

Prestar atención de calidad para mantener y aumentar nuestra cartera de

clientes. Innovar constantemente en los métodos usados para la técnica de la fotografía.

Reducir el tiempo de espera de los clientes, siendo una organización eficiente

y eficaz en todos los aspectos posibles.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Objetivo Empresa Pag-09

CÓDIGO: MDO – OBJ – 09


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NORMAS INTERNAS Brindar una atención efectiva al cliente.

Llegar 10 min antes del inicio de la jornada laboral con el fin de recibir su turno

y actividades pendientes del turno anterior.

Cumplir estrictamente con el horario de trabajo establecido.

Las inasistencias repentinas deberán ser justificadas con un informe médico

debidamente sellado y firmado.

Al momento del retirarse de las instalaciones notificar al jefe inmediato.

Presentarse a las instalaciones con el uniforme establecido por la empresa.

No usar ningún dispositivo móvil (audífonos, celulares, mp3, entre otros) dentro

de las instalaciones de la empresa.

Se prohíbe el consumo de alimentos y bebidas en el área de atención al cliente.

Utilizar un lenguaje educado y cortés en las instalaciones de la empresa.

La asistencia a las reuniones de la empresa son de carácter obligatorio.

Cuidar el material y las herramientas de trabajo que se encuentran dentro de las

instalaciones.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Normas Internas Pag-10

CÓDIGO: MDO – NOR – 10


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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Organigrama Emp Pag-11

CÓDIGO: MDO – ORG – 11

GERENTEGENERAL

PRODUCCIÓN

FOTÓGRAFO

PLANIFICACIÓNY DESARROLLO

SECRETARIA

MARKETING Y

VENTAS

PROMOTOR DEVENTAS

CAJEROVENDEDOR


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ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Organigrama dpto. Pag-12

CÓDIGO: MDO – DEP – 12

MARKETING YVENTAS

PROMOTOR DEVENTAS

CAJEROVENDEDOR


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TU SELFIE C.A.


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MANTENER LA PUBLICIDAD DE LA EMPRESA ACTIVANORMAS DEL PROCEDIMIENTO

Saber escuchar sugerencias y recomendaciones.

Tener la facultad de recordar, las características, ventajas y beneficios de los

servicios que se representan, las instrucciones de los superiores, las políticas

de venta de la empresa, etc.

Ser Creativo.

Trabajar en equipo, ser accesible y estar siempre dispuesto a colaborar con los

demás.

Ser Auto disciplinado, tener la capacidad de realizar algo sin necesidad de ser

controlado o supervisado por otras personas.

Tener Tacto o la destreza para decir o hacer algo que es necesario sin ofender

a la otra parte, pero al mismo tiempo, sin dejar que ellos saquen ventaja de la

situación.

Poseer Empatía.

Habilidad para encontrar clientes potenciales.

Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes.

Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los clientes.

Habilidad para hacer presentaciones de venta eficaces.

Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo que sucede en el mercado.

Poseer conocimientos acerca de publicidad.

Conocer la empresa donde labora, su misión, visión, objetivos, entre otros.

Conocer los servicios que presta la empresa.

Conocer el mercado en el cual se va a trabajar.

MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS

TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Normas Procedim Pag-15

CÓDIGO: MDO – NOR – 15


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PROCEDIMIENTO1. Diseño de la publicidad.

2.

Volantes.

3. Evaluar costos.

4.

Notificar al departamento de planificación y desarrollo.

5. Esperar autorización para imprimir la publicidad.

6. Imprimir.

7.

Cortar.

8. Realizar una pequeña encuesta para los posibles clientes.

9. Imprimir dicha encuesta.

10. Cortar.

11. Salir a repartir la publicidad.

12. Aplicar la encuesta.

13. Evaluar la encuesta.

14. Presentar los resultados de la publicidad difundida al jefe del departamento.

15.

Posteriormente el jefe de departamento comunicar al gerente la información

recaudada por el promotor.


TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Procedimiento Pag-16

CÓDIGO: MDO – PRO – 16


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FORMATO DE ENCUESTA


TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Formato Encuesta Pag-17

CÓDIGO: MDO – FOR – 17

TUSELFIE C.A.ENCUESTA DE ACEPTACIÓN

Marque con un su respuesta. SI NO

¿Sabe dónde queda TUSELFIE C.A?

¿Es usted cliente de TUSELFIE C.A.?

¿Lo atienden bien en TUSELFIE C.A?

¿Volvería a solicitar los servicios de TUSELFIE C.A?


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DIAGRAMA DE FLUJO


TU SELFIE C.A.

ASUNTO: Diagrama de Flujo Pag-18

CÓDIGO: MDO – DIA – 18

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