Manual de Documentacion Naval

NO CLASIFICADO

MAN-DO-CGA-0001-B

Manual de Documentacin Naval

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL III

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE LA DEFENSA

COMANDANCIA GENERAL DE LA ARMADA

CARTA DE PROMULGACIN

DE : Comandancia General de la Armada

PARA : Todas las Unidades y Establecimientos Navales

ASUNTO : Promulgacin del Manual de Documentacin Naval (MAN-DO-CGA-1-B). 1. PROPSITO:

Dictar la doctrina y normas a seguir para la elaboracin y distribucin de la documentacin Naval. 2. DEROGACIN: Queda derogado el Manual de Documentacin Naval (MAN-DO-CGA-1-A) promulgados el 1MAY94. 3. VIGENCIA: Esta publicacin entra en vigencia a partir de 4. DISTRIBUCIN: Efectese de acuerdo a la lista de distribucin y conservando las normas de seguridad requerida para su clasificacin. 5.- INSTRUCCIONES ESPECIALES: Ninguna

Caracas, ARMANDO LAGUNA LAGUNA

Vicealmirante

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL V

Tabla de Contenido

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA I DOCUMENTACIN NAVAL 1 Documentacin Naval 1-1 2 Instrucciones de Responsabilidad 1-1 3 Generalidades 1-2 4 Misin y Funciones 1-2

II TIPOS DE DOCUMENTOS 1 De acuerdo a su uso 2-1 2 De acuerdo a su clasificacin 2-2 3 De acuerdo a su carcter y origen 2-2

III ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN NAVAL

1 Composicin 3-1 Elementos Complementarios 3-7 Esquema Bsico de un Documento Militar 3-10 2 Normas de Redaccin 3-12 Estilo 3-12 Disposicin y Numeracin de Prrafos 3-12 Uso del Reverso de las Pginas 3-13 Normas de Tipiaje 3-13 Grupo Fecha Hora 3-16 Designacin de los usos Horarios 3-16 Divisin del Da 3-17 Coordenadas Geogrficas 3-17 Rumbos y Marcaciones 3-18 Velocidad 3-18 Distancias, Intervalos de Tiempo y Cantidades 3-18 3 Marcaje 3-19 Pasos de la Preparacin 3-19 Preparacin de Documentos de uso General 3-20 Preparacin de Documentos de uso Interno 3-20 Documentos de uso Personal 3-21 Presentacin Fsica 3-21 Extensin 3-21 Ejecucin del Marcaje 3-21 Mtodo de Marcaje 3-21 4 Instrucciones de Dimensiones 3-22 Dimensiones Patrn del Papel 3-22 Mrgenes 3-22 Tabulaciones y Espacios 3-23 Cartula 3-23 5 Reproduccin 3-23 Reproduccin de Documentos Navales 3-23

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL VI

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA 6 Referencia 3-24

IV CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 1 Normas de Control 4-1 Generalidades 4-1 Control 4-1 2 Promulgacin 4-2 Requisitos para Promulgacin o Expedicin 4-2 Instrucciones Adicionales 4-3 Clasificacin 4-3 Proteccin y Resguardo de Documentos en Proceso

de Elaboracin

4-3 Resguardo durante la Redaccin o Preparacin 4-3 Clasificacin 4-3 3 Registro 4-4 Nmero de Registro 4-4 Libro de Registro 4-4 4 Manejo 4-5 Factores que influyen en el manejo de Documentos 4-5 Manejo de documentos con Clasificacin de

Seguridad

4-5 Manejo de documentos de Carcter Directorio 4-6 Manejo de documentos de Registro Informativo

Fehaciente

4-6 Manejo de documentos de Origen Personal 4-6 5 Distribucin 4-7 Procedimiento 4-7 Lista de Distribucin 4-7 Mtodo de Distribucin 4-7 Entrega por Mensajero 4-8 Entrega Personal 4-8 Entrega Postal 4-8 6 Contabilidad 4-8 Fundamento 4-8 Recibos 4-8 Recibos de Documentos 4-9 Tarjeta de Control 4-10 Inventario Continuo de Documentos 4-11 Generalidades de las Correcciones, Alteraciones y

Cambios

4-11 Anotaciones de Correcciones, Alteraciones y

Cambios

4-12 7 Archivo 4-13 Generalidades 4-13 Responsabilidad de Archivo 4-13

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL VII

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA Sistema de Archivo 4-13 Vigencia de la Documentacin 4-14 Retencin Normal 4-14 Retencin de Documentos en el Archivo del

Comando o Direccin

4-15 Destruccin de Documentos 4-17

V CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS NAVALES

1 Generalidades 5-1 2 Empleo de la Clasificacin de seguridad 5-2 3 Autoridades C lasificadoras 5-4 4 Criterios para la clasificacin 5-5 5 Limitaciones para la Clasificacin 5-6 6 Cambios de Clasificacin 5-8 7 Autoridades para reclasificar o desclasificar 5-9 8 Clasificacin de Designacin 5-10 Formacin del Ttulo Corto 5-16 Responsabilidad 5-17 Reclasificacin de Designacin 5-17 9 Prdida y Compromiso 5-17

VI DOCUMENTACIN OPERACIONAL CONCEPTUAL

1 Definicin 6-1 Origen 6-1 Subdivisin 6-1 Anlisis de la Apreciacin de la Situacin 6-1 Anlisis del Desarrollo del Plan 6-32 2 Documentacin Operacional Directoria 6-37 Definiciones 6-37 Documentacin Operacional 6-37 Origen y Clasificacin 6-37 Anlisis de una Carta de Instruccin 6-37 Planes 6-42 Clasificacin de los Planes 6-42 Anlisis del Plan de Campaa 6-42 Anlisis del Plan de Operaciones 6-50 Anlisis del Plan de Contingencia 6-56 Plan Esquemtico 6-63 Anlisis de una Orden de operaciones 6-63 Anlisis de una Orden de Comisin 6-74 Anlisis de una Orden de Comisin Hidrogrfica 6-80 Anlisis de una Orden de Alerta 6-87 Anlisis de una Orden de Ejercicio 6-94 Anlisis de una Orden de Patrulla 6-99

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL VIII

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA 3 Documentacin Operacional Informativa 6-105 Anlisis del Parte de Campaa 6-105 Anlisis del Parte de Comisin 6-113 Anlisis de un Parte de Comisin Hidrogrfica 6-119 Anlisis de un Parte de Comisin Hidrogrfico por

Despacho

6-129 Anlisis de un Parte de Ejercicio 6-129 Costo de la Misin 6-135 Reportes Operacionales 6-139 Clasificacin 6-139 Tipos de Reportes 6-139 Anlisis de un Reporte de Contacto 6-140 Anlisis de un Reporte de Posicin 6-141 Anlisis del Reporte de Movimiento 6-142 Anlisis del Reporte de Entrada y Salida de Puerto 6-143 Anlisis del Reporte de Inmersin / Superficie 6-144 Anlisis del Reporte de Vuelo 6-145 Anlisis del Reporte de Combustible y Agua 6-146 Anlisis del Reporte de Actividades 6-147 Anlisis del Reporte de Capacidad Combatida 6-148 Anlisis del Reporte de Alistamiento para Misin 6-149 Anlisis del Informe de Patrulla 6-150

VII ANLISIS DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

1 Documentacin Administrativa Conceptual 7-1 Anlisis del Estudio de Estado Mayor 7-1 Anlisis de la Tesis de Grado 7-8 Anlisis de una Memoria 7-14 Anlisis de una Cuenta 7-20 2 Documentacin Naval Administrativa Directoria 7-27 Clasificacin de las Directivas 7-27 Tipos de Directivas 7-27 Razones que Justifican la Emisin de una Directivas 7-27 Archivo de Directivas Emitidas en la Armada 7-28 Archivos de Directivas Internas Emitidas 7-28 Expediente de Directivas 7-28 Juego de Directivas Recibidas 7-29 Procedencia de Actualizacin 7-29 Control de Directivas Vigentes 7-30 Anlisis de la Directiva General 7-30 Anlisis de las Ordenes de Actuacin 7-41 Anlisis de los Planes 7-47 3 Documentacin Naval Administrativa Informativa 7-49 Anlisis de los Informes de Actuacin 7-50

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL IX

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA Actas 7-59 Orden de Armada 7-74 Cartas de Promulgacin 7-78 Agendas 7-83 Minutas 7-86 Notas Informativas 7-90 Diarios 7-94 4 Documentacin Naval Administrativa Profesional 7-97 Anlisis de los Despachos de Grado 7-98 Anlisis de la Patente de Navegacin 7-99 Anlisis de los Diplomas 7-101 Anlisis de la Tramitacin por rgano regular 7-103 Anlisis de las Acreencias para el Personal de

Oficiales y Sub-Oficiales

7-105 Anlisis de una Hoja de Opinin 7-107

VIII DOCUMENTOS Y PUBLICACIONES A BORDO DE TODO BUQUE DE GUERRA

1 Documentos Especiales y Publicaciones que deben ser mantenidos abordo de todo buque de guerra

8-1

Publicaciones que debe llevar a bordo todo Buque de Guerra

8-2

2 Activacin y desactivacin de unidades y dependencias

8-3

Unidades o Dependencias Desactivadas 8-4 Procedimiento de Seleccin 8-4 Procedimiento a seguir por la Oficina Principal de

Publicaciones en casos de Actividades de Unidades o Dependencias

8-4 3 Documentos y Publicaciones en Buques Mercantes 8-5 Publicaciones que deben llevarse a Bordo 8-8

IX GLOSARIO DE DEFINICIONES 1 Definiciones 9-1 Abreviaturas 9-1 Acceso 9-1 Anexo 9-1 Alteraciones 9-1 Autoridad Competente 9-1 Autoridad para Acceso 9-2 Autoridad para Clasificacin Original 9-2 Autorizacin Limitada para Acceso 9-2 Cambio 9-2 Clasificacin de Seguridad 9-2 Clasificacin de Origen 9-2 Compromiso 9-3

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL X

CAPTULO SECCIN TTULO PGINA Contingencia 9-3 Copia 9-3 Copia Multigrafiada 9-3 Custodio 9-3 Custodio Principal 9-3 Custodio Secundario 9-3 Custodio Asistente 9-4 Correccin 9-4 Denominacin 9-4 Degradacin 9-4 Desclasificacin 9-4 Derogacin 9-4 Destruccin 9-4 Distribucin 9-4 Documento Original 9-5 Firma 9-5 Fotocopia Autenticada 9-5 Homologar 9-5 Informacin Clasificada 9-5 Marcaje 9-5 Originador 9-5 Promotor 9-5 Poseedor 9-5 Reclasificacin 9-6 Redactor 9-6 Responsabilidad de Custodia 9-6 Retencin 9-6 Tiempo de Posesin 9-6 Ttulo Corto 9-6 Transcriptor 9-6

ANEXOS A Despacho de Grado 1/A B Patente de Navegacin 1/B C Diploma 1/C D Certificado 1/D E Esquema Bsico de un Documento Militar 1/E

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL

VII

Anotaciones de Correcciones, Alteraciones y Cambios

IDENTIFICACIN FECHA EFECTUADO GDO. APELLIDOS

NOMBRES PARTE AFECTADA

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL VIII

Anotaciones de Correcciones, Alteraciones y Cambios

IDENTIFICACIN FECHA EFECTUADO GRADO APELLIDOS Y

NOMBRES PARTE AFECTADA

NO CLASIFICADO

NO CLASIFICADO ORIGINAL 1-1

CAPTULO I

DOCUMENTACIN NAVAL

SECCIN 1

INSTRUCCIN 1101. PROPSITO

El propsito de las disposiciones e instrucciones que aparecen en el presente manual, es establecer la doctrina que rige los aspectos concernientes a la elaboracin manejo de la Documentacin Naval.

SECCIN 2

INSTRUCCIONES DE RESPONSABILIDAD 1201. RESPONSABILIDADES.

a. La Direccin de Telemtica, directamente bajo las rdenes del Comandante Naval de Operaciones, es la organizacin encargada de operar los Servicios de Telecomunicaciones, Criptografa, Publicaciones, Correo Naval, y de Mantenimiento de Comunicaciones, por consiguiente administra y controla, la operacin y empleo del personal, material equipos de comunicaciones de la Armada.

b. El Director de Telemtica a travs de la Divisin de Multimedia y Publicaciones, es el responsable directo de supervisar y controlar el cumplimiento de las Doctrinas, Polticas, establecidas en este manual, relacionadas con los aspectos concernientes a la elaboracin y manejo de la Documentacin Naval.

c. Los Comandantes de los Establecimientos y Unidades sern responsables dentro de sus Comandos, del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente manual y de aquellos que ordene el Comandante General de la Armada, a travs del Comandante Naval de Operaciones y del Director de Telemtica.

d. En todo lo referente a la Documentacin Naval los Comandantes podrn delegar en los Oficiales Jefes de Comunicaciones de los Comandos, o en quienes por razones del servicio funjan como encargados, accid ental o temporalmente, la elaboracin y administracin de la documentacin naval, pero en todo momento tendrn la responsabilidad, que por razones de su cargo, les est asignada.

NO CLASIFICADO


SECCIN 3

GENERALIDADES 1301. GENERALIDADES

Debido a que los aspectos concernientes a la elaboracin y manejo de la Documentacin Naval es una funcin de comunicaciones, la Direccin de Telemtica, a travs de la Divisin de Multimedia y Publicaciones y el Sistema de Publicaciones Navales sern las responsables de controlar y supervisar lo establecido en el presente manual.

SECCIN 4

MISIN Y FUNCIONES

1401. MISIN

Las Oficinas del Sistema de Publicaciones Navales en cuanto a la Documentacin Naval,

tendrn la siguiente misin: Editar, registrar, distribuir y llevar la contabilidad y el control de la Documentacin Naval a

fin de garantizar la uniformidad y cumplimiento de las normas y procedimientos que la rigen. 1402. FUNCIONES

En cuanto a la Documentacin Naval, las Oficinas del Sistema de Publicaciones Navales tienen las funciones siguientes:

a. Controlar las normas y procedimientos que regulan la edicin, promulgacin,

reproduccin, registro, manejo, distribucin, contabilidad y control de la Documentacin Naval editada por la Armada para ser utilizada en el mbito naval o para los dems componentes de la Fuerza Armada Nacional.

b. Establecer las normas y procedimientos para la reproduccin, distribucin y control de la Documentacin Naval Registrada, facilitada por los dems componentes, por naciones amigas o entidades nacionales, con el fin de ser utilizadas en la Armada.

c. Mantener la contabilidad y control de la Documentacin Naval.

d. Establecer los procedimientos para obtener y mantener actualizada la Documentacin Naval necesaria para la realizacin de Operaciones Conjuntas con la F. A. N. y Operaciones combinadas con Armadas Aliadas.

e. Ejecutar y llevar el control sobre las correcciones, alteraciones y cambios efectuados a la Documentacin Naval.

NO CLASIFICADO


CAPTULO II

TIPOS DE DOCUMENTOS

SECCIN 1

DE ACUERDO A SU USO 2101. DE ACUERDO A SU USO

Los Documentos Navales de acuerdo a su uso se dividen en: a. Publicaciones. b. Correspondencias. c. Mensajes Navales. d. Documentacin Naval.

2102. PUBLICACIONES

Las normas y procedimientos que rigen los aspectos concernientes a las Publicaciones se encuentran descritas en el Manual de Publicaciones (MAN-PU-CGA-0001-D).

2103. CORRESPONDENCIA

Las normas y procedimientos que rigen los aspectos concernientes a las Correspondencias se encuentran descritas en el Manual de Correspondencia y Correo (MAN -RO-CGA-0003). 2104. MENSAJE NAVAL

Las normas y procedimientos que rigen los aspectos concernientes a los Mensajes Navales se encuentran descritos en el Manual de Telecomunicaciones (MAN-TE-CGA-0001-B). 2105. DOCUMENTACIN NAVAL

Las normas y procedimientos que rigen los aspectos concernientes a la Documentacin Naval se encuentran descritas en este manual.

NO CLASIFICADO


SECCIN 2

DE ACUERDO A SU CLASIFICACIN 2201. DE ACUERDO A SU CLASIFICACIN

Los Documentos Navales de acuerdo a su contenido y tomando en consideracin la clasificacin de la informacin se clasifican:

1) Clasificados.

2) No Clasificados.

2202. DOCUMENTOS CLASIFICADOS

a. Son aquellos Documentos, que por contener informacin cuyo acceso est restringido a personas no autorizadas, requieren de un grado de proteccin.

b. Los Documentos clasificados sern:

1) Secretos

2) Confidenciales

3) Reservados

c. Todo Documento Naval clasificado de hecho, debe ser considerado como un Documento Registrado. 2203. DOCUMENTOS NO CLASIFICADOS

a. Son aquellos documentos cuyo contenido es de libre acceso al personal de la Armada y la informacin en ellos contenida no requiere proteccin especial.

b. Las Publicaciones No Clasificadas pueden ser registradas o no registradas.

SECCIN 3

DE ACUERDO A SU CARCTER Y ORIGEN 2301. DE ACUERDO A SU CARCTER Y ORIGEN

La Documentacin Naval de acuerdo a su carcter y origen se dividen de la forma siguiente.

a. Documentacin Operacional.

NO CLASIFICADO


b. Documentacin Administrativa.

c. Documentacin Civil. 2302. DOCUMENTACIN OPERACIONAL

Es toda aquella documentacin que contiene las normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades operacionales de la Fuerza Armada Nacional y estn dividas de la manera siguiente:

a. Conceptual:

1) Apreciacin de la Situacin

(a) Del Comandante. (b) Personal (c) Logstica (d) Comunicaciones y Guerra Electrnica (e) Inteligencia (f) Especial para proteccin del trfico Martimo

2) Desarrollo del Plan.

b. Directoria:

1) Carta de Instruccin. 2) Planes de:

(a) Campaa (b) Operaciones (c) Contingencia (d) Especiales Esquemticos (Planes Repblica , Regional y Nacional).

3) Ordenes de:

(a) Operacin (b) Comisin (c) Alerta (d) Ejercicio.

c. Informativa:

1) Partes de:

NO CLASIFICADO


(a) Campaa (b) Comisin (c) Ejercicio (d) Reportes Operacionales

2) Informes:

(a) Rutinarios. (b) Eventuales

(1) Falla o acciones (2) De violacin (3) De compromiso

2303. DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Es toda aquella documentacin que contiene las normas, instrucciones, disposiciones y/o

procedimientos para la gestin Administrativa operativa de todas las actividades de la Armada y esta divididas de la manera siguiente:

a. Conceptual:

1) Estudio de Estado Mayor 2) Tesis de grado

3) Memoria

4) Cuenta

b. Directoria : 1) Directivas. (Las directivas estarn divididas de acuerdo a la materia como lo

estipula el captulo V, seccin 8 de este Manual) 2) Ordenes de:

(a) Adiestramiento.

(b) Inspeccin

(c) Ceremonial.

(d) Comisin Administrativa.

NO CLASIFICADO


(e) Instruccin.

(f) Investigacin.

(g) Visita. 3) Planes:

(a) Plan Operativo Anual.

(b) Administracin

(c) De actividades tcnicas

c. Informativa:

1) Informes de actuacin:

(a) Personal

(b) Administrativo

(c) De adiestramiento

(d) De inspeccin

(e) De comisin

(f) De investigacin

(g) Jurdicos:

(1) Dictamen.

(2) Informe Jurdico

2) Actas:

(a) De afirmacin

(b) De entrega de cargo (c) Recepcin de cargo

(d) Toma de presa.

NO CLASIFICADO


3) Resolucin.

4) Carta de promulgacin

5) Agenda de reunin 6) Minuta de Reunin 7) Nota Informativa 8) Diarios

(a) De Navegacin y Puerto

(b) De servicio

(c) De mquina

(d) De motores

(e) De vuelo y servicio.

d. Profesional:

1) Despacho de grado.

2) Patente de Navegacin

3) Diploma

4) Tramitacin por rgano Regular.

5) Acreencias

2304. DOCUMENTACIN CIVIL

Es toda aquella Documentacin de origen civil, que por razones circunstanciales exista la necesidad de elaborarla en la Armada, y estn divididas de la manera siguiente:

a. Conceptual:

1) Memorias de grado

2) Informes de opinin

NO CLASIFICADO


b. Informativa:

1) Constancias

2) Certificados

3) Cartas credenciales

c. Profesional: 1) Diplomas

d. Legal:

1) Partidas de nacimiento

2) Certificados de defuncin

3) Testamentos

4) Plizas

5) Poderes

6) Representaciones

2305. ANLISIS DESCRIPTIVO DE LA DOCUMENTACIN NAVAL En los captulos VI y VII ser efectuado un anlisis de la documentacin operacional y administrativa segn los puntos descritos en la lista siguiente.

a. Denominacin

b. Definicin c Uso

d. Base Legal

e. Clasificacin de Seguridad

f. Tipo de papel

g. Nmero de Copias

NO CLASIFICADO


h. Tipo de Escritura

i Normas para la Elaboracin

j. Firma

k. Enmendaduras, endosos, correcciones, alteraciones y cambios

l. Sellos

m. Invalidacin

n. Vigencia

o. Normas de Archivo

p. Ejemplo.

NO CLASIFICADO


2306. ANLISIS DESCRIPTIVO DE LA DOCUMENTACIN NAVAL En los captulos VI y VII ser efectuado un anlisis de la documentacin operacional y administrativa segn los puntos descritos en la lista siguiente.

a. Denominacin

b. Definicin c Uso

d. Base Legal

e. Clasificacin de Seguridad

f. Tipo de papel

g. Nmero de Copias

h. Tipo de Escritura

i Normas para la Elaboracin

j. Firma

k. Enmendaduras, endosos, correcciones, alteraciones y cambios

l. Sellos

m. Invalidacin

n. Vigencia

o. Normas de Archivo

p. Ejemplo.

NO CLASIFICADO


CAPTULO III

ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN NAVAL

SECCIN 1

COMPOSICIN

3101. COMPOSICIN

La composicin de la Documentacin Naval ser uniforme y constar de elementos fijos y complementarios; los primeros son indispensables en todos los documentos. Los segundos complementan la informacin y su uso especifica en cada tipo de documento. 3102. ELEMENTOS FIJOS

Los elementos fijos sern:

a. Clasificacin de Seguridad Ser colocada a cuatro (04) lneas o espacios interlineales del borde superior e

inferior, centrada en todas las pginas del Documento Naval.

b. Membrete Constar de: 1) Nmero de copias: es el nmero que se asigna a cada copia del documento

naval desde el 1 al 9999 y servir como nmero de registro para control.

2) Escaln Inmediato Superior.

3) Comando Originador.

4) Lugar, Puerto, Zona, Ciudad o coordenadas geogrficas.

5) Grupo Fecha-Hora

6) Nmero de Referencia. (Ser regido por dos (02) letras que indican el designador de materia especfica y cuatro (04) nmeros que indican la cantidad de documentos elaborados por el originador. Cada numeracin debe ser diferente tomando en cuenta la designacin de materia en los documentos elaborados de acuerdo al prrafo. (5802-b-2 Pg.5-11)

NO CLASIFICADO


7) Cuando el documento naval va a ser usado por fuerzas extranjeras amigas, deber ser colocado antes del Escaln inmediato superior la frase: Repblica Bolivariana de Venezuela en el mismo ordenamiento esttico.

8) La primera lnea del membrete estar ubicada a dos lneas o espacios

interlineales debajo de la clasificacin de seguridad y comenzar en el centro de la pgina.

c. Clasificacin de Designacin Ser el Ttulo Corto para el cual se dictan normas de elaboracin en el Captulo V,

Seccin 8 de este manual. Debe colocarse alineado con el Grupo Fecha-Hora del membrete y se comienza a diez (10) espacios del borde izquierdo de la hoja demarcando el margen a seguir en todo el Documento Naval. Debe ser subrayado.

d. Denominacin del Documento

Es el ttulo largo y la denominacin se encuentra contemplada en el Captulo V,

Seccin 8 de este manual para cada tipo de documento y se coloca a una (01) lnea o espacio interlineal, debajo de la clasificacin de designacin comenzando en el margen izquierdo. Debe ser subrayado.

e. Identificacin del Comandante u Originador Se escribe la palabra DE a dos (02) lneas o espacios interlineales, debajo de la

denominacin del documento y seguido a diez (10) espacios, dos (02) puntos y luego a dos (02) espacios, el cargo o nombre de quien origina el Documento Naval.

f. Identificacin de la persona o cargo a quien va dirigido el documento Se escribe la palabra PARA a dos (02) lneas o espacios interlineales, debajo de la

palabra DE y seguido a ocho (08) espacios, dos (02) puntos y luego a dos (02) espacios el cargo o nombre a quien se dirige el Documento Naval.

Ejemplo: DE : Comandante de la Escuadra PARA : CA. Francisco Jos Arcia

g. Descripcin del Asunto Tratado Se escribe la palabra ASUNTO a dos (02) lneas o espacios interlineales, debajo de

la palabra PARA y seguido a seis (06) espacios dos (02) puntos y luego a dos (02) espacios, se expresa en forma lacnica una frase que encierre el contenido general de lo que se trata en el Documento Naval.

NO CLASIFICADO


h. Mencin de Referencia Se escribe la palabra REFERENCIA a dos (02) lneas o espacios interlineales de

la palabra ASUNTO y seguido a dos (02) espacios, dos (02) puntos y luego a dos (02) espacios se mencionan la clasificacin de designacin o ttulos cortos de los documentos que constituyen referencias para la elaboracin del Documento Naval en cuestin. Las Referencias deben rotularse en Letras Maysculas en Orden Alfabtico (entre parntesis), una debajo de la otra. Pueden omitirse si no hubieren referencias. i. Texto

El texto del Documento Naval, es de acuerdo con las normas especificadas en este

manual, para cada tipo en su anlisis correspondiente; ser escrito de margen a margen y cada subdivisin (prrafo, sub-prrafo, etc.), ir separada del margen a dos (02) espacios la primera divisin, cuatro (04) la segunda, seis (06) la tercera as dos (02) espacios ms adelante cada vez que ocurra divisin, entre prrafos o sub-prrafos sern dejadas dos (02) lneas o espacios interlineales de espaciamiento, (3104.14-Pg.3-11).

j. Firma

Se usa para dar a entender que el suscribe es el autor u originador del documento.

Deber ser totalmente legible y similar a la que esta registrada en la cdula de identidad. Deber colocarse el nombre de la autoridad, debajo el grado y el cargo como autoridad competente, de manera centrada en el documento.

k. Anexos

1) En caso de que el Documento Naval principal, haya que indicar anexos estos se escribirn en la ltima pgina con letras maysculas y subrayado, al borde del margen izquierdo a cuatro espacios interlineales debajo de la firma, se colocar la palabra Anexos subrayada y dos (02) puntos (:)

2) La especificacin de los Anexos, se colocarn al borde del margen izquierdo

abajo seguidamente de la palabra ANEXOS: debiendo especificarse con letras maysculas en orden alfabtico entre comillas, colocando el ttulo largo de los mismos en letras minsculas. La Lista de Distribucin de un Documento Naval se colocar como Anexo X.

Ejemplo:

JULIO CSAR RIVAS VIERA Contralmirante

Comandante de la FT- 18

ANEXOS: A Concepto de la orden B Plan de eventos C Plan de comunicaciones. X Lista de Distribucin

NO CLASIFICADO


3) La denominacin del Documento se colocar en los anexos, se efectuar colocando en la esquina superior izquierda, a dos (02) espacios interlineales de la clasificacin de seguridad y partiendo del margen izquierdo, ser escrito el ttulo corto y una lnea debajo de este la denominacin del documento naval subrayado al cual se adjunta el anexo. Se efecta la denominacin del anexo con letras maysculas entre comillas y debajo de stas, a dos (02) espacios interlineales subrayado debajo de la denominacin del documento.

Ejemplo:

CLASIFICACIN DE SEGURIDAD

ORD-OP-FT-18-0002 ORDEN DE OPERACIONES

ANEXO A

CONCEPTO DE LA ORDEN

l. Apndice. 1) En caso de que el anexo haya que indicar apndices, estos se escribirn en la

ltima pgina del anexo respectivo con letras maysculas y subrayadas, al borde del margen izquierdo a cuatro (04) espacios interlineales debajo de la firma en donde se colocar la palabra APNDICES y dos (02) puntos (:).

2) La especificacin de los apndices, se colocarn abajo seguidamente de la palabra APNDICE: , debindose especificar con nmeros Romanos, un guin y la letra mayscula entre comilla que identifica el anexo y seguidamente de este se colocar el ttulo largo del apndice.

Ejemplo:

JULIO CSAR RIVAS VIERA Contralmirante

APNDICE: I-A Normas y Procedimientos II-A Disposiciones Especiales

3) La denominacin del documento se colocar en los apndices y se efectuar colocando en la esquina superior izquierda a dos (02) espacios interlineales de l escrito el ttulo corto y una lnea debajo de este la denominacin del Documento Naval subrayado. Se efecta la denominacin del apndice con nmeros romanos, un guin y la letra mayscula que identifica el anexo y debajo de ste se colocar el ttulo largo del apndice.

NO CLASIFICADO


Ejemplo:

CLASIFICACIN DE SEGURIDAD


APNDICE I-A

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

m. Tablas

1) En caso de que haya indicar tablas estas se escribirn en la ltima pgina del

Apndice del respectivo anexo, con letras mayscula y subrayado al borde del margen izquierdo a cuatro (04) espacios interlineales debajo de la firma, en donde se colocar la palabra TABLAS y dos (02) puntos (:).

2) La especificacin de las tablas, se colocarn abajo seguidamente de la palabra TABLAS: debindose especificar con nmeros arbigos, un guin y la identificacin del apndice al cual pertenece la tabla respectiva, entre comillas.

Ejemplo:

JULIO CSAR RIVAS VIERA

Contralmirante Comandante de la FT- 18

TABLAS: 1-II-A Impacto Vs Disparos 2-II-A Operaciones Diarias 3). La denominacin de la tabla ser con nmero arbigo y se colocar al igual

que los apndices y anexos de acuerdo al siguiente ejemplo:

Ejemplo: CLASIFICACIN DE SEGURIDAD


TABLA 1-II-A

IMPACTO Vs DISPAROS

NO CLASIFICADO


n. Disposicin de los datos de Identificacin de las Tablas . Mientras no sea alterado el contenido o la funcionalidad, de la tablas, los datos de

identificacin sern co locados en posicin similar a los anexos. En casos excepcionales ser alterada la posicin de manera conveniente, pero en modo alguno, no deben ser omitidos el ttulo corto y la denominacin del documento al cual se aaden anexos y tablas.

o. Numeracin de Pginas

1) Sern numeradas correlativamente, con nmeros arbigos en el centro,

seguidamente de la clasificacin de seguridad en la parte inferior de la pgina, antecedidas y precedidas de un guin.

Ejemplo:

-2-, -3-, -4-, -5- ........-10-, -11-,

2) Se hace la excepcin con la primera y ltima pgina, las cuales debern decir

el nmero total de pginas del documento principal

Ejemplo: 1 de 16 (Primera pgina) 16 de 16 (ltima pgina)

3) Numeracin de las pginas de Anexos, Apndices Tablas.

a) En la parte inferior, debajo de la clasificacin de seguridad ser colocada la numeracin anteponiendo el nmero correspondiente de la pgina, separado como raya de fraccin al grupo o letra identificadora de la porcin del documento.

b) Numeracin de las pginas de los anexos.

Ejemplo:

1/B, 2/B, 3/B Son las tres pginas del anexo B.

c) Numeracin de las pginas de los apndices.

Ejemplo:

1/II-B, 2/II-B, 3/II-B Son las tres pginas del apndice II del anexo B

NO CLASIFICADO


d) Numeracin de las pginas de las tablas.

Ejemplo:

1/2 II-B, 2/2 -II-B, 3/2-II-B Son las tres pginas de la tabla 2 del apndice II del anexo B.

p. Marcaje Original.

Todas las pginas de un Documento Naval debern llevar marcado en letras

maysculas a la altura de la clasificacin de seguridad de la esquina inferior derecha la palabra ORIGINAL. Cuando sea necesario efectuar un cambio a la mencionada pgina, la misma llevar la palabra CAMBIO Nr. y el nmero correspondiente al cambio.

q. Iniciales del Redactor y el Transcriptor del Documento Naval.

1) Para efectos de identificacin, en la misma pgina donde se coloca la firma

del originador se debern colocar al borde del margen izquierdo y a la misma altura de la clasificacin de seguridad, en maysculas las iniciales de la autoridad que suscribe el documento, separada por una raya-fraccin en maysculas el redactor del documento, separada por una raya de fraccin y sin espacio las iniciales del transcriptor en minsculas.

2) Se insiste en el hecho de que no siempre el originador o quien suscribe y el redactor son la misma persona, razn sta de la necesidad de dicha identificacin.

Ejemplo:

PRBT/ MMII/ lma. PRBT / lma (caso en el que suscribe y redacta son la misma persona)

r. Identificacin de las Pginas Subsiguientes. En cada pgina subsiguiente y despus de colocada la clasificacin de seguridad, se

colocar en la parte superior a dos (02) espacios interlineales de esta y comenzando en el margen izquierdo la clasificacin de designacin y a una lnea debajo de esta la denominacin del documento subrayado. El texto se continuar a dos espacios interlineales de este ltimo.

313. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

a. Modos de Firma

1) Por Delegacin a) El Comandante General de la Armada podr delegar, bajo su responsabilidad,

en las altas autoridades de su Comando, la firma de los actos y documentos internos del Componente. Dicha delegacin se har por resolucin interna y en la cual se especificarn en forma

NO CLASIFICADO


precisa, los actos y documentos que deben ser firmados por delegacin, los cuales se consideran emanados del Comandante General de la Armada.

b) La autoridad delegada deber rendir cuenta de las firmas en virtud de la

delegacin. La firma no podr ser delegada a su vez por la autoridad que hubiese recibido la delegacin.

c) A dos (02) espacios interlineales de la ltima lnea del texto y comenzando en

el centro se escribir la frase Por Delegacin, a cuatro (04) espacios interlineales debajo de esta se escribir la firma, nombre y grado.

2) Firma como Encargado.

a) Se usar esta modalidad cuando la autoridad que debe firmar est ausente en

forma prolongada. En este caso la persona que firmar deber estar autorizada por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente. En la identificacin del Comandante u originador se mencionar que es encargado.

b) Firmar el ms antiguo presente en la lnea de mando debajo de la frase POR AUTORIZACIN, la cual se escribir a dos (02) espacios interlineales de la ltima lnea del texto, y a cuatro (04) espacios interlineales debajo de esta se escribir el nombre y grado del firmante.

3) Firma Accidental. a) Se efecta cuando la autoridad que firma el documento, este ausente por

tiempo prolongado. Se requiere que la persona que firma haya sido nombrada por escrito en el cargo en forma accidental. En la identificacin del Comandante u originador se mencionar el cargo accidental.

b. Uso de CMPLASE, CONFORME y VISTO BUENO

1) Cmplase

a) Se debe usar en los documentos de carcter directorio, tales como: Ordenes,

Directivas, Resoluciones, etc. Y debe ser efectuada por la autoridad originadora del documento. Se exceptan los documentos de tipo rutinarios, los cuales pueden usar POR AUTORIZACIN.

b) Se escribir la palabra Cmplase a dos (02) espacios interlineales de la

ltima lnea del texto y a partir del centro de la pgina a cuatro (04) espacios interlineales se escribir la firma, grado y nombre.

NO CLASIFICADO


2) Conforme Es usado cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con

un juicio emitido en un documento. Se aplica en los casos de: Informes, Actas, Recibos, etc. Se coloca la palabra Conforme a cuatro (04) espacios interlineales abajo del grado del originador y a continuacin firma el conformante. En caso de varios conformantes firmarn de menor a mayor antigedad, de izquierda a derecha de arriba hacia abajo. Si el nmero de firmantes es impar, la firma del ms antiguo ser centrada debajo de las otras.

3) Visto Bueno

Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el Segundo

en Comando o una autoridad asesora del superior en seal de que Fue ledo , es correcto contenido y es aprobado.

c. Dios y Federacin

El uso de esta modalidad antecede a la firma de los oficios y documentos del mismo tipo

que los oficios especificados en el Manual de Correspondencia y Correo

d. Es Copia Autntica

Modalidad que usan las autoridades competentes para dar fe de que es una copia textual o fotosttica de un documento. La frase Es copia Autntica se colocar a cuatro (04) espacios interlineales en el marquen izquierdo. A continuacin a dos (02) espacios interlineales debajo se coloca la firma de la autoridad competente.

Ejemplo:

IGNACIO PREZ BRICEO Vicealmirante

Es Copia Autntica ANTONIO PEA RODRGUEZ Capitn de Navo Director de Ayudanta General

Nota: En caso de no haber espacios en la hoja, la autentificacin se har en el margen o en el reverso de la misma.

NO CLASIFICADO


314. ESQUEMA BSICO DE UN DOCUMENTO MILITAR:

(1) Clasificacin de Seguridad

(2) Copia Nmero:______________________________ (3) Escaln Inmediato Superior (4) Comando Originador (o Dependencia) (5) Lugar, Puerto, Zona, Ciudad o Coordenadas geogrficas.

(8)Ttulo Corto (6) Grupo Fecha-Hora (9) Denominacin del Documento (7) Nmero de Referencia:_______________________ (10) DE : Identificacin del Cargo del Originador (11) PARA : Destinatario (12) ASUNTO : Descripcin breve de lo que tratar el documento. (13) REFERENCIA: Mencin breve de los documentos que sirven de referencia. Se rotulan en

letras maysculas encerradas entre parntesis.

(14) Texto del documento de acuerdo con las normas especificadas para cada tipo en su anlisis correspondiente; ser escrito de margen a margen y cada sub-divisin (Prrafo, sub -prrafo, etc.) ir separada del margen dos (02) espacios la primera divisin, cuatro (04) la segunda, seis (06) la tercera y as dos (02) espacios ms adelante cada vez que ocurra divisin. Entre prrafo o sub-prrafo sern dejadas dos (02) lneas de espaciamiento, ejemplo:

1. Primer prrafo.

a. Primer sub-prrafo.

1) Primer aparte.

a) Primer sub-aparte

(1) Primera seccin.

(a) Primera sub- seccin.

A. Sub-divisiones extras.

El texto contina en la pgina siguiente.


(23) Nmero correlativo de la pgina y la relacin con el total de todo el documento.

NO CLASIFICADO



(8) Ttulo Corto (9) Denominacin del Documento

(14) Continuacin del texto.... ser mantenido el mismo distanciamiento del margen izquierdo que corresponda mantener en la pgina anterior. (14) ..... Suponiendo que el documento finalice aqu , ser anotada la conclusin as:

(15) Cuatro (04) espacios interlineales para la firma. (16) Nombres y apellidos a computadora. (17) Grado (18) Ttulo operacional (si hubiera).

(19) ANEXOS: A Ttulo de los anexos. (Se rotulan con letras Maysculas entre comillas). (20) APNDICES

I-* Ttulos de los Apndices. (Se rotulan con nmeros Romanos y la letra mayscula del respectivo anexo, entre comillas).

(21) TABLAS

1-*-* Ttulos de las tablas. (Se rotulan con nmeros Arbigos, con sus respectivos nmeros romano del apndice y letra mayscula del respectivo anexo entre comilla).

(22) INICIALES: Redactor/ transcriptor.

(1) Clasificacin de Seguridad (23) Nmero correlativo de la pgina y la relacin con el total

de todo el documento.

NO CLASIFICADO


SECCIN 2

NORMAS DE REDACCIN 3201. ESTILO El estilo de cualquier documento naval debe ser conciso y categrico. En el debe manifestarse el sentido de la responsabilidad de la persona que lo redacta. Esta tendr presente que el objetivo que se persigue es la exacta y uniforme comprensin de sus ideas por parte de los usuarios de los documentos y que generalmente no se podr acudir al recurso de aclararlos verbalmente . Es recomendable atenerse a las normas siguientes:

a. Dedicar un prrafo a cada idea, sin preocuparse de su extensin, escribiendo frases cortas y prestando especial cuidado a la puntuacin.

b. Ordenar lgicamente los prrafos, sub -prrafos, apartes, sub-apartes, secciones y sub-secciones.

c. Evitar que ninguna frase se pueda prestar a dobles interpretaciones o ambigedades.

d. Se pueden utilizar formas directas y personales, no debiendo considerar incorreccin ni vanidad al dirigirse a su destinatario en primera persona.

e. Suprimir el exceso de tratamiento y eliminar frases huecas. 3202. DISPOSICIN Y NUMERACIN DE PRRAFOS Se usar esta:

a. Prrafos, nmero y punto Ej: 1.

b. Sub-prrafos, una letra minscula y punto Ej: a.

c. Apartes, nmeros y medio parntesis Ej: 12)

d. Sub-aparte, las letras y medio parntesis Ej: a)

e. Secciones, nmeros entre parntesis Ej: (13)

f. Sub-secciones, letras minsculas entre parntesis Ej: (a)

g. En caso de que el documento sea ms amplio en el contenido de los sub-prrafos, sus apartes o sub-secciones, se usarn letras minsculas dobles con puntos, medios parntesis y entre parntesis. Ej. aa, ab, ac), bd), (be), (cf), (cg).

NO CLASIFICADO


h. En caso de que el documento sea ms amplio y amerite otras sub-divisiones se usarn letras maysculas con punto, medio parntesis y entre parntesis sucesiva mente. 3203. USO DEL REVERSO DE LAS PGINAS

Se usar el reverso de las pginas cuando el tipo de documento o anexo lo permita sin restar funcionabilidad al mismo. Se debe usar papel de base adecuada para evitar interferencias en la lectura por efecto de transparencia. (Se recomienda papel bond base 20).

3204. NORMAS DE TIPIAJE

a. Nombres de Buques

Se escribirn con letras maysculas centradas, entre comillas precedidas por las letras caractersticas de la Armada respectiva y seguidas de las siglas entre parntesis:

Ejemplos: A.R.B.V. MARISCAL SUCRE (F-21) U.S.S. WASHINGTON (GC-02) H.M.S. CALLENBURGH (F-155) A.R.C. INDEPENDIENTE (CM-54)

b. Nombres de Unidades colectivas u organismos

La primera vez que se utilice en un documento la designacin de un organismo o unidad

colectiva se escribir el nombre con letras maysculas cerradas y entre comillas. Ejemplo : ESCUADRN DE BUQUES ANFIBIOS Y APOYO Si posteriormente se requiere emplear la abreviatura de la unidad u organismo ser

escrita entre parntesis al lado del nombre completo en la primera mencin. Ejemplo : DIRECCIN DE TELEMTICA (DTEL)

NO CLASIFICADO


c. Nombres Geogrficos

Se escribirn en maysculas cerradas. Cuando se trabaje con cartas geogrficas o nuticas se escribirn en el idioma de la carta que se est haciendo referencia, o en castellano si no se tiene la carta a la vista.

CABO BLANCO SAN JUAN DE LOS MORROS Nombre en Castellano: AMBERES Referido a carta inglesa: ANTWERP

Francesa: ANVERS Italia: ANVERSA Alemania: ANTWERPERN

d. Nombres Personales

1) Sern escritos en letras maysculas cerradas. Cuando se haga la primera referencia a

un Militar se escribir primero el grado en forma abreviada, seguido del componente a que pertenece entre parntesis, luego el nombre y los apellidos.

Ejemplos: CA (ARBV) JORGE ESPINOZA MORA. CNEL (AV) DIEGO MUOZ CASTILLO TCNEL (EJ) JESS HERRERA DUQUE CAP (GN) FRANCISCO VILLARROEL BERNAL Nota: Para los Oficiales de la Armada de Venezuela no requiere el uso de de las siglas

ARBV salvo que se encuentren con oficiales de otras nacionalidades. Para el caso grados de oficiales de otras nacionalidades se colocar escrito de forma completa.

2) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento, podr hacerse

mencin del grado abreviado, seguido de la inicial y el primer apellido completo.

Ejemplos:

CA. J. ESPINOZA

CNEL. D. MUOZ

TTE. CNEL. J. HERRERA

NO CLASIFICADO


CP. F. BELISARIO

3) Si el documento naval va a ser usado con fuerzas de otros pases amigos y menciona militares extranjeros, debern ser escrito igual a la seccin d, antes citada , despus del grado, el nombre de la fuerza y del pas a que pertenece entre parntesis.

Ejemplo: CORONEL (EJERCITO-COLOMBIA) DAVID JOS M NDEZ ORTEGA.

4) Los nombres de civiles sern escritos en maysculas cerradas. Se usar el tratamiento

descrito en la Constitucin Nacional, es decir: Ciudadano y Usted. Ejemplos: Ciudadano Ingeniero HCTOR ELICER LUCENA Ciudadana Doctora SUSANA MARIA HURTADO Ciudadano Tcnico Electrnico JOS HUMBERTO GONZLEZ

5) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento podr hacerse abreviando la profesin seguido de la inicial del primer nombre y luego el primer apellido.

Ejemplos:

Ing. H. LUCENA

Dra. S. HURTADO

Tc. Elec. J. GONZLEZ

6) Cuando se presente la circunstancia de que los nombres y apellidos de dos o ms

personas sean coincidentes parcial o totalmente, se recurrir al aadido de un elemento diferenciador, bien sea el segundo nombre, segundo apellido y en ltimo recurso el nmero de la cdula de identidad.

7) Se mantendr el tratamiento usado en diplomacia y ser obligatorio mencionarlo antes del nombre de la persona, siempre que la referencia sea en tercera persona.

Ejemplo: Su excelencia Al honorable

NO CLASIFICADO


3205. GRUPO FECHA HORA Cuando sea preciso hacer constar el da y la hora se emplear el Grupo fecha hora, el

cual est formado en tres (03) grupos: El primer grupo conformado por seis (06) dgitos y una (01) letra mayscula sin separacin entre ellos, los dos (02) primeros dgitos indican el da (01 al 31) los cuatro (04) siguientes dgitos indican las horas (00 a 24 hrs.) y minutos (00 a 59 min.), y luego de estas una letra mayscula caractersticas correspondientes al uso horario. El segundo grupo conformado por tres (03) letras maysculas que indican la abreviatura del mes. El tercer grupo conformado por dos (02) dgitos que indican los dos ltimos nmeros del ao. Entre los tres (03) grupos existir un espacio libre.

Ejemplo: 011430.........................(14 horas 30 minutos del da 1 ) 140001Z.......................(00 hora 1 minuto, uso ZUL del da 14). 271200Q NOV 92.......(da 27 de Noviembre de 1992, a las 12 horas del uso Q).

3206. HORAS

Cuando las horas se usen sin fecha, se escribirn siempre con un nmero de cuatro dgitos, sin ninguna separacin entre ellas ni abreviaturas de unidades.

EJEMPLO:

2345 ......... (23 Horas 45 minutos).

0030D.......... (00 horas 30 minutos, uso DELTA)

3207 DESIGNACIN DE LOS USOS HORARIOS

Huso Letra Huso Letra Huso Letra -12 M -4 D 4 Q -11 L -3 C 5 R -10 K -2 B 6 S -9 I -1 A 7 T -8 H 0 Z 8 U -7 G 1 N 9 V -6 F 2 0 10 W -5 E 3 P 11 X 12 Y

NO CLASIFICADO


3208. DIVISIN DEL DIA

Est permitido cuando no sea posible citar una hora exacta, usar las expresiones siguientes:

a. Madrugada

Comprende el intervalo de tiempo entre el orto civil y el orto del sol.

b. Alba o Amanecer

Es el orto civil del sol.

c. Maana

Comprende el intervalo de tiempo entre el otro civil de sol hasta el medioda (1200 hrs.)

d. Tarde

Comprende el intervalo de tiempo entre las 1200 hrs. hasta el ocaso del sol.

e. Atardecer o Anochecer

Comprende el intervalo de tiempo entre el ocaso del sol y el ocaso civil del sol.

f. Noche

Comprende el intervalo de tiempo desde el ocaso civil del sol hasta el orto civil del

sol. 3209 COORDENADAS GEOGRFICAS

Sern indicados con dos (02) grupos de nmeros separados. El primer grupo de uno (01), dos (02) o tres (03) dgitos, indica los grados y va seguido del smbolo de grado ().

Ejemplos: 6 , 40 , 165

El segundo grupo se pondr la Latitud y Longitud de la siguiente forma: Los minutos se

escribir con dos (02) dgitos seguidos por el smbolo (). Cuando sea necesario para precisar las coordenadas geogrficas. Los segundos se escribir con dos (02) dgitos seguidos por el smbolo ().

NO CLASIFICADO


Ejemplos:

30 06, N, 165 30 E

28 02 25 N, 165 00 00 W, 3210. RUMBOS Y MARCACIONES

Se expresarn con nmeros de tres (03) dgitos de 000 a 359, seguido siempre del smbo lo

de grado (). 3211. VELOCIDAD

La velocidad se expresar en cifras, seguida de la indicacin de unidad empleada. Ejemplo: 24 nudos - 100 Kps.

3212. DISTANCIAS, INTERVALOS DE TIEMPO, CANTIDADES

Se expresarn con la cifra de la cantidad, seguida de la abreviatura nutica o matemtica usada.

Ejemplos:

6h 30m = intervalo de seis (06) horas treinta (30) minutos.

45 C = Cuarenta y cinco grados centgrados.

3213 ABREVIATURA

Las abreviaturas a usar sern las establecidas en el Instructivo de Abreviaturas Navales vigente, adems podr usarse cualquier abreviatura que por primera vez en un Documento Naval siempre que se haga con el nombre seguido por la abreviatura entre parntesis. 3214. CLASIFICACIN DE SEGURIDAD La clasificacin de seguridad ser escrita en las partes superior e inferior, en el centro de todas las pginas del documento naval a cuatro (04) lneas del borde respectivo.(2 cm.)

NO CLASIFICADO


SECCIN 3

MARCAJE 3301. MARCAJE

a. El propsito del marcaje es el de informar al usuario la clasificacin de seguridad, la

clasificacin de designacin, el ttulo largo, nmero de registro y la identificacin original. Con el marcaje de la clasificacin de seguridad se da el grado de proteccin requerido y con los otros marcajes se ayuda a los procesos de extraccin de partes, degradacin o desclasificacin, identificacin y manipulacin dentro de las normas vigentes de seguridad.

b. Todos los documentos navales sin importar su clasificacin de seguridad sern fsicamente marcados de manera tal que no deje dudas sobre el nivel de clasificacin de seguridad asignada.

c. El nmero de registro es aquel que se asigna a cada documento para fines de control, el mismo es de carcter permanente e intransmisible para el documento al cual ha sido asignado.

d. Los documentos con clasificacin de seguridad, SECRETO tendrn marcada en el centro de todas las pginas interiores el nmero de registro en tinta roja y cuyas medidas sern las siguientes.

ANCHO : 4 cm.

LARGO : 10 cm.

e. Todas las pginas de un Documento Naval debern llevar marcadas en letras

maysculas a la altura de la clasificacin de seguridad en la esquina inferior derecha la palabra ORIGINAL cuando sea necesario efectuar cambio a la mencionada pginas, la misma llevar la palabra cambio y el nmero correspondiente al cambio. CAMBIO NR. XX.

3302 PASOS DE LA PREPARACIN

Como norma general un documento naval tendr su origen en un comando sea por razones

operativas o administrativas y solamente proceder de personas en particular en el caso de informes solicitudes y estudios. Los pasos a seguir sern diferentes de acuerdo con los siguientes casos:

a. Cuando es un documento de uso o competencia general.

b. Cuando es un documento para uso interno.

c. Cuando es un documento de origen personal.

NO CLASIFICADO


3303. PREPARACIN DE DOCUMENTOS DE USO GENERAL

a. Comando Promotor

Dirige o administra la actividad

b. Comando Originador

Da las directrices para la elaboracin del documento, pudiendo redactarlo u ordenar su redaccin, en este caso designa uno o varios redactores que elaboran un borrador.

c. El Redactor o Redactores 1) Prepara el manuscrito y lo escribe a mquina o en forma digital o lo manda a

tipear con un transcriptor.

2) Revisa los borradores del original y los somete a juicio del comando originador.

3) Solicita la clasificacin de designacin a la oficina de publicaciones respectiva del comando.

d. Comando Originador

Recibe los originales del documento, los revisa y los aprueba pasndolos a la firma de la autoridad promotora (solo los casos de documentacin directoria). Ordena la elaboracin de las matrices.

e. Comando Promotor

Firma original y matrices y ordena su reproduccin.

f. Originador

1) Coordina con la oficina del Sistema de Publicaciones respectiva para los efectos de reproduccin y distribucin.

2) Entrega el original y las matrices a la oficina de publicaciones para efectos de reproduccin, distribucin y almacenaje, autentica con su firma luego de corregir las matrices. 3303. PREPARACIN DE DOCUMENTOS DE USO INTERNO

a. Originador

Ordena la elaboracin de un documento.

NO CLASIFICADO


b. Redactor.

Redacta y ordena el tipeaje, solicita la clasificacin de designacin a la oficina del sistema de publicaciones respectiva del comando.

c. Originador

Firma el documento y entrega a poseedores. 3304. DOCUMENTOS DE USO PERSONAL

El originador a veces funge de transcriptor, solicita a la oficina del sistema de publicaciones la reproduccin si fuese necesario. Entrega o enva el documento mediante oficio. 3305. PRESENTACIN FSICA

Los Documentos Navales tratados en este manual sern preparados y presentados tomando en consideracin las normas tcnicas previstas en el Manual de Publicaciones, para las publicaciones de escritos, sobre todo en lo atinente a presentacin como folletos u hojas sueltas. 3306. EXTENSIN

Dada que la parquedad y objetividad deben ser las caractersticas esenciales de un Documento Naval, slo en casos excepcionales (Estudios de Estado Mayor, Memorias, Ordenes de Operaciones, Planes de Campaa) podra justificarse la presentacin como folleto (hasta 30 pginas). 3307. EJECUCIN DEL MARCAJE

Ser efectuado por la Oficina del Sistema de Publicaciones que registra el documento y cuando el documento sea personal o privado podr hacerlo el redactor-originador. 3308. MTODO DE MARCAJE

El marcaje puede ser hecho a mquina o con sellos, cuando se trate de reclasificacin debe ser hecho con sellos hmedos que resalte.

NO CLASIFICADO


SECCIN 4

INSTRUCCIONES DE DIMENSIONES 3401 DIMENSIONES PATRN DEL PAPEL

La hoja tamao carta con dimensiones (21,59 X 27,94 cms.) se establece como patrn para los Documentos Navales, con el objeto de simplificar el trabajo de archivo y disminuir la diversificacin de la estantera, carpetas, sobres, etc. 3402. MRGENES

El patrn establecido para los mrgenes en los documentos en los documentos navales ser el siguiente:

a. Margen Superior : Cuatro (04) espacios interlineales o Dos (02) cm. desde el borde superior de la hoja. b. Margen Inferior : Cuatro (04) espacios interlineales o Dos (02) cm. desde el borde inferior de la hoja. c. Margen Izquierdo : Ocho (08) espacios (Carcter) o Dos coma cinco (2,5) cm. d. Margen Derecho : Cuatro (04) espacios (Carcter) o Dos (02) cm. En los casos de anexos, apndices y tablas cuya disposicin sea perpendicular a la de esta pgina, los mrgenes sern as:

(Con respecto al contenido escrito o impreso). a. Margen Superior : Doce (12) espacios interlineales o Dos coma Cinco (2,5) cm. b. Margen Inferior : Ocho (08) espacios interlineales o Dos coma cinco (2,5) cm. desde el borde de la hoja. c. Margen Izquierdo : Cuatro (04) espacios (Carcter), o Dos (02) cm. d. Margen Derecho : Cuatro (04) espacios (Carcter), o Dos (02) cm.

NO CLASIFICADO


3403. TABULACIONES Y ESPACIOS

a. Tabulaciones: Se debern dejar una tabulacin de 1,25 cm. a partir del punto para iniciar la escritura de la primera letra del contenido de los prrafos sub -prrafos, apartes, sub-apartes, secciones, sub-secciones y sub-divisiones extras.

b. Espacios Interlineales:

Se debern los siguientes espacios interlineales:

1) Cuatro espacios (2 cm.):

a) Desde el borde superior e inferior de la hoja a la clasificacin de seguridad.

2) Dos espacios (1 cm.):

a) Desde la clasificacin de seguridad del borde superior al captulo nmero.

b) Desde la ltima lnea de escritura del prrafo en la que culmina esa pgina a la clasificacin de seguridad.

c) Entre captulo nmero, ttulo del captulo, seccin nmero, ttulo de la seccin, prrafos, sub-prrafos, apartes, sub-apartes, sub-divisiones extras.

3404. CARTULA Cuando por razones de uso continuo sea necesario colocar una cartula a un documento naval, ste deber llevar la clasificacin de seguridad marcada en la misma posicin que establece el Manual de Publicaciones. En el centro se escribir en letras grandes (dibujadas o adheridas) el ttulo corto y la denominacin del documento con el fin de mantener las medidas de seguridad que correspondan.

SECCIN 5

REPRODUCCIN 3501. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS NAVALES

a. La reproduccin de los documentos navales ser responsabilidad de los centros de reproduccin del Sistema de Publicaciones Navales.

b. Durante el trabajo de reproduccin deber existir un control para elaborar solamente el nmero de copias necesarias y en caso de documentos con alta clasificacin de seguridad se

NO CLASIFICADO


deber dar instrucciones especiales para el manejo de las matrices respectivas cuando el caso as lo requiera.

c. De cada Documento Naval se debern elaborar el nmero de copias exactas a la cantidad de destinatarios de accin que aparezcan en la lista de distribucin y la cual debe estar autorizada con la respectiva firma por la autoridad promotora del documento.

d. El original del Documento Naval debe ser archivado en la oficina de Publicaciones del comando promotor, debindose abrir un expediente a fin de archivar, en l las comunicaciones que originan las correcciones, alternaciones y cambios que hubiesen que efectuarse a ese documento y cualquier otra informacin concerniente al mismo.

e. El promotor de un documento naval deber enviar al centro de reproduccin respectivo junt con el original la lista de distribucin para determinar las copias a imprimir, para luego efectuar la distribucin de acuerdo a la lista

SECCIN 6

REFERENCIA 3601. REFERENCIA

Cuando se requiera efectuar una referencia de las partes del contenido de un documento

naval a travs de otra publicacin, documento o correspondencia, etc., se efectuar colocando el ttulo corto de la publicacin o documento, seguidamente el capitulo en nmeros romanos, la seccin en nmero arbigos, el prrafo y entre parntesis la identificacin del prrafo (en nmeros arbigos sepa), identificacin del sub-prrafo (letras minsculas y sepa), identificacin de la seccin (en nmeros arbigos entre parntesis), identificacin de la sub-seccin (letra minsculas entre parntesis), la palabra pgina abreviada PG. y el nmero de las pginas separados entre si por un guin.

Ejemplos:

a. Segn aparece en el prrafo (4-k-2-a-pg.5) de esta directiva.

b. Ver prrafo (4-b-3-pg.2) de la DIR-CO-CGA-0001-A.

En el primer caso (a) significa: segn aparece en el prrafo 4, sub -prrafo k, aparte

2, sub-aparte a, en la pgina 5.

En el segundo caso (b) quiere decir: prrafo 4., sub -prrafo b, aparte 3 en la pgina 2.

NO CLASIFICADO


CAPTULO IV

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

SECCIN 1

NORMAS DE CONTROL 4101. GENERALIDADES

a. A la informacin y al material clasificado debe proporcionrsele un grado adecuado, a la clasificacin asignada.

b. La contabilidad y el control sirven para:

1) Limitar la diseminacin de la informacin

2) Prevenir las reproducciones innecesarias.

3) Determinar la oficina o personal normalmente responsable por la seguridad del material.

4) Determinar los poseedores, ellos pueden ser notificadores de cambios que se realicen al documento o su clasificacin.

c. En el caso de la informacin Secreta es tambin importante mantener un registro de quienes tienen acceso a la informacin, quienes han tenido la informacin y quienes la han visto.

d. Resulta sumamente difcil proveer una total contabilidad y control de toda la informacin clasificada. Sin embargo con un buen proceso de administracin del tiempo, dinero y personal que labora en el sistema de publicaciones navales se puede garantizar a los tres (03) niveles de clasificacin de seguridad, un alto grado de confiabilidad en la contabilidad y control de los documentos.

e. Se deben implementar medidas en los comandos, para asegurar que al material que ingrese por los medios de correo le sea debidamente controlada su recepcin y se pueda formalizar que el acceso al material clasificado recibido, sea plenamente restringido. 4102. CONTROL

El control de los documentos comprende:

a. Promulgacin o expedicin

b. Clasificacin

NO CLASIFICADO


c. Registro

d. Manejo

e. Distribucin

f. Contabilidad

g. Archivo

SECCIN 2

PROMULGACIN 4201. REQUISITOS PARA PROMULGACIN O EXPEDICIN

Para estos efectos es necesario distinguir entre aquellos documentos que sern elaborados en originales con copias aquellos que van a ser multigrafiadas o reproducidas en cualquier otra forma.

a. Para los documentos de elaboracin en original se considerar lo siguiente:

1) Se requerir autorizacin de una autoridad competente.

2) Podrn estar respaldados por un documento anterior originado por una autoridad

competente que de lugar a la elaboracin de un solo original, como en el caso de diplomas, informes etc.

3) Deber ser elaborado bajo las normas que se especifican en este manual para su tipo

correspondiente.

4) Deber asignrsele clasificacin de seguridad.

b. Para los documentos que se requiera elaborar copias multigrafiadas o impresas, se

tomar en consideracin lo siguiente:

1) Se requerir autorizacin de una autoridad competente.

2) Se requerir especificacin y se controlar el nmero de copias que deben ser editadas.

3) Se le asignar clasificacin de seguridad.

4) El Sistema de Publicaciones Navales establecer la clasificacin de designacin.

NO CLASIFICADO


4202. INSTRUCCIONES ADICIONALES Las instrucciones adicionales se envan al rgano de impresin o reproduccin en el modelo respectivo de solicitud de trabajo y en el deben indicarse.

a. Dimensiones de los rollos b. Tipo o base de papel

c. Instrucciones de portada

d. Manejo de material

e. Nmero de copias a reproducir

f. Modo de anexin (grapas, ganchos, goma, portatornillables).

g. Instrucciones especiales de seguridad con las matrices y copias.

h. Despus de reproducido el documento este pasa nuevamente a la oficina de

Publicaciones del Comando respectivo para su distribucin y/o registro. 4203. CLASIFICACIN La clasificacin de seguridad se efectuar de acuerdo a lo contemplado en el Captulo V, Seccin 2 de este manual. 4204. PROTECCIN Y RESGUARDO DE DOCUMENTOS EN PROCESO DE

ELABORACIN.

Cuando una persona origina o expide documentos que requieran una clasificacin de seguridad, deber marcar provisionalmente con la clasificacin que encuadra en lo mencionado en el prrafo (5201-Pg.5-2), hasta que la persona autorizada le asigne la clasificacin de seguridad definitiva. 4205. RESGUARDO DURANTE LA REDACCIN O PREPARACIN

Cuando una persona est redactando o preparando un documento de contenido presumiblemente clasificado debe rotular y salvaguardar las notas, apuntes y borradores tal como lo hara con el documento original o definitivo. 4206. CLASIFICACIN Cuando se determina que el contenido de un documento ha variado su importancia y requiere un nivel de proteccin diferente al asignado, deber ser reclasificado.

NO CLASIFICADO


SECCIN 3

REGISTRO

4301. NMERO DE REGISTRO

a. Es el que se asigna a cada copia de un documento registrado para efectos de control.

b. Este nmero es permanente e intransmisible, para la copia que fue asignado. c. Un documento al cual se le asigna nmero de registro es un documento registrado.

d. Todo documento con clasificacin de seguridad debe ser registrado. e. El nmero de registro (son cuatro (4) dgitos), depende de la cantidad de copias que

se elaboran y se asigna desde 0001 a 9999. f. Un documento no clasificado puede ser registrado s el originador estima la

conveniencia de hacerlo. 4302. LIBRO DE REGISTRO a. A cada copia de un documento editado le ser asignado un nmero de registro, el cual ser asentado en el libro de registro, donde constarn los datos siguientes:

1) Denominacin

2) Clasificaciones de seguridad y designacin.

3) Originador

4) Fecha de expedicin

5) Cantidad de copias editadas o expedidas

6) Cese de vigencia

7) Normas especiales para archivo.

8) Destruccin (mtodo ordenado, cuanto)

9) Observaciones

10) Anotacin de correcciones, alteraciones y Cambios.

NO CLASIFICADO


11) Reedicin b. El libro de registro ser editado y distribuido por el sistema de Publicaciones. c. Dada la naturaleza de la informacin contenida en el mencionado libro, su clasificacin de seguridad ser Reservado. d. Se usar como hojas del libro de registro los modelos MOD-PU-CGA-1, con cartulas adecuadas.

SECCIN 4 MANEJO

4401. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS

El manejo de documentos diferir de uno a otro atendiendo a los siguientes factores en orden

de prioridad:

a. Clasificacin de seguridad b. Carcter directorio.

c. Distribucin

d. Carcter de registro informativo fehaciente.

e. Origen personal (para distribucin limitada o reducida).

4402. MANEJO DE DOCUMENTOS CON CLASIFICACIN DE SEGURIDAD

Sern seguidas las siguientes normas de acuerdo a su clasificacin de seguridad:

a. Proteccin de borradores

b. Asignacin de clasificacin de designacin y nmeros de registro por la oficina de

publicaciones.

c. Control hasta su destruccin o incorporacin al archivo general por parte de la Oficina Principal de Publicaciones u Oficina Secundaria de Publicaciones.

NO CLASIFICADO


4403. MANEJO DE DOCUMENTOS DE CARCTER DIRECTORIO

Por ser documentacin que regula o dirige la ejecucin de acciones y en esto va implicado el momento y las condiciones de recepcin del documento, se seguirn las mismas normas del prrafo (4402), adems de las siguientes:

a. Archivo de originales en la oficina de publicaciones del comando originador.

b. Archivo de expediente por el originador.

c. Ejecucin de revisin por el originador.

4404. DISTRIBUCIN

La distribucin ser efectuada por las oficinas del sistema de publicaciones, de acuerdo a la

lista de distribucin utilizando el sistema de correo naval. 4405. MANEJO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO INFORMATIVO FEHACIENTE.

Estos documentos son libros de actas, Diarios de Navegacin y Puerto y los Diarios de Servicio y Diarios de Motores. Debido a que los mencionados documentos son cmulos de registros cuya importancia radica en su valor documental intrnseco, su manejo ser el siguiente:

a. Las anotaciones sern hechas en borrador y luego pasadas al libro.

b. En los libros de actas el nmero de registro ser asignado en orden correlativo

ascendente por el custodio del documento.

c. Las anotaciones sern hechas en orden cronolgico.

d. Las copias de los registros asentados en estos documentos tendrn la forma prescrita para los Documentos Navales. 4406. MANEJO DE DOCUMENTOS DE ORIGEN PERSONAL

Estos documentos comprenden: las memorias, tesis de grado, estudios, informes, agendas,

etc. La caracterstica comn de origen personal los condiciona al manejo siguiente:

a. El redactor-originador efecta la designacin de acuerdo a lo establecido en este manual.

b. El originador distribuye las copias y asigna nmeros de control si lo considera necesario.

NO CLASIFICADO


c. Sigue las instrucciones de archivo del tipo de documentos que aparecen en el anlisis correspondiente de los captulos V, VI, VII, VIII, de este manual.

d. El originador enva a travs de la Oficina del Sistema de Publicaciones de su Comando, el original para el archivo general de la Armada. (si es tesis o memoria).

SECCIN 5

DISTRIBUCIN

4501. PROCEDIMIENTO La distribucin de documentos se fundamenta en:

a. La elaboracin de las listas de distribucin

b. La distribucin o entrega de documentos.

4502. LISTA DE DISTRIBUCIN

a. Cuando el documento que es emitido contempla ms de seis (06) destinatarios, deber ser elaborada la lista de distribucin, y aadirla como un anexo: ANEXO X.

b. Lista de distribucin determinar:

1) Ttulo Corto:

2) Denominacin del Documento

3) Originador del Documento

4) Custodio Principal

5) Destinatarios

6) Medios de Entrega o Distribucin

4503. MTODO DE DISTRIBUCIN

La distribucin de Documentos Navales se efectuar utilizando cualquiera de estos mtodos:

a. Entrega por mensajero.

b. Entrega personal

NO CLASIFICADO


c. Entrega postal. 4504. ENTREGA POR MENSAJERO

a. Sern entregados por mensajero aquellos documentos cuya clasificacin de seguridad exige las ms altas consideraciones (SECRETO).

b. Los mensajeros para documentos secretos deben ser militares profesionales.

c. Los mensajeros debern atenerse a las normas prescritas en el Manual de Correspondencia y Correo. 4505. ENTREGA PERSONAL

Ser aquella que efecte el originador a los interesados o destinatarios del documento. Puede emplearse cuando el contenido del documento sea de clasificacin SECRETO. 4506. ENTREGA POSTAL

a. Por entrega postal de documentos se entiende, aquella entrega efectuada por Correo Naval.

b. Se entregarn por Correo Naval todos aquellos documentos con clasificacin CONFIDENCIAL o menor a esta.

c. El nico servicio postal autorizado para esta entrega, ser el Correo Nava l o Militar, o la valija diplomtica.

SECCIN 6

CONTABILIDAD 4601. FUNDAMENTO Se basa en un sistema de recibos y de inventarios continuos. 4602. RECIBOS Se emplearn dos (02) tipos de recibos que sern:

a. Recibos de documento.

b. Tarjeta de control.

NO CLASIFICADO


4603. RECIBOS DE DOCUMENTOS

a. Se emplear este tipo de recibo para certificar la recepcin de documentos entre la oficina promotora y las receptoras, utilizando el Recibo de Publicaciones (MOD -PU-CGA-2).

b. Al terminar de preparar la lista de distribucin de un documento, la oficina promotora elaborar los recibos correspondientes.

c. Los recibos debern elaborarse por duplicado, y sern enviados por la misma va y al mismo tiempo que se efecte la distribucin.

d. Los custodios deben firmar siempre el recibo de documentos. e. En caso de ausencia del custodio el recibo ser firmado en el reverso por el custodio auxiliar o en su defecto por el oficial de guardia. f. Se aceptar como recibo de documento aquel elaborado en el modelo autorizado para ello.

g. El modelo autorizado contendr la informacin siguiente:

1) De : (autoridad promotora).

2) Para : (autoridad receptora).

3) Ttulo largo

4) Titulo corto

5) Clasificacin de seguridad

6) Nmero de copias

7) Nmero de registro de la copia

8) Fecha y hora de recibo y envo

9) Nombre y firma del custodio.

10) Mtodo de entrega

11) Datos de recepcin si no fue recibido por el custodio.

12) Datos del mensajero si la distribucin es por este mtodo.

NO CLASIFICADO


4604. DESTINO DEL RECIBO DE DOCUMENTO

a. El duplicado del recibo deber regresar a manos del custodio principal y se archivar en el expediente del respectivo documento. En el caso del recibo firmado en ausencia del custodio, este se enviar una vez que haya sido firmado por el custodio.

b. El original quedar en la oficina receptora.

c. Cuando la distribucin sea postal o el recibo sea firmado en ausencia del custodio deber ser enviado al custodio principal en un lapso no mayor de quince (15) das. 4605. TARJETA DE CONTROL

a. Se utilizar el Modelo Control de Prstamo de Publicaciones (MOD-PU-CGA-11) para el control de los documentos facilitados a los poseedores.

b. Ningn documento podr ser entregado a un poseedor sin la previa firma de la tarjeta

correspondiente.

c. No ser poseedor de un documento aquel que no tenga acceso al mismo.

d. El control de prstamo de publicaciones ser un modelo preparado por la Oficina Principal de Publicaciones para tal propsito y en el se asentar la siguiente informacin.

1) Ttulo largo

2) Titulo corto

3) Clasificacin de seguridad

4) Nmero de Registro

5) Poseedor

6) Cargo o unidad

7) Firma

8) Grupo fecha hora de salida

9) Firma custodia

10) Grupo fecha hora retorno.

NO CLASIFICADO


e. Las tarjetas sern elaboradas a mquina o a mano con tinta negra indeleble y en letra de molde a excepcin de las firmas que sern claramente asentadas.

f. Se elaborar una tarjeta por cada documento destinada a los poseedores.

g. Las tarjetas permanecern en la oficina de Publicaciones en todo momento. 4606. INVENTARIO CONTINUO DE DOCUMENTOS

a. Para que el custodio de cada unidad y establecimiento pueda ejercer un control efectivo de que documentos posee, deber llevar un inventario continuo de los documentos recibidos. Para esto se usar el inventario continuo de Publicaciones (MOD-PU-CGA-1) del Manual de Publicaciones.

b. Cuando un documento haya sido cancelado o destruido deber ser trazada una raya por encima de los datos correspondientes en la hoja de inventario, de forma tal que estos sigan siendo legibles, en consecuencia, los inventarios continuos de documentos deben ser mantenidos permanentemente en cada oficina del sistema de publicaciones del Comando respectivo.

c. Sern asentados los siguientes datos de control:

1) Ttulo largo

2) Ttulo corto

3) Clasificacin

4) Nmero de registro

5) Alteracin, Correccin, cambio

6) Comunicacin de Cancelacin

7) Datos de cancelacin o destruccin 4607. GENERALIDADES DE LAS CORRECCIONES, ALTERACIONES Y CAMBIOS.

Las correcciones, alteraciones y cambios tienen la misma significacin que para las

publicaciones, pero estn restringidas en su uso de acuerdo con el tipo de documento.

4608. CORRECCIONES

a. Como su nombre lo indica, es slo la aclaracin de errores en una o varias partes de un texto sin hacer variar su contenido.

NO CLASIFICADO


b. El envo de correcciones ser hecho por Mensaje Naval o Correspondencia, segn la localizacin del documento. 4609. ALTERACIONES

a. Modifican el sentido original de una parte del documento sin que el texto anterior est incorrecto. En los documentos informativos es preciso asentar la alteracin sin que el texto anterior sea eliminado o hecho ilegible. Podrn ser hechas por aadiduras de recortes, excepto en los documentos tipo registro, en los cuales se hace el asiento respectivo referido a la lnea y pgina donde tenga cabida la alteracin.

b. La alteracin podr ser enviada por Mensaje Naval o Correspondencia de acuerdo al caso. 4610. CAMBIOS

a. Un cambio es la edicin de una (s) nueva (s) pgina (s), cuando la pgina a reemplazar tiene alteraciones y correcciones que comprenden ms del 20% de su texto. No son aplicables a documentacin informativa conceptual ni profesional.

b. Sern enviados por Oficios, Memorando o Memo-Rpido.

c. En la parte inferior derecha de la (s) nueva (s) pgina (s) se debe marcar la palabra CAMBIO NR. y el nmero correspondiente. 4611. ANOTACIONES DE CORRECCIONES, ALTERACIONES Y CAMBIOS

a. Las correcciones y alteraciones pueden ser hechas en tintas y sern firmadas por la persona que las efecta al final de la lnea donde fueron hechas. Se puede utilizar media firma.

b. La anotacin de control en el documento ser hecha en la parte inferior izquierda de

la primera pgina en la misma lnea de la Clasificacin de seguridad a dos espacios y en el siguiente orden de arriba hacia abajo, correcciones, alteraciones, cambios, anotando al lado de cada una el nmero correlativo que corresponda, a medida que surjan nuevas modificaciones.

Ejemplo: RESERVADO CAMBIO NR. 03 1 de 5

CORRECCION 1, 2, 3 ALTERACIN 1, 2, CAMBIO 1, 2, 3,

Borde inferior de la pgina.

NO CLASIFICADO


SECCIN 7

ARCHIVO

4701. GENERALIDADES

La documentacin tiene un rgimen especial de archivo a diferencia de la correspondencia, estas diferencias tienen su origen en las caractersticas del contenido. 4702. RESPONSABILIDADES DE ARCHIVO

La documentacin estar a cargo del Comandante, el Segundo en Comando y el Oficial de custodio, distribuida en la forma siguiente:

a. Responsabilidad del Comandante

El Comandante tendr bajo su custodia el material Secreto, adems de la responsabilidad general sobre toda la documentacin originada o recibida en su Comando.

b. Responsabilidad de Segundo en Comando El Oficial que siga en autoridad al Comandante tendr bajo su responsabilidad directa la supervisin de los Diarios de Navegacin y Puerto, Diarios de Servicios y Libros de Actas, etc.

c. Responsabilidad del Oficial Custodio

El Oficial tendr a cargo la custodia y control del resto de la documentacin. 4703. SISTEMA DE ARCHIVO

a. Medios fsicos

Para archivar la documentacin se usarn cartulas de cartulina u otro material adecuado, todos del tamao apropiado y con el ttulo siguiente en la parte anterior.

CARPETA PARA DOCUMENTACIN

Y luego seguido uno de los sub-ttulos que siguen:

1) OPERACIONAL CONCEPTUAL

2) OPERACIONAL DIRECTORIA

3) OPERACIONAL INFORMATIVA

NO CLASIFICADO


4) ADMINISTRATIVA CONCEPTUAL

5) ADMINISTRATIVA DIRECTORIA

6) ADMINISTRATIVA

7) ADMINISTRATIVA PARA-MILITAR OPERACIONAL

8) ADMINISTRATIVA PARA-MILITAR ADMINISTRATIVA

9) CIVIL CONCEPTUAL

10) CIVIL INFORMATIVA

11) CIVIL LEGAL En cada carpeta ser colocada un ndice para as facilitar la bsqueda de documentos en particular. Los Diarios y Libros de Actas no requieren de estas cartulas por razones obvias.

b. Normas de Recepcin

Un documento registrado se recibe acompaado del recibo correspondiente. Luego de recibirlo se anota en la hoja de inventario contino de documentos. Se entrega a la autoridad que tenga incumbencia en el documento para las acciones respectivas. (Se usar el Modelo Inventario Continuo de Publicaciones (MOD-PU-CGA-0001).

c. Archivo de documentos emitidos

Cuando el documento no haya sido reproducido debe conservarse una copia al

carbn o fotocopia del original. Cuando sea reproducido por fotocopias o matrices, ser archivado el original en la Oficina de Publicaciones de la Unidad o Dependencia de origen junto con un copia reproducida. 4704. VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIN El comienzo de vigencia y su trmino quedan especificados para cada documento en su anlisis respectivo en los captulos VI y VII, de este manual. 4705. RETENCIN NORMAL

Se llamar as el perodo comprendido entre la fecha de cese de vigencia, ms los meses que falten para que finalice el ao fiscal, ms un ao. Esto implica que: un documento bajo

NO CLASIFICADO


RETENCIN NORMAL estara en archivo por lo menos un ao ms un da como mnimo y dos aos ms un da como mximo.

Ejemplo:

Una orden de comisin es ejecutada totalmente el 03 de marzo del ao 1.990, entonces pasa

al archivo de la unidad desde marzo 90 hasta 31 de diciembre 91 (03MAR90 comienza la retencin, 31DIC90 termina el ao fiscal, 31DIC91 termina la retencin.) 4706. RETENCIN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DEL COMANDO O

DIRECCIN

a. Retencin de documentacin operacional conceptual

1) Original: Cinco (05) aos en el archivo de la unidad, indefinida en el archivo general.

2) Copias: Retencin Normal.

b. Retencin de documentacin operacional directoria.

1) Original: Tres (03) aos en el archivo desde que ces su vigencia, luego pasa idenfinidamente al archivo general.

2) Copias: Retencin Normal o destruida de acuerdo a instrucciones impartidas en el mismo documento.

c. Retencin de documentacin operacional informativa.

1) Original: Tres (03) aos en el archivo desde que ces su vigencia, luego pasa idenfinidamente al archivo general.

2) Copias: Retencin Normal o destruida de acuerdo a instrucciones impartidas en el mismo documento.

d. Retencin de documentacin administrativa conceptual.

1) Original: Retencin por tres (03) aos o ms segn la utilidad o trascendencia del documento.

2) Copias: Retencin Normal.

e. Retencin de documentacin administrativa directoria.

1) Original: Una vez que una directiva administrativa haya sido cancelada o

incorporado su contenido a las ordenanzas o reglamentos navales, se le aplica retencin normal.

NO CLASIFICADO


2) Copias : Pueden ser destruidas al ser cancelada la directiva.

f. Retencin de documentacin administrativa informativa

1) Original: Retencin normal o mayor segn la utilidad en el archivo respectivo. Los diarios se retendrn de forma indefinida en el archivo general de la Armada y de acuerdo al proceso establecido en la DIR-OP-CGA-0015 Normas a seguir para la firma del Diario de Navegacin y Puerto, Diario de Servicio, Diario de Mquinas Diario de Motores y Diario de Navegacin, Puerto y Maquinas que son utilizados en Unidades Dependencias de la Armada.

2) Copia: Retencin normal a criterio del poseedor.

g. Documentacin administrativa profesional

1) Original: Tiempo indefinido

2) Copias: Se retendrn en expedientes indefinidamente o segn sea requerido.

h. Documentacin paramilitar operacional

1) Original: Retencin indefinida en expedientes.

2) Copias: Retencin normal o mayor a criterio del poseedor.

i. Retencin de documentacin paramilitar administrativa.

1) Avisos:

a) Original: Retencin normal

b) Copias: Retencin normal o a criterio del poseedor.

j. Retencin de documentacin paramilitar administrativa legal.

1) Original: Retencin normal y luego indefinida en el Archivo General de la Armada, previa seleccin.

2) Copias: Retencin normal o a criterio del poseedor.

k. Retencin de documentacin paramilitar administrativa honorfica.

1) Original. El beneficiario lo retiene a criterio.

2) Copias: En expedientes, indefinidamente.

NO CLASIFICADO


l. Retencin de documentacin civil

Indefinida a criterio del poseedor. 4707. DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS

Concluida la retencin o cuando se ordena la destruccin de los documentos, stos debern ser destruidos y enviado su reporte a la oficina respectiva, de acuerdo a los establecido en el Manual de Publicaciones.

Los documentos que se consideren histricos o de importancia relativa debern ser enviados

al archivo general para su seleccin y archivo.

NO CLASIFICADO


CAPTULO V

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS NAVALES

SECCIN 1

GENERALIDADES 5101. GENERALIDADES

a. La clasificacin de un documento es la decisin tomada referente a la gradacin que debe asignrsele, a los requerimientos de seguridad y de designacin.

b. Las medidas generales de seguridad del documento sern promulgadas y controladas

por los Comandantes de Unidades o Jefes de Dependencias de la Armada, constituidos en custodios principales, pudiendo realizar estas medidas a travs del Oficial designado como custodio del documento en las respectivas unidades, lo cual no les exime de las responsabilidades, que por el cargo que desempean, les estn asignadas.

c. El Oficial custodio es designado en forma oficial por escrito, por el Comandante o

Jefe respectivo para administrar la recepcin, custodia, registro, manejo clasificacin y control de la documentacin clasificada de cada unidad.

d. A los efectos del presente manual se entender por custodio a la persona autorizada,

que temporal o permanentemente tenga responsabilidad de guardar, con diligencia y vigilancia, informaciones, documentos o materiales clasificados, que por negligencia o descuido, que afecten a tales informaciones, documentos y materiales.

e. El personal Militar y Civil, autorizado para tener acceso a las informaciones,

documentos y material clasificado, ser individualmente responsable del cumplimiento de las medidas de seguridad, vigilancia y cuidado, que afecten a tales informaciones, documentos y materiales.

f. Existen dos (02) tipos de clasificacin:

1) Clasificacin de Seguridad

2) Clasificacin de Designacin

NO CLASIFICADO


SECCIN 2

EMPLEO DE LA CLASIFICACIN DE SEGURIDAD 5201. CLASIFICACIN DE SEGURIDAD

Manual de Documentacion Naval

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