Legal PlatformLegal Platform

Where Legal meets Financial in a corporate environment

Where Legal meets Financial in a corporate environment

Legal Platform structureert alle juridisch relevante informatie over:

Arbeidscontracten Leasecontracten Claims Lopende zaken Eigendomsbelangen Statuten Aandeelhoudersregister En alle andere kort en langlopende

verplichtingen

Door te werken met Legal Platform structureert u het management van al uw juridische zaken.

Legal Platform bestaat uit 4 modules:

My Legal Dashboard taken en procedures Contractenregister registratie van contracten met alle

relevante gegevens Claim en disputen register registratie van claims en disputen Company register intern handelsregister en

documentenbeheer van alle company documenten

Matter management is optioneelElk register bevat die gegevens, die nodig zijn om goed inzicht te krijgen in derechten en verplichtingen van uw onderneming, de relaties in de ondernemingen heel belangrijk de financiële risico’s.

Company register

• Is een uitgebreid intern handelsregister. Hierin worden een aantal gegevens van de tot de onderneming behorende vennootschappen (ongeacht onder welke wetgeving deze vennootschappen vallen) vastgelegd.

• Per company kan de gehele historie worden vastgelegd vanaf oprichting tot en met de huidige situatie. Relevante gegevens zoals, KvK nummer, vpb nummer, LB en BTW nummer enzovoorts, kunnen worden vastgelegd in het register. Aan de hand van de geregistreerde gegevens zijn voorgedefinieerde overzichten direct voorhanden. Historische feiten zijn na inbreng eenvoudig te traceren en in te zien.

• Documenten beheer binnen het company register. In het Company register kunnen ook de bij de vennootschap behorende documenten zoals statuten, uittreksel handelsregister, aandeelhoudersregister, diverse soorten besluiten en notulen en jaarrekeningen worden gearchiveerd inclusief versie beheer.

My Legal Dashboard

• Hoe makkelijk kan het zijn. Ieder een eigen actielijst direct op het scherm!

• MLD bevat alle taken/werkzaamheden en controles die de financiële positie van ieder juridisch contract inzichtelijk maakt.

• De gebruiker ziet de werkzaamheden/taken die hij/zij moet verrichten en zodra deze de werkzaamheden heeft verricht verdwijnen ze van het dashboard.

• Indien door bijv. ziekte van een collega deze werkzaamheden moeten worden overgenomen, dan verschijnen deze taken op het dashboard van de vooraf ingestelde collega. Er kan dus niets ongemerkt blijven liggen.

• Rapporten worden opgeslagen in de rapportage bibliotheek, die ook via het dashboard toegankelijk is.

Contract register

• In het contract register worden kerngegevens van alle voor de onderneming gesloten of te sluiten overeenkomsten vastgelegd. Een kopie van het contract wordt elektronisch opgeslagen. Op deze manier is er een goed overzicht van bestaande rechten en verplichtingen.

• Met behulp van het contracten register kan ook aan contract management worden gedaan. Het register genereert waarschuwingen zodat tijdig beslissingen over opzegging of voortzetting van het contract kan worden genomen. De indeling in relevante categorieën vereenvoudigt het financiële verslagleggen over contracten. Deze informatie wordt ontsloten met inachtneming van de gewenste vertrouwelijkheid.

• Voor het beheer van contracten gebruikt u het contract register. U kiest het contract dat u nodig heeft en het staat direct in het “home”scherm” voor u klaar. U kunt inloggen en direct actie ondernemen.

• De contracten staan daarom op het eerste scherm direct gesorteerd klaar naar de volgende inzichten.:

Een voorbeeld van een schermgedeelte voor:

contracten op actie datum.

U ziet deze hieronder gesorteerd naar eigenaar, met alle gegevens. Dus u heeft in één oogopslag de te nemen acties.

Contract register bevat veel voorgedefinieerde contracten:Contract register bevat veel voorgedefinieerde contracten:

• Deze contracten zijn gegroepeerd naar een financiële indeling zoals die ook in het financiële platform van Financial Suite® wordt gebruikt.

• ( Balance & Contingencies, Profit & Loss, Intercompany en Legal and other)

• De aanwezige standaard contracten zijn eenvoudig aan te passen op uw organisatie

• U kiest de overeenkomst en u ziet welke categorie erbij hoort. U vult alle essentialia (wezenlijke bestanddelen) van het contract in, waardoor u direct inzicht krijgt in actiedata, waarden etc.

• Op gelijke wijze ziet u alle contracten in vele dwarsdoorsneden gepresenteerd.

Zo éénvoudig is het !!!Zo éénvoudig is het !!!

U legt de belangrijkste zaken zoals looptijd, afloop datum, typecontract, opzegtermijn, tegenpartij e.d. vast.

Vanuit de vastgelegde gegevens krijgt u standaard overzichten gepresenteerd en wordt u eraan herinnerd wanneer u aktie moet ondernemen.

Contract register is verkrijgbaar als single site(centrale registratie voor alle contracten) en verkrijgbaar als multi sites versie.

na

optimale samenwerking

voor

• Claim register

Het claimregister geeft een overzicht van de lopende claims en disputeningesteld door of tegen de onderneming.

Op een eenvoudige manier is de status van de claim of het dispuut te volgen enkunnen risico's worden gewaardeerd ook ten behoeve van de financiëleRapportage volgens de IFRS indeling

De indeling in relevante categorieën vereenvoudigt de financiële verslagleggingover claims en disputen.

• Door te werken met Legal Platform creëert u de volgende efficiency verbeteringen:

Geen registratie meer op Excel bladen De volledigheid en overzichtelijkheid van uw documenten zijn

gewaarborgd indien uw procedures de invoer borgen De verslaglegging aan Corporate wordt eenvoudig De vertrouwelijkheid blijft gewaarborgd door de structuur van

autorisatie De meest voorkomende zoekpatronen zijn uitgewerkt en onder

handbereik Zowel de Legal medewerker als de Financial medewerker kunnen

hun benodigde informatie direct vinden zonder dit eerst op te moeten vragen bij de betreffende collega.

• Meest gestelde vragen?

• Ben ik verplicht om beide pakketten aan te schaffen ?• Nee, Legal Platform is een perfecte aanvulling op Financial Suite® maar is ook

stand-alone een aanwinst voor uw organisatie. De opzet van Legal Platform en Financial Suite® maakt dat de communicatie tussen de juridische en financiële afdelingen vereenvoudigt.

• Hoe kom ik aan mijn juridische en financiële inzichten ?Legal Platform maakt het mogelijk om gegevens die nodig zijn voor periodieke rapportages te koppelen.

• Waar behaal ik mijn rendement ?• Bij Legal Platform zorgen de ingebouwde SharePoint en planningstools voor

enorme efficiencyverbeteringen bij het samenstellen van periodieke rapportages en het aanleveren van de financiële gegevens aan de afdeling die zich bezighoudt met Corporate reporting. Legal Platform levert hiermee een enorme bijdrage aan de kwaliteit en slagvaardigheid van juridische afdelingen.

• Graag nemen wij u mee naar online demo• Graag nemen wij u mee naar online demo