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ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

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VERSIÓN: 01

Áreas solicitantes: Vigencia: 2011

Dirección Nacional Financiera y Dirección Nacional de Infraestructura

A continuación se presenta el estudio de conveniencia y oportunidad requerido para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato para la compra e implantación de un sistema informático para la gestión de los recursos relacionados con los procesos misionales y de apoyo de la empresa.

JUSTIFICACIÓN

Con el objetivo de dar cumplimiento a la obligación de garantizar a todos los habitantes del territorio nacional lo establecido en la “Declaración de los Derechos Humanos” de las Naciones Unidas: “Todos los habitantes del mundo tienen derecho a la comunicación”, el Estado Colombiano, promulgó la Ley 1369 de 2009 y suscribió con Servicios Postales Nacionales S.A. el convenio 213 de 2011, cuyo objeto es:

“Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para la prestación del Servicio Postal Universal (SPU), a través del operador oficial Servicios Postales Nacionales (SPN), quién se obliga a realizar la gestión de operación y mantenimiento del servicio.”

Para dar cumplimiento a la Ley en lo pertinente al registro contable del Servicio Postal Universal (SPU), es indispensable el acceso a herramientas informáticas y tecnológicas que permitan brindar información financiera, contable y de costos de manera desagregada y separada por los servicios que correspondan al concepto objeto del convenio.

La utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones, facilita la integración y unificación de los procesos misionales con los subprocesos financieros de apoyo. De igual manera permitirá presentar información del Servicio Postal Universal de cualquier punto geográfico donde contemos con presencia, con estándares de calidad, confiabilidad y puntualidad.

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Además, actualmente Servicios Postales Nacionales S.A., realiza parte de su gestión financiera, operativa, comercial y administrativa, utilizando varios aplicativos y herramientas de usuario final, las cuáles no ofrecen la robustez e integración necesaria para mejorar y controlar las operaciones de la compañía.

De otra parte, contar con herramientas tecnológicas modernas e integradas facilita la mejora en la efectividad y en la eficiencia de los procesos corporativos, fortaleciendo la competitividad que requiere la compañía para enfrentar el mercado y para brindar satisfacción a los clientes.

Por ello se requiere disponer con la infraestructura tecnológica que permita la optimización de los procesos empresariales, el acceso oportuno y confiable a toda la información generada en ellos, garantizando su integridad y la posibilidad de compartirla y utilizarlas por todos los estamentos de la organización.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER

Implementar un sistema de gestión integral de los recursos empresariales asociados con los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control de la empresa, para incrementar la eficiencia de los procedimientos y la efectividad en el logro de resultados, mediante la automatización de procesos manuales, la integración de actividades, el mejoramiento de procesos, la disminución en la utilización de papelería y la utilización de documentos electrónicos para evitar fotocopias y traslado físico de documentos soporte, con lo cual se reducirán gastos. Todo lo anterior redundará en una mejor satisfacción de los colaboradores internos, de los clientes de la empresa y demás interesados.

Cumplir lo señalado en el Parágrafo del artículo 13 de la Ley 1369 de 2009 en cuanto a poner en marcha un sistema que permita contabilizar en forma separada los conceptos del SPU.

Permitir un adecuado y oportuno registro de la información, optimizando la utilización de recursos, con el fin de mejorar el tiempo total de ejecución de las actividades.

Mantener registros confiables, razonables y oportunos de la información y proporcionar herramientas de control a los procesos empresariales.

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Interactuar con el Sistema de información de Misión Critica y con otros sistemas de información a través de interfaces que generen y/o requieran información insumo para los procesos empresariales. Implementar una herramienta de tecnología que apoye la atención a los usuarios externos e internos.

Contar con un sistema moderno, de alta confiabilidad y robustez acorde con el nivel transaccional de la compañía. Contar con una base única de datos transaccional, que sea base para información gerencial, financiera y Tributaria.

Contar con información oportuna, confiable y razonable, para la toma de decisiones a nivel directivo, mediante herramientas de análisis de la información en línea.

El proponente debe considerar que Servicios Postales Nacionales S.A es una empresa Industrial y Comercial del Estado Colombiano, cuya operación principal se basa en la venta, recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales, con cubrimiento nacional e internacional. La empresa gestiona su operación mediante 221 puntos operativos y/o de venta y cubre 1.102 municipios colombianos. Actualmente la empresa maneja alrededor de 3 millones de envíos mensuales que pueden generar una o varias transacciones en los sistemas informáticos.

CONDICIONES MINIMAS DEL CONTRATO A CELEBRAR

Objeto: La adquisición de un sistema que permita la gestión integral de los recursos financieros, materiales y de información utilizados en los procesos empresariales y la prestación de los servicios de instalación, implantación, migración de los datos, capacitación, soporte y puesta en marcha del aplicativo, el cual debe haber sido implementado en entidades públicas en Colombia.

Alcance: El proyecto comprende la integración de todos los requerimientos técnicos, funcionales y de servicios necesarios para sistematizar y gestionar los subprocesos financieros (Contabilidad e Impuestos, Contabilidad analítica, Cuentas por pagar y Tesorería, Presupuesto Público, Facturación y Cuentas por cobrar), los subprocesos administrativos (Contratos con Proveedores, Compras y control de la cadena de abastecimiento, Almacenes e Inventarios, Activos Fijos), en un esquema centralizado que estará instalado en Bogotá, bajo un repositorio transaccional y único de datos, para

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implementar y poner en producción para Servicios Postales Nacionales S.A., a nivel nacional, un sistema integrado de gestión de los recursos empresariales, de un mismo fabricante, que permita tener el control, la planeación y el optimo manejo de la información de la empresa, evitando redundancia de datos y garantizando su calidad e integridad, optimizando los procesos actuales, con facilidad de acceso a la información de las operaciones, en línea. Los servicios deben incluir una mesa de ayuda de soporte a los usuarios, desde la salida a producción de cada módulo y mínimo durante cuatro (4) meses a partir de la salida en producción del aplicativo completo. El servicio de la mesa de ayuda estará sujeto al cumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio. Se debe ofrecer soporte 6x12 ya que se opera de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. (12 horas del día, de lunes a sábado).

Los proponentes podrán ofrecer funcionalidades adicionales para gestionar los Recursos Humanos de la empresa y la Información Gerencial.

El sistema deberá estar estructurado bajo un único repositorio de datos, capaz de procesar en tiempo real, al menos 500.000 transacciones mensuales, y debe estar dimensionado para manejar eficientemente al menos 150 usuarios nominados, con 100 usuarios concurrentes conectados al sistema, así:

Número de usuarios nominados del sistema: 150Número de usuarios concurrentes: 100 Número de usuarios que trabajan 6 días x 12 horas: 100 concurrentesNúmero de funcionarios para la nómina: 300

Plazo: Doce (12) meses discriminados de la siguiente forma:

Máximo Ocho (8) meses para la instalación, implantación, migración de la información, capacitación y puesta en marcha del sistema de información.

Cuatro (4) meses para estabilización, soporte, ajustes y/o mejoras de acuerdo con las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A.

Valor: De acuerdo con el estudio de mercado elaborado, esta contratación puede llegar a costar hasta Mil trescientos noventa y siete millones novecientos cincuenta y un mil quinientos cuarenta y siete pesos. ($1.397.951.547) incluido el IVA.

FORMA DE PAGO: Primer pago: El treinta por ciento (30%) del valor del contrato una vez finalizada y entregada a entera satisfacción de la empresa, la etapa de instalación del sistema de información, el motor de la base de datos y demás componentes necesarios, en los servidores dispuestos para tal fin.

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Segundo pago: El treinta por ciento (30%) del valor del contrato a la salida en vivo de la solución, mediante pagos contra la entrega a entera satisfacción de la empresa, de los módulos ofrecidos en producción, de acuerdo con el plan de trabajo propuesto por el oferente y aceptado previamente por Servicios Postales Nacionales S.A.

Tercer pago: El veinte por ciento (20%) del valor del contrato, se cancelará en mensualidades durante los últimos cuatro meses del plazo de ejecución del contrato, una vez recibidos a entera satisfacción los entregables contratados, de acuerdo con el plan de trabajo convenido.

Cuarto pago: El veinte por ciento (20%) restante del valor del contrato, se cancelará al finalizar el plazo de ejecución del contrato mediante la presentación de las actas de cierre y aceptación general del sistema a satisfacción, junto con los documentos de pruebas técnicas, funcionales, unitarias y transversales y su resultado satisfactorio avalado por los usuarios líderes de la empresa y la interventoría, el documento de evaluación de la calidad de los entregables, el cual debe incluir las lecciones aprendidas desde la instalación hasta la puesta en funcionamiento, descripción de las mejores prácticas implementadas, la estructura de la base de datos, la topología de las comunicaciones, el documento con la descripción detallada de los nuevos requerimientos y/o mejoras instaladas junto con los manuales técnicos y los manuales de funcionamiento del aplicativo, a nivel de usuario final y el modelo conceptual, el mapa de procesos, la descripción y flujograma de los procesos y la descripción detallada de las interfaces con otros sistemas.

Los pagos se harán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación y trámite de la factura comercial, debiendo anexarse para cada uno de los pagos, la certificación del supervisor del contrato, sobre el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, el acta de recibo a entera satisfacción de los entregables correspondientes, copia de la aprobación de la garantía única y del cumplimiento de las obligaciones de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Suministrar el sistema de información que cumpla con el objeto de la presente solicitud y los servicios de instalación, implantación, migración de datos, capacitación, soporte y puesta en marcha, así como todos los componentes necesarios para el correcto funcionamiento del sistema de información ofertado, como son:

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o Software: Entregar las licencias de uso del sistema de información adquirido, junto con los componentes adicionales que el sistema requiera para su funcionamiento.

o Instalación, configuración y puesta en marcha del sistema de información ofertado, del sistema operativo, del motor de base de datos en cada uno de los servidores requeridos. En los computadores de los usuarios finales, el componente requerido para interactuar con el sistema. De igual manera deberá instalar ambientes separados de desarrollo, prueba, producción y capacitación. En caso de requerirse componentes adicionales para el sistema deberán dejarse instalados y en funcionamiento.

o Gestión del cambio que incluya la capacitación y certificación de los líderes y usuarios funcionales en la administración y utilización del aplicativo, incluyendo material de comunicación, cursos presenciales, cursos electrónicos (e-learning), material de capacitación, manuales funcionales, técnicos, de usuario final, y evaluación de los usuarios funcionales.

2. Deberá definir las características técnicas de los equipos servidores requeridos y del ancho de banda y de los canales de comunicación requeridos para el buen funcionamiento de la solución, teniendo en cuenta el existente en la empresa y las cargas de trabajo, peso de las transacciones, número de usuarios y consumo de maquina teniendo en cuenta que deben ser dimensionados con máximas capacidades y redundancia, para que presten servicio permanente todos los días del año. La definición de estas características debe darse a más tardar un mes antes de salir a producción y debe considerar la totalidad de usuarios.

3. Deberá garantizar la instalación y buen funcionamiento de las actualizaciones y parches del sistema de información que liberen durante la ejecución del contrato. Se entiende por actualizaciones las dictadas por la legislación colombiana, de nuevas versiones del producto y los cambios solicitados por las entidades de Control. En cuanto al mantenimiento posterior de la solución, el proveedor deberá ofrecer un año de mantenimiento preventivo y correctivo permanente, dentro del valor ofertado, el cual se contará desde el momento en que finalice el contrato. De igual manera deberá especificarse el valor y forma del mantenimiento durante el segundo año y los años siguientes.

4. Deberá informar, con las pruebas técnicas que se necesiten, a más tardar al tercer mes de iniciado el contrato, las características del ancho de banda y demás características de las comunicaciones requeridas para la transmisión de información entre las regionales cuyas sedes principales son: Barranquilla,

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Bucaramanga, Medellín, Cali, Manizales e Ibagué, y la sede principal de Bogotá y el datacenter que disponga la empresa.

5. Es necesario que el contratista desarrolle y entregue a satisfacción de la empresa, durante el periodo de implementación de la solución, las interfaces para los sistemas con que cuenta Servicios Postales Nacionales S.A. tales como: SIPOST (Sistema de Información Postal que gestiona la operación postal), Nómina Aurora, IPS (International Postal System que gestiona el ingreso de los envíos internacionales), IFS (International Financial System, que gestiona el manejo de giros internacionales)

6. El contratista garantizará que el sistema está estructurado bajo un único repositorio de datos y debe estar dimensionado para manejar eficientemente al menos 150 usuarios a nivel nacional, con 100 usuarios concurrentes conectados al sistema. En necesario que el proponente informe a Servicios Postales Nacionales S.A. el número y características de las licencias que está ofreciendo, teniendo en cuenta el número de usuarios que van a utilizar la solución tecnológica.

7. El contratista entregará el plan de trabajo para la instalación, implementación, migración y cargue de datos desde los sistemas actuales, con base en una metodología reconocida para este tipo de proyectos y con base en los estándares y las mejores prácticas existentes para la gestión de recursos empresariales.

8. El contratista ofrecerá soporte funcional y técnico en la modalidad de 6 días (lunes a sábado) X 12 horas (7 am a 7 pm) durante por lo menos los cuatro (4) meses siguientes a la salida en producción del aplicativo.

9. El contratista ejecutará el plan de capacitación para los usuarios, de cada una de las funcionalidades de la aplicación. Deberá presentar el contenido del programa de cada curso y su intensidad horaria, en modalidad presencial, el cual no debe superar las 10 personas por sesión, con una intensidad horaria no inferior a ocho horas y desarrollado sobre un ambiente de capacitación del sistema instalado. El proponente deberá evaluar los conocimientos de los usuarios para certificar que son hábiles en el manejo de las funcionalidades del sistema. La capacitación se considerará recibida a satisfacción por Servicios Postales Nacionales S.A. si los usuarios califican su calidad con mínimo 4.5 en la escala de 1 a 5. De común acuerdo se pueden aceptar metodologías de e-learning para realizar capacitaciones. Servicios Postales Nacionales S.A., colocará los equipos, salones y comunicaciones requeridas.

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10. El contratista entregará a Servicios Postales Nacionales S.A. toda la documentación del proyecto y de los entregables, incluido el diseño de la base de datos, las tablas que la conforman y sus interacciones, las personalizaciones y/o parametrizaciones desarrolladas y/o diseñadas de manera específica para Servicios Postales Nacionales S.A en el marco del contrato.

11. Realizar integralmente la administración y operación de las actividades que se contraten y velar por la calidad de los entregables contratados.

12. Cumplir a cabalidad con las condiciones técnicas, funcionales, económicas, comerciales y de duración del contrato, que presente en la oferta.

13. Aplicar la metodología presentada en la propuesta.

14. Conformar un equipo de trabajo profesional con personal calificado y experimentado en la implantación y soporte de la aplicación ofertada.

15. Firmar un acuerdo de confidencialidad de toda la información que llegue a conocer por efectos del desarrollo del proyecto.

16. Contar con la aprobación del equipo de trabajo de Servicios Postales Nacionales S.A, de cada fase del proyecto y sus entregables.

17. Proponer, para aprobación de Servicios Postales Nacionales S.A. el alcance detallado del proyecto, el Plan general del proyecto en las etapas de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre, el cronograma general de ese plan, la conformación de los comités directivo, ejecutivo, funcionales, de capacitación y demás requeridos.

18. Entregar el plan y la metodología a utilizar para la migración de datos y el desarrollo de las interfaces requeridas.

19. Presentar el plan de pruebas técnicas, de estrés y funcionales, unitarias y transversales en los ciclos de negocio, mediante las cuales se verificará el funcionamiento a satisfacción del aplicativo, la calidad de los entregables, el desempeño de la plataforma y de las comunicaciones.

20. Permitir la interventoría de todas las actividades del proyecto.

21. Las demás que se establezcan en el contrato.

FUNCIONALIDAD TECNICA MINIMA REQUERIDA

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A continuación se detallan algunas de las funcionalidades que como mínimo se estima debe tener el sistema, sin embargo, ello no implica que estos sean los únicos; ello dependerá de la solución final que se presente.

1 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS CON PROVEEDORES

1 1

Creación y actualización del registro de proveedores de SPN, incluyendo estado, nombre y/o razón social, identificación, dirección(es), nombres, cargos, teléfonos fijos y/o móviles de contacto, sitios web y e-mails de contactos, productos y/o servicios ofrecidos, tiempos de entrega, cuentas registradas para pagos electrónicos

1 2 Registro y constancia de aprobación de las Pólizas de garantía que amparan los contratos

1 3Generación automática de los contratos aprobados con los Proveedores inscritos en el registro de proveedores de SPN, con control de un número único consecutivo anual.

1 4

Proveer la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y del Certificado de Registro Presupuestal (CRP) para cada contrato, con base en la información registrada en la funcionalidad de Presupuesto

1 5 Permitir la actualización de la información complementaria de los Contratos, tal como: Supervisor del contrato y otras que se definan

1 6 Generación y control de las prórrogas de contratos que se negocien.

1 7Consulta del estado de los contratos: Vigentes, perfeccionados, sin perfeccionar, en ejecución, terminados, liquidados, prorrogados. Debe tener la posibilidad de incluir otros estados que se definan.

1 8Generar, transmitir electrónicamente y/o imprimir las actas de terminación y liquidación de los Contratos, con base en información de los supervisores de los contratos.

1 9Generar alertas periódicas parametrizables y producir automáticamente el formato de supervisión de cada contrato. Este formato debe poderse imprimir y/o transmitirse electrónicamente

1 10Generar alertas parametrizables en relación con cercanía de la fecha de vencimiento de los contratos. Las alertas deben llegar electrónicamente uno o varios destinatarios.

1 11 Consulta del estado, las supervisiones, el cumplimiento y los pagos efectuados por cada Contrato

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1 12Las funcionalidades de contratos deben trabajar con base en niveles de autorización establecidos en SPN de acuerdo con el tipo de contrato y sus montos.

1 13 Gestionar contratos marco globales en los que se negocien condiciones generales con entregas periódicas parciales.

1 14 Gestionar contratos por importaciones, incluyendo el manejo de: Agencia de aduanas, incoterms, impuestos, multimonedas

1 15 Registrar y controlar sanciones y multas aplicadas, valor de clausula penal.

2 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LAS COMPRAS Y LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

2 1

Maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, de acuerdo con las necesidades de SPN, los cuales deben incluir toda la información necesaria para su identificación y diferenciación, incluyendo características, medidas, código de barras.

2 2Los maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, deben poderse administrar para crearlos y modificarlos con base en niveles de autorización y perfiles de usuario.

2 3

Planificación automática de la demanda de bienes y/o servicios requeridos para la operación de la empresa, con base en modelos de pronósticos parametrizables que reflejen las mejores prácticas, tales como: aprovisionamiento programado, aprovisionamiento no programado: punto de reorder, lote económico de compra. Los modelos deben considerar aspectos tales como: tiempos de entrega, tamaño óptimo de pedidos, just in time, costos de almacenamiento, stocks mínimos, información histórica y sus ciclos y varianzas, entre otros.

2 4 Alerta sobre necesidad de generar órdenes de compra, con base en la funcionalidad de planificación de la demanda

2 5 Permitir la elaboración, seguimiento y control del plan anual de compras.

2 6

Registro y generación de los requerimientos de compras de bienes y/o servicios por parte de usuarios autorizados, con validación de las autorizaciones requeridas y de la disponibilidad presupuestal, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.

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Flujo y control electrónico del proceso de aprobaciones, con base en los niveles de autorización establecidos de acuerdo con el tipo y monto de las compras, permitiendo la consulta del estado de cada compra desde su inicio hasta el pago y de los documentos asociados.

2 8

Generación automática de Invitaciones a cotizar a los proveedores registrados en el registro de proveedores, con posibilidad de imprimir y/o enviar electrónicamente, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.

2 9 Registro y actualización de la información ingresada de las propuestas recibidas en SPN.

2 10 Comparación de las ofertas recibidas: características, precio unitario, cantidades, precio total, calificación.

2 11

Calificación de las ofertas de los proveedores con base en evaluaciones de calidad (reportes y devoluciones), tiempos de entrega (pedido vs recibo), cumplimiento de términos y de condiciones especiales, forma de pago, precios unitarios, etc.

2 12

Generación automática de órdenes de compra individuales ó con cargo a los Contratos marco suscritos con los Proveedores, con base en niveles de autorización, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.

2 13Generación automática de Actas de recibo a satisfacción de servicios comprados, por parte de los ordenadores del gasto, los Supervisores de los Contratos ó sus delegados.

2 14Control de los recibidos a satisfacción de bienes y/o servicios, con aprobación como requisito indispensable para autorizar el pago de facturas.

2 15Control de que los bienes y/o servicios a recibir correspondan a las cantidades, características compradas y a los centros de entrega acordados

2 16Generación automática de autorizaciones de pago (APs), previa aprobación por parte del supervisor del contrato y/o el encargado del cumplimiento de las obligaciones del proveedor.

2 17

Se debe poder consultar el estado en el que se encuentra un requerimiento de compra, con base en el usuario solicitante, el área solicitante, periodo de fechas, número de solicitud, número de contrato, número de orden de compra, código de material o de servicio, almacén y/o área receptora, proveedor, centro de costos y/o cualquier otro dato relacionado con la compra.

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Las compras se deben poder agrupar y/o desagrupar hasta el documento origen, con base en diferentes criterios tales como: fechas, tipos y códigos de materiales y/o servicios, centros de costos, almacenes, proveedores, usuarios y/o áreas solicitantes, cuentas presupuestales, cuentas contables.

2 19

Generación de alertas parametrizables relacionadas con solicitudes de compra aprobadas no tramitadas, órdenes de compra y contratos no recibidos, contratos marco con entregas parciales pendientes, compras recibidas a satisfacción pendientes de pago.

2 20 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de la cadena de abastecimiento.

2 21 Realizar la consulta de listas restrictivas (lista clinton, etc) como condición para registrar proveedores y/o para invitarlos a cotizar.

3 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS DE PRODUCTOS

3 1

Los datos maestros de los inventarios deben incluir su descripción detallada y deben poderse clasificar por grupos (familias, destino de uso, tipo, etc), por los cuales deberán poderse asociar a centros de costo, cuentas contable, productos y/o servicios.

3 2

Considerar que inventarios de distintos tipos tienen manejo, control, registros y controles diferentes. Tales tipos son: Insumos (papelería, consumibles, etc), Especies (estampillas y filatelia), material postal (postales, souvenires, sobres, bolsas, etc), sacas vacías, cargue en máquinas franqueadoras.

3 3

Registro de entradas, salidas o traslados de bienes materiales (Insumos, Especies, Artículos y equipos), con base en información previa de compras y/o existencias y data maestra de proveedores, materiales, mercancías y equipos.

3 4 Manejo de múltiples almacenes asociados a regiones y subregiones geográficas, centros de costo, oficinas y/o centros operativos de SPN

3 5 Valorización del inventario de materiales, equipos y mercancías, por el método establecido por SPN

3 6 Gestión del precio de venta de las mercancías vendibles, incluyendo la funcionalidad para su facturación al comprador

3 7 Control de traslados y devoluciones entre Almacenes, incluyendo cantidades, valores, fechas y demás datos requeridos.

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3 8 Control del cargue de valores monetarios de imposición de las maquinas franqueadoras.

3 9 Control de reconocimientos ó ajustes a los valores cargados en las máquinas franqueadoras.

3 10 Gestión del inventario de bienes devolutivos y consumibles.

3 11Gestión de Devoluciones de materiales y/o mercancías a proveedores, haciendo los registros contables y haciendo el registro en la evaluación de proveedores.

3 12Control en línea de los saldos de existencias locales, regionales y/o nacionales en todos los tipos de inventario: inventario inicial+ingresos-salidas=inventario actual.

3 13Información histórica de los consumos por códigos ó por cualquier grupo de clasificación y/o por áreas de la empresa y/o por centros de costo

3 14 Integración de tecnología de códigos de barras

3 15 Control de cantidades totales recibidas según orden de compra ó contrato

3 16 Control de recibo parcial de cantidades según orden de compra ó contrato

3 17Anulación de documentos de entradas y salidas, previos controles de autorización y anulando todas las transacciones asociadas a esa anulación

3 18 Asociación opcional de artículos a almacenes específicos.

3 19 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de los almacenes y su valoración

3 20 Cálculo parametrizable de provisiones por obsolescencia, con base en fechas de compra, rotación de inventarios y demás datos requeridos

3 21

Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber en el almacén. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.

3 22 Permitir reclasificaciones y recosteos de productos.

3 23Permitir la conformación de paquetes (grupos de productos) para manejarlos como un solo ítem. Permitir también el desarmado de paquetes.

3 24Registro de los ajustes derivados de faltantes y/o sobrantes determinados en los inventarios físicos, en cantidad y valores y con base en niveles de autorización

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Generación para consulta y/o impresión de informes por almacenes, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de materiales y mercancías, tales como: datos maestros de proveedores, almacenes, mercancías, equipos; cantidades disponibles en almacenes; movimientos de almacén a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; valores de compra, costos promedio y valores de última compra; items de alta y baja rotación; valores cargados y disponibles en franqueadoras; items agotados sin existencia; comparación del inventario físico con el inventario teórico; comparación de ofertas; calificación de proveedores; rotación de materiales y de mercancías; consumos por centros de costo; movimientos detallados por proveedor.

4 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE ACTIVOS FIJOS

4 1

Registro de información de cada uno de los activos fijos, incluyendo descripción, características técnicas, localización, fecha de compra y/o activación, tipo, vida útil, forma de depreciación, valor de la depreciación, costo histórico, valor actual, valorización, valor fiscal, identificación numérica o codificada, responsable, mantenimientos realizados, adiciones y/o mejoras.

4 2Debe incluir todos los tipos de activos fijos muebles e inmuebles: equipos, maquinaria, edificios, terrenos, good will, vehículos propios y en leasing

4 3Permitir la clasificación por grupos contables, tipos de depreciación, centros de costo, ubicación, funcionario responsable, regional y/o área de uso, y otras clasificaciones y/o subgrupos requeridos

4 4 Debe gestionar los activos completamente depreciados4 5 Manejar altas, traslados y bajas de activos

4 6 Registrar las pólizas de seguros que amparan los activos: Valor asegurado y vigencia de las pólizas y de las garantías

4 7El cálculo de las depreciaciones debe permitir métodos lineales, acelerados o desacelerados, ya sea para registros contables o para simulaciones

4 8Todos los movimientos de altas, bajas, valorizaciones, deben contabilizarse en las cuentas correspondientes al momento de su realización. La depreciación debe poderse calcular diariamente.

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4 9Los movimientos de activos deben originarse automáticamente y en línea, en el cargue de datos iniciales, las compras realizadas, las salidas de almacén y las bajas autorizadas

4 10 Permitir el cargue de información adicional tal como: avalúo comercial, valorización y/o desvalorización, seguros

4 11Permitir el registro de novedades relacionadas con mantenimientos, adecuaciones, mejoras, etc y registrar la modificación del costo que produzcan estas novedades.

4 12Producir automáticamente las actas de asignación de activos de acuerdo con las localizaciones y responsables definidos y los documentos de paz y salvo a su entrega.

4 13

Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.

4 14

Generación para consulta y/o impresión de informes por localizaciones, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de activos tales como: datos maestros de proveedores, cantidades disponibles en almacenes o activadas; movimientos de activos a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; costo histórico, depreciación y valores de última compra; items de alta y baja rotación; comparación del inventario físico con el inventario teórico; activos por localización y/o por centros de costo; movimiento histórico de localización y valores; movimientos de altas y bajas; valorizaciones y/o desvalorizaciones.

5 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD Y DE LOS IMPUESTOS

5 1

Manejo y homologación de las cuentas contables de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Consolidador de Hacienda e información Pública (CHIP), Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación y Plan Unico de Cuentas PUC Comercial (Superintendencia de Sociedades).

5 2Manejo de cuentas contables a nivel de cuentas, subcuentas, auxiliares y terceros, permitiendo desagregar a nivel del documento fuente que origina los registros

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Garantizar la jerarquía del plan contable no inferior a diez dígitos(10), seis niveles de clasificación y campos para los atributos de las cuentas (tipo de auxiliar, maneja centros de costos Si/No, Clasificación tributaria, tipo de cuenta: títulos y movimiento, estado de cuenta: activa e inactiva).

5 4

Permitir definir para cada cuenta, mediante parametrización los datos que esta requiere para movimiento a través de ella, con la posibilidad de determinar si el campo es o no obligatorio y que permita definir si la cuenta es de activo, pasivo, costo, gasto e ingreso

5 5

Permitir el reemplazo de cuentas, especificando la cuenta anterior y la nueva cuenta, este cambio debe realizar el cargue automático de los saldos de la cuenta anterior a la nueva cuenta, manteniendo los históricos.

5 6Generar cierre automático de cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centro de costos, centro de beneficios y terceros.

5 7

Permitir mediante parametrización la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita elaborar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y genera reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación, adicionalmente debe poseer proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables.

5 8 Generar en forma automática y controlar la secuencia de numeración de los comprobantes por tipo y periodo

5 9 Alertar sobre los comprobantes que faltan por contabilizar, generando un listado de dichos documentos en estado pendiente ó inconsistente

5 10

Conservar información histórica del movimiento de todas las cuentas, para efectos de consulta y comparativos en línea de los dos años fiscales anteriores, y proveer la funcionalidad de archivo y consulta de los años anteriores al actual y a los dos anteriores.

5 11 Permitir la creación y/o modificación de cuentas, con base en niveles de autorización, manteniendo el historial de las cuentas.

5 12 Validar de la consistencia de la información ingresada a un campo, según su naturaleza, sea numérica, alfabética y/o alfanumérica

5 13 Permitir el bloqueo temporal de algunas cuentas para cierres tributarios y contables

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VERSIÓN: 01

5 14 Permitir el bloqueo definitivo de determinadas cuentas contables a partir de una fecha específica, manteniendo la información histórica

5 15

Manejar integración automática y en línea entre las cuentas contables y las de Presupuesto y Tesorería, interrelacionándose con los Conceptos y Movimientos Presupuestales (Gastos Aprobados, Gastos por Ejecutar, Gastos Comprometidos) permitiendo verificaciones y conciliaciones al cierre de cada periodo mensual.

5 16 Manejar estados para cada tercero, tales como: activo, inactivo

5 17 Permitir el manejo de terceros, diferenciando entre públicos y privados, incluyendo el código de la contaduría.

5 18 Permitir el manejo simultáneo de varios periodos de operación ó varios periodos fiscales.

5 19

Producir los estados financieros comparativos: Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en la Situación Financiera, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujos de efectivo, Estados financieros consolidados, con base en los principios de contabilidad colombianos, las normas tributarias y demás normatividad aplicable, para periodos de tiempo parametrizables.

5 20

Garantizar la validación de la digitación de comprobantes contables y cuadre final de los mismos, con alertas del valor de descuadre entre débitos y créditos, si existiere y no permitiendo la contabilización de comprobantes descuadrados.

5 21 Garantizar la validación de la Ecuación Patrimonial en la generación de Estados Financieros

5 22Tener funcionalidades de auditoría que permitan hacer el seguimiento y/o revisiones de las operaciones contables y/o registros realizados por los usuarios.

5 23

Generar de forma automática los movimientos contables relacionados con la amortización periódica de las depreciaciones, amortizaciones y diferidos, relacionando los datos que requiera de acuerdo con la definición de las cuentas comprometidas en la amortización, registro de tiempo de amortización, posibilidad de definir si toma la amortización proporcional de acuerdo con la fecha del diferido ó si genera cuotas iguales todos los meses.

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VERSIÓN: 01

5 24

Realizar la causación automática de depreciaciones con base en los registros del módulo de activos fijos, de manera que en activos fijos se realice cálculo individual de la depreciación por bien, de acuerdo al tipo de activo y su vida útil, generando el respectivo comprobante contable por centro de costos, permitiendo la parametrización de las cuentas por las cuales se realiza la depreciación.

5 25

Realizar las Conciliaciones Bancarias que reflejen el cruce entre los registros contables individuales de las cuentas contables de bancos y los registros de los extractos bancarios, lo cual implica que dichos extractos se puedan cargar de forma electrónica en el sistema.

5 26

Permitir la importación y/o exportación de datos desde y hacia hojas electrónicas Excel y/o archivos planos, cuando se requiera utilizar de acuerdo con las necesidades de la empresa y/o nuevos requerimientos normativos.

5 27Garantizar la recepción y registro automático en línea de la información desde los otros módulos del sistema que generan movimiento contable realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.

5 28

Permitir la entrega, recepción y registro automático de información de las interfaces que generen movimiento contable originado en otros sistemas de SPN, realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.

5 29

Permitir el registro de operaciones en multimonedas, realizando los registros contables correspondientes en pesos colombianos y calculando y registrando las diferencias en cambio resultantes de la conversión de los tipos de cambio, los cuales deben poderse actualizar diariamente.

5 30 Permitir el desglose de registros para conocer su composición, desde cuentas, subcuentas, auxiliares hasta los documentos de origen

5 31Manejar multimonedas y hacer los registros contables en pesos colombianos con base en tablas actualizables del tipo de cambio de esas monedas, incluyendo DEG (Derechos Especiales de Giro)

5 32 Manejar la contabilidad de varias empresas y su consolidación contable

5 33Realizar automáticamente los ajustes por inflación de los registros contables que corresponda, con base a la normatividad aplicable, de forma parametrizable

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VERSIÓN: 01

5 34

Permitir duplicar comprobantes, es decir, retomar los datos de un comprobante ya generado, determinando el número del comprobante contable a duplicar y asignando el número de consecutivo de comprobante en el mes correspondiente. Dicha duplicación debe generar el movimiento correspondiente. (Copia de movimientos contables)

5 35 Validar automáticamente el dígito de verificación en la creación de NIT’S.

5 36

Imposibilitar modificar desde contabilidad comprobantes generados por otros módulos. Los comprobantes contables de ajustes sí podrán ser modificados y se podrá eliminar registros en los mismos, antes que el mes esté cerrado.

5 37

Efectuar las validaciones correspondientes a los movimientos contables, restringiendo los movimientos de acuerdo con los centros de costos, tipo de cuenta, y otros parámetros especificados en la definición de la cuenta, con relación al tipo de movimiento que se está realizando. Los ítems a validar son cuentas vs centro de costos, cuentas vs auxiliares que requiere, comprobantes vs cuentas que mueve.

5 38

Efectuar la actualización automática de saldos, para cada movimiento debe afectar los saldos de las respectivas cuentas por donde se realizó el movimiento; este requerimiento aplica también para los movimientos realizados en almacén, activos fijos y tesorería que afecten la contabilidad en línea

5 39

Permitir la anulación de los comprobantes contables, según perfil del usuario que ingresa al sistema. Debe guardar el registro y cambiar el estado del documento a anulado siempre y cuando el mes no esté cerrado.

5 40

Permitir la modificación de los comprobantes contables manuales antes de contabilizarlos. Los datos a modificar son terceros, centros de costos y valor, además que permita insertar y borrar registros al comprobante, siempre y cuando el usuario tenga los permisos correspondientes de acuerdo con el perfil definido.

5 41Efectuar la numeración automática de páginas de libros oficiales, con base en el formato que se defina, continuando la numeración a partir del número de la última página del libro anterior.

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VERSIÓN: 01

5 42

Realizar la interface con el sistema de nómina (Aurora), con base en las cuentas contables que afecta para el pago de nómina y pagos de terceros de gestión humana. Dicha interface debe ser implementada a través de lectura de tabla temporal generada por el sistema de gestión humana (Aurora) y a través de lectura de archivo plano, cuyo esquema y formato se definirán en la implementación. La interface debe garantizar la afectación automática en contabilidad de los valores causados por conceptos de pago de nómina y otros generados por el sistema de nómina y gestión humana.

5 43Permitir la generación automática de la provisión contable de las cuentas por cobrar desde el modulo de Cartera, definiendo mediante parametrización las cuentas contables a utilizar.

5 44

Permitir mediante parametrización la definición para la conversión de las cuentas de presupuesto a contabilidad, especificando el rubro, recurso, centro de costos de presupuesto, tipo de documento y tipo de movimiento. (Ej.: facturación, recaudo, reservas, causaciones y pagos), cuenta auxiliar, centro de costos contable, tipo de comprobante contable, auxiliar y la naturaleza de la cuenta, que en contabilidad se cargarán cuando se cargue el presupuesto (cuentas cero).

5 45

Permitir la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita realizar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y se generan reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación. Adicionalmente debe realizar el proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables que afectan un periodo.

5 46Generar el cierre automático de las cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centros de costos, centros de beneficios y terceros.

5 47

Permitir la parametrización y liquidación de todos los diferentes impuestos y retenciones de ley, nacionales, departamentales y municipales, según las normas definidas por las diferentes administraciones tributarias y producir los certificados y las declaraciones correspondientes en papel y/o en medios magnéticos, junto con sus soportes.

5 48 Permitir definir mediante parametrización la identificación de los conceptos de retención según las autoridades de impuestos

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VERSIÓN: 01

5 49

Permitir crear los tipos o conceptos de retención y descuentos, entre los que se encuentran retención en la fuente, retención de industria y comercio, timbre, rete-IVA, o por cualquier nuevo impuesto o descuento que se requiera; especificando descripción de concepto, base, porcentaje, cuenta auxiliar a afectar, cuentas del pasivo y del gasto del plan contable a afectar (Permitir seleccionar otras cuentas en el momento de la generación de la orden de pago), auxiliar, identificación de la DIAN (seleccionado a partir de los conceptos de retención DIAN definidos en parametrización), permitir especificar si el concepto toma base o no para el cálculo, grupo del concepto (Selección de acuerdo a los grupos definidos).

5 50

Permitir definir grupos por tipo de impuesto para los conceptos de retención, (Ej. Retención en la fuente, IVA, retención IVA, retención ICA). Permitiendo agrupar los conceptos de retención de acuerdo al tipo de impuesto.

5 51 Permitir modificar las bases y porcentajes de liquidación de los conceptos de retención según disposiciones legales y normativas.

5 52

Permitir la creación de fórmulas de liquidación de impuestos, permitiendo la selección del tipo de clasificación tributaria (para la que aplicaría según el tercero), asociando los diferentes conceptos de retención definidos (Con base y porcentaje) para retención en la fuente, para retención de IVA, para cálculo del IVA, para retención por ICA.

5 53

Generar los siguientes informes, como mínimo: Estados financieros por centros de costos, auxiliares, cuentas, subcuentas, es decir a cualquier nivel, Libros auxiliares, Resumen de movimientos, Información por centros de costo, Inconsistencia en cruce o conciliación de cuentas, Estados financieros básicos (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balances de prueba (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balance general a nivel mayor, Balance detallado, Estado de resultados general, Estado de resultados detallado, Reportes de razones financieras, Plan contable, Consulta de movimientos y saldos, por NIT, cuenta, centro de costos, con parámetros de generación por rangos de fechas, cuentas y centros de costos.

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VERSIÓN: 01

5 54

Generar los Informes a entidades oficiales como: Informes CHIP y SIIF Nación, Informe medios magnéticos Nacionales, Municipales y Distritales, Informe a la Súper Sociedades, Informe a la Contraloría General de la República (Estados financieros),Informe al DANE (Ingresos), Informe al Departamento Nacional de Planeación.

5 55

Permitir registrar los movimientos y presentar informes en múltiples monedas, con opción posterior de generar las transacciones por diferencia de cambio y generar automáticamente el comprobante de ajuste en cambio de moneda.

5 56

Manejar las funcionalidades relacionadas con la implantación de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFs ó IFRS) principalmente en lo relacionado con: NIIF 1- Adopción por Primera Vez de las IFRS(administrando más de una norma almismo tiempo), NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, NIC 2 - Existencias, NIIF 8 / NIC14 - Información por segmentos; NIC 16 – Propiedad, planta y equipo, NIC 21 - Efecto de cambios en monedas extranjeras, NIC 27 – Estados financieros separados y consolidados, NIC 29 – Economías hiperinflacionarias, NIC 32 / 39 / NIIF 7 Instrumentos Financieros y demás que apliquen de acuerdo con la reglamentación aplicable.

5 57

Permitir el manejo contable asociado a los convenios internacionales de correo que maneja la empresa con los países de la Unión Postal Universal y/o con operadores privados. Este manejo involucra, ingresos, facturación, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, recaudos y pagos. Esta gestión involucra el manejo de Derechos especiales de giro DEG, como otra moneda de intercambio que genera diferencias en cambio de moneda.

6 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA TESORERIA

6 1

Permitir la parametrización, generación, impresión y contabilización de las diferentes clases de comprobantes de Egreso e Ingresos como son: recibos de caja, consignaciones, ingresos a bancos, notas débito y crédito y comprobantes de egreso con sus respectivos documentos de anulación.

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VERSIÓN: 01

6 2

Permitir el registro y la parametrización de las cuentas bancarias, entidades financieras, sucursales, cuentas contables asociadas, incluyendo la generación de archivos encriptados para transferencias electrónicas

6 3Generar y controlar la numeración automática y consecutiva de comprobantes de ingreso y egreso, notas débito y notas crédito, incluyendo su impresión.

6 4Permitir definir mediante parametrización los diferentes conceptos de ingresos y egresos, permitiendo especificar el código de la cuenta contable asociada y el concepto y la contrapartida correspondiente.

6 5

Interactuar en línea con los módulos de presupuesto, cuentas por pagar, facturación, cartera y contabilidad de manera integrada y realizando las afectaciones, que corresponda de acuerdo con las transacciones y movimientos propios de tesorería.

6 6Permitir el manejo independiente de cajas menores, desde la constitución, reembolso y legalización, afectando automáticamente contabilidad y presupuesto.

6 7 Permitir la programación de los diferentes pagos de acuerdo los plazos pactados al momento de su causación

6 8 Realizar proyecciones del flujo de fondos con base el proyecciones de ingresos y de egresos de tesorería

6 9

Generar el estado permanente del movimiento de bancos discriminado en recursos propios en caja y bancos, cuentas en moneda extranjera, inversiones, recursos de destinación especifica y recursos del Seguro Social de las cuentas principales, generando el informe correspondiente comparado con los saldos reflejados por los portales web de los bancos.

6 10 Permitir la comparación del flujo de caja proyectado con el real identificando las diferencias

6 11

Producir el movimiento y los saldos de todas las cuentas bancarias que se manejan cada una de las regionales y oficinas por los diferentes conceptos, generando informes del saldo bancario versus el saldo contable correspondiente.

6 12 Permitir el control y seguimiento de inversiones, liquidación y valorización respectiva actualizando el registro contable.

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VERSIÓN: 01

6 13

Permitir manejo de movimientos de tesorería en multimonedas y mantener registro de la tasa de cambio con la que se efectúa la negociación; realizar el cálculo automático de la conversión monetaria del movimiento para el asiento contable y la generación de movimientos y comprobantes de tesorería

6 14 Generar consultas y reportes de los saldos y movimientos en multimonedas

6 15 Contabilizar en línea los recaudos relacionados con los movimientos de la funcionalidad de facturación y cartera

6 16 Permitir el registro en línea de los ingresos provenientes de la venta de productos que no requieren previamente una causación.

6 17 Permitir el cargue de archivos planos y generación de ingresos y/o realizando la afectación contable y presupuestal.

6 18

Permitir el registro de comprobantes de ingreso generando automáticamente el número de comprobante y tomando la fecha del sistema, pero también permitir captura manual de la fecha; permitir el registro de otros ingresos por diferentes conceptos (cada concepto asociado a un comprobante), afectando automáticamente contabilidad, presupuesto y Flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Para cada concepto relacionar código del ítem del flujo de caja que afecta (Permitir selección de los códigos de los conceptos definidos en el flujo de caja), cuenta que se afecta por el ingreso (selección de las cuentas definidas en parametrización), posibilidad de especificar si se recibió en efectivo, cheque u otro tipo de transacción e identificación de la entidad de donde se recibe el cheque, referencia del tercero o de quien se recibe el ingreso y descripción amplia del ingreso. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema; incluir manejo de centro de costos.

6 19Permitir el registro y descargue de cartera de acuerdo al archivo plano generado por los sistemas financieros interfasados, realizando los registros contables respectivos automáticamente.

6 20

Permitir el registro de ingresos a partir de la captura del archivo de movimiento de los bancos, permitiendo seleccionar movimientos y elaborando el respectivo comprobante de ingreso, con su concepto de ingreso, cargando el valor del registro de acuerdo a los movimientos seleccionados y permitir la creación de un único

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VERSIÓN: 01

comprobante para varios movimientos seleccionados del archivo y que corresponden a un mismo concepto. Debe afectar automáticamente contabilidad, presupuesto y flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto, y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación e impresión del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema.

6 21Permitir capturar comprobantes de ingreso, de varios registros de un mismo tipo de movimiento, afectando a contabilidad y en libro de bancos para efectos de conciliación y consultas.

6 22Realizar la actualización automática y en línea de los saldos de cajas y bancos, de acuerdo con los datos registrados en el comprobante de ingreso.

6 23 Generar automáticamente y controlar los consecutivos de los comprobantes de ingreso.

6 24 Permitir definir mediante parametrización la periodicidad para la numeración de las notas (Ej. Mensual, anual, sin reinicio).

6 25 Permitir la elaboración de comprobantes de traslados de fondos bancarios entre cuentas de nivel central y regionales.

6 26

Generar los archivos para pagos por transferencia electrónica a partir de los datos de los comprobantes de egresos generados. La generación de archivos debe hacerse de acuerdo con los formatos, y demás procedimientos especificados por los bancos. Debe haber una pantalla de consulta y un reporte de pagos relacionados en los archivos por entidad.

6 27

Opción de generación de los archivos de transferencia, por entidad o para todas las entidades. Generando registro de la hora y fecha de generación, y arrojando los reportes de los movimientos (Tipo de movimiento, valor) relacionados en la transferencia por entidad. Este proceso debe crear el archivo de transferencia por cada entidad, de acuerdo a los conceptos de la entidad definidos en parametrización, y siguiendo los lineamientos de procesos y formato de archivos exigidos por las entidades.

6 28 Permitir realizar el cargue de fechas de cobro mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.

6 29 Permitir la autorización de pagos realizando la programación de entidad financiera y cuenta bancaria a afectar.

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VERSIÓN: 01

6 30

Permitir realizar pagos parciales para las órdenes de pago autorizadas, relacionando la fecha de pago y el valor del pago (de acuerdo con los valores establecidos en la autorización del pago). Calcular por cada pago parcial el porcentaje pagado y el saldo pendiente por pagar. Generando los respectivos comprobantes de egreso por cada uno de los pagos parciales.

6 31

Permitir realizar pagos masivos por concepto de movimiento (que genere comprobante de egreso para el movimiento seleccionado EJ.: pagos aportes de salud) y por tercero (que agrupe varias órdenes de pago en un solo comprobante), especificando el banco, sucursal y No. de cuenta por donde se efectúa el pago, permitiendo selección de las órdenes de pago autorizadas (recuperación de los datos del beneficiario, fecha y valor de la orden de pago), las cuentas a acreditar por cada orden de pago.

6 32Permitir el cargue de los datos financieros de los proveedores, como son el banco, tipo de cuenta y número de cuenta bancaria a realizar la transferencia de recursos.

6 33Permitir cambiar y adicionar descuentos determinando por cada una o todas las facturas relacionadas en la orden de pago, el descuento a efectuar.

6 34

Controlar la numeración de los cheques en los pagos por cheque y/o formas continuas, arrojando de acuerdo con el banco, sucursal y cuenta con que se efectúa el pago, el correspondiente consecutivo disponible en la chequera.

6 35

Permitir definir chequeras, especificando por el banco, sucursal y número de cuenta, el respectivo consecutivo de chequera, No. de cheque inicial y No. de cheque final, conservando la fecha de creación, y manteniendo registro del último cheque utilizado. Control de la numeración de los cheques en los pagos por cheque, relacionando el número siguiente disponible en la chequera. Registrar el estado final de los cheques permitiendo diferenciar los anulados, girados y disponibles.

6 36Permitir elaborar notas débito y crédito para realizar ajustes a cuentas bancarias, y movimientos entre cuentas, con la respectiva afectación de las cuentas de contabilidad

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VERSIÓN: 01

6 37

Permitir efectuar la anulación de cheques seleccionando el concepto de anulación, con la respectiva anulación del comprobante de egreso generado, y la reversión del registro contable, del movimiento presupuestal y del estado de la orden pago. Conservar histórico de los cheques anulados, y del usuario y fecha de anulación.

6 38Liquidar automáticamente los descuentos autorizados, a partir de las opciones de descuento registradas para la factura según la fecha de pago, al momento de la generación del comprobante de egreso

6 39

Registrar los cheques entregados a los terceros, registrando la fecha de entrega, nombre y cédula de persona que recibe y nombre de usuario que entrega (tomado del login del sistema) y permitiendo selección a partir de los cheques girados pendientes por entregar por entidad bancaria, de acuerdo con los comprobantes de egresos generados a la fecha

6 40

Permitir manejar saldos de cuentas bancarias en pesos y en otras monedas, de acuerdo a lo definido en la creación de la cuenta, los movimientos efectuados para esta cuenta deben afectar el saldo en la segunda moneda.

6 41

Generar un seguimiento diario de movimiento de bancos discriminado en recursos propios, cuentas en moneda extranjera e inversiones; recursos de destinación específica y recursos del seguro social de las cuentas principales, generando el informe diario correspondiente comparado con los saldos reflejados diariamente por los portales de bancos.

6 42Permitir la parametrización de las chequeras y realizar la generación de los documentos de acuerdo a formato preestablecido en formas continuas o a reporte de egreso previamente autorizado.

6 43 Permitir definir mediante parametrización los tipos de entidades bancarias asociando el código respectivo para cada tipo de entidad.

6 44 Permitir definir mediante parametrización los tipos de cuentas bancarias que se manejan.

6 45

Permitir la creación de entidades financieras relacionando Código, Nombre entidad, tipo de entidad, auxiliar contable, clase de cuenta, permitir definir varias sucursales relacionando nombre de la sucursal, Dirección, Teléfono, código de la ciudad.

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VERSIÓN: 01

6 46

Permitir la creación de cuentas bancarias, definiendo el auxiliar respectivo para la cuenta, Clase de cuenta, cuenta auxiliar que afecta la cuenta bancaria, recurso presupuestal que afecta, tipo de entidad bancaria (de acuerdo a los tipos definidos en parametrización), registrar la fecha de apertura y la fecha de inactivación de la cuenta. Permitir manejar cuentas bancarias en otras monedas.

6 47

Permitir inactivación de las cuentas registrando la fecha de inactivación, debe tener control de los saldos de las cuentas a inactivar restringiendo la inactivación para perfiles determinados de usuario, y con mensajes de advertencia para cuentas que tengan saldos mayores que cero.

6 48 Permitir manejar las inversiones liquidándolas y valorizándolas a un corte contable determinado realizando los registros correspondientes.

6 49 Permitir el manejo de las transacciones en títulos valores y registrar automáticamente estas transacciones en la contabilidad

6 50Registrar el valor nominal, la tasa efectiva, precio de mercado, tipo de inversión, fechas de compra y de vencimiento, rendimientos y forma de pago, comisión, y la Tasa efectiva del título.

6 51Permitir la valoración de la inversión de acuerdo al procedimiento técnico para el cálculo de los rendimientos a una fecha determinada, realizando los registros contables correspondientes.

6 52

Registrar los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento (De acuerdo con los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (débito o crédito) y el valor correspondiente por movimiento. También se debe registrar la fecha de cargue del archivo.

6 53

Permitir definir mediante parametrización por entidad bancaria, los correspondientes códigos de los documentos de movimiento bancario y relacionarlos con los documentos de ingreso y egreso registrados en el sistema

6 54

Permitir realizar captura manual del extracto bancario y del archivo de movimiento, discriminando por documento (De acuerdo a los documentos definidos por cada entidad en la parametrización) el tipo de movimiento (Débito y crédito) y el valor correspondiente por movimiento. Registrando la fecha de captura.

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VERSIÓN: 01

6 55

Producir la conciliación automática de los registros del banco con los movimientos registrados en el sistema producto de la operación durante el periodo (comprobantes de ingreso, egreso, notas debito, notas crédito). Permitir seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. Permitir determinar la fecha hasta la cual se realizará conciliación. Dicho proceso debe permitirse realizar con los archivos de movimiento diario de los bancos o los archivos de extracto bancario, generando el control del día hasta el cual se ha conciliado en el período por cuenta bancaria.

6 56

Permitir a partir de la pantalla de conciliación registrar movimientos bancarios que no hayan sido relacionados en el archivo de movimiento, con la captura adicional del número, fecha y valor del documento soporte.

6 57Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período anterior.

6 58Para el proceso de conciliación debe permitir registrar los saldos inicial y final del banco, los cuales serán comparados con los saldos del sistema a la fecha de conciliación.

6 59Permitir realizar conciliación manual mediante selección de uno o varios movimientos del archivo de movimiento del banco, con un movimiento respectivo del sistema financiero.

6 60

Mantener histórico según el archivo de movimiento de los bancos o archivo de extracto bancario y de los tipos de documento de los bancos; de los cheques que han sido cobrados por cada cuenta bancaria.

6 61Permitir la generación de flujo de caja proyectado vs. el real actualizado de acuerdo a la apropiación presupuestal y disponibilidad real de recursos en bancos.

6 62

Permitir la incorporación de las fechas de cobro en las diferentes transacciones de pago, que permitirá realizar el cruce de flujo de caja semanal vs. el movimiento de egresos de las entidades bancarias (preconciliación)

6 63Producir el flujo de caja semanal, identificando los valores pendientes por cobrar y cobrados de la semana anterior de acuerdo a la cuenta bancaria y entidad financiera.

6 64Permitir realizar el cargue de fechas de pago mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.

6 65Permitir definir en el flujo de caja los códigos que se utilizaran en las transacciones de tesorería.

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VERSIÓN: 01

6 66

Permitir la parametrización de la afectación del flujo de caja a partir de los conceptos de ingresos y egresos de los movimientos de tesorería, especificando por conceptos de tesorería la fuente o uso a la cual deben afectar.

6 67

Permitir la radicación de facturas con sus documentos soportes para realizar el proceso de liquidación y elaboración de autorización de pago y permitir el seguimiento de la radicación de las facturas, por devolución, anulación; así como la trazabilidad en el pago de las mismas, en el momento de la radicación de la factura que el sistema de acuerdo al tercero (proveedor) permita seleccionar los registros presupuestales y afecte el saldo correspondiente

6 68

Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimientos para el módulo de cuentas por pagar especificando si el movimiento es anticipo o amortiza el pasivo, si afecta o no el presupuesto y por lo tanto requiere la definición de un rubro presupuestal determinado al momento de la generación de la orden de pago, permitir especificar si el movimiento requiere realizar pago en el módulo de tesorería, todos los movimientos requieren la generación de un pago en tesorería a excepción de las anulaciones, permitir definir si requiere registro del documento (tipo y número) origen de pago (Orden de servicio, Orden de pago, de acuerdo a los tipos de documentos definidos mediante parametrización), permitir especificar si el pago puede ser o no emitido a un beneficiario o tercero diferente a quien se genera la orden de pago, permitir definir si requiere número de factura asociado a la orden de pago para este tipo de movimiento.

6 69

Generación de órdenes de pago permitiendo seleccionar el tipo de movimiento de acuerdo a los movimientos definidos en la parametrización, relacionando la fecha del movimiento, el tipo de comprobante contable, generación automática del comprobante contable con el número respectivo de acuerdo al consecutivo correspondiente a dicho comprobante, para el tipo de movimiento que requiera número de factura debe permitir capturar las facturas pendientes para generar orden de pago de acuerdo a las facturas ingresadas en el módulo de almacén con el cálculo total del valor de la orden de pago (suma total de facturas relacionadas).

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VERSIÓN: 01

6 70

En la generación de la orden de pago debe realizar el cálculo automático de la retención de impuestos, de acuerdo a la fórmula de liquidación seleccionada parametrizada, el concepto de pago y a la clasificación del proveedor, realizando el cálculo automático de los descuentos. Permitir especificar el auxiliar contable, el concepto, base y porcentaje de liquidación de IVA y retenciones (a partir de los conceptos definidos) dependiendo la clasificación del tercero (si se le descuenta IVA), centro de costo y área. Permitir especificar otras deducciones relacionando la cuenta auxiliar y el valor o porcentaje a descontar

6 71

En la generación de la orden de pago el sistema debe permitir en el documento impreso y el que se visualiza por pantalla de la autorización de pago, los datos del proveedor, los datos de la factura, la liquidación de descuentos, la imputación contable y la presupuestal discriminando rubros y valor.

6 72Todas las órdenes de pago generadas en este sistema deben quedar pendientes por autorización de pago en el módulo de tesorería.

6 73

Permitir definir mediante parametrización los tipos de Orden a manejar para la generación de pagos, deben manejar consecutivo automático para cada pago efectuado sobre el mismo documento origen del pago (orden de servicio u orden de compra).

6 74

Para la generación de orden de pago cuya orden de servicio u orden de compra ha tenido anticipo, debe realizarse el cálculo automático de la amortización del anticipo pagado, con el respectivo movimiento de las cuentas de contabilidad relacionadas para el anticipo, controlando el saldo.

6 75

En la generación de la orden de pago por los tipos de movimiento que requieren el número de documento origen (Orden de compra, Orden de servicio), debe mostrar una pantalla emergente que permita búsqueda por tipo de documento de los que están pendientes por generación de orden de pago, permitiendo la selección de uno de ellos y cargando automáticamente la fecha de emisión del documento, centro de costos, objeto del documento, valor del documento, saldo por pagar del documento.

6 76

Debe permitir crear movimiento de anulación, para el movimiento de las cuentas afectadas en la orden de pago que debe ser reversada. Tanto para las cuentas afectadas por la orden de pago, como las cuentas afectadas por los impuestos y deducciones. Además debe conservar el registro del estado de la orden de pago.

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VERSIÓN: 01

6 77

Permitir consultar el recorrido de los documentos origen (Orden de compra, orden de servicio), que permita conocer el estado del documento (se ha generado orden de pago, se ha realizado pago en tesorería,).

6 78

Permitir definir los campos necesarios que permitan ingresar datos de los documentos anexos a la orden de pago entregados por el tercero (factura, acta de recibo, pólizas, ingreso a almacén, certificaciones, descuentos financieros y otros definidos por parametrización). Permitir definir (crear nuevos) y asociar los documentos anexos requeridos para las órdenes de pago dependiendo el objeto de pago

6 79

Debe validar que las cuentas, los auxiliares y los centros de costos estén parametrizados en el comprobante de acuerdo a los atributos asignados en el Plan de Cuentas y de acuerdo a esta revisión restringir la elaboración de la orden de pago hasta que se corrija la información errónea.

6 80Que el Beneficiario de la orden de pago salga por defecto como auxiliar de las cuentas débito y crédito, permitiendo modificar el auxiliar si se da el caso.

6 81El campo de fechas de vencimiento en la orden de pago debe ser obligatorio.

6 82

La aplicación debe permitir ingresar las Órdenes de Pago que no afectan presupuesto; de acuerdo a lo definido en la parametrización del concepto. El valor de estas Órdenes de Pago debe afectar los informes de Impuestos y Retenciones. Ej.: Pago de impuestos, transferencias, pago mesada seguro social, giros internacionales entre otros.

6 83

Consulta del detalle del comprobante contable generado para una orden de pago y periodo o vigencia determinados por el usuario, relacionando Número del comprobante, fecha de generación, tipo de comprobante, usuario que elaboró, estado del comprobante, discriminación de los renglones que componen el comprobante relacionando naturaleza del movimiento (débito o crédito), cuenta contable, NIT del tercero o proveedor, descripción del objeto del comprobante, centro de costos, totales débito y totales crédito. Permitir consulta a partir de pantalla de consulta de orden de pago.

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VERSIÓN: 01

6 84

Consulta del detalle de los movimientos presupuestales generados para el documento origen del pago que tiene relación con una orden de pago y periodo o vigencia determinada por el usuario, relacionando como mínimo: fecha y tipo de documento origen (Orden de compra, orden de servicio), vigencia y número del documento, estado del documento, auxiliar y NIT del proveedor, valor del documento, nombre del solicitante, fecha de solicitud y la relación de los movimientos presupuestales realizados para el documento origen describiendo fecha, vigencia, mes del movimiento, código del movimiento, centro de costo, rubro y recurso presupuestal afectados, valor y usuario que realizó el movimiento.

6 85

Manejo de plantilla y generación automática de la orden de pago a partir de los datos registrados en el sistema, relacionando el detalle de la orden de pago (tipo de documento, No de documento, vigencia, acreedor, código y descripción del movimiento, fecha de registro y de vencimiento, concepto, facturas canceladas, valor bruto, conceptos y valores de pago y descuentos, y valor neto de la orden de pago), registro contable (tipo y número de comprobante contable, relación de cuentas contables con su descripción, centro de costo, NIT y descripción del tercero; y valores débito y crédito afectados por el movimiento ) y el movimiento de presupuesto (código y descripción del rubro presupuestal, no de registro, valor del registro, valor del giro realizado, y saldo del rubro presupuestal; campos para firma de persona que elabora, tesorero(a) y contador(a) y campo para observaciones. Permitir imprimir varias copias según lo determine el usuario.

6 86

Manejo de plantilla y generación automática del certificado de retención en la fuente por IVA (para aquellas órdenes de pago cuyo objeto y tercero se retiene IVA), donde se relacione NIT y razón social del tercero, No de orden de pago, fecha de expedición, concepto de pago, porcentaje, bimestre, monto total, monto IVA generado y valor de retención (Cumpla con los requisitos exigidos por la DIAN).

6 87

Consulta de órdenes de pago autorizadas y no pagadas por vigencia o periodo, donde se relacione el número de la orden de pago, valor neto, valor de descuentos, fecha de creación, fecha de autorización y usuario que autorizó.

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VERSIÓN: 01

6 88

Consulta de órdenes de pago anuladas por periodo o vigencia, relacionando la fecha, No de orden de pago, No de comprobante contable, periodo, fecha de anulación, concepto de anulación y usuario que anuló.

6 89

Consulta de órdenes de pago por número y tipo de comprobante (Orden de Compra, Orden de Servicio), o por beneficiario, estableciendo además criterios de búsqueda como estado del comprobante (Ej.: pagado, pendiente de pago), por rangos de fecha, por monto y las combinaciones de estos criterios, permitiendo consultar por pantalla o generar impreso.

6 90Cálculo automático del impuesto de timbre y afectación del modulo de contabilidad y adicionalmente que genere el respectivo certificado.

7 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE PRESUPUESTO

7 1El sistema debe permitir en la vigencia, el trabajo simultáneo con dos ambientes: vigencia actual y vigencia anterior con cierres mensuales y anuales que no permitan modificar la información.

7 2

Permitir definir los rubros presupuestales en escala de: Programa, Subprograma y Cuenta, de acuerdo con el Decreto de liquidación y Desagregación interna, relacionando el código, descripción, estado (activo o inactivo), tipo de rubro (Ingreso o Gasto).

7 3Permitir modificaciones a los códigos presupuestales, agregar o suprimir conceptos y rubros de ingresos o gastos de la vigencia en el caso que sea necesario.

7 4El sistema debe facilitar la modificación a las apropiaciones del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia tales como: Traslados, adiciones, reducciones, entre otros.

7 5Permitir definir tipos de documentos para los movimientos presupuestales, registrando el código, descripción o nombre del documento.

7 6El sistema debe permitir la afectación de los ingresos presupuestales una vez se generen recibos de caja, notas crédito, notas débito, cuenta interna y comprobantes contables entre otros.

7 7Permitir ajustes a los comprobantes de ingresos, disminuyéndolo o adicionándolo según el caso.

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VERSIÓN: 01

7 8Crear automáticamente o manualmente según el caso, la numeración consecutiva de los certificados de disponibilidad presupuestal (C.D.P.) controlando el saldo de apropiación disponible

7 9El sistema debe permitir para el caso de los Certificados de Disponibilidad cancelar los saldos disponibles al cierre de la vigencia

7 10Permitir la numeración automática o manual según el caso de los registros presupuestales (R.P.) con base en el certificado de disponibilidad presupuestal.

7 11

Debe controlar que los registros presupuestales no sobrepasarán el saldo de la disponibilidad, adicionalmente debe llevar control individualizado del saldo de cada registro con base en las obligaciones y pagos asociados.

7 12

Debe generar en forma automática o manual según el caso la numeración consecutiva de las obligaciones, afectando de manera parcial o total a partir de los comprobantes contables, controlando que estos no sobrepasaran el saldo de los compromisos

7 13

Generar la numeración en forma automática o manual según el caso de los pagos afectando la obligación a partir de los comprobantes contables generando los movimientos presupuestales correspondientes. El sistema debe controlar que no se sobrepasará el saldo de la obligación.

7 14Permitir en el modulo presupuestal hacer ajustes y/o modificaciones a los comprobantes de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, obligaciones y pagos.

7 15

Debe garantizar la constitución e identificación de las cuentas por pagar presupuestales, (pertenecientes a la vigencia inmediatamente anterior) al momento del cierre e inicio de cada vigencia, permitiendo el control de la Ejecución de las cuentas por pagar presupuestales constituidas. (Presupuesto de caja, Compromisos vs. Pagos) (De acuerdo con normativa para Empresas Industriales y Comerciales del Estado)

7 16Permitir consultar las afectaciones presupuestales a un documento desde su inicio hasta su fin, incluyendo sus modificaciones

7 17Permitir alimentar automáticamente la información de otras áreas como tesorería y contabilidad

7 18

Permitir el Control del presupuesto (apropiaciones vs. Certificados de disponibilidad presupuestal; certificados de disponibilidad presupuestal vs. Compromisos, compromisos vs. Obligaciones; obligaciones vs. Pagos efectivos).

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VERSIÓN: 01

7 19Debe permitir la conversión a Excel de todos los reportes o consultas que se generen.

7 20Permitir relacionar los rubros con los códigos contables, para el cargue de las cuentas cero.

7 21

Debe generar consultas e informes por: Dependencias, Áreas, Regionales, Consolidado de acuerdo a la estructura presupuestal definida como en diferentes niveles Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión, gastos de personal, gastos generales, trasferencias y los que se requieran a solicitud de los usuarios.

7 22Debe controlar el presupuesto por dependencia, áreas, imputación, por cada documento definido por la entidad.

7 23

Debe producir consultas e informes tales como saldo apropiación, disponibilidades, registros, registros obligación y pagos, afectaciones a un documento, informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos, informe mensual de la ejecución del presupuesto de gastos, entre otros.

7 24

Permitir el cargue y validación de archivos planos para facilitar la afectación de gran cantidad de disponibilidades, registros, autorizaciones de pago y egresos presupuestales; información conforme a las especificaciones de las mismas.

7 25

Generar informes para las diferentes entidades de Control de Estado tales como: Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, Dirección General de Presupuesto, Contraloría General de la República, etc.

8 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR

8 1Registrar los datos de cada cliente, los contratos negociados y sus montos y condiciones, incluyendo direcciones y datos de contacto ilimitados

8 2

Realizar e imprimir facturación individual o masiva, por Regionales o centros de costo, con base en las ventas de servicios y/o productos de la empresa y de acuerdo con las normas aplicables sobre la materia en materia contable y tributaria.

8 3Debe gestionar y mostrar detalles de cargos, pagos, facturas, historial de créditos, recibos de efectivo, notas de débito, ajustes y crédito, en línea

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VERSIÓN: 01

8 4Debe permitir manejar todas las tarifas de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa

8 5Debe permitir la recuperación de números de cuentas de clientes e información de cuentas mediante: Número de cuenta del cliente Unidad de negocios Número de factura.

8 6Debe permitir que se apliquen al monto total de una cuenta por cobrar, pagos parciales dejando e informando el saldo pendiente.

8 7 Debe permitir aplicar descuentos y créditos

8 8 Debe permitir aplicar tarifas especiales, para casos que así se requieran

8 9Debe manejar pagos por adelantado y permitir la asociación de pagos con períodos o cargos futuros.

8 10Proporcionar reportes que detallen facturas emitidas y Cuentas por Cobrar por edades parametrizables

8 11Calcular la antigüedad de cuentas por cobrar con base en la fecha y los términos de pago del cliente.

8 12Proporcionar estados de cuenta por cliente con detalle de facturas, pagos y saldos adeudados por antigüedad

8 13Proporcionar consultas y reportes por criterios de selección tales como Cliente, Regional, Dependencia, cuenta contable y centro de costo

8 14Generar un informe detallado diario, semanal y mensual de pagos recibidos

8 15Permitir la expedición de los comprobantes de Ingreso por recaudos y actualizar automáticamente el estado de cuenta del deudor y el registro de pagos para efectos contables.

8 16Incluir manejo de notas débito y notas crédito que afecten el estado de cuenta de los clientes y controlar su numeración, con base en las normas aplicables

8 17Calcular y contabilizar los impuestos y retenciones de impuestos, de acuerdo a la normatividad vigente tanto en causación como en pago

8 18

Calcular los intereses de mora por documento en el momento de recibir un pago, en cuyo caso, debe crear internamente una nota débito por el valor de los intereses de mora y distribuir el pago entre éstos y la factura

8 19Permitir el manejo de créditos en tasas de interés fijas y variables con modalidades de pagos anticipados y vencidos

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VERSIÓN: 01

8 20

Producir cartas de notificación de cobro con base en parámetros establecidos e incluyendo información tal como estado de facturación, estado de recaudación, número de cuenta, etc. Las cartas deben poderse imprimir y/o enviar electrónicamente.

8 21 Permitir integración con Microsoft Word para generar correspondencia8 22 Permitir integración con Microsoft Excel para tratamiento de información

8 23Permitir cancelar automáticamente los saldos pendientes, menores a un monto parametrizable durante la aplicación de recaudos y con base en niveles de autorización y logs de auditoría

8 24 Permitir definir términos de pagos a los clientes.8 25 Poseer herramientas para realizar análisis de tendencias de pago8 26 Permitir definir reglas para aplicación de cargos financieros.

8 27Permitir la reclasificación de cartera a Difícil Recaudo, de acuerdo con las Políticas de la Entidad

8 28Permitir la definición de reglas de negocio para aplicación de pagos y descargue de Cartera.

8 29Permitir el control de ejecución de los contratos comerciales (disponibilidad de recurso) y su actualización con base en la información recibida por interface con otros sistemas

8 30Proveer las interfaces requeridas con otros sistemas informáticos tales como Sipost, International Postal System IPS, Nómina Aurora y demás que se definan, con base en las necesidades de la empresa.

8 31

Permitir el control de la ejecución financiera de contratos por cliente indicando: Valor contrato, Adiciones por número, fecha, valor y tiempo, Valor facturado con cargo al contrato, valor recaudado, saldo por ejecutar del contrato

8 32

Permitir definir mediante parametrización los conceptos de facturación a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de facturación.

8 33

Permitir definir mediante parametrización los conceptos de recaudo a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de recaudo.

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VERSIÓN: 01

8 34

Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimiento relacionando las cuentas que se afectan automáticamente. Cada que se elabora un comprobante, debe afectar las cuentas (realizar la contrapartida automáticamente) definidas en la parametrización de acuerdo al tipo de movimiento que se está realizando. Permitir definir mediante parametrización los rangos de cuentas posibles por las que se puede realizar el movimiento.

8 35

Producir consultas y/ informes de Cartera por diferentes edades y rangos con la identificación completa del cliente, incluyendo Nit, Saldos, Rangos de edades, por Regional o centro de costo y/o cartera consolidada total.

8 36Realizar la Provisión automática de Cartera de acuerdo con las Políticas de la Entidad con los mismos parámetros del punto anterior.

8 37 Producir el Informe de Reciprocas entre entidades estatales

8 38Producir el Informe automático Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación

8 39Tener una funcionalidad de registro y control de los procesos jurídicos que afecten pagos y castigo de cartera.

9 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD ANALITICA

9 1Soportar mínimo 12 niveles para la definición de la estructura de centros de costo y centros de beneficios

9 2Permitir asignar ingresos, costos y gastos a centros de beneficios y a centro de costos, haciendo su contabilización automática

9 3Permitir la definición de fórmulas para la distribución de gastos o costos directos o indirectos entre centros de costo, haciendo su contabilización automática

9 4Permitir la definición de fórmulas para la distribución de ingresos entre centros de beneficio, haciendo su contabilización automática.

9 5

Mantener la historia de las bases para el cálculo y distribución de ingresos, costos y gastos, a pesar que se hayan replanteado las mismas; las nuevas no deben ser retroactivas. (Mantener intacta la información histórica)

9 6Consolidar información por centros de beneficios, centros de costos y por clase de costos.

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VERSIÓN: 01

9 7Controlar la creación de los proyectos asignados a centros de costos, verificando disponibilidad del presupuesto aprobado y origen de los fondos.

9 8Controlar el registro de cargos a proyectos de centros de costos cerrados o de un periodo previo.

9 9

Producir consultas y/o reportes que muestren la rentabilidad de los servicios y/o productos a nivel de empresa, regionales, ciudades, de acuerdo con la parametrización de los centros de beneficios y de costos, por periodos de tiempo y de forma comparativa

9 10 Permitir el costeo basado en actividades

9 11

Permitir consulta y/o reportes hasta el nivel de la información fuente, por fechas, periodos de fechas, por centros de costos y/o de beneficios, por clases de costos, por ciudades y/o regionales, por proyectos, por cuentas contables y presupuestales.

10 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONSULTAS Y REPORTES

10 1

Ejecutar en forma automática en línea y/o programada, las actividades necesarias para obtener las consultas o querys de las diversas tablas de la base de datos, con opciones de consulta y/o impresión en las impresoras del usuario y/o en impresoras de red.

10 2

Presentar al usuario las fuente de datos disponibles para reportes, permitiendo seleccionar fechas (desde y hasta), y campos de la base de datos de origen relacionados con cada funcionalidad, que se utilizarán para generar las consultas y los reportes.

10 3Permitir seleccionar las opciones para criterios de búsqueda y demás características posibles para generar y visualizar los reportes.

10 4Tener la opción de realizar consultas en línea por pantalla y la opción de imprimirlas y/o exportarlas y/o archivarlas en diferentes formatos estándar, tales como: Texto, PDF, RTF, HTML, XLS, JPG.

10 5Establecer los encabezados y pie de página, incluyendo logotipos y/o otra información requerida en formatos y reportes

10 6Predefinir reportes y guardarlos, para que sean utilizados recurrentemente sin necesidad de establecer cada vez los criterios de búsqueda y las opciones de visualización.

10 7Tener opciones de control de los reportes que un usuario puede imprimir, guardar y/o exportar, con base en parámetros y niveles de autorización de los perfiles de usuario

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VERSIÓN: 01

10 8Los formatos y reportes deben poder transmitirse utilizando tecnologías de certificación y/o firmas electrónicas

11 REQUERIMIENTOS SOBRE EL EQUIPO DE TRABAJO

11 1

Tener un Director de Proyecto, profesional con cinco (5) años de experiencia profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía o Ingeniería, con experiencia en gerencia de proyectos nacionales, en por lo menos cinco (5) proyectos de implementación de sistemas integrados de gestión de recursos empresariales. Debe adjuntar las certificaciones de los proyectos realizados. El Director deberá certificar estudios de Especialización y/o certificaciones en Gerencia de Proyectos y en ITIL versión 3.

11 2Tener un líder funcional que debe ser Profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía, Ingeniería ó afines a la funcionalidad que implementará, contar con tres (3) años de experiencia profesional en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual deberá ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.

11 3

Tener un líder técnico que tendrá a su cargo la implementación todos los componentes de hardware, software y demás aspectos tecnológicos que se requieran para el buen funcionamiento de la solución. Debe ser ingeniero de Sistemas, electrónico y o carreras afines a la tecnología informática. Debe tener experiencia profesional de tres (3) años en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual debe ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.

11 4Tener como parte del equipo los siguientes integrantes: Consultor de base de datos, líder de capacitación, consultores funcionales y de pruebas, consultores de procesos y de documentación.

11 5

Aceptar que cuando Servicios Postales Nacionales S.A. no esté satisfecho con el desempeño de algún miembro del equipo, solicitará al contratista el cambio de dicha persona, el cual deberá ejecutar dicho cambio en un periodo de máximo dos semanas, presentando reemplazos igual o mejor calificados, los cuales para vincularse al proyecto, requieren el visto bueno previo de Servicios Postales Nacionales S.A.

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VERSIÓN: 01

11 6Cumplir las normas de seguridad establecidas en Servicios Postales Nacionales S.A.

11 7Mantener la confidencialidad acerca de toda información que llegue a conocer durante el desarrollo del contrato

CARACTERISTICAS TECNICAS

ID -Requerimiento Requerimiento

1 Modular y escalable: debe permitir incluir nuevas funcionalidades sin afectar la funcionalidad principal y las reglas de negocio. la solución debe permitir la implantación gradual e incremental. Debe ser escalable, manejando el crecimiento de cargas de trabajo, usuarios y transacciones sin que se pierda los niveles de servicio ofrecidos.

2 Portable: La solución debe permitir y facilitar la ejecución en otras plataformas de computo (sistemas operacionales, base de datos, arquitectura de hardware, interface gráfica, entre otros.). Especificar cada uno y la versión que se encuentra certificada para su correcto funcionamiento.

3 Transaccional: Permitir realizar transacciones en línea, que se reflejen en el repositorio único de datos y puedan ser consultadas. Por ejemplo, cuando se realiza un pago a proveedores o se recibe un pago de un cliente corporativo o se lleva a cabo un recibo de materiales en almacén, estas transacciones deberán reflejarse en el repositorio único de datos en el instante en que éstas se ejecutan y ser registradas en los diferentes módulos.

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VERSIÓN: 01

4 Altamente flexible y de fácil y rápida adaptación, para ajustarla según las necesidades de los Negocios y a los avances tecnológicos.

5 Parametrizable: Debe permitir la realización de ajustes a los parámetros establecidos en el aplicativo, que los módulos o componentes puedan ejecutar diversas funcionalidades y/o adaptaciones en forma sencilla y en corto tiempo. Debe poder modificar y/o extender la funcionalidad.

6 Personalizable: El aplicativo debe adaptarse a las necesidades, requerimientos y particularidades de la empresa y sus procesos.

7 Conectividad: Debe permitir conectarse al aplicativo a través de un browser desde múltiples puntos, deben soportar ambientes WEB con actualización dinámica de la información.

8 Eficiencia en el tráfico de datos sobre la red: Debe garantizar la transmisión de paquetes de información de manera confiable y oportuna.

9 Control de validaciones en el ingreso de la información: Todos los campos deben ser validados al momento de ejecutarse la operación.

10 Interfaz grafica de usuario: Debe cumplir con estándares de navegabilidad

11 Trazabilidad: en la reconstrucción de la historia o recorrido de una transacción y/o proceso identificando los participantes en el mismo.

12 Manejo de grandes volúmenes de información: Debe manejar en forma eficiente volúmenes de transacciones en tiempos reducidos, asegurando la integridad de los datos y cuando aplique, la disponibilidad en línea.

13 Altamente eficiente: la solución propuesta debe brindar cortos tiempos de respuesta a los usuarios finales, buen aprovechamiento de los recursos de computo y almacenamiento. De igual manera debe asegurar desempeños óptimos en su funcionalidad.

14 Ayudas en Línea: El sistema deberá brindar a los usuarios menús de ayuda rápida, en línea, para las funciones del mismo, sin que tenga que consultar cuestionarios de preguntas y respuestas.

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VERSIÓN: 01

15 Debe ofrecer opciones de alta disponibilidad y tolerancia a fallas.

16 Actualmente en funcionamiento: Versión del aplicativo ofrecido y años en que se encuentra disponible en el mercado.

17 Idioma de la solución: español.18 Manejo de múltiples monedas.19 Debe facilitar la conexión con VPN y enlaces dedicados.20 Debe incluir un correcto manejo excepciones y errores que faciliten la

operación y el mantenimiento, especifique los mecanismos utilizados.21 La solución debe operar y actualizar los datos totalmente en línea.22 La solución debe ofrecer en todos los puntos de interacción con el

usuario, múltiples facilidades para consultas, según cada caso, tales como: filtros, listas desplegables, listas de valores, validaciones, entre otros.

23 En los campos donde se requiere digitar, debe permitirse la selección de registros en la medida que se digita el dato.

24 La solución debe contener componentes de software que faciliten la integración usando protocolos estándar del mercado.

25 Todo tipo de resultado debe permitir ser almacenado en formato HTML o XML.

26 Tiene un modulo de informes que soporte exportación a Excel y pdf.

27 Soportar autenticación directa con directivo activo de Windows

28 El Sistema debe proveer Rastreo de Transacciones.29 El sistema debe permitir obtener estadísticas de la operación.

30 El sistema debe permitir ser auditado en procesos e información.

31 El sistema debe contar con una herramienta que genere consultas y reportes según las necesidades de cada usuario, sin requerir habilidades de programación.

32 Debe permitir exportar las salidas de los reportes a herramientas de Back Office. Planos, XML, etc.

Arquitectura de Datos

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VERSIÓN: 01

1 Los procedimientos de recuperación de los sistemas deben ser tolerantes a fallos dejando siempre los datos en estado consistente bajo un contexto transaccional. Indicar los mecanismos y/o estrategias por cada subsistema que resguardan la información y la consistencia de la operación.

2 Debe disponer de mecanismos de control de proceso de cada transacción y de seguimiento a transacciones. Indicar las bitácoras, logs y demás elementos de auditoría para cumplir este propósito.

3 Para todos los procesos se debe asegurar la unicidad de los datos tanto en su captura, como en su almacenamiento.

4 La solución debe permitir definir cuáles atributos son obligatorios, cuáles opcionales y cuáles configurables.

Administración y Seguridad1 La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos

niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegada personalizadas. Indique los mecanismos de autenticación y autorización para cada subsistema de la solución. Para cada usuario se debe poder definir el conjunto de datos sobre al cual tiene acceso, a los siguientes niveles: por grupo de entidades, dentro de cada entidad el grupo de atributos y el grupo de registros que puede manejar. Así mismo, se debe poder restringir las funciones que puede utilizar.

2 Especificar los parámetros que permiten controlar en las operaciones de usuario y transacciones (tiempo máximo, filtros horizontales y verticales de archivos, entre otros.)

3 Los usuarios deben contar con usuario único y clave (password) para acceder a los subsistemas, la aplicación debe obligar a los usuarios a cambiar periódicamente su clave (password), debe verificar claves (password) repetidas o fáciles de adivinar y la clave debe tener un mínimo de 8 caracteres obligatoriamente. La aplicación debe tener la forma de configurar opciones mínimas requeridas de configuración para las claves de los usuarios.

4 Describir las estrategias y procedimientos de contingencia efectivos para asegurar la recuperación rápida de la solución frente a eventuales caídas, sin importar su causa. Debe ofrecer diferentes niveles alternativos de recuperación (“recovery points”).

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VERSIÓN: 01

5 Detallar la estrategia de respaldo (backups) y recuperación sugerida para la solución.

6 Restringir de acceso por el número de intentos fallidos.7 Desconectar al usuario después de un determinado tiempo de

inactividad.Implantación

1 Cuenta con instalaciones exitosas en Colombia. Mencione las Empresas Colombianas donde ya está en operación la misma versión y módulos instalados de la solución ofrecida a Servicios Postales Nacionales S.A.

2 La solución se debe entregar con los mapas de cada proceso, los cuales deben ser claros y gráficos.

Arquitectura de Red1 La solución debe ser totalmente compatible con los estándares de

Internet.2 Detallar los requerimientos de telecomunicaciones en uso de ancho de

banda estimados, protocolos, y otros componentes que generen impacto sobre la arquitectura y son requeridos para la implementación.

3 Especificar las alternativas de conexión ofrecidas por la solución o los tipos de dispositivos con sus especificaciones, desde los cuales se podrá acceder la solución.

4 El cliente web no solo debe permitir la visualización de datos, sino el procesamiento de los mismos a través de web.

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VERSIÓN: 01

Los siguientes requerimientos son adicionales a los mínimos obligatorios y se tendrán en cuenta para la asignación de puntaje al momento de la evaluación

13 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS

13 1Permitir la gestión de la estructura organizacional mediante la descripción y el perfil de cada uno de los cargos, incluyendo funciones, requisitos y salarios asignados

13 2

Registrar todos los datos maestros de los funcionarios de la organización incluido su cargo, nombre, identificación, su formación académica, experiencia, datos de seguridad social, salario asignado, familiares y demás información requerida tal como: domicilio, teléfonos, datos de nómina, afiliaciones, descuentos autorizados, localización funcional y geográfica, etc.

13 3 Producir organigramas por áreas y/o sitios geográficos13 4 Permitir la creación y/o eliminación de cargos

13 5Controlar la plantilla de personal versus la estructura organizacional vigente e informar de las vacantes existentes

13 6Permitir un banco de datos de candidatos que permita hacer búsquedas con base en los perfiles y requisitos de los cargos de la estructura organizacional.

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VERSIÓN: 01

13 7 Producir y controlar los contratos de trabajo y sus anexos

13 8

Llevar la hoja de vida de cada funcionario, permitiendo el registro de novedades, capacitaciones, sanciones, traslados, ascensos, encargos, historial de afiliaciones al sistema de seguridad social, licencias, turnos, ausencias, evaluaciones del desempeño, etc.

13 9

Calcular la nómina en periodicidades establecidas, considerando todos los conceptos de ingresos y descuentos de cada empleado, incluyendo los sueldos, auxilios, beneficios, primas legales y extralegales, préstamos, indemnizaciones y demás a que haya lugar.

13 10

Interactuar en línea con las funcionalidades de contabilidad, contabilidad analítica, tesorería, presupuesto, gestión de clientes, activos fijos, cuentas por cobrar y cuentas por cobrar, para entregar, recibir y/o registrar la información que corresponda

13 11Producir los comprobantes de nómina para los empleados, periódicamente

13 12Producir las certificaciones laborales para los empleados, en línea y por demanda.

13 13

Producir las planillas y/o archivos de liquidación de los pagos por concepto de seguridad social, con base en las liquidaciones de nómina y la normatividad vigente, haciendo los registros correspondientes incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes

13 14

Producir las liquidaciones parciales y/o definitivas de prestaciones sociales y de contratos de trabajo, haciendo los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.

13 15Permitir la gestión de tipos diferentes de contratos de trabajo: Indefinidos, a término, etc.

13 16

Producir consultas y/o reportes que muestren la estructura organizacional, la plantilla de personal, las vacantes, los cálculos de nómina, los registros contables y/o presupuestales, las liquidaciones de prestaciones y/o de seguridad social, por fechas, por cuentas contables o presupuestales, por cargos, por regiones, por centros de costo, etc.

13 17Permitir el control de gastos de viaje, en cuanto a autorizaciones, trayectos, viáticos, hoteles, tiquetes, duración y legalización.

13 18Calcular la retención en la fuente de cada empleado de acuerdo con la normatividad vigente.

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VERSIÓN: 01

13 19Permitir reasignaciones salariales de forma individual o masiva, por cargos, por regiones, por incrementos.

13 20Controlar los periodos de licencia, ausencia y vacaciones de los empleados

13 21Calcular las provisiones a realizar por los conceptos laborales, con base en la legislación colombiana, y hacer los registros que corresponda.

13 22

Calcular los aportes parafiscales derivados de los devengos laborales, con base en la legislación colombiana y hacer los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.

13 23Generar archivos que permitan el pago electrónico de las obligaciones laborales, incluyendo información de control y niveles de autorización.

13 24

Gestionar la información relacionada con descuentos a transferir a otras entidades, relacionados con aportes a entidades, descuentos por libranzas, embargos, etc., haciendo los registros correspondientes, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.

13 25 Controlar, liquidar, registrar devengos por horas extras autorizadas.13 26 Calcular, controlar y registrar los pagos de cesantías y sus anticipos.

13 27Mantener el archivo histórico de todas las transacciones registradas y un log de auditoría de las mismas.

13 28Permitir consultas y/o reportes en línea en relación con cargos, funcionarios, estructuras, cuentas contables, terceros, por fechas, regionales, ciudades, etc.

14 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE INFORMACION GERENCIAL

14 1Permitir el análisis de información en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones gerenciales relacionadas con el desempeño comercial, el desempeño operacional, el desempeño financiero.

14 2Poseer herramientas y técnicas que permitan la extracción, transformación y cargue de información que permitan obtener datos de diversas fuentes, homogenizarlos y presentarlos en tableros de control

14 3

Tener orientación al usuario final, con facilidad de producir reportes sumarizados y gráficos, y cubos OLAP que involucren ingresos, egresos, regionales, ciudades, centros operativos, clientes, mercados, servicios y productos, fechas, periodos comparativos.

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VERSIÓN: 01

14 4Interactuar en línea con las funcionalidades que gestionan la información fuente, con base en la cual se puedan diseñar las consultas y/o reportes y/o tableros de control que se definan.

15 TIEMPO EXTENDIDO DEL SERVICIO DE MESA DE AYUDA15 1 Entrega seis (6) meses adicionales a los cuatro meses obligatorios 15 2 Entrega doce (12) meses adicionales a los cuatro meses obligatorios

Análisis de riesgos de la contratación:

Para mitigar los riesgos asociados a esta contratación, el proponente adjudicatario constituirá a favor y a satisfacción de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., una garantía expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, la cual deberá amparar los siguientes riesgos:

De Cumplimiento, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución del contrato y dieciséis (16) meses más. Al monto de esta garantía se le imputará el valor de las multas y se repondrá si por este motivo se disminuyera o agotare.

De Calidad en la prestación de los Servicios, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución del contrato y dieciséis (16) meses más.

De Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales, en cuantía equivalente a cinco por ciento (5%) de su valor total, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

De Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) de su valor total, con una vigencia igual a la del plazo del contrato y doce (12) meses más.

SOPORTE ECONÓMICO ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO

Anexo se encuentra el cuadro de sondeo de mercado elaborado por el área de Compras.

RECOMENDACIONES:

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VERSIÓN: 01

Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas, en atención a lo anteriormente expuesto y contando la entidad con los recursos económicos, es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivo para satisfacer la necesidad aquí determinada.

Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad, por consiguiente se solicita adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento.

Áreas Solicitantes:

Alberto Jiménez Buendía Oscar Mauricio Naranjo SanabriaDirector Nacional Financiero Director Nacional de Infraestructura

Vo.Bo.:

Carlos Alfonso Garzón S. Viviana M. Mogollón S.Vicepresidente de Soporte Corporativo Directora Nacional de Informática y

Tecnología

Elaboro:Héctor Ricardo Parra A.Gerente de Proyectos

Ordenador del gasto:

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CP-JU-001-FR-001

VERSIÓN: 01

Juan Ernesto Vargas UribePresidente

Revisó y aprobó:

Sonia Patricia Cáceres MartínezSecretaria General

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