Elektronische facturatie binnen Heineken

22 i 201222 mei 2012

Floris van der HulstProcess Improver Source to Pay HNLProcess Improver Source to Pay HNL

Agenda

♦ Geschiedenis

♦ Aanleiding

♦ Factuurproces Heineken

♦ Scope en opzet project

♦ Oplossing in detail

♦ Supplier adoption

♦ Resultaten♦ Resultaten

♦ Wat levert het ons nu op?

♦ Lessons learned

♦ Vragen

2

Geschiedenis

De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam

Heineken® wint 2 Gouden Medailles bij de Grand Prix Paris

1864

1889

Eerste lading Heineken® naar de VS na opheffen alcoholverbod

Heineken neemt de Amstel brouwerij over

1889

1933

Opening brouwerij Zoeterwoude: grootste in Europa

Overname van BBAG, Scottish & Newcastle, FEMSA Cerveza

1968

19821982

2003-2010

3

Heineken internationaal

>140 brouwerijen in 71 landen.

70,000 werknemers

Groep Bier Volume in 2011: 214 miljoen hlmiljoen hl

4

Aanleiding

♦ Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het

ffactuurproces.

♦ Cijfers 2009

Totaal 453 000 fact ren■ Totaal 453.000 facturen

■ 286.000 EDI/XML

■ 167 000 papier■ 167.000 papier

♦ Medio 2009 RFP traject met 5 partijen gestart.

♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost.

5

Factuurproces Heineken

Scan applicatie Scanning & OCR

SAP Posting invoices

Elektronische facturen EDI/XML

Invoice scanning

SAP HNL

SAP Corporate

XML

gInvoice posting

Scan applicatie Basware

SAP Corporate

SAP Export

Invoice

SAP HeiCore

Invoice approval

Matching & workflowSAP Horeca

6

Scope en opzet project

♦ Scope project: ■ Start mei 2010■ 75.000 facturen■ 800 leveranciers

K C i l b k♦ Keuze voor Certipost als message broker.♦ Eén standaard factuurformaat.♦ Directe import in factuursysteem.p y♦ Gratis webportaal voor leveranciers.

Eenmalige mapping factuur-formaat

7

Oplossing in detail

♦ Leverancier heeft 3 mogelijkheden: Webportaal

■ Webportaal: directe invoer door leverancier via een beveiligde webpagina.

■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit Geïntegreerde leverancier■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit systeem leverancier en mapping door Certipost naar Heineken formaat.

Roaming: factuurbericht via ander platform

Geïntegreerde leverancier

■ Roaming: factuurbericht via ander platform.

♦ In alle gevallen voor Heineken één ingang!XML, EDI, flat file, ,

Roaming

8

Supplier adoption

♦ Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie.♦ Correcte masterdata noodzakelijk voor juiste opzet accounts.♦ Gezamenlijk effort in het opzetten van geïntegreerde leveranciers.

♦ Na initiële benadering leveranciers in scope opgeknipt in 4 waves.■ Per wave “wens” veranderen in “must”. ■ Na iedere wave starten met “bouncen” van papieren facturen.■ Na iedere wave sterke groei aantal facturen.

♦ Opzet van escalatieproces met inkoop, administratie en Certipost.

9

Resultaten # leveranciers.

♦ Aantal leveranciers die elektronisch kunnen factureren: 516

Aantal berichten via portal en geïntegreerd

factureren: 516♦ Aantal geïntegreerde

leveranciers: 12♦ Stand april 2012: 60 240

3000

periode 04/11 - 04/12

♦ Stand april 2012: 60.240 facturen jaarlijks!

♦ Gemiddelde stijging van elektronische facturen 2000

2500

anta

l

afgelopen jaar: 8,7 % per maand

♦ Stijging totaal in 1 jaar: 1000

1500

Aa

geïntegreerd

Portal

160 %500

1000

0

2011

04

2011

05

2011

06

2011

07

2011

08

2011

09

2011

10

2011

11

2011

12

2012

01

2012

02

2012

03

2012

04

10

Wat levert het ons nu op?

♦ Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen.

Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling■ Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling

♦ Business case inmiddels positief!

♦ Best practices binnen Heineken♦ Best practices binnen Heineken.

♦ Cijfers heden:

■ Totaal 495 000 facturen■ Totaal 495.000 facturen

■ 327.000 EDI

■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope

■ 107.760 papier

11

Lessons learned

♦ E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.

♦ Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nodig!

♦ Fasering loont in focus voor organisatie en snelheid inrol.

♦ Samenwerking met inkoop is essentieel.

♦ Opzet stuurgroep voor overall commitment.

♦ E-invoicing als vereiste opnemen in contracten en/of g p /

inkoopvoorwaarden.

♦ Correcte masterdata is echt noodzakelijk!

♦ Verander indien mogelijk “wens” in “must”!

12