INFORME DE GESTION AÑO 2010 ADMINISTRACION DOCUMENTAL "IPS UNIVERSITARIA"
-
Upload
admondctalipsudea -
Category
Education
-
view
2.710 -
download
1
description
Transcript of INFORME DE GESTION AÑO 2010 ADMINISTRACION DOCUMENTAL "IPS UNIVERSITARIA"
INFORME DE GESTIONADMINISTRACION DOCUMENTAL
2010
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administración Documental de la “IPS
UNIVERSITARIA” es la dependencia
responsable de recibir, custodiar, conservar y
servir los documentos administrativos de la
institución en términos de oportunidad e
integralidad para la toma de decisiones,
garantizando la operatividad y el flujo de
información de manera permanente y continua.
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
En el año 2010, el área de Administración
Documental fortaleció sus herramientas de
consulta documental para brindar mejor
información a sus usuarios de acuerdo a sus
necesidades. Así mismo, documentó sus
procedimientos internos y lideró la centralización
de la documentación administrativa de la
institución.
PRESENTACION
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
En el mes de julio de 2010, se llevó a cabo la
encuesta de satisfacción del cliente interno
como estrategia de mejoramiento.
En el segundo semestre de ese mismo año, se
habilitó una oficina de apoyo en la sede
administrativa anexa, con el fin de apoyar la
gestión administrativa de la institución,
mejorando así la agilidad en la prestación del
servicio.
PRESENTACION
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Se realizó en conjunto y de manera personal con el Coordinador de
área o unidad para tener la oportunidad de conocer y percibir otros
aspectos que no se reflejarán mediante la encuesta.
La escala de evaluación fue de 1 a 5, evaluando los aspectos de:
Accesibilidad, oportunidad, pertinencia, seguridad y continuidad.
El tamaño de la muestra constó de 24 coordinaciones, elegidas de
acuerdo a la demanda de los servicios de Administración
Documental.
ENCUESTA DE SATISFACCION 2010
FICHA
ENCUESTA DE SATISFACCION CLIENTE INTERNO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Fecha de realización: Del 12/07/2010 y 30/07/2010
Evaluadores: Areas y Unidades "IPS UNIVERSITARIA" Sedes Hospitalaria y Ambulatoria
Metodología:
Se realizó en conjunto y de manera personal con el Coordinador de área o unidad para tener la oportunidad de conocer y percibir otros aspectos que no se reflejadarán mediante la encuesta,
Escala de evaluación:
Se evaluó cada uno de los aspectos de la encuesta en una escala de 1 a 5, siendo: 1 Malo, 2 Deficiente, 3 Regular 4 Bueno y 5 Excelente , los aspectos fueron agrupados en cinco valores que
del SGC de la "IPS UNIVERSITARIA" y un punto opcional para que el evaluador manifestará su percepción general sobre el desempeño del áreae hiciera recomendaciones de mejoramiento
Aspectos
1. ACCESIBILIDAD
2. OPORTUNIDAD
3. PERTINENCIA
4. SEGURIDAD
5. CONTINUIDAD
Punto opcional: De manera general, ¿Cuál es su percepción sobre el desempeño del área Administración Documental?
Total
El total de la encuesta al área es la suma de todos los aspectos dividido por el numero de aspectos evaluados, para esta encuesta se dividió por 12
Análisis de información
Administración Documental analizará el grado de satisfacción que tienen las áreas en el total de todos los valores definidos y de igual manera mediante indicador podrá identificar por cada valor
cuales son los mas fuertes en su gestión de unidad y los mas débiles que ameritan formulación de planes de mejora.
Tamaño de la muestra
24 coordinaciones, así: Contratación, Jurídica; Recurso Humano, Docencia, Tesorería y Cartera, Facturación, Admisiones, Coordinación Médica, Contabilidad, Consulta Externa y Ayudas
Diagnósticas León XIII, Ingeniería, Urgencias, Atención al Usuario, Referencia y Contrarreferencia, Planeación, Compras, Estadística, Comunicaciones, Atención Farmacéutica, Coordinación
Sedes Ambulatorias, Salud Oral, Consulta externa y Ayudas Diagnósticas Ambulatoria, Promoción y Prevención, Cirugía Ambulatoria
62%
38%
ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION GENERAL SOBRE EL DESEMPEÑO DEL AREA
Bueno
Excelente
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
29%
71%
ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA ACCESIBILIDAD
Bueno
Excelente
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
21%
79%
ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA OPORTUNIDAD
Bueno
Excelente
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
29%
71%
ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA PERTINENCIA
Bueno
Excelente
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
37%
63%
ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA SEGURIDAD
Bueno
Excelente
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
37%
63%
Los procesos con los servicios son continuos, sin reprocesos, repetición de tareas o nuevos tramites no especificados con anterioridad por Administración Documental:
Bueno
Excelente
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA CONTINUIDAD
Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Continuando con el registro individual de glosas y devoluciones iniciado en el 2009, el
resultado fue:
REGISTRO DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2010 2716 2271 2623 1876 1787 2898 3015 1725 1846 1371 2063 2305
2009 1394 2166 2434 2995 1573 3354 2128 2199
Promedio 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
can
tid
ad
GLOSAS Y DEVOLUCIONES 2010(Solo físicas – Total 26.496)
Fuente: Administración Documental. Base de datos de registro individual de glosas y devoluciones FGD-09
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Con el objetivo de consolidar el control de la información administrativa institucional, se
realizó el trabajo de centralización de la documentación administrativa, así:
CENTRALIZACION DOCUMENTAL
Fuente: Administración Documental. Inventario de documentos pasivos FGD-13
621
485
419
269 245
184
9365 41 37 31 17 15 7 6 4
CANTIDADES DE EXPEDIENTES CENTRALIZADOS POR AREA 2010TOTAL 2.539
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Como meta fundamental para la estandarización de actividades, en el 2010 se
documentó el proceso de administración documental generando la siguiente
documentación:
DOCUMENTACION DEL PROCESO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El despacho de documentos por correo certificado tuvo el siguiente comportamiento:
CORREO CERTIFICADO
Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02
$ 751,870
$ 1,365,840
$ 1,307,880
$ 1,967,090
$ 1,549,450
$ 1,918,860
$ 2,345,750
$ 1,983,270
$ 1,354,670
$ 1,802,804
$ 1,481,440
$ 1,279,938
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
CORREO CERTIFICADO 2010(3.681 Envíos – Promedio Mes $1.592.405)
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Las devoluciones de correo certificado por área, se comportó de acuerdo al gráfico
siguiente. Para controlar las devoluciones se informó mensualmente a cada
coordinación sobre el comportamiento por área.
CORREO CERTIFICADO
Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02
$ 0
$ 50,000
$ 100,000
$ 150,000
$ 200,000
$ 250,000
DEVOLUCIONES POR AREA CORREO CERTIFICADO 2010(Total devoluciones 159 – Promedio Mes $50.855)
AREA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
En el 2010, la recepción de documentos externos tuvo cifra record: 19.844
documentos, superando cifra del año 2009.
RADICACION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2010 1317 1616 1772 1530 1595 1870 1700 1791 1821 1564 1596 1672
2009 1012 1226 1424 1397 1352 1409 1679 1318 1554 1526 1375 1318
Promedio 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
Can
tid
ad
DOCUMENTOS RADICADOS 2010
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La radicación de documentos se incrementó en 16,3% respecto al año 2009.
RADICACION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental.
2005 2006 2007 2008 2009 2010
Cantidad 5488 5834 9104 11644 16590 19844
0
5000
10000
15000
20000
25000
Can
tid
ad
DOCUMENTOS RADICADOS POR AÑO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La oportunidad en radicación de documentos en 2010 se mantuvo en relativa estabilidad
a excepción de los meses de marzo y abril por falta de recurso humano en el área.
RADICACION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos radicados en < 8 horas
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Logro año 2009 (%) 93.0 78.7 93.6 91.8 93.4 92.0
Logro año 2010 (%) 93.0 90.0 81.5 78.8 97.8 94.7 95.7 89.0 96.5 96.8 89.8 91.9
Meta límite inferior (%) 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0
Meta límite superior (%) 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0
0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0
PR
OP
OR
CIÓ
N
MESES
ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCION DE GLOSAS RADICADAS EN MENOS DE 8 HORAS
Fórmula = Número de glosas radicadas < 4 horas / Número documentos recibidos * 100
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La entrega de documentos físicos a las diferentes áreas de la institución presentó un
indicador superior en el 2010, manteniendo la oportunidad de entrega.
RADICACION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental. Registro de entrega de documentos radicados FGD-06
ENE
Logro año 2009 (%) 80.2 88.1 91.2 95.8 96.8 95.2
Logro año 2010 (%) 98.4 92.1 98.2 98.0 98.4 98.4 99.5 97.0 99.5 96.2 91.9 92.1
Meta límite inferior (%) 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0
Meta límite superior (%) 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0
0.0
20.0
40.0
60.0
80.0
100.0
PR
OP
OR
CIÓ
N
MESES
ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS RADICADOS
Fórmula = Número documentos entregados < 8 horas / Número documentos r ecibidos* 100
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La producción documental en 2010 tuvo la cifra record de 64.530
Fuente: Administración Documental.
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2010 3943 5103 5643 5162 5741 5768 5733 5692 5888 5491 5351 5015
2009 3638 4338 4700 4319 4288 4548 5328 4515 5653 5272 4653 3889
Promedio 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
Can
tid
ad
CANTIDAD DOCUMENTOS ENVIADOS 2010(Incluye documentos internos)
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La producción documental se incrementó en el año 2010 en un 14,5% respecto al año
inmediatamente anterior
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental.
2005 2006 2007 2008 2009 2010
Cantidad 8719 9377 23825 40109 55141 64530
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
Can
tid
ad
PRODUCCION DOCUMENTAL POR AÑOIncluye internos y externos
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El incremento en la producción documental para el año 2010 demandó la programación de 12.532
trámites de mensajería, de los cuales 11.979 fueron efectivos presentando una oportunidad del 95,6%
MENSAJERIA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Logro año 2010 (%) 94.1 93.9 94.4 95.6 97.0 96.9 97.1 97.1 95.4 96.0 94.0 95.6
Logro año 2009 (%) 91.8 88.9 93.1 93.9 92.6 93.1
Meta límite inferior (%) 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0
Meta límite superior (%) 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0
0.0
20.0
40.0
60.0
80.0
100.0
PR
OP
OR
CIÓ
N
MESES
ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE TRAMITES REALIZADOS
MENSAJERIA EXTERNAFórmula = Número trámites realizados/ Número trámites programados * 100
Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Para los 553 trámites no efectivos se presentaron las siguientes causas
MENSAJERIA
Falta de datosEmpresa sin
atenciónDocumento rechazado
Falta tiempo en ruta
Cambio de domicilio
Otras causas
CAUSAS 111 148 131 80 22 61
0
20
40
60
80
100
120
140
160
CA
NT
IDA
D
CAUSAS TRAMITES NO EFECTIVOS 2010
Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El flujo de documentos internos entre las dos sedes principales se mantuvo estable en 2010.
MENSAJERIA
2478
3941 3919
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
2008 2009 2010
FLUJO DE DOCUMENTOS ENTRE SEDESHOSPITALARIA - AMBULATORIA
AÑOS
Fuente: Administración Documental. Registro de documentos enviados FGD-07 y recibidos FGD-08 sedesHospitalaria y Ambulatoria
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
GESTION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No gestionados 2009 8316 8205 10134 9265 9158 10235 13029 11562 12667 10823 13544 12399
Leídos 2009 3814 4396 5104 4835 5412 6080 7346 6678 7059 6791 7417 6962
No leídos 2009 4502 3809 5030 4430 3746 4155 5683 4884 5608 4032 6127 5437
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
Can
tid
ad
DOCUMENTOS LEIDOS, NO LEIDOS YNO GESTIONADOS 2010
Para el 2010 el promedio de lectura se presentó por encima de los documentos no leídos.
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
GESTION DE DOCUMENTOS
Fuente: Administración Documental.
Para el 2010, el promedio de lectura luego de la radicación del documento fue de 7 días.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2010 7.676 10.329 6.047 7.062 8.857 5.805 7.681 7.858 5.626 4.729 4.658 6.589
2009 8.176 7.712 4.914 7.813 5.703 6.494 7.225 4.846 5.556 4.745 4.745 4.634
Promedio 2010 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
0
2
4
6
8
10
12
Pro
med
io (
Día
s)
PROMEDIO LECTURA DOCUMENTOS 2009 - 2010(DIAS)
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PARA EL 2011…
•Continuar con la maduración del proceso digital.
•Creación de un Portal Web para el área de
Administración Documental.
•Generación de campaña de manejo documental a
nivel institucional.
•Generar mercadeo del área de Administración
Documental a través de un Portal Web y campaña de
manejo documental a nivel institucional.