Gestión documental

y ECM

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Israel VianaLuis Bernal

¿Qué es gestión documental?

Normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. 

Wikipedia

¿Qué es gestión documental?

gestión.

1. f. Acción y efecto de gestionar.2. f. Acción y efecto de administrar. ~ de negocios1. m. Der Cuasicontrato que se origina por el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueño.

gestionar. 1. tr. Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

¿Qué es gestión documental?

documento.

1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente los históricos.

2. m. Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

Documentos

Documentos

Origen de la gestión documental

"La evolución de la escritura fue un proceso originado por la práctica económica y la necesidad en el Antiguo Oriente Próximo. La arqueóloga Denise Schmandt-Besserat determinó la conexión entre las "fichas" de arcilla sin categorizar previamente y la primera escritura conocida, el protocuneiforme. Las fichas de arcilla se utilizaban para representar bienes e incluso puede que unidades de tiempo empleado en el trabajo, haciéndose su número y tipos cada vez más complejos según avanzaba la civilización. Se alcanzó un alto grado de complejidad cuando se tuvo que manejar más de cien tipos distintos de fichas, y estaban envueltas con arcilla, con marcas que indicaban el tipo de fichas del interior. Estas marcas pronto reemplazaron a las fichas en sí, y los envoltorios de arcilla se constituyeron, como puede demostrarse, en el prototipo de las tablillas de escritura sobre arcilla." 

The Lost Civilizations of the Stone Age (Richard Rudgley)

Bases de datos prehistóricas

1760 a.C. 2009

Información estructurada vs documento

class Factura {    protected int id;    protected Cliente cliente;    protected Date fecha;    protected Time hora;    protected float precio;}

Nuestras vidas son los ríosque van a dar en la mar,

qu'es el morir;allí van los señoríos

derechos a se acabare consumir;

allí los ríos caudales,allí los otros medianos

e más chicos,allegados, son iguales

los que viven por sus manose los ricos.

Jorge Manrique

¿Qué es gestión documental?

Gestión documental != ECM

¿Qué es ECM?

La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una de las estrategias y tecnología empleadas en la industria de la tecnología de la información para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de documentos y contenido. Evidentemente se debe entender que los documentos también son contenidos y deben ser gestionados como tales. 

Wikipedia

¿Qué es ECM?

...o sea, la plataforma informática para la Gestión Documental y las nuevas posibilidades que plantea.

• Compartición a grandes velocidades/distancias

• Búsqueda• Control de acceso • Explotación automatizada• ...

Las 7 C: cumplimiento

 • Leyes de manejo de documentos físicos • Normas de

calidad • LOPD

Las 7 C: control

 

Las 7 C: coste

• El tiempo es oro• La información es poder• En caso de desastre, la

ausencia de copias de seguridad puede llegar ahundir la empresa

• En caso de juicio, la ausencia de documentación es una derrota casi segura

• El cumplimiento ahorra sanciones

Las 7 C: colaboración

"Los mercados son conversaciones" Manifiesto Cluetrain

• Compartir• Reutilizar• Crear entre varios

Las 7 C: continuidad

Los documentos digitales no se desgastan con el tiempo y resisten a desastres (si hay copia de respaldo)

Las 7 C: calidad

Un ECM debe ayudar a mejorar la calidad de los documentos, evitando errores, manteniendo la información actualizada y según un estándar de calidad.

Las 7 C: competitividad

• El mercado es cada vez más abierto y cambiante• Necesiatamos absorver y asimilar el conocimiento • El ECM aumenta la productividad

Funcionalidades del software ECM 

Almacenamiento

Ubicación Taxonomía

Búsqueda Autenticación Seguridad 

Recuperación Recuperación de desastres VersionadoArchivado Clasificación Distribución 

Flujos de trabajo Autenticidad

Escaneo Indexación Creación Captura 

Trazabilidad DescripciónPeríodo de retención 

Ubicación de los documentos

¿Dónde se almacenarán los documentos? ¿Dónde necesitarán los usuarios acceder a los ellos? Los archivadores tradicionales y los viajes que hay que dar para llegar a las estanterías son análogos a la navegación por los programas en las estaciones de trabajo de los ECM.

Almacenamiento

¿Cómo se archivan los documentos? ¿Qué metodos se usarán para organizar o indexarlos?  Los ECM antiguos utilizan bases de datos para almacenar metadatos y el sistema de archivos para almacenar los documentos. Hoy en día, toda la información se guarda en la base de datos.

Nueva tendencia: bases de datos orientadas a documentos

Recuperación

¿Cómo se encuentran los documentos? Típicamente, la recuperación abarca tanto la navegación a través de documentos como la búsqueda de información específica. ¿Qué tipo de información sobre los documentos se guardará para una recuperación rápida de los mismos?

Seguridad y autenticación

¿Cómo se evita que personas no autorizadas lean, modifiquen o destruyan documentos? ¿Cómo manejar el copyright y otras restricciones legales? ¿Cómo manejar el cumplimiento de la LOPD?

• Seguridad "clásica" de aplicaciones: log, conexiones seguras, seguridad de red y sistemas...

• Encriptación de datos, firma digital y certificados.

• Ejemplo: negociación de contratos on-line con Tractis.

• Usuarios y permisos. Listas de control de acceso (ACL).

Recuperación de desastres

¿Cómo podemos recuperar los documentos en caso de pér-dida, desastre natural o destrucción de los equipos? Backup

Backup

Más backup

Período de retención y archivado¿Durante cuánto tiempo deben ser mantenidos los documentos? ¿Se les pone fecha de caducidad? ¿Se bloquean pasado cierto tiempo?

Criterios informales → normas formales

Archivado

Preservar los documentos para su disponibilidad en el futuro

• Formatos estándar y compatibles hacia adelante• Dispositivos de archivado, soportes duraderos

Distribución

¿Cómo hacer que los documentos estén disponibles para la gente que los necesita?

• Interfaces web• Invitaciones para compartir documentos (Google Docs)• Gestión de contenidos web

Flujos de trabajo

"A workflow consists of a sequence of connected steps" 

(Wikipedia)

1. Crear documento2. Revisarlo3. Aceptarlo4. Publicarlo

Creación (autoría)

• Redacción o envío de documentos

• Editores WYSIWYG• Integración con Office

Captura (escaneo)

• Documentos de origen no digital

• OCR

Autenticidad

• Firmas y certificados digitales• Encriptación

Trazabilidad

~ Versionado y workflow ~ Cumplimiento

"Procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas."(Wikipedia)

Indexación y búsqueda

• Data warehouse• Compatibilidad con múltiples formatos • Herramientas de búsqueda fina y/o semántica

Descripción y clasificación

• Metadatos• Taxonomía

Características técnicas del ECM

• Alta escalabilidad y rendimiento• Integración con herramientas ofimáticas y escritorio.• Integración con otros software empresariales• Tecnologías de la web.

Características técnicas del ECM

Tecnologías de la web

Características técnicas del ECM

Tecnologías de la web

Web

World Wide Web es un sistema de documentos de hipertexto y/o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet. Con un navegador web, un usuario visualiza sitios web compuestos de páginas web que pueden contener texto, imágenes, videos u otros contenidos multimedia, y navega a través de ellas usando hiperenlaces.

Wikipedia

Tecnologías de la Web

SML WSDL P3P SOAP

JavaScript SKOS HTML SVG

MathML  RDFa SPARQL XLink OWL

AJAX RDF XSD VoiceXML Widgets

CSS  ATAG XSL XPath XML

HTTP DOMGRDDL PICS XForms

Web

Primera página web

Web

ECM sin Web

• Entorno cerrado (comunicación interna)

• Instalaciones (barrera de entrada)

• Difícil integración

Web

ECMcon Web

• Interoperabilidad• Gestión de contenidos web

(comunicación externa)• Integración con otros

sistemas a través de Web Services y REST

Web Content Management

Una de las grandes ventajas del uso de tecnologías web en la ECM es la posibilidad de gestionar también, desde las mismas herramientas, contenidos típicos de un sitio web. Esto implica manejar las características técnicas (documentos HTML, diseños personalizados, funcionalidad ad-hoc como comentarios, encuestas, etc) y de diseño (modelos de autoría y distribución, permisos, etc)

ECM vs Intranet

Concepto clásico de Intranet: "red interna de aplicaciones y servicios"Concepto popular: "carpeta compartida o página web cutre con repositorio de información"

Concepto moderno: "no hay Intranet" ECM + WCM + Estrategia web sustituyen a las Intranets en gran medida.

Las intranets pasan a ser, en los sistemas modernos, portales del empleado, espacios internos de web

En resumen...

• La gestión de documentos es tan antigua como la escritura• En la empresa se generan y mueven información no

estructurada (documentos) que representan el conocimiento de la empresa.

• Los ECM deben proveer herramientas y métodos eficientes para obtener documentos de otros soportes, y gestionar documentos antiguos. 

• Los ECM deben gestionar eficientemente los usuarios, listas de permisos, historial de versiones y múltiples formatos de documentos.

• Los ECM tienen retos técnicos tales como búsqueda full-text, manejar grandes cantidades de datos en tiempos pequeños de respuesta y sincronización con software ofimático.

En resumen...

"La informática es la ciencia de cómo crear programas, no cómo crear ordenadores; y como los programas sirven para resolver los problemas de la gente, un informático debe principalmente entender a la gente."  (Edsger Dijkstra)