ERP Aspectos Conceptuales

5/27/2018 ERP Aspectos Conceptuales

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UNIVERSIDAD DE ORIENTENCLEO MONAGAS

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DE SISTEMASCURSO ESPECIAL DE GRADO

SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL PARA PROCESOS YCOMUNICACIN INDUSTRIAL

Tutor de Seminario Realizado por:Ing. Jess Chaparro Juan Carlos Ascanio Carvajal

C.I: 20.139.269Carlos Luis Oronoz Cabello

C.I: 19.446.901

Maturn, Marzo de 2014


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INDICE

INTRODUCCION .................................................................................... 3MARCO TEORICO ................................................................................. 4

ERP: Definicin ................................................................................... 4

Evolucin de los Sistemas ERP .......................................................... 4

Objetivos de un ERP ........................................................................... 6

Caractersticas .................................................................................... 6

Limitaciones de los ERP ..................................................................... 7

Componentes que forman un ERP ..................................................... 7

Principales ERP en el Mercado .......................................................... 8DISCUSION ........................................................................................... 9

Implementar un ERP. Proceso costoso? .......................................... 9

CONCLUSION...................................................................................... 11

BIBLIOGRAFIA..................................................................................... 12


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INTRODUCCION

Los sistemas ERP o Enterprise Resource Planning dieron un vuelco a comose realizaba el tratamiento a la informacin interdepartamental en las

organizaciones. Anteriormente ocurra que cada departamento en unaorganizacin trataba su informacin con un individual, es decir, en una empresa sepoda tener hasta un software por cada departamento, sea, almacn, recursoshumanos, contabilidad, administracin, etc.

Los sistemas ERP son sistemas que permiten englobar de una forma integrallas diferentes reas de una empresa bajo un mismo software, esto trae obviasventajas que en gran medida derivan de que la informacin se encuentradisponible en tiempo real para toda la empresa.

Esta investigacin tiene como objetivo que el lector incursione en losaspectos conceptuales de lo que son los sistemas ERP para que se familiarice con

este concepto y pueda adentrarse ms en esta rea de los sistemas gerenciales.


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MARCO TEORICO

ERP: Definicin

El Enterprise Resource Planning, es un sistema de planificacin de losrecursos y de gestin de la informacin que, de una forma estructurada, satisfacela demanda de necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un softwareintegrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar msfcilmente su negocio en todos los mbitos.

Estos sistemas se caracterizan por su gran capacidad de adaptacin, demodularidad, de integracin de la informacin, de universalidad, deestandarizacin e interfaces con otro tipo de programas y est diseado paracubrir todas las exigencias de las reas funcionales de la empresa.

Al respecto, Lopez (2000) plantea que podemos definir ERP como undeterminado tipo de software de gestin que se diferencia del resto en dosaspectos fundamentales:

Su sentido global, es decir, trata de hacer frente a todas lasnecesidades de informacin dentro de la organizacin.

La naturaleza estndar de la solucin con la disposicin de un entornode desarrollo propio, lo cual capacita a la empresa para llevar a cabolas adaptaciones necesarias para el desarrollo de la actividad.

El ERP tiene como uno de sus objetivos principales satisfacer las diferentes

necesidades de informacin de la empresa para conseguir que los distintosresponsables puedan tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos,pero hay un factor que se debe tomar en cuenta es que la decisin deimplementar un ERP en una empresa es una decisin estratgica; por lo tanto,debe tenerse la capacidad de asumir los cambios y recursos a emplear en laimplantacin.

Evolucin de los Sistemas ERP

Los sistemas de ERP cuentan con un largo currculo de cerca de 40 aos,

acumulando algunos errores y xitos. Su evolucin se dio como una herramientaestratgica al mismo tiempo en que las tecnologas de informacin tambinevolucionaban, y a travs de los sucesivos mejoramientos de las tcnicas degestin.


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Antes de la dcada de 60, y con el objetivo de garantizar el correctofuncionamiento organizacional de las empresas, gran parte de los negocios eranapoyados por tcnicas de gestin de inventarios. La ms popular de ellas todasera la EQQ Economic order of Quantities(Orden Econmica de Cantidades).

En esta tcnica, cualquier artculo en stock ser analizado en funcin de suvalor de coste de pedidos y por el coste de almacenaje, es decir, son estimadaslas ventas al ao de forma de optimizar el costo final de los artculos y la cantidadde los mismos a tener en stock en el almacn.

Dcada de los 60s

Surge una nueva tcnica con el nombre MRP Material Resource Planning(Planificacin de Pedidos de Material). Era una forma activa de gestionar y planearinventarios, explorando en busca de los productos finales a travs de unaplanificacin de produccin especfica y su transformacin en una tabla ordenadade rdenes de pedidos y produccin, no dejando de lado las cantidades en stock.

Dcada de los 70s

Aparece una nueva tcnica semejante al MRP, pero modificada al nivel de lalgica de funcionamiento original. Era a CL MRP Closed Loop MaterialResource Planning(Planificacin de Pedidos de Material de Ciclo Cerrado).

En esta nueva tcnica, la capacidad de produccin pas a ser tomada encuenta, resultando en una nueva inclusin de un mtodo en el sistema, el CRPCapacity and requiring Planning(Planificacin de Requisitos y Capacidades).

Dcada de los 80s

Surge el MRP-II sucesor del MPR, que abordaba el concepto de laplanificacin de recursos de produccin y la necesidad de ensanchar la gestin lasotras reas de la empresa.

Dcada de los 90s

Con todas las innovaciones tecnolgicas de la poca y su necesidad deexpansin la reas tan distinguidas como la Ingeniera, Finanzas, RecursosHumanos, Gestin de Proyectos, Servicios y Banca, es decir, todas las actividadesque son inherentes a cualquier empresa, totalmente integradas en una solucin.

Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestin Empresarial).Un hecho importante, que diferencia esta nueva solucin de las dems, es

que permite integrar todos los subsistemas existentes en una empresa, los ERPconsiguen resultados mejores que el total de los subsistemas en separado (El todoes mayor que la suma de sus partes).


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Objetivos de un ERP

Adems de los objetivos planteados anteriormente, los ERP buscan cumplircon los siguientes objetivos:

Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna

(integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes

de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes

del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as comoun eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de

decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Caractersticas

Los ERP poseen ciertas caractersticas que los diferencian de otrassoluciones de software, entre estas caractersticas se destacan:

Los ERP controlan las principales actividades de la compaa eincrementan el servicio al cliente, mejorando la imagen de la empresa.

Distribuyen la informacin a lo largo de toda la compaa. Consiguen una completa integracin de los sistemas de informacin,

no solo a lo largo de los departamentos de una unidad de negocio,sino tambin a lo largo de todas las unidades bajo una mismaadministracin.

Permite la introduccin automtica de las ltimas tecnologas, talescomo la transferencia electrnica de fondos, el intercambio electrnicode datos, internet, intranet, videoconferencias, correo electrnico.

Ayuda a eliminar problemas como la escasez de materiales, el servicioal cliente, la gestin de tesorera, gestin de inventarios, entre otros.

No solo trata las necesidades presentes de la compaa, sino quetambin ofrece la posibilidad de refinar y mejorar continuamente los

procesos de negocios. Proporcionan herramientas de apoyo a la toma de decisiones.


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Limitaciones de los ERP

La implementacin de un software ERP puede tener ciertas limitacionescomo se presenta a continuacin:

La Implementacin puede llegar a ser larga, cara y difcil. Es probable que la empresa deba adaptar sus procesos. Dependencia de un solo proveedor. Imponer un sistema ERP desde arriba puede ser un gran error. Empresas cambiantes y altamente descentralizadas no debieran usar

un ERP. Algunos proveedores se han especializado en ciertas industrias. El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de

trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabajecorrectamente. Los propietarios de pequeas empresas estn menos

capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP esoperado por personal que no est capacitado para el manejo delmismo.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles deadaptarse al flujo especfico de los trabajadores y el proceso denegocios de algunas compaas, este punto se cita como una de lasprincipales causas de falla.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": laineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleadospuede afectar a otros participantes.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios

son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control). La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos

puede reducir la eficiencia del software. Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las

necesidades reales del consumidor.

Componentes que forman un ERP

Cada solucin ERP puede tener sus listas de componentes, y nonecesariamente todas cuentas con la misma cantidad o con los mismoscomponentes, este factor depender de cada sistema y su adaptacin a laempresa donde se est implementando.

Sin embargo, Lopez (2000) dice que los componentes que comnmentepueden encontrarse en una aplicacin de este tipo son los siguientes (ver figura1):


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Ventas y Marketing

Gestin de Materiales

Control de la Cadena de Suministros

Gestin Financiera

Planificacin y Gestin de la Produccin

Comunicaciones con estaciones remotas

Desarrollo de soluciones

Recursos Humanos

Principales ERP en el Mercado

SAP R / 3: Solucin integrada de software de SAP para la distribucin desistemas abiertos y sistemas cliente-servidor.

Openerp:Solucin adaptable ERP y CRM. Est diseado para satisfacer lasnecesidades del negocio mediante la racionalizacin y la automatizacin.

SAP Business One: Solucin con muchos mdulos integrados y ofrecesoluciones basadas en web.

SYSPRO: Ayuda a las organizaciones a desarrollar su proceso defabricacin.

Epicor: Ofrece soluciones extremo a extremo ERP y es uno de los diez

primeros de software ERP.Infor ERP:Ofrece varios sistemas de ERP para la gestin de inventario y los

procesos de fabricacin.

Exacta: Se integra la gestin de relaciones con clientes o CRM con laplanificacin de recursos empresariales o ERP.

Net Suite:Es fcil de instalar y ofrece una fcil personalizacin del softwarepara adaptarse de acuerdo a las necesidades del negocio.

Intacct: Proporciona soluciones ms baratas para las organizacionespequeas y medianas empresas. Es bien conocido por su gestin financiera y delos otros mdulos son la contabilidad, inventario, nmina, compra, etc.
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DISCUSION

Los ERPs representan una solucin de lo que en muchos aosrepresentaba un problema para las organizaciones, estos permiten que la

informacin global de la empresa, de cada uno de sus departamentos, estedisponible en tiempo real, y esta pueda ser consultada por cualquier departamentoen cualquier momento que sea necesario.

Esta ventaja es sumamente importante ya que antes de los ERPs no secontaba con un banco de informacin globalizado en las empresas, por estospoda representar u problema cuando un departamento como contabilidadnecesitaba una informacin especfica del departamento de almacn, o cuando eldepartamento encargado de la toma de decisiones necesitaba en tiempo real losreportes de contabilidad y almacn para evaluar una estrategia o implementar uncambio.

Al tener informacin de forma inmediata, es ms fcil poder realizar ajustesen la produccin o en las operaciones crticas para la empresa, tambin permitetener al da la contabilidad y la parte administrativa.

Aunque son destacables las ventajas, es necesario destacar las desventajasde implementar un sistema como este en una organizacin, es decir, cuando secentraliza la informacin en un solo software, se debe tener en cuenta que todassus partes deben funcionar al unsono, ya que un atraso en un departamentopuede generar atrasos en los departamentos que dependen de esa informacin.

Este tipo de aspectos son sumamente importantes y deben ser tomados encuenta a la hora de implementar un ERP, por lo que es recomendable que al

mismo tiempo de estarse implementando el sistema nuevo, todo personal quetendr acceso al deber ser entrenado y documentado sobre todas las funciones ycaractersticas que deben sabe, como una forma de mitigar las fallas que setendrn por la falta de experticia o falta de adiestramiento sobre cmo hacer usodel sistema nuevo.

Implementar un ERP. Proceso costoso?

Generalmente, la implementacin de un sistema ERP no es un proceso nirpido, ni econmico. Esto debido a que siempre se debe adaptar el sistema a las

caractersticas de la organizacin donde se va a implementar. Es sumamentedifcil que un software ERP se adapte totalmente a la estructura de una empresasin antes pasar por un proceso de adaptacin.

Para este proceso de adaptacin se necesita contar con un personalespecializado, que conozca el software y sepa cmo adaptarlo. Este personalcuesta dinero, y en nuestro pas son pocos los que cuentan con el conocimiento


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suficiente para realizar este tipo de tareas, con lo cual, el costo aumentaconsiderablemente.

Adems de la contratacin de los servicios de un personal capacitado, sedebe considerar el tiempo que este necesita para poner a punto el sistema, ya que

nada nos asegura que al implementar el sistema, este funcionara al 100% desdeel principio, con lo que el tiempo de pruebas y correcciones puede extenderseincurriendo en un aumento de los costos hacia la empresa.

Al ser los sistemas ERP rgidos y de difcil adaptacin, una empresa muycambiante debe considerar no implementarlos, debido a que una vez que se poneen funcionamiento, su readaptacin puede ser adems de muy costosa, muy difcilde llevar a cabo.


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CONCLUSION

Los sistemas ERP permiten a las empresas realizar un tratamiento mseficiente a la data que maneja, le permite a sus departamentos transmitir y

consultar en todo momento la informacin que necesitan sin necesidad de esperarmucho tiempo para ello.

La organizacin debe evaluar si est preparada para afrontar las dificultadesque implica el hacer el uso de este tipo de software, es necesario que en base asu presupuesto y necesidades, adems de evaluar si su estructura organizacionalpuede adaptarse sin problemas a este tipo de programas tome la decisin deimplementarlo o no.

Si bien la implementacin de un ERP tiene ciertas dificultades, las ventajasque este traen estos cuando es bien implementado son completamenteconsiderables. Estos permiten unificar la informacin, que sea accesible en

cualquier momento y en base a ella tomar decisiones rpidas en pro de mejorarlos procesos que se lleva a cabo dentro de la organizacin, as como tambingestionar de forma eficiente los clientes, el marketing, los proveedores de materiaprima o de productos, etc.


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BIBLIOGRAFIA

GONZALEZ, L. (2004). ERP: gua prctica para la seleccin e implantacin.Espaa: Ediciones Gestin 2000.

LPEZ, C. ERP: Planificacin de recursos empresariales[en lnea]. Visitadoel 4 de Marzo de 2014. Desde http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/erp-planificacion-de-recursos-empresariales.htm.

LOPEZ, J. (2000). Informtica aplicada a la gestin de empresas. Espaa:ESIC Editorial.

MySoftware. Top Ten Software ERP en el mercado.Visitado el 8 de Marzodel 20014. Desde http://mysoftwar.wordpress.com/2011/05/03/top-ten-software-erp-en-el-mercado/.

WIKIPEDIA. Sistema de planificacin de recursos empresariales.Visitado el

3 de Marzo de 2014. Desde http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php.


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ANEXOS


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Figura 1. Mdulos de un ERP. Fuente: Informtica aplicada a la gestin deempresas. (Lpez, 2000, p.79)

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