Federal Budget 1

8/3/2019 Federal Budget 1

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The F e d e r a l B u d g e t P r o c e s sRALPH B A H N , M . C . 5 . , C . P . A .

M A N Y MEDICAL PEOP LE i n a d m i n i s t r a t i v e p o s i t i o n s c o n s i d e r b u d g e t s a n d t h eb u d g e t p r o c e s s a f o r m o f m y s t i c s y m b o l i s m a n dr i t u a l , w i t h i t s own p r i e s t h o o d c a l l e d b u d g e to f f i c e r s . M a n y l a y m e n r e a c t t h e same way t ot h e m e d i c a l p r o f e s s i o n . From a l a y m a n ' sv i e w p o i n t , t h e d o c t o r a s k s some q u e s t i o n s ,g r u n t s a c o u p l e o f t i m e s , p u t t e r s a r o u n d w i t ht h e p a t i e n t , s o m e t i m e s u s i n g awesome g a d g e t s ,a n d p o n t i f i c a t e s a d i a g n o s i s . I n b o t h s i t u a t i o n s , l a c k o f u n d e r s t a n d i n g o f t h e p u r p o s e sa n d s p e c i f i c p r o c e s s e s c r e a t e s u n c e r t a i n t i e s a n dp o s s i b l y f e a r .I t i s h o p e d t h a t t h i s r e p o r t on t h e b u d g e tp r o c e s s , b y d e s c r i b i n g t h e p r o c e s s a n d t h e l o g i cb e h i n d i t , w i l l d i s p e l some o f t h e m y s t i c i s m .

B u d g e t i n g i s c l o s e l y r e l a t e d t o f i n a n c i a lp l a n n i n g a n d m a n a g e m e n t , a l t h o u g h t h e t e r mmay p r o p e r l y b e u s e d i n a more g e n e r a l senseo f p l a n n i n g . A l l o f u s , c o n s c i o u s l y o r unc o n s c i o u s l y , d o a g r e a t d e a l o f b u d g e t i n g . F o re x a m p l e , a f a m i l y ' s s t a n d a r d o f l i v i n g i s b u d g e t e d a g a i n s t i t s f i n a n c i a l resources. T h ecorn er s t o r e k e e p e r , f o r m a l l y o r i n f o r m a l l y ,b u d g e t s h i s c a s h o u t g o t o c o i n c i d e w i t h h i s e s t i m a t e o f c a s h i n c o m e . L a r g e r o r g a n i z a t i o n s us es i m i l a r b u t more s o p h i s t i c a t e d t e c h n i q u e s t oa r r i v e a t t h e same r e s u l t .B y t h e i r v e r y n a t u r e , p u b l i c h e a l t h a c t i v i t i e sar e f i n a n c e d a l m o s t e n t i r e l y b y g o v e r n m e n t a lb o d i e s ( F e d e r a l , S t a t e , c o u n t y , m u n i c i p a l , a n do t h e r p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n s ) . A d m i n i s t r a t o r s ,M r . B a h n i s f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f f i c e r o f t h eB u r e a u o f M e d i c a l S e r v i c e s , P u b l i c H e a l t h S e r v i c e .T h i s a r t i c l e i s b a s e d on l e c t u r e s h e g a v e a t t h eG r a d u a t e S c h o o l o f H y g i e n e a n d P u b l i c H e a l t h o fl o h n s H o p k i n s U n i v e r s i t y i n 1 9 5 8 a n d 1 9 5 9 .

o r p r o s p e c t i v e a d m i n i s t r a t o r s o f p u b l i c h e a l t hp r o g r a m s , f i n d t h a t b u d g e t i n g p l a y s an i n c r e a s i n g l y i m p o r t a n t r o l e i n t h e i r p r o f e s s i o n a lcareers.

T h e r e ar e a b o u t 1 0 0 , 0 0 0 u n i t s o f g o v e r n m e n ti n t h e U n i t e d S t a t e s ( 1 ) , i n c l u d i n g t h e U n i t e dS t a t e s i t s e l f , S t a t e s , c o u n t i e s , i n c o r p o r a t e dp l a c e s , t o w n s a n d t o w n s h i p s , a n d s c h o o l d i s t r i c t s . M a n y o f t h e m h a v e s l i g h t l y d i f f e r e n tf o r m s o f g o v e r n m e n t . S i n c e b u d g e t a r y mana g e m e n t i s i n t i m a t e l y r e l a t e d t o t h e p o l i t i c a ld i v i s i o n o f a u t h o r i t y b e t w e e n t h e e x e c u t i v e a n dt h e l e g i s l a t u r e , i n a c c o r d a n c e w i t h c h a r t e r s a n dp r e c e d e n t s , t h e b u d g e t a r y p r o c e s s e s o f t h ev a r i o u s u n i t s d i f f e r , a n d no o n e s y s t e m c anc o m p l e t e l y f i t t h e m a l l . H o w e v e r , a l t h o u g ht e r m i n o l o g y a n d t h e names o f t h e v a r i o u s execu t i v e a n d l e g i s l a t i v e g r o u p s w h i c h h a v e r o l e si n b u d g e t a r y m a n a g e m e n t may d i f f e r , c e r t a i nb a s i c b u d g e t a r y p r o c e s s e s ar e u s e d b y t h e maj o r i t y o f t h e s e u n i t s .T h e l a r g e a n d v a r i e d f i n a n c i a l p r o g r a m s o ft h e U . S . G o v e r n m e n t a f f e c t a l l c i t i z e n s . B e cause o f t h e i n t e n s e i n t e r e s t i n F e d e r a l p r o g r a m s b y many i n d i v i d u a l s a n d g r o u p s , t h i sr e p o r t w i l l us e t h e t e r m i n o l o g y a n d p r o c e d u r e so f t h e U . S . G o v e r n m e n t as an e x a m p l e . B e cause o f i t s v a s t s i z e a n d s c o p e , h o w e v e r , t h i sp r o c e s s may b e more c o m p l e x t h a n t h a t o f o t h e ru n i t s o f g o v e r n m e n t .D e f i n i t i o n o f a B u d g e t

I n a n o n g o v e r n m e n t a l o r g a n i z a t i o n , a b u d g e ti s d e f i n e d as a f i n a n c i a l p l a n o f p r o g r a m o p e r a t i o n f o r a s p e c i f i c p e r i o d o f t i m e , e x p r e s s i n g t h eus e o f m e n , o t h e r s e r v i c e s , a n d m a t e r i e l i n acommon d e n o m i n a t o r : m o n e y . I n g o v e r n m e n t a l b o d i e s , i t means t h e same t h i n g w i t h t h eV o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1 9 5 9 7 8 3


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a d d i t i o n a l p r o v i s i o n t h a t w h e n a b u d g e t i sf o r m a l l y a p p r o v e d , c e r t a i n c o n t r o l l i n g f a c t o r so f i t b e c o m e l a w , a n d t h e l a w i s t h e c o n t r o l l i n gi n s t r u m e n t ove r f i n a n c i a l o p e r a t i o n s o f t h a tg o v e r n m e n t a l b o d y .T h e b u d g e t i s a means o f o r d e r l y f i n a n c i n gw h i c h i s n e c e s s i t a t e d b y t h e h u g e f i n a n c i a l p r o g r a m s o f m o d e r n g o v e r n m e n t s . " I n d e m o c r a t i cg o v e r n m e n t s i t p e r m i t s t h e p e o p l e , t h r o u g ht h e i r r e p r e s e n t a t i v e s , t o r e t a i n c o n t r o l o f p u b l i cf i n a n c e " ( ) .T h e b u d g e t d o c u m e n t i s e s s e n t i a l l y an e s t i m a t e o f f u t u r e g o v e r n m e n t a l i n c o m e , e x p e n d i t u r e s , a n d f i s c a l c o n d i t i o n s . T h e d o c u m e n t a l s oc u s t o m a r i l y i n c l u d e s a r e p o r t on t h e f i n a n c e s o ft h e p r e v i o u s a n d p r e s e n t f i s c a l p e r i o d s . F o re x a m p l e , t h e U . S . b u d g e t f o r 1 9 6 0 s h o w sa c t u a l d a t a f o r f i s c a l y e a r 1 9 5 8 , e s t i m a t e d d a t af o r f i s c a l y e a r 1 9 5 9 , a n d e s t i m a t e d i n c o m e a n de x p e n d i t u r e s f o r t h e b u d g e t y e a r , 1 9 6 0 .T h e b u d g e t p r o c e s s c an b e d e f i n e d as t h e ac

t i v i t i e s i n t h e p r e p a r a t i o n , l e g i s l a t i o n , ex ecut i o n , a n d c o n t r o l o f t h e b u d g e t .T y p e s o f B u d g e t s

O b j e c t c l a s s i f i c a t i o n b u d g e t . M a n y y e a r s a g ob u d g e t s were a l m o s t e x c l u s i v e l y b a s e d on ano b j e c t c l a s s i f i c a t i o n . T h i s t y p e o f b u d g e t l i s t e di n v a r y i n g d e t a i l t h e p o s i t i o n s t o b e f i l l e d a n dt h e s p e c i f i c i t e m s o f s u p p l i e s a n d e q u i p m e n t t ob e p u r c h a s e d . S o m e t i m e s t h e r e w o u l d b e o n ea p p r o p r i a t i o n f o r p e r s o n a l s e r v i c e s a n d a n o t h e rf o r t h e o t h e r o b j e c t c o s t s o f a g i v e n o r g a n i z a t i o n . T a b l e 1 i s a s a m p l e o f t h i s t y p e o f summ a r y b u d g e t s c h e d u l e . I n a d d i t i o n t o t h e d a t as h o w n , t h e s e b e g e t s were s u p p o r t e d b y d e t a i l e d l i s t s o f p o s i t i o n s t o b e f i l l e d .O r g a n i z a t i o n a l b u d g e t c l a s s i f i c a t i o n . B e cause o f t h e l a r g e n u m b e r s o f a p p r o p r i a t i o n sw h i c h c an b e i n v o l v e d i n s u p p o r t o f a g i v e nd e p a r t m e n t o r o r g a n i z a t i o n , t h e a p p r o p r i a t i o n sar e p l a c e d t o g e t h e r i n t h e b u d g e t a n d sum-

T a b l e 1 . S u m m a r y s c h e d u l e o f o b l i g a t i o n s b y o b j e c t sO b j e c t c l a s s i f i c a t i o n

T o t a l n u m b e r o f p e r m a n e n t p o s i t i o n s .F u l l - t i m e e q u i v a l e n t o f o t h e r p o s i t i o n s .A v e r a g e n u m b e r o f a l l e m p l o y e e s .N u m b e r o f e m p l o y e e s a t e n d o f year.A v e r a g e s a l a r i e s a n d g r a d e s :A v e r a g e s a l a r y .A v e r a g e g r a d e .0 1 P e r s o n a l s e r v i c e s :

P e r m a n e n t p o s i t i o n s .R e g u l a r p a y a b o v e 5 2 - w e e k b a s i s . . .0 20 40 50 60 80 9

T o t a l p e r s o n a l s e r v i c e s .T r a v e l .C o m m u n i c a t i o n s e r v i c e s . .R e n t s a n d u t i l i t y s e r v i c e s .P r i n t i n g a n d r e p r o d u c t i o n .S u p p l i e s a n d m a t e r i a l s . . . .E q u i p m e n t .

1 9 - 5a c t u a l5 8

1 9 - 6 1 9 - 7e s t i m a t e e s t i m a t e

T o t a l o b l i g a t i o n s .

5 45 0

$ 6 , 1 4 0G S - 8 . 4$ 3 2 1 , 5 2 01 , 3 1 8

3 2 2 , 8 3 86 1 , 8 9 01 1 , 8 7 12 9 , 1 4 84 1 62 4 2 , 3 7 95 , 7 1 86 7 4 , 2 6 0

6 05 04 9

$ 6 , 5 4 0G S - 8 . 5$ 3 1 1 , 9 0 01 , 2 0 0

3 1 3 , 1 0 05 4 , 2 0 01 2 , 0 0 03 0 , 0 0 06 0 02 5 3 , 0 0 05 3 , 0 0 07 1 5 , 9 0 0

6 144 8

5 0

$ 6 , 6 2 0G S - 8 . 5$ 3 1 0 , 5 0 0

3 1 0 , 5 0 05 2 , 8 0 01 2 , 0 0 03 0 , 0 0 05 0 02 8 2 , 3 0 01 0 , 3 0 06 9 8 , 4 0 0

S o u b c e : A c c o u n t i n g i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t , h y E r i c L . K o h l e r and Howard W. W r i g h t , c o p y r i g h t 1 9 5 6b y P r e n t i c e - H a l l , I n c . , E n g l e w o o d C l i f f s , N . J . By p e r m i s s i o n .7 8 4 P u b l i c H e a l t h R e p o r t s


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T a b l e 2 . S u m m a r y s c h e d u l e o f program a n d f i n a n c i n gP r o g r a m b y a c t i v i t i e s :

1 . E x p e r i m e n t a l p r o c e s s i n g .2 . R e s e a r c h .3 . A d m i n i s t r a t i o n .4 . R e i m b u r s e m e n t s f r o m o t h e r a g e n c i e s .

T o t a l o b l i g a t i o n s .F i n a n c i n g :U n o b l i g a t e d b a l a n c e no l o n g e r a v a i l a b l e .A p p r o p r i a t i o n s .

1 9 - 5a c t u a l$ 3 7 7 , 5 6 11 9 9 , 2 2 41 0 6 , 2 8 5- 8 , 8 1 0

1 9 - 6e s t i m a t e$ 3 9 2 , 9 3 92 3 2 , 0 6 41 0 0 , 8 9 7- 1 0 , 0 0 0

6 7 4 , 2 6 0 7 1 5 , 9 0 07 4 0 .

6 7 5 , 0 0 0 7 1 5 , 9 0 0

1 9 - 7e s t i m a t e$ 3 7 2 , 5 0 02 4 1 , 2 0 09 4 , 7 0 0- 1 0 , 0 0 0

6 9 8 , 4 0 0

6 9 8 , 4 0 0S o u r c e : A c c o u n t i n g i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t , b y E r i c L . K o h l e r and Ho ward W. W r i g h t , c o p y r i g h t 1 9 5 6

b y P r e n t i c e - H a l l , I n c . , E n g l e w o o d C l i f f s , N . J . By p e r m i s s i o n .m a r i z e d t o o b t a i n a t o t a l c o s t f o r o p e r a t i n g t h ed e p a r t m e n t o r o r g a n i z a t i o n . A summary o ft h e s e a p p r o p r i a t i o n s p r o v i d e s an o r g a n i z a t i o n a lb u d g e t c l a s s i f i c a t i o n .P e r f o r m a n c e o r p r o g r a m b u d g e t . T o d a ymuch e m p h a s i s i s p l a c e d on w h a t i s d e s c r i b e das a p e r f o r m a n c e , o r p r o g r a m , b u d g e t , i n c o n t r a s t t o b u d g e t s b a s e d s o l e l y e i t h e r on o b j e c t so f e x p e n d i t u r e o r o r g a n i z a t i o n a l u n i t s . T h ep e r f o r m a n c e , o r p r o g r a m , b u d g e t as d e f i n e d b yt h e H o o v e r C o m m i s s i o n i s a " b u d g e t b a s e d onf u n c t i o n , a c t i v i t i e s , a n d p r o j e c t s . . . w h i c hw o u l d f o c u s a t t e n t i o n on t h e g e n e r a l c h a r a c t e r a n d r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f t h e w o r kt o b e d o n e , o r u p o n t h e s e r v i c e t o b e r e n d e r e d ,r a t h e r t h a n on t h e t h i n g s t o b e a c q u i r e d , s u c has p e r s o n a l s e r v i c e s , s u p p l i e s , e q u i p m e n t , a n dso on. . . . The a l l - i m p o r t a n t t h i n g i n b u d g e t i n g i s t h e w o r k o r t h e s e r v i c e t o b e accomp l i s h e d a n d w h a t t h e w o r k o r s e r v i c e w i l l c o s t . "T a b l e 2 i s a s a m p l e o f t h e summary p r o g r a ma n d f i n a n c i n g s c h e d u l e . T h i s s c h e d u l e i s s t i l ls u p p o r t e d b y t h e o b j e c t c l a s s d i s t r i b u t i o n l i s t e di n t a b l e 1 .C o s t - t y p e b u d g e t . C o s t - t y p e b u d g e t s ar eb a s e d on d a t a g e a r e d t o a c c r u a l a c c o u n t i n g .A c c r u a l a c c o u n t i n g , w h i c h i s g e n e r a l l y u s e d i np r i v a t e b u s i n e s s e s , b a s e s i t s c o s t s on a c t u a l c o n s u m p t i o n o f g o o d s a n d s e r v i c e s r a t h e r t h a n ono b l i g a t i o n s . T a b l e 3 c o n v e r t s t a b l e 2 i n t o ac o s t - t y p e b u d g e t . T h i s i s d o n e b y m e r e l y ac c r u i n g i n v e n t o r i e s o f g o o d s a n d s e r v i c e s c a r r i e d

o v e r f r o m y e a r t o y e a r . I n t a b l e 3 , i n t h e c o l umn h e a d e d 1 9 - 6 , o b l i g a t i o n s o f $ 7 1 5 , 9 0 0 ar ea d j u s t e d t o a c o s t o f $ 6 7 8 , 5 1 9 b e c a u s e $ 3 7 , 3 8 1w o r t h o f s u p p l i e s a n d e q u i p m e n t p u r c h a s e d o u to f 1 9 - 6 m o n i e s were n o t u s e d . I n c o l u m n 1 9 - 7 ,o b l i g a t i o n s o f $ 6 9 8 , 4 0 0 ar e c o n v e r t e d t o c o s t s o f$ 7 1 1 , 3 0 0 r e s u l t i n g f r o m g r e a t e r us e o f s u p p l i e sa n d e q u i p m e n t i n 1 9 - 7 t h a n were p u r c h a s e d i n1 9 - 7 . ( P u b l i c L aw 8 6 3 , e n a c t e d A u g u s t 1 ,1 9 5 6 , p r o v i d e s t h a t G o v e r n m e n t a p p r o p r i a t i o nr e q u e s t s s h a l l b e d e v e l o p e d f r o m c o s t - b a s e db u d g e t s i n s u c h manner a n d a t s u c h t i m e as mayb e d e t e r m i n e d b y t h e P r e s i d e n t . )H i s t o r i c a l B a c k g r o u n d

I n o r d e r t o u n d e r s t a n d r easo ns f o r c u r r e n tb u d g e t p r o c e s s e s , i t i s n e c e s s a r y t o r e v i e w t h ec o n d i t i o n s a n d s i t u a t i o n w h i c h l e d t o b u d g e tr e f o r m i n t h e U n i t e d S t a t e s .From t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e U . S . G o v e r n

ment i n 1 7 7 6 t o as l a t e as 1 9 2 1 , " n o p r o v i s i o ne x i s t e d . . . f o r p r e p a r a t i o n b y an a g e n c y o f as i n g l e , c o n s o l i d a t e d s t a t e m e n t o f p r o s p e c t i v er e v e n u e s a n d o f t h e e s t i m a t e d e x p e n d i t u r en e e d s o f G o v e r n m e n t . s o p r e p a r e d as t o r e v e a lt h e r e l a t i o n s b e t w e e n t h e two a n d t o f u r n i s h ani n t e l l i g e n t g u i d e t o C o n g r e s s o f t h e p o l i c i e s t h a ts h o u l d b e a d o p t e d b y i t i n r e s p e c t t o i n c r e a s eor d e c r e a s e o f t a x a t i o n , t h e i n c u r r i n g or e l i m i n a t i n g o f d e b t a n d t h e v o t i n g o f f u n d s f o r t h ec o n d u c t o f t h e U . S . G o v e r n m e n t " ( _ ? ) .

V o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1959515790.59-3

7 8 5


4/12

E s t i m a t e s were p r e p a r e d b y t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s a n d s u b m i t t e d t o t h e T r e a s u r e r o ft h e U n i t e d S t a t e s . T h e T r e a s u r e r , i n t u r n ,p a s s e d t h e m on t o t h e C o n g r e s s w i t h o u t r e v i e was t o n e e d , d u p l i c a t i o n o f s e r v i c e s , o r a v a i l a b l erevenue. T h e P r e s i d e n t h a d l i t t l e o r no f u n c t i o n i n t h e b u d g e t p r o c e s s .

" I n t h e H o u s e o f E e p r e s e n t a t i v e s , t h e e s t i m a t e s were r e v i e w e d b y e i g h t d i s t i n c t c o m m i t t e e s , e a c h a c t i n g i n d e p e n d e n t l y o f t h e o t h e r s ,a n d no o n e h a v i n g o v e r a l l r e s p o n s i b i l i t y f o rr e l a t i n g e x p e n d i t u r e s t o a v a i l a b l e res ourc es a n dp r o s p e c t i v e i n c o m e " ( S ) . S o m e t i m e s d i f f e r e n tc o m m i t t e e s r e v i e w e d s e p a r a t e p o r t i o n s o f a d e p a r t m e n t ' s e s t i m a t e s w i t h t h e r e s u l t t h a t t h e d e

p a r t m e n t c o u l d s h o p t h e " e a s i e r " c o m m i t t e e f o ra p p r o p r i a t i o n s .T h e s y s t e m f o r h a n d l i n g f i n a n c e m easures i nt h e S e n a t e r e p e a t e d a l l t h e m i s t a k e s i n t h eH o u s e a n d a d d e d a f e w m o r e ." I n a d d i t i o n , c o n f e r e n c e c o m m i t t e e s , re c onc i l i n g a p p r o p r i a t i o n s b i l l s b e t w e e n t h e v e r s i o n sa p p r o v e d b y t h e t w o l e g i s l a t i v e b o d i e s , v i o l a t e dt h e i r own r u l e s o f p r o c e d u r e s b y c h a n g i n g i t e m sb e y o n d t h e areas o f d i s a g r e e m e n t " ( 3 ) .S i m i l a r c h a o s e x i s t e d i n most S t a t e , c o u n t y ,a n d m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s up t o t h e e a r l y1 9 0 0 ' s .T h i s s y s t e m o f f i s c a l a n a r c h y was t o l e r a t e di n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t b e c a u s e o f i t s r e l -

T a b l e 3 . S u m m a r y s c h e d u l e o f program a n d f i n a n c i n g a d j u s t e d f o r a c c r u a lP r o g r a m b y a c t i v i t i e s :

1 . E x p e r i m e n t a l p r o c e s s i n g .1 9 - 4a c t u a l

2 . R e s e a r c h .3 . A d m i n i s t r a t i o n .4 . R e i m b u r s e m e n t s f r o m o t h e r a g e n c i e s . . .T o t a l c o s t s .

R e l a t i o n o f costs to o b l i g a t i o n s :I n c r e a s e o f c o s t s o f s e l e c t e d r esourcesa v a i l a b l e f o r f u t u r e a p p l i c a t i o n t oa c t i v i t y c o s t s ( s e e b e l o w ) .

T o t a l o b l i g a t i o n s .U n o b l i g a t e d b a l a n c e s no l o n g e r a v a i l a b l e . .A p p r o p r i a t i o n s .

S e l e c t e d r e s o u r c e s at J u n e 3 0 :S u p p l i e s a n d materials.P r e p a i d e x p e n s e .E q u i p m e n t .A c c r u e d d e p r e c i a t i o n .U n l i q u i d a t e d o b l i g a t i o n s

$ 8 , 8 0 42 , 2 6 33 , 7 2 7-704

8 3 5T o t a l s e l e c t e d r e sour ce s.

I n c r e a s e o r d e c r e a s e .

1 9 - 5a c t u a l$ 3 6 9 , 2 2 51 9 4 , 2 2 21 0 5 , 7 2 9- 8 , 8 1 0

1 3 , 8 9 46 7 4 , 2 6 07 4 06 7 5 , 0 0 0

3 , 2 2 51 , 8 4 71 7 , 3 4 2- 2 , 6 0 69 , 0 1 1

1 4 , 9 2 5 2 8 , 8 1 91 3 , 8 9 4

1 9 - 6e s t i m a t e$ 3 7 0 , 5 1 02 1 8 , 6 0 79 9 , 4 0 2- 1 0 , 0 0 0

6 6 0 , 3 6 6 6 7 8 , 5 1 9

5 , 0 0 01 , 2 0 05 0 , 0 0 0- 4 , 0 0 01 4 , 0 0 0

6 6 , 2 0 03 7 , 3 8 1

1 9 - 7e s t i m a t e$ 3 8 0 , 2 0 02 4 5 , 9 0 09 5 , 2 0 0- 1 0 , 0 0 0

7 1 1 , 3 0 0

3 7 , 3 8 1 - 1 2 , 9 0 07 1 5 , 9 0 0 6 9 8 , 4 0 07 1 5 , 9 0 0 6 9 8 , 4 0 0

- 1 , 0 0 08 0 06 0 , 0 0 0- 9 , 0 0 02 , 5 0 0

5 3 , 3 0 0- 1 2 , 9 0 0

S o u r c e : A c c o u n t i n g i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t , b y E r i c L . K o h l e r and Howard W. W r i g h t , c o p y r i g h t 1 9 5 6b y P r e n t i c e - H a l l , I n c . , E n g l e w o o d C l i f f s , N . J . B y p e r m i s s i o n .7 8 6 P u b l i c H e a l t h R e p o r t s


5/12

a t i v e p r o s p e r i t y a n d t h e f a c t t h a t F e d e r a l t a x e sw e r e a l m o s t e n t i r e l y i n d i r e c t a n d s c a r c e l y f e l tb y t h e i n d i v i d u a l t a x p a y e r .T h e r a p i d d e v e l o p m e n t i n t h e s c o p e a n damount o f g o v e r n m e n t a l e x p e n d i t u r e s , w i t h ani n c r e a s i n g b u r d e n o f t a x a t i o n on i n d i v i d u a l s ,f o c u s e d p o p u l a r a t t e n t i o n on t h e p r o b l e m o fo b t a i n i n g more e f f i c i e n t a d m i n i s t r a t i o n o f g o v e r n m e n t a l u n i t s a n d l e d t o t h e a d o p t i o n o fm o d e r n b u d g e t p r o c e d u r e s b y t h e F e d e r a l ,S t a t e , a n d l o c a l g o v e r n m e n t s .B u d g e t R e f o r m s

I n 1 9 2 1 p a s s a g e o f t h e B u d g e t a n d A c c o u n t i n g A c t l e d t o a r e o r g a n i z a t i o n o f F e d e r a l f i n a n c i a l o p e r a t i o n s .T h e m o s t i m p o r t a n t c h a n g e b r o u g h t a b o u t b yt h i s a c t was t o p l a c e u p o n t h e P r e s i d e n t d i r e c ta n d c o m p l e t e r e s p o n s i b i l i t y f o r p r e p a r i n g a n ds u b m i t t i n g t o t h e l e g i s l a t u r e , a t t h e b e g i n n i n go f i t s r e g u l a r s e s s i o n , a b u d g e t w h i c h w o u l dr e p r e s e n t h i s a d m i n i s t r a t i o n ' s w o r k a n d f i n a n c i a l p r o g r a m s a n d h i s r e c o m m e n d a t i o n f o rf i n a n c i n g t h e m . I t a l s o p r o h i b i t e d a n y o t h e re m p l o y e e o f t h e e x e c u t i v e d e p a r t m e n t f r o m s u b m i t t i n g a n y o t h e r b u d g e t r e c o m m e n d a t i o n s un l e s s r e q u e s t e d t o d o so b y a m e m b e r o f C o n g r e s s .B y i m p l i c a t i o n , t h i s a l s o p r o h i b i t e d a n y execut i v e d e p a r t m e n t e m p l o y e e f r o m s u b m i t t i n g a n yg e n e r a l l e g i s l a t i v e r e c o m m e n d a t i o n s w h i c hc o u l d l e a d t o t h e n e e d f o r new f u n d s . T h e a c ta l s o p r o v i d e d t h e P r e s i d e n t w i t h s t a f f t o a s s i s th i m i n h a n d l i n g t h e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o ft h e g o v e r n m e n t . T h i s o r g a n i z a t i o n i s c a l l e dt h e B u r e a u o f t h e B u d g e t . ( O r i g i n a l l y e s t a b l i s h e d i n t h e T r e a s u r y D e p a r t m e n t , i t wast r a n s f e r r e d t o t h e E x e c u t i v e O f f i c e o f t h e P r e s i d e n t i n 1 9 3 9 . )

T h e 1 9 2 1 a c t a l s o a u t h o r i z e d an a u d i t s t a f f ,u n d e r c o n t r o l o f a n d r e p o r t i n g t o t h e l e g i s l a t u r e . T h i s s t a f f , c a l l e d t h e G e n e r a l A c c o u n t i n g O f f i c e , r e v i e w s t h e e x e c u t i o n o f t h e a d m i n i s t r a t i o n ' s w o r k a n d f i n a n c i a l p r o g r a m s .E x e c u t i v e d e p a r t m e n t o f f i c i a l s , s e e k i n g c l a r i f i c a t i o n o f l e g i s l a t i v e i n t e n t i n c o n n e c t i o n w i t ha m b i g u o u s l e g i s l a t i v e l a n g u a g e , may o b t a i nl e g a l o p i n i o n s f r o m t h e G e n e r a l A c c o u n t i n gO f f i c e t o a v o i d e r r o r o r c r i t i c i s m .C o n c u r r e n t l y w i t h t h e p a s s a g e o f t h e B u d g e ta n d A c c o u n t i n g A c t , b o t h t h e H o u s e o f R e p r e

s e n t a t i v e s a n d t h e S e n a t e a m e n d e d t h e i r r u l e so f p r o c e d u r e t o r e q u i r e c l e a r a n c e o f a l l a p p r o p r i a t i o n r e q u e s t s t h r o u g h a s i n g l e c o m m i t t e eon a p p r o p r i a t i o n s i n e a c h H o u s e . I n a d d i t i o n ,t h e y a g r e e d t h a t t h e c o m m i t t e e on a p p r o p r i a t i o n s s h a l l n o t h a v e p o w e r t o r e p o r t b i l l s c o n t a i n i n g g e n e r a l l e g i s l a t i o n a n d t h a t a s e p a r a t ec o m m i t t e e w o u l d h a n d l e a l l r ev e nu e b i l l s .S u b s e q u e n t a m e n d m e n t s t o t h e B u d g e t a n dA c c o u n t i n g A c t o f 1 9 2 1 h a v e t e n d e d t o i n c r e a s et h e a u t h o r i t y o f t h e B u r e a u o f t h e B u d g e t a n dt h e P r e s i d e n t o v e r g o v e r n m e n t a l f i s c a l o p e r a t i o n s .

T h i s g e n e r a l p a t t e r n o f r e f o r m a d o p t e d b yt h e U n i t e d S t a t e s h a s b e e n a d o p t e d a l s o b ymany S t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t s .T h e B u d g e t P r o c e s sT h e F e d e r a l b u d g e t p r o c e s s i s n e c e s s a r i l yc o n t i n u o u s . W i t h r e g a r d t o a n n u a l a p p r o p r i a t i o n s , t h e p r o c e s s r e q u i r e s c o n s t a n t r e v i e w o ft h e c u r r e n t y e a r ' s p r o g r a m a n d r e v i e w a n dc l e a n u p o f p r e v i o u s y e a r s ' a c t i v i t i e s . C o n c u r r e n t l y w i t h t h e s e r e v i e w s , p l a n s must b em a d e f o r 1 o r 2 y e a r s i n t h e f u t u r e . F o r e xa m p l e , a g e n c i e s ar e o p e r a t i n g u n d e r f i s c a l y e a r1 9 6 0 f u n d s , l i q u i d a t i n g o b l i g a t e d b a l a n c e s o fp r i o r y e a r s , p r e p a r i n g 1 9 6 1 e s t i m a t e s f o r p r o c e s s i n g t h r o u g h t h e B u r e a u o f t h e B u d g e t a n dt h e C o n g r e s s , a n d d e v e l o p i n g p l a n s f o r t h e 1 9 6 2p r e l i m i n a r y e s t i m a t e s .O m i t t i n g t h e o v e r l a p p i n g i n t h e v a r i o u sb u d g e t s , a t y p i c a l b u d g e t c a l e n d a r i s o u t l i n e don p . 7 8 8 a n d t h e c y c l e f o r a s i n g l e a n n u a lb u d g e t i s r e v i e w e d b e l o w . I f t h e p r e l i m i n a r ye s t i m a t e s were e x c l u d e d a n d t h e names o f p a r t i c i p a t i n g o r g a n i z a t i o n s a n d p o s s i b l y t h e t i m ei n t e r v a l s were c h a n g e d , t h e c a l e n d a r w o u l dh a v e many s i m i l a r i t i e s t o S t a t e a n d l o c a lb u d g e t a r y c a l e n d a r s a n d p r o c e s s e s .

P r e l i m i n a r y E s t i m a t e sE a c h s p r i n g , t h e B u r e a u o f t h e B u d g e t m a k e s

a f r e s h r e v i e w o f t h e b u d g e t o u t l o o k f o r t h eG o v e r n m e n t as a w h o l e . T h i s r e v i e w i s u s e das a b a s i s f o r d e t e r m i n i n g p o l i c i e s t o b e r e c o m m e n d e d t o t h e P r e s i d e n t f o r use b y t h e a g e n c i e si n t h e p r e p a r a t i o n o f t h e i r f o r m a l b u d g e t s . T oa s s i s t i n t h i s r e v i e w e a c h l a r g e a g e n c y d e v e l o p sa p r e l i m i n a r y e s t i m a t e , w h i c h i s a b r o a d p r o -

V o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1 9 5 9 787


6/12

C a l e n d a r f o r 1960 B u d g e t E s t i m a t e s , B u r e a u o f M e d i c a l S e r v i c e s ,P u b l i c H e a l t h S e r v i c e( A n n u a l A p p r o p r i a t i o n )

P r e l i m i n a r y B u d g e t E s t i m a t e sJ a n u a r y 1 9 5 8B u r e a u i s s u e s c a l l f o r 1 9 6 0 p r e l i m i n a r y e s t i m a t e sf r o m d i v i s i o n s . L a r g e d i v i s i o n s r e q u e s t d a t af r o m f i e l d i n s t a l l a t i o n s .

A p r i l 1 9 5 8D i v i s i o n s s u m m a r i z e , r e v i e w , a d j u s t , a n d r e c o m m e n d t h e i r e s t i m a t e s t o B u r e a u . B u r e a u summ a r i z e s a n d r e v i e w s e s t i m a t e s , a n d p a s s e s ona p p r o v e d B u r e a u e s t i m a t e s t o S u r g e o n G e n e r a l .M a y 1 9 5 8S u r g e o n G e n e r a l s u m m a r i z e s a n d r e v i e w s a l l P u b l i c H e a l t h S e r v i c e e s t i m a t e s , a n d p a s s e s ona p p r o v e d P u b l i c H e a l t h S e r v i c e e s t i m a t e s t o t h eS e c r e t a r y o f t h e D e p a r t m e n t o f H e a l t h , E d u c a t i o n ,a n d W e l f a r e .

M a y 1 9 5 8D e p a r t m e n t c o m p i l e s a n d r e v i e w s a l l c o n s t i t u e n te s t i m a t e s a n d s u b m i t s t h e m t o B u r e a u o f t h eB u d g e t .J u n e 1 9 5 8B u d g e t B u r e a u s u m m a r i z e s a l l G o v e r n m e n t e s t i m a t e s , r e v i e w s p r o g r a m s , c o m p a r e s c o s t s w i t he s t i m a t e s o f i n c o m e , a n d r e c o m m e n d s b u d g e tp o l i c i e s t o P r e s i d e n t . P r e s i d e n t a p p r o v e s g o v e r n m e n t a l b u d g e t p o l i c i e s a n d l e v e l o f o p e r a t i o n s .

J u l y 1 9 5 8D e p a r t m e n t a n d B u d g e t B u r e a u n e g o t i a t e a u t h o r i z e d b u d g e t a l l o w a n c e . Sum o f a l l d e p a r t m e n t a le s t i m a t e s c a n n o t e x c e e d a g r e e d - u p o n t o t a l . D e p a r t m e n t a l l o c a t e s b u d g e t a u t h o r i z a t i o n a m o n gc o n s t i t u e n t s . P u b l i c H e a l t h S e r v i c e , as a c o n s t i t u e n t , s u b d i v i d e s i t s a l l o c a t i o n a m o n g i t s b u r e a u sa n d d i v i s i o n s .F o r m a l B u d g e t E s t i m a t e

S e p t e m b e r 1 9 5 8D e p a r t m e n t s u b m i t s f o r m a l b u d g e t e s t i m a t e t oB u r e a u o f t h e B u d g e t .N o v e m b e r 1 9 5 8

B u d g e t B u r e a u " m a r k s - u p " f o r m a l b u d g e ts u b m i s s i o n a n d c o n s o l i d a t e s e s t i m a t e s i n t h eB u d g e t o f t h e U n i t e d S t a t e s G o v e r n m e n t .N o v e m b e r 1 9 5 8

D i v i s i o n s p r e p a r e c o n g r e s s i o n a l b u d g e t s b a s e d on" m a r k e d - u p " b u d g e t t o b e p u b l i s h e d i n t h e B u d g e to f t h e U n i t e d S t a t e s G o v e r n m e n t f o r f i s c a l y e a re n d i n g J u n e 3 0 , 1 9 6 0 .L e g i s l a t i o nJ a n u a r y 1 9 5 9P r e s i d e n t g i v e s b u d g e t m e s s a g e t o C o n g r e s s .

gram d o c u m e n t o u t l i n i n g t h e a g e n c y ' s c u r r e n ta n d f u t u r e o p e r a t i n g a n d f i n a n c i n g p r o g r a m s .I n d e v e l o p i n g t h e c a l l f o r p r e l i m i n a r y b u d g e te s t i m a t e s , e a c h e c h e l o n o f G o v e r n m e n t o u t l i n e si t s b a s i c p o l i c i e s a n d a s s u m p t i o n s w i t h i n t h ef r a m e w o r k a l l o w e d b y h i g h e r e c h e l o n s . F o re x a m p l e , a d e p a r t m e n t may l i s t i t s b a s i c p o l i c i e sa n d a s s u m p t i o n s f o r t h e p r e p a r a t i o n o f d e p a r t ment e s t i m a t e s . W i t h i n t h i s f r a m e w o r k ,b u r e a u s a n d d i v i s i o n s may a d d c r i t e r i a w h i c hd o n o t c o n f l i c t w i t h t h e c r i t e r i a o f t h e h i g h e re c h e l o n s .

To j u s t i f y b u d g e t a r y e s t i m a t e s more f u l l y ,many G o v e r n m e n t a g e n c i e s o b t a i n p a r t i c i p a t i o ni n f o r m u l a t i n g t h e p r e l i m i n a r y e s t i m a t e s a t t h el o w e s t o r g a n i z a t i o n a l l e v e l a t w h i c h t h i s i sf e a s i b l e .T h e c a l l f o r e s t i m a t e s r e q u i r e s e a c h s u p e r v i s o r y l e v e l t o r e v i e w e x i s t i n g p r o g r a m s a n dm a k e d e c i s i o n s on w h e t h e r o r n o t p r o g r a me m p h a s i s s h o u l d b e m o d i f i e d , b a s e d on c h a n g e sa r i s i n g f r o m c o n d i t i o n s , r e s o u r c e s , o r a c c o m p l i s h m e n t s .Each s u p e r v i s o r y l e v e l s u m m a r i z e s a n d r e -

7 8 8 P u b l i c H e a l t h R e p o r t s


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C a l e n d a r f o r 1 9 6 0 B u d g e t E s t i m a t e s . C o n t i n u e dA l l o t m e n tF e b r u a r y 1 9 5 9

H o u s e s u b c o m m i t t e e on a p p r o p r i a t i o n s h o l d sh e a r i n g s on e s t i m a t e s . W i t n e s s e s f r o m d i v i s i o n s ,b u r e a u s , S e r v i c e , a n d D e p a r t m e n t d e f e n d t h e m .M a r c h 1 9 5 9H o u s e A p p r o p r i a t i o n s C o m m i t t e e r e p o r t s o u t r e c o m m e n d a t i o n s . H o u s e a c t s on r e c o m m e n d a t i o n s .A p r i l 1 9 5 9S e n a t e s u b c o m m i t t e e on a p p r o p r i a t i o n s h o l d sh e a r i n g s .M a y 1 9 5 9S e n a t e A p p r o p r i a t i o n s C o m m i t t e e r e p o r t s o u tb i l l . S e n a t e p a s s e s b i l l .J u n e 1 9 5 9C o n f e r e n c e c o m m i t t e e f r o m b o t h H o u s e s i r o n s

o u t d i f f e r e n c e s , i f a n y . P r e s i d e n t s i g n s b i l l ,e n a c t i n g b i l l i n t o l a w .A p p o r t i o n m e n tJ u n e 1 9 5 9D i v i s i o n s r e q u e s t B u d g e t B u r e a u a p p o r t i o n m e n to f f u n d s a p p r o p r i a t e d .

J u n e 1 9 5 9D i v i s i o n s n o t i f y f i e l d s t a t i o n s o f a n n u a l a l l o c a t i o na n d i s s u e a l l o t m e n t s o f f i r s t q u a r t e r f u n d s , i n acc o r d a n c e w i t h a p p r o v e d a p p o r t i o n m e n t s .

S e p t e m b e r 1 9 5 9D i v i s i o n s i s s u e s e c o n d q u a r t e r a l l o t m e n t s .D e c e m b e r 1 9 5 9

D i v i s i o n s i s s u e t h i r d q u a r t e r a l l o t m e n t s .M a r c h 1 9 6 0

D i v i s i o n s i s s u e f o u r t h q u a r t e r a l l o t m e n t s .R e p o r t i n gM o n t h l y , f i s c a l y e a r 1 9 6 0( J u l y 1 9 5 9 - J u n e 1 9 6 0 )E a c h e c h e l o n r e v i e w s m o n t h l y r e p o r t s on o b l i g a t i o n s a n d e x p e n d i t u r e s . C o m p a r e s w i t h a l l o t

ments a n d a p p o r t i o n m e n t s .C l e a n u p o f F u n d s N o t A v a i l a b l e f o r O b l i g a t i o n

J u l y 1 9 6 0 - J u n e 1 9 6 2P u b l i c H e a l t h S e r v i c e c l o s e s o u t f i s c a l y e a r 1 9 6 0a c c o u n t s .

v i e w s t h e e s t i m a t e s o f i t s s u b o r d i n a t e l e v e l s .T h i s r e v i e w ( a ) c h e c k s c o m p l i a n c e w i t h p o l i c i e s , ( b ) e l i m i n a t e s d u p l i c a t i o n , ( c ) a d j u s t s t h ev a r i o u s e s t i m a t e s f o r b a l a n c e w i t h i n t h a t p r o gram l e v e l , a n d ( d ) r e c o m m e n d s e s t i m a t e s t ot h e n e x t h i g h e r e c h e l o n . I n t h i s w a y , e s t i m a t e sar e b u i l t l i k e a p y r a m i d f o r a d i v i s i o n , a b u r e a u ,a d e p a r t m e n t , a n d f i n a l l y t h e U . S . G o v e r n m e n t .M o s t F e d e r a l b u d g e t a p p r o p r i a t i o n r e q u e s t sar e s u b m i t t e d t o t h e B u r e a u o f t h e B u d g e t a n dt h e C o n g r e s s o n l y f o r a c t i v i t i e s f o r w h i c h b a s i cl e g i s l a t i o n e x i s t s . ( B a s i c l e g i s l a t i o n i s l a wa u t h o r i z i n g t h e G o v e r n m e n t t o d o s o m e t h i n gnew o r e x t e n d i n g e x i s t i n g a u t h o r i z a t i o n t o c o n t i n u e s o m e t h i n g a l r e a d y b e i n g d o n e . ) T h i sp r a c t i c e , b a s e d on p r e c e d e n t e s t a b l i s h e d b y t h eP r e s i d e n t i n 1 9 2 1 , serves two p u r p o s e s ; ( a ) i ta v o i d s p l a c i n g p r e s s u r e on t h e e x e c u t i v e d e p a r t ment t o r e q u e s t a p p r o p r i a t i o n o f f u n d s f o r act i v i t i e s , no m a t t e r h ow d e s i r a b l e , n o t y e t a p p r o v e d b y t h e C o n g r e s s , a n d ( b ) i t a v o i d s

l e g i s l a t i o n s u b j e c t t o e a s y d e f e a t b y a " p o i n to f o r d e r . " B a s i c l e g i s l a t i v e i t e m s a p p e n d e d t oan a p p r o p r i a t i o n b i l l i n v i o l a t i o n o f e x i s t i n gc o n g r e s s i o n a l r u l e s may b e e l i m i n a t e d b y a n ymember o f C o n g r e s s , d u r i n g t h e cours e o f d e b a t e o n t h e b i l l , s i m p l y b y r a i s i n g a " p o i n t o fo r d e r . "T h e B u r e a u o f t h e B u d g e t c o n s o l i d a t e s t h ep r e l i m i n a r y e s t i m a t e s o f t h e l a r g e a g e n c i e s a n da d d s an i n f o r m a l e s t i m a t e f o r t h e s m a l l e r o n e st o d e t e r m i n e t o t a l g o v e r n m e n t a l f i s c a l r e q u i r e m e n t s f o r p r o p o s e d a g e n c y p r o g r a m s . T h e s er e q u i r e m e n t s ar e c o m p a r e d w i t h e s t i m a t e s o fr e v e n u e t o p r o v i d e t h e b u d g e t o u t l o o k f o r t h eG o v e r n m e n t as a w h o l e .

Th e D i r e c t o r o f t h e B u d g e t B u r e a u m e e t sw i t h t h e a g e n c y h e a d s i n d i v i d u a l l y t o d i s c u s st h e a g e n c y ' s b u d g e t i n r e l a t i o n t o t h e o v e r a l lf i s c a l o u t l o o k . I n t h e s e m e e t i n g s t h e a g e n c yh e a d r e v i e w s h i s o r g a n i z a t i o n ' s o p e r a t i o n s a n ds u m m a r i z e s t h e n e e d f o r h i s p r o p o s e d p r o g r a m s .V o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1 9 5 9 7 8 9


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A f t e r c a r e f u l l y w e i g h i n g o v e r a l l b u d g e t o b j e c t i v e s a g a i n s t t h e p o l i c i e s ' e f f e c t on t h e p r o g r a m s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h o f t h e l a r g e ra g e n c i e s , t h e D i r e c t o r o f t h e B u d g e t B u r e a ur e c o m m e n d s t o t h e P r e s i d e n t t h e p o l i c i e s t o b ef o l l o w e d i n t h e p r e p a r a t i o n o f t h e f o r m a lb u d g e t . P r o p o s e d b u d g e t p o l i c i e s a n d t h e i ri m p a c t on a g e n c y p r o g r a m s ar e d i s c u s s e d b y t h eP r e s i d e n t w i t h m e m b e r s o f h i s c a b i n e t .T h e P r e s i d e n t d e t e r m i n e s t h e p o l i c i e s t o b ef o l l o w e d b y t h e a g e n c i e s a n d t h e o v e r a l l b u d g e to b j e c t i v e s o f t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t . Theo b j e c t i v e s may b e , f o r e x a m p l e , a b a l a n c e db u d g e t , e m p h a s i s on n a t i o n a l s e c u r i t y , a n d i n c r e a s e d i n t e r n a t i o n a l a i d . On t h e b a s i s o f t h e s ep o l i c i e s a n d o b j e c t i v e s , t h e P r e s i d e n t d e t e r m i n e s t h e l e v e l o f g o v e r n m e n t a l e x p e n d i t u r e sd e s i r e d . I f e x p e n d i t u r e s ar e p l a n n e d t o e x c e e dr e v e n u e s , t h e P r e s i d e n t p r o p o s e s a d d i t i o n a lt a x e s o r an i n c r e a s e i n t h e F e d e r a l d e b t t o f i nan c e t h e excess. I f r ev e nu e s ar e e x p e c t e d t oe x c e e d e x p e n d i t u r e s , t h e s u r p l u s may b e a p p l i e dt o r e d u c e t h e G o v e r n m e n t d e b t .T h e P r e s i d e n t ' s d e t e r m i n a t i o n on g o v e r n m e n t a l e x p e n d i t u r e s i s m a d e a v a i l a b l e t o t h ea g e n c i e s i n t h e f o r m o f a b u d g e t a l l o w a n c e ,w h i c h s e t s t h e maximum amount t h a t t h e a g e n c ymay r e q u e s t i n i t s f o r m a l b u d g e t f o r t h e f i s c a ly e a r u n d e r c o n s i d e r a t i o n . T h e b u d g e t a l l o w ances ar e t h e n a l l o c a t e d b y t h e a g e n c y t o i t sb u r e a u s a n d d i v i s i o n s .A s s t a t e d p r e v i o u s l y , t h e P r e s i d e n t i s r e s p o n s i b l e f o r s u b m i t t i n g a b u d g e t f o r h i s w o r k a n df i n a n c i a l p r o g r a m s . H e i s n o t r e q u i r e d t o recommend a p p r o p r i a t i o n s t o t h e f u l l e x t e n t o fb a s i c a u t h o r i z a t i o n s . H e may r e c o m m e n d al e s s e r amount o r no f u n d s a t a l l .

I n t h e e v o l v i n g b u d g e t f o r m u l a t i o n p r o c e s s ,t h e p r e l i m i n a r y e s t i m a t e a p p e a r s t o b e assumi n g more a n d more i m p o r t a n c e i n d e t e r m i n i n gt h e p r o g r a m s t o b e s u p p o r t e d . A l l g o v e r n m e n t a l b u d g e t e s t i m a t e s ar e h i g h l y c o m p e t i t i v e .T h e y ar e a l t e r n a t e b i d s f o r us e o f a scarce i t e m :t h e t a x d o l l a r . I n t h e c o m p e t i t i o n f o r us e o ft h i s i t e m , a b u d g e t p r o p o s a l g e n e r a l l y must b ea p p r o v e d i n t h e p r e l i m i n a r y p r o c e s s i f i t i s t ob e i n c l u d e d i n t h e f o r m a l e s t i m a t e .

F o r m a l B u d g e tT h e b u d g e t a l l o w a n c e s b y t h e B u d g e t B u r e a ug e n e r a l l y r e q u i r e r e d u c t i o n s i n p r o g r a m p l a n s

p r o p o s e d i n p r e l i m i n a r y e s t i m a t e s . When t h ereasons f o r t h e r e d u c t i o n s ar e g i v e n o r t h e i t e m st o b e e l i m i n a t e d ar e i d e n t i f i e d , t h e a g e n c y w i l lg e n e r a l l y g i v e s e r i o u s c o n s i d e r a t i o n t o t h eB u d g e t B u r e a u ' s s u g g e s t i o n s . To i n c l u d e i t e m sn o t f a v o r e d b y t h e B u d g e t B u r e a u i n t h e f o r m a le s t i m a t e i s t o r i s k h a v i n g t h e i t e m e l i m i n a t e da g a i n i n t h e B u d g e t B u r e a u ' s r e v i e w o f t h i se s t i m a t e a n d t h u s l o s e a u t h o r i z a t i o n w h i c hm i g h t h a v e b e e n a l l o w e d f o r a n o t h e r d e s i r a b l ep u r p o s e .When t h e b a s e s f o r t h e r e d u c t i o n s ar e n o ti d e n t i f i e d , t h e p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e a p p r o p r i a t i o n p r o g r a m s w i l l d e t e r m i n e w h e r e c u t sar e t o b e m a d e . A l t h o u g h t h e b a s i c b u d g e td a t a f o r an a p p r o p r i a t i o n may h a v e b e e n d e v e l o p e d w i t h f u l l p a r t i c i p a t i o n o f f i e l d s t a f f s ,t h e p r e s s u r e o f t i m e i n t h e p r o c e s s i n g o f t h ef o r m a l a n d c o n g r e s s i o n a l e s t i m a t e s may p r e c l u d e t h e i r f u r t h e r p a r t i c i p a t i o n .T h e d e p a r t m e n t s ar e g e n e r a l l y i n f o r m e d o ft h e i r b u d g e t a l l o w a n c e s i n J u l y , a n d t h e y ar er e q u i r e d t o s u b m i t t h e i r f o r m a l b u d g e t s nol a t e r t h a n S e p t e m b e r 3 0 . T h e s e f o r m a l e s t i m a t e s must b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t ht h e a l l o w a n c e l i m i t a t i o n a n d t h e p r o c e d u r e s s e tf o r t h b y t h e B u d g e t B u r e a u ( I i ) . T h e y l i s ti n d e t a i l h ow t h e r e q u e s t e d f u n d s w i l l b e s p e n t .I n o r d e r t o p o i n t u p i m p o r t a n t r e q u i r e m e n t st h a t c a n n o t b e a c c o m m o d a t e d w i t h i n an a p p r o p r i a t i o n a l l o w a n c e , a s u p p l e m e n t a r y , or " B , "b u d g e t i s s o m e t i m e s s u b m i t t e d w i t h t h ef o r m a l e s t i m a t e . T h e " B " b u d g e t i s e v a l u a t e db y t h e B u d g e t B u r e a u w i t h t h e f o r m a l e s t i m a t e , a n d i f t h e B u r e a u c o n s i d e r s i t i m p o r t a n te n o u g h , i t w i l l i n c l u d e f u n d s f o r t h e i t e m i nt h e a p p r o p r i a t i o n r e q u e s t .I n O c t o b e r o r N o v e m b e r t h e B u r e a u o f t h eB u d g e t h o l d s h e a r i n g s on t h e f o r m a l e s t i m a t e s .T h e s e a f f o r d t h e B u r e a u a n o t h e r r e v i e w o f ana g e n c y ' s p r o g r a m s some 5 m o n t h s a f t e r s u b m i s s i o n o f t h e p r e l i m i n a r y e s t i m a t e s . A t t h i st i m e t h e B u r e a u may m a k e f u r t h e r a d j u s t m e n t si n an a g e n c y ' s b u d g e t b a s e d on c u r r e n t c o n d i t i o n s . B u d g e t B u r e a u e x a m i n e r s q u e s t i o na g e n c y o f f i c i a l s , a n d t h e y may a s k t h e m f o r a d d i t i o n a l e v i d e n c e t o s u p p o r t t h e i r e s t i m a t e s o rt o r e v i s e t h e m . T h e D i r e c t o r o f t h e B u d g e tB u r e a u a n d t h e a g e n c y h e a d e n d e a v o r t o r e a c hs u b s t a n t i a l a g r e e m e n t , b u t t h e s e c r e t a r y o f a



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S e l e c t e d B u d g e t a r y Termsa p p r o p r i a t i o n , a s t a t u t o r y a u t h o r i z a t i o n t o a g o v ernment a g e n c y t o i n c u r o b l i g a t i o n s ( o b l i g a t e ) f o rn o t more t h a n a s t a t e d sum o f m o n e y , f o r s p e c i f i e dp u r p o s e s , o f t e n w i t h i n a s t a t e d p e r i o d o f t i m e . S e v e r a l o f t h e more i m p o r t a n t t y p e s ar e d e f i n e d b e l o w .a n n u a l a p p r o p r i a t i o n , an a u t h o r i z a t i o n a v a i l a b l ef o r i n c u r r i n g o b l i g a t i o n s f o r 1 y e a r o n l y . M o s tcommon t y p e i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t .m u l t i p l e - y e a r a p p r o p r i a t i o n , an a u t h o r i z a t i o n f o ri n c u r r i n g o b l i g a t i o n s f o r a d e f i n i t e p e r i o d o f t i m e ,b u t i n e x c e s s o f 1 y e a r . U s e d f o r s e a s o n a l p r o g r a m so r f o r n o n r e c u r r i n g p r o g r a m s t h a t d o n o t f i t i n t o af i s c a l y e a r p a t t e r n .n o - y e a r a p p r o p r i a t i o n , an a u t h o r i z a t i o n a v a i l a b l ef o r o b l i g a t i o n u n t i l t h e p u r p o s e o f t h e a p p r o p r i a t i o nh a s b e e n a c c o m p l i s h e d . U s e d f o r s u c h w o r k asc o n s t r u c t i o n p r o j e c t s , c e r t a i n r e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t p r o g r a m s , a n d l o n g - l e a d p r o c u r e m e n tp r o g r a m s .a p p r o p r i a t i o n l i m i t a t i o n s t o a c c o m p l i s h s p e c i f i co b j e c t i v e s may b e i m p o s e d b y t h e l e g i s l a t u r e ; f o re x a m p l e , a l i m i t on t h e amounts w h i c h c an b e s p e n tf o r s p e c i f i c p u r p o s e s o r a r e q u i r e m e n t t h a t a m i n i mum amount b e s p e n t f o r a c e r t a i n p u r p o s e . Ana p p r o p r i a t i o n on a l u m p - s u m b a s i s f o r s e v e r a l p r o

g r a m s g i v e s t h e a g e n c y some d i s c r e t i o n i n v a r y i n gt h e us e o f t h e f u n d s a m o n g p r o g r a m s , b u t an a p p r o p r i a t i o n s p e c i f y i n g t h e amounts f o r e a c h p r o g r a mh a s t h e e f f e c t o f i m p o s i n g a s e p a r a t e l i m i t a t i o n one a c h i t e m v e r y s i m i l a r t o s e p a r a t e a p p r o p r i a t i o n s .a p p o r t i o n m e n t , d i s t r i b u t i o n o f an a p p r o p r i a t i o ni n t o amounts a v a i l a b l e f o r s p e c i f i e d t i m e p e r i o d s ,a c t i v i t i e s , f u n c t i o n s , p r o j e c t s , o b j e c t s , o r c o m b i n a t i o n s o f t h e s e . A m o u n t s so a p p o r t i o n e d l i m i t o b l i g a t i o n s t o b e i n c u r r e d . G e n e r a l l y , a p p o r t i o n m e n t sar e u s e d t o l i m i t o b l i g a t i o n s f o r s p e c i f i c t i m e i n t e r v a l s , u s u a l l y q u a r t e r s , ov e r t h e a p p r o p r i a t i o n p e r i o di n o r d e r t o p r e v e n t o r g a n i z a t i o n s f r o m r u n n i n g o u to f o b l i g a t i o n a l a u t h o r i t y b e f o r e t h e e n d o f t h e f i s c a lp e r i o d a n d t h e r e b y i n c u r r i n g a d e f i c i e n c y .a l l o t m e n t , an a u t h o r i z a t i o n b y h e a d o f t h e a g e n c yo r h i s d e s i g n e e t o i n c u r o b l i g a t i o n s w i t h i n a s p e c i f i e damount p u r s u a n t t o an a p p r o p r i a t i o n a n d a p p o r t i o n m e n t . I t i s a m e t h o d o f s u b d i v i d i n g a p p o r t i o n e df u n d s .o b l i g a t i o n r e s u l t s w h e n g o o d s a n d s e r v i c e s ar eo r d e r e d . When t h e y ar e r e c e i v e d , t h e o b l i g a t i o nb e c o m e s a l e g a l l i a b i l i t y t o p a y f o r t h e i r p u r c h a s e .e n c u m b r a n c e o r c o m m i t m e n t , t h e c u r r e n t reservat i o n o f f u n d s f o r a s p e c i f i c f u t u r e p a y m e n t .

d e p a r t m e n t may a p p e a l d i f f e r e n c e s on s i g n i f i c a n t i t e m s t o t h e P r e s i d e n t . S u b s e q u e n t l y ,d e t e r m i n a t i o n s b y t h e D i r e c t o r o f t h e B u d g e tB u r e a u a n d t h e P r e s i d e n t ar e c o m m u n i c a t e d t ot h e a g e n c y .I n D e c e m b e r , a p p r o v e d b u d g e t e s t i m a t e s f o ra l l t h e a g e n c i e s ar e b r o u g h t t o g e t h e r a n d m a d ep a r t o f t h e P r e s i d e n t ' s b u d g e t d o c u m e n t . T h i si s d e l i v e r e d t o t h e C o n g r e s s t o g e t h e r w i t h t h ea n n u a l b u d g e t m e s s a g e d u r i n g t h e f i r s t 1 5 d a y so f t h e s e s s i o n b e g i n n i n g i n J a n u a r y .A l l b u d g e t e s t i m a t e s ar e a d m i n i s t r a t i v e l yc o n f i d e n t i a l u n t i l r e l e a s e d b y t h e P r e s i d e n t i nh i s b u d g e t m e s s a g e t o t h e C o n g r e s s .

O t h e r E s t i m a t e sA m e n d e d , s u p p l e m e n t a l , o r d e f i c i e n c y e s t i m a t e s may b e s u b m i t t e d t o t h e C o n g r e s s w i t ht h e a p p r o v a l o f t h e P r e s i d e n t ( a ) t o f i n a n c e

p r o g r a m s r e s u l t i n g f r o m e n a c t m e n t o f new l e g

i s l a t i o n , a f t e r t h e r e g u l a r b u d g e t h a s b e e n s u b m i t t e d t o t h e C o n g r e s s o r ( b ) t o meet e m e r g e n c i e s o r c o n d i t i o n s u n d e r e x i s t i n g l e g i s l a t i o nn o t a n t i c i p a t e d when t h e o r i g i n a l b u d g e t wasp r e p a r e d .L e g i s l a t i o nC o n s t i t u t i o n a l l y , t h e H o u s e o f R e p r e s e n t a t i v e s o r i g i n a t e s a l l r e v e n u e - r a i s i n g b i l l s . T h eH o u s e h a s u n i f o r m l y h e l d t h a t t h e s e c t i o n o ft h e C o n s t i t u t i o n a u t h o r i z i n g i t t o o r i g i n a t e revenue b i l l s ( a r t . 1 , s e c . 3 ) was i n t e n d e d t o covera p p r o p r i a t i o n b i l l s as w e l l . A l t h o u g h t h eS e n a t e h a s a t t i m e s q u e s t i o n e d t h i s c l a i m , i t h a sg e n e r a l l y a b i d e d b y i t .A l l a p p r o p r i a t i o n r e q u e s t s ar e s u b m i t t e d t ot h e H o u s e C o m m i t t e e on A p p r o p r i a t i o n s ( e x c e p t t h a t a f t e r p a s s a g e o f t h e a p p r o p r i a t i o nb i l l b y t h e H o u s e c e r t a i n u r g e n t i t e m s may b es u b m i t t e d d i r e c t l y t o t h e S e n a t e C o m m i t t e e

V o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1 9 5 9 7 9 1


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on A p p r o p r i a t i o n s ) . A s i n g l e s u b c o m m i t t e eo f t h e House g r o u p c o n s i d e r s a p p r o p r i a t i o nb i l l s f o r one o r more a g e n c i e s . The s u b c o m m i t t e e s t u d i e s t h e m a t e r i a l i n t h e b u d g e t , c ons u l t s w i t h i t s s t a f f e m p l o y e e s , a n d h o l d s h e a r i n g s a t w h i c h t h e a g e n c y h e a d a n d o t h e r k e yo f f i c i a l s ar e a s k e d t o a p p e a r . M e m b e r s o f t h es u b c o m m i t t e e may q u e s t i o n t h e m on a n y p o i n tr e l a t i n g t o t h e p r o p o s e d b u d g e t i n o r d e r t oassure t h e m s e l v e s t h a t a n y money a p p r o p r i a t e dw i l l b e s p e n t f o r a p p r o v e d p u r p o s e s .I n a p p e a r i n g b e f o r e c o n g r e s s i o n a l c o m m i t t e e s , a g e n c y w i t n e s s e s ar e r e q u i r e d t o d e f e n dt h e P r e s i d e n t ' s b u d g e t . T h i s r e q u i r e m e n t i si m p l i e d , as p o i n t e d o u t a b o v e , f r o m t h e s e c t i o ni n t h e B u d g e t a n d A c c o u n t i n g A c t o f 1 9 2 1w h i c h d i r e c t s t h e P r e s i d e n t t o s u b m i t a b u d g e to f h i s w o r k a n d f i n a n c i a l p r o g r a m s a n d p r o h i b i t s a n y o t h e r e m p l o y e e o f t h e e x e c u t i v e d e p a r t ment f r o m s u b m i t t i n g a n y o t h e r r e c o m m e n d a t i o n u n l e s s r e q u e s t e d t o d o so b y a member o fC o n g r e s s .O n l y when s p e c i f i c a l l y r e q u e s t e d b y a memb e r o f C o n g r e s s may t h e a g e n c y w i t n e s s o f f e ran o p i n i o n o r e s t i m a t e w h i c h w o u l d b e c r i t i c a lo f t h e b u d g e t d o c u m e n t .The s u b c o m m i t t e e m a k e s i t s r e c o m m e n d a t i o nt o t h e f u l l c o m m i t t e e on a p p r o p r i a t i o n s . T hef u l l c o m m i t t e e ' s r e c o m m e n d a t i o n i s i n t r o d u c e di n t o t h e H o u s e , a c c o m p a n i e d b y a p r i n t e d rep o r t t h a t s u m m a r i z e s t h e p r o g r a m s t o b e f i n a n c e d a n d t h e comments o f t h e c o m m i t t e e w i t hr e s p e c t t o t h e m . A f t e r d e b a t e , t h e H o u s e a p p r o v e s t h e b i l l a n d p a s s e s i t on t o t h e S e n a t e .S e n a t e c o n s i d e r a t i o n f o l l o w s s u b s t a n t i a l l yt h e same p a t t e r n , a n d u l t i m a t e l y t h e a p p r o p r i a t i o n b i l l s ar e p a s s e d b y t h i s b o d y .D i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e H o u s e a n d S e n a t ev e r s i o n s o f a p p r o p r i a t i o n b i l l s ar e n e g o t i a t e db y " c o n f e r e e s " a p p o i n t e d b y e a c h H o u s e . C o n f e r e e s ar e a u t h o r i z e d o n l y t o a c t on d i f f e r e n c e s .T h e y may n o t c o n s i d e r i t e m s n o t i n d i s p u t e , b u tw i t h i n t h e r a n g e o f d i f f e r e n c e s , t h e y h a v e comp l e t e f r e e d o m t o n e g o t i a t e . C o n f e r e n c e r e co m m e n d a t i o n s ar e s u b j e c t t o a p p r o v a l b y e a c hH o u s e .W hen a b i l l i s a g r e e d upon b y b o t h H o u s e so f C o n g r e s s , i t i s s u b m i t t e d t o t h e P r e s i d e n t .When h e s i g n s i t , t h e a p p r o p r i a t i o n b i l l ac q u i r e s t h e s t a t u s o f a l a w .

E x e c u t i o n a n d C o n t r o lE n a c t m e n t o f an a p p r o p r i a t i o n b i l l d o e s n o ta u t o m a t i c a l l y make f u n d s a v a i l a b l e f o r use.T h e f u n d s must f i r s t b e a p p o r t i o n e d b y t h eB u d g e t B u r e a u . As e x p l a i n e d i n t h e g l o s s a r y

on p . 7 9 1 , a p p o r t i o n m e n t i s a m e t h o d o f a p p r o v i n g t h e us e o f a p p r o p r i a t e d money g e n e r a l l y on a t i m e - i n t e r v a l b a s i s , u s u a l l y q u a r t e r l y ,t o a v o i d d e f i c i e n c y a p p r o p r i a t i o n s . Th eB u d g e t B u r e a u a l s o uses t h e a p p o r t i o n m e n tp r o c e s s t o r e v i e w a g a i n t h e b u d g e t p r o g r a m , i nl i g h t o f c u r r e n t c o n d i t i o n s , b e f o r e i t i s p u t i n t oo p e r a t i o n .The B u d g e t B u r e a u h a s t h e a u t h o r i t y t ow i t h h o l d f u n d s a n d p l a c e t h e m i n r e s e rve " t op r o v i d e f o r c o n t i n g e n c i e s , o r t o e f f e c t s a v i n g sw h e n e v e r s a v i n g s ar e m a d e p o s s i b l e b y o rt h r o u g h c h a n g e s i n r e q u i r e m e n t s , g r e a t e re f f i c i e n c y o f o p e r a t i o n s o r o t h e r d e v e l o p m e n t ss u b s e q u e n t t o t h e d a t e on w h i c h s u c h a p p r o p r i a t i o n was m a d e a v a i l a b l e " ( 5 ) .I n t h e a b s e n c e o f a n y s p e c i f i c i n f o r m a t i o n t ot h e c o n t r a r y , f u n d s a p p o r t i o n e d a n d u n u s e d i no n e q u a r t e r ar e a u t o m a t i c a l l y a v a i l a b l e i n t h es u c c e e d i n g q u a r t e r s w i t h i n t h e b u d g e t p e r i o d .I n an a n n u a l a p p r o p r i a t i o n , a p p o r t i o n e d a n du n u s e d f u n d s c a n n o t b e c a r r i e d o v e r t o a n o t h e rf i s c a l y e a r w i t h o u t l e g i s l a t i v e a p p r o v a l .A f t e r f u n d s ar e a p p o r t i o n e d , t h e y ar e a l l o t t e db y t h e h e a d o f t h e a g e n c y , o r h i s d e s i g n e e , t ot h e p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e o p e r a t i n g p r o g r a m . T h i s i n d i v i d u a l may r e a l l o t o r s u b a l l o tt h e s e f u n d s t o l o w e r p r o g r a m l e v e l s .E a c h a l l o t t e e i s l i a b l e t o r e m a i n w i t h i n t h el i m i t s s e t b y t h e a l l o t t e r . E v e r y v i o l a t i o n ,t e c h n i c a l o r o t h e r w i s e , must b e r e p o r t e d t o t h eP r e s i d e n t t h r o u g h t h e B u d g e t B u r e a u a n d t ot h e C o n g r e s s . T h e s e r e p o r t s o u t l i n e t h e c i r c u m s t a n c e s o f t h e v i o l a t i o n a n d t h e a c t i o n t a k e na g a i n s t t h e a l l o t t e e , i f i t was d u e t o h i s n e g l i g e n c e . T h e y a l s o r e v i e w t h e a d e q u a c y o f t h es y s t e m o f c o n t r o l t o p r e v e n t r e c u r r e n c e o f ad e f i c i e n c y .I n o r d e r t o o b t a i n maximum e f f i c i e n c y i n t h eus e o f b u d g e t e d r e s o u r c e s , p r o v i s i o n must b em a d e f o r c o n t i n u o u s s t a t i s t i c a l a n d f i n a n c i a le v a l u a t i o n o f p r o g r a m s . D a t a o b t a i n e d s h o u l db e u s e d t o i n f o r m m a n a g e m e n t , a t a l l l e v e l s , o fc h a n g i n g p a t t e r n s o f p r o g r a m o p e r a t i o n s .T h e y p r o v i d e a b a s i s f o r p r o g r a m e v a l u a t i o n o f



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p a s t a c t i v i t i e s i n c o m p a r i s o n w i t h t h e b u d g e ta n i d f o r f o r e c a s t s o f f u t u r e w o r k l o a d s o r f u n dn e e d s . E a c h e c h e l o n p e r f o r m s i t s own e v a l u a -t i o n o n i t s l e v e l a n d s c o p e o f t h e p r o g r a m .P l e r i o d i c f i n a n c i a l r e p o r t s ( g e n e r a I I ym o n t h l y ) o n i t h e s t a t u s o f a l l o t m n e n t s o r s u b a l -l o t m n e n t s a r e a n i m p o r t a n i t p ( a r t o f t h i s e v a l u a -t i o n l . T h e y a r e s u b m i t t e d f r o m n e a c h a c c o u n t i n gl e v e l t o t h e p r o g r a m c h i e f . G e n e r a l l y , o n l ya p p r o p r i a t i o n r e p o r t s a r e s u b m i t t e d t o t h eB u d g e t B u r e a u , b u t t h e B u r e a u may r e q u e s ts u c h d a t a a s i t d e e m s n e c e s s a r y ( 6 ) .

I n o r d e r t o p e r m i t o p e r a t i n g e v a l u a t i o n s i nr e l a t i o n t o t h e b u c l g e t , e x p e n d i t u r e a c c o u n t ss h o u l d b e k e p t o n a f u n c t i o n a l ( p r o g r a m )c l a s s i f i c a t i o n b a s i s c o n s i s t e i n t w i t h t h e b l u d g -e t a r - y c l a s s i f i c a t i o n , o r t h e y s h o u l d b e c a p a b l eo f b e i n g s u m m a r i z e d o n s u c l h al a s i s w i t l h o u ta n a l y s i s o r a d j u i s t m e n t .T h e p r o c e s s o f r e v i e w i s c o n t i n u o u s u n t i l t h ep e r i o d f o r w l i c h t h e a p p r o p r i a t i o n i s a v c a i l a b l ef o r o b l i g a t i o n i e x p i r e s . At t h a t t i m e u n o b l i -g a t e d b a l a n c e s a r e n o l o n g e r a v a i l a . b l e f o r u s ea n d t h e y a r e w i t h d r a w n v .

S o m e t i m e s t h e p e r i o d i c e v a l u a t i o n s s h o w an e e d t o s h i f t f u n d s , w i t h i n o i n e p r o g r a m a c -t i v i t y , f r o m o n e g e o g r a p h i c a l a r e a t o a n o t h e r .T h i s k i n d o f s h i f t i s o r d i n . a r i l y w i t l h i n t h ea u t h o r i t y o f t h e p r o g r a n m c h i e f . H o w e v e r , a ni n d i c a t i o n o f a , n e e d f o r s h i f t s b e t w e e n a c t i v i t i e smay p r e s e i n t c o m p l i c a t i o n s .I f f u n d s h a v e b e e n a p p r o p r i a t e d o n a n i n d i -v i d u a l - a c t i v i t y b a s i s w i t h i i n a b u d g e t , n oc h a n g e s b e t w e e n a c t i v i t i e s a r e p o s s i b l e w i t h o u tl e g i s l a t i v e a p p r o v a l . W l i h e n t h e a p p r o p r i a t i o ni s f o r a l u m p sum o f m o n e y c o v - e r i n g s e v e r a la c t i v i t i e s , p r o g r a m c h i e f s may o b t a i n l m i n o ra d j u s t m l e n i t s a m o n i g t h e a c t i v i t i e s f r o m h i g h e ra u t h o r i t y a s d e s i g n a t e d b y t h e l h e a d o f t h e d e -p a r t m e n t . w i t h o u t f u r t h e r c l e a r a , n c e . S i g n i f i -c a n i t s h i f t s o f f u n c d s b e t w e e n a c t i v i t i e s w i l lo r d i n a r i l y b e c l e a r e d , p r i o r t o t h e s h i f t , w i t lt h e B u r e a u o f t h e B u d g e t a n d e v e n t l h e c h a i r -me n o f t h e c o n g r e s s i o n i a l s u b c o m m i t t e e s w h i c hn o r m a l l y r e v i e w t h e p r o g r a m ' s b u d g e t e s t i -

m a t e s . T h i s c l e a c r a n c e i s made t o a v - o i d , i n s u b -s e q u e i n t b u d g e t h e a r i n i g s , a n y q u e s t i o n a s t ot h e a g e n i c y ' s g o o d f a i t h i n s u b m i t t i n g b u d g e te s t i m a t e s .

S i n c e a n a p p r o p r i a t i o n l i m i t s t h l e f u n c d s t o b eu s e d , s o m e b a l a n c e m u s t b e r e t a i n e d a n i d l a p s e dt o p r o t e c t t h e a p p r o p r i a t i o n f r o m a d e f i c i e n c y .U n r e c o r d e d o b l i g a t i o n s m u s t b e c l h a r g e da g a , i n s t a p p r o p r i a t i o n i s f o r t h e y e a r i n w h i c ho b l i g a t i o n s w e r e i n c e u r r e d . T h i s may o c c u r a ta n y t i m e u p t o 2 y e a r s a f t e r t h e c l o s e o f t h eb u d c g e t y e a r b e f o r e o b l i g a t e d b a l a n c e s o f f u n d sa r e m e r g e d a n d l o s e t h e i r t i m e - p e r i o di d e n t i f i c a t i o n .C o n c l u s i o n

T h e b u d s g e t c a n i b e a , s o u r c e o f f r u s t r a t i o n t oa p r o g r a m p e r s o n i who s e e s a n e e d f o r s p e n d i n gn o r e m o n e y t l h a n i s a v a i l a b l e . T he n e e d s a r ea s many a n i d a s v a r i e d a s t h e p r o g r a m s s p o n -s o r e d b y g o v e r n m e n t a l u n i t s . T h e p r e s s u r e sf o r g r e a t e r e x p e n d i i t u r e s , l h o w v e v e r , a r e o f f s e t b yt h l e p r e s s u r e s o f t h e p e o p l e f o r l i m i t i n g f o o r r e -d l u c i n g t a x a t i o n . I n a d e m o c r a t i c s o c i e t y , t h eb a l a n c e o f g o v e r n m e n t ' a l w a n i t s a n i d s a t i s f a c -t i o n i s a r e a d j u s t e d s l o w v l y a s t h e p e o p l e e x p r e s st l h e i r w i s h e s t h r o u g h l t h e i r e l e c t e d r e p r e s e n t -a t i v e s .R E F E R E N C E S( 1 ) U . S . Bureau o f t h e C e n s u s : 1 9 5 7 c e n s u s o f g o v e r n -m e n i t s . V o l . I , N o . 1 , G o v e r n m i i e n t s i n t h e U n i t e d

S t a t e s . W a s h i n g t o n , D . C . , U . S . GovernmentP r i n t i n g O f f i c e , 1 9 5 7 .( 2 ) B u e h l e r , A . G . : P u b l i c f i n a n c e . E d . 2 . Ne w Y o r k ,M c G r a w - H i l l B o o k C o . , 1 9 4 0 .( 3 ) W i l l o u g h b y , W. F . : T h e n a t i o n a l b u d g e t s y s t e i m .B a l t i m o r e , Johns Hopkins P r e s s , 1 9 2 7 .( 4 ) U . S . Bureau o f t h e B u d g e t : I n s t r u c t i o n s f o r t h ep r e p a r a t i o n and s u b i m i i s s i o n o f annual b u d g e te s t i i i m a t e s . C i r c u l a r A - 1 1 . W a s h i n g t o n , D . C . ,June 2 7 , 1 9 5 8 .( 5 ) I U . S . C o d e , T i t l e 3 1 , S e c . 6 6 5 ( C ( 2 ) ) .( 6 ) U . S . Bureau o f t h e Budget: I n s t r u c t i o n s r e l a t i n gt o a p p o r t i o n m e n t and r e p o r t s on b u d g e t s t a t u s .C i r c u l a r A - 3 4 . W a s h i n g t o n , D . C . , J u l y 1 9 5 7 .

V o l . 7 4 , N o . 9 , S e p t e m b e r 1 9 5 9 793


12/12

i g T H S

Mr t t e n J l * i n p u b l i c I t e a i t l tThe a n n u a l r e p o r t o f t h e Ne w YorkS t a t e Bar A s s o c i a t i o n ' s p u b l i ch e a l t h c o m m i t t e e recommends p a s

s a g e o f a law e n a b l i n g d r u g a d d i c t st o r e c e i v e c e r t a i n n a r c o t i c s fromp u b l i c h e a l t h c l i n i c s o r r e g i s t e r e dp h y s i c i a n s as a means o f b r e a k i n gc r i m i n a l d r u g t r a f f i c . H e r o i n w o u l dr e m a i n o u t l a w e d .A $ 7 m i l l i o n 6 4 0 - u n i t h o u s i n gf a c i l i t y f o r e l d e r l y p e r s o n s i s t o b ec o n s t r u c t e d w i t h FHA f i n a n c i n g i n

a L a s V e g a s , N e v . , s u b u r b b yS e n i o r C i t i z e n s R e t r e a t , I n c . , an org a n i z a t i o n s p o n s o r e d b y o f f i c e r s andm e m b e r s o f P a i n t e r s L o c a l 1 5 9 .P l a n s f o r t h e 8 0 - a c r e p l o t i n c l u d e

a 6 - s t o r y s t r u c t u r e o f 1 0 0 u n i t s surr o u n d e d b y 1 - and 2 - s t o r y f a c i l i t i e so f 2 0 - u n i t s e a c h . D i n i n g rooms( p u b l i c and p r i v a t e ) , l o u n g e s , as w i m m i n g p o o l , 9 - h o l e g o l f c o u r s e ,s h u f f l e b o a r d , b o w l i n g , a h o b b y s h o p ,l i b r a r y , and c h a p e l ar e a p a r t o f t h eb l u e p r i n t s .

T h e N a t i o n a l L i b r a r y o f M e d i c i n ehas c o p i e d t h e f i l e s o f P u b l i c H e a l t hR e p o r t s , f r o m 1 8 7 8 t o t h e p r e s e n t ,o n m i c r o f i l m .

A b o u t 2 , 0 0 0 p e r s o n s under 2 1y e a r s o f age ar e " d e - l a b e l e d " an n u a l l y o f an e r r o n e o u s l y d i a g n o s e dh e a r t c o n d i t i o n b y Ne w York C i t y ' ss i x c a r d i a c c o n s u l t a t i o n c l i n i c s , D r .H a r o l d J a c o b z i n e r , d i r e c t o r o f mat e r n a l and c h i l d h e a l t h s e r v i c e s , re p o r t s . He added t h a t many remaint r a p p e d i n t h e b e l i e f o f a p h y s i c a ld i s a b i l i t y b e c a u s e o f a p h y s i c i a n ' se a r l i e r m i s d i a g n o s i s o f an i n n o c e n th e a r t murmur.

Of 3 0 , 2 5 2 canc e r p a t i e n t s c a t a l o g e d b y t h e Tu m o r R e g i s t r y o f t h eC o n n e c t i c u t D e p a r t m e n t o f P u b l i cH e a l t h , 1 0 , 5 5 6 p e o p l e have l i v e d 5y e a r s o r more w i t h t h e i r can c er i nc h e c k , 4 , 3 5 6 f o r 1 0 y e a r s o r m o r e ,and 1 , 6 7 2 f o r 1 5 y e a r s o r m o r e .

A d e p a r t m e n t o f v i r o l o g y h a s b e e ne s t a b l i s h e d on t h e B e r k e l e y campuso f t h e U n i v e r s i t y o f C a l i f o r n i a . I ti s o ne o f t h e t i r s t d e p a r t m e n t s i n anyu n i v e r s i t y o f t h e w o r l d t o b e d e d i c a t e d t o t h e s t u d y o f v i r u s e s . B i o l o g i s t s , c h e m i s t s , and p h y s i c i s t s w i l lr e c e i v e i n t e n s i v e s p e c i a l i z e d i n s t r u c t i o n i n t h e b i o c h e m i c a l , b i o l o g i c a l ,and b i o p h y s i c a l a s p e c t s o f v i r o l o g y .

R e g u l a t i o n s on d r u g h a n d l i n g i nl i c e n s e d n u r s i n g homes were c i r c u l a r i z e d t o a l l I n d i a n a p h a r m a c i s t sand w h o l e s a l e d r u g g i s t s b y t h eS t a t e ' s d i v i s i o n o f f o o d s and d r u g s .P h a r m a c i s t s and w h o l e s a l e r s r e q u e s t e d t h e s e r v i c e .One r e q u i r e m e n t o f t h e r e g u l a t i o n s i s a l e g i t i m a t e p r e s c r i p t i o nb e a r i n g t h e p a t i e n t ' s name. A p r o gram o f i n s p e c t i o n and l i c e n s i n g o fn u r s i n g h o m e s i n t h e S t a t e i s b e i n gc a r r i e d o u t b y an e s p e c i a l l y t r a i n e df i e l d s t a f f .

P e n n s y l v a n i a ' s s e c r e t a r y o f h e a l t h ,D r . C h a r l e s L . W i l b a r , J r . , h a so r d e r e d G l y c o C h e m i c a l C o r p o r a t i o no f W i l l i a m s p o r t t o s t o p d i s c h a r g e o fc y a n i d e w a s t e s from i t s p l a n t i n t o at r i b u t a r y o f t h e S u s q u e h a n n a R i v e r .D r . W i l b a r ' s a c t i o n was r a t i f i e d b yt h e S a n i t a r y Water Board o f t h eS t a t e .

S c i e n t i f i c w r i t e r s w i l l f i n d g u i d e l i n e s f o r p a m p h l e t p r e p a r a t i o n i n" P a m p h l e t s , How t o W r i t e and P r i n tT h e m , " b y A l e x a n d e r L . C r o s b y ,p u b l i s h e d b y t h e N a t i o n a l P u b l i c i t yC o u n c i l f o r H e a l t h and W e l f a r eS e r v i c e s , I n c . , 2 5 7 F o u r t h A v e n u e ,Ne w York 1 0 , N . Y .A new c i t y h e a l t h c o d e was e n

a c t e d i n March 1 9 5 9 b y t h e Ne wYork C i t y Board o f H e a l t h . I t w i l lbecome e f f e c t i v e O c t o b e r 1 .T h e c o d e , t h e r e s u l t o f work

i n p r o g r e s s f o r 3 % y e a r s , i s d i v i d e di n t o f i v e t i t l e s : g e n e r a l powers o ft h e d e p a r t m e n t o f h e a l t h ; commun i c a b l e d i s e a s e c o n t r o l ; m a t e r n a l ,i n f a n t , c h i l d , and s c h o o l h e a l t h ;e n v i r o n m e n t a l s a n i t a t i o n ; and reco r d s and v i t a l s t a t i s t i c s .D e l e t e d ar e o b s o l e t e p r o v i s i o n ss u c h as t h e r e q u i r e m e n t t h a t b a r b e r s h o p s , h a i r d r e s s i n g and b e a u t yp a r l o r s p r o v i d e c u s p i d o r s , and t h er e s p o n s i b i l i t y o f t h e d e p a r t m e n t t omark t h e l o c a t i o n o f d e a d h o r s e s onc i t y s t r e e t s b y p l a c i n g l i g h t e d l a m p sa t t h e i r h e a d s a t t w i l i g h t .Added r e s p o n s i b i l i t i e s under t h enew c o d e ar e c o n t r o l over r a d i o a c t i v e m a t e r i a l s and X - r a y m a c h i n e s ,c h e m i c a l f o o d a d d i t i v e s , m e d i c a l l a b o r a t o r i e s , and d a y care c e n t e r s f o rc h i l d r e n .

D r . L e o n a B a u m g a r t n e r , t h e c i t yc o m m i s s i o n e r o f h e a l t h , commented:"The o l d c o d e was b a c t e r i o l o g i c a l l yo r i e n t e d . We r e a l i z e now more t h a nwe d i d 4 5 y e a r s ago t h a t our e nv i r o n m e n t i s more t h a n b a c t e r i a .T h e new one c o n t i n u e s t h e s a f e g u a r d s and b r o a d e n s t h e s c o p e t op r o t e c t us a g a i n s t o t h e r h a z a r d s . "

O n e - h a l f o f t h e a c c i d e n t s whichp u t farm r e s i d e n t s i n t h e h o s p i t a lo c cur i n f a r m y a r d s w i t h c h i l d r e nt h e most f r e q u e n t v i c t i m s , i t wasf o u n d b y t h e a c c i d e n t p r e v e n t i o nprogram o f t h e S a s k a t c h e w a n D e p a r t m e n t o f P u b l i c H e a l t h , C a n a d a .T h i s f i n d i n g l a u n c h e d a " s a f e p l a yareas f o r farm c h i l d r e n " p r o j e c t .Farmers ar e b e i n g s u p p l i e d w i t h d o -i t - y o u r s e l f b l u e p r i n t s o f s i m p l e ands a f e p l a y e q u i p m e n t which t h e y canmake d u r i n g w i n t e r m o n t h s .


Federal Budget 1

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