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PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

Acta de Reunión

Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública Exts: 11727-11728 [email protected]

Cra 5 No.15-80 piso 17 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co

Dependencia PROCURADURIA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA PREVENTIVA DE LA FUNCION PUBLICA

Tema u objetivo

Observaciones a los documentos precontractuales a la Convocatoria Pública No. 002 de 2016, cuyo objeto es: “Suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos, municipios (urbano y rural) que conforman las regionales Centro A, Centro B, Noroccidente, Occidente, Eje Cafetero, Oriente, Sur y Norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio.

Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional.”,

Funcionario responsable María Angélica Ferreira Romerdo, Marlen Escudero y Gerardo Dallos

DD MM AAAA Lugar Hora inicio Hora fin

30 03 2016 Piso 17 PGN, Edificio Central 2:00 p.m.

Asuntos tratados

- En atención a la solicitud de 11 de marzo del presente año, a través del cual solicita acompañamiento preventivo al trámite de la licitación de la referencia, cuyo objeto es: “Suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos, municipios (urbano y rural) que conforman las regionales Centro A, Centro B, Noroccidente, Occidente, Eje Cafetero, Oriente, Sur y Norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional.”, y una vez revisado los documentos publicados en la página institucional de la entidad pública contratante, le presento algunas observaciones para que en el marco de la autonomía institucional considere lo que estime pertinente: 1. FRENTE A LA NO PUBLICACIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP. Teniendo en cuenta que la entidad pública contratante no publicó los documentos de la presente convocatoria en el SECOP, se ponen de presente las siguientes consideraciones: 1.1 Atendiendo la naturaleza jurídica de Servicios Postales Nacionales S.A., la cual es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de las tecnologías información y comunicaciones, y por disposición del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, la actividad contractual de la entidad está enmarcada en los principios de la función administrativa. 1.2 Ahora bien, la gestión contractual de Servicios Postales Nacionales, es una actividad administrativa, lo cual implica el deber de dar aplicación de los principios rectores constitucionales, entre ellos el de publicidad. Al respecto el Consejo de Estado en Sentencia de 29 de agosto de 2007, expresó: “La Carta Suprema en su artículo 209 ordena que el ejercicio de la función administrativa se encuentra sometido a los principios de igualdad, de moralidad, de eficacia, de economía, de celeridad, de


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imparcialidad y de publicidad, razón por la cual en la medida en que la contratación estatal puede identificarse como una actividad administrativa, necesariamente deben aplicársele estos mismos principios, sin perjuicio de muchos otros que también forman parte del texto constitucional y que revisten enorme importancia en relación con las actividades de las entidades del Estado.” Subrayado fuera de texto. La misma Corporación, en relación a la aplicación de los principios de la función pública por parte de las empresas industriales y comerciales del Estado1, ha indicado: “A pesar de que se trata de entidades que dada su naturaleza de empresas industriales y comerciales en algunos aspectos funcionan como particulares, con mayor independencia frente al aparato estatal que otras entidades, en realidad “no son particulares”, y conservan, como toda empresa de su misma naturaleza, unos objetivos y finalidades que difieren del simple ánimo de lucro que inspira a aquellos; por esta razón, también están obligadas a administrar sus recursos de manera eficiente y transparente, y en materia de contratación, no se hallan exentas del deber de cumplir con el principio de la selección objetiva, eligiendo como sus contratistas a quienes presenten las ofertas más favorables, incluyendo en la valoración de tal favorabilidad el precio de las mismas; por ello, en la medida en que vulneren tales principios en forma grave, estarán así mismo incurriendo en una violación a los derechos colectivos de la moralidad administrativa y el patrimonio público.” 1.3 El Manual de Contratación de Servicios Postales Nacionales, adoptado mediante Acuerdo 03 de 2012, señaló en el artículo 4: “Artículo 4º Principios Rectores: La contratación de LA EMPRESA estará orientada por los principios que rigen la función administrativa y la gestión fiscal previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política respectivamente como son: Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad y Selección Objetiva.” Subrayado fuera de texto. A su turno el artículo 7, prescribe: “Artículo 7º Publicación: todos los contratos y órdenes de compra y/o servicios cuya cuantía supere los Cincuenta Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (50 SMLMV), deberán publicarse de conformidad con la normatividad que para el efecto disponga el gobierno nacional en materia de publicidad de los actos contractuales.” Subrayado fuera de texto. 1.4 El artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, indicó: “(…) Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.” 1.5 El Gobierno Nacional, en uso de facultades dadas en la Ley 1444 de 2011, expidió el Decreto 4170 de 2011, el cual creó la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente. En su artículo 2, señaló: “Artículo 2°. Objetivo de la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, como ente rector, tiene como

1 Consejo de Estado, sentencia de 10 de marzo de 2005. Radicación: 25000-23-26-000-2003-01195-01(AP),

Consejero ponente: RAMIRO SAAVEDRA BECERRA.


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objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.” 1.6 La Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra, expidió la Circular No. 1 indicando la obligatoriedad de publicar la gestión contractual en el SECOP, por parte de las entidades con régimenes especiales sin importar la naturaleza jurídica, la circular refiere: “Para: Entidades que contratan con recursos públicos Asunto: Publicación de la actividad contractual en el SECOP La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de su objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública, recuerda a todas las entidades del Estado la obligación de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-. Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Las instituciones que ejecutan recursos públicos sin ser entidades del Estado están obligadas a publicar en el SECOP su actividad contractual que se ejecute con cargo a recursos públicos. … Las entidades que contraten de acuerdo con regímenes especiales deben publicar la actividad contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especial".” Subrayado fuera de texto. 1.7 La Auditoría General de la República, la Contraloría General de Santander y la Procuraduría General de la Nación, expidieron la Circular 034 de 2011, dirigida a los gerentes, directores o representantes legales de las entidades públicas no sometidas al estatuto general de contratación, en la que entre otros, se indicó: “…se recomienda a las entidades no sometidas al estatuto General de Contratación, poner a disposición de la comunidad en general, las veedurías ciudadanas, órganos de control, organizaciones sociales, la información relativa a su gestión contractual, salvo aquella sujeta a reserva judicial o legal…”2 negrilla fuera de texto. Cabe destacar, que el numeral 1.1 del pliego de condiciones, se hace referencia para que las veedurías ciudadanas consulten los documentos precontractuales en el SECOP. Así mismo es pertinente advertir que Servicios Postales Nacionales, ha publicado en el SECOP, razón por la cual se solicita indicar la excepción para la presente convocatoria pública. RESPUESTA: Teniendo en cuenta el sustento normativo y las distintas recomendaciones emitidas por los diferentes entes de control, se manifiesta que por parte de Servicios Postales Nacionales S.A se realizó la respectiva publicación del Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Pliegos de Condiciones y sus anexos técnicos en el SECOP según se certifica en la misma plataforma. Se realiza modificación del cronograma garantizando el conocimiento pleno por parte de los posibles

2 http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/CIRCULAR%20CONJUNTA%20EXTERNA%20adjunto20102011(1).pdf

http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/CIRCULAR%20CONJUNTA%20EXTERNA%20adjunto20102011(1).pdf


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oferentes. 2. FRENTE A LA PUBLICACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS No se advierte la publicación de los estudios o documentos previos que soportan las estipulaciones del pliego de condiciones, frente al tema, el Consejo de Estado en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicado No. R-7664 al referirse al principio de planeación, señaló: “…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato. ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”. La Procuraduría, en la Cartilla “Recomendaciones para la elaboración de estudios previos”, al referirse al principio de planeación, citó el fallo de 12 de septiembre de 2008, Radicación No. 120-2216-2006, indicando: “…El principio de planeación es una manifestación del principio de economía, consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, como se desprende de lo dispuesto en los numerales 6, 7 y 12 a 14 de esta disposición. El principio de planeación busca garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…). (…) La finalidad de las exigencias contenidas en los numerales 7 y 12 citados es que las entidades estatales, con antelación a la apertura del proceso de selección, o a la celebración del contrato, según el


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caso, tengan previamente definida la conveniencia del objeto a contratar, la cual la reflejan los respectivos estudios (técnicos, jurídicos o financieros) que les permitan racionalizar el gasto público y evitar la improvisación, de modo que, a partir de ellos, sea posible elaborar procedimientos claros y seguros que en el futuro no sean cuestionados. Su observancia resulta de suma importancia, en la medida que el desarrollo de una adecuada planeación permite proteger los recursos del patrimonio público, que se ejecutarán por medio de la celebración de los diferentes contratos”.” Conforme a lo anterior, se recomienda publicar los documentos que justifican el pliego de condiciones, señalando que los mismos hacen parte de los documentos precontractuales y que son el soporte para dilucidar posibles interpretaciones y/o modificaciones contractuales, en el evento que se puedan presentar. RESPUESTA: Teniendo en cuenta el sustento normativo y las distintas recomendaciones emitidas por los diferentes entes de control, se manifiesta que por parte de Servicios Postales Nacionales S.A se realizó la respectiva publicación del Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Pliegos de Condiciones y sus anexos técnicos en el SECOP según se certifica en la misma plataforma. No obstante se hace la salvedad que Servicios Postales Nacionales S.A relaciona las condiciones del objeto a contratar en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad. 3. FRENTE AL PLIEGO DE CONDICIONES 3.1 La descripción que se hace del objeto contractual es claro para este despacho, sin embargo en la parte final se señala: “(…) Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional(…)”. Al respecto se recomienda precisar el alcance de los “servicios adicionales”, para que sea cumplido por parte del contratista, así como facilitar la labor del supervisor o interventor del contrato, o en el peor de los casos, solicitar servicios no descritos que puedan impedir la ejecución normal del contrato. RESPUESTA: Dentro del desarrollo del proceso, en los Pliegos de Condiciones en su glosario se define el Suministro de Transporte Adicional como aquella actividad de Transporte que sea requerida en fechas especiales por razones de oferta y demanda de LA ENTIDAD. 3.2 Teniendo en cuenta que es la necesidad es la del suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga para las diferentes regiones del país, se recomienda que en lo posible quede descritas las características de los vehículos a exigir. RESPUESTA: Las condiciones técnicas de los vehículos se encuentran plenamente identificadas en los Anexos Técnicos No. 1 de acuerdo a la Regional, el cual se encuentran publicado en la Página Web de LA ENTIDAD y en el SECOP.


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3.3 Se recomienda, que en el numeral “1.2 ANEXO DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS EN LA CONTRATACIÓN - COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN.”, incluir o hacer la mención a la Ley 1778 de 2016 “Por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dichas otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción”. RESPUESTA: Teniendo en cuenta la trascendencia por garantizar los contenidos normativos, se procede a su observación.(ADENDA) 3.4 No obstante que Servicios Postales Nacionales, no está sometida al Estatuto General de la Contratación Pública, en el pliego de condiciones, para la condición de subsanabilidad de las ofertas, citó el parágrafo del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, y que en el mismo señala que los proponentes pueden subsabanar, incluso hasta la adjudicación, este despacho recomienda no establecer o enlistar aspectos a subsanar, pues puede ocurrir, que requisitos susceptibles de verificación, no pueden ser subsanados en virtud de la ley, verbi gracia, la capacidad jurídica3, aspectos financieros4, entre otros, los cuales los oferentes deben cumplir desde el momento de presentación de las ofertas. Así mismo se recomienda hacer claridad frente al momento para subsanar las ofertas, pues en el cronograma quedó establecido hasta el día 21 de abril de 2016 y en el párrafo tercero del numeral 1.20, se indica “…En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento, hasta la adjudicación,…”. Lo anterior, para que se mantenga la coherencia con la estipulación contemplada el sub numeral 5 de las causales de rechazo. RESPUESTA: Se procede a su recomendación, se determinará como única fecha de subsanación relacionada en los pliegos de condiciones(ADENDA) 3.5 Se solicita indicar las razones jurídicas por las cuales se solicita que para el “… caso de Uniones Temporales y/o Consorcios deberán registrarse ante la DIAN en el caso de ser adjudicado.” RESPUESTA: La solicitud que en los Casos de Uniones Temporales y/o Consorcios deberán registrarse ante la DIAN en el caso de ser adjudicado obedece a la necesidad de que los miembros estén sujeto a responsabilidad tributaria conforme al Decreto 2460 de 2013.

3 Seccion Tercera, Subseccion B, Consejera ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO, 8 de febrero de 2012, Radicación No.: 17001-23-31-000-1997-08034-01(20688), la falta de capacidad del proponente es un defecto de carácter insubsanable, en tanto se trata de un requisito habilitante para participar en el proceso de selección, que debe demostrarse al momento de presentar la propuesta, so pena de rechazo de la misma 4 Sección Tercera, Subsección A, Consejero Ponente: Mauricio Fajardo Gómez, 29 de enero de 2014. Radicado 30.250.


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3.6 En relación con las causales de rechazo (numeral 1.24), se recomienda: 3.6.1 Sub numerales 1 y 17, revisar la redacción de las mismas, pues desde el ámbito de la actuación contractual de las entidades públicas, no les es dado adelantar actuaciones de responsabilidad penal o de otra índole, las cuales por la Constitución Política y la ley están asignadas a otras autoridades públicas. RESPUESTA: Teniendo en cuenta la trascendencia por garantizar los contenidos normativos, se procede a su observación.(adenda) 3.6.2 En la causal de rechazo No. 4, se indica que cuando el Registro Único de Proponente no se encuentre en firme para la fecha de adjudicación, al respecto se invita a la revisión de la misma, toda vez, que el término para que el proponente se encuentre de su goce pleno para presentar oferta, puede vulnerar el principio de economía5, propio de la función pública y de la gestión contractual del Estado. RESPUESTA: VERIFICAR LA RESPUESTA CON EL COMITÉ DE CONTRATACION, EL ANTERIOR ENUNCIADO FUE RECOMENDADO POR EL MINISTERIO DE LAS TIC PENDIENTE-VALIDAR DR HENAO- PENDIENTE 3.6.4 Respecto a la causal establecida en el numeral 9, se solicita indicar las razones legales, técnicas, financieras o de otra índole para que un proponente no se pueda presentar a más de una regional. RESPUESTA: LA ENTIDAD dispone de la responsabilidad de garantizar la cobertura, accesibilidad, eficacia en cumplimiento de tiempos de entrega, por lo tanto requiere contar con proveedores especializados en la regional que se presenten, minimizando riesgos de desborde de capacidad instalada ocasionando incumplimiento a nuestro clientes, por tal razón no se estima conveniente la concentración de un solo aliado. Adicionalmente la pluralidad de Proponente reflejaría a los subprocesos de operaciones mayor habilidades, perspectivas y conocimientos que pueden ser más beneficiosos dado que la misma aumenta las disponibilidades de recursos, constituyendo una red externa muchos más amplio y variado. . CONCESION, CAPACADIAD OPERATIVA, ASPECTO LABORAL, CONDCION GEOGRAFICA. 3.6.4 Respecto a la causal establecida en el numeral 10, la falta de autorización al representante legal puede ser subsanado conforme a lo señalado por lo expuesto en sentencia bajo el Radicado No. 20688 de 8 de febrero de 2012 del Consejo de Estado, Seccion Tercera, consejera ponente: Ruth Stella Correa Palacio, en consecuencia se solicita la revisión de la misma. RESPUESTA: Es conveniente para la entidad solicitar la causal de rechazo en mención al considerar que LA ENTIDAD

5 Artículo 209 Constitución Política


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está en la obligación legal de garantizar el servicio público de correo y mensajería, al relacionar en los pliegos de condiciones la causal en mención se procede con reglas y procedimientos claros y justos, garantizando la mejor exigencia del contratista alienados con criterios proporcionales y racionales del aspecto legal. En razón a la Sentencia 05001-23-31-000-1998-00833-01(25642) del veinticuatro (24) de julio de dos mil trece (2013) del Magistrado Ponente ENRIQUE GIL BOTERO contempla: “El pliego es el acto sobre el cual se desarrolla el proceso de selección y la ejecución del contrato, por lo tanto, se erige como la hoja de ruta o el plan de navegación sobre el cual se diseña, estructura y concreta el denominado proceso contractual de la administración pública; por consiguiente, todo su contenido es obligatorio para las partes, al grado tal que sus disposiciones prevalecen sobre el clausulado del contrato una vez suscrito el mismo. En otros términos, entre una discrepancia y divergencia entre el pliego de condiciones y el contrato, prevalecerá aquél sobre este último.” 3.7 Teniendo en cuenta que el plazo de ejecución del contrato es superior a la vigencia 2016, al respecto se solicita indicar si la entidad cuenta con autorización para comprometer recursos para la siguiente vigencia. RESPUESTA LA ENTIDAD si dispone del acuerdo No. 002 de Febrero 18 de 2016 emitido por la Junta Directiva el cual se acredita mediante el certificado disponibilidad presupuestal expedido por el Jefe Nacional de Presupuesto. 3.8 Se solicita indicar las razones por las cuales solo se aceptan vehículos 2013 en adelante. Igualmente se solicita indicar, y por las necesidades de la entidad, al implementar nuevos negocios como pagos, si se requiere alguna condición especial de los vehículos, relacionados con especificaciones técnicas, de seguridad, ambiental, de refrigeración, etc. RESPUESTA En relación a la solicitud de los vehículos 2013 en adelante, estos permiten garantizar una mayor calidad en la prestación del servicio, disminuyendo el índice de accidentabilidad y garantizando la seguridad ambiental exigida por la autoridad competente. Teniendo en cuenta que LA ENTIDAD se desenvuelve en un campo comercial competitivo, al reducir el modelo de los vehículos se estaría por fuera de una competencia empresarial, por lo tanto en aras de garantizar los intereses no se estima conveniente reducir el modelo de los vehículos. 3.9 Que controles se han previsto para evitar que en el ejercicio de la prestación del servicio de recolección y entrega de envíos postales, no se filtre correos irregulares o ílicitos. RESPUESTA En aras de garantizar la no filtración de correos irregulares o ilícitos, LA ENTIDAD dispone de su propios controles preventivos como son la revisión de la mercancía al momento de la admisión, inspección por parte de la policía antinarcóticos el cual se realiza mediante apoyo de caninos y el personal competente en


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razón al cumplimiento de la normatividad vigente. Dentro de las actividades de prevención se identifican políticas de control de seguridad, gestión del riesgo, control de documento y registro. 3.10 Se indica en el numeral 2.4 Modificación de rutas fijas, que no obstante haberse fijado las rutas, las mismas pueden ser susceptibles de modificación, siempre y cuando las partes estén de acuerdo. Al respecto se solicita indicar:

- Los criterios que se tuvieron en cuenta para fijar las rutas fijas. - Si la entidad pública contratante cuenta estudios o análisis de los efectos que puedan generar

dichos cambios. - Si conforme al estudio que la entidad haya podido realizar, se tiene estimado algún número de

vehículos para las rutas fijas?

RESPUESTA

- La determinación de las rutas está sujeto a una metodología utilizada para la definición de capacidad requerida en el proceso de contratación de Transporte Multimodal, el cual consiste en analizar variables cuantitativas y Cualitativas.

- El área por parte necesidades técnicas y cumplimiento contractuales con el cliente permite optimizar el modelo logístico. Lo anterior obedece a las proyecciones comerciales de incrementos de ventas en servicios que impactan las capacidades de los vehículos.

- El número de vehículos de rutas fijas está relacionado en los Anexos Técnicos No. 1 de acuerdo a la Regional.

3.11 El numeral 2.7 señala que los vehículos deberán contar con un móvil (celular), sin embargo, no se indica si basta con el celular propio del conductor o debe ser de carácter empresarial. RESPUESTA Se hace la salvedad que en la exigencia se relaciona la condición en la cual el conductor deberá tener disponible en todo momento un equipo de comunicación (celular) (ADENDA CELULAR CORPORATIVO). 3.11 Se solicita indicar si los envíos o mercancías cuentan con los respectivos seguros? RESPUESTA Es de aclarar que por parte de LA ENTIDAD dispone de un programa de seguros global, entre ellos póliza de manejo de mercancías y adicionalmente dentro del proceso se está solicitando amparos que sean equivalente al riesgo determinado. 3.12 En relación con lo señalado en el numeral 2.10 Seguimiento satelital, se solicita indicar que estudios se tuvieron en cuenta para determinar que la carta de compromiso es el mecanismo idóneo para que el contratista se obligue a disponer de un programa de seguimiento satelital y de otros requerimientos en los que se estableció la obligación a través de la suscripción de carta de compromiso.


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RESPUESTA Se hace la salvedad que en el caso que no se genere el cumplimiento de la instalación del Seguimiento satelital, el oferente estará sujeto a descuentos de su facturación mensual en el caso que se constituya el incumplimiento de dicha condición. Una vez sea adjudicado el proceso en referencia, la exigencia de la misma será estipulada como Obligaciones del Contratista al momento de la celebración del mismo. Lo anterior obedece a que es contenido de Obligatorio Cumplimiento por parte de LA ENTIDAD. 3.13 Se realizaron estudios relacionados con envíos o recolección postales, en los cuales el contratista se niegue a prestar el servicio o tiene límites en aspectos de medida o de peso?. RESPUESTA Las características técnicas de los servicios ofrecidos por LA ENTIDAD están sujeto al portafolio de servicios vigentes el cual se encuentran publicados en la página web de LA ENTIDAD. Por lo tanto los pesos transportados están conforme a los lineamientos comerciales que están dispuesto a ser prestados. 3.14 Se solicita indicar cuáles fueron los estudios que tuvieron en cuenta para establecer los parámetros establecidos para la indemnización o expoliación de envíos. RESPUESTA

Servicios Postales Nacionales debe recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas. Contra estas decisiones la compañía tomo como base el histórico de pérdida del año 2015 para realizar los respectivos descuentos a los proveedores adjudicados. De igual forma el procedimiento de trámites de solicitudes de indemnizaciones envíos nacionales e internacionales, caso duplicata y clientes corporativos se encuentra aprobado y normalizado bajo nuestro Sistema de gestión de Calidad y hace parte de los anexos publicados. 3.15 Conforme a lo establecido en el numeral 3.6 del pliego (Requisitos puntuables), la entidad pública no otorgará puntaje al proponente que no presente el programa para el control centralizado de seguimiento a la operación de vehículos, al respecto se solicita a la entidad pública indicar como ejercerá el control, por ejemplo en los niveles de servicio y máximo que este control, tendrá efectos económicos en el evento de un posible incumplimiento. RESPUESTA EL procedimiento de inspección ante el cumplimiento del sistema de control centralizado de seguimiento a la operación de vehículos estará condicionado a una inspección por parte de los supervisores principales y auxiliares, dado que el supervisor está obligado a informar de manera mensual el posible incumplimiento a


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la Secretaría General. 3.15 No se observa la matriz de riesgos que determine un análisis y distribución de riesgos, por ejemplo, se solicita indicar el riesgo por acciones legales o si el mismo está repartido? RESPUESTA Se hace la salvedad que el análisis de riesgos se encuentra relacionado en el numeral 10 del Estudio de Conveniencia y Oportunidad que se titula Riesgos que se desprenden de la Presente Contratación. Finalmente, resulta pertinente indicar el alcance de la actuación preventiva integral en materia de contratación estatal, cuyo objeto principal es proteger y promover los derechos fundamentales, en pro del cumplimiento de los pilares institucionales como la protección del ordenamiento jurídico y la salvaguarda de los recursos públicos, y evitar en lo posible, la comisión de faltas disciplinarias. Dicha actuación preventiva, conforme al artículo 24 del Decreto Ley 262 de 2000, no implica en modo alguno la coadministración o injerencia en las decisiones administrativas, financieras, técnicas o jurídicas de las entidades públicas o de los particulares que ejercen funciones públicas. Tampoco, en esta órbita, la Procuraduría General expide conceptos, avales o aprobaciones frente a documentos producidos o actuaciones desplegadas por los sujetos de la vigilancia; de allí que las recomendaciones efectuadas no obliguen a los sujetos de vigilancia. Así mismo, no puede constituirse en una herramienta de presión a los servidores o particulares que cumplen funciones públicas, para que obren como lo desea la Procuraduría General, así se actúe con la intención de evitar perjuicios para la comunidad, la pérdida de recursos o la vulneración de derechos, sin perjuicio de la posibilidad de plantear debates, someter a discusión temas jurídicos, intervenir como vocera de la comunidad o de un sector que desee defender sus derechos, pero no es viable coaccionar a los responsables de la gestión contractual a adoptar una determinación u otra decisión. La actuación preventiva integral en materia de contratación estatal tampoco puede constituir prejuzgamiento; en tal sentido, las observaciones que se presentan en desarrollo de ésta se fundamentan en argumentos legales, jurisprudenciales o doctrinales, sin valoraciones subjetivas, ni incriminaciones respecto de la conducta de los servidores públicos o particulares involucrados. Con el fin de continuar con la actuación iniciada, comedidamente le solicitamos pronunciarse sobre las inquietudes planteadas en la presente comunicación. Así mismo, es preciso advertir que en el trámite de la misma, la Procuraduría General, podrá elevar más recomendaciones si así lo considera pertinente Lo anterior, de conformidad con las facultades constitucionales y legales otorgadas a este organismo de control, en especial el artículo 24 del Decreto Ley 262 de 2000, artículo 18 de la Resolución No. 17 de 2000 y la Resolución 132 de 2014.


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Conclusiones / Compromisos

Documentación Anexa

ASISTENTES

Nombres y apellidos Cargo Entidad Teléfono/celular e-mail Firma

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