Instructivo de Supervisión

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República de Colombia Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia De la Fuente de Lleras Dirección de Primera Infancia

Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75. PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co

INSTRUCTIVO DE SUPERVISIÓN DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE FUENTE DE LLERAS

2016

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CONTENIDO

CONTENIDO .................................................................................................................... 2 INSTRUCTIVO DE SUPERVISIÓN EN LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA ....................................................................................................... 4 1. OBJETIVO ................................................................................................................. 4 1.1. Objetivo general ...................................................................................................... 4 1.2. Objetivos específicos .............................................................................................. 4 2. ALCANCE .................................................................................................................. 4 3. PROPÓSITO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN ................................................... 5 4. ACTORES Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN: ............. 5 4.1. Equipos de Supervisión de los Centros Zonales:……………….…………………….. 5 4.2. Equipo de apoyo a la supervisión de la Sede Nacional DPI:………………..………...7 5. UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LAS VISITAS DE SUPERVISIÓN……………10 6. ESQUEMA DE SUPERVISIÓN DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA.................. 11 7. ACTIVIDADES DE PLANEACIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN…………………………………………………………………………………20 7.1. Definición de lineamientos para el esquema de supervisión ................................ 20 7.2. Actividades de planeación para la supervisión de contratos……………………….20 7.3. Diseño y ajuste de los instrumentos de supervisión ........................................... 211 7.4. Socialización de los instrumentos de visitas de supervisión a las EAS y UDS ... 211 7.5. Identificación de las EAS y UDS a visitar ............................................................ 222 7.6. Preparación de la visita de supervisión a EAS y UDS ........................................ 222 8. ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN ........................................................................... 233 8.1. Visita de supervisión ........................................................................................... 233 8.2. Reporte de observaciones .................................................................................. 233 8.2.1. Registrar resultados de visitas……………………………………………………….. 24 8.2.2. Reportar las Situaciones de Acción Inmediata SAI al supervisor del contrato…. 25 8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisión………………… 25 9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO ......................................... 277 9.1. Informe del Supervisor ........................................................................................ 277 9.2. Comités Técnicos Operativos ............................................................................... 28 9.3. Comité Técnico Regional .................................................................................... 288 9.4. Seguimiento Dirección de Primera Infancia ........................................................ 288 9.4.1. Seguimientos periódicos .................................................................................. 288

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9.4.2. Visitas de acompañamiento………………………………………………………… 29 9.4.3. Planes de choque…………………………………………………………………… 29 9.4.4. Visitas preventivas………………………………………………………………….. 29 9.4.5. Visitas de enfoque diferencial…………………………………………………...... 29 9.4.6. Visitas denuncias y derechos de petición………………………………………... 29

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INSTRUCTIVO DE SUPERVISIÓN EN LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA

INFANCIA

1. OBJETIVO

1.1. Objetivo general

Orientar a los profesionales en la realización del ejercicio de supervisión a partir del control y monitoreo permanente a las Entidades Administradoras del Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS) que pertenecen a los programas para la atención a la primera infancia, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los referentes de calidad en cada componente de atención.

1.2. Objetivos específicos

Describir el funcionamiento del esquema de supervisión, así como sus procedimientos e instrumentos.

Orientar sobre la ruta procedimental que se debe completar en las actividades de supervisión por parte de los equipos de apoyo a la supervisión y el supervisor de los contratos de aporte.

Facilitar al equipo de supervisión la planificación de sus tareas sobre la base del esquema de supervisión.

2. ALCANCE

Los lineamientos descritos en este documento aplican para todas las modalidades de atención en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos técnico–administrativo, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer información sobre el cumplimiento de los mismos en términos de las obligaciones contractuales, para que las instancias competentes puedan implementar las acciones que permitan contribuir con el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la adecuada prestación del servicio.

Las visitas de supervisión a UDS/EAS constituyen un ejercicio de apoyo a la supervisión de contratos, no debe entenderse este como el único medio para realizar la supervisión de los mismos.

Bajo ninguna razón los supervisores de contratos y los profesionales del equipo de supervisión deberán limitarse a la revisión de este documento. El Manual de contratación, la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF vigentes son los documentos de referencia finales para el ejercicio de la supervisión contractual.

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3. PROPÓSITO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN

Realizar seguimiento a la ejecución de los compromisos contractuales relacionados con los programas para la atención a la primera infancia.

Articular con las Direcciones Regionales y Centros Zonales el proceso de supervisión en las modalidades familiar, institucional y comunitaria.

Medir los niveles de calidad de la prestación del servicio de atención integral a la Primera Infancia en la las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.

Articular de manera simultánea las estrategias de acompañamiento, seguimiento y asesoría en territorio (asistencia técnica, fortalecimiento) con la supervisión para mejorar la prestación del servicio de atención.

Generar apropiación de prácticas de articulación en los diferentes niveles a través de la socialización de hallazgos positivos y negativos mediante el diálogo técnico de las UDS y EAS con los equipos de supervisión, los centros zonales, regionales y el nivel nacional.

Detectar en primer nivel las necesidades de intervención de las Unidades de Servicio UDS y Entidades Administradoras de Servicio EAS.

Monitorear el cumplimiento de las condiciones de calidad en los componentes de educación inicial en el marco de la atención integral a la Primera Infancia (familia, comunidad y redes, nutrición y salud, pedagógico, ambientes educativos y protectores y administrativo y financiero) contando con evidencias que soporten su cumplimiento.

Verificar que las acciones sobre los componentes en los programas de atención a la Primera Infancia sean realizadas bajo los lineamientos de expedidos.

Monitorear que las acciones de las EAS estén orientadas al desarrollo integral en la atención a los niños y niñas.

4. ACTORES Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN:

4.1 EQUIPOS DE SUPERVISIÓN DE LOS CENTROS ZONALES

Supervisor Centro Zonal: Profesional en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en psicología, sociología, antropología, artes liberales, educación, trabajo social, y afines, derecho y afines, economía, ingeniería administrativa, con tarjeta profesional, encargado de verificar, controlar y realizar monitoreo permanente a las Entidades Administradoras de Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS) de acuerdo con lo descrito en la Guía del Supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF.

Adicionalmente, el supervisor del contrato, será el responsable de coordinar y liderar el equipo de apoyo a la supervisión, hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de visitas y consolidar la información correspondiente al ejercicio de supervisión, todo lo anterior con el apoyo de los profesionales de apoyo, quienes suministrarán los insumos correspondientes al ejercicio de la supervisión.

Equipo de apoyo a la supervisión Centro Zonal: Conjunto de profesionales ubicados en un mismo Centro Zonal que cumplen con los siguientes perfiles y funciones:

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Gráfico 1. Equipo de Supervisión Centros Zonales

Tabla 1. Perfiles del equipo de supervisión de los centros zonales

Tabla 2. Relación instrumentos por componentes, modalidad y profesionales

VISITAS UNIDADES DE SERVICIO

INSTRUMENTOS / MODALIDAD

SERVICIO COMPONENTES PROFESIONAL

Modalidad Institucional UDS

Centro de Desarrollo Integral – CDI

Hogar Infantil

HCB Múltiple

HCB Empresarial

Jardín Social

Componentes de la atención: Familia comunidad y redes. Salud y nutrición Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y protectores

Profesional Técnico y Financiero

ROL PERFIL COMPONENTES A EVALUAR UNIDAD DE

OBSERVACIÓN

Profesional Técnico

Profesional en nutrición. EVALUACIÓN INTEGRAL:

Salud y Nutrición

Procesos Pedagógico

Ambientes Educativos y

Protectores

Familia, Comunidad y Redes

Administrativo y de Gestión

UDS

Profesional en educación. UDS

Profesional en psicología, trabajo social o trabajo en desarrollo familiar.

UDS

Profesional Financiero

Profesional contratista en contaduría o administración financiera.

EAS/UDS

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SERVICIO COMPONENTES PROFESIONAL

Modalidad Familiar UDS

Desarrollo en medio Familiar

Hogares FAMI

Administrativo y de Gestión


Modalidad comunitaria UDS

HCB Tradicional

HCB Grupal


Tabla 3. Relación instrumentos por componentes, modalidad y profesionales

VISTAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO


SERVICIO ASPECTOS A EVALUAR PROFESIONAL

Modalidad Institucional EAS

Centro de Desarrollo Integral – CDI

Hogar Infantil

HCB Múltiple

HCB Empresarial

Jardín Social Financiera y contable

Administrativa

Legal

Técnica


Modalidad Familiar EAS Desarrollo en medio Familiar

Hogares FAMI


Modalidad comunitaria EAS

HCB Tradicional

HCB Grupal


4.2. Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional DPI:

Profesionales en diferentes disciplinas académicas, encargados de la formulación e implementación de los lineamientos de supervisión de las modalidades de primera infancia, dentro del marco del cumplimiento de la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, según las Regionales y/o Centros Zonales en los que sean asignados.

El equipo de supervisión de la Dirección de Primera Infancia, está conformado por dieciséis profesionales dedicados a apoyar el funcionamiento del esquema de supervisión en los territorios. Entre los cuales de identifican tareas puntuales como la coordinación nacional de supervisión, dos (2) profesionales que cumplen las funciones de supervisores en las macro regiones, equipos de gestión jurídica y financiera, análisis de datos y de gestión administrativa y profesionales que cumplen las funciones de asesores territoriales en los departamentos (regionales), según el esquema presentado en el Gráfico .

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Gráfico 2. Equipo de Supervisión Dirección de Primera Infancia

Funciones del equipo de la Sede Nacional

Coordinación Nacional de Supervisión • Generar reportes consolidados a nivel nacional sobre los resultados de supervisión • Elaborar informes de resultados del esquema de supervisión. • Generar insumos para respuestas a requerimientos de entes de control. • Realizar desplazamiento a UDS y EAS para visitas • Participar en mesas de trabajo con instituciones externas e internas de la DPI. • Asistir a los comités directivos de la DPI. • Proyectar necesidades de recursos para la operación del esquema de supervisión. • Elaborar y hacer seguimiento a planes de mejora para Contraloría • Programar planes de choque de acompañamiento de las regionales. • Desarrollar estrategias de mejoramiento del esquema de supervisión. • Definir y/o actualizar los lineamientos para el esquema de supervisión.

Coordinación Macro

• Realizar desplazamiento a UDS y EAS para visitas

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• Revisar los datos de número de visitas de supervisión de cada regional • Revisar la información reportada por los asesores territoriales sobre el indicador

relacionado con el porcentaje de cumplimiento de la programación. • Apoyar la elaboración de los informes mensuales de supervisión. • Responder las inquietudes provenientes de las regionales sobre el esquema de

supervisión. • Organizar en la carpeta segura la información que resulta del ejercicio de supervisión por

Regional. • Revisar el cronograma de visitas de los asesores territoriales y sus respectivas

comisiones. • Desarrollar estrategias de mejoramiento del esquema de supervisión. • Definir y/o actualizar los lineamientos para el esquema de supervisión

Equipo jurídico y financiero

• Realizar respuestas a denuncias y derechos de petición y responder requerimientos de entes de control y PQR.

• Prestar apoyo jurídico financiero a los supervisores de contratos de la Regional y Centros Zonales.

• Visitar a las regionales para brindar soportes puntuales desde el punto de vista legal y financiero.

• Identificar cuales denuncias son susceptibles de visita por parte del equipo de la Sede Nacional.

• Notificar por escrito los resultados al supervisor del contrato sobre hallazgos identificados en las UDS visitadas.

• Mantener actualizada la matriz de seguimiento a denuncias, quejas y peticiones con sus respectivos documentos soportes.

• Hacer el manejo y control de las solicitudes enviadas por las regionales al correo destinado para tal fin.

Equipo de gestión de análisis de datos

• Diseño y validación de los formatos para el registro de los resultados de las visitas de supervisión.

• Elaboración de la programación de vistas de supervisión y envío de la misma por correo electrónico a los directores regionales.

• Consolidación de resultados a nivel regional y nacional. • Medición y reporte de indicadores. • Análisis de resultados por nivel, modalidad, y componentes. • Reporte de resultados del esquema. • Definición de estrategias para la mejora del esquema.

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• Articulación con asistencia técnica y fortalecimiento en todos los niveles. • Consolidación Nacional de los formatos SAI. • Vistas a regionales en los casos en los que sea necesario. • Seguimiento a la ejecución de los recursos viáticos para comisiones de los grupos de

supervisión de los centros zonales. • Seguimiento a las solicitudes de recursos físicos y económicos para la operación del

esquema de supervisión. Asesores Territoriales

• Seguimiento al desarrollo del proceso de supervisión. • Seguimiento al cumplimiento de metas. • Entrenamiento a equipos en territorio con visitas a UDS. • Reporte de hallazgos que evidencien presuntos incumplimientos. • Solicitar información a los equipos de CZ y Regionales para levantamiento del indicador

de cumplimiento de visitas. • Confrontar soportes de visitas, para reportar indicador de cumplimiento de visitas de

supervisión. • Retroalimentar y solicitar información a los equipos de los CZ y Regionales sobre los

ajustes de la información de acuerdo a la revisión. • Implementación de estrategias y mejoras al esquema en territorio. • Suministrar insumos al equipo jurídico y financiero para la respuesta de petición de

denuncias, quejas, inconsistencias, etc. • Realizar visita a las UDS objeto de denuncias, quejas, inconsistencias, etc. (Realizar

informes de comisión) • Realizar visitas de Planes de choque. (Realizar informes de comisión) • Entregar retroalimentación a Regionales y centros zonales sobre los hallazgos

encontrados en las visitas. Gestión administrativa

• Brindar soporte administrativo a la gestión del equipo de supervisión de la Sede Nacional.

5. UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LAS VISITAS DE SUPERVISIÓN

Entidad Administradora de Servicio (EAS): Con quien el ICBF celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños y niñas de acuerdo con las modalidades de servicio definidas por el ICBF.

Unidad de servicio (UDS): Responsable de atención a niños y niñas y sus familias (hogares comunitarios de bienestar, centros de desarrollo infantil, hogares infantiles etc.).

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6. ESQUEMA Y OPERACIÓN DE LA SUPERVISIÓN

El esquema se encuentra enmarcando dentro de los lineamientos de la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, donde se establecen las actividades, las responsabilidades y los documentos a revisar para cada uno de los elementos a verificar durante el plazo de un contrato.

Dentro del esquema, el supervisor del contrato, apoyado por el equipo de supervisión, es el responsable de dar total cumplimiento a las funciones propias de la supervisión contractual, las cuales establecen la verificación desde cuatro perspectivas:

Supervisión administrativa Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente administrativo se encuentran las siguientes:

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión. Verificar que existan los permisos y licencias necesarias para la ejecución del objeto

contractual. Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractuales y

post-contractuales. Verificar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones del sistema integrado de

gestión, a través del diligenciamiento y verificación de las actividades que se relacionan en el formato de informe de supervisión1.

Recopilar la documentación producida en la creación del contrato. Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato,

manteniéndola a disposición de los interesados. Enviar la documentación que se origine dentro de la ejecución de un contrato, al grupo de

Gestión Documental, o quien haga sus veces. Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, con la

periodicidad que se requiera. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista,

durante la ejecución del contrato. Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista2. Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relación con la ejecución del

contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones. Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su

funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental

que sean aplicables.

1 Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 22-23-24 2 Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 24-25-26-27

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Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato3.

Supervisión financiera La supervisión financiera se debe dirigir a vigilar la inversión del presupuesto asignado para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que el gasto se efectúa de manera ajustada a la destinación y montos previos en el contrato y plan operativo y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos.

Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos.

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión.

Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. Revisar y tramitar ante la oficina que corresponda, las solicitudes de pago del

contratista y llevar un registro cronológico de pagos, ajustes y deducciones efectuados. Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del

cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello. Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el

cumplimiento de los pagos a proveedores frente a la prestación del servicio. Tener en cuenta, para efectos de pago, al finalizar la respectiva vigencia fiscal las

cuentas por pagar, reserva presupuestal, y las vigencias expiradas. Apoyar el proceso de liquidación desde lo financiero. Solicitar los estados financieros del contrato. Solicitar las declaraciones de impuestos.

Supervisión Legal Su objetivo se centra en supervisar el cumplimiento de las normas jurídicas, actos administrativos y en general el complemento jurídico que contiene el contrato y demás documentos que obligan.

Verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.

Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello hubiere lugar.

Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones a los contratos.

Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las

recomendaciones a que haya lugar.

3 Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 27-28-29

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Velar por el oportuno tramite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación al desarrollo del contrato.

Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los valores establecidos.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

Promover el oportuno ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley.

Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones.

Informar a los ordenadores del gasto correspondiente las circunstancias y hechos que considere afecta la conducta transparente ética de los servidores públicos y contratista.

Expedir certificaciones de todos los contratos que celebre el ICBF que se encuentre en ejecución o en trámite de liquidación al momento de la solicitud.

Supervisión Técnica Las actividades de supervisión relacionadas con el componente técnico se encuentran las siguientes:

Controlar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato, en sus anexos y demás normas reguladoras.

Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato.

Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados.

Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecución. Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las

especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas.

Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto. Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos

para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión.

Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión.

Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los contratos.

Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas.

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Verificar el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista, de las condiciones técnicas exigidas por el ICBF.

Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato.

Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control del cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Elaborar un documento periódico con los análisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operación de cada uno de los proyectos o programas.

Elaborar las certificaciones para el reconocimiento de pagos a los contratistas, previa verificación de requisitos y control de ejecución presupuestal.

Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadanía, veedurías o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepción y trámites de estas.

Mantener relación entre supervisor e interventor durante la ejecución contractual.

A partir de las visitas a UDS y EAS, el equipo de supervisión valida que, durante la prestación del servicio, se evidencie el adecuado desarrollo del objeto y alcance del contrato, así como el cumplimiento del 100% de las obligaciones contractuales.

Gráfico 3. Articulación de la supervisión contractual con las visitas de supervisión

Mirada integral de la

supervisión

EAS

Administrativa

Legal

Financiera

Técnica

UDS Técnica

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A través de las visitas a UDS y EAS se verificará el cumplimiento real de las obligaciones contractuales (Gráfico 3) frente a la prestación del servicio a nivel administrativo, financiero y contable, técnico y legal, se identifican situaciones que requieren ser confirmadas en territorio para evidenciar su real cumplimiento o funcionamiento por parte de la entidad contratista. La operación del esquema (Gráfico 4) inicia con un proceso de planeación que incluye la definición de los lineamientos para la supervisión de los contratos, como esquema y operación de la supervisión a nivel nacional y regional, instructivo dirigido a los supervisores, instrumentos de verificación de obligaciones contractuales para aplicar en EAS y UDS y procesos de capacitación. Dando continuidad a la operación, se lleva a cabo el proceso de programación de visitas, las cuales se realizaran desde la Dirección de Primera Infancia con los siguientes criterios de priorización:

- EAS y UDS que se encuentren referenciadas por algún tipo de denuncia

- EAS y UDS priorizadas por resultados de visitas de supervisión adelantadas en la vigencia

2015.

- Muestra representativa de las UDS que cubra el 100% de EAS y el 100% de contratos.

Por su parte, las visitas a las EAS y UDS permiten identificar las situaciones que se encuentren por fuera de los lineamientos y que ameritan un seguimiento del supervisor, a través de acciones inmediatas o mediante el inicio de un proceso por presuntos incumplimientos contractuales, todo lo anterior enmarcado dentro de los mecanismos contemplados en la Guía de supervisión vigente y las leyes nacionales sobre contratación estatal.

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Gráfico 4. Operación del esquema

Para el desarrollo de las visitas, se ha definido realizar una mirada integral, a través de los equipos de supervisión, quienes realizan el seguimiento y monitoreo de las obligaciones contractuales desde el territorio (Gráfico 4) realizando las visitas a Entidades Administradoras del Servicio y Unidades de Servicio en referencia a las obligaciones Financieras y contables, administrativas, legal y Técnica, teniendo en cuenta las modalidades de atención y el tiempo requerido para la supervisión. Frente a las observaciones obtenidas como resultados de las visitas, el supervisor deberá indicar las acciones inmediatas a realizar indicando el tiempo establecido para su realización, razón por la cual se llevará a cabo el proceso de seguimiento a los compromisos y recomendaciones obtenidas a partir de las visitas de supervisión.

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Gráfico 5. Visitas de supervisión

Los supervisores de los contratos deberán reportar periódicamente los resultados de las visitas de supervisión a los coordinadores de centros zonales, coordinación de asistencia técnica y Dirección Regional para el análisis interno de los resultados y la toma de decisiones que permitan a la regional iniciar las acciones contractuales correspondientes o las actividades de asistencia técnica que permitan mejorar la prestación del servicio. De acuerdo con los resultados a nivel zonal y regional, desde la Dirección de Primera Infancia se formularán planes de asistencia técnica para apoyar los compromisos y recomendaciones adquiridos durante las visitas a las UDS y EAS, ya sea de manera grupal o para cada caso en particular. Nota 1. Los profesionales del equipo de supervisión no deben brindar asistencia técnica a las UDS y EAS. No obstante, podrán hacer explicaciones técnicas referidas a los aspectos evaluados, los medios de verificación y las evidencias solicitadas para que el ejercicio de supervisión sea claro y transparente.

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Los supervisores en ejercicio de sus designaciones deben aplicar todas las acciones tendientes para velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas aquellas obligaciones inherentes al mismo, disponiendo del grupo de herramientas eleborado para ellos por el ICBF, como lo es la Guía del Supervisor ICBF, donde se encuentran incorporados, otros instrumentos de apoyo como el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011, Manual de Contratación del ICBF (Resolución 1100 del 10 de Marzo de 2015), capacitaciones entre otros, que lo orientaran a verificar con certeza el cumplimiento de las obligaciones enmarcadas dentro de las etapas contractual y poscontractual. Bajo este propósito, el seguimiento que se debe hacer consiste en supervisar los componentes técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que versan de acuerdo a las obligaciones y objeto contractual. En virtud de la designación de supervisión y evidenciadas acciones u omisiones que lleven a inferir en un posible incumplimiento por parte del contratista, el Supervisor inicialmente deberá requerir por escrito cuantas veces considere oportunas al contratista, dentro del plazo de ejecución del contrato, donde se describa la obligación (s) objeto de incumplimiento, causas y término otorgado para resarcir o ejecutar la obligación (s). El incumplimiento contractual, se refiere a cualquier falta de realización, realización irregular o incompleta de las prestaciones u obligaciones asumidas contractualmente. En todo momento el supervisor deberá asesorarse del enlace jurídico de Primera Infancia de la regional y de la Oficina Jurídica de la misma, para iniciar cualquier acción de tipo contractual, judicial o extrajudicial frente a presuntos incumplimientos por parte del operador. La Dirección de Primera Infancia brindará asesoría al Supervisor para requerir a la EAS y a las Regionales para adelantar el proceso de incumplimiento contractual. Así mismo, la DPI podrá requerir al Supervisor contractual y a los Directores Regionales con el propósito de conocer las acciones adelantadas frente a los hallazgos evidenciados y el nivel de cumplimiento del objeto contractual. Una vez el supervisor determine que existe un posible incumplimiento del contrato, realizará el requerimiento a la EAS sobre la presunta irregularidad detectada durante las visitas de supervisión, especificando el tiempo de respuesta a su requerimiento. La EAS deberá dar respuesta oportuna al requerimiento del supervisor, quien determinará si la respuesta es satisfactoria y no da lugar a la aplicación del procedimiento sancionatorio, o por lo contrario, la respuesta no es satisfactoria frente al requerimiento, lo cual implica la elaboración del informe de supervisión para el ordenador del gasto y asesor jurídico de la Regional. El ordenador del gasto evaluará los hechos presentados por el supervisor y citará por escrito al representante legal y a la aseguradora a una audiencia pública en donde se mencionarán los hechos que soporten el incumplimiento de las obligaciones contractuales y las posibles consecuencias. En este caso el representante legal de la administradora de servicio presentará

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sus descargos, explicaciones y aportará pruebas que permitan evidenciar el cumplimiento de sus obligaciones.

A partir de los hechos presentados en la audiencia se determina si hay o no lugar a la declaratoria del incumplimiento, así se podría dar la resolución en dos términos, en caso de no proceder se da la resolución de archivo y en el caso de declararse el incumplimiento se da la resolución sancionatoria.

Gráfico 6 Esquema de visitas y seguimientos a UDS y EAS

El proceso supervisión, es un proceso permanente en el que el supervisor del contrato deberá adelantar las verificaciones correspondientes desde las perspectivas administrativa, financiera, legal y técnica conforme a lo descrito en la Guía del Supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF. El supervisor del contrato podrá programar visitas aleatorias a las EAS en cualquier momento, incluso, el mismo podrá realizarlas cuando así lo considere necesario.

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7. ACTIVIDADES DE PLANEACIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN

La planeación del esquema de supervisión inicia con la definición de lineamientos para el ejercicio de supervisión hasta la preparación de las visitas a UDS/EAS; a continuación se describe, para cada caso, los elementos más significativos.

7.1. Definición de lineamientos para el esquema de supervisión

El equipo de supervisión de la Dirección de Primera Infancia establece los lineamientos para el ejercicio de supervisión. En dichos documentos se describe detalladamente, para cada caso, las actividades y las responsabilidades de cada nivel según corresponda, por lo cual los supervisores y los profesionales del equipo de supervisión deberán estudiarlos detenidamente.

7.2. Actividades de planeación para la supervisión de contratos

A continuación se listan las actividades generales asociadas a la etapa de planeación de la supervisión de contratos de aporte del ICBF, para mayor claridad sobre cada actividad remítase al Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF.

Tabla 4. Actividades de planeación en la supervisión de contratos4

TIPO DE SUPERVISIÓN ACTIVIDADES

Administrativa Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual. Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual. Definir controles operacionales asociados al sistema integrado de gestión del ICBF.

Financiera Estudiar la dinámica y manejo de la información financiera que involucra los diferentes niveles del ICBF. Estudiar el sistema financiero del ICBF, sus procedimientos, ciclos, personal involucrado y el producto final. Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de condiciones, fichas técnicas, estudios previos, plan de calidad y demás soportes que hacen parte integral del mismo. Realizar inducción al contratista en lo referente a la dinámica y manejo de la información financiera en el ICBF, para determinar condiciones que regirán el proceso de supervisión.

Legal Verificar los siguientes requisitos e instancias:

PERFECCIONAMIENTO - Suscripción del contrato

LEGALIZACIÓN - Expedición registro presupuestal

4 Manual de Supervisión de Contratos y Convenios por el ICBF

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TIPO DE SUPERVISIÓN ACTIVIDADES

EJECUCIÓN - Expedición registro presupuestal y aprobación de la garantía

Verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello hubiere lugar.

Técnica Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión.

7.3. Diseño y ajuste de los instrumentos de supervisión

La revisión periódica de los instrumentos, parte de la definición de los lineamientos técnicos y administrativos, manuales operativos y normatividad aplicable a las modalidades, con los cuales es factible hacer la formulación de las variables y los criterios que orientaran al supervisor al momento de realizar las visitas e incluir las respectivas observaciones frente a los diferentes componentes de la atención en primera infancia. Definidos estos aspectos e incorporadas las observaciones provenientes de las partes interesadas y los resultados de mediciones anteriores, se elabora el instrumento preliminar, el cual contempla las definiciones de cada variable, los criterios de calidad, las especificaciones de condiciones particulares que deben ser tenidas en cuenta en su aplicación de acuerdo con las particularidades de la modalidad y del territorio.

Cualquier solicitud de modificación de un instrumento en particular, deberá ser remitida, a través del supervisor, al grupo de supervisión de la Dirección de Primera infancia, exponiendo las razones por las cuales es necesario hacer el cambio y la identificación del instrumento que es susceptible de mejorar.

La periodicidad para la revisión de los instrumentos será acordada por la Dirección de Primera Infancia.

7.4. Socialización de los instrumentos de visitas de supervisión a las EAS y UDS

Desde la Dirección de Primera Infancia se desarrolla la socialización de los instrumentos con los profesionales de supervisión de las Regionales.

Desde las regionales, en compañía del equipo de supervisores, se debe gestionar la socialización de los instrumentos de supervisión a los Representantes legales de las EAS y los coordinadores de las UDS, a fin de garantizar que los directamente implicados en la evaluación tienen conocimiento de los criterios e instrumentos. La reunión para desarrollar la socialización de los instrumentos debe constituirse en un espacio formativo, para que realmente los responsables de las unidades y entidades logren concebir que las variables frente a la calidad de la prestación del servicio, son la ruta para una óptima prestación del mismo.

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Desde cada Centro Zonal deben implementarse estrategias adicionales para lograr comunicar y explicar los instrumentos a aquellas unidades y entidades que por su ubicación geográfica es poco probable que asistan a dicha reunión de socialización.

7.5. Identificación de las EAS y UDS a visitar

La identificación de las UDS a visitar será definida por la Dirección de Primera Infancia con base en la información registrada en el sistema de información Cuéntame y teniendo en cuenta los siguientes criterios de priorización:

Tabla 5. Criterios de priorización para las visitas de supervisión

CARACTERÍSTICA DE PRIORIZACIÓN

Resultados de evaluación del año inmediatamente anterior

EAS con reporte de denuncias

Muestreo aleatorio para verificación del cumplimiento de la programación – 100% de los contratos

Una vez identificada la muestra, la Dirección de Primera Infancia remitirá la programación y el traslado de los recursos para los viáticos correspondientes para que los supervisores y equipos de apoyo realicen las visitas de supervisión de acuerdo con el cronograma. El tiempo mínimo que debe transcurrir entre la primera visita y la de seguimiento, según sea el caso y para la evaluación de un mismo componente, es de dos (2) meses a tres (3). Las excepciones a esta regla las definirá el supervisor del contrato o la Dirección de Primera Infancia, teniendo en cuenta situaciones especiales que se puedan presentar.

7.6. Preparación de la visita de supervisión a EAS y UDS

Previo a la realización de la visita, los profesionales de apoyo del equipo de supervisión deberán identificar y conseguir documentos que permitan hacer análisis de la información, como son el contrato, (identificando claramente los compromisos contraídos por el prestador del servicio), los lineamientos técnicos administrativos de la modalidad (relacionados con el componente a evaluar), la canasta de la modalidad, la propuesta de atención del servicio (cuando aplique) y los informes de visitas anteriores, el instrumento de supervisión que apliquen para la modalidad a visitar, los respectivos soportes, entre otros.

Para la modalidad Desarrollo Infantil en Medio Familiar, se deberá notificar a la entidad la semana en la cual se llevará a cabo la vista de supervisión, confirmando el lugar del encuentro, la hora y el sitio donde se resguardan los documentos que serán evaluados en cada componente.

Se deberá llevar a la visita:

Cinta métrica para medir los espacios.

Cámara fotográfica para realizar el registro fotográfico (cuando aplique y sea permitido).

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Gramera para medir las raciones de los alimentos servidos a los usuarios en las modalidades en las que aplique. (revisar el instrumento de supervisión de cada modalidad para validar si se incluye o no la variable alimentación)

Gorro y tapa bocas para el ingreso a las zonas de preparación y almacenamiento de alimentos. Bajo ninguna circunstancia se podrá acceder a estas zonas sin estos dos requerimientos, el incumplimiento por parte de esta directriz se constituye en una falta por parte del equipo de supervisión y de la UDS que lo permite. (aplica obligatoriamente para el componente Salud y Nutrición y el de Espacios educativos y Protectores).

Listado de la muestra de beneficiarios a los que se les validarán los requisitos de la documentación (según la modalidad), teniendo en cuenta que la población corresponde a los cupos contratados en la UDS y no a la suma de cupos contratados con el ICBF.

Instrumento de supervisión para realizar las observaciones de la visita, se recomienda llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS debe quedarse con una copia.

Acta de visita para el registro de las observaciones globales de la visita, se recomienda llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS debe quedarse con una copia.

8. ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN

De acuerdo con lo descrito en la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, el supervisor y el equipo de apoyo deberán realizar las actividades descritas desde la páginas 21 a la 55 de dicho documento.

8.1. Visita de supervisión

El supervisor y el equipo de profesionales de apoyo deberán soportar el ejercicio de supervisión mediante la realización de las visitas en terreno a las EAS y UDS, con el fin verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales para cada modalidad. Las visitas deberán ser realizadas por el equipo de profesionales según la programación definida por la Dirección de Primera Infancia y aplicando los instrumentos establecidos para este fin.

8.2. Reporte de observaciones

Las visitas de supervisión deberán ser registradas de manera inmediata en los formatos que se definan para tal fin. Las visitas serán tenidas en cuenta por UDS y no por profesional que realice la visita, ya que estas son de carácter integral, razón por la cual, el reporte de observaciones es por UDS y no por profesional.

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El supervisor deberá remitir los consolidados al coordinador del Centro Zonal, Coordinación de Asistencia Técnica y Dirección Regional, para el análisis correspondiente y la toma de decisiones pertinente. Una vez la Dirección Regional organice y consolide la información de los equipos de la regional, enviará al asesor territorial del equipo de apoyo a la supervisión de la Dirección de Primera Infancia y al Coordinador de la Macro región correspondiente, el reporte del periodo de evaluación, así como los soportes respectivos. La Dirección de Primera Infancia, a partir de las observaciones remitidas por la regional, elaborará los informes correspondientes a cada periodo para su posterior envío a las oficinas competentes y ajustes en las programaciones de periodos siguientes. A continuación se describen el contenido de los reportes y la forma como estos deberán ser consolidados para el análisis de resultados en los niveles zonal, regional y nacional. 8.2.1. Registrar resultados de visita

El profesional responsable de la visita deberá registrar los resultados en el archivo “Formato Registro de Observaciones” correspondiente a la modalidad y tipo de visita (UDS o EAS). El responsable solo deberá digitar la información correspondiente a la UDS o EAS, según sea el caso, y las observaciones obtenidas para cada variable según los instrumentos de las vistas.

Los campos que se deben diligenciar en el archivo “Formato Registro de Observaciones” son:

Tabla 7. Campos a diligenciar en el “Formato Registro de Observaciones”

CAMPO POR COLUMNA INFORMACIÓN A REGISTRAR

REGIONAL Registre la Regional que suscribió el Contrato de Aporte de los Servicios Misionales

CENTRO ZONAL Registre el Centro Zonal que tiene la jurisdicción del Contrato de Aporte de Servicios Misionales

MUNICIPIO Registre el nombre del municipio donde se encuentra ubicada el Operador

NOMBRE DE LA ENTIDAD O UNIDAD DE SERVICIO

Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio o de la Unidad de Servicio

CÓDIGO CUÉNTAME El código es el asignado por el Sistema Cuéntame a cada UDS, en los casos de las EAS es el NIT.

NIT DE LA ENTIDAD O CC DEL RESPONSABLE DE LA US

Registre el NIT de la Entidad Administradora del servicio o la cedula de ciudadanía del responsable de la Unidad de Servicio

ENTIDAD A LA QUE PERTENECE (APLICA PARA UNIDADES DE SERVICIO)

Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio que administra la Unidad de Servicio (aplica para unidades de servicio)

NIT DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE (APLICA PARA UNIDADES DE SERVICIO)

Registre el NIT de la Entidad Administradora del servicio que administra la Unidad de Servicio (aplica para unidades de servicio)

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CAMPO POR COLUMNA INFORMACIÓN A REGISTRAR

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD O UNIDAD DE SERVICIO

Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio o del responsable de la Unidad de Servicio

DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD O LA UNIDAD VISITADA

Registre la dirección de la Entidad Administradora del servicio o de la Unidad de Servicio

BARRIO/VEREDA DE LA ENTIDAD O LA UNIDAD VISITADA

Registre el barrio/vereda de la Entidad Administradora del servicio o de la Unidad de Servicio

UBICACIÓN DE LA ENTIDAD O LA UNIDAD VISITADA

Registre si la ubicación de la Entidad Administradora del servicio o de la Unidad de Servicio es Urbana o Rural

TELÉFONO DE LA ENTIDAD O LA UNIDAD VISITADA

Registre el teléfono de la Entidad Administradora del servicio o de la Unidad de Servicio

NUMERO DE CASM Registre el número de Contrato de Aporte suscrito con el ICBF

FECHA DE CASM Registre el día, mes y año en el que fue suscribió el contrato de aporte de servicios misionales en formato dd/mm/aaaa

CUPOS CONTRATADOS Registre los cupos contratados por medio del contrato de aporte suscrito con el ICBF

USUARIOS ATENDIDOS EN EL MOMENTO DE LA VISITA (APLICA PARA UNIDADES DE SERVICIO)

Registre el número de usuarios atendidos en el momento de la visita (aplica para Unidad de Servicio)

NUMERO DE VISITA Corresponden al ciclo de la visita, por ejemplo 1 si corresponde al primer ciclo de vistas donde se evalúan los componentes completos por primera vez, 2 si son visitas de seguimiento u otra.

FECHA DE VISITA Registre la fecha de la visita en formato dd/mm/aaaa.

OBSERVACIONES DE LAS VARIABLES

Para cada variable, registre las observaciones diligenciadas durante la visita en la EAS o UDS.

8.2.2. Reportar las Situaciones de Acción Inmediata SAI al supervisor del contrato Todo profesional deberá reportar de manera inmediata estos casos, en el archivo correspondiente a SAI. Se recomienda a cada supervisor coordinar a su equipo para que todos los reportes de SAI se realicen sobre el mismo archivo, el cual se encuentra programado para que alimente una base de datos consolidada con el fin de agilizar el seguimiento a todos los casos detectados.

8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisión a la Sede Nacional El reporte deberá ser enviado por cada supervisor de contrato, a través de correo electrónico, los primeros tres (3) días hábiles de cada mes, al asesor territorial de la DPI con copia al coordinador de la macro región correspondiente. El reporte incluirá el total de visitas de supervisión realizadas durante el mes inmediatamente anterior y requiere del envío de los soportes (“Formato Registro de Resultados”, actas de visitas, SAI, requerimientos). Los aspectos a incluir en el reporte mensual de visitas de supervisión son:

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Tabla 7. Reporte mensual visitas de supervisión

Regional

Modalidad UDS visitas5 EAS visitadas

Institucional

Familiar

Comunitaria

TOTAL

Los documentos a enviar en el correo electrónico por cada equipo de supervisión son:

1. Formato de Registro de Resultados por modalidad (incluyendo todas las visitas realizadas durante el periodo) y equipo de supervisión. Cada equipo deberá reportar los resultados en un único Formato de Registro de Observaciones para cada modalidad y unidad de observación (UDS/EAS). En el Formato de Registro de Observaciones, se deberá incluir los registros de TODAS las visitas realizadas,

2. Formato de seguimiento SAI por equipo de supervisión. Cada equipo deberá reportar los seguimientos en un único formato consolidado.

3. Formato de seguimiento de requerimientos. Cada equipo deberá reportar los seguimientos en un único formato consolidado, el cual será suministrado por la Sede Nacional.

4. Documentos escaneados de cada visita en un solo archivo (uno por visita) en formato PDF., por equipo de supervisión. Cada archivo deberá contener como mínimo los siguientes documentos:

a. Instrumento de supervisión b. Acta de visita

Los documentos en PDF deberán ser nombrados con el número asignado por Cuéntame para las UDS y con el NIT para la EAS.

Para aquellos casos en los que no sea posible enviar por correo electrónico los anexos de las visitas (debido a la capacidad de la cuenta de correo electrónico), las evidencias podrán ser cargadas en la carpeta temporal creada en la NAS para este fin, la ruta es la siguiente:

\\172.16.9.31\ArchivosICBF\Direccion_Primera_Infancia\2016\07.Supervisión\Soportes_Visitas

Con el objetivo de organizar la información, la carpeta donde se carguen las evidencias deberá ser identificada con el nombre de la regional y el centro zonal al que pertenece el equipo de supervisión de la siguiente forma: NOMBRE REGIONAL-NOMBRE CZ.

5 Total de UDS visitadas.

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Es importante mencionar que esta es una carpeta temporal a la que todo colaborador del ICBF tiene acceso, por lo cual se deberá notificar a la DPI de manera inmediata cuando se realice el cargue de la información, de tal forma que el equipo traslade los archivos de manera inmediata a una carpeta segura. Se recomienda al supervisor guardar una copia en el disco local de todas las evidencias de las visitas de supervisión, así como los documentos originales (físicos) en el expediente del contrato.

Nota 2. Para todos los periodos, los reportes deberán ser enviados al Coordinador de Centro Zonal, Coordinador de Asistencia Técnica y Director Regional para el análisis interno de las observaciones y la toma de decisiones que permitan a la regional iniciar las acciones pertinentes para mejorar la prestación del servicio.

9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO

9.1. Informe del Supervisor

El supervisor deberá elaborar los informes periódicos y final de cada contrato de aporte, luego de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales soportados en los informes y evidencias presentadas por las EAS, según la según la frecuencia, lugar y plazo indicados por el ICBF en las cláusulas contractuales. Luego de revisados los informes remitidos por las EAS, el informe periódico/final de supervisión se elabora de acuerdo con los parámetros metodológicos del modelo de informe indicado por el ICBF según la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF (Anexo No. 1 - Formato de Informe de Supervisión) Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación. Adicionalmente se recomienda llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato; ya que para la elaboración periódica de los informes de supervisión, se deben tener en cuenta las comunicaciones enviadas entre supervisor y el contratista, de tal manera que al momento de diligenciar el informe, se cuente con información suficiente sobre la descripción, tipo e identificación del documento, asunto, destinatario, responsable de la respuesta y si esta se dio o no. Todos los hallazgos relacionados con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecución de los recursos, deberán encontrarse sustentados en documentos de trabajo en donde se concrete la evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y sugerencias del caso.

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9.2. Comités Técnicos Operativos

El supervisor debe garantizar la realización de los comités técnicos con la frecuencia que se requiera (cláusula del contrato de aporte), coordinar acciones y hacer seguimiento técnico, administrativo y financiero al contrato, y establecer los procesos y procedimientos requeridos para la adecuada prestación del servicio. El comité será el espacio pertinente para hacer seguimiento a los hallazgos de las visitas de supervisión y/o SAI que requieran de la participación a nivel local o regional de estos actores, o aquellos casos en los que la EAS o UDS no demuestre acciones concretas sobre las recomendaciones del equipo supervisor transcurrido el tiempo para este fin. El comité será el espacio legítimo para la toma de decisiones en el marco de las obligaciones para la prestación del servicio, en concordancia con los lineamientos técnicos y los estándares de la Estrategia de Cero a Siempre, y de aquellos impartidos por la Dirección de Primera Infancia del ICBF, tendrá las siguientes funciones. Las funciones específicas del comité técnico operativo zonal se encuentran descritas en los manuales y lineamientos operativos de cada modalidad.

9.3. Comité Técnico Regional

De la misma manera que con el Comité Técnico Operativo, el supervisor, deberá garantizar que en los Comités Técnicos Regionales se retroalimente, desde los Centros Zonales, a las Regionales y la Sede nacional, sobre los resultados del seguimiento a los contratos en la operación de la Estrategia de Cero a Siempre. Los comités técnicos regionales estarán conformados por el Director Regional, el Coordinador de Asistencia Técnica, los coordinadores de los Centros Zonales, los Profesionales referentes de primera infancia, los supervisores, y un representante de la sede Nacional. Estos Comités se reunirán mínimo una vez por semestre, y cuando los Comités Técnicos Operativos hayan sesionado. Las funciones específicas del comité técnico operativo se encuentran descritas en los manuales y lineamientos operativos de cada modalidad.

9.4. Seguimiento Dirección de Primera Infancia

9.4.1. Seguimientos periódicos Los profesionales de apoyo a la supervisión de la Dirección de Primera Infancia realizarán el consolidado de los resultados por regional para realizar el respectivo seguimiento a lo siguiente:

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1. Cumplimiento al cronograma de visita. 2. Seguimiento a las SAI. 3. Seguimiento y apoyo en los requerimientos y procesos de incumplimiento que adelanten

las regionales. 4. Revisión de soportes de visitas.

9.4.2. Visitas de acompañamiento

Se trata de visitas en las que el equipo de la Sede Nacional, brinda el respectivo direccionamiento y guía en las visitas de supervisión. Son visitas de tipo formativo en las que se explican el diligenciamiento de los distintos instrumentos de supervisión, así como los procedimientos necesarios para llevarlas a cabo. Estas visitas se realizan a las UDS que ya tienen programadas los equipos de los Centros Zonales.

9.4.3. Planes de choque

Visitas realizadas por cuatro profesionales de la Sede Nacional, en las que se cubren componentes particulares de las UDS y que buscan revisar la adecuada prestación del servicio en los mismos.

9.4.4. Visitas preventivas

Estas visitas tienen el propósito de revisar el funcionamiento del esquema de supervisión.

9.4.5. Visitas de enfoque diferencial

El propósito de las visitas de enfoque diferencial, consiste en adelantar el proceso de concertación de los instrumentos de supervisión con los operadores, en aquellas regionales que tienen un alto componente de enfoque diferencial.

9.4.6. Visitas Denuncias y derechos de petición Con el propósito de verificar hechos relacionados en los Derechos de Petición radicados ante la Dirección de Primera Infancia, los profesionales de apoyo a la supervisión de la sede de la Dirección General, con el apoyo del equipo de supervisión del CZ respectivo, realizarán visitas eventuales a UDS y/o EAS de acuerdo con las peticiones realizadas. El procedimiento para este tipo de visitas incluye los siguientes pasos y entregables: Para terminar, vale la pena indicar se podrán sugerir modificaciones al presente instructivo y remitirlas a la DPI para ajustar los documentos correspondientes. Adicionalmente, desde la Dirección de Primera Infancia se realizarán actualizaciones y capacitaciones permanentes que permitan mejorar el ejercicio de supervisión en aras de garantizar la correcta ejecución del mismo.

Instructivo de Supervisión

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