Jde Edwards

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Septiembre de 2000

J.D. Edwards World Source Company One Technology Way Denver, CO 80237

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Indice de contenido

Descripcin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Descripcin general de la industria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Administracin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Descripcin general de cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integracin del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funciones de Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Administracin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Administracin de procesos de negocios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mtodos de registro de varios comprobantes . . . . . . . . . . . . . Notificacin de facturas duplicadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estructuras flexibles de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elaboracin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funciones multinacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos de numeracin de cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Unidad de negocios: Dnde" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Objeto.Auxiliar: Qu" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Flujo del sistema Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Flujo de informacin de Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archivos usados por Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archivos y descripciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Descripcin general de mens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 1-3 1-3 1-3 1-3 1-5 1-6 1-7 1-8 1-8 1-8 1-9 1-9 1-9 1-9 1-10 1-11 1-11 1-12 1-12 1-14 1-15 1-16 1-18

ConfiguracinConfiguracin del sistema Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de constantes de Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin del control de batches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de aprobacin de batches y seguridad de contabilizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin del mtodo de compensacin automtica . . . . . . . . . . Configuracin de verificacin del nmero de factura . . . . . . . . . . . . . Configuracin de intervalos para informes de antigedad de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago neto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago neto con descuento . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago en fecha futura . . . . . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago al recibir la factura . . . . . . . . 21 2-3 2-4 2-5 2-10 2-11 2-12 2-15 2-16 2-19 2-20 2-21

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Cuentas por pagar Configuracin de condiciones de pagos divididos . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de un informe de condiciones de pago . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con condiciones de pago por adelantado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de reglas para las fechas de vencimiento . . . . . . . . . . Verificacin de reglas para las fechas de vencimiento . . . . . . . . . . . . Configuracin de calendarios de das hbiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de cdigos de condiciones de pago por adelantado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de pagos a plazos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de condiciones de pago de descuentos en varios niveles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Actualizacin del batch para C/C de varios niveles (R005142) y C/P en varios niveles (R005141) . . . . Familiarizacin con cdigos definidos por el usuario de C/P . . . . . . . . . Cdigos de tipos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de comprobantes - 00/DV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de documentos asociados - 00/DT . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de estado de pago - 00/PS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de instrumentos de pago - 00/PY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de codificacin fija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de codificacin flexible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de conversin de cheques - 98/CT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigo de explicacin fiscal - 00/EX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de manejo especial - 00/HC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de procesamiento de giros - 00/DV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de tipo bancario - 00/BT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin del Foliador de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instrucciones de contabilidad automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con las ICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elementos de una pantalla de ICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ICA implcitas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prefijos y sufijos de las ICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con las ICA para C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Componentes de las ICA para C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ICA durante el procesamiento de comprobantes y pagos . . . . . . . . . Secuencia de bsqueda para las ICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: secuencia de bsqueda para una compaa y cuenta de compensacin de L/M . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ICA de Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuentas bancarias por pagar - PB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuentas comerciales por pagar - PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Descuentos de cuentas por pagar disponibles/perdidos - PKD/PKL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gastos/cuentas comerciales de registro de comprobantes - PP/PQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: ICA para el registro de comprobantes . . . . . . . . . . . Impuesto por pagar - PT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentos por pagar - PD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prdidas y ganancias no realizadas en transacciones pendientes - PV/PW/PR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21 2-23 2-25 2-26 2-32 2-35 2-37 2-40 2-44 2-48 2-49 2-49 2-50 2-50 2-51 2-52 2-52 2-52 2-52 2-53 2-54 2-54 2-54 2-57 31 3-3 3-3 3-4 3-5 3-7 3-7 3-8 3-9 3-9 3-9 3-10 3-11 3-12 3-12 3-13 3-14 3-15 3-16

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Indice de contenido

Prdidas y ganancias realizadas de pagos en moneda extranjera - PG/PL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prdidas y ganancias realizadas de pagos en moneda alternativa - PY/PZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuenta de compensacin de pagos en moneda alternativa - P7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con ICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Cuentas generales - ICA . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de impuestos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipos de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de autoridades fiscales de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de tasas y reas fiscales de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Tasas y reas fiscales . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con cdigos de explicacin fiscal de C/P . . . . . . . . . . . . Tipos de cdigos de explicacin fiscal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clculos de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: cdigo S de explicacin fiscal (impuesto sobre ventas) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: cdigo U de explicacin fiscal (impuesto sobre el uso) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: cdigo V de explicacin fiscal (IVA) . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: cdigo C de explicacin fiscal (IVA + impuesto sobre ventas) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: cdigo B de explicacin fiscal (IVA + impuesto sobre ventas) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con ICA de impuestos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de impuestos al valor agregado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigo de impuestos sobre el uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigos de impuesto sobre ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IVA ms cdigos de impuestos sobre el uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigo de impuesto sobre ventas ms IVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigo fiscal exento de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de reglas fiscales por compaa para C/P . . . . . . . . . . . . . Ejemplos: reglas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo 1: calcular tanto el impuesto como el descuento sobre el importe bruto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo 2: calcular impuestos sobre importes brutos . . . . . . Ejemplo 3: clculo de descuento sobre importes brutos . . . . Ejemplo 4: no calcular ni impuesto ni descuento sobre el importe bruto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3-17 3-17 3-19 3-21 3-29 41 4-1 4-3 4-7 4-11 4-13 4-13 4-14 4-14 4-15 4-16 4-16 4-17 4-19 4-20 4-21 4-22 4-23 4-24 4-25 4-27 4-27 4-28 4-28 4-29 4-29

Actividades diariasInformacin del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Introduccin de registros de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3 Opciones de proceso: Informacin del Maestro de proveedores (P04012) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-28

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Cuentas por pagar Opciones de proceso: Maestro de proveedores MBF (P0100043) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de varias cuentas bancarias a proveedores . . . . . . . . . . . . Asignacin de varias cuentas bancarias a proveedores . . . . . . . . . . . Activacin de una cuenta bancaria como un tipo de registro de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asignacin de relaciones entre instrumento de pago y cuenta del L/M . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin del estado de prenota de un tipo de registro definido por el usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con registros de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento en tres niveles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin y aprobacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de comprobantes en el L/M . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con control de batches de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobacin de batches de comprobantes con el flujo de trabajo . . . . . . Activacin de la aprobacin del administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de una versin de aprobacin de batches . . . . . . . . . . . . . Configuracin de un administrador que apruebe batches . . . . . . . . . Envo de batches para su aprobacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobacin de batches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificacin de aprobacin del batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con las advertencias de fechas del L/M . . . . . . . . . . . . . . Advertencias y mensajes de error . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con comprobantes estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro estndar de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Salida de registro estndar de comprobantes fuera de balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes no contabilizados . . . . . . . . . . . . . . . . . Copia de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supresin de comprobantes no contabilizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicin de anexos a los comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de otros tipos de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes con descuentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes con pagos divididos . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de pagos a plazos de un comprobante . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de notas de dbito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes con impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes en monedas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes en moneda nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes en moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consideraciones sobre cuentas bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asignacin de una cuenta bancaria monetaria . . . . . . . . . . . . Asignacin de una cuenta bancaria no monetaria . . . . . . . . . Opciones de proceso: Registro de comprobantes estndar de C/P (P0411) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funcin maestra de negocios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5-29 5-31 5-33 5-36 5-37 5-40 5-45 61 6-2 6-3 6-4 6-4 6-5 6-11 6-11 6-13 6-15 6-17 6-18 6-21 6-23 6-24 6-25 6-26 6-41 6-43 6-45 6-47 6-48 6-49 6-53 6-53 6-58 6-60 6-61 6-62 6-65 6-66 6-66 6-67 6-67 6-67 6-71 6-82

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Indice de contenido

Opciones de proceso: Registro de comprobantes de MFB (P0400047) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con asientos de diario modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de asientos de diario modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de asientos de diario basados en un modelo . . . . . . . . . . . . Introduccin de comprobantes de registro rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Regisgtro rpido de comprobantes de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin y aprobacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Importes de diferencia al usar o no el control de batches . . . . . Totales del batch en monedas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: totales del batch en monedas mltiples . . . . . . . . . Aprobacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con el proceso de contabilizacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin del batch a contabilizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de compensaciones automticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Validacin de informacin y procesamiento de errores . . . . . . . . Contabilizacin de transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin del archivo de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin del estado del batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin del campo Cdigo de extensin de lnea . . . . . . . Aspectos de la coexistencia del proceso de contabilizacin de OneWorld y WorldSoftware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de batches de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificacin de la contabilizacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . Revisin de mensajes del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin del informe Contabilizacin del Libro mayor . . . . . . . . Revisin del informe Errores detallados de contabilizacin . . . . Opciones de proceso: Informe Contabilizacin en L/M general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de batches para contabilizar saldos fuera de balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin y anulacin de comprobantes contabilizados . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes contabilizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambio de un comprobante contabilizado con impuestos . . . . . Anulacin de comprobantes contabilizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de diarios de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de diario de comprobantes . . . . Otros mtodos de registro de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipos de mtodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes registrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobantes para varias compaas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Varios comprobantes de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6-82 6-89 6-90 6-91 6-93 6-96 6-97 6-97 6-98 6-100 6-100 6-101 6-103 6-103 6-103 6-104 6-105 6-106 6-106 6-106 6-106 6-109 6-110 6-115 6-116 6-119 6-119 6-120 6-122 6-125 6-125 6-126 6-127 6-133 6-134 71 7-1 7-1 7-2 7-2 7-2 7-3

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Cuentas por pagar Trabajo con comprobantes registrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: registro de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuentas transitorias para la cuenta comercial de C/P y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Antes de iniciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro cronolgico de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes de detalles de comprobantes . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de detalle de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Redistribucin de comprobantes registrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Redistribucin de un comprobante de orden de compra . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Rev y redistrib de registro de comprob . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de comprobantes recurrentes en lnea . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cancelacin de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reciclaje de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proceso de reciclaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Reciclaje de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de comprobantes recurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: registro y pago de comprobantes de anticipos . . . . . . . Registro de comprobantes de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de comprobantes de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aplicacin de pagos a comprobantes de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . Liquidacin de partidas de pago negativas de comprobantes de anticipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de comprobantes para varias compaas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: comprobantes de varias compaas . . . . . . . . . . . . . . . . Informacin de varias compaas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de varios comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de informacin de cuentas bancarias para C/P . . . . . . . . Configuracin de secuencia de impresin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de instrumentos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Instrumentos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Impresin de pagos automticos - Formato estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Impresin de pagos automticos - Formato estndar - Formato de giro . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Creacin de cinta bancaria de C/P - Formato CTX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Impresin de pagos automticos - Procesamiento de subcontratos . . . . . . . . . . . . . . . 7-5 7-7 7-8 7-8 7-9 7-12 7-13 7-14 7-16 7-17 7-19 7-21 7-22 7-23 7-23 7-24 7-25 7-26 7-27 7-28 7-28 7-29 7-29 7-31 7-33 7-34 7-35 7-39 7-39 7-40 7-43 81 8-5 8-13 8-17 8-24 8-24 8-26 8-26 8-28

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Configuracin de informacin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de referencias cruzadas de cuentas bancarias . . . . . . . . . . Configuracin de referencias cruzadas de cuentas bancarias de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificacin de referencias cruzadas de cuentas bancarias de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe Excepciones de cuentas bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe Excepciones del Libro de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con control de beneficiarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con la configuracin del sistema para control de beneficiarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Campos controlados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consideraciones y configuracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin y aprobacin de cambios a datos controlados . . . . . . . . . . . Impresin de cambios a datos controlados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de registros aprobados de control de beneficiarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con retencin de impuestos de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de retencin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Detencin de retencin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clculo de retencin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El proceso en batch de clculo de retenciones . . . . . . . . . . . . . . . Selecciona las partidas de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Calcula los importes de retencin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualiza el estado de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crea dos partidas de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Genera dos informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Clculo de retenciones . . . . . . . . . . . . . . . Pago de importes retenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elaboracin de informes de importes retenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . Preparacin de comprobantes para pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . Determinacin de necesidades de efectivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de necesidades de efectivo . . . . Seleccin de datos para el informe Requisitos de efectivo . . . . . Revisin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Cambio rpido de estado . . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Divisin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liberacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Cambio rpido de estado . . . . . . . . . . . . . Creacin de grupos de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Creacin de grupos de pagos (R04570) . . . . . Familiarizacin con la opcin de proceso: Moneda de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos de la aplicacin Creacin de grupos de control de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con grupos de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Anlisis de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de anlisis de pagos . . . . . . . . . . Revisin de grupos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8-29 8-33 8-33 8-35 8-36 8-36 8-37 8-37 8-38 8-39 8-40 8-42 8-43 8-45 8-45 8-51 8-51 8-52 8-52 8-52 8-52 8-52 8-53 8-54 8-54 8-56 8-57 8-57 8-59 8-60 8-60 8-62 8-63 8-66 8-68 8-69 8-71 8-75 8-85 8-89 8-91 8-94 8-94 8-94

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Cuentas por pagar Revisin de pagos con un estado de introduccin . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de pagos con un estado de actualizacin . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de pagos no procesados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con procesamiento de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduccin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reinicio del procesamiento de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eliminacin de pagos procesados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copia de los pagos a cinta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones adicionales de copia de archivo de cinta . . . . . . . . . . . Actualizacin del Libro mayor de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin del proceso del Libro mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Trabajo con grupos de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Trabajo con grupos de pago (P04571) . . . . . . Revisin y aprobacin de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin automtica de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobacin de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proceso de contabilizacin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clculo de prdidas/ganancias realizadas durante la contabilizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: una compaa britnica paga un comprobante extranjero con una moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: una compaa canadiense paga un comprobante extranjero con una moneda alternativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: una compaa belga paga un comprobante extranjero con una moneda alternativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: una compaa alemana paga un comprobante extranjero con una moneda alternativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anulacin de pagos automticos y comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anulacin de un pago automtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anulacin de un pago automtico y comprobantes . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Pagos manuales de C/P . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de pagos manuales con comprobantes existentes . . . . . . . . Opciones de proceso: Pagos manuales de C/P (P0413M) . . . . . . . . Registro de pagos manuales sin comprobantes existentes . . . . . . . . . Registro de pagos manuales en moneda alternativa . . . . . . . . . . . . . . Impresin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizacin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de importes de pagos manuales no contabilizados . . . . . Anulacin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobacin y contabilizacin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprobacin de pagos manuales para contabilizarlos . . . . . . . . . . . . . Revisin manual de pagos en lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del diario de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos para el diario de pagos manuales . . . . . . . . . Contabilizacin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-97 8-100 8-102 8-111 8-111 8-118 8-120 8-121 8-124 8-125 8-126 8-129 8-129 8-139 8-139 8-140 8-141 8-142 8-143 8-145 8-146 8-148 8-149 8-151 8-152 8-153 8-155 91 9-3 9-3 9-8 9-15 9-21 9-23 9-24 9-25 9-25 9-27 9-27 9-28 9-28 9-28 9-29

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Anulacin de pagos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-31 Informacin de Libro mayor de proveedores y pagos . . . . . . . . . . Revisin de informacin del Libro mayor de proveedores . . . . . . . . . . . . Revisin de informacin general acerca de los comprobantes . . . . . Revisin de informacin detallada del comprobante . . . . . . . . . . Revisin de informacin resumida del comprobante . . . . . . . . . . Revisin de comprobantes en una moneda de clculo . . . . . . . . Revisin del historial del pago de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . Autoservicio del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de informacin de los pagos a proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . Ubicacin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de informacin de resumen de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Pagos manuales de A/P . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de documentos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de documentos pagados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de documentos por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cierre de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de documentos cerrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: Pago de documentos por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cierre de documentos pagados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de documentos cerrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Contabilizacin de documentos por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informes estndar y analticos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes estndar de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes resumidos de C/P pendientes . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe resumido de C/P pendientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos para los informes resumidos de C/P pendientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes de detalles de C/P pendientes . . . . . . . . . . . . Informe Detalles de C/P con observaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Detalles de C/P por proveedor con observaciones e importes netos (R04423A) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe detalles de C/P pendientes de antigedad . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe Detalles de C/P pendientes con antigedad (R04423B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos para Detalles de C/P pendientes . . . . . . . . . . Secuencia de datos para Detalles de C/P pendientes . . . . . . . . . . Impresin de informes de C/P pendientes con importes en moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Detalles de moneda - antigedad . . . . . . Opciones de proceso: Detalles de moneda - extranjera y nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Detalles de C/P pendientes con antigedad de moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 10-3 10-3 10-4 10-6 10-7 10-8 10-14 10-15 10-15 10-16 10-17 10-18 111 11-2 11-2 11-2 11-3 11-3 11-5 11-7 11-8 121 12-3 12-3 12-4 12-6 12-6 12-6 12-7 12-8 12-8 12-13 12-14 12-14 12-15 12-16 12-16

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Cuentas por pagar Secuencia de datos para C/P pendientes con importes en moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes analticos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Detalle de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de detalles de historial de pagos de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos del informe Detalles de pagos . . . . . . . . . . . Impresin de registro de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos de los registros de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes de pagos que se suponen duplicados . . . . . Secuencia de datos de pagos que se suponen duplicados . . . . . Impresin del informe Anlisis de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de anlisis de proveedores . . . . Secuencia de datos para el informe Anlisis de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes de totales de proveedores por cuenta del L/M . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Totales de proveedores/clientes por cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . Creacin del archivo de trabajo Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de antigedad de clculo de saldos netos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos para el archivo de trabajo Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos para el informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos para el informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C - Antigedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos del informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C y antigedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secuencia de datos del informe Clculo de saldos netos entre C/P y C/C y antigedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de clculo de saldos netos entre C/P y C/P - detalle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12-17 12-19 12-19 12-20 12-20 12-20 12-20 12-21 12-21 12-22 12-22 12-22 12-23 12-23 12-25 12-25 12-26 12-26 12-27 12-27 12-28 12-28 12-29 12-29 12-29

PeridicasProcesamiento de final del periodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diferencias entre informes de integridad y al cierre . . . . . . . . . . . Procesamiento de informes de integridad de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejecucin de informes de integridad de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe Documento original de C/P en el L/M por batch . . . . . Prueba de saldos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 13-1 13-3 13-3 13-4 13-4

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Prueba del estado de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe Pagos de C/P en el L/M por batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe C/P en el L/M por cuenta de compensacin . . . . . . . . . Correccin de condiciones fuera de balance de C/P . . . . . . . . . . . . . Los importes del informe no dan un saldo neto igual a cero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El batch se contabiliz sin que cuadrara y sin asientos de compensacin automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se contabiliz un asiento de diario invlido en una cuenta de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Los registros de datos estn daados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se cambi el cdigo de compensacin del L/M . . . . . . . . . . . . . . Se cambi la cuenta de control de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El comprobante (F0411) y el pago (F0414) estn fuera de balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Las transacciones del Libro mayor estn fuera de balance . . . . . Impresin de informes Al cierre de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Generacin de archivos de fechas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Creacin de archivos al cierre de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin de informes Al cierre de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso : Informe Detalles de C/P pendientes a la fecha con antigedad (P04423R) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de resumen de C/P pendientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con importes de comprobantes del ao a la fecha . . . . . . . . . . . Correccin de importes de comprobantes del ao a la fecha . . . . . . Actualizacin de importes de comprobantes del ao a la fecha . . . . Mtodos de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mtodo de clculo 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mtodo de clculo 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Cierre anual de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de importes de comprobantes del ao a la fecha . . . . . . . . Actualizacin del Libro mayor de C/P desde el Libro de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: actualizacin del nmero del responsable de la aprobacin y cdigo de categora 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Actualizacin global de registros de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prdidas y ganancias en moneda extranjera no realizadas . . . . Ejemplo: prdidas y ganancias de un comprobante en moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin con ICA de prdidas y ganancias de C/P . . . . . . . . . . . . . Prdidas y ganancias realizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prdidas y ganancias no realizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clculo de prdidas y ganancias no realizadas de C/P . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Informe de prdidas y ganancias no realizadas de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13-5 13-5 13-6 13-7 13-7 13-8 13-8 13-9 13-9 13-9 13-10 13-10 13-13 13-13 13-15 13-15 13-16 13-21 13-23 13-23 13-24 13-24 13-25 13-25 13-27 13-28 13-31 13-31 13-32 141 14-1 14-3 14-3 14-4 14-7 14-9

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Cuentas por pagar

Avanzadas y tcnicasPronstico de efectivo de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proceso del Pronstico de efectivo de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pronstico del flujo de efectivo de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Generacin de resumen de pronstico de efectivo de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Qu ocurre al procesar comprobantes en batch? . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . Almacenamiento y retransmisin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . Archivos de datos tcnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archivos de datos de la compaa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copia de archivos maestros en la PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de comprobantes para almacenamiento y retransmisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Carga de comprobantes al servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin de registros de control de transacciones . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Actualizacin de almacenamiento y retransmisin de registros procesados o depurados . . . . . . . . Contabilizacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de comprobantes procesados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Procesador de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conversin de comprobantes para procesamiento en batch . . . . . . . . . . Revisiones de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes no procesados en batch . . . . . . . . . . . . . . . Adicin de comprobantes a batches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes no procesados en batch . . . . . . . . . . . . Cambio, supresin o anulacin de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de la informacin de transacciones . . . . . . . . . . . . . . . Errores en el procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envo de comprobantes para procesamiento en batch . . . . . . . . . . . . Verificacin de informacin de comprobantes en batch . . . . . . . . . . Correccin de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Procesador de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de comprobantes procesados en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesos tcnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de registros de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Responsabilidades del administrador del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Depuracin de registros cerrados de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin y secuencia de para la depuracin de registros cerrados de C/P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 15-1 15-3 15-4 161 16-2 16-3 16-5 16-6 16-6 16-7 16-9 16-10 16-12 16-12 16-13 16-13 16-14 16-14 16-17 16-19 16-25 16-26 16-27 16-28 16-29 16-30 16-30 16-31 16-33 16-33 16-34 16-34 16-37 171 17-3 17-4 17-4 17-4

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Indice de contenido

Conversin de cdigos de moneda e importes de proveedores . . . . . . . Conversin de cdigos de moneda e importes de proveedores . . . . Revisin del informe de excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo: antes y despus de la conversin de proveedores . . . . . . . Ejemplo: estructura principal y secundaria con monedas diferentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Conversin de importes del Libro de direcciones a euros - F0401 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17-7 17-7 17-9 17-9 17-10 17-12

Apndice A: Referencia rpida de los cdigos de C/P . . . . . . . . . A1 Apndice B: Cdigos de moneda y decimales . . . . . . . . . . . . . . . . Opcin de monedas mltiples desactivada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opcin de monedas mltiples activada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Libros mayores por unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Libros mayores de importes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuentas monetarias (especfica a la moneda) . . . . . . . . . . . . . . . . Consideraciones tcnicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saldos por contabilizacin de moneda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contabilizacin resumida en moneda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B1 B-1 B-1 B-1 B-1 B-2 B-2 B-3 B-4

Apndice C: Capacitacin para el catlogo de cuentas . . . . . . C1 Apndice D: Configuracin de registro de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 1: Campos obligatorios para transacciones de comprobantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 2: Campos obligatorios para las transacciones de asientos de diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 3: Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de descuentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 4: Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de informacin fiscal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consideraciones fiscales para la acutalizacin de transacciones de asientos de diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 5: Campos obligatorios adicionales para monedas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lineamientos para transacciones en moneda nacional y extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Campos obligatorios para monedas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . Consideraciones monetarias en la actualizacin de transacciones de asientos de diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 6: Campo obligatorio adicional para el procesamiento de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 7: Campos opcionales para el procesamiento de comprobantes en batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 8: Campos ignorados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 9: Campos reservados para usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabla 10: Campos obligatorios para el sistema Soluciones de rentabilidad empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D1 D-3 D-7 D-11 D-14 D-17 D-18 D-18 D-20 D-27 D-28 D-29 D-40 D-42 D-43

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Cuentas por pagar

Apndice E: Interoperabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de la interoperabilidad de salida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin de los tipos de registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Cdigos de finidos por elusvario . . . . . . . Configuracin de tipos de transaccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin de controles de exportacin de datos . . . . . . . . . . . . . Configuracin de referencia cruzada de archivos planos . . . . . . . . . Envo de transacciones desde OneWorld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Interoperabilidad F0411 . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Recuperacin de interoperabilidad F0413Z1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Revisin del registro de procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de las transacciones de interoperabilidad . . . . . . . . . . . . . . . Apndice F: EDI para cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de comprobantes recibidos EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recepcin de transacciones de resumen de facturas EDI (810/INVOIC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Familiarizacin de los requisitos de enlace para el procesamiento de comprobantes recibidos EDI . . . . . . . . . . . . . Transferencia de transacciones de comprobantes recibidos EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de proceso: Correccion/creacin de comprobante de recibido EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos enviados EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuracin del sistema para el procesamiento electrnico de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pagos enviados EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de pagos automticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transferencia de transacciones de pagos enviados . . . . . . . . Ejecucin de la aplicacin Pago recibido . . . . . . . . . . . . . . . . Depuracin de pagos EDI enviados y procesados . . . . . . . . . . . . . . .

E1 E-5 E-5 E-6 E-6 E-8 E-12 E-15 E-17 E-18 E-19 E-21 F1 F-3 F-3 F-4 F-8 F-9 F-13 F-13 F-15 F-15 F-16 F-17 F-17

Indice analtico

OneWorld Xe (09/00)

Descripcin generalUn sistema de Cuentas por cobrar es una parte integral de todo su sistema de contabilidad. La comprensin de su importancia dentro del sistema de contabilidad puede reducir los costos y mejorar la eficacia. La descripcin general incluye: - Descripcin general de la industria - Descripcin general de cuentas por pagar

OneWorld Xe (09/00)Para tener acceso a las actualizaciones de la documentacin en ingls, consulte https://knowledge.jdedwards.com/JDEContent/documentationcbt/overview/about documentation updates.pdf

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Cuentas por pagar

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Descripcin general de la industria

Las responsabilidades del departamento de Cuentas por pagar(A/P) incluyen: Administracin de proveedores Procesamiento de comprobantes Procesamiento de pagos

Administracin de proveedoresUn departamento de C/P debe crear y conservar una relacin con sus proveedores para asegurarse de que recibe sus suministros rpidamente y que a sus proveedores se les paga de manera rpida y eficcaz. Un departamento de C/P debe tener fcil acceso a la informacin de sus proveedores como lo es las condiciones de pago y la informacin de saldos para negociar mejores precios y descuentos con sus proveedores.

Procesamiento de comprobantesDespus de recibir una factura, el departamento de C/P necesitar registrar un pasivo y el gasto correspondiente o el activo. Dependiendo del tamao de la compaa, el departamento de C/P puede recibir cientos de facturas diariamente y necesitar un sistema que cree comprobantes de manera rpida y exacta. Frecuentemente, el departamento de C/P tendr que cotejar los comprobantes con facturas y rdenes de compra de otros departamentos como el de Compras. Por lo tanto, dicho departamento necesitar un sistema de cuentas por pagar que se integre fcilmente con otros departamentos y otros sistemas de software.

Procesamiento de pagosLa meta del departamento de C/P es asegurarse que los pagos se hagan de manera gil, precisa y eficaz conforme a la peticin de los proveedores. Antes de pagar a sus proveedores, el departamento de C/P necesita considerar varios factores, tales como, la fecha de vencimiento de una factura, si se puede aplicar algn descuento, y el importe en efectivo disponible en comparacin con el importe por pagar a los proveedores.


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Cuentas por pagar

A los proveedores generalmente se les paga por medio de diferentes mtodos de pago, como por ejemplo, por transferencia electrnica de fondos (EFT), giros y cheques. Tal vez deseen que tenga determinada informacin en el cheque como un nmero de factura o el nmero de la orden de compra. Puede ser que una compaa internacional necesite pagar en ms de una moneda. Generalmente, los proveedores solicitan el pago antes de entregar la mercanca o dar el servicio. El anticipo debe compararse con la factura cuando se recibe la mercanca. Por esto, un departamento de C/P necesita un sistema de cuentas por cobrar capaz de cotejar anticipos con facturas futuras, que sea flexible y que ofrezca una variedad de opciones de pago.

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Descripcin general de cuentas por pagar

Un departamento de Cuentas por pagar tiene varias responsabilidades, las cuales incluyen: Efectuar el seguimiento de bienes y servicios proporcionados por los proveedores. Actualizar y analizar la informacin del proveedor. Coordinar las actividades de cuentas por pagar con otros departamentos tales como compras y nminas. Administrar efectivo

El sistema Cuentas por pagar (C/P) de J.D. Edwards ofrece las herramientas para llevar acabo todas estas tareas y otras ms. Se adapta a la necesidad de realizar cuentas por pagar exactas y oportunas que sigan procedimientos estndar y tambin le permite seleccionar opciones que sean nicas para su compaa. Si necesita configurar una cuenta transitoria mientras procesa comprobantes, el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards, le permite hacerlo sin interrumpir el flujo de procesamiento. Mientras procesa pagos, puede configurar el sistema para aprovechar descuentos y pagar a sus proveedores de acuerdo a sus necesidades. El sistema Cuentas por pagar puede pagar por transferencia electrnica de fondos (EFT), cinta, giros o papel. Incluso tambin puede configurar varias cuentas bancarias para aprovechar los descuentos que los bancos pueden ofrecer por usar el mismo banco como su proveedor. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards, le permite pagar por anticipado los bienes y servicios, y an mantener la integridad del sistema. Tiene la flexibilidad que necesita para la administracin eficaz de efectivo, porque es usted y no el sistema quien maneja su flujo de trabajo. En cada etapa del flujo de trabajo, indica el siguiente paso y el sistema calcula impuestos, descuentos y conversiones de moneda de acuerdo con sus especificaciones. Antes de pagar a sus proveedores, el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards le permite tomar en consideracin varios factores, tales como la fecha de vencimiento de la factura, si se puede aplicar algn descuento, y el importe en efectivo disponible en comparacin con el importe por pagar a los proveedores.


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Cuentas por pagar

Uno de los pasos ms decisivos en la creacin de una cadena de suministros slida para su organizacin, es desarrollar una relacin continua con sus proveedores. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards ofrece varias herramientas para ayudarlo a crear esa relacin, como las condiciones y preferencias de pago, informacin del saldo de cuentas por el proveedor, as como la habilidad de revisar el total de compras de los proveedores para que su organizacin pueda negociar mejores precios con sus proveedores. El sistema Cuentas por pagar tambin le ofrece la opcin de que sus proveedores revisen de manera independiente sus comprobantes y pagos en su sistema a travs de la modalidad de autoservicio del proveedor. Para las compaas que cuentan con oficinas alrededor del mundo, el software de J.D. Edwards proporciona la flexibilidad necesaria para operar en varios pases, cada uno con monedas, idiomas y requisitos nicos. Tambin le ofrece la capacidad de realizar pagos en una moneda diferente a partir de su moneda nacional sin crear un comprobante en la moneda alterna. Esta descripcin general del sistema Cuentas por pagar incluye los siguientes temas: Integracin del sistema Funciones de Cuentas por pagar Conceptos de numeracin de cuentas Flujo del sistema Cuentas por pagar Flujo de informacin de Cuentas por pagar Archivos usados por Cuentas por pagar

Integracin del sistemaEl sistema Cuentas por pagar funciona con otros sistemas de J.D. Edwards para asegurar que todas las transacciones por pagar y toda la informacin estn totalmente integradas en las cuentas por pagar. Los siguientes sistemas se integran con el sistema Cuentas por pagar, como se describe a continuacin:Contabilidad general Varias cuentas del Libro mayor se debitan y se acreditan cuando se procesa un comprobante y un pago. Al introducir un comprobante, se debita la cuenta de gastos del Libro mayor y se acredita la cuenta de cuentas por pagar a clientes. Cuando se paga el comprobante, se debita la cuenta de cuentas por pagar a clientes y se acredita la cuenta bancaria.

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Compras

Los comprobantes se crean cuando coteja un recibo de compra con la factura del proveedor. El inventario aumenta cuando adquiere y paga por artculos de inventario. Los comprobantes se crean cuando usa el ciclo de pagos por avance. Cuando se introduce un cargo por equipo, el sistema automticamente incluye en el comprobante, el nmero de equipo de la orden de compra o tambin puede hacerlo en forma manual. Se crean comprobantes cuando los pagos se realizan de acuerdo con un contrato para un trabajo. Los comprobantes se crean cuando compra (adquiere) un activo o compra artculos para conservar un activo ya existente.

Inventario

Administracin de contratos Administracin de plantas y equipo

Costos de trabajo

Activos fijos

Funciones de Cuentas por pagarEl sistema Cuentas por pagar proporciona muchas funciones que define el usuario. Estas funciones le permiten adaptar el sistema a su ambiente nico de negocios y manejar las cuentas por pagar de manera eficiente. Las funciones del sistema Cuentas por pagar incluyen: Administracin de proveedores Administracin del proceso de negocios Funciones multinacionales

Consulte tambin Descripcin general de Soluciones de rentabilidad empresarial en la gua Soluciones de rentabilidad empresarial para obtener ms informacin acerca de objetos de costos y funciones de administracin de costos.


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Cuentas por pagar

Administracin de proveedoresCon una administracin eficaz de proveedores, puede mejorar las relaciones con su proveedor y aprovechar el poder de compra de su compaa para obtener mejores condiciones y trminos. Como parte de la administracin de la informacin de sus proveedores, puede determinar: Si un proveedor enva facturas en divisas (las cuales el sistema convierte a su moneda nacional) La manera en la que el proveedor prefiere que se le pague (con cheque, giro o transferencia electrnica de fondos) Si los pagos se envan directamente al proveedor, a la casa matriz o a otra direccin. Las condiciones de pago y los cdigos de impuestos que usa el proveedor. Las instrucciones de compras

Por cada proveedor por proveedor, puede revisar informacin como el traspaso de saldos y artculos pendientes contra pagos, mediante las consultas en lnea.

Administracin de procesos de negociosCon una administracin flexible de sus procesos de negocios, el sistema proporciona funciones que le permiten implementar sus objetivos actuales y realizar ajustes cuando cambian dichos objetivos. Las funciones incluyen: Mtodos de registro de varios comprobantes Notificacin de facturas duplicadas Estructuras flexibles de impuestos Procesamiento de pagos Elaboracin de informes

Mtodos de registro de varios comprobantes Cuando un proveedor le enva una factura, la introduce como un comprobante en el sistema Cuentas por pagar. Puede introducir facturas usando el mtodo que sea ms eficaz para usted. Escoja de entre uno de los siguientes mtodos: Estndar Registro rpido de varios comprobantes Registro cronolgico de comprobantes Recurrente Anticipo

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Varias compaas, un solo proveedor Varios comprobantes, un solo proveedor Varios comprobantes, varios proveedores

Puede optimizar ms todava ms eficiente el proceso de registro usando asientos de diario modelo para comprobantes que utilizan las mismas distribuciones contables. Notificacin de facturas duplicadas Con la funcin de notificacin de facturas duplicadas, se le avisa de cualquier otra factura que contenga el mismo nmero. Esto reduce la confusin y le permite controlar o evitar pagos duplicados. Estructuras flexibles de impuestos Cada pas tiene diferentes requerimientos fiscales para sus proveedores. J.D. Edwards brinda apoyo a estructuras fiscales tales como GST (Impuesto sobre bienes y servicios), PST (Impuesto provincial sobre ventas Canad), IVA (Impuesto al valor agregado), impuesto sobre impuesto y comprobantes de impuestos solamente. Procesamiento de pagos Ya sea que pague comprobantes en forma automtica o manual, el resultado es controlado, eficaz y preciso. Puede organizar sus comprobantes y dejar que el sistema maneje los pagos; o bien, puede seleccionar los comprobantes para pagos manuales, divididos o parciales segn sus requisitos de efectivo. Puede revisar informacin tal como artculos pendientes y pagos proveedor por proveedor. Una alternativa al mtodo convencional de generar pagos son los pagars. Los pagars, que son promesas de pago de deudas, se usan en varios pases alrededor del mundo. Debido al carcter legal de las responsabilidades implcitas, los requerimientos y los procedimientos para procesar un pagar, difieren de aquellos del procesamiento regular de pagos. Elaboracin de informes Una buena administracin de cuentas por pagar requiere de informacin adecuada y oportuna acerca del flujo de efectivo, informacin de antigedad, oportunidades para obtener descuentos y as sucesivamente. Con el diseo del sistema Cuentas por pagar, que ahorra tiempo y papel, puede inmediatamente revisar, analizar y manejar informacin ms actualizada del proveedor, historial de pagos, comprobantes y otra informacin. Tambin puede imprimir la misma informacin en un informe.


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Cuentas por pagar

Funciones multinacionalesLas funciones multinacionales le permiten crear una red global de proveedores para optimizar el precio, las condiciones y la disponibilidad de la mercanca. Las funciones multinacionales del sistema Cuentas por pagar incluyen:Procesamiento de monedas Pago de comprobantes en moneda nacional, divisas o moneda alterna, usando cualquier divisa en el mundo, desde el dlar australiano hasta el franco belga o inclusive el euro. Tambin puede pronosticar pagos para sus cuentas por pagar por tipo de moneda. Comunicacin con los proveedores en su idioma de preferencia para mejorar las relaciones y para reducir los malentendidos potenciales relacionados con los comprobantes y con otra correspondencia.

Varios i diomas

Consulte tambin Transacciones de cuentas por pagar y el euro en la gua Implementacin del euro para obtener ms informacin acerca de la moneda comn para los pases miembro de la Unin Econmica y Monetaria (UEM).

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Conceptos de numeracin de cuentasEn esta gua se usa la notacin estndar Unidad de negocios.Objeto.Auxiliar para los nmeros de cuenta.

Dnde

Qu

Balance general de la compaa 1

Efectivo en bancos

Bear Creek National Bank

1 Unidad de negociosS Obligatorio S Mximo 12 caracteres S Alfanumrico

1110 ObjetoS Obligatorio S Mximo 6 caracteres S Alfanumrico

BEAR AuxiliarS Opcional S Mximo 8 caracteres S Alfanumrico

El nmero de cuenta incluye Dnde y Qu. Puede usar puntos, comas u otros smbolos definidos por el usuario para separar los componentes del nmero de cuenta. El punto separador (.) es el valor implcito.

Unidad de negocios: DndeLa unidad de negocios describe el lugar de su compaa en el que afectar la transaccin. Representa el nivel organizacional ms bajo dentro de la compaa y es donde registra todos los ingresos, egresos, activos, pasivos y capital. Por ejemplo, una unidad de negocios puede ser un departamento, una sucursal o un camin. Las unidades de negocios son nicas con campos alfanumricos de 12 caracteres y contienen las siguientes caractersticas: Una unidad de negocios puede pertenecer slo a una compaa. Una compaa puede tener varias unidades de negocios. Cada compaa tiene al menos una unidad de negocios en el balance general.


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Cuentas por pagar

Objeto.Auxiliar: QuLa notacin Objeto.Auxiliar representa el tipo de transaccin que se crea. Un objeto es una descripcin de la transaccin, por ejemplo, 1110 (efectivo en banco). Una auxiliar es una descripcin extendida de la cuenta objeto, por ejemplo, 1110.BEAR (Efectivo en banco.Bear Creek National Bank).

Qu" se divide en dos partes: Objeto (un campo de cuatro, cinco o seis caracteres, en funcin de la configuracin de la compaa) Auxiliar (un campo de uno a ocho caracteres)

Flujo del sistema Cuentas por pagarCuando un proveedor le enva una factura que debe pagar, debe introducir una orden de compra si usa el proceso De la compra al pago. Despus, ya sea que use o no el proceso De la compra al pago, debe introducir un comprobante para representar la factura. Por ltimo, seleccione el comprobante que se va a pagar.

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En el siguiente grfico se ilustra este proceso.Proveedor

1. Un proveedor le enva una factura

2. Si usa el proceso De la compra alpago, debe introducir una orden de compra. Si hacecompras para el inventario, debe cotejar la orden de compra con un recibo de recepcin, indicando que recibi la mercanca. En el proceso De la compra al pago, el sistema crea automticamente un comprobante.

3. En C/P, introduzca elcomprobante en el sistema.

4. Seleccione elcomprobante que se va a pagar.


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Cuentas por pagar

Flujo de informacin de Cuentas por pagar

1. Registro de informacin del proveedor

(F0101) Maestro del Libro de direcciones

(F0401) Informacin del Maestro de proveedores

2. Registro de comprobantes

Contabi lizacin

(F0011) Encabezado de batch 3. Creacin de pagos

(F0411) Libro mayor de C/P

(F0911) Libro mayor de cuentas

(F0902) Saldo de cuentas

(F0411) Libro mayor de C/P

(F0413) Documentos (F0414) Detalle de asociados de C/P documentos asociados de C/P

4. Contabilizacin

(F0911) Libro mayor de cuentas

(F0902) Saldo de cuentas

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Archivos usados por Cuentas por pagarEl sistema Cuentas por pagar usa los siguientes archivos, adems del archivo Registros de control de batch (F0011).Libro de direcciones

Maestro del Libro de direcciones (F0101)

Cuentas por pagar

Maestro de proveedores (F0401)

Libro mayor de C/P (F0411)

Resumen de documentos asociados de C/P (F0413)

Detalle de documentos asociados de C/P (F0414)

Libro mayor

Libro mayor de cuentas (F0911)

Saldo de cuentas (F0902)


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Cuentas por pagar

Archivos y descripcionesEl sistema Cuentas por pagar usa los siguientes archivos principales:Registros del control de batches (F0011) Maestro del Libro de direccione s (F0101) Almacena los registros del encabezado de identificacin para cada batch. Almacena la siguiente informacin del proveedor: Nombres de proveedores Fechas vigentes del domicilio del proveedor Informacin de cdigos de categora Factor/beneficiario especial

Maestro de proveedores (F0 401)

Almacena la siguiente informacin de comprobantes de proveedores: Importes facturados del ao a la fecha y del periodo a la fecha Condiciones de pago Compensacin del L/M Instrumento de pago Informacin fiscal

Libro mayor de C/P (F0411)

Almacena la siguiente informacin de transacciones de comprobantes: Fecha de factura Importe de la factura Fecha de vencimiento Fecha del L/M

Documentos asociados de C/P (F0413)

Almacena la siguiente informacin del resumen de pagos: Nmero de pago Importe de pago Fecha de pago Instrumento de pago Cuenta bancaria del L/M

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Detalle de documentos asociados de C/P (F0414)

Almacena la siguiente informacin de pago y transacciones: Descuento aplicado Compensacin del L/M Importe de pago Nmero de la compaa

Almacena un registro para cada partida de pago. El archivo Documentos asociados de C/P (F0413) y el archivo Detalle de documentos asociados (F0414) estn vinculados por una ID interna asignada por el sistema. Estos archivos, combinados con el archivo del Libro mayor de C/P (F0411), forman el Libro mayor de C/P. Saldo de cuentas (F0902) Almacena la siguiente informacin de resumen de saldos para el L/M: Libro mayor de cuentas (F0911) Contabilizacin neta para cada perodo Saldos del ao a la fecha Saldos del ao anterior Saldos del inicio a la fecha

Almacena la siguiente informacin detallada para transacciones del L/M: Nmeros de cuenta del L/M Fechas e importes del L/M Descripciones de lneas de asientos de diario

Este archivo contiene un registro por cada distribucin del L/M de un comprobante.


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Cuentas por pagar

Descripcin general de mensA continuacin se listan los mens principales en el sistema Cuentas por pagar.

Descripcin general de mens Cuentas por pagarCuentas por pagar G04

Procesamiento diarioS Registro de comprobantes y proveedores G0411 S Procesamiento de pagos manuales G0412 S Procesamiento de pagos automticos G0413 S Otros mtodos de registro de comprobantes G04111 S Informes de Cuentas por pagar G0414

Procesamiento peridicoS Procesos de fin de periodo G0421 S Procesos anuales G0422

Operaciones avanzadas y tcnicasSOperaciones avanzadas y tcnicas de C/P G0431 S Procesamiento de comprobantes en batch G04311 S Almaceje y retransmisin de comprobantes G04318 S Procesamiento de finanzas EDI G4726

Configuracin del sistemaS Configuracin de Cuentas por pagar G0441 S Correccin de condiciones de pago G00141 S Configuracin de pagos automticos G04411 S Procesamiento y elaboracin de informes fiscales G0021

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Configuracin

Cuentas por pagar

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Configuracin del sistema Cuentas por pagarAntes de usar el sistema Cuentas por pagar, necesita definir cierta informacin que el sistema usar durante el procesamiento. Use dicha informacin para adoptar el sistema a las necesidades de su compaa. Por ejemplo, tal vez desee introducir primero los totales de un batch de facturas y dejar que el sistema verifique los totales despus de introducir el batch. Lo siguiente describe la informacin que debe configurar para el sistema Cuentas por pagar.Contantes Establecen los aspectos bsicos del sistema, como por ejemplo: Si el sistema verifica que el importe y nmero de documentos en un batch de saldos de comprobantes cuadran con los totales que introdujo por separado. Si requiere la aprobacin de la administracin para los batches de documentos antes de contabilizarlos. La manera en la que desea que el sistema cree asientos de compensaciones automticas. Si el sistema verifica que no se dupliquen los nmeros de factura de los proveedores. El nmero de das en intervalos entre sus informes de antigedad.

Condiciones de pago

Definen los cdigos de condiciones de pago, tales como el vencimiento del pago despus de la entrega, para que el registro de los comprobantes sea ms fcil.

Cdigos definidos por el Define los cdigos personalizados, tales como los tipos de usuario documentos y los estados de pago apropiados para las necesidades de su negocio. Foliador Establece un sistema de numeracin automtica para los documentos.


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Cuentas por pagar

La configuracin del sistema Cuentas por pagar incluye lo siguiente: - Configuracin de constantes de cuentas por pagar - Configuracin de condiciones de pago - Trabajo con condiciones de pago por adelantado - Familiarizacin con cdigos definidos por el usuario de C/P - Configuracin del Foliador de C/P

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Configuracin de constantes de Cuentas por pagar

Las constantes proporcionan un marco de trabajo bsico sobre cmo funciona el sistema Cuentas por cobrar basndose en las necesidades de su negocio. Generalmente, una persona configura las constantes. J.D.Edwards recomienda que no cambie las constantes despus de que hayan sido configuradas ya que hacerlo pudiera tener resultados imposibles de predecir. La Configuracin de constantes de cuentas por pagar incluye: - Configuracin del control de batches - Configuracin de aprobacin de batches y seguridad de contabilizacin - Configuracin del mtodo de compensacin automtica - Configuracin de verificacin del nmero de factura - Configuracin de intervalos para informes de antigedad de C/P Nota: los valores de configuracin se cargan durante el inicio del software. Por lo tanto, para que surtan efecto las constantes, debe salir y reiniciar OneWorld. La informacin acerca de las constantes de C/P se almacena en el archivo Constantes generales (F0009).


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Cuentas por pagar

Antes de iniciar- Asegrese de que nicamente el personal autorizado pueda cambiar y tener acceso a las constantes de cuentas por pagar.

Configuracin del control de batchesCuando crea un batch de documentos, tal vez desee dar seguimiento al nmero total de comprobantes y al importe total de un batch de comprobantes. Esto le permite verificar el importe total esperado comparado con el importe total registrado despus de que introduce cada batch. Para configurar control de batches En el men Configuracin de Cuentas por pagar (G0441), escoja Constantes de cuentas por pagar. En la pantalla Constantes de cuentas por pagar, haga clic en la siguiente opcin:

Se requiere control de batches

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Campo Se requiere control de batches

Explicacin Es un cdigo de WorldSoftware, o una opcin en el software de OneWorld, que genera verficacin automtica de los totales introducidos para cada batch. Los cdigos vlidos para WorldSoftware son: Y Control de batches activado. Cuando se selecciona el comprobante o el registro de pago aparece una pantalla de control del encabezado del batch. Se introduce el nmero total de documentos y el importe total que espera que contenga el batch. Cuando termina de introducir cada batch, el sistema muestra si hay alguna diferencia entre los totales que se esperaba introducir y los que en realidad se introdujeron. N Control de lotes desactivado. En OneWorld, la opcin de control de batch se activa al marcar la casilla.

Configuracin de aprobacin de batches y seguridad de contabilizacinPuede especificar que un administrador debe aprobar cada batch de comprobantes antes de que se pueda contabilizar. Este proceso incluye la siguiente tarea: Configuracin de aprobacin de la administracin

Si especifica que la administracin debe aprobar cada batch de comprobantes antes de que se puedan contabilizar, tiene que configurar una lista de Usuarios con restricciones y otra de Usuarios autorizados. Los usuarios con restricciones son usuarios que no pueden de aprobar ni contabilizar batches. Los Usuarios autorizados sern aquellos que pueden aprobar y contabilizar batches para usuarios con restricciones. Este proceso incluye cualquiera de las siguientes tareas: Configuracin de usuarios autorizados Configuracin de usuarios con restricciones

Tal vez desee restringir a los usuarios no autorizados para que no vean ms que sus batches en la aplicacin Revisin del diario general. Este proceso incluye la siguiente tarea: Configuracin de seguridad de revisin de batches


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Cuentas por pagar

Cuando un empleado vuelve a abrir un batch que fue aprobado anteriormente por un administrador, el batch permanece en estado de aprobado a menos que realice cambios en el rea de detalle. Cuando realiza cambios en el rea de detalle el estado del batch pasa a pendiente. Cuando abre un batch o cambia el encabezado, el estado de aprobado no se cambia. Para configurar la aprobacin de la administracin En el men Configuracin de Cuentas por pagar (G0441), escoja Constantes de Cuentas por pagar. En la pantalla Constantes de cuentas por pagar, haga clic en la siguiente opcin:

Aprobac del admdr de entradas

Campo Aprobac del admdr de entradas

Explicacin Es un cdigo de WorldSoftware, o una opcin del software de OneWorld, que controla la aprobacin de batches para la contabilizacin. Los cdigos vlidos para WorldSoftware son: Y Se requiere aprobacin administrativa. El sistema le asigna un cdigo de estado de Pendiente a cada batch. Debe cambiar manualmente el estado a Aprobado antes de que el sistema contabilice el batch. N No se requiere aprobacin administrativa. El sistema automticamente aprueba todos los batches para contabilizacin. Los cdigos vlidos para el software de OneWorld son: Si esta opcin est activada, ello indica que se reguiere aprobacin administrativa. Si esta opcin est desactivada, ello indica que no se requiere aprobacin administrativa.

Para configurar usuarios autorizados En el men Operaciones avanzadas y tcnicas del L/M (G0931), escoja Constantes de seguridad de contabilizacin/aprobacin de batch. 1. En la pantalla Constantes de seguridad de contabilizacin/aprobacin del batch, haga clic en la siguiente opcin:

Seguridad de batch de C/P

2. Escoja Usuarios autorizados en el men Pantalla.

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3. En la pantalla Trabajo con usuarios autorizados, haga clic en Aadir.

4. En la pantalla Usuarios autorizados, introduzca la informacin correspondiente y haga clic en OK:

Aprobado por usu Usuario proteg

Para ejecutar un informe en el que aparezcan a todos los usuarios que pueden aprobar y contabilizar batches, escoja el informe Seguridad de batches en el men Pantalla. En la pantalla Trabajo con versiones en batch: versiones disponibles, escoja la versin que desea ejecutar y haga clic en Seleccionar. Para configurar usuarios con restricciones En el men Operaciones avanzadas y tcnicas del L/M (G0931), escoja Constantes de seguridad de contabilizacin/aprobacin de batch.


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Cuentas por pagar

1. En la pantalla Constantes de seguridad de contabilizacin/aprobacin del batch, haga clic en la siguiente opcin:

Seguridad de batch de C/P

2. Escoja Usuarios con restricciones en el men Pantalla. 3. En la pantalla Trabajo con usuarios con restricciones, haga clic en Aadir.

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OneWorld Xe (09/00)Para tener acceso a las a

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