LAPORAN

Implementasi Modul Call Center Pada PT. Indokarya Artasia

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh:

Agil Rijal Q. (13.41010.0047)

Agit Anggriawan (13.41010.0050)

Mifta Khurrosidin (13.41010.0053)

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKAINSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Devrickart Graphic merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa pembuatan

desain grafis, atau lebih sering disebut graphic design studio, yang bergerak dalam industri

kreatif dibidang perencanaan grafis, baik untuk kebutuhan cetak maupun elektronik.

Desain Grafis atau graphic design, merupakan sebuah kegiatan perencanaan visual

yang dikemas menggunakan unsur seni dan kreatifitas. Devrickart Graphic adalah salah

satu graphic design studio atau graphic design house yang berlokasi di daerah Jakarta,

tepatnya Jakarta barat.

Perusahaan ini dirikan pada tahun 2002, yang memilki tujuan memberikan sebuah

pelayanan desain grafis yang profesional dan berkualitas dari segi seni dan kreatifitas,

mengutamakan keinginan konsumen agar mendapatkan desain atau perencanaan dibidang

visual yang tepat sasaran atau tepat dalam berkomunikasi melalui media visual.

Jasa-jasa desain grafis yang disediakan oleh devrickart graphic meliputi kegiatan

kegiatan brand activity atau aktifitas sebuah merk dagang dalam berkomunikasi kepada

konsumennya, yang dikemas untuk mendapatkan respon dari khalayak ramai, agar merk

tersebut dapat lebih dikenal yang dikemas berupa sebuah desain (graphic design) yang

dapat bercerita dan menyampaikan pesan kepada audience.

Jasa desain sangat erat kaitannya dengan komunikasi yang baik dengan customer

untuk menghindari perbedaan presepsi dan jasa desain juga akan lebih cepat berkembang

dengan web namun yang interaktif. Oleh karena itu untuk menjaga keberlangsungan bisnis

dan menjaga hubungan dengan customer modul call center diperlukan pada perusaahaan

ini.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang sudah dijelaskan pada latar belakang di atas maka perumusan

masalah pada “Implementasi Modul Call Center Pada PT.Indokarya Artasia” yaitu :

a. Agar dapat mengembangkan bisnis melalui web interaktif dan juga menjalin hubungan

dengan customer

1.3. Tujuan

a. Agar dapat memudahkan customer untuk bertanya tentang desain sebelum order

sehingga tidak terjadi perbedaan persepsi antar customer dan designer

1.4. Batasan Masalah

a. Hanya membahas masalah Call Center pada PT Indokarya Artasia

b. Tidak membahas customer relationship management secara keseluruhan

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1. Pengertian Chat

Layanan percakapan online yang biasa digunakan pengguna Internet untuk berbicara

dengan pengguna lain. Untuk bisa menggunakan fasilitas ini biasanya bisa melalui sebuah

situs atau dengan meng-install sebuah aplikasi khusus untuk ber-chat-ria. Biasanya layanan

ini digunakan untuk ajang kenalan, mencari teman baru, hingga menjadi solusi komunikasi

yang murah dan mudah.

1.2. Pengertian Komunikasi

Suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan

masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan

dan orang lain (Wikipedia)

1.3. Pengertian Desain

Desain biasa diterjemahkan sebagai seni terapan, arsitektur, dan berbagai pencapaian

kreatif lainnya. Dalam sebuah kalimat, kata "desain" bisa digunakan, baik sebagai kata

benda maupun kata kerja. Sebagai kata kerja, "desain" memiliki arti "proses untuk

membuat dan menciptakan obyek baru". Sebagai kata benda, "desain" digunakan untuk

menyebut hasil akhir dari sebuah proses kreatif, baik itu berwujud sebuah rencana,

proposal, atau berbentuk benda nyata.

Proses desain pada umumnya memperhitungkan aspek fungsi, estetika, dan berbagai

macam aspek lainnya dengan sumber data yang didapatkan dari riset, pemikiran,

brainstorming, maupun dari desain yang sudah ada sebelumnya. Akhir-akhir ini, proses

(secara umum) juga dianggap sebagai produk dari desain, sehingga muncul istilah

"perancangan proses". Salah satu contoh dari perancangan proses adalah perancangan

proses dalam industri kimia.

1.4. Pengertian Odoo

OpenERP atau sekarang telah berganti nama menjadi Odoo, adalah aplikasi ERP yang

didirikan oleh Fabien Pinckaers pada tahun 2002 di Belgia dengan menggunakan

perusahaan OpenERP S.A, aplikasi ini  mempunyai fitur atau modul diantaranya : HR,

CRM, Sales,Purchasing, Accounting, Manufacturing dan masih banyak fitur lain yang

sangat berguna bagi kepentingan perusahaaan.

OpenERP S.A sekarang telah memiliki lebih dari 250 karyawan, 6 kantor (Belgian, San

Fransisco, New York, Luxemburg, India dan Hongkong) dan mempunyai lebih dari 500

official partner di seluruh dunia.

Odoo merupakan software yang mempunyai scope yang besar untuk kebutuhan

kustomer karena:

Odoo menawarkan full suite of business apps yang dibutuhkan oleh perusahaan besar,

dengan  pemakaian secara user friendly

Odoo merupakan aplikasi yang fleksibel dan full integrasi  untuk memenuhi kebutuhan

perusahaan.

Odoo merupakan aplikasi open source, sehingga dapat disesuaikan dengan bisnis proses

dari perusahaan.

Odoo dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman python yang merupakan bahasa

pemrograman yang berorientasi pada objek.

BAB III

METODOLOGI

2.1 Hierarchy Plus Input-Process-Output)

HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus

pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuannya agar HIPO tersebut dapat

memberikan informasi tentang fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Terdapat 3

bagian yang harus didefinisikan dalam model konseptual yaitu input, process, dan output.

Input, process, dan output yang dibutuhkan dalam menerapkan modul Call Center pada

PT. Indokarya Artasia. Input tersebut terdiri dari keluhan pelanggan, saran pelanggan, dan

pertanyaan pelanggan. Data – data tersebut akan diolah melalui beberapa proses.

Adapun proses – proses tersebut adalah :

1 Pendataan data diri pelanggan

Merupakan kegiatan mendokumentasikan data-data atau informasi yang berkaitan dengan

data pelanggan.

2 Menjawab pertanyaan pelanggan dengan sejelas-jelasnya

Merupakan kegiatan pelayanan call center untuk menjawab pertanyaan dan permasalahan

pelanggan dengan sejelas-jelasnya.

HIPO CALL CENTER

INPUT PROCESS OUTPUT

1. Pendataan data diri

pelanggan.

2. Menjawab pertanyaan

pelanggan dengan

sejelas-jelasnya.

Permasalahan pelanggan terselesaikan

Keluhan pelanggan (complains)

Pertanyaan pelanggan (Question)

BAB IV

IMPLEMENTASI MODUL

4.1 Implementasi

Setelah sistem dianalisis dan didesain secara rinci, maka akan menuju tahap

implementasi. Implementasi merupakan tahap meletakkan sistem sehingga siap untuk

dioperasikan. Implementasi bertujuan untuk mengkonfirmasi modul-modul Customer

Relationship Management, sehingga pengguna dapat memberikan masukan atau komplain

kepada perusahaan.

4.1.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan modul adalah:

1. Core i3 Processor 2 GHz

2. RAM 2 Gb

3. Hardisk 500 Gb

4. Monitor 15"

5. CD ROM Drive, Keyboard dan Mouse

4.1.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan modul adalah

sebagai berikut :

1. Sistem Operasi Windows 8.1 64Bit

2. XAMPP Control Panel v3.2.1

3. Odoo Open ERP v8.0

4. Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, atau IE8)

4.1.3 Implementasi Modul CRM dengan Aplikasi Live Chat

Pembuatan database local phpMyAdmin dilakukan dengan menggunakan

aplikasi XAMPP Control Panel v3.2.1. Berikut akan dijelaskan langkah-langkah

pembuatan database local untuk modul-modul Call Center.

1. Buka XAMPP Control Panel v3.2.1, tekan tombol Start pada Module Apache

dan MySQL

Gambar 4.1 Awal mengaktifkan koneksi Database

2. Pada kolom tab browser ketik localhost:8069 untuk mengakses aplikasi Odoo,

secara otomatis akan diminta untuk membuat database baru untuk menyimpan

aplikasi-aplikasi yang akan diinstal pada Odoo khususnya modul Call Center.

Isikan nama database dan password lalu klik tombol Create Database

Gambar 4.2 Pembuatan database

3. Setelah membuat database maka secara otomatis akan beralih ke halaman Local

Modules yang berisi aplikasi-aplikasi SCM, ERP dan CRM yang dapat diinstall

di Odoo

Gambar 4.3 Local Modules Odoo

4. Scroll halaman Local Modules lalu Instal aplikasi Live Chat. Tunggu sampai

proses instalasi selesai. Kemudian pilih Menu Bar Messaging, Pilih Channels

pada kiri tampilan, lalu klik tombol Create untuk membuat Channel Live Chat.

Gambar 4.4 Pembuatan Channel Live Chat

5. Isi Channel Name dengan nama website yang akan diakses oleh customer. Lalu

tekan tombol Add pada tulisan Operations untuk menambahkan nama operator

yang akan melayani Live Chat. Setelah itu pilih Join Channel untuk membuat

Live Chat

Gambar 4.5 Pembuatan Channel Live Chat

6. Kemudian akan muncul link dibawah halaman setelah menekan tombol Join

Channel. Klik link tersebut, maka secara otomatis akan membuka tab halaman

baru dengan tampilan pada sisi user.

Gambar 4.6 User Interface Live Chat

7. Untuk memulai Live Chat tekan Menu Bar dipojok bawah kanan tampilan,

maka secara otomatis akan membuka percakapan antara User dengan

Administrator. Ketik pesan sesuai kebutuhan untuk dikirim ke Administrator.

Kemudian tekan Enter untuk mengirim pesan.

Gambar 4.7 User Interface Live Chat

8. Ketika ada pesan masuk dari user, maka secara otomatis pada halaman

Administrator akan muncul pesan dipojok kanan bawah.

Gambar 4.8 Admin Interface Live Chat

BAB V

EVALUASI

5.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Aplikasi Live Chat

Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses masukan data yang

dapat dilakukan melalui aplikasi seperti terlihat pada Tabel 5.1

Tabel 5.1 Evaluasi Aplikasi Live Chat

Nomor Tujuan Input Output Diharapkan Output Sistem

1 Menyelesaikan

permasalahan

pelanggan

Keluhan

pelanggan dan

pertanyaan

pelanggan

Dapat

menyelesaikan

keluhan pelanggan

dan menjawab

pertanyaan yang

diajukan oleh

pelanggan.

Sukses

menampilkan chat

pelanggan

bahwasannya

permasalahan atau

pertanyaan sudah

terselesaikan.