GRANTS MANAGEMENT SYSTEM (GMS)

GUIDE DE CREATION DE PROJET A l’usage des partenaires de mise en oeuvre

- Création de projet

- Remplissage du Cadre logique

- Remplissage du Budget

- Localisation de projet

IMPORTANT : Vous pouvez trouver plus d’aide sur l’utilisation de GMS en accédant au Portail de support (en anglais) sur : https://gms.unocha.org/support

1 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

1. Page d'accueil du Partenaire de mise en œuvre

Pour commencer l'utilisateur doit d'abord se connecter au système. Une fois connecté, vous accédez à page d'accueil de votre organisation (tableau de du bord partenaire)

Liste des avenants (Révisions)

Afficher la version imprimable du projet

Voir les objectifs par année

Liste des rapports narratifs

Liste des des rapports financiers

Afficher la version en ligne du projet

Activer le rapportage financier

Barre des menus

2 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

2. Comment créer un projet

2.1. Il y a deux façons de créer un projet dans GMS. 1. Sur la page d'accueil, cliquer sur le bouton RA+ (Reserve Allocation = Allocation Spécifique

Urgence ou Première Urgence) ou SA+ (Standard Allocation = Allocation Standard) de l'allocation concernée.

2. Sur la barre des menus, cliquez sur :

a. Pour les allocations standards : Allocations -> Call for proposal -> Create new project)

b. Pour les allocations spécifiques type Urgence ou Première Urgence : Allocations -> Rolling basis -> Create new project

Page de création de projet

3 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

IMPORTANT :

- Sur la page de création de projet qui s'affiche, tous les champs sont obligatoires. - Pour les projets multiclusters, il faut cocher la case "Is multi-cluster project?" - L'encadré en rouge, informe qu'une fois le projet créé, le Cluster ne peut plus être remplacé ou

changé. Alors veuillez vous assurer que le(s) Cluster(s) est correctement sélectionné(s). Après avoir cliqué sur le bouton "Create project", le système dirige l'utilisateur sur la page d'édition de la concept note du projet. 3. Edition d'un projet existant (Concept note ou Document de projet)

3.1. Pour éditer un projet existant, à partir de la rubrique Projets de la page d'Accueil, cliquer sur l'une des icones suivantes :

: "Visualiser". indique que projet n'est pas modifiable

: "Modifier". indique que projet est modifiable

3.2. Page d'édition d'un projet

La page d'édition de projet comporte à l'étape de Concept note six onglets. 1° Cover Page (Page de couverture) 2° Logical Framework (Cadre logique) 3° Budget 4° Locations (Localisation du projet) 5° Documents (Documents associés au projet) 6° Project Tracking (Suivi du projet : donne l'historique des étapes du projet)

3.3. L'onglet Cover Page (Page de couverture)

La traduction de tous les champs est les détails sur la façon de compléter la Page de Couverture sont regroupés dans l'annexe 1 (Mode d'emploi du formulaire de proposition de projet en ligne).

Visualisation simple

Modification

Imprimer

4 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

3.4. Onglet Logical Framwork (Cadre logique)

- Le cadre logique doit avoir au moins un Effet (Outcome) - Chaque Effet doit avoir au moins un produit - Chaque produit (Output) doit avoir:

- au moins un indicateur standard plus d'autres indicateurs. Pour chaque indicateur renseigner le Moyen de vérification

- au moins une activités standard plus d'autres activités si possible - la définition des hypothèses et risques

5 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

3.4.1. Ajouter un Effet (Outcome)

cliquer sur la droite de l'écran, le bouton "Add Outcome" pour ajouter un Effet au cadre logique

Au fil du remplissage du Cadre logique, et pour chaque composante du Cadre Logique, le système affiche dans un encadré en rouge, les éléments manquant pour finaliser le cadre logique.

3.4.2. Ajouter un Produit (Output)

Pour ajouter un Produit (Output) à un Effet (Outcome), cliquer sur le bouton "Add Outtput". Sur la fenêtre qui s'affiche, compléter la description du produit ainsi que les hypothèses et risques (Assumtions and Risks).

Il est possible de modifier un Produit après sa création. Il suffit pour cela de cliquer sur l'icone d'édition à droite de la description du Produit.

Encadré de signalement

Bouton

"Ajouter Effet"

Modifier Effet

Modifier Produit

Ajouter activité Ajouter indicateur

6 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

3.4.3. Ajouter un indicateur

Pour ajouter un indicateur, il faut juste cliquer sur le bouton "Add indicator" à côté du produit concerné. Ensuite indiquer l'indicateur (standard ou personnalisé) et les valeurs ciblées. Il faut au moins un indicateur standard pour chaque Produit

Fenêtre d'ajout d'indicateur

Une traduction française du guide de remplissage du Cadre logique est fourni en Annexe 1 (Mode d'emploi du formulaire de proposition de projet en ligne).

3.4.4. Ajouter une activité

L'ajout des activités se fait en cliquant sur le bouton "Add Activity" à côté du produit concerné. Si l'activité à ajouter a un lien avec une activité standard, sélectionner l'activité standard sur la liste déroulante "Standard Activity".

Fenêtre d'ajout d'activité

7 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

4. Onglet Budget

Le format du budget dans GMS est composé de sept rubriques :

1. Staff and Other Personnel Costs (Personnel et autres coûts inhérents) 2. Supplies, Commodities, Materials (Fournitures, marchandises, matériels) 3. Equipment (Equipements) 4. Contractual Services (Services contractuels) 5. Travel (Voyages ) 6. Transfers and Grants to Counterparts (Sous-traitance avec d'autres partenaires) 7. General Operating and Other Direct Costs (Autres coûts directs)

Pour chaque ligne budgétaire, indiquer :

- la description de la ligne - le type (Direct ou Support) - le nombre d'unité - le Coût unitaire - la Durée

Un guide de remplissage du budget est fourni en Annexe 1 (Mode d'emploi du formulaire de proposition de projet en ligne). 5. Onglet Locations

Cet onglet permet de définir la localisation en termes de territoires où s’exécute le projet. Pour chaque localisation (territoire), il faut indiquer :

- L’estimation en pourcentage de la part du budget affecté ; - L’estimation du nombre des bénéficiaires désagrégés en âge et sexe (Hommes, femmes,

garçons, filles) ; - Les activités prévues

5.1. Ajouter une localisation

Pour ajouter une localisation : - Sélectionner la province - Sélectionner le territoire - Indiquer le pourcentage du budget alloué au territoire

8 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

- Indiquer pour chaque type de bénéficiaires, le nombre ciblé à atteindre - Sélectionner les activités à mener dans le territoire. Il faut noter que la liste des activités

provient des activités définies dans le Cadre logique du projet.

6. Soumission de projet

Pour soumettre un projet pour l'analyse préliminaire, cliquer sur le bouton "Soumettre la Concept note". Important : - Si un onglet est mal complété ou manque des données, il s'affiche en rouge. Un onglet rouge

empêche la soumission du projet - Le système vous donne la possibilité d'ajouter un commentaire avant la soumission des projets - Une fois le projet soumis, le partenaire ne peut plus y apporter des modifications jusqu'à ce que le

projet atteigne l'étape de Prodoc. Il faut donc bien vérifier les données saisies avant toute soumission.

Liste des provinces

Liste des territoires

Estimations des

bénéficiaires à atteindre

Liste des activités

Estimation du budget alloué au territoire

9 FH RDC - GMS : Guide de création et édition de projet

*************************************

IMPORTANT : Vous pouvez trouver plus d’aide sur l’utilisation de GMS en accédant au Portail de support (en anglais) sur : https://gms.unocha.org/support

Cliquer ici pour soumettre la concept note