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IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA EL PROCESO DE CONTRATACION DE OBRAS CIVILES DEL AREA DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL (PLANEACIÓN) DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E.

JHON JAIRO CASTAÑEDA QUINTERO JORGE ALBERTO HERNANDEZ PEREZ

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCION PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2006

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IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA EL PROCESO DE CONTRATACION DE OBRAS CIVILES DEL AREA DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL (PLANEACIÓN) DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E.

JHON JAIRO CASTAÑEDA QUINTERO JORGE ALBERTO HERNANDEZ PEREZ

Pasantía Para optar el titulo de Ingeniero Industrial

Director JUAN PABLO SINISTERRA CAICEDO

Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2006

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Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento con los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar el titulo de Ingeniero Industrial.

Ing. JOSE HARVEY JARAMILLO Firma del Jurado

Santiago de Cali, 22 Junio de 2006

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A mis padres ENRIQUE HERNANDEZ y ANGELA PEREZ por brindarme la oportunidad de ser lo que hoy soy, porque siempre cuento con su apoyo incondicional, sus sabios consejos, porque siempre creyeron en mis capacidades y me animaron a seguir por este camino. A Dios, por permitirme vivir para alcanzar este logro tan importante, por haberme dado la sabiduría y la fortaleza necesaria para cumplir este sueño. A Juan Pablo Sinisterra, porque sin su completa colaboración no hubiera sido posible alcanzar esta meta. A mi compañero de tesis, por su apoyo y paciencia.

Jorge Alberto Hernández Pérez. A mi padre, madre y mis hermanos, que hicieron todo esto posible, A mi familia, pasado, presente y futuro de mi realidad, A mi compañero de tesis, por su esfuerzo, apoyo y paciencia, A los soñadores que día con día convierten utopías en realidades. Jhon Jairo Castañeda Quintero.

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AGRADECIMIENTOS Los autores expresan sus agradecimientos a: Néstor Barón Carrillo, Profesional Especializado, Desarrollo Institucional, por su permanente colaboración, paciencia y respaldo durante la realización del proyecto. Juan Pablo Sinisterra, Director del proyecto, por su colaboración y esfuerzo durante la realización del proyecto. A todo el personal del Área de Desarrollo Institucional (Planeación) del Hospital Universitario del Valle, por su colaboración y esfuerzo durante la realización del proyecto. A todo el personal del Área de Oficina Juridica del Hospital Universitario del Valle, por su colaboración y esfuerzo durante la realización del proyecto. A todo el personal del Área de Control Interno del Hospital Universitario del Valle, por su colaboración y esfuerzo durante la realización del proyecto. A todas las personas que de una u otra forma ayudaron a culminar este proyecto.

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CONTENIDO Pág. RESUMEN 19 INTRODUCCIÓN 20 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 22 2. JUSTIFICACIÓN 23 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 24 3.1 OBJETIVO GENERAL 24 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24 4 MARCO DE REFERENCIA 25 4.1 NORMATIVIDAD 25 4.1.1 Decreto 2174 de 1996. 25 4.1.2 Ley 100 de 1993 25 4.1.3 Decreto 1807 de 1995 25 4.1.4 Resolución 314 del 2003. 25 4.1.5 Ley 80 de 1993 25 4.1.6 Decreto número 2309 de 2002. 25 4.1.7 Artículo 3 ley 99 diciembre 22 de 1993. 26 4.1.8 Acuerdo contractual 007 de 1997 del HUV 26 4.1.9 Resolución 846 de 2003 26 4.1.10. Ley 400 de 1997 26 4.1.11 Resolución 05042 de Diciembre 26 de 1996 26 4.1.12 Resolución 1439 de 2002 26 5. MARCO TEÓRICO 27 5.1 Sistemas de calidad y aseguramiento 27 5.2 Normas ISO 900:2000 28 5.3 Calidad 29 5.4 Sistemas de gestión de la calidad 29 5.5 Requisitos generales 31 5.6 Requisitos de la documentación 31 5.7 Normalización 32 5.8 Norma 32 5.9 Certificación 33 5.10 Enfoque basados en procesos 33 5.11 El ciclo p-h-v-a y el enfoque basado en procesos 35 5.12 Partes integrantes de un sistema de calidad 37 5.13 Soporte documental básica de la calidad en las entidades

promotora de salud y las que se asimilen 38

6 METODOLOGIA 39

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6.1 Tipo de estudio 39 6.2 Métodos de Investigación 39 6.3. Fuentes técnicas para recolección de información 39 6.3.1 Fuentes primarias 40 6.3.2 Fuentes secundarias 40 6.4 Pasos para la solución del problema 40 7. GENERALIDADES DE LA INSTITUCION 43 7.1 Antecedentes 43 7.2 Misión 45 7.3 Visión 45 7.4 Nuestros principios 45 7.5 Historia 46 7.6 Estructura matricial 48 8 DESARROLLO DEL PROYECTO 49 8.1 Estructura documental 49 8.1.1 Identificación de proveedores y clientes internos y externos del

área. 49

8.1.2 Identificar los procesos 50 8.1.3 Realizar el mapa de procesos 50 8.1.4 Priorizar los procesos 51 8.1.5 Determinación del tipo de documentación 52 8.1.6 Estructura de la codificación 54 8.1.7 Caracterización de los procesos 56 8.1.8 Documentación de procedimientos 60 8.2 Control de la estructura documental 67 8.2.1 Requisitos para control de documentos 67 8.3 Mapa de procesos de la Oficina de Desarrollo Institucional 70 8.3.1 Identificación Procesos necesarios Desarrollo Institucional 71 8.3.2 Tipo de documento de la Oficina de Desarrollo Institucional 73 8.3.3 Identificación Proveedores y Clientes Externos de la Oficina de

Desarrollo Institucional 75

8.3.4 Matriz documental Desarrollo Institucional 77 8.4 Lista de chequeo de cada proyecto (Trazabilidad) 82 8.5 Caracterización Planeacion del Proyecto 84 8.5.1 Caracterización Formulación de los proyectos 86 8.5.2 Caracterización Diseño 88 8.5.3 Caracterización Interventoria Interna 90 8.5.4 Caracterización Interventoria Externa 92 8.5.5 Caracterización Licencias y Permisos 94 8.5.6 Caracterización traslado de Áreas 96 8.5.7 Caracterización Convocatoria Publica Etapa Precontractual 98 8.5.8 Caracterización Convocatoria Publica Etapa Contractual 100 8.5.9 Caracterización Convocatoria Publica Etapa PreContractual 102

8

8.5.10 Caracterización Invitación Publica Etapa Precontractual 104 8.5.11 Caracterización Invitación Publica Etapa Contractual 106 8.5.12 Caracterización Invitación Publica Etapa PreContractual 107 8.5.13 Caracterización Orden de Trabajo Etapa Precontractual 109 8.5.14 Caracterización Orden de Trabajo Etapa Contractual 111 8.5.15 Caracterización Orden de Trabajo Etapa PreContractual 113 8.5.16 Caracterización Informes de Gestión 116 8.6 Manual de Procedimientos y Diagramas de Flujo 118 9 CONCLUSIONES 226 10 RECOMENDACIONES 228 BIBLIOGRAFIA ANEXOS 54

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LISTA DE FIGURAS

Pág. Figura 1. Enfoque basado en procesos. 33 Figura 2. Representación esquemática de un proceso. 34 Figura 3. El ciclo “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”. 34 Figura 4. Estructura matricial del Hospital Universitario del Valle 48 Figura 5. Pirámide documental. 53 Figura 6. Esquema de Procedimiento. 60

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LISTA DE FORMATOS

Pág. Formato 1. Identificación de proveedores y clientes externos e internos. 49 Formato 2. Mapa de procesos. 50 Formato 3. Identificación procesos necesarios. 51 Formato 4. Procesos necesarios a documentar 53 Formato 5. Caracterización de procesos necesarios para el Sistema de

Gestión de la Calidad. 58

Formato 6. Instructivo de caracterización de procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.

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Formato 7. Instructivo elaboración de procedimientos. 63 Formato 8. Diagrama de flujo. 60 Formato 9. Control de documentación. 68

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LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo 1. Codificación para tipos de documentos. 54 Anexo 2. Codificación para las áreas directivas de la institución. 55 Anexo 3. Codificación para las áreas clínicas de la institución. 55 Anexo 4. Ejemplo de codificación en la Oficina de Desarrollo Institucional. 56 Anexo 5. Actividades del diagrama de proceso. 61

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GLOSARIO ACTA: documento donde se especifica por escrito la responsabilidad de las partes (Contratante y contratista) ADECUACIÓN: grado en que las disposiciones planificadas son suficientes para cumplir requisitos, política y objetivos. ADECUACION FISICA: es el mejoramiento de las instalaciones físicas del Hospital universitario ADJUDICACION: determinar quien va a ser la persona o empresa que va a motivar el contrato. ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. AMBIENTE DE TRABAJO: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. ANALISIS DE CONVENIENCIA: es la justificación de la viabilidad del proyecto ANTICIPO: valor girado por la entidad publica contratante, antes de iniciarse su ejecución, a buena cuenta del contrato, con destino a su ejecución. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. AUDIENCIA: sesión abierta al publico que se celebra para aclarar los términos del contrato de la obra. AUDITORÍA: puede ser externa o interna. Es una revisión del Sistema de Calidad de una empresa. Si es externa, un auditor visita la empresa y comprueba si las actividades de la empresa se corresponden con lo que se describe en el Sistema de Calidad. CADUCIDAD: cláusula excepcional consistente en la atribución conferida a la entidad estatal contratante para dar por terminado el contrato, a titulo de sanción impuesta al contratistas por incumplimiento de las obligaciones a su cargo que afectaren de Manera grave y directa la ejecución del mismo y evidencie que puede conducir a su paralización.

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CALIBRACIÓN: conjunto de operaciones que establecen bajo condiciones especificas la relación entre los valores de la magnitud que indica un instrumento de medición o un sistema de medición o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia y los valores correspondientes determinados por medio de los patrones. CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CALIDAD TOTAL: sistema de gestión de calidad que abarca a todas las actividades y a todas las realizaciones de la empresa, poniendo especial énfasis en el cliente interno y en la mejora continua. CIRCULO DE CALIDAD: es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación. CLIENTE: organización o persona que recibe un producto. COMITÉ TECNICO EVALUADOR: grupos de funcionarios designados para la evaluación de los términos de referencia de los diferentes proponentes. CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. CONSULTOR: persona encargada por la empresa para que implante y desarrolle el Sistema de Calidad y consiga la certificación de la empresa por parte del organismo competente de certificación. CONTRALORIA: entidad que controla y vigila el buen manejo de los recursos financiero CONTRATO: es la manifestación de voluntad entre dos personas. CONTROL DE CALIDAD: parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONTRATISTA: parte comprometida en la ejecución del contrato. CONVIVENCIA: grado en que se ajusta el SGC a los propósitos de la organización.

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CONVOCAR: llamar a varias personas para un acto o reunión. CONVOCATORIA: escrito o anuncio con que se convoca. CRONOGRAMA: es la hoja de seguimiento que se le hace al proyecto para reflejar cada una de las etapas cumplidas y por cumplir. CUANTIA: hace referencia al valor del contrato. CURADURIA: es la entidad que otorga los permisos de construcción en la ciudad de Cali. DEFECTO: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. DESIERTA: cuando no se presentan suficientes proponentes en la convocatoria. DIAGNÓSTICO DE CALIDAD: examen metódico de las prácticas y de los medios puestos en juego por la empresa para dominar, de un modo económico, la calidad de los productos y/o servicios que comercializa. DIRECTOR O JEFE DE CALIDAD: es la persona de la empresa que se encarga de todo lo referente a la Calidad. Juega un papel de organizador de todos las partes de la empresa, establece la adecuada sinergia entre las partes, comprueba, mejora y vigila el correcto cumplimiento del Sistema de Calidad instaurado. Como la Calidad afecta a prácticamente toda la empresa, debe ser una persona que dependa directamente de la dirección para que disponga de la suficiente autonomía e imparcialidad. DISEÑO Y DESARROLLO: conjunto de procesos que transforma los requisitos en características específicas o en la especificación de un producto, proceso o sistema. DISEÑO TECNICO: son los diseños que se refieren a la parte eléctrica, sanitaria, hidráulica y ambiental del proyecto. DOCUMENTO: información y su medio de soporte. EFICACIA: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Grado en que se cumple con los objetivos y requisitos. EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

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ESPECIFICACIÓN: documento que establece requisitos. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. EXPEDIENTE: fólder o carpeta que contiene los diferentes documentos que se van produciendo. GARANTIA: su fin es garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los contratos que celebren. GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. GESTIÓN DE LA CALIDAD: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. GLOSA: explicación o comentario de un texto o nota a un documento o cuenta. INFORMACIÓN: datos que poseen significado. INSATISFACCIÓN DEL CLIENTE: opinión del cliente acerca del grado en el cual la transacción no ha satisfecho sus necesidades y expectativas. INTERVENTORIA: entidad que se encarga de vigilar las actividades realizadas por el contratista. LEGALIZAR: dar estado legal a una cosa / Comprobar y certificar la autenticidad de un documento o una firma. LICENCIA: son los permisos que le otorgan al contratante para la inicialización de la construcción. LINEA DE PARAMENTO: donde empieza una construcción. LIQUIDACION: corte de cuentas para establecer el estado de los compromisos entre las partes como resultado de la terminación del contrato. LUGAR DE EJECUCION: es el lugar para el desarrollo de la contratación MANUAL DE CALIDAD: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad en una organización.

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MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. MEJORA DE LA CALIDAD: parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. MOBILIARIO: objeto que se adiciona a la obra terminada NO COMFORMIDAD: incumplimiento de un requisito. OBJETIVO DE LA CALIDAD: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. ORDEN: regla que se sigue para hacer las cosas / Sucesión. ORGANIZACIÓN: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. PLAN DE CALIDAD: documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico. PLAN DE CONTROL: descripción escrita para controlar partes y procesos, señalan las características importantes y los requisitos de un producto. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD: parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad. POLÍTICA DE LA CALIDAD: intenciones globales y orientación de una organización, relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. POLIZA: libranza en que se da orden para cobrar un dinero / Documento justificativo del contrato de seguros. PROCEDIMIENTO: forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso. PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

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PROCURADURIA: organismo que controla y vigila las personas que manejan los contratos. PRODUCTO: resultado de un proceso. PROVEEDOR: organización o persona que proporciona un producto. REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. RESOLUCION: acción y efecto de resolver o resolverse. Fallo, decreto, providencia, etc.; de autoridad gubernamental o judicial. SANCION: castigo derivado de la infracción al ordenamiento jurídico del estado. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: opinión del cliente acerca del grado en el cual la transacción ha satisfecho sus necesidades y expectativas. SISTEMA: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. SISTEMA DE GESTIÓN: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. SUSPENSION: cesación temporal de la ejecución del contrato por razones de fuerza mayor o caso fortuito. Se decide por acuerdo entre las partes. TERMINOS DE REFERENCIA: documento que contiene los requisitos técnicos, económicos o jurídicos que la empresa requiera para adelantar una determinada contratación, sea directa o por convocatoria publica VISITA TECNICA DE OBRA: visita para la verificación de las condiciones en que se encuentra la obra.

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SIGLAS C.I: Control Interno CVC: Corporación Regional del Valle del Cauca DAGMA: Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente. D.I: Desarrollo Institucional D.G: Dirección General H.U.V: Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. O.J: Oficina Jurídica S.S.D: Secretaria de Salud Departamental.

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RESUMEN Este proyecto fundamentado en la norma NTC ISO 9001:2000 fue desarrollado en el Hospital Universitario del Valle con el objetivo de estandarizar, diseñar y socializar los procesos de contratación de las obras civiles, para las áreas de Desarrollo Institucional, Oficina Jurídica y Unidad de Control Interno, el cual esta fundamentado en los lineamientos de calidad que le permiten fomentar la creación de una cultura de calidad reflejada en los servicios prestados con el fin de satisfacer y superar las expectativas del cliente interno y externo. Para alcanzar tal objetivo se procedió a estudiar la normatividad por la cual se rige el Hospital. Se continua fortaleciendo los conceptos referentes al proyecto con un enfoque hacia la calidad y el mejoramiento continuo, luego se describen los aspectos generales de la institución, posteriormente se pasa a diseñar una metodología para la elaboración de la estructura documental, en la cual se detallan los elementos mas importantes para la documentación y su respectivo control, mas adelante se pasa a describir las áreas en las cuales está enfocado el proyecto y se consolidan los diferentes formatos por áreas, estos formatos son el mapa de procesos, los tipos de documentos a elaborar, la matriz documental en la cual se detallan los procedimientos correspondientes a los procesos internos ejecutados en cada área, la caracterización de los procesos donde se consolidan las variables de cada proceso y finalizando se muestran algunos ejemplos de documentación de procedimientos con su respectivo diagrama de flujo. Por ultimo se enuncian algunas conclusiones y recomendaciones con el fin de servir como guía para la institución en la implantación, crecimiento y desarrollo de su cultura de calidad, que le ayudará a ser más competitiva y enfrentar las divergentes que presenta el mundo actual. El problema que se presentaba antes de desarrollarse este proyecto era que no se tenían estandarizados los procesos de las contrataciones de obras civiles, por lo cual no se tenían claros las pasos a seguir para realizar dichos contratos, cuales eran las secuencias de las actividades, los documentos necesarios, etc. Con este proyecto se cumplió el objetivo, mejoramos sus procesos de contrataciones de obras civiles, ahora se encuentran estandarizados y documentados de tal manera que cualquier tipo de persona los pueda conocer y entenderlos sin ningún problema. Ahora son más eficientes en la forma de contratación de Obras Civiles.

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INTRODUCCIÓN Con el fin de estandarizar los Sistemas de Calidad de distintas empresas y sectores, y con algunos antecedentes en los sectores nuclear, militar y de automoción, en 1987 se publican las normas ISO 9000, un conjunto de normas editadas y revisadas periódicamente por la Organización Internacional de Normalización (ISO) sobre el aseguramiento de la Calidad de los procesos. De este modo, se consolida en el ámbito internacional el marco normativo de la gestión y control de la calidad. Estas normas aportan las reglas básicas para desarrollar un Sistema de Calidad siendo totalmente independientes del fin de la empresa o del producto o servicio que proporcione. Son aceptadas en todo el mundo como un lenguaje común que garantiza la calidad continua de todo aquello que una organización ofrece. En los últimos años se ha puesto en evidencia que no basta con mejoras que se reduzcan, a través del concepto de aseguramiento de la calidad, al control de los procesos básicamente, sino que la concepción de la calidad sigue evolucionando, hasta llegar hoy en día a la llamada Gestión de la Calidad Total. Dentro de este marco, la Norma ISO 9000 es la base en la que se asientan los nuevos Sistemas de Gestión de la Calidad. Para el Hospital Universitario del Valle mantener su viabilidad, no sólo es una necesidad de supervivencia, sino que lo obliga a desarrollar estrategias de cambio y modificaciones internas que le permitan mejorar su capacidad de gestión, ajustando su estructura organizacional y planta de personal, para así ofrecer servicios de salud que respondan a las necesidades de la comunidad, con la mejor utilización de sus recursos garantizando un desarrollo sostenible. Por tal motivo con el aseguramiento y certificación de las unidades y/o procesos, se garantiza a los usuarios la calidad de los servicios que demandan y se les proporciona la información necesaria y oportuna. A nivel institucional, la certificación comprende la evaluación de la estructura organizativa con el fin de establecer una clasificación en términos de calidad que estimule la competencia entre los distintos servicios y dé cumplimiento a las normas legales vigentes. La certificación constituye una pieza clave para garantizar que, en un sistema competitivo, la prestación de los servicios se dé con las mayores garantías de calidad.

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Por tal motivo las directivas del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. en su compromiso por prestar servicios de excelente calidad a la comunidad del Sur Occidente Colombiano y ser mas competitivos, se dio a la tarea de diseñar e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad y mejoramiento continuo en todas las áreas de esta institución según los lineamientos de la norma ISO 9000:2000. Para contribuir a lograr tal fin este proyecto se enfocó básicamente en el desarrollo de diferentes actividades en el área Desarrollo Institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control Interno en lo correspondiente a estructura documental, con el objetivo de tener un mejor flujo de información tanto en la parte operativa como administrativa de estas áreas, optimizar los recursos, estandarizar y obtener el debido control sobre los procesos, lo cual permitirá garantizar la calidad de los servicios que en estas áreas se prestan.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” Empresa Social del Estado debe realizar cambios radicales en su forma de contratación de obras civiles con el fin de mejorar los requerimientos de contratación, y adaptarse a un entorno dinámico a través de la mejora continua de sus procesos y la calidad de los mismos, para proporcionar satisfacción y seguridad a los contratistas, cumpliendo con los estándares de calidad y de este modo ser más competitivos. El Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E necesita diseñar los procesos que se realizan en la Oficina de Desarrollo Institucional, Oficina Jurídica y División Técnica y efectuar la socialización de estos con el personal que se encuentre involucrado en los mismos, por lo cual no se cumplen a cabalidad y se efectúan siguiendo métodos rutinarios. Los procesos que se vayan a documentar requieren ser actualizados, ya que algunos han cambiado o requieren someterse a un proceso de rediseño para mejorarlos. Estos procesos deben regirse por los principios del Sistema de Gestión de Calidad del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. por lo cual deben ser ajustados para cumplir los requisitos establecidos en la norma internacional ISO 9000 versión 2000. Por las anteriores razones, deben definirse los procedimientos adecuados para cada uno de los procesos de atención al cliente interno y externo del área de Desarrollo Institucional, para cumplir con los objetivos que se propuso la administración del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. en el marco del Plan de Desarrollo 2004-2007, donde la segunda avenida estratégica es el Mejoramiento Continuo y Garantía de la Calidad. ¿Cómo puede el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” ESE mejorar sus procesos para ser más eficiente en la forma de contratación de Obras Civiles?

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2. JUSTIFICACIÓN Frente a los cambios a que se ve abocado el sector Salud de acuerdo a lo dispuesto por el decreto 2309 de 2002 que establece el sistema obligatorio de garantía de calidad para todas las instituciones prestadoras de servicios de salud en el territorio Nacional, en lo referente al Sistema de Seguridad Social en Salud, encontramos la necesidad de optimizar la eficiencia de los procesos de contratación de obras civiles, realizando el mejoramiento y la normalización de estos, con el fin de que el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E se riga por un mismo formato o procedimiento en la contratación para el mejoramiento de la infraestructura física, como consecuencia de la globalización y garantizando su subsistencia. Por lo cual el Hospital Universitario del Valle "Evaristo García" E.S.E. busca ser: �Una organización económicamente exitosa y socialmente sana, donde todos los

que interactúen con ella se desarrollen y estén satisfechos �Sus usuarios y otros clientes reciban servicios de calidad �Mejorar la productividad de cada persona de la organización, a través de

instrumentos para gerenciar sus procesos, mejorar la calidad y reducir costos �Lograr concebir, desarrollar y mantener ventajas competitivas sostenibles

garantizando su supervivencia, a través de un Sistema de Gestión de Calidad Integral.

Al no cumplir con los objetivos que se propuso la administración del Hospital Universitario del Valle "Evaristo García" E.S.E se verán claramente afectados ante la incapacidad de hacer frente a los cambios del entorno y de competir en igualdad de condiciones con las otras Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), es por ello que los directivos están interesados en lograr el mejoramiento y la normalización y puesta en marcha de los procedimientos de cada uno de los procesos de contratación.

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3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar y elaborar el manual de procedimientos, según la norma ISO 9001:2000, para el proceso de contratación de obras civiles de la división de planeación del hospital universitario del valle “Evaristo García” E.S.E. 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Diseñar la estructura documental de procesos para el desarrollo de procesos

de contratación de obras civiles en el Hospital Universitario del Valle.

• Identificar los procesos necesarios y su interacción para la contratación de obras civiles y su aplicación en la Oficina de Desarrollo Institucional, Jurídico y Unidad de Control Interno.

• Realizar el levantamiento, actualización, mejoramiento, estandarización e implementación de los procesos y procedimientos siguiendo lineamientos de la norma ISO 9001:2000.

• Sociabilizar y entregar el manual de procesos y procedimientos a la división de Desarrollo Institucional del HUV.

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4. MARCO DE REFERENCIA 4.1. NORMATIVIDAD 4.1.1. Decreto 2174 de 1996. Por el cual se organiza el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Siendo este el conjunto de instituciones, normas, requisitos y procedimientos indispensables que deben cumplir los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud para garantizar a los usuarios de los servicios el mayor beneficio, a un costo razonable y con el mínimo riesgo posible, teniendo en cuenta las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica. 4.1.2 Ley 100 de 1993. Establece que la prestación de servicios se haga mediante Empresa Social del Estado con el fin de poseer personería juridica, patrimonio propio y autonomía administrativa. 4.1.3 Decreto 1807 de 1995. El presente decreto transforma el Hospital Universitario del Valle en Empresa Social del Estado. 4.1.4 Resolución 314 del 2003. Por medio de la cual el Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente DAGMA resuelve solicitar la declaración ambiental a la empresa: HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE – EVARISTO GARCIA ubicada en la Calle 5 No. 36-08 del área urbana del municipio de Santiago de Cali. 4.1.5 Ley 80 de 1993. Por el cual se dispone las reglas y principios que rigen los contratos en Entidades Estatales 4.1.6 Decreto número 2309 de 2002. Las disposiciones del presente decreto se aplicarán a los prestadores de servicios de salud, a las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades adaptadas, las empresas de medicina prepagada y a las entidades departamentales, distritales y municipales de salud.

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A los prestadores de servicios de salud que operen exclusivamente en cualquiera de los regímenes de excepción contemplados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, se les aplicarán de manera obligatoria las disposiciones del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud de que trata este decreto. 4.1.7 Artículo 3 ley 99 diciembre 22 de 1993. Se entiende por desarrollo sostenible el que conduzca al crecimiento económico, a la elevación de la calidad de la vida y al bienestar social, sin agotar la base de recursos naturales renovables en que se sustenta, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfacción de sus propias necesidades. 4.1.8 Acuerdo Contractual 007 de 1997 del H.U.V. Es el acuerdo mediante el cual se adopta el estatuto interno de contratación con el fin de definir la forma de contratar de H.U.V 4.1.9 Resolución 846 de 2003. Presenta un programa financiero suscrito por representante legal, en el cual se compromete a destinas y ejecutar un monto de recursos para el cumplimiento de estándares tecnológicos y científicos. 4.1.10 Ley 400 de 1997. Define las normas de Sismo Resistencia las cuales exigen el cumplimiento de ciertos requisitos mínimos que garantizan que se cumpla el fin primordial de salva guardar vidas humanas. 4.1.11 Resolución 05042 de Diciembre 26 de 1996. Dispone que los proyectos para obras de construcción, ampliación o remodelación para las Instituciones Prestadores de Servicios de Salud, donde se trate de inversión superior a los 1000 SMLV debe contar con el Concepto Técnico del Ministerio de Salud 4.1.12 Resolución 1439 de 2002. Se adoptan los Formularios de Inscripción y de Novedades para el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, los Manuales de Estándares y de Procedimientos, y se establecen las Condiciones de Suficiencia Patrimonial y Financiera del Sistema Único de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud y los definidos.

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5. MARCO TEÓRICO 5.1. SISTEMAS DE CALIDAD Y SU ASEGURAMIENTO1 En el pasado se partía de la suposición que la calidad de un producto podía juzgarse de forma suficiente mediante la comprobación de la calidad del producto acabado. La calidad del producto es el conjunto de todas las características referentes a su aptitud para satisfacer requisitos específicos y supuestos previamente ( los requisitos de la calidad ). En un ensayo completo de la calidad tenían que comprobarse todas las características de calidad con respecto a los requisitos individuales, especificados. Teniendo en cuenta el grado de la exigencia, todo requisito de calidad resulta del fin previsto de la unidad y en un caso dado incluye seguridad, fiabilidad, mantenibilidad, utilización adecuada de los recursos, la compatibilidad ambiental, etc. Para el consumidor o usuario de un producto a fin de cuentas es una cuestión de confianza en el producto con base en criterios y ensayos objetivos. A consecuencia de la creciente complejidad del producto, sus crecientes riesgos y el aumento de costos de control o la imposibilidad técnica o económica de realizar determinados ensayos, se crearon regulaciones especificas para las diferentes ramas, y mas tarde regulaciones neutras sin referirse a las ramas especificas, que tenían por objetivo conseguir la confianza de los usuarios en los productos, mediante el requisito de medidas durante el proceso de fabricación, y, en parte durante el proyecto del producto: Tales medidas constituyen una parte del Aseguramiento de la Calidad, es decir una parte de la totalidad de las actividades de la gestión de la calidad, la planificación, el control y la verificación de la misma. Por interés propio, cada empresa asegura la calidad de sus productos en formas mas organizadas y completas. El sistema de calidad de una empresa se caracteriza sobre todo por los objetivos de la empresa, sus productos, proceso organizativos y tamaño. Por ello no puede existir un sistema de calidad normalizado. Pero si pueden establecer reglas para la organización adecuada de un sistema de calidad apropiado para cada caso. Algunos de los elementos necesarios son:

1 JURAN, J.M. Manual de Control de la Calidad. Barcelona: Ed. Reverte S.A., 1986. p. 55-75.

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• Declaración de la Política de Calidad por parte de la dirección de la empresa, definición de las responsabilidades.

• Verificación del resultado del proyecto. • Control de la documentación. • Aseguramiento de la calidad de compras. • Identificación y seguimiento de los productos. • Inspección y ensayos. • Control de los equipos de inspección, medición y ensayo. • Tratamiento de productos no conformes. • Eliminación de las causas de las no conformidades. • Auditorias internas de calidad. • Formación y entrenamiento. • Aseguramiento de la Calidad en la fase de uso del producto. • Métodos estadísticos. • Servicio Posventa o asociado. El aseguramiento de la Calidad es un proceso que ha venido adquiriendo mayor importancia en los últimos años, debido principalmente al nuevo orden económico mundial que tiene por característica principal la conformación de bloques de integración política, económica y comercial. El desarrollo acelerado que ha dado el Acta única firmada por doce países miembros de la comunidad Económica Europea en 1986, para alcanzar el mercado sin fronteras, de una parte, y de otra la unificación Alemana y la creación de los dos nuevos bloques del mercado, el norteamericano y el asiático, han educado unos nuevos términos de referencia al comercio internacional, al punto de que ya no sólo aparece la Calidad Total como estrategia Fundamental de la Gerencia moderna, sino que entran en juego nuevos elementos decisorios de las negociaciones como el Aseguramiento de Calidad, la conformidad con normas, el acreditamiento de laboratorios, las certificaciones, etc. 5.2. NORMAS ISO 9000:20002 La serie de Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados, los cuales especifican que elementos deben integrar el Sistema de Gestión de la Calidad de

2 Norma ISO 9000:2001 [en línea]. Buenos aires: MURCIA CEQUEDA, Jorge Orlando, 2004. [Consultado el 5 de noviembre, 2005]. Disponible por Internet: http://www.calidad.com.ar/iso9000-2001.html

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una Organización y como deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la Organización. Las Normas ISO 9000 son generadas por la International Organization for Standardization, cuya sigla es ISO. Esta organización internacional está formada por los organismos de normalización de casi todos los países del mundo. Los organismos de normalización de cada país producen normas que se obtienen por consenso en reuniones donde asisten representantes de la industria y de organismos estatales. De la misma manera, las Normas ISO se obtienen por consenso entre los representantes de los organismos de normalización enviados por cada país. 5.3. CALIDAD3 La palabra Calidad se ha definido de muchas maneras, pero podemos decir que es el conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades del cliente. 5.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4 En primer lugar, es necesario definir que significa sistema. Formalmente sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre sí. Es decir, hablamos de sistema, no cuando tenemos un grupo de elementos que están juntos, sino cuando además están relacionados entre sí, trabajando todos en equipo. Entonces, Sistema de Gestión de la Calidad significa disponer de una serie de elementos como Procesos, Manual de la Calidad, Procedimientos de Inspección y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitación, Registros de la Calidad, etc., todo funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad requerida por los Clientes.

3 Ibid., Disponible por Internet: http://www.calidad.com.ar/iso9000-2001.html 4 Ibid., Disponible por Internet: http://www.calidad.com.ar/iso9000-2001.html

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Las Normas ISO 9000 no definen como debe ser el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización, sino que fija requisitos mínimos que deben cumplir los sistemas de gestión de la calidad. Dentro de estos requisitos hay una amplia gama de posibilidades que permite a cada organización definir su propio sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con sus características particulares. Las Normas ISO relacionadas con la calidad son las siguientes: ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario. En ella se definen términos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los Sistemas de Gestión de la Calidad. ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. Establece los requisitos mínimos que debe cumplir un Sistema de Gestión de la Calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales. ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad -Directrices para la Mejora del desempeño. Proporciona orientación para ir mas allá de los requisitos de la ISO 9001, persiguiendo la Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad. La ISO 9001 del 2000 utiliza un enfoque orientado a Procesos. Un Proceso es un conjunto de actividades que utiliza recursos humanos, materiales y procedimientos para transformar lo que entra al proceso en un producto de salida. La Entrada del Proceso puede ser elementos materiales, recursos humanos, documentos, información, etc. En forma análoga, la Salida del Proceso puede ser productos materiales, información, recursos humanos, servicios, etc. En general, la Salida de un Proceso alimenta a un Proceso Cliente. Y la Entrada de un Proceso es la Salida de un Proceso Proveedor. En general, hay más de una Entrada y más de una Salida. Y frecuentemente una de las Salidas puede entrar al mismo Proceso. Esto se llama Retroalimentación:

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Un Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema en el cual los elementos son Procesos. La ISO 9001 del 2000 visualiza al Sistema de Gestión de la Calidad en su conjunto como un proceso: En este proceso ingresan los Requisitos de un Producto y se obtiene el Producto que cumple los requisitos y la Satisfacción del Cliente. A su vez, el Sistema de Gestión de la Calidad también está integrado por Procesos. 5.5. REQUISITOS GENERALES5 La Organización (Empresa o Compañía) debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma. El Sistema de Gestión de la Calidad es el proceso global que incluye todos los otros procesos. 5.6. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN6 La Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir lo siguiente: • Declaraciones de la Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad. • Manual de la Calidad. • Los Procedimientos requeridos en esta Norma. • Los Documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control

de los procesos. • Los Registros requeridos por esta Norma. La Organización debe establecer y mantener un Manual de la Calidad. El Manual de la Calidad debe realizar una descripción adecuada de los procedimientos y procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y servir como referencia permanente en la implementación y mantenimiento del mismo. 5 Ibid., Disponible por Internet: http://www.calidad.com.ar/iso9000-2001.html 6 Ibid., Disponible por Internet: http://www.calidad.com.ar/iso9000-2001.html

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Los Documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. Es necesario contar con procedimientos por escrito respecto a como crear y autorizar el uso de la documentación sobre la calidad, como distribuirla entre los distintos sectores y personas, como modificarla cuando sea necesario y como retirar la documentación obsoleta para que no se confunda con la que es válida. Debe redactarse un Procedimiento Documentado que establezca los controles necesarios para: • Aprobar los documentos antes de su emisión. • Revisar y actualizar los documentos. • Identificar los cambios y el estado de revisión de los documentos. • Asegurar que los documentos estén disponibles para su uso. • Asegurar que los documentos permanecen legibles e identificables. • Prevenir el uso de documentos obsoletos. 5.7. NORMALIZACIÓN7 Actividad que consiste en establecer, con respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. La actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de las normas. Algunos beneficios importantes de la normalización son una mejor adaptación de los productos, procesos y servicios a sus propósitos previstos, eliminar obstáculos al comercio y facilitar la cooperación tecnológica. 5.8. NORMA8 Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas, directrices o características para las actividades o sus resultados, encaminados al logro del grado optimo de orden en un contexto dado.

7 Que es la normalización [en línea]. Bogota: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2005. [Consultado 10 de Diciembre, 2005]. Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/normalizacion.asp 8 Ibid., Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/normalizacion.asp

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Las normas técnicas se deben basar en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia y sus objetivos deben ser los beneficios óptimos de la comunidad. 5.9. CERTIFICACIÓN9 La certificación es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura, por escrito, que un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados. Por esta razón, constituye una herramienta valiosa en las transacciones comerciales nacionales e internacionales. Es un elemento insustituible para generar confianza en las relaciones cliente-proveedor. 5.10. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Figura 1. Enfoque basado en procesos.

9 Que es la certificación [en línea]. Bogota: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2005. [Consultado 10 de Diciembre, 2005]. Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/certificacion.asp

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Salidas Entradas

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Uno de los ocho principios de gestión de la calidad sobre los que se basa la serie de Normas ISO 9000:2000 se refiere al "Enfoque basado en procesos". Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.1 define un “Proceso” como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.” Los elementos de entrada (entrada) y los resultados (salida) pueden ser tangibles o intangibles. Ejemplos de entradas y de salidas pueden incluir equipos, materiales, componentes, energía, información y recursos financieros, entre otros. Para realizar las actividades dentro del proceso tienen que asignarse los recursos apropiados. Puede emplearse un sistema de medición para reunir información y datos con el fin de analizar el desempeño del proceso y las características de entrada y de salida. Figura 2. Representación esquemática de un proceso.

TRANSFORMACIÓN

ENTRADAS

Una serie de pasos transforma las entradas en salidas

A B C SALIDAS

PROVEEDORES

CLIENTES

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La Norma ISO 9001:2000 enfatiza la importancia para una organización de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de la calidad, y para gestionar las interacciones de esos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. La norma ISO 9004:2000 guía a la organización más allá de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 al centrarse sobre las mejoras del desempeño. La Norma ISO 9004 recomienda una evaluación de la eficiencia, así como de la eficacia de los procesos. La eficacia y eficiencia del proceso puede evaluarse a través de los procesos de revisión internos o externos y valorarse en una escala de madurez. Estas escalas se dividen en grados de madurez desde un "sistema informal" hasta "el de mejor desempeño en su clase". Una ventaja de este enfoque es que los resultados pueden ser documentados y seguidos en el tiempo hasta alcanzar las metas de mejora. Se han desarrollado numerosas tablas de grados de madurez para diferentes aplicaciones. 5.11. EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS El ciclo “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado luego por W. Edwards Deming. Por esa razón es frecuentemente conocido como “Ciclo de Deming”. Existe una extensa literatura sobre el ciclo PHVA en numerosos idiomas, y se invita a los usuarios de la familia de Normas ISO 9000:2000 a consultarla para comprender más a fondo el concepto. El concepto de PHVA es algo que está presente en todas las áreas de nuestra vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no importa lo simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminable: Dentro del contexto de un sistema de gestión de la calidad, el PHVA es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización, y en el sistema de procesos como un todo. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto en la realización del producto como en otros procesos del sistema de gestión de la calidad. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso puede lograrse aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización.

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Esto aplica por igual a los procesos estratégicos de alto nivel, tales como la planificación de los sistemas de gestión de la calidad o la revisión por la dirección, y a las actividades operacionales simples llevadas a cabo como una parte de los procesos de realización del producto. La Nota en el apartado 0.2 de la Norma ISO 9001:2000 explica que el ciclo de PHVA aplica a los procesos tal como sigue: • "Planificar" establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

• “Hacer” implementar los procesos. • “Verificar” realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos

respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

• “Actuar” tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los

procesos. Figura 3. El ciclo “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”.

ACTUAR PLANIFICAR

HACER VERIFICAR

¿ Cómo mejorar la próxima vez ?

¿ Qué hacer ? ¿ Cómo hacerlo ?

Hacer lo planificado

¿ Las cosas pasaron según lo

planificado ?

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5.12. PARTES INTEGRANTES DE UN SISTEMA DE CALIDAD10 La base de una Sistema de Calidad se compone de dos documentos, denominados Manuales de Aseguramiento de la Calidad, que definen por una lado el conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos genéricos que una organización establece para llevar a cabo la gestión de la calidad (Manual de Calidad), y por otro lado, la definición especifica de todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final (Manual de Procedimientos). El manual de calidad nos dice ¿Qué? Y ¿Quién?, y el Manual de procedimientos, ¿Cómo? Y ¿Cuando? Dentro de la infraestructura del Sistema existe un tercer pilar que es la de los Documentos Operativos, conjunto de documentos que reflejan la actuación diaria d la empresa. 5.12.1. Manual de calidad. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En el se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos: • Única referencia oficial. • Unifica comportamientos operativos. • Clasifica la estructura de responsabilidades. • Independiza el resultado de las actividades de la habilidad. • Es un instrumento para la formación y la Planificación de la Calidad. • Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad. 5.12.2. Manual de procedimientos. El manual de Procedimientos sintetiza de forma clara, precisa y sin ambigüedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja el modo detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de la organización dentro del marco del Sistema de Calidad de la empresa y dependiendo del grado de involucración en la consecución de la Calidad del producto final.

10 GONZALES, Carlos. Conceptos generales de calidad total [en línea]. Cali: Monografías, 2005. [Consultado 07 de enero de 2006]. Disponible en Internet: http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml

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5.13. EL SOPORTE DOCUMENTAL BASICO DE LA CALIDAD EN LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y LAS QUE SE ASIMILEN11 La puesta en marcha del Sistema de Garantía de Calidad en las Entidades Promotoras de Salud y las que se asimilen, implica la elaboración de un plan de desarrollo institucional del cual hacen parte los siguientes elementos documentales básicos: 5.13.1. Manual de calidad. Consiste en una descripción general de la organización, de su estructura orgánica, de los elementos que conforman su Sistema de Evaluación y Mejoramiento de la Calidad y de las normas internas que respaldan su adecuado funcionamiento. Contiene además una declaración general de la filosofía de la organización y de sus principios, políticas y estrategias en materia de Calidad. 5.13.2. Manual de procedimientos. Describe los procedimientos administrativos en los cuales intervienen los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Cada descripción de procedimiento debe incluir los estándares de calidad definidos por la entidad para garantizar la accesibilidad, oportunidad y seguridad del servicio. 5.13.3. Planes de mejoramiento. Conjunto de proyectos y programas mediante los cuales la entidad promotora de salud, se compromete en un proceso de Mejoramiento Continuo de la Calidad de sí misma y de las instituciones prestadoras de servicios de su propiedad. 5.13.4. Informes de calidad. Conjunto de documentos que se generan como resultado de las actividades de evaluación, seguimiento y control de la calidad.

11 Decreto 2174 de 1996 [en línea]: Artículo 8. Bogota: El presidente de la republica de Colombia, 1996. [consultado 09 de Diciembre, 2005]. Disponible en Internet: http://www.presidencia.gov.co/decretoslinea/1996/noviembre/28/dec2174281996.pdf

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6. METODOLOGIA 6.1. TIPO DE ESTUDIO De acuerdo al problema y los objetivos que se han planteado, el estudio es de tipo descriptivo – deductivo, ya que a partir de la información y con base en investigaciones se seguirán los procedimientos adecuados para la resolución del problema. 6.2. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN Se inició con la investigación y consulta en materia de calidad, sistemas de aseguramiento de calidad y manuales de calidad para conocer antecedentes y formar una visión global del tema a desarrollar. Posteriormente se estudió la norma ISO 9001:2000, que son la base para el elaborar el proyecto planteado. Una vez conocido el tema, ya se tiene la base para el desarrollo del proyecto, se comenzó con un recorrido por las instalaciones y presentación del personal de las áreas a estudiar y se inició la fase de recolección de información de los procedimientos a estudiar, para organizarla y redactar la estructura documental correspondiente. 6.3. FUENTES TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN La información para la realización del proyecto “Diseño y Socialización de la Estructura Documental en las Áreas de Imagenología y Desarrollo Institucional del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E.” se apoyó en fuentes de información primarias y secundarias.

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6.3.1. Fuentes primarias. Las fuentes primarias utilizadas son: Para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, se acude al empleo de los siguientes métodos con el fin de obtener información acerca de los procedimientos ejecutados en las áreas a estudiar: • Método de Observación: es necesario realizar una observación general de

los puestos de trabajo y procedimientos que se llevan a cabo en las áreas a estudiar dentro de la institución.

• Método de Cuestionario: es muy importante pedirle al encargado de realizar

un procedimiento que diligencie un formato donde especifique todas sus actividades.

• Método de Entrevista: es importante dialogar con los empleados para

obtener información mas detallada del procedimiento, además para responder algunas posibles dudas que puedan presentarse sobre el mismo.

6.3.2. Fuentes secundarias. Las fuentes secundarias utilizadas son: Se realizaron investigaciones preliminares relativas a los sistemas de calidad, normas de la serie ISO 9000:2000 y manuales de calidad de otras áreas de la institución; para ello se tomaron las siguientes fuentes principales: • Textos bibliográficos de Sistemas de Gestión de la Calidad. • Norma NTC ISO 9000:2000 del ICONTEC. • Documentación de Procesos del Banco de Sangre de la institución. 6.4. PASOS PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA Ante un problema se deben diseñar e implementar medidas que logren evitar que los factores causales vuelvan a presentarse. Este procedimiento es una especie de recuento o representación de las actividades necesarias de llevar a cabo y dado que se encausan a motivos de mejora se le puede llamar "la ruta de la calidad".

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Un problema se soluciona de acuerdo con los siguientes siete pasos: - EL PROBLEMA: Motivo de mejora o problema, se debe identificar el problema justificando claramente las razones para trabajar en su eliminación. Si su grado de importancia es alto y muchas personas lo comprenden, la búsqueda de su solución será tratada con seriedad y se logrará compromiso en los involucrados. - OBSERVACION: Descripción de la situación actual y fijación de objetivos de mejora. - ANALISIS: Análisis del problema, identificando y verificando las causas que lo originan. - ACCION: Elaboración de alternativas para corregir o eliminar el problema. Selección de la mejor alternativa e implementación de la misma. - EJECUCION: Análisis de resultados, comprobación de que el problema se ha corregido, sus causas han disminuido o desaparecido y el objetivo de mejora se ha cumplido. - VERIFICACION: Revisión de las actividades y planeación del trabajo futuro. Si estos siete pasos se clarifican y se implementan en el mismo orden, las actividades de mejoramiento en la contratación serán lógicamente consistentes. Para lograr el mejoramiento continuo y el aseguramiento de calidad en el área de Planeación y en la institución en general se llevara acabo procedimientos de capacitación del personal de la institución en cuanto a procesos actitudinales, aseguramiento de la calidad, mejoramiento continuo, mejoramiento de los procesos, sistemas de documentación, con el fin de contar con personal acto para el levantamiento de los procesos que se desarrollen dentro de su puesto de trabajo acorde a los lineamientos establecidos en la norma Internacional ISO 9000 versión 2000, este proceso se llevará cabo bajo la orientación de los coordinadores de calidad La recolección de la información se realizará en forma escrita, tomando como base los procesos que se encuentran consignados en los actuales manuales de procedimiento. Esta información se validará con las personas que intervienen de una u otra forma en los procesos del área de Planeación. Con la anterior información se procederá al diagnostico situacional del área de Desarrollo Institucional, Oficina Jurídica y División Técnica en la forma de

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contratación de las obras civiles, para proceder a efectuar las diferentes mejoras que esta área requiera con el fin de cumplir con los lineamientos de la norma internacional ISO 9000 versión 2000. Se jerarquizarán los procesos dentro del área de Planeación y esta se realizará la documentación de los mismos de acuerdo a los criterios establecidos. Una vez efectuadas las mejoras se llevará a cabo la socialización del personal involucrado con los diferentes procesos, que se han sometido a documentación, para lograr que lo planeado se ejecute. - ESTANDARIZACION: Estandarización de los procedimientos a objeto de prevenir que el problema o sus causas se repitan

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7. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN 7.1. ANTECEDENTES El Hospital Universitario del Valle "Evaristo García", lleva el nombre del médico caleño fundador de las Academias de Medicina de Bogotá y del Cauca. Actualmente con 724 camas, 21 quirófanos; 66 consultorios y 15 cuartos de procedimientos en consulta externa. Inicia su construcción en 1.936 bajo la dirección de la firma constructora Guillermo Garrido Tovar, obra que se terminó en 1940 por el Arquitecto Hernando Vargas Rubiano. Creado como Hospital por la ordenanza No. 20 de 1938, reformada sucesivamente por las ordenanzas No. 50 de 1942, No. 12 de 1954, N° 9 de 1955 y No. 106 de 1969. Mediante la Resolución N° 97 de julio 26 de 1948 expedida por el Ministerio de Justicia, se reconoció la personería jurídica del "Hospital Departamental del Valle", cuyo tiempo de construcción sufrió dos prolongados cortes, por dificultades financieras, siendo solo hasta el 28 de enero de 1956 que abre sus puertas a la comunidad, con 60 camas; habilitando en su inicio tres de sus seis pisos, conservando el tercero para el Seguro Social que empezaba actividades en Cali; designaba áreas del primero y segundo piso a la Facultad de Medicina de la Universidad del Valle. Convirtiéndose en el sitio obligado de consulta de todos los habitantes del Suroccidente Colombiano, cuando apenas contaba con un mediano servicio de urgencias, siendo el único centro de atención de emergencias de la Región. En 1964 se construye un área para urgencias, el complejo quirúrgico con capacidad de 17 quirófanos, más 40 camas algunas de ellas para maternidad. Organiza la Unidad de Pensionados con 75 camas, con el objetivo de prestar un servicio clínico de primera calidad a quienes pudieran costearlo; previamente el "Consejo Directivo de la Facultad de Medicina mediante Resolución 04 de febrero 25 de 1960, reglamentó la práctica privada en el HUV para los Profesores de dedicación exclusiva y los de tiempo completo geográfico12". En 1970 su crecimiento se había triplicado en las áreas de pediatría, partos, recién nacidos y medicina interna, su capacidad superaba las 300 camas e inaugura el

12 OROZCO, Guillermo. De la Escuela de Medicina y su Universidad. Santiago de Cali: Departamento de Publicaciones Universidad del Valle, 1984. p. 11-18.

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bloque de consulta externa con 60 consultorios. En 1973 abre la sala de recién nacidos dando asistencia al 80% de los prematuros de la ciudad. En 1978 se creó la primera unidad de cuidado intensivo con siete camas y en 1981 nace la primera unidad de cuidado intensivo para recién nacidos, líder luego en los programas de neonatología en Latinoamericana. Al inicio de los ochenta impulsa un programa de reparaciones locativas y de inversión de equipos, como el mejoramiento de los procesos asistenciales y administrativos y se crea el departamento de informática y sistemas. En 1981 tenía más de 514 camas, en 1982 se crea la sala de quimioterapia, en 1983 la Unidad Renal, se remodelaron los servicios de lavandería, cocina y la cafetería en el séptimo piso. En los noventa, se desarrollan 63 proyectos de modernización física y tecnológica. La Resolución N° 19621 de diciembre 26 de 1980 lo establece en "El Hospital Universitario del Valle "Evaristo García", establecimiento público adscrito al Sistema Nacional de Salud, con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, de conformidad con el artículo 5° del Decreto056 de enero 15 de 197513. Mediante el Decreto Departamental N°1807 del 7 de noviembre de 1995 el HUV se transforma en Empresa Social del Estado, en cumplimiento al artículo 194 y 197 de la Ley 100 de 1993.14 Se entiende así como una categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Departamental adscrita a la Secretaría Departamental de Salud del Valle del Cauca e integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículo 195 de la Ley 100 de 1993 y Decreto1876 de 1994. "La denominación de la entidad pública que se transforma mediante el Decreto mencionado será: HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE "Evaristo García" "Empresa Social del Estado", con jurisdicción en todo el territorio del Departamento del Valle del Cauca, su domicilio y sede de sus órganos administrativos es la Ciudad Santiago de Cali".15 La Junta Directiva del Hospital, mediante el Acuerdo No 004 del 27 de febrero de 1997 aprueba el Estatuto del HUV Empresa Social del Estado y mediante el acuerdo 007 del 1 de abril de 1997 expide el estatuto contractual. Con el acuerdo 007 de septiembre de 2001 modifica la Estructura Organizacional y el Acuerdo 005 de abril 29 de 2002 adopta el Manual de Funciones y Requisitos de Cargos. 13 Ministerio de Salud División de Registro y Certificación de Instituciones. Santa fé de Bogotá Diciembre 14 de 1996. p. 15-23. 14 Gobernación del Valle del Cauca Secretaría Departamental de Salud Grupo Funcional Inspección Vigilancia y Control. 2002. p. 28-33. 15 Gobernación Departamento del Valle del Cauca Decreto 1807 Noviembre 7 de 1995. p. 7-16.

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El Hospital Universitario del Valle "Evaristo García" se encuentra ubicado en la calle 5ª con carrera 36 de la comuna 19. La calle es una vía arteria principal que aloja grandes flujos de tránsito de vehículos livianos y es preferida para la operación del sistema de transporte público colectivo de alta frecuencia y paradas distantes reguladas. Es por tanto una vía que forma parte de la Red Básica primordial de la estructura urbana de Cali, generando para la Institución excelentes condiciones de accesibilidad desde y hacia otros sectores de la ciudad. 7.2. MISIÓN Brindar como Empresa Social del Estado, servicios de promoción, prevención, fomento y rehabilitación en Salud en los diferentes niveles de complejidad, a la comunidad del Suroccidente Colombiano, afiliados y no afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, asegurando el equilibrio financiero; ofreciendo servicios de alta tecnología y garantizando la calidad de la atención con personal humanizado, motivado y altamente comprometido. Como Institución Universitaria, participa en la formación, desarrollo y actualización del Talento Humano, fomentando la inversión buscando fortalecerse como líder de la Salud en Colombia. 7.3. VISIÓN El H.U.V. busca mantener su compromiso como fuente de desarrollo de la salud y calidad de vida, constructor de un modelo de Empresa Social que garantice la prestación de servicios y formación del Talento Humano, basado en la excelencia y siendo movilizador Regional de la Salud Nacional, enmarcado en el nuevo Sistema General de Seguridad Social de Salud en Colombia. 7.4. NUESTROS PRINCIPIOS • Honestidad • Responsabilidad • Disciplina • Respeto • Crecimiento Constante

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7.5. HISTORIA El HUV, es una Entidad de Categoría Especial, descentralizada del orden Departamental, cuyo domicilio y sede de sus órganos administrativos es Santiago de Cali. Adscrita a la Secretaría Departamental de Salud, presta servicios en salud en todos los niveles de atención con énfasis en los niveles II y III, con acciones de prevención, orientadas a reducir y minimizar la incapacidad, el sufrimiento y las secuelas de la enfermedad, lo mismo que a promover la adaptación a condiciones irremediables; como las actividades, procedimientos e intervenciones tendientes a modificar, aminorar o hacer desaparecer los efectos inmediatos o mediatos de la enfermedad que alteran el normal funcionamiento laboral, familiar, individual y social del individuo y su rehabilitación. Así como todo lo concerniente a las labores de docencia, de investigación y desarrollo científico y tecnológico. El Hospital inició con 60 camas el 28 de enero de 1957. En 1970 su crecimiento se había triplicado en las áreas de pediatría, partos, recién nacidos y medicina interna y su capacidad superaba las 300 camas. En 1978 se creó la primera unidad de cuidado intensivo con siete camas. En 1973 se abre la sala de recién nacidos y se da asistencia al 80% de los prematuros de la ciudad y en 1981 nace la primera unidad de cuidado intensivo para recién nacidos, líder luego en los programas de neonatología en Latino América. En la actualidad, como Empresa Social del Estado, con 620 camas (y 100 camillas fijas), servicios de apoyo diagnóstico de alta tecnología, atención de consulta externa de todas las especialidades médicas, produjo en el año anterior 87.741 consultas, un servicio de urgencias con 17.135 egresos y 28.096 egresos por hospitalización, 20.900 intervenciones quirúrgicas, con un equivalente paciente día de 333.015. Se erige como el soporte en el área de prestación de servicios de salud para las personas con menores recursos económicos del sector, aproximadamente el 60% de la población que atiende está en la extrema pobreza y no cuenta con ninguna vinculación a la seguridad social, desplazando la atención de la población del régimen contributivo y aún del régimen subsidiado. Destaca dentro de sus distintas especialidades la atención de trauma y la atención al recién nacido, como fortaleza importante dentro del perfil institucional. Es además el único servicio de atención quirúrgica urgente para la población infantil del Valle del Cauca y Sur Occidente Colombiano.

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Con el cierre de camas en la actual crisis de la salud, el HUV se vio forzado a abrir nuevas camas (100 camillas), ante la demanda que genera un porcentaje ocupacional promedio del 109% y alcanzando cifras del 150% y 300% en urgencias, con una demanda efectiva proveniente el 75% de Cali, el 18% del resto del Departamento del Valle y un 7% del Cauca y Nariño.

48

7.6. ESTRUCTURA MATRICIAL Figura 4. Estructura matricial del Hospital Universitario del Valle

JUNTA DIRECTIVA

DIRECCIÓN GENERAL

Revisoría Fiscal

Control Interno

Desarrollo Institucional

Comité Directivo

Control Interno Disciplinario

Sistemas

Asistencia Jurídica

Comité Docente Asistencial

Comité Técnico Científico

Ética

Historias Clínicas

Banco de Sangre

Vigilancia Epidemiológica

SUBDIRECCIONES DE SERVICIOS

De Salud Administrativa Financiera

Servicios Ambulatorios

Urgencias

Sala de Operaciones

Imagenología

Salud Mental-Pensionado

Medicina Interna

Cirugía

Pediatría

Ginecoobstetricia

Neurocirugía

Ortopedia y Traumatología

Gru

pos

Func

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49

8. DESARROLLO DEL PROYECTO 8.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE PROCESOS Para identificar y clasificar los procesos realizados en las áreas de Oficina Juridica, Unidad de Control Interno y Oficina de Desarrollo Institucional se empleó la siguiente metodología: 8.1.1. Identificar proveedores y clientes internos y externos del área. Consiste en identificar los proveedores y clientes de cada área, es decir, las partes interesadas, esto se realiza listando las instituciones, empresas y todo aquel qué requiera o preste servicios al área, posteriormente se clasifica la lista anterior en proveedores y clientes, y con dicha clasificación se distribuyen los proveedores y clientes en internos y externos. (Véase Formato 1). Formato 1. Identificación de proveedores y clientes externos e internos.

PROVEEDORES EXTERNOS CLIENTES EXTERNOS

• Proveedor Externo 1. • Proveedor Externo 2. • Proveedor Externo 3. • Proveedor Externo n.

• Cliente Externo 1. • Cliente Externo 2. • Cliente Externo 3. • Cliente Externo n.

PROVEEDORES INTERNOS CLIENTES INTERNOS

• Proveedor Interno 1. • Proveedor Interno 2. • Proveedor Interno 3. • Proveedor Interno n.

• Cliente Interno 1. • Cliente Interno 2. • Cliente Interno 3. • Cliente Interno n.

ENTRADA PROCESO SALIDA

Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 4.

NO

MB

RE

DE

L Á

RE

A

50

8.1.2. Identificar los procesos. Consiste en realizar una lista de todos los procesos que son desarrollados en el área. 8.1.3. Realizar el mapa de procesos. Consiste en clasificar los procesos identificados anteriormente en las tres siguientes categorías: • Procesos de Direccionamiento: son todos aquellos que este relacionado con

la Planeación Estratégica del área. • Procesos Operativos: son todos aquellos que tiene relación directa con la

razón de ser del área. • Procesos de Apoyo: son todos aquellos que contribuyen a la eficacia y

adecuada ejecución de los procesos operativos. (Véase Formato 2). Formato 2. Mapa de procesos. Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 5.

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Procesos de Direccionamiento

Procesos Operativos

Procesos de Apoyo

PD 2 PD n PD 1

PO 1 PO 2 PO n

PA 1 PA 2 PA n

PD 3

PO 3

PA 3

51

8.1.4. Priorizar los procesos. Una vez realizado el mapa de procesos se continua evaluando cada uno de los procesos consignados en este de acuerdo a la siguiente tabla para priorizar los mismos; lo anterior se realiza calificando uno a uno los procesos según los factores consignados en dicha tabla en una escala de 1 a 3; siendo 3 alto, 2 medio y 1 bajo. Para los procesos que sean Requisitos ISO 9001, Afectan la satisfacción del cliente, Afectan la calidad del servicio / producto y Exigencia de Ley; es obligatoria su documentación. (Véase Formato 3). Formato 3. Identificación procesos necesarios.

No.

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1

2

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4

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 6. Una vez calificados todos los procesos necesarios del área, el equipo de trabajo de la misma debe establecer el puntaje mínimo a partir del cual se documentarán los procesos. Los procesos con puntaje igual o superior al definido por el equipo de trabajo del área deben ser documentados. NOTA: Si un proceso obligatorio tiene un puntaje inferior al definido por el equipo de trabajo debe ser documentado o debe reevaluarse su calificación con el propósito de incluirlo dentro del rango definido para su documentación. Para el caso de las áreas de Oficina Jurídica, Unidad de Control Interno y Oficina de Desarrollo Institucional se determino documentar los procesos que tuvieran un

52

puntaje igual o mayor a 26 puntos, este criterio de calificación fue establecido en colaboración con el jefe de cada área, que habían asistido previamente al curso de capacitación de ISO 9000:2000. Esto se determinó para favorecer los procesos que a consideración de los colaboradores eran esenciales para la excelente prestación del servicio. Una vez se terminan estas actividades, se deben socializar con el resto del personal de las áreas correspondientes, para someter el trabajo a consideración de todos y así hacer las correcciones pertinentes de acuerdo a los criterios de todo el personal. La tabla de identificación de los procesos necesarios a documentar se realizó con base a otros modelos para calificar los procesos, teniendo en cuenta los ítems más importantes según la norma NTC ISO 9000:2000, donde se recomienda documentar los siguientes procesos: • Requisitos ISO 9001. • Afecta satisfacción del cliente. • Afecta la calidad del servicio. • Exigencia de Ley. 8.1.5. Determinación del tipo de documentación. Una vez determinado los procesos prioritarios o críticos del área, se seleccionará para cada uno de estos el tipo de documentación a emplear de acuerdo a la pirámide documental. (Véase la Figura 1 y formato 4). Los tipos de documentación empleados en la institución son: • Manual de Calidad. • Plan de Calidad. • Caracterización. • Procedimientos, Guías, Especificaciones, Instructivos y Planos. • Registros. • Documentos Externos.

53

Figura 5. Pirámide documental. Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 7. Formato 4. Procesos necesarios a documentar.

No.

Pro

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1

2

3

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 8.

DOCUMENTOS EXTERNOS

REGISTROS

PROCEDIMIENTOS, GUIAS, ESPECIFICACIONES, INTRUCTIVOS, PLANOS

CARACTERIZACIÓN

PLAN DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

54

Para las áreas Oficina Juridica, Unidad de Control Interno y Oficina de Desarrollo Institucional se decidió documentar todos los procesos en diagramas de flujo debido a que en otras áreas de la institución ya se había trabajado bajo este formato. 8.1.6. Estructura de la codificación. La estructura para la codificación de la documentación de cada una de las áreas de Hospital Universitario del Valle "Evaristo García" E.S.E. será alfa-numérica teniendo en cuenta el organigrama de la empresa que consta de tres subdirecciones, los diferentes tipos de documentos manejados, las áreas de la institución y un consecutivo asignado a cada documento, con el fin de facilitar su identificación a través de toda la institución. La codificación asignada a los tipos de documentos es la siguiente: (Véase el anexo 1). Anexo 1. Codificación para tipos de documentos.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO Manual de calidad MC Plan de calidad PC Caracterización de procesos CA Procedimiento PR Especificación ES Instructivos INS Guía GI Libro LIB Planos PL Registro REG Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 9. La codificación asignada a la dirección general y las tres subdirecciones de la institución es la siguiente: (Véase el anexo 2).

55

Anexo 2. Codificación para las áreas directivas de la institución.

DIRECCIÓN CÓDIGO Dirección General DG Subdirección de Servicios de Salud SSS Subdirección Administrativa SSA Subdirección Financiera SSF Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 10. La codificación de algunas de las áreas clínicas de la institución es la siguiente: (Véase el anexo 3). Anexo 3. Codificación para las áreas clínicas de la institución.

ÁREA CÓDIGO Banco de Sangre BS Cirugía CX Desarrollo Institucional DI Hospital Universitario del Valle HUV Imagenología IMG Neurocirugía NQX Urgencias URG Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 10. Finalmente a cada procedimiento de cada una de las área se le asigna un consecutivo de los documentos que está posee. La codificación será generada por el área de Desarrollo institucional. El orden de la codificación es el siguiente: PASO 1. Código del tipo de documento. PASO 2. Código de la dirección o subdirección a la cual pertenece el área. PASO 3. Código del área a la que pertenece el documento. PASO 4. Consecutivo del documento.

56

Las anteriores codificaciones se escriben separadas por un slash. (Véase el anexo 4). Anexo 4. Ejemplo de codificación en la Oficina de Desarrollo Institucional.

CODIFICACIÓN SIGNIFICADO

MC/DG/DI/001 Manual de calidad número 1: Manual de calidad Oficina Desarrollo Institucional acorde a la norma ISO 9001:2000

CA/DG/DI/004 Caracterización de proceso número 4 del área de Desarrollo Institucional que pertenece a la Dirección General.

PR/DG/DI/036 Procedimiento número 36 del área de Desarrollo Institucional que pertenece a la Dirección General.

ES/DG/DI /001 Especificación número 1 del área de Desarrollo institucional que pertenece a la Dirección General.

INS/DG/HUV/001 Instructivo número 1 del Hospital Universitario del Valle que pertenece a la Dirección General.

REG/DG/DI /001 Registro número 1 del área de Desarrollo Institucional que pertenece a la Dirección General.

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 11. 8.1.7. Caracterización de procesos. La caracterización de los procesos se realiza con el fin de obtener una descripción sistémica del mismo y de esta manera observar el proceso de transformación; definiendo el límite correspondiente. Todos los procesos se someterán a caracterización para identificar su objetivo, responsable, indicador de gestión, proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, requisitos de ley, procesos de apoyo, interrelaciones, requisitos ISO y documentos empleados para las actividades del proceso. NOTA: Solo los procesos Principales a documentar deben tener caracterización.

57

La caracterización de procesos se realiza a través del diligenciamiento del formato de caracterización de procesos (Véase formatos 5 y 6). Los ítems que se relacionan en este formato son un complemento al trabajo realizado anteriormente, así como también son de gran ayuda para ir estructurado aun más cada proceso.

58

Formato 5. Caracterización de procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: VERSIÓN: PÁGINA: TIPO DE DOCUMENTO:

PROCESO

No. DE COPIA: OBJETIVO: RESPONSABLES: INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS:

Realizó:

Revisó: Firma: Nombre: Cargo: Área:

Aprobó: Firma: Nombre: Cargo: Área:

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 11.

59

Formato 6. Instructivo de caracterización de procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: VERSIÓN: PÁGINA: TIPO DE DOCUMENTO:

PROCESO

No. DE COPIA: OBJETIVO: Describa brevemente el (los) resultado(s) esperado(s) de la realización del proceso; en esta descripción debe quedar clara la finalidad de su aplicación. RESPONSABLES: El (los) cargo(s) de la(s) persona(s) que tengan la responsabilidad del desarrollo del proceso ante la gerencia. INDICADOR DE GESTIÓN: Escriba el (los) indicador(es) de gestión que faciliten la medición y control del proceso.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Liste todo aquel que preste servicios al proceso.

Liste todo lo que se someta a transformación durante el proceso.

Liste el conjunto de actividades (procedimientos) que interactúan y conforman el proceso.

Liste todos los resultados de la transformación.

Liste todo aquel que requiera los servicios del proceso.

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Liste los procesos que se interrelacionan con el proceso.

Liste los requisitos de la Norma ISO 9001 que se satisfacen con el proceso en mención.

Liste las leyes, decretos y toda la normatividad que se satisfacen con el proceso en mención.

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS:

Liste los procesos que soportan el proceso en mención.

Liste los documentos que se van a emplear para documentar las actividades (procedimientos) del proceso.

Realizó:

Revisó: Firma: Nombre: Cargo: Área:

Aprobó: Firma: Nombre: Cargo: Área:

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 12.

60

8.1.8. Documentación de procedimientos. La documentación que se emplea en la institución para los procedimientos comprende el diligenciamiento del formato correspondiente y del diagrama de flujo. (Véase Anexo 5, Formato 7 y Formato 8). Un diagrama de flujo es la representación gráfica de la secuencia de las operaciones, transportes, inspecciones, esperas y almacenamientos que suceden durante un procedimiento. Figura 6. Esquema de Procedimiento.

PROCEDIMIENTO

Actividad 1

Actividad n

Actividad 2

Actividad 7

Actividad 3

Actividad 6 Actividad 5

Actividad 4

61

Anexo 5. Actividades del diagrama de proceso. Inicio o fin:

Se emplea este símbolo para dar inicio y finalización del diagrama.

Operación: Una operación tiene lugar cuando un objeto es modificado intencionadamente en sus características físicas o químicas, es acoplado o separado de otro objeto o es ordenado o dispuesto para otra operación, transporte, inspección o almacenamiento. También se realiza una operación cuando se da o recibe información o cuando tiene lugar una planificación o calculo.

Transporte: Tiene lugar un transporte cuando un objeto es movido de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos son parte de una operación o son causados por el operario en el puesto de trabajo durante una operación o una inspección.

Inspección: Una inspección tiene lugar cuando un objeto es examinado para su identificación o es verificado en su cantidad o en la calidad de alguna de sus características.

Espera: Una espera tiene lugar para un objeto cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionadamente cambian las características físicas o químicas del objeto, no pertinente o no requieren la inmediata realización de la siguiente acción planeada.

Almacenamiento: Un almacenamiento tiene lugar cuando un objeto es mantenido y protegido contra movimientos no autorizados.

Decisión: Una decisión tiene lugar posteriormente a la realización de una inspección, señala un estado en el cual se debe tomar una decisión a partir de la que el procedimiento se divide en dos o más posibilidades. La alternativa que se escoja depende de la respuesta al cuestionamiento que se establece en la decisión correspondiente. Cada una de las vías se nombra de acuerdo con la respuesta (si o no) al cuestionamiento que se establece en el símbolo.

Conectores: Se emplean para dar continuidad al diagrama de flujo cuando se pasa de una página a otra.

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 13.

1

INICIO

62

Todas las figuras del diagrama de flujo tendrán dimensiones de un centímetro por un centímetro a excepción del conector que tendrá medidas de 0.5 centímetros por 0.5 centímetros.

63

Formatos 7. Instructivo elaboración de procedimientos. CÓDIGO: INS/DG/HUV/001 FECHA DE EMISIÓN: VERSIÓN: PAGINA: TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

NO. DE COPIA:

ENCABEZADO TITULO: Referencia el nombre del documento (Manual de calidad, Manual de procedimiento, instructivos, formatos etc.) que se va a tratar. CÓDIGO: Código del documento según la estructura de codificación para la documentación interna. FECHA DE EMISIÓN: Fecha en que se elaboró el documento, escrita en el siguiente orden dos dígitos para el día, a continuación / como símbolo de separación, dos dígitos para el mes, a continuación el símbolo de / y finalmente cuatro dígitos par el año. VERSIÓN: Numero de la versión del documento, indica el número de veces que se ha modificado el documento. PAGINA: Indica numeración consecutiva de las páginas del documento del total de las mismas TIPO DE DOCUMENTO: En esta casilla se identificara el nivel de restricción del documento de la siguiente forma:

INFORMACIÓN INTERNA: Libre circulación dentro del Hospital. • Manual de Calidad. • Manual de Buenas Prácticas de Manufactura. • D.R.A. - Descripción de Responsabilidades Asignadas. • Normas de Perfil del Cargo. • Tablas de Datos.

INTERNA RESTRINGIDA: Solamente tienen acceso las personas que el responsable de la aprobación designe. • Planes de Calidad. • Especificaciones Técnicas - Condiciones de Operación. • Instructivos.

64

• Procedimientos. • Guías.

El nivel de restricción de una norma específica es determinado por el responsable de su aprobación, de acuerdo con el grado de confidencialidad y las necesidades de uso de la información suministrada en el documento.

CONTENIDO 1. OBJETIVO Describa brevemente el (los) resultado(s) esperado(s) de la aplicación del procedimiento, en esta descripción debe quedar claro la finalidad de su aplicación. 2. ALCANCE Describa la cobertura de las disposiciones expresadas en términos de procesos, cargos, áreas. Se recomienda utilizar expresiones como: � Este procedimiento define los métodos para.....de aplicación en las áreas

de.....del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. 3.RESPONSABILIDAD El (los) cargo(s) de la(s) persona(s) que tengan la responsabilidad del desarrollo del procedimiento. 4. PROCEDIMIENTOS Actividades o secuencia de pasos que deben seguir para alcanzar el objetivo del documento haciendo referencia a lo que se hace, como se hace, los responsables, los documentos y los registros asociados a la actividad y demás información que requiera ser aplicada. Este procedimiento se puede documentar de la siguiente manera:

� Diagrama de flujo. � Protocolos. � Guías de manejo.

4.1 Redacción de documentos Para redactar un documento se debe utilizar verbos en tiempo infinitivo. Ej. Dirigir,

65

desarrollar, etc. Emplear lenguaje sencillo, conciso y claro. Ser breve, uniforme en la exposición y coherente con los procedimientos del sistema de calidad. Utilizar el mismo término para el mismo concepto. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Se indica el responsable y la periodicidad para la revisión de los documentos. Indicando cómo y dónde se debe registrar el control de los cambios realizados al documento, como el resultado de la revisión. 5. ACCIONES DE CONTINGENCIA En esta parte de la norma se deben indicar las acciones que se deben tomar para evitar algún evento inesperado o problema durante la realización del proceso y/o las acciones a seguir para evitar que se repita algún inconveniente que haya surgido en el desarrollo del proceso. 6. ANEXOS Se indican los anexos relacionados con el procedimiento. 7. REFERENCIAS Se registran instrucciones y documentos referidos en el procedimiento descrito, así como normas o lineamientos utilizados. CUADRO DE CONTROL Realizó: En esta casilla se indica la profesión y nombre de las personas que realizaron el procedimiento. Revisó: Presenta la firma, nombre y el cargo del encargado con autoridad para revisar el documento. Aprobó: Presenta la firma, nombra y el cargo del encargado con autoridad para aprobar el documento. Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 14.

66

Formato 8. Diagrama de flujo. CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: VERSIÓN: PÁGINA: TIPO DE DOCUMENTO:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

No. DE COPIA: RESPONSABLE

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: No. ACTIVIDAD

1

2

3

4

5

6

7

8

Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 15.

67

8.2. CONTROL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL El área de administración de calidad del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. será el encargado de ejercer el debido control de todos los documentos, procedimientos y datos relacionados con el objetivo de mantener estos actualizados y disponibles para los usuarios. (Véase Formato 14). 8.2.1. Requisitos para control de documentos: Los ítems que se relacionan a continuación se deben tener en cuenta para la debida actualización y control de documentos: • Antes de editarse los documentos estos deben ser revisados y aprobados para

su adecuación, por el personal autorizado. • Se debe realizar la adecuada distribución de los documentos a las áreas que

las requieran. • Los documentos obsoletos deben ser retirados con prontitud, garantizando que

los sitios que efectúen operaciones esenciales en el sistema de gestión de calidad dispongan de las ediciones oportunas de los documentos utilizados.

• Cuando se efectúen cambios, los documentos deben ser aprobados por el

mismo responsable que los aprobó inicialmente. • Los cambios, modificaciones y copias son responsabilidad del coordinador de

calidad de cada área.

68

Formato 9. Control de documentación. CÓDIGO: INS/DG/HUV/001 FECHA DE EMISIÓN: VERSIÓN: PAGINA: TIPO DE DOCUMENTO: Interna Restringida

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN

NO. DE COPIA: PAGINA: Indica numeración consecutiva de las páginas del documento del total de las mismas. TIPO DE DOCUMENTO: En esta casilla se identificara el nivel de restricción del documento de la siguiente forma:

INFORMACIÓN INTERNA: Libre circulación dentro del Hospital. • Manual de Calidad. • Manual de Buenas Prácticas de Manufactura. • D.R.A. - Descripción de Responsabilidades Asignadas. • Normas de Perfil del Cargo. • Tablas de Datos.

INTERNA RESTRINGIDA: Solamente tienen acceso las personas que el responsable de la aprobación designe. • Planes de Calidad. • Especificaciones Técnicas - Condiciones de Operación. • Instructivos. • Procedimientos. • Guías.

El nivel de restricción de una norma específica es determinado por el responsable de su aprobación, de acuerdo con el grado de confidencialidad y las necesidades de uso de la información suministrada en el documento. CONTENIDO: el cual se compone de lo siguiente:

1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Responsabilidad. 4. Contenido específico del documento. 5. Periodicidad para la revisión. 6. Acciones de contingencia. 7. Anexos. 8. Referencias.

69

Este contenido es aplicable a los siguientes tipos de documentos: Procedimientos, especificaciones, guías, instructivos, planes de calidad. Para los demás tipos de documentos es obligatorio que contenga objetivo y la responsabilidad además del contenido especifico del mismo. El revisor del documento debe cerciorarse de que este sea legible. Una vez revisado por el coordinador de calidad del área de influencia el documento o en su defecto será revisado por el par de otra área de la institución se diligenciará el comentario con respecto al documento propuesto y se dará la firma de aceptado o no aceptado. La firma del revisor será respaldada por la firma de aprobación por parte de la gerencia de U.E.S. correspondiente. Si el documento es rechazado solo se firmará la solicitud dando la no aceptación. Si el documento es aceptado el revisor firmará la solicitud y la entregará a la(s) persona(s) que lo realizó, quien con este requisito solicitará un código de documento al encargado de mejoramiento continuo y Garantía de Calidad en la oficina de Desarrollo Institucional y posteriormente se emitirá el documento definitivo con las modificaciones pertinentes actualizando el documento correspondiente. CUADRO DE CONTROL Realizó: En esta casilla se indica la profesión y nombre de las personas que realizaron el procedimiento. Revisó: Presenta la firma, nombre y el cargo del encargado con autoridad para revisar el documento. Aprobó: Presenta la firma, nombra y el cargo del encargado con autoridad para aprobar el documento. Fuente: Fuente: Hospital Universitario del Valle, Oficina de Desarrollo Institucional, Formatos para la elaboración de procedimientos. Santiago de Cali, 2004. p. 16.

70

8.3. MAPA DE PROCESOS DE LA OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. CÓDIGO: MC/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PÀGINA: 1 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO INSTITUCIONAL

ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

MAPA DE PROCESOS No DE COPIA: �

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

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PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO

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Clie

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PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

Imprenta Gestión de Sistemas Informáticos

Gestión de Suministros

Gestión de Medicamentos

Mantenimiento Crédito y Cobranzas

Telecomunicaciones

Gestión del Recurso Humano

Control de Producto No Conforme

Control de Documentos

Control de Registros

Auditorías Internas

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Control Interno

Facturación

Atención al Cliente

Almacenamiento Archivo de Historias Clínicas

Tesorería

Contabilidad Costos e Inventarios

Asistencia Jurídica

Epidemiología Hospitalaria

Mercadeo y Comunicaciones

Gestión de Proyectos

Medición de Procesos y Control de Gestión

Gestión Ambiental

Proyectos de Infraestructura

Mejoramiento Continuo

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Auditoria Médica

Gestión Estratégica Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Gestión Financiera Mercadeo y Comunicaciones

Mejoramiento Continuo

71

8.3.1. Identificación Procesos Necesarios Desarrollo Institucional. CÓDIGO: MC/DG/DI/002

FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

VERSIÓN: 1

PÀGINA: 2 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO INSTITUCIONAL ACORDE

A LA NORMA ISO 9001:2000 IDENTIFICACIÓN PROCESOS

NECESARIOS NO. DE COPIA: 1 de 1

�

No.

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Otr

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Tota

l

1 Planeación del Proyecto 3 3 2 2 2 2 3 3 3 3 26

2 Formulación del Proyecto 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

3 Diseño 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

4 Interventora Interna 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

5 Interventora Externa 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

6 Licencias y Permisos 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

7 Traslado de Áreas 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

8 Convocatoria Publica 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 29

�

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

72

�

CÓDIGO: MC/DG/DI/002

FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

VERSIÓN: 1

PÀGINA: 2 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO INSTITUCIONAL

ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000 IDENTIFICACIÓN PROCESOS

NECESARIOS NO. DE COPIA: 1 de 1

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No.

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9 Invitación Publica 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

10 Orden de trabajo 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 27

11 Informes de gestión 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 29

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Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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8.3.2. Tipo de Documento de la Oficina de Desarrollo Institucional.

CÓDIGO: MC/DG/DI/002

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DESARROLLO INSTITUCIONAL ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

TIPO DE DOCUMENTO NO. DE COPIA: 1 de 1

�

No. Proceso necesario a documentar

Caracterización del proceso

Instructivo de Trabajo

Manual de Calidad

Diagrama de flujo Guías Especificación

1 Planeación del Proyecto X X X

2 Formulación del Proyecto X X X

3 Diseño X X X

4 Interventora Interna X X X

5 Interventora Externa X X X

6 Licencias y Permisos X X X

7 Traslado de Áreas X X X

8 Convocatoria Publica X X X

�

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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CÓDIGO: MC/DG/DI/002

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MANUAL DE CALIDAD

DESARROLLO INSTITUCIONAL ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

TIPO DE DOCUMENTO NO. DE COPIA: 1 de 1

�

No. Proceso necesario a documentar

Caracterización del proceso

Instructivo de Trabajo

Manual de Calidad

Diagrama de flujo Guías Especificación

9 Invitación Publica X X X

10 Orden de trabajo X X X

11 Informes de gestión X X X

12

13

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15

16

�

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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8.3.3. Identificación Proveedores y Clientes Externos Desarrollo Institucional. CÓDIGO: MC/DG/DI/002

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MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO

INSTITUCIONAL ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

IDENTIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y CLIENTES NO. DE COPIA: 1 de 1

�

�

PROVEEDORES EXTERNOS CLIENTES EXTERNOS

• Ministerio de la Protección Social • Gobernación del Valle del Cauca. • Secretaría de Planeación

Departamental del Valle del Cauca. • Secretaría de Vivienda y Desarrollo

Departamental del Valle del Cauca. • Secretaría de Hacienda del Valle del

Cauca. • Contraloría Departamental del Valle

del Cauca. • Procuraduría General de la Nación • Departamento Nacional de

Planeación • Monumentos Nacionales • Departamento Administrativo de

Gestión del Medio Ambiente • Corporación Regional del Valle del

Cauca (C.V.C). • Contratistas de Obra • Interventores de Obra

• Ministerio de la Protección Social • Gobernación del Valle del Cauca. • Secretaría de Planeación

Departamental del Valle del Cauca. • Secretaría de Vivienda y Desarrollo

Departamental del Valle del Cauca. • Secretaría de Hacienda del Valle del

Cauca. • Contraloría Departamental del Valle

del Cauca. • Procuraduría General de la Nación • Departamento Nacional de

Planeación • Monumentos Nacionales • Departamento Administrativo de

Gestión del Medio Ambiente • Corporación Regional del Valle del

Cauca (C.V.C). • Contratistas de Obra • Interventores de Obra

ENTRADA PROCESO SALIDA Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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CÓDIGO: MC/DG/DI/002

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INSTITUCIONAL ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

IDENTIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y CLIENTES NO. DE COPIA: 1 de 1

PROVEEDORES INTERNOS CLIENTES INTERNOS

DIRECCIÓN GENERAL • Desarrollo Institucional. • Asistencia Jurídica. • Control Interno. • Control Interno Disciplinario. • Unidad de Sistemas. • Epidemiología Hospitalaria. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA • División de Presupuesto y Contabilidad. • Tesorería. • Crédito y Cobranzas. • Facturación. • Sección de Costos e Inventarios. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA • División de Atención al Cliente (UBA). • División de Recursos Humanos. • División de Suministros. • División Técnica. • División de Servicios Generales. SUBDIRECCIÓN MÉDICA • UES Urgencias. • UES Pediatría General. • UES Pensionados. • UES Ginecología y Obstetricia. • UES Cirugía. • UES Medicina Interna. • UES Sala de Operaciones. • UES Unidad de Salud Mental. • UES Ortopedia y Traumatología. • UES Ayudas Diagnósticas. • UES Servicios Ambulatorios.

DIRECCIÓN GENERAL • Desarrollo Institucional. • Asistencia Jurídica. • Control Interno. • Control Interno Disciplinario. • Unidad de Sistemas. • Epidemiología Hospitalaria. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA • División de Presupuesto y Contabilidad. • Tesorería. • Crédito y Cobranzas. • Facturación. • Sección de Costos e Inventarios. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA • División de Atención al Cliente (UBA). • División de Recursos Humanos. • División de Suministros. • División Técnica. • División de Servicios Generales. SUBDIRECCIÓN MÉDICA • UES Urgencias. • UES Pediatría General. • UES Pensionados. • UES Ginecología y Obstetricia. • UES Cirugía. • UES Medicina Interna. • UES Sala de Operaciones. • UES Unidad de Salud Mental. • UES Ortopedia y Traumatología. • UES Ayudas Diagnósticas. • UES Servicios Ambulatorios.

ENTRADA PROCESO SALIDA

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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8.3.4. Matriz Documental Desarrollo Institucional. CÓDIGO: MC/DG/DI/002

FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

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PÀGINA: 5 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

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MATRIZ DOCUMENTAL NO. DE COPIA: 1 de 1

PROCESO PROCEDIMIENTOS ANEXOS

Elaboración y Aprobación del Plan Bienal de Inversiones

Elaboración y Aprobación del Plan Anual de Inversiones

Elaboración y Aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones

Elaboración y Aprobación del Plan de Acción

1 PLANEACION DEL PROYECTO

Diligenciamiento del Sistema de Seguimiento y Evaluación a Proyectos de Inversión (SSEPI) Formulación del proyecto Consecución de Concepto Técnico ante S.S.D. Buscar un gerente para cada proyecto Buscar fuente de financiación Realizar justificación técnica basada en hechos Revisión del proyecto a cargo del gerente Revisión y firma a cargo del director general

2 FORMULACIÓN DEL PROYECTO

Diseño del plan de contingencia para traslado de áreas Contratación Contratación de diseños técnicos Diseños técnicos Arquitectónicos Diseños técnicos Estructurales Diseños técnicos Hidráulicos Diseños técnicos Eléctricos Diseños técnicos Sanitarios Diseños técnicos Redes y Comunicaciones Diseños técnicos de Gases Medicinales Diseños técnicos de Aire Acondicionado Diseño de Mobiliario

3 DISEÑO

Revisión de diseños contratados externamente Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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MATRIZ DOCUMENTAL NO. DE COPIA: 1 de 1

Oficina Jurídica Unidad de Control Interno Subdirección Técnica

4 INTERVENTORIAS INTERNAS

Oficina de Desarrollo Institucional

Contratación de Interventoras de Obras

Interventoras de obras

Secretaria de Salud Departamental

Contraloría Departamental del Valle del Cauca

5 INTERVENTORIAS EXTERNAS

Gobernación de Valle del Cauca

Línea de Paramento o Demarcación ante Control Físico

Licencia ante el Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente (DAGMA)

Licencia de Uso del Suelo

Permiso de construcción ante la Curaduria

6 LICENCIAS Y PERMISOS

Licencia Ambiental ante la Corporación Regional del Valle del Cauca (C.V.C.) Identificación de espacios no o subutilizados

Solicitud formal del espacio

Adecuación física de espacios

7

TRASLADO DE AREAS AL

INTERIOR DEL HOSPITAL

Traslados de muebles, enseres y equipos a la nueva área

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

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PÀGINA: 5 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

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ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

MATRIZ DOCUMENTAL NO. DE COPIA: 1 de 1

CONVOCATORIA PUBLICA

Elaboración de Análisis de Conveniencia Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Realización de Términos de Referencia Realización de la Resolución de Apertura Publicación de Avisos o Anuncios en Periódicos en lugares visibles de la institución (Si es Obligatoria) Consulta de Términos de Referencia Compra de Términos de Referencia Visita Técnica de Obra (Obligatoria) Audiencia Aclaratoria de los Términos de Referencia Análisis comparativo de propuestas Acta de Cierre de la Invitación Pública y Apertura de la Urna Evaluación del Comité Técnico Evaluador Acta del Comité Técnico Evaluador Adjudicación de la Invitación Pública

8 ETAPA PRE-

CONTRACTUAL

Legalización del Contrato Suscripción del contrato Perfección y legalización del contrato (Constitución de pólizas, publicación y pago del timbre)

Revisión y aprobación de pólizas por parte de la Oficina Jurídica

Suscripción del acta de inicio (Nota: En caso de requerirse) Control y supervisión del contrato Saneamiento del proceso, si es necesario Elaboración de modificaciones contractuales, si es necesario Manejo del anticipo Pago de actas parciales Elaboración del Otro Si Sanciones contractuales, si es necesario Suspensión del contrato, si es necesario

9 ETAPA CONTRACTUAL

Elaboración Concurso Público Nacional Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

VERSIÓN: 1

PÀGINA: 5 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

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ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

MATRIZ DOCUMENTAL NO. DE COPIA: 1 de 1

Hacer efectivas las garantías, si es necesario (Nota: En caso de incumplimiento de las pólizas) Reporte de información de los contratos de obra e interventora departamental del valle del cauca Liquidación de contrato Convocatoria de los Medios de Comunicación

10 ETAPA POST-

CONTRACTUAL

Inauguración de áreas INVITACION PUBLICA

Elaboración de Análisis de Conveniencia Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Realización de Términos de Referencia Realización de la Resolución de Apertura Publicación de Avisos o Anuncios en Periódicos en lugares visibles de la institución (Nota: En caso de ser necesario, no es obligatoria) Consulta de Términos de Referencia Compra de Términos de Referencia Visita Técnica de Obra (Obligatoria) Audiencia Aclaratoria de los Términos de Referencia

Acta de Cierre de la Invitación Pública y Apertura de la Urna Evaluación del Comité Técnico Evaluador Adjudicación de la convocatoria Pública Legalización del Contrato

11 ETAPA PRE-

CONTRACTUAL

Suscripción del Acta de Inicio de la Obra Suscripción del contrato Perfección y legalización del contrato (Constitución de pólizas, publicación y pago del timbre) Aprobación de pólizas por parte de la Oficina Jurídica Suscripción del acta de inicio (Nota: En caso de requerirse) Control y supervisión del contrato Saneamiento del proceso, si es necesario Elaboración de modificaciones contractuales, si es necesario Manejo del anticipo Pago de actas parciales Elaboración del Otro Si Sanciones contractuales, si es necesario

12

ETAPA CONTRACTUAL

Suspensión del contrato, si es necesario Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006

VERSIÓN: 1

PÀGINA: 5 DE 5 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO INSTITUCIONAL

ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2000

MATRIZ DOCUMENTAL NO. DE COPIA: 1 de 1

Hacer efectivas las garantías, si es necesario (Nota: En caso de incumplimiento de las pólizas) Reporte de información de los contratos de obra e interventoria departamental del valle del cauca Liquidación de contrato

13 ETAPA POST-

CONTRACTUAL

Inauguración de áreas ORDEN DE TRABAJO

Elaboración de análisis de conveniencia Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Análisis comparativo de propuestas

Solicitud de documentación contractual al proponente seleccionado Firma del contrato Legalización del Contrato

14 ETAPA PRE-

CONTRACTUAL

Acta de Inicio de la Obra Control y supervisión del contrato Manejo del anticipo Pago de actas parciales Sanciones contractuales, si es necesario Suspensión del contrato, si es necesario Liquidación de contrato

15 ETAPA CONTRACTUAL

Inauguración de áreas Solución de divergencia que hayan podido acontecer entre las partes, a través de la concertación o en un tribunal de arbitramiento

Hacer efectivas las garantías, si es necesario Entablar demandas y denuncias si hubieren perjuicios no subsanados 16

ETAPA POST-

CONTRACTUAL Reporte de información de los contratos de obra e interventoria departamental del valle del cauca Ejecución del Plan Operativo Anual de Inversiones Informe de Gestión de Obras Ejecutadas con Recursos de la Estampilla Pro Hospitales Universitarios 17 INFORMES DE

GESTION Reporte de información de los contratos de obra e interventoria departamental del valle del cauca

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

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8.4. LISTA DE CHEQUEO DE CADA PROYECTO (TRAZABILIDAD)

FORMUALCIÓN DEL

PROYECTO

Si No N/A Observación Nombre de quien lo revisa

Firma

1 Formulado en bpin 019 2 Formulado en bpin 001 tipo a 3 Formulado en mga (metodología general

ajustada)

4 Presupuesto de obra, dotación tecnológica 5 Concepto técnico de la Secretaria

Departamental de Salud

6 Concepto sectorial de la Secretaria Departamental de Salud

7 Concepto técnico del Ministerio de la Protección Social

8 LICENCIAS 9 Licencia dagma

10 Licencia de paramento y demarcación 11 Corporación regional del valle del cauca

(CVC)

12 Licencia uso del suelo 13 Licencia curaduria 14 DISEÑOS 15 Diseño arquitectónico 16 Diseño estructural 17 Diseño eléctrico 18 Diseño sanitario 19 Diseño hidráulico 20 Diseño de gases medicinales 21 Diseño de mobiliario 22 Diseño de aire acondicionado 23 Diseño de cableado estructurado 24 Diseño de redes y comunicaciones 25 INTERVENTORIA DE OBRA 26 Disponibilidad presupuestal

83

27 Contrato 28 PRECONTRACTUAL 29 PUBLICACIÓN 30 Aviso en carteleras del hospital 31 Aviso en prensa no 1 32 Aviso en prensa no 2 33 Aviso en prensa no 3 34 Términos de referencia 35 Elaboración términos de referencia 36 Anexos términos de referencia 37 Información en medio magnético 38

Planos arquitectónicos y técnicos impresos

39 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

40 Resolución de apertura de la convocatoria 41 Análisis de conveniencia 42 Disponibilidad presupuestal 43 Visita zona objeto de contrato 44 Audiencia aclaratoria 45 Acta de cierre 46 Firma del contrato 47 Acta de inicio de la obra

84

8.5. CARACTERIZACIÓN PLANEACIÓN DEL PROYECTO CODIGO: CA/DG/DI/001 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

PLANEACION DEL PROYECTO

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Planear las inversiones anuales y bienales en obra civil, tecnología, mantenimiento, redes y adecuación locativa; y dar cumplimiento a la normatividad que los regula. RESPONSABLES: Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional INDICADOR DE GESTIÓN: Porcentaje de ejecución de los planes de inversión

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental Planeación Departamental Ministerio de la Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

Plan de Desarrollo Recursos Económicos para Financiar proyectos. Metodología para la formulación de proyectos Metodología para Elaboración Plan Anual y Bienal de inversiones. Metodología para elaboración del plan operativo anual de inversiones Metodología para elaborar el plan de acción Requerimientos Técnicos.

Elaboración del Plan Bienal de Inversiones Elaboración del Plan operativo Anual de Inversiones. Elaboración del Plan de Inversiones Elaboración del Plan de Acción Diligenciamiento del Sistema de Seguimiento y Evaluación a proyectos de Inversiones (SSEPI) Elaboración del análisis de conveniencia

Plan Bienal de Inversiones aprobada. Plan Operativo Anual de Inversiones aprobada. Plan de Inversiones aprobada Plan de Acción aprobada

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental Planeación Departamental Ministerio de la Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Elaboración del Plan de Desarrollo Formulación de Proyectos Procedimientos para ajuste de los Planes de Inversiones en Salud

Resolución 05042 de Diciembre 25 de 1996. Acuerdo 007 de 1997 la Junta Directiva del H.U.V Metodología para la elaboración de proyectos 019, 001 tipo A, General Ajustada del Ministerio de la Protección Social.

85

CODIGO: CA/DG/DI/001 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

PLANEACION DEL PROYECTO

No DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Formulación de proyectos de inversión. Plan de mantenimiento locativo y de equipos.

Concepto Técnico Sectorial del Proyecto por parte de la Secretaria Departamental. Formulario del Macroproyecto de la vigencia a ejecutarse. Metodología para la elaboración de proyectos 019, 001 tipo A, General Ajustada. Metodología para la elaboración de proyectos 019, 001 tipo A, General Ajustada. procedimiento para ajuste de los planes Bienales de inversión en salud Listado de dotación tecnológica para cada área. Certificaciones de cada ente para la financiación de proyectos. Fichas Técnicas para la elaboración del plan Anual y Bienal de inversiones

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

86

8.5.1. Caracterización Formulación del Proyectos. CODIGO: CA/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 3 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

FORMULACION DEL PROYECTO

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Planear las inversiones anuales y bienales en obra civil, tecnología, mantenimiento, redes y adecuación locativa; y dar cumplimiento a la normatividad que los regula. RESPONSABLES: Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional INDICADOR DE GESTIÓN: Porcentaje de ejecución de los planes de inversión

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle. Dirección General Oficina de Desarrollo Institucional Oficina Jurídica Unidad Control Interno Dirección Financiera Subdirecciones

Sensibilización de los Colaboradores Inventario de los procesos de cada área Planeación del trabajo a desarrollar Sociabilización del trabajo con los integrantes del equipo Identificación de Proveedores y Clientes internos y externos del área. Metodología 019, 001 tipo A General Ajustada Presupuesto y cronograma de obra Planos arquitectónico y técnicos Listado de dotación tecnológica

Formulación del Proyecto Consecución de Concepto Técnico ante la Secretaria de Salud Departamental. Buscar un Gerente para cada proyecto. Entrenamiento de los colaboradores Buscar Fuentes de Financiación. Realizar Justificación Técnica basada en hechos. Revisión del proyecto a cargo del Gerente. Remisión y firma a cargo del Director General. Diseño del Plan de Contingencia para traslado de áreas.

Conformación de los equipos de trabajo Mapa de Procesos Matriz de Priorización de procesos y tipo de documento. Revisión, aprobación y control de la documentación. Formatos de Documentación de Procedimientos. Sociabilización de la documentación

Gobernación del Valle. Dirección General Oficina de Desarrollo Institucional Oficina Jurídica Unidad Control Interno Dirección Financiera Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

87

CODIGO: CA/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 4 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

FORMULACION DEL PROYECTO

No DE COPIA: 1 de 1

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS:

Formatos de Documentación de Procedimientos. Mapa de Procesos Matriz de Priorización de procesos y tipo de documento

88

8.5.2. Caracterización Diseño CODIGO: CA/DG/DI/003 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 5 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

DISEÑO

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Conocer cada uno de los diseños que se van a requerir con su respectivo presupuesto para la elaboración de la obra. RESPONSABLES: Oficina Desarrollo Institucional, Subdirección Técnica, Comité de Epidemiología Hospitalaria, Salud Ocupacional, Subdirección de sistemas y Auditoria Médica. INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Dirección General. Oficina de Desarrollo institucional. Subdirección Técnica. Diseñadores. Dirección Financiera. Dirección Administrativa. Dirección Departamental de Salud Subdirecciones

Plan de Desarrollo. Plan Anual y Bienal de Inversiones. Necesidades identificadas Planos Arquitectónicos y Técnicos Actuales.

Contratación de diseños técnicos. Diseños Técnicos Arquitectónicos. Diseños Técnicos Estructurales Diseños Técnicos Hidráulicos Diseños Técnicos Eléctricos Diseños Técnicos Sanitarios Diseños Técnicos Redes y Comunicaciones. Diseños Técnicos de Gases Medicinales. Diseños Técnicos de Aire Acondicionado. Diseños Mobiliario. Revisión de Diseños

Necesidades satisfechas Propuesta seleccionada Diseños Arquitectónicos y Técnicos elaborados

Dirección General. Oficina de Desarrollo institucional. Subdirección Técnica. Diseñadores. Dirección Financiera. Dirección Administrativa. Dirección Departamental de Salud Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.3.5. Responsabilidad de la Dirección.

• Decreto 2309 del 2002 • Resoluciones 1439/02, 1474/02, 486/03

y 4445/1995.

89

CODIGO: CA/DG/DI/003 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 6 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

DISEÑO

No DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Contrato.

Planos Arquitectónicos y Técnicos. Actas de Comité de Diseño.

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

90

8.5.3. Caracterización Interventoria Interna. CODIGO: CA/DG/DI/004 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 7 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

INTERVENTORIA INTERNA

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Controlar durante la etapa de diseño y estudio del proyecto para garantizar que los planos interpreten la voluntad del H.U.V, cumplan con sus requisitos dentro de su disponibilidad de recursos y estén debidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra RESPONSABLES: Arquitecto INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Oficina Jurídica Unidad de Control Interno Subdirección Técnica Oficina de Desarrollo Institucional Personal involucrado en la Obra Contratista de obra Interventores de obra

Acta de Inicio de la Obra Cronograma de Obra Planos arquitectónico y técnicos Aspectos Técnicos Presupuesto de obra Actas de Comités de obra Actas de Comités Técnicos de obra Norma Sismo resistente N%R-98

Control sobre consumo materiales Control sobre los sistemas de construcción Programación y avance de Obra Control sobre la ejecución de la Obra Cortes de obra y actas parciales Verificación de inventarios Revisión de documentación

Trabajos o materiales revisados Modificaciones del contrato Cuadro de actividades y cantidades corregidas Conclusiones Documentos Revisados y firmados por las personas responsables Estudio de vulnerabilidad sísmica

Oficina Jurídica Unidad de Control Interno Subdirección Técnica Oficina de Desarrollo Institucional Personal involucrado en la Obra Contratista de obra Interventores de obra

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Subdirección de Servicios Generales. Subdirección Técnica. Sección de costos e inventarios Seguridad

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5 Responsabilidad de la Dirección

Publicación Gaceta Departamental. Ley 400 de 1997 Acuerdo 007/97 de la Junta Directiva del Hospital Universitario del Valle.

91

CODIGO: CA/DG/DI/004 FECHA DE EMISIÓN: 24/05/2004 VERSIÓN: 0 PAGINA: 8 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

INTERVENTORIA INTERNA

No DE COPIA:

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Interventorias Externas Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle

Acta de inicio de obra Actas de Comités de obra y Comités Técnicos de obra Actas de recibo parcial y final de obra Acta de liquidación del contrato Certificado de Disponibilidad presupuestal Póliza de Cumplimiento y responsabilidad civil Reserva Presupuestal Planos Arquitectónicos y Técnicos.

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

92

8.5.4. Caracterización Interventoria Externa CODIGO: CA/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 9 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

INTERVENTORIA EXTERNA

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Controlar durante la etapa de diseño y estudio del proyecto para garantizar que los planos interpreten la voluntad del H.U.V, cumplan con sus requisitos dentro de su disponibilidad de recursos y estén debidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra RESPONSABLES: Arquitecto INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Contratación de Interventorias de obra Interventoria de obra. Secretaria de Salud Departamental Contraloría Departamental del Valle del Cauca. Gobernación del Valle del Cauca Ministerio de Protección Social

Acta de Inicio de la Obra Cronograma de Obra Planos arquitectónico y técnicos Aspectos Técnicos Presupuesto de obra Actas de Comités de obra Actas de Comités Técnicos de obra Norma Sismo Resistencia Reserva Presupuestal

Contratación de Interventoria Externa Control sobre los materiales Control sobre los sistemas de construcción Programación y avance de Obra Control Ejecutado de Obra Cortes de obra y actas parciales Verificación del inventario Revisión de documentación

Trabajos o materiales revisados Modificaciones del contrato Cuadro de actividades y cantidades corregidas Conclusiones Documentos Revisados y firmados por las personas responsables Estudio de vulnerabilidad sísmica

Contratación de Interventorias de obra Interventoria de obra. Secretaria de Salud Departamental Contraloría Departamental del Valle del Cauca. Gobernación del Valle del Cauca Ministerio de Protección Social

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Oficina de Desarrollo Institucional. Subdirección Técnica. Subdirección Servicios Generales Seguridad

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5. Responsabilidad de la Dirección

Publicación Gaceta Departamental. Ley 400 de 1997 Contrato

93

CODIGO: CA/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 10 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

INTERVENTORIA EXTERNA

No DE COPIA: 1 de1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Interventorias Interna Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle Presupuesto del Hospital

Acta de inicio de obra Actas de Comités de obra y Comités Técnicos de obra Actas de recibo parcial y final de obra Acta de liquidación del contrato Certificado de Disponibilidad presupuestal Póliza de Cumplimiento y responsabilidad civil Reserva Presupuestal Planos Arquitectónicos y Técnicos Certificación de cumplimiento de la Póliza aludida

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

94

8.5.5. Caracterización Licencias Y Permisos CODIGO: CA/DG/DI/006 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 11 DE34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

LICENCIAS Y PERMISOS

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Solicitar las licencias de construcción o permisos para reformas locativas ante los diferentes entes para dar cumplimiento de requisitos exigidos por el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) del municipio de Cali. RESPONSABLES: Oficina de Desarrollo Institucional, Subdirección Técnica y Área de Salud Ocupacional. INDICADOR DE GESTIÓN: Licencias Aprobadas

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Curaduria Secretaria de Salud Departamental Contraloría Departamental de Valle Corporación Autónoma Regional de Valle del Cauca Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente Control Físico Empresas Municipales de Cali Tesorería Municipal Gobernación

Escrituras publicas del predio Paz y salvo del predio (Tesorería Municipal) Certificado de tradición Solicitud de línea de paramento Solicitud de licencia ambiental Solicitud de licencia de construcción o reforma locativa Solicitud licencia uso del suelo Planos arquitectónicos del predio. Disponibilidad Presupuestal

Solicitud de línea de paramento(demarcación) Solicitud de licencia ambiental Solicitud de Licencia de uso del suelo Solicitud de licencia de construcción o reforma locativa.

Línea de paramento (Demarcación) Licencia ambiental Licencia de construcción Aprobación para pago de licencias Licencia uso del suelo

Curaduria Secretaria de Salud Departamental Contraloría Departamental de Valle Corporación Autónoma Regional de Valle del Cauca Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente Control Físico Empresas Municipales de Cali Tesorería Municipal Gobernación

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Oficina de Desarrollo Institucional Subdirección Técnica Tesorería Subdirección de Suministros Oficina Jurídica

Normas de Sismo-Resistencia Reconocimiento de construcción Decreto 1600 Estatuto de Contratación 007 de 1997

95

CODIGO: CA/DG/DI/006 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 12 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

LICENCIAS Y PERMISOS

No DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Pago de licencias

Solicitud Directa del Director a la Entidad Publica Licencia Ambiental Fotocopia de la escritura del predio o inmueble

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

96

8.5.6. Caracterización Traslado de Áreas CODIGO: CA/DG/DI/007 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 13 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

TRASLADO DE AREAS

No DE COPIA: 1 de 1 OBJETIVO: Realizar la reubicación de áreas administrativas, financieras y asistenciales que se encuentran en la zona objeto y/o área de influencia de un proyecto de adecuación física, con el fin de garantizar el normal funcionamiento de la institución hospitalaria. RESPONSABLES: Oficina de Desarrollo Institucional, Subdirección Técnica, Subdirección Servicios Generales y Sección Costos e Inventarios. INDICADOR DE GESTIÓN: Numero de áreas reubicadas, Numero de funcionarios trasladados

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Dirección General Dirección Administrativa Dirección Operativa de Servicios de Salud Dirección Financiera Oficina de Desarrollo Institucional Oficina de Recursos Humanos Subdirección Técnica Sección Costos e Inventario Sección de Seguridad

Requerimientos de Adecuación Física de Áreas Proyectos de Adecuación Física Solicitudes de Adecuación Física a la Subdirección Técnica Solicitud de Aprobación de Presupuesto Solicitud de Recursos Humanos para traslados

Identificación de espacios Solicitud Formal de Espacios Adecuación Física de espacios Traslados de muebles, enseres y equipos a la nueva área

Asignación de áreas Resolución de la Dirección General de la Reubicación de áreas Relación de la Reubicación de la áreas Presupuestos aprobados para realizar adecuación física Aprobación de Recurso Humano para traslado de áreas

Dirección General Dirección Administrativa Dirección Operativa de Servicios de Salud Dirección Financiera Oficina de Desarrollo Institucional Oficina de Recursos Humanos Subdirección Técnica Sección Costos e Inventario Sección de Seguridad

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Oficina de Desarrollo Institucional Dirección General Subdirección Técnica Oficina de Recursos Humanos Subdirección Financiera

Decreto 2309 de 2002 Resolución 1439/2002, 1474/2002, 486/2003 y 4445/95 Resolución de la Dirección General sobre Reubicación de Áreas.

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CODIGO: CA/DG/DI/007 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 14 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

TRASLADO DE AREAS

No DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Ordenes de trabajo para adecuaciones físicas Selección de personal Administración de Inventarios

Proyectos de Adecuación Física Aprobación del presupuesto Solicitud de Recursos Humanos para traslados

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

98

8.5.7. Caracterización Convocatoria Pública Etapa PreContractual CODIGO: CA/DG/DI/008 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 15 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

CONVOCATORIA PUBLICA

ETAPA PRECONTRACTUAL No DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Realizar la sustentación técnica del proyecto alineada al Plan de Desarrollo y de Inversión; y ejecutar las acciones necesarias para seleccionar la mejor oferta cumpliendo con los requisitos Técnicos, Económicos y jurídicos. RESPONSABLES: Oficina Jurídica, Unidad de Control Interno y Oficina de Desarrollo Institucional. INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Diarios Oficiales Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

Plan de Desarrollo Plan de Inversiones Necesidades del Hospital Términos de Referencia Certificado de disponibilidad presupuestal. Metas y objetivos a alcanzar. Presupuesto estimado. Estudios Técnicos previos o requerimientos del servicio. Requisitos técnicos, económicos o jurídicos. Hoja de ruta o cronograma de obra

Elaboración análisis conveniencia Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal Realización de Términos de Referencia. Publicación de avisos o anuncios en periódicos Consulta términos de referencia. Compra de términos de referencia Visita técnica de obra Audiencia aclaratoria a los Términos de Referencia. Acta de cierre de convocatoria y apertura de las urnas. Evaluación del Comité Técnico Evaluador. Adjudicación Convocatoria publica Legalización contrato.

Resolución de apertura de la convocatoria publica. Anuncios publicados de la convocatoria. Recibo de pago de la publicación por parte del contratista Acta de visita Técnica de obra Acta de audiencia aclaratoria Pólizas aprobadas. Acta de Comité Técnico Evaluador. Registro de consulta y compra de Términos de Referencia Resolución de la Dirección General de Adjudicación de la convocatoria Pública. Reserva presupuestal aprobada. Acta de inicio Contrato legalizado

Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio protección social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

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CODIGO: CA/DG/DI/008 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 16 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDA

CONVOCATORIA PUBLICA ETAPA PRECONTRACTUAL

No DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños. Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos. 4.2.5 Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 23/09. de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de1983

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio. Constitución de garantías.

Acta de aprobación por el Director General. Certificado de disponibilidad presupuestal. Hoja de ruta o cronograma de contratación Acta de adjudicación

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

100

8.5.8. Caracterización Convocatoria Pública Etapa Contractual CÓDIGO: CA/DG/DI/009 FECHA DE EMISIÓN:24/ 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 17 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDO

CONVOCATORIA PUBLICA

ETAPA CONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Garantizar la ejecución de las obras civiles de acuerdo a las normas legales vigentes y requisitos exigidos por la institución RESPONSABLES: Oficina Jurídica INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Modelo de contrato. Modelos de acta de inicio de obra Modelos de actas de pago parcial de obra. Modelos de Actas de recibo y liquidación final de obra

Suscripción del contrato. Perfección y legalización del contrato. Revisión y aprobación de pólizas. Suscripción del acta de inicio. Control y supervisión del contrato. Elaboración de modificaciones del contrato Saneamiento del procesos Elaboración de modificaciones contractuales. Manejo del anticipo. Pago de actas parciales. Sanciones contractuales. Suspensión del contrato

Pólizas aprobadas. Contrato aprobado Acta de inicio de obra firmada. Acta de pagos parciales aprobadas Acta de sanciones contractuales aprobadas Acta de suspensión del contracto aprobadas Cuenta bancaria para el manejo del anticipo

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

101

CÓDIGO: CA/DG/DI/009 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 18 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDO

CONVOCATORIA PUBLICA

ETAPA CONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños Arquitectónicos y Técnicos Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5 Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 2309 de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983 Ley 80 de 1993

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio.

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contrato Acta de inicio Acta de pagos parciales. Acta de manejo del anticipo Acta de suspensión del contrato

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

102

8.5.9. Caracterización Convocatoria Pública Etapa Postcontractual

CÓDIGO: CA/DG/DI/010 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 19 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDO

CONVOCATORIA PUBLICA ETAPA POSCONTRACTUAL

NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: RESPONSABLES: Oficina Jurídica, Control Interno y Desarrollo Institucional INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Contraloría Departamental del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contratos de obra Otro si de contratos. Actas de Comité de Obra. Actas de Comités Técnicos de obra. Datos para la inauguración del área (Fechas, Invitaciones, Eventos especiales)

Hacer efectivas las garantías.(En caso de Incumplimiento de pólizas) Reporte de información del contrato a Interventoria Liquidación del contrato. Inauguración de áreas

Pólizas Actualizadas. Información Reportada a los Entes de Control. Área Inaugurada

Gobernación del Valle Contraloría Departamental del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Salud. Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Subdirección Técnica

Código Contencioso Administrativo. Acuerdo No 007 de abril 1 de 1997.

103

CÓDIGO: CA/DG/DI/010 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 20 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO RESTRINGIDO

CONVOCATORIA PUBLICA ETAPA POSCONTRACTUAL

NO. DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Convocatoria Pública – Precontractual Convocatoria Pública – contractual

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales. Contratos de obra. Otro si del contrato. Actas de Comités de obra. Actas de Comités Técnicos de obra

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

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8.5.10. Caracterización Invitación Pública Etapa Precontractual CÓDIGO: CA/DG/DI/011 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 21 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA

ETAPA PRECONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Realizar la sustentación técnica del proyecto alineada al Plan de Desarrollo y de Inversión; y ejecutar las acciones necesarias para seleccionar la mejor oferta cumpliendo con los requisitos Técnicos, Económicos y jurídicos RESPONSABLES: Oficina Jurídica, Unidad de Control Interno y Oficina de Desarrollo Institucional. INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Diarios Oficiales Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Plan de Desarrollo Plan de Inversiones Necesidades del Hospital Términos de Referencia Certificado de disponibilidad presupuestal. Metas y objetivos a alcanzar. Presupuesto estimado. Estudios Técnicos previos o requerimientos del servicio. Requisitos técnicos, económicos o jurídicos. Hoja de ruta o cronograma de obra

Elaboración análisis conveniencia Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal Realización de Términos de Referencia. Realización de Resolución de Apertura. Publicación de avisos o anuncios en periódicos Consulta términos de referencia. Compra de términos de referencia Visita técnica de obra Audiencia aclaratoria a los Términos de Referencia. Acta de cierre de la invitación y apertura de las urnas. Evaluación del Comité Técnico Evaluador. Adjudicación Invitación publica Legalización del contrato Suscripción del Acta de inicio.

Resolución de apertura de la convocatoria publica. Anuncios publicados de la convocatoria. Recibo de pago de la publicación por parte del contratista Acta de visita Técnica de obra Acta de audiencia aclaratoria Pólizas aprobadas. Acta de Comité Técnico Evaluador. Registro de consulta y compra de Términos de Referencia Resolución de la Dirección General de Adjudicación de la convocatoria Pública. Reserva presupuestal aprobada. Acta de inicio Contrato legalizado

Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Diarios Oficiales Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

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CÓDIGO: CA/DG/DI/011 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 22 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA

ETAPA PRECONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños. Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas.

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos. 4.2.5. Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 23/09. de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio. Constitución de garantías.

Acta de aprobación por el Director General. Certificado de disponibilidad presupuestal. Hoja de ruta o cronograma de contratación Acta de adjudicación

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

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8.5.11. Caracterización Invitación Pública Etapa Contractual

CÓDIGO: CA/DG/DI/012 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 23 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA ETAPA CONTRACTUAL

NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Garantizar la ejecución de las obras civiles de acuerdo a las normas legales vigentes y requisitos exigidos por la institución RESPONSABLES: Oficina Jurídica INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Modelo de contrato. Modelos de acta de inicio de obra Modelos de actas de pago parcial de obra. Modelos de Actas de recibo y liquidación final de obra

Suscripción del contrato. Perfección y legalización del contrato. Revisión y aprobación de pólizas. Suscripción del acta de inicio. Control y supervisión del contrato. Saneamiento del procesos Elaboración de modificaciones contractuales. Manejo del anticipo. Pago de actas parciales. Sanciones contractuales. Suspensión del contrato

Pólizas aprobadas. Contrato aprobado Acta de inicio de obra firmada. Acta de pagos parciales aprobadas Acta de sanciones contractuales aprobadas Acta de suspensión del contracto aprobadas Cuenta bancaria para el manejo del anticipo

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

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CÓDIGO: CA/DG/DI/012 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 24 de 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA ETAPA CONTRACTUAL

NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños Arquitectónicos y Técnicos Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5 Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 2309 de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983 Ley 80 de 1993

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio.

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contrato Acta de inicio Acta de pagos parciales. Acta de manejo del anticipo Acta de suspensión del contrato

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8.5.12. Caracterización Invitación Pública Etapa Postcontractual CÓDIGO: CA/DG/DI/013 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 25DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA

ETAPA POSTCONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Garantizar que se haya liquidado el contrato, se solucionen las divergencias que no se hayan podido subsanar entre las partes y evaluar finalmente la satisfacción de las necesidades que originaron la adquisición del bien/servicio. RESPONSABLES: Oficina Jurídica, Control Interno y Desarrollo Institucional INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Contraloría Departamental del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contratos de obra Otro si de contratos. Actas de Comité de Obra. Actas de Comités Técnicos de obra. Datos para la inauguración del área (Fechas, Invitaciones, Eventos especiales

Hacer efectivas las garantías.(En caso de Incumplimiento de pólizas) Reporte de información del contrato a Interventoria. Liquidación del contrato. Inauguración de áreas Solución de divergencias que hayan podido acontecer entre las partes a través de la concertación o en un tribunal de arbitramento.

Pólizas Actualizadas. Información Reportada a los Entes de Control. Área Inaugurada

Gobernación del Valle Contraloría Departamental del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Subdirección Técnica

Código Contencioso Administrativo. Acuerdo No 007 de abril 1 de 1997.

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CÓDIGO: CA/DG/DI/013 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 26DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INVITACION PUBLICA

ETAPA POSTCONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Invitación Pública – Precontractual Invitación Pública – contractual

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales. Contratos de obra. Otro si del contrato. Actas de Comités de obra. Actas de Comités Técnicos de obra

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

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8.5.13. Caracterización Orden de Trabajo CÓDIGO: CA/DG/DI/014 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 27 de 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO

ETAPA PRECONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Suscribir ordenes de trabajo para la realización de actividades de mantenimiento correctivo y/o preventivo RESPONSABLES: Subdirector Técnico y jefes de Sección de mantenimiento INDICADOR DE GESTIÓN: Numero de ordenes realizada

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Diarios Oficiales Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Plan de Desarrollo Plan de Inversiones Necesidades del Hospital Términos de Referencia Certificado de disponibilidad presupuestal. Metas y objetivos a alcanzar. Presupuesto estimado. Estudios Técnicos previos o requerimientos del servicio. Requisitos técnicos, económicos o jurídicos. Hoja de ruta o cronograma de obra

Elaboración análisis conveniencia Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal Análisis Comparativo de propuestas Solicitud de la documentación contractual al proponente Adjudicación de la Invitación o Convocatoria publica Legalización contrato. Suscripción del Acta

Resolución de apertura de la convocatoria publica. Anuncios publicados de la convocatoria. Recibo de pago de la publicación por parte del contratista Acta de visita Técnica de obra Acta de audiencia aclaratoria Pólizas aprobadas. Acta de Comité Técnico Evaluador. Registro de consulta y compra de Términos de Referencia Resolución de la Dirección General de Adjudicación de la convocatoria Pública. Reserva presupuestal aprobada. Acta de inicio Contrato legalizado

Gobernación del Valle Secretaria Salud Dptal. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina Desarrollo Institucional. Oficina Jurídica. Diarios Oficiales Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

111

CÓDIGO: CA/DG/DI/014 FECHA DE EMISIÓN:24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 28 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO

ETAPA PRECONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños. Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas.

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5. Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 23/09. de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: • Elaboración del Presupuesto del HUV. • Estudios previos o requerimientos del servicio. • Constitución de garantías.

• Acta de aprobación por el Director General. • Certificado de disponibilidad presupuestal. • Hoja de ruta o cronograma de contratación • Acta de adjudicación

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

112

8.5.14. Caracterización Orden de Trabajo Etapa Contractual CÓDIGO: CA/DG/DI/015 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 29 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO

ETAPA CONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Suscribir ordenes de trabajo para la realización de actividades de mantenimiento correctivo y/o preventivo RESPONSABLES: Subdirector Técnico y jefes de Sección de mantenimiento INDICADOR DE GESTIÓN: Numero de ordenes realizada

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Contrato Anticipo Actas Parciales

Control y supervisión del contrato Manejo del anticipo Pago de Actas Parciales Hacer efectivas las sanciones Suspensión del contrato Liquidación del contrato Inauguración de áreas

Contrato Anticipo Actas Parciales

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY:

Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños Arquitectónicos y Técnicos Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5. Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 2309 de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983 Ley 80 de 1993

113

CÓDIGO: CA/DG/DI/015 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 30 de 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO ETAPA CONTRACTUAL

NO. DE COPIA: 1 de 1

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio.

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contrato Acta de inicio Acta de pagos parciales. Acta de manejo del anticipo Acta de suspensión del contrato

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

114

8.5.15. Caracterización Orden de Trabajo Etapa Precontractual

CÓDIGO: CA/DG/DI/016 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 31 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO

ETAPA POSTCONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Suscribir ordenes de trabajo para la realización de actividades de mantenimiento correctivo y/o preventivo RESPONSABLES: Subdirector Técnico y jefes de Sección de mantenimiento INDICADOR DE GESTIÓN: Numero de ordenes realizada

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Contrato Anticipo Actas Parciales

Solución de divergencias que hayan podido acontecer entre las partes Hacer efectiva las garantías (En caso de ser necesario) Entablar demandas o denuncias (En caso de haber perjuicios no subsanados) Reporte de información de los contratos de obra e interventoria

Contrato Anticipo Actas Parciales

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

115

CÓDIGO: CA/DG/DI/015 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 32 de 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ORDEN DE TRABAJO

ETAPA CONCONTRACTUAL NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños Arquitectónicos y Técnicos Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.2.5 Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 2309 de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983 Ley 80 de 1993

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio.

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contrato Acta de inicio Acta de pagos parciales. Acta de manejo del anticipo Acta de suspensión del contrato

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

116

8.5.16. Caracterización Informes de Gestión

CÓDIGO: CA/DG/DI/016 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 33 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INFORMES DE GESTION

NO. DE COPIA: 1 de 1

OBJETIVO: Llevar un seguimiento a las construcciones realizadas RESPONSABLES: Interventorias, Unidad de Control Interno, Oficina Desarrollo Institucional INDICADOR DE GESTIÓN:

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

Contrato Anticipo Actas Parciales

Ejecución del Plan Operativo Anual de Inversiones. Informe de Gestión de Obras Ejecutadas con recursos de la estampilla Pro-Hospitales Universitarios. Reporte de información de los contratos de obra e interventoria.

Contrato Anticipo Actas Parciales

Gobernación del Valle Secretaria Salud Departamental. Ministerio Protección Social. Entidades Financieras. Proveedores Junta Directiva H.U.V Oficina de Desarrollo Institucional. Dirección General. Dirección Administrativa Dirección Financiera. Dirección Operativa de Servicios de Salud. Subdirecciones

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CÓDIGO: CA/DG/DI/017 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 34 DE 34 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

INFORMES DE GESTIÓN NO. DE COPIA: 1 de 1

INTERRELACIONES: REQUISITOS ISO 9001: REQUISITOS DE LEY: Planeación de proyectos. Formulación de proyectos. Diseños Arquitectónicos y Técnicos Licencias y permisos. Interventorias internas. Interventorias externas

4.2.3. Control de Requisitos. 4.2.4. Control de Documentos: 4.3.5. Responsabilidad de la Dirección

Código Contencioso Administrativo. Estatuto Interno de Contratación del HUV Decreto 2309 de 2002 Resolución 1474/02, 11430/02,486/03,4445/95 Ley 200 de 1983 Ley 80 de 1993

PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS: Elaboración del Presupuesto del HUV. Estudios previos o requerimientos del servicio.

Pólizas de: Cumplimiento, buen manejo del anticipo, responsabilidad civil, estabilidad de la obra y prestaciones sociales Contrato Acta de inicio Acta de pagos parciales. Acta de manejo del anticipo Acta de suspensión del contrato

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

118

8.6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO

PASO 1. OBJETIVO Definir y clasificar los proyectos que se van a incluir en el Plan Anual de Inversiones de acuerdo a las necesidades en todas las áreas del Hospital Universitario del Valle. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para llevar a cabo la elaboración y aprobación del Plan Bienal de Inversiones contemplando todas las áreas del Hospital Universitario del Valle con el fin de satisfacer sus necesidades. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Junta Directiva • Director General • Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES 4.1. Revisión del Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle (H.U.V) 4.2. Determinar necesidades de inversión 4.3. Elaboración Plan Inversiones de la vigencia 4.4. Elaboración Plan Bienal de Inversiones

4.4.1. Definir de proyectos a incluir 4.4.2. Clasificar de los proyectos (Infraestructura, Dotación Tecnológica, Redes e Instalaciones Especiales) 4.4.3. Diligenciar Fichas Técnicas del formato del MPS. 4.4.4. Revisar y aprobar el PBI por el Director General. 4.4.5. Solicitar certificaciones de financiación de cada proyecto incluido en el PBI a los entes financiadotes y anexarlos al documento. 4.4.6. Elaborar carta remisoria del PBI del H.U.V a la Secretaria de Salud Departamental.

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y

APROBACION DEL PLAN BIENAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

119

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y

APROBACION DEL PLAN BIENAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

4.4.7. Entregar el Plan Bienal de Inversiones a la Secretaria de Salud Departamental. PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar por la Junta Directiva, el Director General y el Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional cada vez que se vaya a iniciar un proyecto, es decir, cada 2 años; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Los proyectos de Dotación Tecnológica deben incluir los listados de los

equipos solicitados (Nombre, Cantidad, Valor unitario y Valor Total) • El plan de Inversiones debe discriminar las diferentes fuentes de financiación

para cada proyecto (Recursos propios, Departamentales, Nacionales, Internacionales, Donaciones y Otros)

• Los proyectos de Obra Civil deben estar discriminados de acuerdo a la siguiente clasificación de acuerdo a su tipo de obra:

• O.N: Obra Nueva. • A: Ampliación. • R: Remodelación. • R.E: Reforma Estructural • M: Mantenimiento

• Para los proyectos de dotación tecnológica, equipo biomédico y redes e

instalaciones especiales, las inversiones deben clasificarse de acuerdo a su tipo de financiación en:

120

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 3 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y

APROBACION DEL PLAN BIENAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

• A: Adquisición • R: Reparación. • M: Mantenimiento.

• En caso de realizar una modificación al Plan Bienal de Inversiones (PBI) deberán emplearse la misma metodología para su formulación, acompañado de las respectivas fichas técnicas y soporte técnico que sustente la modificación a realizarse. El proceso de aprobación cursará el mismo trámite ante el Concejo Departamental de Seguridad Social en Salud en el Departamento del Valle del Cauca y posteriormente ante el Ministerio de la Protección Social.

• Planeación Departamental solo realiza a los recursos de la estampilla Pro-Hospitalaria Universitarias, ya que éstos hacen parte del presupuesto de la Gobernación del Valle del Cauca.

• La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, realiza el control sobre el Plan de Inversiones de la vigencia del Hospital, el Plan de Acción que contiene todos los proyectos con sus diferentes fuentes de financiación y la ejecución presupuestal

PASO 7. ANEXOS • Metodología para la Elaboración del Plan Bienal de Inversiones en Salud del

Departamento del Valle del Cauca. o Ficha Técnica “A”: Información de carácter general. o Ficha Técnica “B”: Información de la Inversión por Institución.

PASO 8. REFERENCIAS • Plan de Desarrollo del Hospital universitario del Valle. • Resolución 05042 del 26 de Diciembre de 1996 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

121

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 1. OBJETIVO Definir las necesidades anuales de inversión en Infraestructura y Tecnología en todas las áreas del Hospital Universitario del Valle. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para llevar a cabo la elaboración y aprobación del Plan de Inversiones con el fin de satisfacer las necesidades que el Hospital Universitario del Valle requiera y dando cumplimiento al plan de Desarrollo. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Director General • Junta Directiva • Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar por el Director General del H.U.V cada vez que se vaya a iniciar un proyecto; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

122

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 6. ACCIONESDECONTINGENCIA • Solo puede incluirse en el Plan de Inversiones aquellos proyectos que tengan

recursos económicos para su ejecución y con su fuente de financiación. • El plan de Inversiones debe discriminar las diferentes fuentes de financiación

para cada proyecto (Recursos propios, Departamentales, Nacionales, Internacionales, Donaciones y Otros)

• Planeación Departamental solo realiza a los recursos de la estampilla Pro-Hospitalaria Universitarias, ya que éstos hacen parte del presupuesto de la Gobernación del Valle del Cauca.

• La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, realiza el control sobre el Plan de Inversiones de la vigencia del Hospital, el Plan de Acción que contiene todos los proyectos con sus diferentes fuentes de financiación y la ejecución presupuestal

PASO 7. ANEXOS • MODELO DEL PLAN DE INVERSIONES.

1. Introducción 2. Objetivos 3. Plan de Inversiones

• Fuente de Financiación • Distribución de recursos por proyectos • Proyectos financiados por cada proyecto

4. Fichas Técnicas de cada proyecto • Nombre del proyecto • Objetivos • Actividades • Justificación • Fuente de Financiación. • Valor del proyecto

5. Anexos • Formatos “FS-03 Sostenibilidad del proyecto” de cada proyecto, firmado

por el Director General. • Registro Fotográfico de las situación actual de cada proyecto

123

CÓDIGO: PR/DG/DI/005 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE

INVERSIONES NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de Contratación 007 de 1997 • Presupuesto de la Gobernación del Valle • Presupuesto Recursos de la estampilla Pre-Hospitales Universitarios • Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle. • Presupuesto Anual del Hospital Universitario del Valle. • Informe de proyección de recaudo de recursos de la estampilla Pro- Hospitales

Universitarios del Valle. Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

124

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Direccion General

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Definir las necesidades de inversión en infraestructura y tecnología en todas las áreas del H.U.V

2Recibir directrices de la Dirección General para las inversiones de la vigencia

3Verificar que todas las necesidades estén contempladas en el Plan de Desarrollo del H.U.V

4 Están incluidos?

5Realizar la sustentación técnica del proyecto para incluirlo en el Plan de Inversiones

6Se deben definir si los proyectos tienen fuentes de financiación?

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES

CÓDIGO: PR/SSA/DS/

FECHA DE EMISIÓN: 03/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

Inicio

Si

No

1 2

Si

No

125

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Direccion General

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

7No se puede incluir en el Plan deInversiones

8Formular en proyecto del Plan de Inversiones

9

Adjuntar al proyecto: Fichas técnicas de cada proyecto, certificación de recursos de cada ente financiador, concepto técnico de cada proyecto emitido por la Secretaria Departamental, formato FS-03 “Sostenibilidad del Proyecto” firmada por el Director General del H.U.V

10Presentación del proyecto del Plan de Inversiones al Director General para su revisión y aprobación

12Revisión y Aprobación del Plan de Inversiones

ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES

CÓDIGO: PR/SSA/DS/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

2

1

3

126

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Direccion General

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

13Presentar Plan de Inversiones a la Junta Directiva del H.U.V para su análisis y aprobación

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES

CÓDIGO: PR/SSA/DS/

FECHA DE EMISIÓN: 03/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

Fin 3

127

CÓDIGO: PR/DG/DI/004 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL DE INVERSIONES

(POAI) NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Planear y programar la ejecución de proyectos de inversión del Hospital Universitario del Valle con recursos provenientes de la Gobernación del Valle del Cauca. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la planeación y programación trimestral Técnico – Financiera de los proyectos Inversión en estructura y tecnología del Hospital Universitario del Valle a ejecutarse con recursos provenientes de la Gobernación del Valle del Cauca. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Recibir metodología (fichas técnicas) por parte de Planeación Departamental

del Valle del Cauca, para la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones (P.O.A.I)

• Revisión del Plan de Inversiones del Hospital Universitario del Valle para identificar los proyectos que se van a ser financiados con recursos provenientes de la Gobernación del Valle del Cauca

• Diligenciar las fichas técnicas de P.O.A.I de acuerdo con los proyectos que se van a ejecutarse en la vigencia (Ver Ítem 7 Anexos)

• Revisión y aprobación de la ficha técnica del Plan Operativo Anual de Inversiones (P.O.A.I) por parte del jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional

• Revisión y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones por parte del Director General.

• Entrega formal del Plan Operativo Anual de Inversiones firmado por el Director General del Hospital Universitario del Valle a Planeación Departamental.

• Ver diagrama de flujo al final del documento

128

CÓDIGO: PR/DG/DI/004 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL DE INVERSIONES

(POAI) NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar por la Junta Directiva, el Director General y el Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional cada vez que se vaya a iniciar un proyecto, es decir, cada 2 años; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Actualmente los proyectos a ejecutarse con recursos de la estampilla Pro-

Hospitales Universitarios deben ser incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones, por que estos recursos corresponden a Hacienda del Departamento del Valle del Cauca

• El P.O.A.I a diferencia del Plan de Acción, contiene la programación Físico – Financiera trimestral a cada uno de los proyectos a ejecutarse en la vigencia

• Cada cuatro meses deben reportarse a Planeación Departamental a la ejecución de los recursos de los proyectos anteriores en el P.O.A.I para la vigencia, con el fin de realizar seguimientos y control a los mismos por parte de este Ente.

PASO 7. ANEXOS • Modelo de la ficha para elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones:

o Eje o Sector o Programa del Departamento o Numero del proyecto estratégico del Departamento

129

CÓDIGO: PR/DG/DI/004 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 3 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION Y APROBACION DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL DE INVERSIONES

(POAI) NO. DE COPIA: 1 de 1

o Nombre del proyecto estratégico del Plan de Desarrollo del Departamento.

o Metas del proyecto estratégico del Plan de Desarrollo del Departamento o Nombre de las actividades (Componentes, proyectos o subproyectos) o Costo total del proyecto estratégico (en pesos) o Programación financiera trimestral

� Marzo 30 (Meta (%); Monto($)) � Junio 30 (Meta (%); Monto($)) � Septiembre 30 (Meta (%); Monto($)) � Diciembre 31 (Meta (%); Monto($))

o Impacto a lograr la vigencia o Sinergia

PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

130

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interna Restringida

DILIGENCIAMIENTO DEL SISTEMA DE

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROYECTOS DE

INVERSION (SSEPI) NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Realizar seguimiento y control del manejo de la inversión y gestión de los proyectos de la institución a través del ciclo del proyecto, preinversión, inversión y operación PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para llevar a cabo el diligenciamiento del sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión (SSEPI), tiene como alcance realizar la evaluación y seguimiento a cada uno de los proyectos de inversión en infraestructura o dotación tecnológica del H.U.V que son financiados con recursos de la Gobernación del Valle en el sistema de información (SSEPI). PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Recibir metodología para el diligenciamiento del programa del Sistema de

Seguimiento y Evaluación del Proyecto de Inversión (SSEPI) por parte de Planeación Departamental.

• Diligenciar los datos de cada proyecto de Inversión requeridos por el SSEPI (Ver Ítem 7: Anexos)

• Radicar cada uno de los proyectos de Inversión del Hospital Universitario del Valle en el SSEPI

• Generar el numero de identificaciones de cada proyecto suministrado por el SSEPI para su administración en el Hospital Universitario del Valle y en Planeación Departamental

131

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interna Restringida

DILIGENCIAMIENTO DEL SISTEMA DE

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROYECTOS DE

INVERSION (SSEPI) NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar por la Junta Directiva, el Director General y el Jefe de Oficina de Desarrollo Institucional cada vez que se vaya a iniciar un proyecto, y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Al finalizar la vigencia, el SSEPI debe ser actualizado con el propósito de ser

enviado a Planeación Departamental y a contraloría Departamental en el cual se contempla el porcentaje de ejecución de cada proyecto.

PASO 7. ANEXOS • Modelo del SSEPI PASO 8. REFERENCIAS • No Aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Paola Andrea Riveros. Cargo: Profesional Universitario. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

132

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

SOLICITUD DE PERMISOS Y LICENCIAS

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Solicitar licencia de construcción o permiso de reforma locativa ante la curaduria para dar cumplimiento de acuerdo al plan de ordenamiento territorial (POT) del municipio de Cali. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para solicitar la licencia de construcción y/o permiso de reforma locativa para las obras civiles del Hospital Universitario del Valle PASO 3. RESPONSABILIDAD • División Técnica • Desarrollo Institucional • Dagma, Curaduria, Control Físico PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento (Solicitud Concepto Ambiental) • Ver diagrama de flujo al final del documento (Solicitud Línea de Paramento o

Demarcación) • Ver diagrama de flujo al final del documento (Solicitud de Licencia de

Construcción o Permisos) PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán la División Técnica y Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento.

133

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

SOLICITUD DE PERMISOS Y LICENCIAS

NO. DE COPIA: 1 de 1 Los documentos de contratación y estados financieros se deberán revisar con la Oficina Jurídica mensualmente para el informe ante la Contraloría Departamental del Valle del Cauca. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Acciones a tener en cuenta en caso de un riesgo sísmico que ocurra durante la

construcción PASO 7. ANEXOS • Copia del registro de la licencia ambiental expedida por el DAGMA • Copia de la carta de solicitud del permiso a la curaduria PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Plan de ordenamiento territorial (POT) Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Iván Mauricio Torres. Cargo: Arquitecto. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

134

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Curaduria

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Ingeniero Civil

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: Curaduria

CARGO: JefeOficina

CARGO: Ingeniero Civil

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

1Elaborar el estudio de suelos y calculoestructural

2Reclamar formato de diseño en la curaduriay diligenciarlos

3Elaborar los diseños arquitectónicos para obra

4

Hacer una revisión inicial de los planosarquitectónicos con el arquitecto encargadode la curaduria antes de ingresarlos aaprobación

5Tener listo los planos arquitectónicos deldiseño

6

Tener listo los siguientes documentos: Línea de paramento, Concepto ambiental, Pago de impuestos predial y complementarios, Certificado de tradición y Paz y salvo del predio

SOLICITUD DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN O PERMISOS

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

135

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Curaduria

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Ingeniero Civil

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: Curaduria

CARGO: JefeOficina

CARGO: Ingeniero Civil

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

7Entregar los anteriores documentos a lacuraduria

8El arquitecto de la curaduria da visto buenoverbal a los planos.

9Sacar 3 copias de los planos de diseñoarquitectónico y entregar a la curaduria,control físico y al responsable de la obra.

10Sacar una (1) reducción de los planos dediseño arquitectónico a ¼ de pliego

11La curaduria hace una liquidación deexpensas o impuestos a pagar por m2 deconstrucción y por licencia

12Reclamar la factura para cancelar laliquidación de los impuestos

13Enviar a la división de suministro la facturacorrespondiente a la liquidación deimpuestos

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN O PERMISOS

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

1

2

136

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Curaduria

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Ingeniero Civil

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: Curaduria

CARGO: JefeOficina

CARGO: Ingeniero Civil

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

15Revisar y aprobar pago por parte de la división de suministros.

16

Reclamar el cheque y la factura en la división de suministros para prodecer al pago de la licencia de construcción ante la Curaduria.

17Enviar a la persona asignada o responsable a pagar a la curaduria licencia de construcción.

18Reclamar la licencia de construcción a los 8 días hábiles siguientes a la radicación de la factura cancelada.

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Arq. Luís Alberto Quintero Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Arquitecto Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN O PERMISOS

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

2

137

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Control Fisico

ÁREA: División Técnica

ÁREA: SaludOcupacional

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: Control Fisico

CARGO: JefeOficina

CARGO: JefeOficina

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: CARGO:

1Solicitar la línea de paramento o demarcación del proyecto, por parte del responsable de la obra.

2

Solicitar el formato que se reclama en control físico y diligenciarlo con las especificaciones del predio y su localización dibujada

3Entregar el formato diligenciado a control físico

4Control físico entrega la factura para pagar en la tesorería municipal, ocho (8) días hábiles después de radicado el formato

5Escribir una carta dirigida a la división de suministros, justificando y solicitando el pago de la factura a control físico.

6Revisar y aprobar pago por parte de ladivisión de suministros del H.U.V

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LINEA DE PARAMENTO O DEMARCACIÓN

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

138

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Control Fisico

ÁREA: División Técnica

ÁREA: SaludOcupacional

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: Control Fisico

CARGO: JefeOficina

CARGO: JefeOficina

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: CARGO:

7

Reclamar el dinero en la división desuministros para proceder al pago de lalínea de paramento en la TesoreriaMunicipal

8 Pagar en al Tesoreria Municipal

9Enviar las copias originales de la facturacancelada a control físico. (CAM. Piso 11)

10Radicar la factura cancelada en controlfísico

11Reclamar la línea de paramento odemarcación en 15 días hábiles

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Arq. Luis Alberto Quintero Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Arquitecto Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LINEA DE PARAMENTO O DEMARCACIÓN

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

1

Fin

139

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: DAGMA

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Salud Ocupacional

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: DAGMA

CARGO: JefeOficina

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

1Solicitar concepto ambiental por escrito alDAGMA. (a cargo del responsable de laobra)

2Reclamar en el DAGMA la factura o numerode cuenta y entidad financiera donde sedebe consignar.

3Enviar a la división de suministro la factura con el valor a pagar indicado

4Escribir una carta dirigida a la división desuministros del H.U.V, justificando ysolicitando el pago de la factura al DAGMA

5Revisar y aprobar el pago por parte de ladivisión de suministros

6Reclamar el cheque y la factura en ladivisión de suministros para prodecer alpago del concepto ambiental.

SOLICITUD DEL CONCEPTO AMBIENTAL

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno RestringidoNO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

140

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: DAGMA

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Salud Ocupacional

ÁREA: Compras y Suministros

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede Oficina

CARGO: DAGMA

CARGO: JefeOficina

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

8Entregar la factura original pagada y radicada en el DAGMA

9Reclamar el concepto ambiental, 15 díashábiles, después de radicar la factura

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. John Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernandez Perez Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaArea: Desarrollo Institucional Area: Desarrollo Institucional

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DEL CONCEPTO AMBIENTAL

CÓDIGO: CA/DG/DI/006

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

1

Fin

141

CÓDIGO: PR/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN:24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACIÓN DEL PLAN DE

DESARROLLO

NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 1. OBJETIVO Elaborar el plan estratégico institucional para la formulación de cada proyecto de acuerdo a las necesidades que el Hospital Universitario del Valle debe cumplir con el fin de mejorar la prestación del servicio a la comunidad. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para llevar a cabo el diseño, la elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle, para garantizar una acción integradora, rectora, facilitadota y pertinente del quehacer institucional fundamentada en el liderazgo directivo que garantiza el desarrollo de los servicios de salud de calidad. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Director General • Director Administrativo • Director Financiero • Director Operativo de Servicios de Salud • Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional • Jefe de Oficina Jurídica • Subdirectores • Jefes de Sección • Personal de Hospital Universitario del Valle PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES 4.1. Realizar jornada de sensibilización para la elaboración del Plan de Desarrollo 4.2. Convocar a autoridades y líderes de la institución 4.3. Realizar jornadas para el análisis del Plan de Desarrollo anterior 4.4. Proponer avenidas estratégicas 4.5. Desarrollar avenidas estratégicas, Objetivos de cada avenida, Factores claves de éxito, Actividades principales, Responsables y Cronograma.

142

CÓDIGO: PR/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN: 24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACIÓN DEL PLAN DE

DESARROLLO

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el Director General, Administrativo, Financiero, Operativo de Servicios de Salud, jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional, de Oficina jurídica, Subdirectores y Jefes de Sección en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar por el Director General del H.U.V cada vez que se vaya a iniciar un proyecto; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • El Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del Valle debe estar alineado al

Plan Nacional de Desarrollo, al Plan de Desarrollo del Municipio de Santiago de Cali y al Plan de Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca

• Planeación Departamental solo realiza el control a los proyectos ejecutados con recursos económicos de la estampilla Pro-Hospitales Universitarios, ya que estos hacen parte del presupuesto de la Gobernación del Valle del Cauca.

• La Contraloría Departamental del Valle del Cauca realiza el control sobre el Plan de Inversiones de la vigencia del Hospital, el Plan de Acción que contiene todos los proyectos con sus diferentes fuentes de financiación y la ejecución presupuestal.

PASO 7. ANEXOS • Plan Nacional de Desarrollo • Plan de Desarrollo del Departamento del Valle • Plan de Desarrollo del Municipio de Cali PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de Contratación 007 de 1997

143

CÓDIGO: PR/DG/DI/002 FECHA DE EMISIÓN:24/03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 3 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACIÓN DEL PLAN DE

DESARROLLO

NO. DE COPIA: 1 de 1 • Presupuesto de la Gobernación del Valle • Presupuesto de Recursos de la estampilla Pre-Hospitales Universitarios • Plan Nacional de Desarrollo. • Plan de Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca. • Plan de Desarrollo del Municipio de Santiago de Cali. • Plan de Desarrollo del Hospital Universitario del valle de vigencias anteriores. Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Iván Mauricio Torres. Cargo: Arquitecto. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

144

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 24/ 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 1 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION DE

DISEÑOS ARQUITECTONICOS

Y TECNICOS NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 1. OBJETIVO Conocer cada uno de los diseños que se van a requerir con su respectivo presupuesto para la elaboración de la obra PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo las especificaciones de los diseños eléctricos, hidráulicos, sanitarios, de gases medicinales y aire acondicionado por parte del Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E PASO 3. RESPONSABILIDAD • Oficina Desarrollo Institucional, División técnica, Comité de epidemiología

hospitalaria, Salud Ocupacional, Personal del servicio a diseñar, División de sistemas, Auditoria Medica.

PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán la Oficina Desarrollo Institucional, División técnica, Comité de epidemiología hospitalaria, Salud Ocupacional, Personal del servicio a diseñar, División de sistemas y Auditoria Medica en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice un proyecto de obra civil.

145

PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No aplica PASO 7. ANEXOS • Planos de los diferentes diseños arquitectónicos y técnicos. PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina Área: Desarrollo Institucional.

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 24/3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 1 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION DE

DISEÑOS ARQUITECTONICOS

Y TECNICOS NO. DE COPIA: 1 de 1

146

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Arquitecto

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1 Identificar la necesidad

2Realizar analisis de conveniencia delproyecto general

3Determinar alcances (m2, valoraproximado)

4 Elaborar diseños

5 Elaborar invitacion

6 Recibir propuestas

7 Realizar cuadro comparativo

DISEÑOS ARQUITECTONICOS Y TECNICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 4TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

147

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Arquitecto

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

8 Realizar contrato

9Revisar con comite de personas que tienenque ver con el diseño

10Levantamiento del estado actual del area aremodelar

11

Reunirse con Division Tecnica, Division de sistemas, Auditoria medica, Salud Ocupacional, Epidemiologia Hospitalaria y Desarrollo institucional Revision y

12Presentar al comité tecnico para revision yaprobacion

13 Empezar a trabajar en el anteproyecto

14 Revisar diseño Electrico y presupuesto

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

DISEÑOS ARQUITECTONICOS Y TECNICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 4

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

1

2

148

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Arquitecto

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

15 Revisar diseño Hidraulico y presupuesto

16 Revisar diseño Sanitario y presupuesto

17Revisar diseño de Gases Medicinales ypresupuesto

18Revisar diseño arquitectonico, AireAcondicionado, sistemas

19 Realizar correcciones

20 Realizar proyecto final

21Firmar Proyecto final por parte de todos losprofesionales

DISEÑOS ARQUITECTONICOS Y TECNICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 4TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

2

3

149

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Arquitecto

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

22 Entregar proyecto final a Direccion General

23

24

25

26

28

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. John Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernandez Perez Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaArea: Desarrollo Institucional Area: Desarrollo Institucional

DISEÑOS ARQUITECTONICOS Y TECNICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 4 de 4TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

3Fin

150

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO:

INTERVENTORIA

DE OBRAS CIVILES

NO. DE COPIA: PASO 1. OBJETIVO Controlar durante la etapa de diseño y estudio del proyecto para garantizar que los planos interpreten la voluntad del H.U.V, cumplan con sus requisitos dentro de su disponibilidad de recursos y estén debidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la interventoria de obras civiles; de aplicación en el Área de Desarrollo Institucional del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Arquitecto PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • No aplica PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Los Coordinadores de Calidad del Área de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el proceso. Los documentos se deberán revisar como mínimo una vez al año y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

151

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringuido

INTERVENTORIA DE OBRAS CIVILES

NO. DE COPIA: PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Rechazará todos aquellos trabajos o materiales que no reúnan las condiciones

exigidas en los documentos del contrato y el CONTRATISTA se obliga a ejecutar a su costa los cambios y modificaciones que sean necesarios para el estricto cumplimiento de lo pactado en el contrato

• Ejercerá control sobre los materiales y sistemas de construcción a fin de que se empleen los pactados en el contrato respectivo y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada.

• Verificará que las inversiones que el CONTRATISTA efectúe con los dineros entregados por el HOSPITAL en calidad de anticipo, se inviertan únicamente en el objeto del contrato de la manera más eficiente y económica

• Responderá por la oportuna, completa y satisfactoria ejecución de la obra, y por el cumplimiento del CONTRATISTA en relación con las cantidades y calidad de la misma, conforme a lo pactado en el contrato y en su defecto informar a la Oficina de Jurídica del HOSPITAL, detallada y oportunamente sobre los incumplimientos y demás situaciones que pongan en peligro la ejecución satisfactoria de la obra

• Exigirá al CONTRATISTA la información que considere necesaria PASO 7. ANEXOS • Acta de iniciación de la obra • Actas de recibo parcial y final de obra • Acta de liquidación del contrato PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina Área: Desarrollo Institucional.

152

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ANALISIS DE CONVENIENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Realizar la justificación sobre la necesidad que se pretende satisfacer con el proyecto PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo el análisis de conveniencia, oportunidad y justificación para la contratación por parte el Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E para la mejora de sus instalaciones. Incluye la oportunidad de la contratación, las consecuencias de no realizar acciones para solucionar el problema, las condiciones contractuales, el análisis de riesgo de la contratación y la normatividad aplicable. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado • Jefe de la Subdirección Técnica o su delegado • Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado • Director General o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán el Director General, el jefe de la Oficina Jurídica, jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional y el Subdirector Técnico en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento.

153

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ANALISIS DE CONVENIENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 Los documentos se deberán revisar cada vez que se adjudique un contrato de obras civiles; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No aplica PASO 7. ANEXOS • Modelo de un análisis de conveniencia para la contratación de obras civiles en

el Hospital Universitario del Valle, el cual se debe contener los siguientes ítems:

� Necesidad que se pretende satisfacer � Oportunidad de la contratación � Consecuencias de No realizar acciones para solucionar el problema � Condiciones contractuales:

- Objeto de contratación - Plazos de ejecución - Lugar de ejecución - Valor aproximado del contrato - Fuente de financiación - Normatividad aplicable

� Análisis de riesgo de la contratación � Normatividad aplicable

154

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 3 de 3 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ANALISIS DE CONVENIENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 8. REFERENCIAS • Leyes y normas del Hospital Universitario “Evaristo García” E.S.E. • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Ley 80 de 1993 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

155

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Jefe Unidad

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

1Definir la necesidad que se pretendesatisfacer con el proyecto

2Definir las consecuencias de no realizaracciones para solucionar el problema

3 Definir la oportunidad de la contratación

4

Definir las condiciones contractuales (Objeto de la contratación, Plazo de ejecución, Lugar de ejecución, Valor aproximado del contrato, Fuente de financiación)

5Realizar análisis del riesgo de la contratación

6 Definir la normatividad aplicable

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANALISIS DE CONVENIENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

156

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Jefe Unidad

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

7Firmar análisis de conveniencia por los profesionales que elaboran el proyecto

8Remitir el análisis completo al DirectorGeneral para revisión y aprobación

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Arq. Ivan Mauricio Torres Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Arquitecto Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANALISIS DE CONVENIENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

157

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION DEL

CERTIFICADO DE DIPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Generar certificado de disponibilidad presupuestal para la realización de los proyectos por parte de presupuesto. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para dar emitir el certificado de disponibilidad presupuestal para la contratación de obras civiles. PASO 3. RESPONSABILIDAD • División de contabilidad y presupuesto • Director General • Desarrollo Institucional PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de la oficina de Desarrollo Institucional, División de presupuesto y contabilidad y Director General en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se valla a contratar una obra; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No aplica

158

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ELABORACION DEL

CERTIFICADO DE DIPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 7. ANEXOS • Certificado presupuestal

PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

159

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: División de Presupuesto

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

1Enviar solicitud de disponibilidad presupuestal al Director General

2Aprobación de la solicitud por parte delDirector General

3Dirigir comunicación al jefe del laSubdirección de Presupuesto ycontabilidad para emitir el certificado.

4Revisar que el monto de la solicitud concuerde con el valor del Análisis de conveniencia

5Emitir certificado presupuestal por parte dela Subdirección de Presupuesto yContabilidad

6Enviar certificado de DisponibilidadPresupuestal a la oficina de DesarrolloInstitucional para iniciar la contratación

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2

NO. DE COPIA: 1 de 1

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

Inicio

1

160

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: División de Presupuesto

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

7Relacionar el certificado en los términos dereferencia

8 Archivar copia en el fólder del proyecto

10

11

12

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe Cargo: JefeÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

1

Fin

161

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

CONSULTA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Dar a conocer a los proponentes los pasos a seguir para la consulta de los términos de referencia y determinar si son aptos o no para participar en la convocatoria. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para dar a conocer los términos de referencia a los proponentes para determinar si cumplen con los requisitos o no para participar en la convocatoria. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Proponentes • Oficina Jurídica • Oficina Desarrollo Institucional. PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de Oficina Jurídica, proponentes y Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice una visita técnica para la inicialización de un nuevo proyecto de obra civil; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

162

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

CONSULTA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Los términos podrán ser consultados por cualquier persona en el dia, hora y

lugar establecidos en los mismos términos de referencia. • Para participar en la convocatoria es necesario que los proponentes compren

los términos de referencia. • Para entregar lotes físicos es necesario que los proponentes compren los

términos de referencia, sino los compran no pueden fotocopiarlos ni arrancar las hojas de los términos de consulta

PASO 7. ANEXOS • Términos de referencia.

PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Términos de referencia de la invitación Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

163

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdivisión Técnica

ÁREA: Unidad deControl Interno

ÁREA: Proponente

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Jefe Desarrollo Institucional

CARGO: Jefe Subdivisión Técnica

CARGO: Jefe Unidadde ControlInterno

CARGO: Proponente

CARGO: CARGO:

1Consultar el lugar, el periodo de tiempo yhoras en los términos de referencia

2Registrarse en el listado "Consulta detérminos de referencia de proyecto"

3Especificar nombre, dirección, y teléfonosde la empresa.

4Especificar nombre, apellidos e identificación de la persona que consulta

5Firma por parte de la persona que consultalos términos de referencia

6Entregar los documentos físicos quecomprende los términos de referencia a lapersona que los va a consultar

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 DE 2

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

CONSULTA DE TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO: CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

Inicio

1

164

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdivisión Técnica

ÁREA: Unidad deControl Interno

ÁREA: Proponente

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Jefe Desarrollo Institucional

CARGO: Jefe Subdivisión Técnica

CARGO: Jefe Unidadde ControlInterno

CARGO: Proponente

CARGO: CARGO:

7

Revisar que los documentos de lostérminos de referencia estén completosdespués pueden ser consultados por laspersonas

8

9

10

11

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

CONSULTA DE TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO: CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 2 de 2

Fin 1

165

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

RESOLUCION DE APERTURA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Dar a conocer los pasos que se necesitan para la elaboración de la resolución de apertura de convocatoria publica o invitación publica para la contratación de obras civiles en el Hospital Universitario del Valle. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la resolución de apertura de los contratos de obras civiles por parte el Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Director General • Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado. • Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado. PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Director General, Jefe de la Oficina Jurídica y el Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento.

166

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

RESOLUCION DE APERTURA

NO. DE COPIA: 1 de 1 Los documentos se deberán revisar cada vez que se vaya a iniciar un contrato y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No Aplica PASO 7. ANEXOS • Modelo de Resolución de Apertura de convocatoria Pública o Invitación

Pública. • Número y fecha de la resolución. PASO 8. REFERENCIAS • Libro “Consecutivo de resolución de la Dirección General” Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

167

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: Interventoria

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Interventoria

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

1

Solicitar el numero y fecha de la resolución del libro “Consecutivo de resolución de la Dirección General” a la Oficina Jurídica

2

Realizar la resolución de apertura de la convocatoria publica de acuerdo a los requerimientos técnicos y jurídicos del proyecto

3Aprobar la solicitud por parte de laOficina Jurídica

4Enviar la aprobación a Desarrollo Institucional

5Conformar el Comité Técnico Evaluador

6Evaluar la resolución de apertura por el Comité Técnico Evaluador

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

RESOLUCION DE APERTURA

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno RestringidoNO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

168

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: Interventoria

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Interventoria

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

7Se aprueba y se envía al Director General

8Enviar la resolución de apertura alDirector General por parte de DesarrolloInstitucional

9Revisión, aprobación y firma de la resolución de apertura

10

11

12

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

RESOLUCION DE APERTURA

NO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

1

169

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: PAGINA: TIPO DE DOCUMENTO:

PUBLICACION DEL

AVISO DEL PROYECTO DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: PASO 1. OBJETIVO Definir los objetivos que se pretenden alcanzar en términos de tiempo, costo y calidad con el fin de contratar a profesionales idóneos que intervendrán en el desarrollo de la obra civil. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la convocatoria y contratación de obras civiles; de aplicación en el Área de Desarrollo Institucional del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Desarrollo Institucional PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Los Coordinadores de Calidad del Área de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el proceso. Los documentos se deberán revisar como mínimo una vez al año y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No aplica

170

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

PUBLICACION DEL

AVISO DEL PROYECTO DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 7. ANEXOS • No aplica

PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

171

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: División de presupuesto

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

1Definir el medio en el cual se va a realizarla invitación

2Diligenciar mínimo 2 avisos a publicar contodos los requisitos técnicos y jurídicos

3Solicitar cotización al medio donde se va apublicar la convocatoria

4Enviar solicitud de disponibilidad presupuestal al Director General para su revisión y aprobación

5Revisar y aprobar la solicitud dedisponibilidad presupuestal

6Enviar la solicitud aprobada al jefe de laSubdirección de Presupuesto yContabilidad

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANUNCIOS O AVISOS EN PERIODICOS

CÓDIGO:

Inicio

1

172

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: División de presupuesto

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

7Revisar y aprobar la solicitud de Disponibilidad presupuestal

8 Emitir el certificado de Disponibilidad

9Enviar el certificado de DisponibilidadPresupuestal a la Oficina de DesarrolloInstitucional

10Realizar una carta dirigida al mediosolicitando la publicación de anuncio oaviso

11Recibir diseños preliminares por parte delmedio de comunicación

12Revisar y/o notificar y aprobar los diseñosdel aviso o anuncio

ANUNCIOS O AVISOS EN PERIODICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

1

2

173

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: División de presupuesto

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO:

13Enviar una carta al medio encargado dondese prosigue con la publicación del aviso

14Iniciar tramites administrativos para el pagodel aviso al medio de comunicación que lopublica

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Nombre: Ing.

Cargo: Cargo:Área: Área:

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANUNCIOS O AVISOS EN PERIODICOS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Nestor Baron CarrilloJefe de OficinaDesarrollo Institucional

Nestor Baron CarrilloJefe de OficinaDesarrollo Institucional

Fin

2

174

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

COMPRA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Dar claridad a los proponentes sobre como adquirir los términos de referencia para participar en una convocatoria o invitación pública para contratar obras civiles, en el Hospital Universitario del Valle. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos necesarios para la compra de los términos de referencia para poder participar en una invitación o convocatoria pública para contratos de obra civil realizada por el Hospital Universitario del Valle. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe de Pagaduría o su delegado. • Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán el Jefe de la pagaduría y el jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos de la compra de términos de referencia deberán revisarse con la Oficina de Desarrollo Institucional cada vez que se haga una invitación pública o una convocatoria publica.

175

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

COMPRA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • La compra de los términos de referencia de la invitación o convocatoria pública

solo podrá realizarse en el lugar, fecha y hora estipulada en los términos de referencia.

• La Oficina de Desarrollo Institucional deberá constatar con tesorería que la consignación se haya realizado y sean legales. En caso negativo, se debe notificar al proponente sobre la anulación de la compra de los términos de referencia.

• Para el caso de consignación en cheque, al día siguiente a la consignación se conoce si fue o no exitosa. En caso negativo, se debe notificar al proponente, sobre la anulación de la participación del proponente en la invitación o convocatoria pública.

PASO 7. ANEXOS • Recibo de la consignación por la compra de los términos de referencia. PASO 8. REFERENCIAS • Término de referencia del proyecto respectivo. Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

176

ÁREA: Proponente

AREA: Tesorería

AREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Proponente

CARGO: Tesorería

CARGO: Desarrollo Institucional

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Definir el lugar, fecha y hora estipuladas para la compra de los Términos de Referencia

2Cancelar el valor de los pliegos estipulados en los Términos de Referencia

3Entregar copia del recibo de consignación en la Oficina de Desarrollo Institucional

4Entregar listado de registro "Compra de Términos de Referencia del Proyecto" al proponente para que lo diligencie

5Entrega del documento completo que contiene los Términos de Referencia de la invitación o convocatoria pública

6Realizar la consulta de los Términos de Referencia sin alterar su contenido

COMPRA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

177

ÁREA: Proponente

AREA: Tesorería

AREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Proponente

CARGO: Tesorería

CARGO: Desarrollo Institucional

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

7

Notificar a la tesorería sobre los proponentes que compraron los Términos de Referencia con sus respectivos números de consignación

8 Verificar toda la información entregada

9 Existen diferencias?

10Notificar a Desarrollo Institucional para que tome las medidas pertinentes

11Notificar y enviar la información verificada a Desarrollo Institucional

12Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Nombre:

Cargo: Cargo:Área: Área:

Néstor Barón CarrilloJefeDesarrollo Institucional

Néstor Barón CarrilloJefeDesarrollo Institucional

NO. DE COPIA: 2 de 2

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

COMPRA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

Fin

1

Si

No

178

CÓDIGO: CA/DG/DI/008 FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

VISITA TECNICA DE OBRA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Realizar una visita técnica de obra a la zona objeto de contratación para la adecuación y/o modernización de su infraestructura física. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la visita técnica de obra por parte del Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E y los proponentes para dar a conocer donde se realizara la obra, inspeccionar las zonas objeto de la presente invitación, para investigar y cerciorarse por sí mismos de las condiciones estructurales, técnicas y constructivas y demás características, el objetivo de la obra y una pequeña reseña histórica con el marco jurídico de la institución a cada uno de los proponentes. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado. • Jefe de la Oficina Desarrollo Institucional o su delegado o su delegado. • Jefe de la unidad de Control interno o su delegado. • Jefe de la Subdirección Técnica o su delegado PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el Jefe de Oficina Jurídica, jefe de la oficina de Desarrollo Institucional, jefe de la unidad de control interno y el Subdirector Técnico en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. .

179

CÓDIGO: CA/DG/DI/008 FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

VISITA TECNICA DE OBRA

NO. DE COPIA: 1 de 1 Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice una visita técnica para la inicialización de un nuevo proyecto de obra civil PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • Quienes lleguen después de la hora exacta estipulada en los términos de

referencia no será aceptado en la visita técnica y por tanto no se le expedirá certificado de asistencia, documento obligatorio que debe anexarse a la propuesta.

• El(los) participante(s) podrá(n) asistir a la visita técnica de obra y luego

comprar los términos de referencia para participar. • En caso en que el representante legal del proponente no pueda asistir a la

visita técnica de obra, éste podrá emitir por escrito un poder donde autorice a su delegado para que asista a dicha visita, el cual debe ser presentado por el apoderado a las personas del Hospital que lideran la reunión, para que incluyan dicha información en el ACTA DE VISITA TECNICA DE OBRA.

• Las dudas que puedan surgir durante la visita técnica de obra se deben

resolver en la audiencia aclaratoria. • Cuando el representante legal de una entidad que desee participar en la

convocatoria o invitación publica no pueda asistir a la visita técnica de obra y la persona que asiste en su representación no tenga el poder que lo autoriza, deberán revisarse los términos de referencia para verificar si puede o no participar de la visita técnica de obra.

• El HOSPITAL expedirá un certificado de asistencia a cada participante que

deberá ser presentado en la propuesta. La no presentación del certificado de visita técnica de obra, será causal de rechazo de la propuesta.

180

CÓDIGO: CA/DG/DI/008 FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

VISITA TECNICA DE OBRA

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 7. ANEXOS • Certificado de asistencia a la visita técnica de obra.

PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Términos de referencia de la invitación o convocatoria pública Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

181

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdirección Técnica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Proponente

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe O Delegado

CARGO: Jefe Oficina oDelegado

CARGO: Subdirector Técnico

CARGO: Jefe Unidad o Delegado

CARGO: Proponente

CARGO: CARGO:

1Consultar lugar y hora para la visita técnica en los términos de referencia

2Presentarse en el lugar de la reunión 10Minutos antes de la hora señalada en losTérminos de Referencia

3Hacer alusión al reloj oficial para la asistencia a la visita técnica de obra a los proponentes

4

Notificar verbalmente a los proponentesque lleguen después de la hora exactaseñalada en los Terminos de Referenciasobre su exclusión para participar

5 Firmar asistencia de la visita técnica

6 Explicar el marco legal que rige al H.U.V

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

VISITA TECNICA DE OBRA

CÓDIGO:CA/DG/DI/008

FECHA DE EMISIÓN: 03/2006

Inicio

1

182

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdirección Técnica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Proponente

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe O Delegado

CARGO: Jefe Oficina oDelegado

CARGO: Subdirector Técnico

CARGO: Jefe Unidad o Delegado

CARGO: Proponente

CARGO: CARGO:

7Realizar una breve reseña histórica del proyecto

8Explicar el objetivo de la visita tecnica deobra

9 Realizar el recorrido por las instalaciones

10 Realizar el acta de la visita tecnica de obra

11Leer el acta de la visita en voz alta ante los presentes para su revision y aprobacion por parte de los asistentes

12 Firmar el acta de la Visita Técnica de Obra

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

VISITA TECNICA DE OBRA

CÓDIGO:CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 03/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

1

2

183

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdirección Técnica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Proponente

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe O Delegado

CARGO: Jefe Oficina oDelegado

CARGO: Subdirector Técnico

CARGO: Jefe Unidad o Delegado

CARGO: Proponente

CARGO: CARGO:

13Archivar originales de las actas en la Oficina de Desarrollo Institucional y Oficina Juridica, en el folder del proyecto

14Dar copia del acta a los asistentes y/oproponentes

15Emitir y entregar certificados de asistenciade la visita técnica de obra a cada uno delos asistentes

16

Archivar copia u original de los certificadosde asistencia debidamente firmados por losproponentes como recibidos, en el folderdel proyecto

17

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

VISITA TECNICA DE OBRA

CÓDIGO:CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 03/2006

PAGINA: 3 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

VERSIÓN: 1

NO. DE COPIA: 1 de 1

FIN

2

184

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

AUDIENCIA

ACLARATORIA DE LOS TERMINOS

DE REFERENCIA NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 1. OBJETIVO Dar aclaración a los oferentes con respecto al proyecto. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la aclaración de los términos de referencia entregados a los oferentes o contratistas con el fin de aclarar las dudas que tengan sobre el proyecto. PASO 3. RESPONSABILIDAD • El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado • El Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado • El Jefe de la Unidad de Control Interno o su delegado • El Subdirector Técnico o su Delegado PASO 4. SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional, el Subdirector Técnico y el Jefe de la Unidad de Control Interno en colaboración con el personal involucrado en el proceso. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice un proyecto de obras civiles con el fin de Aclarar las dudas que se tengan y tener una base de datos de los participantes; y cada que se presente una variación en el desarrollo del proceso (Cambio de registro, Cambio en la secuencia del proceso, Cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrar en el listado de control de documentos.

185

PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • En caso de no poder asistir el representante legal de la empresa que realiza la

propuesta, este debe emitir un poder para facultar a otra persona y pueda asistir a la audiencia aclaratoria

PASO 7. ANEXOS • Modelo de listado de asistencia

� Nombre de la empresa � Dirección de la empresa � Cuidad donde se radica la empresa. � Nombre de la persona que asiste a la audiencia. � Número de documento de identidad y ciudad de expedición mas la firma

• Modulo de acta de audiencia aclaratoria PASO 8. REFERENCIAS • Términos de Referencia. Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

AUDIENCIA

ACLARATORIA DE LOS TERMINOS DE

REFERENCIA NO. DE COPIA: 1 de 1

186

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: Proponentes

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Proponentes

CARGO: CARGO:

1Consultar en los términos de referencia ellugar, fecha y hora determinadas para laaudiencia aclaratoria

2Realizar la presentación por parte de las personas responsables del proyecto y de los proponentes.

3 Indicar el objetivo de la reunión

4Realizar las preguntas necesarias para aclarar los términos de referencia

5Aclarar las dudas de los proponentesrespecto a los términos de referencia

6Firmar la lista de asistencia e indicar a laempresa que representa

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

AUDIENCA ACLARATORIA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

187

ÁREA: Oficina Jurídica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: Proponentes

ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefe o Delegado

CARGO: Director General

CARGO: Proponentes

CARGO: CARGO:

7Realizar un acta donde se incluyan todaslas preguntas y respuestas a laaclaraciones

8Leer en voz alta ante los presentes yaprobar el acta de la audiencia aclaratoria

9Emitir y entregar certificados de asistenciade la visita a la audiencia aclaratoria a cadauno de los entes

10 Guardar Acta de la visita

11

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo

Cargo: Jefe Cargo: JefeArea: Desarrollo Institucional Area: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

AUDIENCA ACLARATORIA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

1

188

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ANALISIS COMPARATIVO DE

PROPUESTAS

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Establecer cual es la mejor propuesta que ofrezca los mayores beneficios para el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E a un costo relativo o intermedio. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo el análisis de propuestas entregadas por los oferentes o contratistas con el fin de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga todas las necesidades del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. a un costo relativo PASO 3. RESPONSABILIDAD • Comité técnico evaluador PASO 4. SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el Comité Técnico Evaluador en colaboración con el personal involucrado en el proceso. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice un proyecto de obras civiles con el fin de Tener una base de datos de todos los oferentes que participen; y cada que se presente una variación en el desarrollo del proceso (Cambio de registro, Cambio en la secuencia del proceso, Cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrar en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • No aplica

189

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ANALISIS COMPARATIVO DE

PROPUESTAS

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 7. ANEXOS • Propuestas de los oferentes • Hoja de vida de los oferentes

PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

190

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdivisión Técnica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: Proponente

ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Jefe Desarrollo Institucional

CARGO: Jefe Subdivisión Técnica

CARGO: Jefe Unidad de Control Interno

CARGO: Director General

CARGO: Proponente

CARGO:

1Recibir las propuestas de cada uno de losoferentes en Desarrollo Institucional

2Revisar e identificar los factorescomparativos de cada una de laspropuestas

3 Elaborar cuadro comparativo

4Darle valor a los factores comparativo de cada una de las propuestas

5Enviar el cuadro comparativo con el valorya especificado de las propuestas alDirector General

6Verificar que la propuesta cumpla con losrequerimientos establecidos

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANALISIS COMPARATIVO DE PROPUESTAS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2

TIPO DE DOCUMENTO: Interna Restringida

NO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

191

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: OficinaDesarrollo Institucional

ÁREA: Subdivisión Técnica

ÁREA: Unidad de Control Interno

ÁREA: Dirección General

ÁREA: Proponente

ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Jefe Desarrollo Institucional

CARGO: Jefe Subdivisión Técnica

CARGO: Jefe Unidadde ControlInterno

CARGO: Director General

CARGO: Proponente

CARGO:

7Selección de la mejor propuesta de acuerdoal estudio técnico, jurídico realizados por elcomité evaluador

8Enviar la mejor propuesta a DesarrolloInstitucional

9

10

11

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ANALISIS COMPARATIVO DE PROPUESTAS

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interna RestringidaNO. DE COPIA: 1 de 1

1

Fin

192

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 de 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

SOLICITUD DE LA DOCUMENTACION

CONTRACTUAL AL PROPONENTE SELECCIONADO

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Realizar la solicitud de todos los documentos necesarios al oferente seleccionado con el fin adjudicarle el contrato PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la obtención de los documentos necesarios por parte del Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E para comenzar la adjudicación del contrato. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Proponente • Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado. • Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado. PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de Oficina Jurídica, oferente y la Oficina Jurídica en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice un proyecto de obra civil; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

193

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 de 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

SOLICITUD DE LA DOCUMENTACION

CONTRACTUAL AL PROPONENTE SELECCIONADO

NO. DE COPIA : 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA Estar presentes todas las partes involucradas en el proceso para que exista transparencia en el proceso. PASO 7. ANEXOS • Requisitos por parte del oferente • Términos de referencia • Certificado de reserva presupuestal • Contrato del proyecto PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

194

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: Proponente

ÁREA: OficinaPresupuesto

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: JefeOficina

CARGO: JefeOficina

CARGO: Proponente

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO:

1Notificar al proponente favorecido laadjudicación del contrato

2Solicitar los documentos que deberán juntaral contrato

3 Realizar el contrato

4Solicitar el certificado de reserva presupuestal

5 Firma del contrato por las dos partes

6Entrega de un original del contrato para sulegalización

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LA DOCUMENTACION CONTRACTUAL AL PROPONENTE

SELECCIONADO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3

Inicio

1

195

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: Contratista

ÁREA: OficinaPresupuesto

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Contratista

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO:

7 Legalización del contrato

8Publicar al proponente ganador en elperiódico

9 Entrega de pólizas a Oficina Jurídica

10Revisión y aprobación de las pólizas porparte de la Oficina Jurídica

11Crear carpeta para guardar ladocumentación requerida

12Mandar la documentación en un paquete acuentas por pagar para el pago del anticipo

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LA DOCUMENTACION CONTRACTUAL AL PROPONENTE

SELECCIONADO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

1

2

196

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: Contratista

ÁREA: OficinaPresupuesto

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Contratista

CARGO: Jefe

CARGO: CARGO: CARGO:

13 Pagar el anticipo

14 Firma del acta de inicio

16 Ejecución de contrato

17

18

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

SOLICITUD DE LA DOCUMENTACION CONTRACTUAL AL PROPONENTE

SELECCIONADO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

2

197

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ACTA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA

PUBLICA Y APERTURA DE LAS

URNAS NO. DE COPIA: 1 de 1

PASO 1. OBJETIVO Establecer cual es el procedimiento que hay que realizar para dar cierre a la convocatoria y proceder a la apertura de las urnas con las propuestas recibidas. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo el acta de cierre de la convocatoria y la apertura de las urnas para las contrataciones de obras civiles por parte del Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E para seleccionar al contratista adecuado para la realización de la obra civil. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Oficina Jurídica • Contratista • Oficina Desarrollo Institucional • Arquitecto PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de Oficina Jurídica, el contratista, el arquitecto y el delegado de la Oficina Jurídica en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se realice una convocatoria para una obra civil; y cada que se presente una variación en el desarrollo del proceso (Cambio de registro, Cambio en la secuencia del proceso, Cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrar en el listado de control de documentos.

198

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO:

ACTA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA

PUBLICA Y APERTURA DE LAS

URNAS NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA Estar presentes todas las partes involucradas en el proceso para que exista transparencia en el proceso. PASO 7. ANEXOS • Adendo (Para prorroga del plazo de presentación de las propuestas). • Acta de las solicitudes recibidas. PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

199

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: Asistente

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Asistente

CARGO: CARGO: CARGO:

1

Verificar a la hora establecida que losoferentes y el personal del H.U.V estén enel lugar, dia y hora determinado en lostérminos de referencia para el cierre de laconvocatoria y la apertura de la urna

2Abrir la urna donde se encuentra laspropuestas del proyecto a la hora exactadefinida en los términos de referencia

3Registrar los nombres de las personas oempresas que estén presentando laspropuestas

4Recoger las propuestas entregadas por los proponentes

5trasladarse a un lugar donde se pueda realizar la reunión de cierre de la convocatoria publica

6Firmar el listado de asistencia por cada unode los asistentes a la reunion

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ACTA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA PUBLICA Y APERTURA DE LA URNA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

VERSIÓN: 0

PAGINA: 1 de 2

NO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

200

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: Asistente

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Jefe o su Delegado

CARGO: Asistente

CARGO: CARGO: CARGO:

7Apertura de cada una de las propuestaspara verificar su contenido

8

Leer en vos alta el nombre de la personanatural o jurídica que presenta la propuestay su valor, numero de folios y póliza deseriedad (nombre de la aseguradora,numero de póliza y valor)

9

Realizar un acta de la reunión donde seindique el lugar, dia y hora de la reunión decierre, personal asistente por parte delH.U.V, interventoria, proponentes y

10Firma del acta leída por parte de cada unode los asistente.

11

Dos copias del acta a cada uno de losproponentes; y una original para DesarrolloInsitucional y otra original de OficinaJuridica

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. John Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernandez Perez Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo Nombre: Ing. Nestor Baron Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaArea: Desarrollo Institucional Area: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ACTA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA PUBLICA Y APERTURA DE LA URNA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN:0

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA:

VERSIÓN: 0

PAGINA: 2 de 2

Fin

1

201

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO

EVALUADOR

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Evaluar técnicamente las propuestas presentadas para la adjudicación de los proyectos de contratación de obra civil dentro del Hospital Universitario del Valle por parte de los proponentes. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la evaluación de las propuestas presentadas para la ejecución de proyectos de obras civiles en el Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E para la adecuación, construcción o remodelación física de su infraestructura. PASO 3. RESPONSABILIDAD • El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado • El Jefe de la División Técnica o su delegado • El Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional o su delegado • El Director Financiero o su delegado. • El Jefe de la Unidad de Control interno o su delegado. PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento será el Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional, Jefe de la División Técnica, Jefe de Oficina Jurídica y Jefe de la Unidad de Control Interno en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se vaya a iniciar un contrato y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento cambio del cargo responsable

202

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO

EVALUADOR

NO. DE COPIA: 1 de 1 ), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos. PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • En caso de requerir información adicional de la(s) propuesta(s) presentadas(s)

se podrá solicitar a las Entidades Públicas o Privadas según el caso para aclarar las dudas o ampliación de la información suministrada. Esta información no podrá modificar la(s) propuestas(s) presentadas(s).

• En caso de requerir información técnica adicional, podrá solicitar conceptos técnicos a los profesionales o Entidades de la Administración Publica.

PASO 7. ANEXOS • Métodos de evaluación:

� Valor total de la propuesta � Capacidad financiera � Experiencia general � Experiencia especifica � Tiempo de entrega � Porcentaje del AIU (Administración, Impuesto y Utilidad)

• Resolución de la Dirección General donde se conforma el Comité Técnico Evaluador.

• Acta del Comité Técnico Evaluador. • Oficios o Cartas de las personas o Entidades Publicas a las que se le haya

solicitado información para ampliar o aclarar la información presentada por el(los) proponente(s) en la(s) propuesta(s) presentada(s).

Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

203

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: Dirección General

ÁREA:Comité Técnico Evaluador

ÁREA: Dirección Financiera

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Director General

CARGO: Funcionarios

CARGO: Director Financiero

CARGO: Jefe DivisiónTécnica

CARGO: JefeOficina

CARGO:

1Realizar la resolución de la Dirección General donde se confirma el Comité Técnico Evaluador

2Revisar y Aprobar la Resolución donde se nombra al Comité Técnico de Evaluación del proyecto

3

Notificar a cada uno de los funcionarios de la resolución sobre el nombramiento de conformación del Comité Técnico Evaluador

4Acordar reuniones de trabajo para evaluar las propuestas

5Realizar la evaluación técnica de las propuestas de acuerdo a los términos de referencia de cada proyecto

6Realizar la evaluación juridica de cada una de las propuestas presentadas (ver anexo 1)

7Realizar la evaluación financiera (Veranexo 2)

ACTIVIDAD

RESPONSABLES

EVALUACION DEL COMITE TECNICO EVALUADOR

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No.

Inicio

1

204

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA: Dirección General

ÁREA:Comité Técnico Evaluador

ÁREA: Dirección Financiera

ÁREA: División Técnica

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina

CARGO: Director General

CARGO: Funcionarios

CARGO: Director Financiero

CARGO: Jefe DivisiónTécnica

CARGO: JefeOficina

CARGO:

8Realizar la evaluación técnica (Ver anexo3)

9Revisar las evaluaciones y consolidar la información

10Realizar el acta del Comité TécnicoEvaluador

11Firmar el acta por cada uno de losmiembros del Comité Técnico Evaluador

12

Recomendar al Director General elproponente con la mejor calificación ynotificarlo del Acta de Evaluación delComité Técnico

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

EVALUACION DEL COMITE TECNICO EVALUADOR

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

1

Fin

205

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA:Comité Técnico Evaluador

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Funcionarios

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Evaluar inhabilidades e incompatibilidades

2Verificar que exista una propuesta por oferente

3Verificar si existen propuestas alternativas

4 Verificar si existen propuestas parciales

5Verificar que tenga el certificado de visita técnica de obra

6Verificar que la propuesta este en idioma castellano

7Verificar que exista una carta depresentación de la propuesta

EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO EVALUADOR

ANEXO 1: EVALUACION JURIDICA

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno RestringidoNO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

206

ÁREA: Oficina Juridica

ÁREA:Comité Técnico Evaluador

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe Oficina Juridica

CARGO: Funcionarios

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

8Verificar que tenga el certificado deexistencia y representación y autorizaciónlegal

9Verificar que tenga la inscripción en elregistro único de proponentes en la cámarade comercio

10Verificar que tenga la garantía de seriedadde la propuesta

11Diligenciar la tabla de la "EvaluaciónJurídica"

12Presentar información al Comité TécnicoEvaluador para revisión y aprobación

13Revisar y aprobar la tabla de EvaluaciónJurídica de las propuestas

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

TIPO DE DOCUMENTO: Interno RestringidoNO. DE COPIA: 1 de 1

EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO EVALUADOR

ANEXO 1: EVALUACION JURIDICA

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

1

Fin

207

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Finanzas ypresupuesto

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe de Oficina

CARGO: Jefe de Oficina

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Leer los criterios de los Términos de Referencia en la parte financiera para la evaluación

2Evaluar la capacidad de contratación inscrita en Cámara de Comercio

3Evaluar el valor del contrato en ejecución

4Evaluar la capacidad residual de contratación

5Realizar la evaluación financiera de los proponentes (Llenar tabla "Evaluación financiera de los proponentes")

6Analizar la tabla de "evaluación financiera de los proponentes" para determinar diferencias o inconsistencias

7 Realizar las conclusiones

EVALUACION DEL COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR

ANEXO 2: EVALUACION DE CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACION Y

CAPACIDAD FINANCIERA

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno RestringidoNO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

208

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: Finanzas yPresupuesto

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefe de Oficina

CARGO: Jefe de Oficina

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

8Aprobar las conclusiones por cada unode los asistentes

9

10

11

12

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

EVALUACION DEL COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR

ANEXO 2: EVALUACION DE CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACION Y

CAPACIDAD FINANCIERA

CÓDIGO: CA/DG/DI

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

NO. DE COPIA: 1 de 1

Fin 1

209

ÁREA: División Tecnica

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede oficina

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Verificar que la propuesta tenga todos los documentos requeridos

2Evaluar la experiencia general de cada proponentes de acuerdo a los Terminos de Referencia

3Evaluar la experiencia especifica de cada uno de los proponentes de acuerdo a los Terminos de Referencia

4Evaluar el tiempo de entrega ofrecido por cada uno de los proponentes de acuerdo a los Terminos de Referencia

5

Evaluar el porcentaje del AIU (Administración, impuestos y utilidades) de acuerdo a los Terminos de Referencia

6Verificar que hallan mas criterios ademas de los establecidos

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

EVALUACION DEL COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR

ANEXO 3: EVALUACION TECNICA

CÓDIGO: CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

Inicio

1

210

ÁREA: División Tecnica

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefede oficina

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

7Obtener el puntaje total de cada una de las propuestas

8Seleccionar al proponente con el mayorpuntaje

10

11

12

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

EVALUACION DEL COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR

ANEXO 3: EVALUACION TECNICA

CÓDIGO: CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

1

Inicio

211

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ACTA DEL COMITÉ TECNICO

EVALUADOR

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Evaluar cada una de las propuestas presentadas para la ejecución del proyecto y emitir el concepto técnico de evaluación de los componentes jurídicos, financieros y técnicos; y recomendar la mejor propuesta al Director General. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo la evaluación de las propuestas para emitir el concepto técnico y recomendar la mejor propuesta al Director General del Hospital Universitario de Valle “Evaristo García” E.S.E. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Comité Técnico Evaluador (Jefe de la Oficina Jurídica, Jefe de la Oficina de

Desarrollo Institucional, Subdirector de la División Técnica, Jefe de la Unidad de Control Interno y Director Financiero)

PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver anexos “Acta de Comité Técnico Evaluador” PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán el Comité Técnico Evaluador con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se entreguen las propuestas de los participantes para la inicialización de un nuevo proyecto de obra; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

212

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

ACTA DEL COMITÉ TECNICO

EVALUADOR

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA • En caso de que ninguna de las propuestas cumpla con los requisitos exigidos

en los términos de referencia esta se declarara desierta. • Cuando no pueda asistir a una reunión del comité la persona responsable este

deberá delegar a un profesional de su área para dar cumplimiento a este requerimiento.

PASO 7. ANEXOS • Concepto Técnico de Evaluación (Jurídicos, Técnicos y Financieros) PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Términos de referencia de la invitación. Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

213

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

RESOLUCION DE LA ADJUDICACION

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Adjudicar el contrato para garantizar la selección objetiva de las propuestas cotizadas y la transparencia del proceso de selección. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para dar a conocer a los proponentes participantes el ganador de la licitación para la realización del proyecto. PASO 3. RESPONSABILIDAD • Jefe de la Oficina Jurídica • Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional • Director General • Jefe de la Oficina de presupuesto y contabilidad de la Institución. PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de Oficina Jurídica, oficina de Desarrollo Institucional, Director general, Oficina de presupuesto y contabilidad en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada vez que se valla a adjudicar un contrato; y cada que se presente una variación en el desarrollo del procedimiento (cambio de registros, cambio de la secuencia del procedimiento, cambio del cargo responsable), dicho cambio se debe solicitar y registrarse en el listado de control de documentos.

214

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 3/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

RESOLUCION DE LA ADJUDICACION

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA No aplica PASO 7. ANEXOS • Resolución de la adjudicación. • Formato con Nombre de los participantes y resumen de lo evaluado • Disponibilidad presupuestal PASO 8. REFERENCIAS • Estatuto de contratación 007 de 1997 • Términos de referencia de la invitación • Decreto departamental No. 1807 de 1995 • Acuerdo Junta Directiva • Acuerdo 004 del 27 de Febrero de 1997 Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe Oficina. Área: Desarrollo Institucional.

215

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: Oficinapresupuesto

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

1Solicitar el numero y fecha de la resolucióndel libro "Consecutivo de resolución de laDirección General a la Oficina Jurídica"

2Indicar nombre de los proponentes que participaran y un resumen de lo evaluado

3 Indicar el proponente seleccionado

4 Colocar el valor del contrato a legalizar

5Termino de ejecución del objeto del contrato

6Realizar la resolución de adjudicación de lainvitación publica o licitación

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2

NO. DE COPIA: 1 de 1

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

RESOLUCION DE LA ADJUDICACION

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

Inicio

1

216

ÁREA: Desarrollo Institucional

ÁREA: OficinaJurídica

ÁREA: Oficinapresupuesto

ÁREA: Dirección General

ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: Director General

CARGO: CARGO: CARGO:

7Revisión y firma de la resolución deadjudicación por parte del director general

8Notificar al proponente seleccionado sobrela adjudicación del contrato

9 Informar a los demás participantes

10

11

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

RESOLUCION DE LA ADJUDICACION

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

Fin

1

217

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 1 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

MANEJO DEL ANTICIPO (CUENTA

CONJUNTA)

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 1. OBJETIVO Controlar el manejo de los anticipos de los proyectos por parte del hospital al contratista. PASO 2. ALCANCE Este procedimiento define los lineamientos para llevar a cabo el control de los anticipos, asegurarse de que los anticipos se están invirtiendo de forma correcta en el proyecto PASO 3. RESPONSABILIDAD • Interventoria de obra. • Jefe de Control interno o su delegado. • Contratista PASO 4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES • Ver diagrama de flujo al final del documento “Acta Parcial por Parte de Control

Interno”. • Ver diagrama de flujo al final del documento “Acta Parcial por Parte

Interventoria”. • Ver diagrama de flujo al final del documento “Acta Parcial por Parte del

Contratista”. PASO 5. PERIODICIDAD PARA LA REVISIÓN Los responsables de la revisión de este documento serán Jefe de Interventoria de Obra, Jefe de Control Interno en colaboración con el personal involucrado en el procedimiento. Los documentos se deberán revisar cada mes y registrarlos en el listado o tabla de control de manejos de anticipos.

218

CÓDIGO: CA/DG/DI FECHA DE EMISIÓN: 03/2006 VERSIÓN: 1 PAGINA: 2 de 2 TIPO DE DOCUMENTO: Interno Restringido

MANEJO DEL ANTICIPO (CUENTA

CONJUNTA)

NO. DE COPIA: 1 de 1 PASO 6. ACCIONES DE CONTINGENCIA Revisión aleatoria para determinar el buen manejo del anticipo PASO 7. ANEXOS • Póliza del buen manejo del anticipo • Firma de aprobación por parte del Gerente General • Presupuestos para el pago del anticipo • Cheque para consignación • Orden de pago • Cuentas de ejecución de obra PASO 8. REFERENCIAS • No aplica Realizó: Ing. Jhon Jairo Castañeda. Ing. Jorge Hernández Pérez.

Revisó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

Aprobó: Firma: Nombre: Néstor Barón Carrillo. Cargo: Jefe de Oficina Área: Desarrollo Institucional.

219

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1Verificar las entregas de las obras en elcontrato teniendo en cuenta el ordencronológico de la obra

2Visitar la obra para verificar el cumplimiento de lo pactado y de lo cobrado por el contratista

3Verificar que el interventor de la obra firmeel acta

4Verificar que el interventor de la obra realice el seguimiento de los materiales utilizados y que cumpla con sus funciones

5Verificar que el interventor y el contratistafirmen la evaluación de los materialesutilizados en la obra

6

Verificar el pago total de impuestos (IVA,Retefuente y Reteica), Parafiscales (E.P.Sy fondos A.R.P) del personal que trabaja enla obra, carga tributaria y pago de laestampilla

ACTIVIDAD

RESPONSABLES

AUDITORIA A LAS ACTAS DE LIQUIDACION POR PARTE DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No.

Inicio

1

220

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

7Verificar que se haya cancelado el 100%del anticipo

8Verificar la amortización del anticipo encada uno de los pagos de las actasparciales

9Realizar visita a la obra con la ultima acta yorden de pago para la verificacion de laejecución de obra contratada

10Verificar que la muestra de la ejecucion dela obra cumpla con los requerimientostecnicos

11 Visar la orden de pago

12Enviar la orden de pago al director generalpara firma

13Verificar que Oficina Juridica realice laliquidación del contrato

AUDITORIA A LAS ACTAS DE LIQUIDACION POR PARTE DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 3TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

1

2

221

ÁREA: ControlInterno

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

14Entregar al contratista la liquidación delcontrato como paz y salvo

15Enviar liquidación del contrato a tesoreríapara realizar el pago

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

AUDITORIA A LAS ACTAS DE LIQUIDACION POR PARTE DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 3 de 3

TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Fin

2

222

ÁREA: Contratista

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Contratista

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1El contratista cuantifica la obra ejecutadapor medio de una memoria de cantidad

2Pactar porcentaje del anticipo (Entre 20% - 50%)

3Generar cuadro con las cantidades de laobra

4Colocar el cuadro de cantidades de la obraen el acta (Indicando las especificacionesde lo ejecutado en la obra)

5Generar periódicamente el valor de lascantidades según lo ejecutado

6 Realizar amortización del anticipo

ACTAS PARCIALES POR PARTE DEL CONTRATISTA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

223

ÁREA: Contratista

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Contratista

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

7Generar periódicamente un cuadroindicando el acumulado de los anticipos(Amortizaciones)

8Presentar cuentas de ejecución de obras ala interventoria para revisión

9Revisar acumulados de obras por actas para control de cantidad contratada

11

12

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ACTAS PARCIALES POR PARTE DEL CONTRATISTA

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 2 de 2TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

1

Fin

224

ÁREA: Interventoria

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

1La Interventoria revisa acta parcial ymemoria de calculo para presentación yaprobación del hospital

2Verificar que la empresa se encuentre aldía con los pagos de los parafiscales detodos los trabajadores

3Expedir factura de acuerdo con el actaparcial entregada

4Verificar el % de AIU de acuerdo con elcontrato

5Verificar que se esté amortizando el anticipo

6Revisión de los ítems presentados en la factura frente a lo contratado y lo ejecutado

7Visitar en la obra la cantidad y calidad deobra ejecutada

ELABORACION Y/O REVISION DE ACTAS PARCIALES POR PARTE DE INTERVENTORIA

CÓDIGO:¨CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 1TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDANO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

Inicio

1

225

ÁREA: Interventoria

ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA: ÁREA:

CARGO: Jefeo Delegado

CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO: CARGO:

8verificar que cumplan con las especificaciones técnicas

9Realizar el control de calidad tanto para el material (Insumo) como para la obra ejecutada

10Realizar control de seguridad e higiene industrial en el proceso

11Revisar que el avance de obra corresponda al cronograma inicial.

12Realizar medición conjunta de lo que esta facturado

13

Realizo: Reviso: Aprobó:Ing. Jhon Jairo Castañeda Firma: Firma:Ing. Jorge Hernández Pérez Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo Nombre: Ing. Néstor Barón Carrillo

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Jefe de OficinaÁrea: Desarrollo Institucional Área: Desarrollo Institucional

NO. DE COPIA: 1 de 1

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLES

ELABORACION Y/O REVISION DE ACTAS PARCIALES POR PARTE DE INTERVENTORIA

CÓDIGO:¨CA/DG/DI/

FECHA DE EMISIÓN: 3/2006

VERSIÓN: 1

PAGINA: 1 de 1TIPO DE DOCUMENTO: INTERNA RESTRINGIDA

Fin

1

226

9. CONCLUSIONES • Con el desarrollo del presente proyecto se contribuyó al diseño y socialización

de la estructura documental de las áreas de Desarrollo Institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control interno del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. fortaleciendo la implementación de una cultura de aprendizaje en todos los niveles y fomentando la flexibilidad y velocidad de respuesta que exige el mercado actual.

• La importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad, radica en

el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del servicio cumplan con los requisitos y expectativas del cliente, en pocas palabras, estructurar un servicio de calidad.

• La socialización de este proyecto no sólo capacita, sino que enseña, forma y

entrena al personal de las áreas de Desarrollo institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control Interno que puedan desaprender para aprender, para que cambien sus patrones mentales y culturales permitiendo que el proceso de certificación sea eficiente y agradable.

• Con la elaboración del manual de procedimientos se logró visualizar y

estandarizar las funciones y responsabilidades de cada empleado para desempeñar eficientemente sus procedimientos para las Contrataciones de Obras Civiles.

• Es importante tener en cuenta que para cada organización se debe establecer

las actividades correspondientes al proceso de planificación de la calidad acorde con el tipo de organización.

• La documentación de procedimientos a través de diagramas de flujo

proporciona un medio eficaz para comparar los procedimientos actuales y diseñar los propuestos como guías para la implantación de futuras mejoras.

227

• Al interior de la institución, la comunicación es vital para el funcionamiento adecuado del Sistema de Gestión de la Calidad, esto hace necesario establecer un sistema de comunicación que se adecue a las necesidades de la institución para un mejor entendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

• De acuerdo al proyecto realizado se destaca la importancia del control y

revisión de los documentos en forma periódica para hacer los ajustes de acuerdo a los nuevos requerimientos por parte de los clientes.

• El mejoramiento del nivel de satisfacción del cliente exige una minuciosa

evaluación de la percepción del cliente acerca del servicio prestado por la institución; y si a su vez se han cumplido sus expectativas, para esto resulta conveniente utilizar el ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) como herramienta para definir las variables del proceso.

• Para finalizar, se debe mencionar lo valioso y enriquecedor para nuestro

crecimiento personal y profesional la realización del presente trabajo debido a que comprendimos la importancia de un trabajo en equipo basado y fundamentado en respeto, las ventajas que presenta la documentación y estandarización de los procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma ISO 9000:2000.

228

10. RECOMENDACIONES Con la realización de este proyecto es recomendable que de ahora en adelante en las áreas de Desarrollo Institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control Interno se entrene el personal antes de empezar a laborar en cuanto a normas, procesos y procedimientos y protocolos. Una vez terminado este proyecto es indispensable que en las áreas en las cuales se trabajo se cuente con el personal encargado de liderar los procesos de atención, solucionar los problemas que se presenten y evitar su reincidencia. Para un mejoramiento continuo en los procesos es importante que cada uno de los funcionarios se coloque en el lugar de sus clientes, sean estos internos o externo, y de esta forma poder interpretar mejor las necesidades y expectativas, estructurar el servicio que ellos requieren, y con esta base planear y ejecutar las actividades que aseguren la satisfacción del cliente. Cuando sea necesario mejorar los procesos de la institución es vital tener en cuenta que todo proceso agregue valor al servicio. Para lograr un sistema de gestión de la calidad coherente con la gestión de la institución conviene que las organizaciones establezcan, primero, un proceso de planeación estratégica o direccionamiento estratégico en el cual se incluya la planificación estratégica de la calidad. Antes de iniciar la documentación de cada proceso es importante buscar como fuente de información a la persona que más conozca del proceso con el fin de realizar una correcta documentación del mismo El mantenimiento y mejora continua de los procesos puede lograrse aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización.

229

BIBLIOGRAFÍA AENOR, F. Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000 en la Educación. Madrid: Saavedra, 2002. 191 p. BAEZA, Mónica; MERTENS, Leonard. La Norma ISO 9000: y la Competencia. Bogota: McGraw-Hill, 1998. 402 p. BURGOS DE ORTIZ, Myriam; ORTIZ GONZALEZ, Luis Augusto. Investigaciones y trabajo de grado. Cali: McGraw-Hill, 2002. 164 p. Curso: Administración de la Calidad [en linea]. Mexico D.F. Instituto Tecnologico de Chihuahua, 2006. [consultado 06 de Octubre, 2005]. Disponible en Internet: http://www.itchihuahua.edu.mx/academic/industrial/admoncalidad/index.html D’HARO ENRIQUEZ, Angélica; TRAVI RUIZ, Paula Andrea. Diseño y elaboración del manual de aseguramiento de la calidad de colombina S.A. Santiago de Cali, 1997. 245 p. Trabajo de grado (Ingeniero Industrial). Universidad Icesi. Facultad de Ingenierías. HODSON, William K. Manual del Ingeniero Industrial. 4 ed. Santafé de Bogotá: Norma, 2002. 360 p. IBARRA, Agustín. Formación Profesional y Calidad. Hacia un nuevo paradigma. Lima: SENATI, 2001. 84 p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Compendio Tesis y otros Trabajos de Grado. Bogota: Norma, 2004. 115 p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ISO 9000 para Pequeñas Empresas. Bogotá: Norma. 1996. 189 p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Normas Colombianas para la presentación de tesis de grado. Bogotá: ICONTEC., 1996. 132 p. NTC. 1307 ISHIKAWA, Kaoru. Qué es Control Total de la Calidad. Bogotá: Norma, 1986. 201 p. JURAN, J.M. Manual de Control de la Calidad. Barcelona: Reverte S.A, 1986. 165 p.

230

JURAN, J.M; Blanton Godfrey. Manual de Calidad. Volumen III. 5 ed. Madrid: McGraw-Hill, 2004. 178 p. LEY 100 DE 1993. Sistema General de Seguridad Social en Salud [en linea]. Bogota: Senado de la Republica de Colombia, 1993. [consultado 08 de Diciembre, 2005]. Disponible en Internet: http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0100_93.HTM LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la Planificación de la Calidad. Bogotá: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2004. 302 p. MERTENS, Leonard, Competencia Laboral. Sistemas, Surgimiento, Modelos. Montevideo: cinterfor, 1996. 155 p. MERTENS, Leonard. ISO 9000 y Competencia Laboral: El aseguramiento del aprendizaje continuo en la organización. Veracruz: Inlac , 2000. 102 p. Normalización [en línea]. Bogota D.C. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2006. [consultado 05 de Octubre, 2005]. Disponible en Internet: http:// www.icontec.org.co/normalizacion.asp PLAN DE DESARROLLO. Hospital Universitario del Valle. "Evaristo García" E.S.E. del 2004-2007. Santiago de Cali, 2005. 115 p. RICAURTE LOMBANA, Miguel. Metodología para el Estudio de Procesos. SENA. Santafé de Bogota. 1994. 201 p. RODRÍGUEZ COLLAZOS, Sandra; MURILLAS MORENO, Mario German. planteamiento del proceso de calidad total bajo la filosofía de mejoramiento continuo en una empresa planificadora. 1993. 269 p. Trabajo de grado (Ingeniero Industrial). Universidad del Valle. Facultad de Ingenierias. ROSERO BASTIDAS, Mônica lorena; RUIZ CAPOTE, Sandra liliana. diseño y elaboración de un modelo de aseguramiento de la calidad usando como herramienta iso 9002 e icontec para la empresa “café la cosecha”. 1999. 211 p. Trabajo de grado (Ingeniero Industrial). Universidad del Valle. Facultad de Ingenierías. TABLA, Guillermo. ISO 9000:2000 Guía para las pequeñas empresas. México D.F: McGraw-Hill, 1998. 361 p. VIVAS, Mónica. Las Norma de la serie ISO 9000. Bogotá: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION, 1996. 158 p.

231

IMPLEMENTACION DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS CIVILES EN LA

OFICNA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL HUV

��������������������� ������Jorge Alberto Hernández Pérez

Universidad Autónoma de Occidente Kilómetro 2 vía jamundi

Tel: 3188000

Este proyecto consistió en estandarizar los procesos de contratación de obras civiles en la Oficina de Desarrollo Institucional del HUV, con la finalidad de tener documentados todos los procesos y procedimientos que se siguen. Para cada procedimiento definimos de la forma más sencilla posible cada una de las actividades, su secuencia, sus objetivos, alcance, sus acciones de contingencia, sus anexos y sus respectivos responsables para que cualquier persona sin ningún conocimiento pueda entenderla y tenga un soporte o ayuda de los pasos que sigue el Hospital Universitario en su forma de contratar.

Palabras claves: Estandarización, Implementación, Procedimientos, Procesos, calidad, Contrato, Registro, Anexo, Documentación y Especificación

232

1. INTRODUCCIÓN Con el fin de estandarizar los Sistemas de Calidad de distintas empresas y sectores, y con algunos antecedentes en los sectores nuclear, militar y de automoción, en 1987 se publican las normas ISO 9000, un conjunto de normas editadas y revisadas periódicamente por la Organización Internacional de Normalización (ISO) sobre el aseguramiento de la Calidad de los procesos. De este modo, se consolida en el ámbito internacional el marco normativo de la gestión y control de la calidad. Estas normas aportan las reglas básicas para desarrollar un Sistema de Calidad siendo totalmente independientes del fin de la empresa o del producto o servicio que proporcione. Son aceptadas en todo el mundo como un lenguaje común que garantiza la calidad continua de todo aquello que una organización ofrece. En los últimos años se ha puesto en evidencia que no basta con mejoras que se reduzcan, a través del concepto de aseguramiento de la calidad, al control de los procesos básicamente, sino que la concepción de la calidad sigue evolucionando, hasta llegar hoy en día a la llamada Gestión de la Calidad Total. Dentro de este marco, la Norma ISO 9000 es la base en la que se asientan los nuevos Sistemas de Gestión de la Calidad. Para el Hospital Universitario del Valle mantener su viabilidad, no sólo es una necesidad de supervivencia, sino que lo obliga a desarrollar estrategias de cambio y modificaciones internas que le permitan

mejorar su capacidad de gestión, ajustando su estructura organizacional y planta de personal, para así ofrecer servicios de salud que respondan a las necesidades de la comunidad, con la mejor utilización de sus recursos garantizando un desarrollo sostenible. Por tal motivo con el aseguramiento y certificación de las unidades y/o procesos, se garantiza a los usuarios la calidad de los servicios que demandan y se les proporciona la información necesaria y oportuna. A nivel institucional, la certificación comprende la evaluación de la estructura organizativa con el fin de establecer una clasificación en términos de calidad que estimule la competencia entre los distintos servicios y dé cumplimiento a las normas legales vigentes. La certificación constituye una pieza clave para garantizar que, en un sistema competitivo, la prestación de los servicios se dé con las mayores garantías de calidad. Por tal motivo las directivas del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. en su compromiso por prestar servicios de excelente calidad a la comunidad del Sur Occidente Colombiano y ser mas competitivos, se dio a la tarea de diseñar e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad y mejoramiento continuo en todas las áreas de esta institución según los lineamientos de la norma ISO 9000:2000. Para contribuir a lograr tal fin este proyecto se enfocó básicamente en el desarrollo de diferentes actividades en el área Desarrollo Institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control Interno en lo correspondiente a estructura

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documental, con el objetivo de tener un mejor flujo de información tanto en la parte operativa como administrativa de estas áreas, optimizar los recursos, estandarizar y obtener el debido control sobre los procesos, lo cual permitirá garantizar la calidad de los servicios que en estas áreas se prestan.

2. CUERPO DEL TRABAJO Para la realización del proyecto realizamos los siguientes pasos: 2.1. Levantamiento de la información: Nos reunimos con cada persona que trabaja en la Oficina de Desarrollo Institucional, Oficina Jurídica y Unidad de Control Interno y empezamos a solicitar la información verbalmente y por escrito y la registramos en un documento de Microsoft Word. 2.2. Elaboración de los diagramas de flujo: Con la información recogida empezamos a colocarla en un formato para saber la secuencia de cada actividad. 2.3. Elaboración de los procedimientos: Nos reunimos con el jefe y/o el encargado de cada area o de cada Subproceso y definimos los objetivos, el alcance, los responsables, las acciones de contingencia, los anexos requeridos y referencias 2.4. Elaboración de la caracterización de cada uno de las procedimientos: Nos reunimos con el jefe y/o el encargado de cada área o de cada de los procesos mas importantes y definimos las Proveedores, Entradas, Actividades, Salidas, Clientes, Interrelaciones, Requisitos de la ISO,

Requerimientos de Ley, Procesos de apoyo y Documentos Necesarios. 2.5. Sociabilización de todas las actividades: Nos reunimos con los jefes y/o encargados de cada area y les presentamos los resultados y formatos finales para que tuvieran conocimiento de los mismos.

3. CONCLUSIONES

1. Con el desarrollo del presente proyecto se contribuyó al diseño y socialización de la estructura documental de las áreas de Desarrollo Institucional, Oficina Jurídica y Unidad de Control interno del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. fortaleciendo la implementación de una cultura de aprendizaje en todos los niveles y fomentando la flexibilidad y velocidad de respuesta que exige el mercado actual.

2. La importancia de implementar un

sistema de gestión de la calidad, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del servicio cumplan con los requisitos y expectativas del cliente, en pocas palabras, estructurar un servicio de calidad.

3. La socialización de este proyecto

no sólo capacita, sino que enseña, forma y entrena al personal de las

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áreas de Desarrollo institucional, Oficina Juridica y Unidad de Control Interno que puedan desaprender para aprender, para que cambien sus patrones mentales y culturales permitiendo que el proceso de certificación sea eficiente y agradable.

4. Con la elaboración del manual de

procedimientos se logró visualizar y estandarizar las funciones y responsabilidades de cada empleado para desempeñar eficientemente sus procedimientos para las Contrataciones de Obras Civiles.

5. Es importante tener en cuenta que

para cada organización se debe establecer las actividades correspondientes al proceso de planificación de la calidad acorde con el tipo de organización.

6. La documentación de

procedimientos a través de diagramas de flujo proporciona un medio eficaz para comparar los procedimientos actuales y diseñar los propuestos como guías para la implantación de futuras mejoras.

7. Al interior de la institución, la

comunicación es vital para el funcionamiento adecuado del Sistema de Gestión de la Calidad, esto hace necesario establecer un sistema de comunicación que se adecue a las necesidades de la institución para un mejor entendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

8. De acuerdo al proyecto realizado

se destaca la importancia del control y revisión de los documentos en forma periódica para hacer los ajustes de acuerdo a los nuevos requerimientos por parte de los clientes.

9. El mejoramiento del nivel de

satisfacción del cliente exige una minuciosa evaluación de la percepción del cliente acerca del servicio prestado por la institución; y si a su vez se han cumplido sus expectativas, para esto resulta conveniente utilizar el ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) como herramienta para definir las variables del proceso.

10. Para finalizar, se debe mencionar

lo valioso y enriquecedor para nuestro crecimiento personal y profesional la realización del presente trabajo debido a que comprendimos la importancia de un trabajo en equipo basado y fundamentado en respeto, las ventajas que presenta la documentación y estandarización de los procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma ISO 9001:2000.

.

4. RECONOCIMIENTOS Damos reconocimiento a todas las personas involucradas en este proyecto quienes nos apoyaron incondicionalmente

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para terminarlo satisfactoriamente. Los reconocimientos son para:

- Néstor Barón. Jefe Oficina de Desarrollo Institucional.

- Carlos Salazar. Jefe de Oficina Jurídica

- Nury Chávez. Jefe de Unidad de Control Interno

- Iván Torres. Arquitecto Oficina de Desarrollo Institucional

- Alberto Quintero. Arquitecto Oficina de Desarrollo Institucional.

- Juan Pablo Sinisterra. Director Académico del proyecto

5. REFERENCIAS

• BURGOS DE ORTIZ, Myriam y

ORTIZ GONZALEZ, Luis Augusto. Investigaciones y trabajo de grado. Cali. 2002.

• ICONTEC. Norma Técnica

Colombiana NTC - ISO 9000:2000.

• ICONTEC. Compendio Tesis y

otros Trabajos de Grado. Actualizado 2004.

• JURAN, J.M. y Blanton Godfrey.

Manual de Calidad. Volumen III. Quinta edición. Mc Graw Hill.

• LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco

José. ISO 9000 y la Planificación de la Calidad. ICONTEC. Santafé de Bogotá 2004.

• LEY 100 DE 1993. Sistema General de Seguridad Social en Salud.

• PLAN DE DESARROLLO.

Hospital Universitario del Valle. "Evaristo García" E.S.E. del 2004-2007. Santiago de Cali, 2005. 115 p.