1 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

پروژهدر مديريت 1قرارداد اختتام فرايند

محمد رضا آسمند كارشناس برنامه ريزي و بودجهشركت توسعه منابع آب و نيروي ايران -كارشناس ارشد مهندسي صنايع

m.asmand@iwpco.com

: كليديه هايواژ

قرارداد2اتمام فيزيكي ، مديريت پروژه،قرارداداختتام فرايند

:هچكيدعدم وجود سيستمي منسجم و مدون در پروژه هاي مختلف و قراردادهاي مربوطه سبب شده است مراحل پاياني اجـراي پـروژه هـا و اقدامات ستادي مربوطه همواره با مشكالت متعددي مواجه باشد و سبب مختومه نشدن قراردادها، طوالني شدن رسيدگي به قراردادهاي بـاز و

.رنج شدن مسائل و مباحث ميان طرفين قرارداد گرددبه تبع آن تشديد و بغ در فرايندهاي مديريت پروژه، سعي فرايند اختتام قرارداد و جايگاه PMI در اين مقاله با پرداختن به رويكرد استاندارد مديريت پروژه

بـه طـرز سيـستماتيك و هر سازمان يمان در قالب آن، مباحث قراردادي تعريف شده در شرايط پ چارچوبي مدون هستيم تا ارائه و معرفي در به عنوان يكي از مهمترين مراحل امور قراردادي، اساساً بـازنگري فرايندي كه . باشندجهت اختتام قراردادها منسجم، برآورده و قابل پيگيري

و حـل و فـصل مـسائل موجـود، و سبب مي گردد با انجام اقدامات مديريتي قراردادهـا و مستند سازي اجراي كليه ملزومات قراردادي است .، نسبت به صدور پرداختهاي نهائي اقدام گردد بررسي وضعيت اجراي كليه مفاد و شرائط قرارداديضمن

از آنجـا كـه .بررسي اتمام فيزيكي قرارداد و پيگيري مراحل اختتام قـرارداد : فرايند ارائه شده در اين مقاله شامل دو جزء اصلي است ن دارد لذا سعي شده است چارچوب ارائه شده نـسبتاً جـامع آن فرايند در هر سازمان بستگي زيادي به نوع قراردادهاي رويه هاي مربوط به اي

. باشدمي ارائه گردد اگرچه به جهت پيچيده تر بودن قراردادهاي از نوع ساخت، تمركز بيشتر بر اين نوع قراردادها

Contract closeout 1

2 Physical completion

2 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

مقدمهختومـه نمـودن م مباحـث قـراردادي و مراحـل اتمـام و مختلـف، پروژه هاي ل پاياني مراح در حال حاضر يكي از مهمترين معضالت

مـشاهده ... با كمي بررسي در خصوص پروژه هاي خاتمه يافته در بخشهاي مختلف از جمله عمراني، صـنعتي و .قراردادهاي اجرائي مي باشد هنوز مسائل و مباحث قراردادي آنها حـل و فـصل نگرديـده اسـت و مي گردد كه عمده پروژه هاي مذكور عليرغم گذشت سالها از اتمام آنها،

ضمن اينكه جنبه هاي مختلف حقوقي و قانوني قرارداد نيز به طـور كامـل بـه . صورت وضعيت قطعي پيمانكاران تنظيم و پرداخت نشده است مي منسجم و نظام مند جهت پيگيري و مختومه در بررسي داليل اين امر مشخصاً مي توان به عدم وجود سيست . كارفرما تحويل نگرديده است

لذا تالش در جهت . نمودن مباحث قراردادي كه در آن نقشها و مسئوليتهاي طرفهاي درگير كامالً مشخص و تعريف شده بوده باشد، اشاره كرد .تعريف و ايجاد چارچوبي مدون براي اين مرحله از اجراي پروژه ها بسيار راهگشا خواهد بود

فراينـد اختتـام بـه . خرين فرايند از فرايندهاي پنجگانه مديريت پروژه فرايند اختتام اسـت آ ، PMI استاندارد مديريت پروژه در نظام عنوان پنجمين فرايند در دوره حيات مديريت پروژه پس از فرايندهاي آغازين، طراحي، اجرا و كنترل ، متضمن اجراي كامل سيستم مديريت

ه ، فرايندي اسـت كـه فعاليتهـاي ژ اختتام پرو. هر پروژه يا هر فاز از دوره حيات آن، فرايند اختتام قابل پيگيري است در انتهاي پروژه است و اجرائي يك پروژه در چارچوبي مدون، مختومه و اقدامات ستادي الزم جهت اتمام پروژه و انتقال محصول يا خدمات پروژه به بهره بـردار بـه

.انجام مي رسد

عملكرد و تعامل فرايندهاي مديريت پروژه در يك فاز يا پروژهسطوح - 1شكل

فرايندي جهت تكميل و تسويه حساب هر قرارداد، شامل حل وفصل هر . بخشهاي فرايند اختتام پروژه، اختتام قرارداد است از مهمترين به عنوان يك بخش از فراينـد قرارداد، اختتام فراينددر ]. 1[ز آن ومه نمودن هر قرارداد اجرا شده در پروژه يا هر فاز ا تقلم باز قراردادي و مخ

مختومه نمـودن قراردادهـا بطـور نظـام منـد و در چـارچوبي گامهاي الزم در روند تكميل و نهائي سازي حسابهاي مالي و بودجه اي پروژه، بق با مفـاد، شـرائط و مشخـصات قـراردادي توسـط اطمينان از به انجام رسيدن كامل قراردادها مطا "مشخص انجام مي گردد و هدف آن

قراردادهائي كه با شركتها و سازمانهاي بيروني منعقد مي گردد و در واقع محملي هستند جهت فراهم آوري پشتيباني . ]2 [ است " پيمانكارانه انجام آن خدمات توسـط عوامـل داخلـي در طول اجراي پروژه كه كارفرما به هر دليلي نسبت ب ارائهفني، مشاوره و يا هر نوع خدمات قابل

.تمايل نداردمـي توانـد فراينـد عناصر اصلي ايـن با اين حال بطور كلي، . فرايند اختتام قرارداد با توجه به نوع قرارداد مي تواند ساده يا پيچيده باشد

: شامل قرارداداتمام فيزيكي - حل و فصل كليه اختالف نظرها و تصويب مقادير نهائي كار - جراي اقدامات حقوقي و اداري قراردادا - انجام مميزيهاي قراردادي و مالي -

فرايند آغازين

فرايند طراحي

فرايند اجرا

فرايندپايش و كنترل

فرايند اختتام

پايان شروعزمان

سطوح عملكرد فرايندها

3 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

تسويه حساب نهائي - . باشد

اين مستندات شامل همه . به منظور مختومه نمودن يك قرارداد، گردآوري همه مستندات مربوطه براي بررسي مهم و ضروري استاين اسناد مي . زمانبندي، تغييرات قراردادي و گزارشات عملكردي خواهد بودبرنامه : توافقنامه هاي اوليه و مستندات پشتيباني آن همچون

بايست بطور دقيق جهت اطمينان از عدم وجود موارد تحقق نيافته كه مي تواند به عنوان مسئوليتهاي قراردادي تلقي گردند، مورد بررسي يرنده اهداف كليدي طرح، اقالم فيزيكي تحويلي پروژه، اسناد، يك بررسي دقيق از پروژه و اسناد قراردادي مي بايست در برگ. واقع شود

.]3 [باشد... مدارك قراردادي و فيزيكي به اتمام رسيده باشد به عبارت ديگر ارائه اقالم قابل ظنقطه شروع در فرايند اختتام قرارداد، زماني است كه قرارداد به لحا

به پايان مي رسد كه تمامي پرداختها، تسويه مختومه و يك قرارداد زماني طرف ديگر،از .تحويل يا خدمات پروژه به پايان رسيده باشدهماهنگي كامل ميان دفتر آنچه كه در اجراي اين فرايند بسيار حائز اهميت است .حسابها و فعاليتهاي اداري مربوطه به انجام رسيده باشند

.]4[ همچنين پيمانكار است دفتر مميزي و ،قراردادها، دفتر مالي، دفتر برنامه ريزي

اجزاء اصلي فرآيند اختتام قراردادشامل موارد ) construction( و مستندات مربوطه، در برخي قراردادها از جمله قراردادهاي ساخت اجزاء اصلي فرايند اختتام قرارداد

:]5 [يل مي تواند باشدذ :شامل اقالمي چون. ارسال همه مستندات الزم توسط پيمانكار -

اتمام كار گزارشات نهائي - ليست قطعات يدكي - ي قراردادگارانتي اقالم تحويل - و عين ساخت نقشه هاي كارگاهي - دستورالعملهاي بهره برداري و نگهداري - كاتالوگها و بروشورهاي مربوطه -

رما، به همراه مستندات مربوطهتوسط دفتر مديريت پروژه كارف) و آزمايشات تأئيدي در صورت لزوم(انجام كليه بازرسي ها - تصويب مقاديرنهائي كار - تصويب كليه تغييرات و ادعاهاي قراردادي و مقادير نهائي تحويل شده - وصول خسارات تسويه شده/تعيين - تسويه حساب همه پيمانكاران فرعي توسط پيمانكار اصلي - .وارد مبهم در صورت وجود و رفع م1يزي هزينه براي قراردادهاي با هزينه قابل افزايشماجراي م - صورت وضعيت نهائي - 2پيمانكاراز سوي كلي تأئيديه تسويه حساب -

.)مسئوليتهاي قراردادي خواهد شد/ از همه ادعاهاكارفرماكه موجب ترخيص كامل ( براي ترخيص پرداخت نهائي به پيمانكار) وثيقه گذار(موافقت ضامن - اخت نهائيپرد - 3تهيه گزارش عملكرد پيمانكار - 4 قرارداداختتامتهيه و تنظيم گزارش -

1 Cost-reimbursement 2 Contractor’s general release 3 performance report Contract 4 Contract completion statement

4 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

اتمام فيزيكي قرارداديك قرارداد در دو حالت بـه صـورت فيزيكـي . چنانكه اشاره گرديد فرآيند اختتام قرارداد پس از اتمام فيزيكي قرارداد آغاز مي گردد

:]6 [اتمام يافته تلقي مي گردداين اقالم . باشد قرار داده كارفرما مورد تحويل و تائيد را ه خدمات و اقالم قابل تحويل مربوطه تحت شرائط قرارداد هم پيمانكار -1

در مواردي كـه مفـاد قـرارداد قيـد شـده ( گزارشات، قطعات يدكي، اسناد گارانتي، مدارك بيمه گذاري : شامل مواردي همچون م ممكن است قابل قيمت گذاري به عنوان جزئي قابل پرداخت در قرارداد نباشـند، اگرچه برخي از اين اقال . ميباشد …و ) باشد

.دياب نمي اتماماما ارائه آنها الزم بوده و قرارداد تا تحويل كامل آنها، بطور فيزيكي .كارفرما نسبت به فسخ قرارداد به پيمانكار دستور توقف صادر نمايد -2

: مي توان بيان نمودبه شرح ذيل را رداد قرايك اتمام فيزيكي و تأئيد روند بررسي :مراحل كلي تكميل فيزيكي قرارداد و اعالم از سوي پيمانكار - بررسيهاي اوليه - بازرسيهاي نهائي - تأئيد اتمام فيزيكي - صدور تأئيديه جهت آغاز مراحل اختتام قرارداد -

:شرح مراحل تكميل فيزيكي قرارداد و اعالم از سوي پيمانكار-

:]7 [ر تكميل فيزيكي قرارداد، عمده موارد ذيل مي بايست مدنظر واقع گردندد تكميل عمليات اجرائي قرارداد -1 : همچون.ارائه مدارك و مستندات الزم طبق قرارداد -2

نقشه هاي عين ساخت و كارگاهي دستورالعملهاي بهره برداري و نگهداري

ليست قطعات يدكي ات تحويلي گارانتي اقالم و تجهيز مدارك بيمه گذاري

به كارفرما اقدام مي اعالم كتبيپيمانكار مي بايست پس از اطمينان از تكميل مفاد قرارداد، جهت مراحل بعدي نسبت به .نمايد

:بررسي اوليه -

كامل گرديده اند و قـرارداد صحه گذاري بر اينكه كارها مطابق مفاد قرارداد انجام و (، مسئوليت تأئيد تكميل فيزيكي قرارداد المعمو كـه نـشان دهنـده چك ليـستي جهت بررسيهاي فوق، تهيه و بكارگيري . ]5 [بر عهده مدير پروژه است ) آماده انجام مراحل اختتام مي باشد

.بررسي و تأئيدات همه اقالم تحويلي موردنظر باشد، الزم است وضعيت مرور،كي قرارداد، بررسي اوليه در خصوص اجراي بندهاي قراردادي و موارد عمده صـورت مـي با اعالم كتبي پيمانكار مبني بر اتمام فيزي

.گيرد و در صورت وجود نواقص عمده، موارد به پيمانكار جهت تكميل اعالم مي گردد :بررسي و بازرسيهاي تكميلي -

.گيرددر صورت تأئيد بررسيهاي اوليه، بررسيها و بازرسيهاي تكميلي در دستور كار قرار مي ، تضمين كيفيت، )نقشه ها و مشخصات فني ( انجام بازرسيهاي نهائي با در نظر گرفتن طراحي تجهيزات اصلي هدف در اين مرحله،

.، مي باشدزيكي قرارداد را برآورده مي سازدنتايج آزمايشگاهي،مستندات مورد نياز، و استانداردهاي ايمني كه تأئيد نهائي اجراي في

5 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

اتمام فيزيكي قرارداد بررسيفلوچارت مراحل- 2شكل

فيزيكي قرارداد و اعالماتمام از سوي پيمانكار

قراردادعمده تعيين و اعالم نقائص بررسي هاي اوليه

تأئيد اوليه ؟

بررسيها و بازرسيهاي تكميلي قرارداد

تعيين و ارائه نواقص موجود

اصالح و تكميل نواقص توسط پيمانكار

تأئيد اتمام فيزيكي

تهيه و تنظيم پانچ ليست

تكميل موارد پانچ ليست توسط پيمانكار

صدور تأئيديه اتمام فيزيكي قرارداد

اجراي مراحل اختتام قرارداد

خير

بله

خير

بله

مشروط

6 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

هنگامي كه پروژه آماده بازرسيهاي نهائي تشخيص داده شد، مدير پروژه با اعالم اتمام كلي پروژه يا يكـي از بخـشهاي اصـلي آن، رفرما و مدير پروژه، نسبت به برنامه ريزي يك تاريخ نهائي سپس دستگاه كا . درخواست بازرسيهاي نهائي را به دستگاه كارفرما ارائه مي كند

.براي تكميل بازرسيها و همچنين تعيين و انتخاب يك تيم بازرسي اقدام مي نمايندبازرسي نهائي و تأئيد پروژه مي تواند بصورت يكجا براي كل پروژه و يا بطور مجزا براي بخشهاي اصـلي البته بايد توجه داشت كه

در هر زمان كه بخشهاي اصلي پروژه به اتمام مي رسند، بازرسي نهائي آن مـي توانـد بـه انجـام برسـد و ايـن مـسلما در . ام شود پروژه انج براي ارجاع فرم بازرسـي . مقايسه با بازرسي نهائي پروژه بطور يكجا، سبب استفاده مطلوب از زمان، ظرفيتهاي آزاد منابع و نيروها خواهد شد

.ئيديه آن، مي بايست تمامي بخشهاي اصلي پروژه اين رويه را طي نموده باشندنهائي پروژه و تأ : شامل نمايندگاني از تيم بازرسي

مدير پروژه - پيمانكار - دستگاه كارفرما - مهندسين مشاور - سازمان حفاظت و محيط زيست - بهره بردار - …و -ن اجرا، خطاها، نقائص، كيفيت، عملكرد و مستندات، بر مبنـاي اسـناد و اين تيم، پروژه را از لحاظ فاكتورهايي چون كامل بود . مي تواند باشد

.مدارك طراحي و استانداردهاي ايمني بازرسي خواهد نمود :]7 [را مي توان به صورت ذيل برشمردتأئيد اتمام فيزيكي قرارداد شرائط الزم براي

.همه كارها و عمليات اجرائي به درستي انجام شده باشند -1 . كيفيتي را دارا باشندملزوماتهمه كارها -2نقشه هاي عين ساخت، نتايج آزمايـشگاهي، دسـتورالعمل نگهـداري و .(همه اقالم تحويلي مورد نياز طبق قرارداد فراهم شده باشند -3

)تعميرات،غيرهود، انجـام شـده آزمايشها و بررسيهاي الزم براي اطمينان از مطابقت كامل مشخصات فني، نقشه ها و موارد تغيير، در صـورت وجـ -4

.باشد . كه بر اساس قرارداد حاصل گرديده، بطور كامل تشريح شده باشندسازمانيهمه اقالم تجهيز -5

تأئيد اتمام فيزيكي - :نتايج بررسيهاي تيم بازرسي شامل گزينه هاي ذيل است

. تأئيد -1 . پروژه ملزومات قراردادي را بطور كامل برآورده ساخته است

. تائيد مشروط -2كه تأثير مهم و عمده اي بر عملكـرد مطلـوب ساخته است با اين حال برخي اقالم جزئي ملزومات قراردادي را برآورده بطور كلي پروژه

در فرمي بـا عنـوان باقيماندهاين اقالم ليستي از . دچار نقائصي هستند كه مي بايست تكميل گردند ،سيستم يا تجهيزات نخواهد داشت .بر عهده داردهماهنگي و تأئيد تكميل آيتمهاي پانچ ليست را مسئوليت پيگيري، مدير پروژه، ومي گرددتهيه 1پانچ ليست

. رد -3اگر كامل بودن پروژه رد گرديده است، كمبودها و مبـاني آنهـا مـي . پروژه بنحو بارزي در برآوردن ملزومات قراردادي دچار مشكل است

مدير پروژه هماهنگي الزم را با پيمانكار براي تـصحيح كمبودهـا و شـروع بازرسـيهاي مجـدد .بايست به وضوح مشخص گرديده باشد .توسط تيم بازرسي، خواهد نمود

صدور تأئيديه جهت آغاز مراحل اختتام قرارداد -

1 Punchlist

7 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

ژه، همـاهنگي ايـن قيد خواهـد شـد و مـدير پـرو ››بازرسي و تأئيد اتمام فيزيكي قرارداد ‹‹فرم درنتايج بازرسيها توسط تيم بازرسي .مستند سازي و نگهداري گزارشات بازرسي بخشهاي مختلف را تا زمان اجراي بازرسي و تأئيد كل پروژه، انجام مي دهد

هنگامي كه همه تأئيدات تحت فرم بازرسي و تأئيد اتمام فيزيكي قرارداد، حاصل گرديد، مدير پروژه مستندات را به دستگاه كارفرمـا نهايتاً دستگاه كارفرما نيز فرم تكميل شده را كه نشان دهنده اتمام پروژه مي باشد، به امور قراردادهـا . هائي ارجاع مي دهد براي اخذ توافق ن

.ارجاع داده و مراحل انجام اختتام قرارداد آغاز مي گردد

قرارداد فيزيكي اتمامرسي بر خالصه اقدامات و مسئوليتهاي - 1 جدول

اقدامات مسئوليتها

1 اعالم اتمام كلي پروژه به دستگاه كارفرما و انجام بازرسي ير پروژهمدمدير / دستگاه كارفرما

2 برنامه ريزي تاريخ نهائي تكميل بازرسيها پروژه

3 انتخاب و تشكيل تيم بازرسي دستگاه كارفرما 4 تأئيد گزارش اتمام پروژه پيمانكار پيمانكار

5 بازرسي پروژه تيم بازرسي 6 پانچ ليستتهيه و تنظيم ليست بازرسيتيم

7 تأئيد تكميل و رفع موارد پانچ ليست مدير پروژه 8 نأئيد نهائي اتمام پروژه دستگاه كارفرماارجاع فرم بازرسي و تأئيد اتمام فيزيكي قرارداد به دفتر قراردادها براي آغاز مراحل اختتام دستگاه كارفرما

9 قرارداد

:داداختتام قرار .]8 [دمسئوليت شروع و اجراي مراحل اختتام قرارداد را برعهده داراصوالً ، 1دفتر قراردادها ،پس از دريافت تأئيديه اتمام فيزيكي

:مراحل كلي دريافت تأئيديه اتمام فيزيكي - تصويب مقادير نهائي كار - اد سازي بودجه مازادتعيين و آز - :شامل . پيگيري اقدامات حقوقي و اداري قرارداد -

تسويه حساب و اختتام قرارداد پيمانكاران فرعي با پيمانكار اصلي • گزارش برچيدن تجهيزات كارگاهي دريافت • ) توقفات كاري، ادعاهاي قراردادي و اختالف نظرها( حل و فصل مباحث رفع نشده • استرداد اموال كارفرما •

1 Contract administration office

8 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

به كارفرمااد و مدارك طبقه بندي شده استرداد اسن • تعيين وضعيت نرخهاي نهائي هزينه هاي غير مستقيم •

بازرسي و مميزي هزينه اي قرارداد - و صورت وضعيت نهائي حقوقي قرارداد اسناد ارائه - انجام مميزي قرارداد - تأئيد مدارك و صورت وضعيت نهائي جهت پرداخت - پرداخت نهائي - گزارش عملكرد پيمانكارتهيه - قرارداداختتامتهيه و تنظيم گزارش -

:شرح مراحل اخذ تأئيديه اتمام فيزيكي قرارداد-

جهـت پيگيـري مراحـل اختتـام . دپـذير مي صورتفرآيند اختتام قرارداد با اتمام فيزيكي قرارداد و اعالم آن به دفتر قراردادها، اغاز ايـن چـك ليـست از . الزم مي باشـد كه در آن همه مراحل الزم براي اختتام قرارداد قيد گرديده اند، ستيچك لي قرارداد، تهيه و بكارگيري

. ابزارهاي بسيار مفيد براي مسئول پيگيري فرآيند است تصويب مقادير نهائي كار -

سالي پيمانكار مورد تأئيـد واقـع نگـردد، چنانچه گزارش ار . پيمانكار گزارشي از مقادير و احجام نهائي كار انجام شده، ارائه مي نمايد در اين وضعيت، رجوع به اسناد و مدارك مستند در طول رونـد اجـرا بـسيار مـؤثر . انجام مذاكرات تا حصول به توافقات نهائي الزم مي باشد

.خواهد بود تعيين و آزاد سازي بودجه مازاد-

مربوط به آن شامل خدمات يا اقالم تحويلي تعيـين شـده، بـه انجـام بودجه مازاد، بخشي از بودجه كل است كه رديفهاي قراردادي .نرسيده باشند

در اين مرحله مي بايست وضعيت بودجه اوليه قرارداد مورد بررسي قرار گرفته و اين موضوع مشخص گردد كه آيـا بودجـه مـازادي در بررسـي . خارج و در مراحل بعدي مورد مالحظه واقع گردد در صورت وجود مي بايست بودجه مذكور از تعهدات كارفرما . وجود دارد يا خير

.و مرور بودجه اوليه ممكن است انجام مذاكراتي در خصوص مسائل هزينه اي فيمابين كارفرما و پيمانكار الزم باشد پيگيري اقدامات حقوقي و اداري قرارداد-

: انجام رسيده باشندقبل از اتمام فرآيند اختتام قرارداد، اقدامات ذيل مي بايست به اختتام قرارداد پيمانكاران فرعي •

پيمانكار اصلي مي بايست باكليه پيمانكاران فرعي خود تسويه حسابهاي الزم را انجام و مراحل اختتام قرارداد هريك را طـي كـرده .در اين خصوص ارائه اسناد و مدارك الزم از سوي پيمانكار الزم مي باشد. باشد

چيدن تجهيزات كارگاهيدريافت گزارش بر •ز برچيدن كارگاه و تخليه محدوده پروژه از تجهيزات و منابع عملياتي پيمانكار، به عنوان يكـي از مـوارد مهـم، اارائه گزارش كاملي

.ضروري مي باشد )توقفات كاري، ادعاهاي قراردادي و اختالف نظرها(حل و فصل مباحث رفع نشده •

.ست هر گونه موضوع قابل بحث و مسئوليتهاي قراردادي مرتبط روشن و مورد توافق واقع گرددقبل از اختتام قرارداد، مي باي

9 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

دفلوچارت فرآيند اختتام قراردا- 3شكل

دريافت صورت وضعيت نهائي و اسناد حقوقي

اخذ تأئيديه اتمام فيزيكي قرارداد

مذاكره و توافقات نهائي

تعيين و آزادسازي بودجه مازاد

شروع اقدامات حقوقي و اداري قرارداد

بازرسي و مميزي هزينه هاي غيرمستقيم

تعيين يا مذاكره نرخ هزينه هاي غيرمستقيم

دفترمدير تأئيد مميز و حقوقي قرارداد

پرداخت صورت وضعيت نهائي

تهيه گزارش عملكرد پيمانكار

تهيه گزارش اختتام قرارداد

اختتام قرارداد

لزوم مذاكره در نرخ هزينه

پيشنهاد نرخ هزينههاي غيرمستقيم از سوي پيمانكار

گزارش مقادير نهائي كار از پيمانكار

تصويب مقادير ؟كار

نرخهاي تأئيد پيشنهادي

رخيبله

بله خير

خيربله

10 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

علت قصور پيمانكار و يا در طول اجراي هر قرارداد و در هر زمان ممكن است دستور توقف و فسخ قرارداد داده شود كه مي تواند به دستور توقف و فسخ قرارداد به دليل قصور پيمانكار در انجام تعهدات قراردادي، همچون عدم اجـراي . تصميمات داخلي كارفرما صورت گيرد

در حالتيكه . تاقالم قابل تحويل مطابق برنامه زمانبندي صورت مي گيرد و در اين حالت پيمانكار در قبال همه هزينه هاي بعدي مسئول اس .توقف يا فسخ قرارداد بر اساس تصميمات داخلي كارفرما حاصل گردد، مسئوليت كامل آن و خسارات ناشي از آن بر عهده كارفرما مي باشد

تصميم گيري قابل قبـول عدر مباحث مورد ادعاي پيمانكار چنانچه توافقي حاصل نگرديد مي بايست موارد مذكور با مراجعه به مرج . مطابق قرارداد مورد حل و فصل واقع شوددوطرف استرداد اموال كارفرما •

تجهيزات و ساير اقالم غيرمصرفي كه كارفرما در طول اجراي قرارداد براي پيمانكار فـراهم نمـوده، مـي بايـست در پايـان قـرارداد بر شرائط قرارداد حاصل گرديده، تحت شـرايط خاصـي همچنين هر گونه اقالمي كه با تكميل قرارداد توسط پيمانكار، مازاد . بازگردانده شود

گـزارش : بدين منظور تهيه رويه اي كه صحت انتقال چنـين امـوالي را تـضمين نمايـد، شـامل . مي تواند جزء اموال كارفرما محسوب گردد در نحوه ارسال، جابجائي و يا تغييـر پيمانكار از كليه اموال كارفرما، بررسي گزارش توسط كارفرما، و دستورالعملهاي مشخصي براي پيمانكار

.وتبديل آنها، الزم مي باشد استرداد اسناد و مدارك طبقه بندي شده •

چنانچه قرارداد داراي اسناد طبقه بندي شده ايست كه در اختيار پيمانكار است، مي بايست قبل از اختتـام قـرارداد توسـط پيمانكـار .سترداد كامل اين چنين اسنادي از سوي پيمانكاران فرعي به پيمانكار اصلي بسيار مهم استدر اين مورد اطمينان از ا. بازگردانده شوند

تعيين وضعيت نرخهاي نهائي هزينه هاي غير مستقيم -در صورتيكه قبال مذاكرات و توافقاتي در خصوص تعيين نرخهاي هزينه هاي غير مستقيم قرارداد انجام نشده باشـد، الزم اسـت تـا

اين روند با ارائـه . ارائه صورت وضعيت نهائي از سوي پيمانكار، نسبت به نهائي سازي نرخهاي مربوطه درسالهاي مختلف، اقدام گردد قبل از نرخهاي پيشنهادي از سوي پيمانكار آغاز مي گردد و دستگاه كارفرما جهت تأئيد آن، در صورت لزوم نسبت بـه انجـام بازرسـي و مميزهـاي

.يد و در نهايت با توجه به نظر تيم مميزي، نرخهاي نهائي مورد تعيين يا مذاكره نهائي قرار مي گيردالزم اقدام مي نما و صورت وضعيت نهائي حقوقي قرارداد اسناد ارائه -

نكـار، اداري قرارداد و تكميل مدارك الزم از سوي پيما /بعد از نهائي شدن نرخهاي هزينه هاي غير مستقيم و انجام اقدامات حقوقي مي بايست صورت وضعيت نهائي پيمانكار به همراه گزارش اتمام قرارداد پيمانكاركه به پيوست آن، مدارك و مستندات حقوقي الزم مطـابق

چنانچه در مراحل قبلي هريك از اقدامات حقوقي الزم به انجـام رسـيده و ارائـه گرديـده باشـد، ارائـه . قرارداد، ضميمه مي باشد، ارائه گردد :عمده مدارك و مستندات عبارتند از. يديه معتبر مربوطه الزم مي باشدتأئ

اختتام قرارداد پيمانكاران فرعي، برچيدن كامل تجهيزات كارگاهي، استرداد اموال و دارائيهاي كارفرما : اسناد و مدارك مربوط به • و استرداد اسناد و مدارك طبقه بندي شده

انكار تأئيديه تسويه حساب كلي از سوي پيم •ايـن . تأئيديه تسويه حساب كلي بيان كننده ترخيص كامل كارفرما از هر گونه ادعا و مسئوليتهاي قراردادي از سوي پيمانكـار اسـت

تأئيديه مي تواند شامل مداركي باشد كه پيمانكاركليه حق و حقوق پيمانكاران فرعي خود و ديگر تأمين كننـدگان همچـون نيـروي . كه تحت شرائط قرارداد تجهيز گرديده است، را پرداخت نموده است... ت و انساني، مواد، خدما

اعالم صورت وضعيت نهائي بعنوان صورت وضعيت قطعي قرارداد • براي ترخيص پرداخت نهائي به پيمانكار) وثيقه گذار(تأئيديه ضامن •

مميزي قرارداد بررسي و - پيوست آن، جهت اطمينان از كامل بودن ملزومات قراردادي و حقوقي مي بايـست پس از ارسال صورت وضعيت نهائي و مستندات از جمله موارد مهم كه مي بايد قبل از پرداخت صـورت وضـعيت نهـائي پيمانكـار . اسناد و مدارك ارسالي مورد بررسي هاي كامل قرار گيرد

و همچنـين مـرور و ١ي رعايـت محـدوديتهاي بودجـه اي قـرارداد مورد بررسي واقع گردد، عالوه بر مستندات اشاره شده در بند قبل، بررسـ

1 Contractual Funding Limitation

11 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

بررسي اتمام كامل كليه ملزومات قراردادي و حقوقي است ضمن اينكه مطابقت مقادير صورت وضعيت بـا مـذاكرات انجـام شـده و مقـادير .نهائي نرخهاي تصويب شده و ديگر توافقات، مي بايست بررسي گردد

ت وجود نواقصي در اسناد و مدارك، موارد به پيمانكار ارجاع تا نسبت بـه تكميـل و ارسـال مجـدد پس از بررسيهاي كامل، در صور چنانچه مورد تأئيد نهائي واقع گرديد تأئيديه كتبي مبني بر كامل بودن مستندات و اسناد قرارداد و مجوز پرداخت صورت وضعيت . اقدام نمايد

.قطعي صادر مي گردد پرداخت نهائي -

بدين جهـت اسـتفاده از . قراردادها مي بايست نسبت به اجراي همه مراحل ستادي قبل از پرداخت نهائي اطمينان حاصل نمايد امور امور قراردادها مي بايست نسبت به اجراي همـه بازرسـيهاي . فرايند باشد الزاميست ءيك چك ليست اختتام قرارداد كه دربرگيرنده همه اجزا

امـور قراردادهـا ضمن اينكـه . رضايتبخش قرارداد اطمينان حاصل نمايد مارك دريافتي از مدير پروژه در تائيد اتما الزم توسط دفتر فني و مد با صـدور و نهايتاً . مي باشد كه مي توانند بسيار مشكل ساز باشند همچون ضمانتنامه توجه و دقت وافر در خصوص برخي مستندات ملزم به

. ، امور مالي كارفرما نسبت به پرداخت نهائي اقدام مي نمايد از سوي امر قراردادها پيمانكاراخذ مجوز پرداخت صورت وضعيت قطعي تهيه گزارش عملكرد پيمانكار-

مستند سازي چگونگي عملكرد پيمانكار جهت مرجعي بر اي تصميمات آتي، يكي از راهكارهايي است كه كارفرما براي قراردادهاي در تهيـه ايـن . اين گزارش عملكرد، مرجع خيلي مفيدي براي تصميم گيريهاي آتـي كارفرمـا خواهـد بـود . ادآتي خود مد نظر قرار خواهد د

پس از تهيه گزارش، پيمانكار مي بايست در جريان گـزارش . تأمين مي گردد... گزارش، اطالعات ورودي الزم از دفتر فني، دفتر قراردادها و نهايتاً با لحاظ نمودن نقطه نظرات پيمانكـار، . زم در خصوص تكذيب و يا توجيهات الزم را دارا باشدمذكور واقع و امكان ارائه نقطه نظرات ال

كارفرما ارزيابي نهائي را در خصوص عملكرد پيمانكار انجام داده و يك نسخه از گزارش نهائي عملكرد پيمانكار را جهـت پيمانكـار مربوطـه . ارسال مي نمايد

رداد تهيه گزارش اختتام قرا-اين . هنگاميكه كليه مراحل اختتام قرارداد به انجام رسيد، امور قراردادها مي بايست نسبت به تهيه گزارش اختتام قرارداد اقدام نمايد

گزارش دربرگيرنده اطالعاتي در مورد مشخصات كارفرما، مشخصات پيمانكار، مشخصات كلي قرارداد، وضعيت مقادير مازاد بودجـه قـرارداد، . صورت وضعيت قطعي قرارداد، و همچنين گزارشي كه بيانگر انجام كامل و رضايت بخش كليه مراحـل اختتـام قـرارداد باشـد، اسـت تاريخ

.ضمن اينكه اين گزارش مي بايست در پايان به امضاء مدير امور قراردادي رسيده باشد نتيجه گيري

از ايـن فراينـد و جامعيهدف از ارائه اين مقاله، معرفي . ه شدرارداد پرداخت در اين مقاله به ارائه چارچوبي جامع جهت فرايند اختتام ق آنچه كه عمالً در قالب جزئي از مراحل اصلي سيستمهاي مديريت پروژه در اكثر سازمانها و شركتهاي بزرگ و موفق جهان بـه اجـرا درمـي

سـازمان هرين فرايندهائي مطابق با خصوصيات و مؤلفه هاي ويـژه زمينه براي حركت به سمت تعريف، برقراري و پياده سازي چن تا بودآيد، از آنجا كه حيطه فعاليتهاي ذرگير در فرايند اختتام قرارداد بطور گسترده اي با توجه به نوع قرارداد، نوع محـصول و يـا خـدمات . گردد فراهم

ستفاده در طيفي وسيع از انواع قراردادها و محصوالت نهائي قـرارداد قابل ارائه در متن قرارداد متنوع است، لذا رويه اي واحد كه بتواند براي ا مسلماً تعريف، بومي سازي، پياده سازي و برقراري چنين سيستمهائي مستلزم بررسيهاي كارشناسانه و . .كاربرد داشته باشد، عمالً وجود ندارد

.م در هر سازمان مي باشدتدقيق مراحل جزئي تر و الزامات آنها مطابق با خصوصيات و مقررات حاك

12 / March 5 - 6 2006 1384 اسفند ماه14-15

www.iipmc.com

مراجع و مأخذ

1- Project Management Institute , "A Guide to Project Management Body Of Knowledge (PMBOK® Guide) – 2000 Edition", Newtown Square, PA: Project Management Institute. P 37

2- "Frequently Asked Questions, contract closeout",

http://www.ftahelpline.com/frequently_asked_questions.htm 3- “State of Michigan, Project Management Mothodology”

http://michigan.gov/documents/Michigan_PMM_May_2001_36147_7.pdf , 2001 4- “Contract Closeout Guidebook” , http://guidebook.dcma.mil/17/ContractCloseoutGuidebook.htm ,

2004 5- “Best Practices Procurement Manual” , http://www.fta.dot.gov/library/admin/BPPM/ch10.html 6- “Government Contract files”, http://www.arnet.gov/far/current/html/Subpart_4_8.html 7- “Project Completion Inspection and Acceptance Procedure”,

http://www.ameslab.gov/esha/ESH&A_Documents/Proclist.html , 2001 8- “Contract Closeout Guide "

http://www.afmc.wpafb.af.mil/HQAFMC/PK/pkp/closeoutguide/contractcloseoutguide.doc , 2002