INFORME DE GESTION AÑO 2009 ADMINISTRACION DOCUMENTAL "IPS UNIVERSITARIA"

INFORME DE GESTIÓNADMINISTRACION DOCUMENTAL

2009

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración Documental de la “IPS

UNIVERSITARIA” es la dependencia

responsable de recibir, custodiar, conservar y

servir los documentos administrativos de la

institución en términos de oportunidad e

integralidad para la toma de decisiones,

garantizando la operatividad y el flujo de

información de manera permanente y continua.

PRESENTACION


Durante el año 2009 la dependencia emprendió

acciones de fortalecimiento en sus herramientas

de consulta documental para brindar mejor

información a sus usuarios de acuerdo a sus

necesidades, continuando con su consolidación

como importante oficina de apoyo a las

diferentes áreas y unidades estratégicas de la

“IPS UNIVERSITARIA”


MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2009 1394 2166 2434 2995 1573 3354 2128 2199

Promedio 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

CA

NT

IDA

D

GLOSAS Y DEVOLUCIONES 2009(Solo físicas – Total 18.243)

Fuente: Administración Documental. Base de datos de registro individual de glosas y devoluciones

A partir del mes de mayo de 2009 se implemento

el registro individual de glosas y devoluciones

con el fin de garantizar la trazabilidad para esta tipología documental


En el 2009 se diseñó e implementó el inventario

documental para el registro y control de la

información custodiada. Los diferentes tipos de

contratos fueron objeto inicial de esta actividad. 897

expedientes de este tipo han sido registrados.

Herramienta que resultó útil para la pasada auditoria

realizada por la CGA.


Acorde con las políticas y objetivos para la

consecución de la acreditación de la institución

formulados desde la alta dirección; con el

acompañamiento de las áreas de calidad y

estadística, se elaboró el procedimiento para

uso, custodia y conservación del archivo

administrativo. Así mismo se publicó el

reglamento de Administración Documental en la

“IPS UNIVERSITARIA” con el objetivo de

regular la gestión documental.


En el 2009 Administración Documental lideró la

digitalización del archivo contable.

Se digitalizaron 3.388 libros contables.

Aproximadamente 2.800.000 folios.

DIGITALIZACION DOCUMENTOS CONTABLES


CAMBIO DE PROVEEDOR DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA

Con el objetivo de mejorar el servicio de

mensajería especializada en tiempos de

entrega, facturación e información de los envíos.

En septiembre de 2009 se realizó convocatoria

para mensajería certificada.



COMPARATIVO SERVICIOS DE MENSAJERIA CERTIFICADA

PUNTAJE MAXIMO SERVIENTREGA COORDINADORA DEPRISA

30 COBERTURA 28 28 20

30 TARIFAS 22 28 21

20 TIEMPOS DE ENTREGA 20 20 20

10 TECNOLOGIA 10 10 10

10 EXPERIENCIA 10 10 10

TOTALES 90 96 81

DETALLE TARIFAS DOCUMENTO UNITARIO A PARTIR DE 1 KILO

SERVIENTREGA COORDINADORA DEPRISA

URBANO $ 2.650 $ 2.550 $ 2.600

REGIONAL $ 3.350 $ 3.100 $ 5.560

NACIONAL $ 6.000 $ 5.750 $ 6.850

TRAYECTO ESPECIAL $ 9.450 $ 7.950 $ 10.110


OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

VALOR $ 1,437,705 $ 1,116,080 $ 1,802,140

$ 0

$ 200,000

$ 400,000

$ 600,000

$ 800,000

$ 1,000,000

$ 1,200,000

$ 1,400,000

$ 1,600,000

$ 1,800,000

$ 2,000,000

Valo

r

CORREO CERTIFICADO CUARTO TRIMESTRE DE 2009(1.092 Envíos – Promedio Mes $1.451.942)

Fuente: Administración Documental. Registro control correo certificado


ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2009 1012 1226 1424 1397 1352 1409 1679 1318 1554 1526 1375 1318

Promedio 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382 1382

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

Can

tid

ad

DOCUMENTOS RADICADOS 2009

En el año 2009 la recepción de documentos externos tuvo una

cifra record de 16.590 documentos, superando los años anteriores.

Fuente: Administración Documental.


La administración de la Clínica León XIII ha incrementado la

radicación de documentos externos en un 64,8% respecto al 2006

2005 2006 2007 2008 2009

Cantidad 5488 5834 9104 11644 16590

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

Can

tid

ad

DOCUMENTOS RADICADOS POR AÑO



La radicación de documentos se mantuvo en el semestre II/2009

en un nivel favorable excepto en el mes de agosto por motivos de

cambio de personal en el área

JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Logro año 2009 (%) 93.0 78.7 93.6 91.8 93.4 92.0

Meta límite inferior (%) 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0

Meta límite superior (%) 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0

0.0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

80.0

90.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCION DE DOCUMENTOS RADICADOS EN MENOS DE 8 HORAS

Fórmula = Número de documentos radicados < 8 horas / Número documentos recibidos * 100

Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos radicados en < 8 horas


La entrega de documentos físicos a las diferentes áreas de la

institución presentó un indicador estable en el cuarto trimestre de

2009 mejorando la oportunidad de entrega.

Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos entregados en < 4 horas


Logro año 2009 (%) 80.2 88.1 91.2 95.8 96.8 95.2



0.0

20.0

40.0

60.0

80.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS RADICADOS

Fórmula = Número documentos entregados < 4 horas / Número documentos radicados * 100


Para los documentos producidos por la IPS en el año 2009 la

situación es semejante. La cifra record fue de 55.141


2009 3638 4338 4700 4319 4288 4548 5328 4515 5653 5272 4653 3889

Promedio 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595 4595

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Can

tid

ad

PRODUCCION INTERNA DE DOCUMENTOS 2009



La producción documental se incrementó en el año 2009 en un

82,9% respecto al año 2006

2005 2006 2007 2008 2009

Cantidad 8719 9377 23825 40109 55141

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

Can

tid

ad

PRODUCCION INTERNA DE DOCUMENTOS POR AÑO


ADMINISTRACION DOCUMENTALLa producción interna demandó la programación en el semestre

II/2009 de 5.466 trámites de mensajería de los cuales 5.045

fueron efectivos, mostrando estabilidad


Logro año 2009 (%) 91.8 88.9 93.1 93.9 92.6 93.1



0.0

20.0

40.0

60.0

80.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE TRAMITES REALIZADOS

MENSAJERIA EXTERNAFórmula = Número trámites realizados/ Número trámites programados * 100

Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa


El flujo de documentos internos entre las dos sedes principales se

incrementó para el año 2009 en un 37%

Fuente: Administración Documental. Registro de documentos enviados y recibidos sedesHospitalaria y Ambulatoria

2478

3941

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

2008 2009

FLUJO DE DOCUMENTOS ENTRE SEDESHOSPITALARIA - AMBULATORIA

AÑOS


El gráfico muestra para el año 2009 baja lectura documental lo que

implica poca gestión y trámite de la información.



No gestionados 5960 6750 6931 7233 6895 5970 8194 7459 9189 9826 7156 10671

Leídos 3305 3735 3763 3807 3539 3381 4265 3761 4510 5226 4006 4273

No leídos 2655 3015 3168 3426 3356 2589 3929 3698 4679 4600 3150 6398

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

Can

tid

ad

DOCUMENTOS LEIDOS, NO LEIDOS YNO GESTIONADOS 2009


Para el caso de los documentos leídos, en el 2009 el promedio

entre la radicación y lectura del documento fue de 6.014 días.



Promedio (Días) 8.176 7.712 4.914 7.813 5.703 6.494 7.225 4.846 5.556 4.745 4.745 4.634

2009 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014 6.014

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Pro

med

io (

Día

s)

PROMEDIO LECTURA DE DOCUMENTOS 2009(En Días)

PARA EL 2010

• Implementación de estrategias para centralizar archivosde cada unidad estratégica de negocios y unidades deapoyo administrativo hacia la administracióndocumental, para llegar a tener un archivo administradocon método y trazabilidad del 60% de los documentosinstitucionales.

• Continuar el proceso de digitalización de facturas ysoportes contables del año 2009 y 2010, para madurarel proceso digital de consulta de facturas.

PARA EL 2010

• Fortalecer las herramientas de consulta de información

que actualmente se realizan en administración

documental de manera manual a medios electrónicos

con el objetivo de mejorar la oportunidad de respuesta a

las necesidades de información de las unidades.

• Documentar la totalidad de las actividades de gestión de

documentos acorde con la política de acreditación

referente al requisito de seguridad de la información.

INFORME DE GESTION AÑO 2009 ADMINISTRACION DOCUMENTAL "IPS UNIVERSITARIA"

Education

Transcript of INFORME DE GESTION AÑO 2009 ADMINISTRACION DOCUMENTAL "IPS UNIVERSITARIA"