M-Files® je moćan program (metadata) za upravljanje

poslovnim sadržajem (ECM) i rešenje za upravljanje

dokumentima koje pokriva sve probleme upravljanja,

pronalaženja i praćenje informacija u preduzećima svih

veličina.

Dostupan na 24 jezika, M-Files je jednostavan za

instaliranje, obuku i korišćenje, i do sad je omogućio

hiljadama poslovnih korisnika u preko 90 zemalja da

dramatično povećaju efikasnost i produktivnost kroz

poboljšanje načina na koji organizuju i upravljaju svojim

dokumentima, informacijama i procesima.

Unapredi efikasnost i kvalitet informacija i radnog procesa u radu sa M-Files

www.m-files.com

www.formeit.com

UPOTREBLJAVA GA HILJADE KORISNIKA U RAZLIČITIM OBLASTIMA INDUSTRIJE DA POBOLJŠAJU PRODUKTIVNOST I EFIKASNOST

M-Files pomaže poslovnom uspehu u današnjem okruženju brzih tehnologija i intenzivne razmene informacija poboljšavajući efikasnost i maksimalizujući upotrebu i iskorišćenje svake informacije. Pošto je dizajn M-Files jedinstvena građevina vođena idejom metadata, možete pronaći traženi dokument čak i sa jednostavnom pretragom po ključnoj reči – mnogo brži i mnogo efikasniji metod pronalaženja informacije nego da pretražujete komplikovane i zbunjujuće mrežne foldere (fascicle). Kao dodatak, “check-out” i “check-in” potpuno eliminišu probleme sa gubljenjem podataka i neupotrebljivom i neažurnom verzijom dokumenta što se može dogoditi pri uobičajenom korišćenju istog fajla od strane mnogih korisnika.

Sa svojim “cloud“, “on-premise” i hibridnim karakteristikama, M-Files je jednostavan za instaliranje i primenu. U kratkom vremenskom periodu, možete početi da uživate u prednostima efikasnog upravljanja informacijama ujedno izbegavajući haos i konfuziju mrežnog folderskog pristupa.

Od naprednih odlika izveštaja i mobilnog pristupa dokumentima, do mogućnosti da se neprimetno integriše sa postojećim CRM (Upravljanje odnosima sa klijentima) i ERP (Upravljanje poslovnim sadržajem) sistemima, M-Files obezbeđuje fleksibilnu platformu koja podržava širok spektar poslovnih potreba i zahteva.

“Korišćenje M-Files dovelo je do ogromnog povećanja produktivnosti i tačnosti u radu naše agencije”

- Osmany Pereira Gonzalez, Menadžer Zajedničke službe, Program Ujedinjenih nacija za životnu sredinu

“Drugi sistemi koje smo razmatrali bili su mnogo skuplji, zahtevali mnogo više vremena da se primene nego što je to slučaj sa M-Files-om. Naši zaposleni nisu morali da imaju formalni trening da bi počeli da ga uspešno koriste. Bilo je veoma lako obučiti naše interne timove, a i osoblje M-Files-a je bilo veoma spremno da pruži sve odgovore na naša pitanja.”

- Thorunn Bergsdottir, Menadžer kvaliteta, MP Banka

“Finansijska kontrola je uobičajena kada je reč o radu sa rudnicima, posebno tokom faze istraživanja, pre nego što počnu iskopavanja. Sve preliminarne procene i druge relevantne podatke slažemo u “sigurnosni sef” M-Files-a, i takav centralizovan pristup u mnogome olakšava proces kontrole.”

- Thorsten Neumann, IT Menadžer, Banro korporacija

“Pre upotrebe M-Files-a, bilo je ponekad teško naći određenu traženu verziju dokumenata. Kada se to događalo, gubili smo dragoceno vreme u pretrazi našeg servera. U okruženju u kojem se rad plaća na sat, morali smo pažljivo da vodimo računa o unutrašnjim procesima.”

-Martina Andersin, finansijski direktor, Hill+Knowlton

59% od 1,000 menadžera ispitanika kažu da im zafali važna informacija gotovo svakog dana zato što, iako znaju da je ta informacija u kompaniji, ne mogu da je nađu. (Izvor: Accenture)

Korisnici potroše 30 minuta dnevno u danu – tačnije 16 dana u godini – u potrazi za dokumentima. (Izvor: Harmon.ie)

Efikasno rešenje za sprovođenje pretraga svih internih informacija u okviru jednog preduzeća može povećati produktivnost zaposlenih u proseku za 30% (Izvor: AIIM)

M-Files je vaše rešenje za efikasno upravljanje dokumentima! Prema našem najnovijem istraživanju o zadovoljstvu kupaca, 97,1% korisnika je reklo da M-Files čini pronalaženje informacija lakše.

M-Files vam omogućava direktno čuvanje svih vaših dokumenata iz bilo kojeg programa. Uvek možete naći traženu informaciju brzo i lako na osnovu sadržaja ili metadata karateristika dokumenta.

DA LI STE ZNALI?

Tradicionalno poslovno upravljanje sadržajima dokumenata i upravljanje sistemima dokumenata su skupi, komplikovani i zahtevaju ogromnu promenu u poslovnom procesu kao i IT servis i podršku. M-Files menja ovu paradigmu jer obezbeđuje rešenje koje je moćno, a i dalje jednostavno za primenu u poslovnoj organizaciji u upravljanju i praćenju dokumenata i informacija.

POBOLJŠAJTE KVALITET I PROCESE UJEDNO OBEZBEĐUJUĆI USKLAĐENOST

M-Files je jednostavno i praktično rešenje koje pomaže proizvodnim organizacijama i drugim sličnim poslovnim procesima da ispune potrebu posedovanja dokumentacije usklađene sa propisanim kvalitetom i standardima. Standardi i propisi kao što su ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA i Sarbanes-Oxley, propisuju određene standarde kod upravljanja dokumentima koje M-Files lako obezbeđuje.

Sa raznovrsnim i moćnim M-Files radnim funkcijama, rutinski zadataci kompanija mogu biti automatizovani i podela zadataka će biti prosleđena pravim ljudima u pravo vreme - bez ikakvog programiranja. Poslovni tok u okviru M-Files-a se može pokrenuti za odobrenje ugovora, cirkulaciju ulaznih faktura, obradu prijava za posao kao i za bezbroj drugih slučajeva upotrebe koji zahtevaju pregled, uređivanje i / ili odobrenje od strane nekoliko lica.

POTPUNO NOV I INOVATIVAN PRISTUP U UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA

KONTROLISANO EDITOVANJE DOKUMENATA

► Sprečite istovremenu promenu koristeći “check-in” i “check-out” mogućnost

► Automatsko čuvanje verzije: sve postojeće promene iz prethodnih verzija mogu se vratiti i uporediti

► Hronologija svih promena (audit trail/log) u potpunosti omogućena, uvek ćete videti ko je, kada i kako editovao document

► Lako upravljanje promenama na dokumentima tokom poslovnog procesa i zadavanja zadataka

BRZ I LAK PRISTUP INFORMACIJAMA

► Nađite document, relevantne klijente i projekte lako i za nekoliko sekundi

► Brza pretraga: pronađite dokument na osnovu data klasifikacije, po metadata atributima i sadržaju

► Objavite određene dokumente specifičnim partnerima i klijentima

► Napredno izveštavanje o podacima i mogućnost analitike

SKENIRAJ I ARHIVIRAJ

► Elektronska arhiva dokumenata: kompatibilna sa svim desktop skenerima i “sve-u-jednom” štampačima

► Prepoznavanje teksta tokom skeniranja

► Arhiviranje dokumenata u PDF/A-1b formatima za efikasno dugotrajno očuvanje elektronskih dokumenata

INTEGRACIJA SA POSTOJEĆIM SISTEMIMA

► Besprekorna integracija sa Windows platformom

► Podrška svim formatima obrade (Word, Excel, PDF, JPEG, itd.)

► Direktna integracija sa svim modernim sistemima CRM i ERP sistemima i drugim operativnim sistemima

► Potpuna integracija sa svim aplikacijama Microsoft Office-a

► Uvoz e-mail poruka sa vašeg ili iznajmljenog e-mail servera

SIGURNOST

► Kontrola vidljivosti podataka; sakrijte i zaštitite osetljiva dokumenta, a da je i dalje sve na jednom mestu

► Jednostavna i podesiva postavka umanjuje mogućnost ljudske greške

► Autentifikacija Windows Aktivnog Direktorijuma

► Šifrovane veze

► Automatsko čuvanje podataka (backup)

LAKO ZA UPOTREBU, BILO GDE

► Poznato Windows okruženje: funkcije “otvori-open” i ”sačuvaj-save”

► Mrežni pristup i mogućnost mobilnog upravljanja dokumentima

► Pregled, otvaranje, izmene i pohranjivanje dokumenata u offline modu, sa automatskom sinhronizacijom prilikom prvog sledećeg povezivanja na mrežu

M-Files je izgrađen upravo na temeljima metadata modela, i na osnovu pretpostavke da je lakše opisati “šta” je to nešto što tražimo nego pogađati “gde” se to nešto nalazi pohranjeno. Ovakav metadata pristup je sveobuhvatan, od navigacije (ili pregledanja i pretrage) do dozvole za pristup, toka i kopiranja:

NAVIGACIJA I “DINAMIČKI POGLED”

Vođen metadata koncepcijom navigacije M-Files rešava problem glavnih nedostataka tradicionalnog arhiviranja po sistemu “folder”-a koji su ograničeni tako što jednom dokumentu dozvoljavaju da postoji samo na jednoj lokaciji, ili postoje kopije istog dokumenta (ili linkovi ka dokumentu) u drugim folderima. U M-Files, jedinstveni document / informacija se prikazuje dinamički kadgod i kakogod je potrebna bez dupliciranja, pa na taj način eliminiše probleme poslovanja i potrebu za pohranjivanjem na tradicionalni način kada je reč o upravljanju poslovnim sadržajima (ECM).

KOPIRANJE I DUGOROČNO ARHIVIRANJE

Kopiranje u M-Files je vođeno po metadata principu, omogućavajući da se putem mreže određeni podaci prekopiraju i u druge udaljene “sefove” za čuvanje dokumenata na osnovu svojih metadata karakteristika. Na primer, određeni dokumenti mogu biti kopirani u “cloud” zasnovane “sefove” za potrebe objavljivanja ili arhiviranja, ili samo određeni podaci mogu biti kopirani iz glavnog korporativnog “sefa” u ćerka “sef”, dok se svi podaci iz ćerka “sefa” kopiraju u glavni korporativni “sef”.

Sadržaj “Arhiviranje u M-Files” takođe je zasnovan na metadata, pa umesto prostog arhiviranja određenih foldera na spoljnu lokaciju za skladištenje, korisnici mogu da kreiraju dinamička pravila arhiviranja kako bi kontrolisali koji dokumenti i informacije se arhiviraju, na primer arhiviranje dokumenata kao što su priznanice klasifikovane kao starije od tri godine.

SIGURNA, AUTOMATSKA KONTROLA PRISTUPA

Za razliku od tradicionalnog ECM sistema, koji je restriktivan i služi se zastarelim bezbednosnim modelima pohranjivanja u foldere, kontrola pristupa u M-Files znači da je finalna kontrola pristupa određenim dokumentima zasnovana na njihovim metadata karakteristikama – pri tom se to obavlja na veoma dinamičan način sa mogućnostima upravljanja koje uključuju i promene pristupa u metadata za određeni dokument - odmah i automatski. Ovakva jedinstvena arhitektura programskog okvira predstavlja revolucionarni način upravljanja pristupom poverljivim dokumentima za klijente koji koriste M-Files.

TOKOVI POSLA I EFIKASNOST POSLOVNOG PROCESA

M-Files, zahvaljujući metadata pristupu koji pruža mogućnosti tokovima posla da poboljšaju efikasnost poslovnih procesa, eliminišu uska grla, održe doslednost i kvalitet dokumentacije, obebeđuje i da zaposleni ne preskoče slučajno neki korak u važnim procedurama. Tokovi posla mogu se pokrenuti za odobrenje ugovora, cirkulaciju ulaznih faktura, obradu prijava za posao i za bezbroj drugih slučajeva upotrebe koji zahtevaju pregled, uređivanje, i / ili odobrenja od strane više lica.

Deforme Vojvode Stepe 298 (Vojvode Vlahovića 35r)+381/11/4059-414

M-FilesHermiankatu 1 B33720 Tampere, FinlandPhone +358 33138 7500 | Fax +358 33138 7550

podrska@formeit.comwww.formeit.comsales@m-files.comwww.m-files.com

©2013 by M-Files Inc. M-Files je registrovan zaštitni znak M-Files korporacije. Svi ostali zaštitni znaci su vlasništvo njihovih vlasnika

METADATA: PREDNOSTI UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA I INFORMACIJAMA PO PRINCIPU ŠTA SU, A NE GDE SU!