Elektronische Facturatie Inbound

© <2012> Sage TML nv

Elektronische Facturatie Outbound

19/10/2012

All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, ormechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without thewritten permission of the publisher.

Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of therespective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.

While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume noresponsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in thisdocument or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher andthe author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been causeddirectly or indirectly by this document.

Printed: oktober 2012 in Groot-Bijgaarden, België

Elektronische Facturatie - Inbound


Nog even het volgende...

We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maargezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programmaDBFACTw is dit niet altijd mogelijk .

Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfilete consulteren voor de laatste informatie.

Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nogaan om minimaal 1 keer per jaar een update cursus te volgenzodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en viaDBFACTw de werk ing van uw bedrijf kan blijven optimaliseren.

Veel succes met DBFACTw.

Willy De Vos

3Contents


Table of Contents

Foreword 0

Elektronische Facturatie - Inbound 4

................................................................................................................................... 41 Certipost - Inbound

......................................................................................................................................................... 4Instellingen Certipost - Inbound

.................................................................................................................................................. 5Licentie

.................................................................................................................................................. 6Verander variabelen (Direct menu: 4)

......................................................................................................................................................... 8Werking Certipost Inbound

.................................................................................................................................................. 8Elektronische facturen ophalen via Certipost (Direct menu: 114)

.................................................................................................................................................. 8Certipostw erklijst

.................................................................................................................................................. 11Certipost gegevens Matching

.................................................................................................................................................. 14Certipost: Regelmatching

.................................................................................................................................................. 17Certipost Match-artikel w erklijst

.................................................................................................................................................. 18Document Overnemen in Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota

.................................................................................................................................................. 20Recepties afpunten

................................................................................................................................... 222 E-Invoice - Inbound

......................................................................................................................................................... 22Parameters E-invoice Inbound

.................................................................................................................................................. 23Licentie

.................................................................................................................................................. 24Verander variabelen

......................................................................................................................................................... 25Werking E-invoice Inbound

.................................................................................................................................................. 25E-invoices ophalen

.................................................................................................................................................. 26Elektronische facturen inlezen (Direct-menu 114)

.................................................................................................................................................. 27E-invoices w erklijst

.................................................................................................................................................. 28Gegevens Matching

.................................................................................................................................................. 30Regelmatching

.................................................................................................................................................. 33Certipost Mach-artikelw erklijst

.................................................................................................................................................. 33E-Invoice overnemen in aankoopfactuur

.................................................................................................................................................. 35Recepties overnemen

Index 0

4 Elektronische Facturatie - Inbound



1.1 Certipost - Inbound

Deze integratie met Certipost bestaat uit het inlezen van inkoopfacturen in de boekhouding. Deintegratie gaat echter veel verder dan het louter inlezen van totalen. Met deze DBFACTw-modulekunt u de functionaliteit van het afpunten en controleren van de receptie goederen blijven gebruiken.De module meldt u aan op het Certipost-platform, haalt de verschillende inkomende facturen op,vergelijkt waar mogelijk de artikelen op de aankoopfactuur met de originele receptie goederen enpunt die documenten dan ook af. Indien een receptie niet kan worden afgepunt, dan kunt u alsnogingrijpen door een manuele koppeling te maken of bepaalde grootboekrekening te matchen. Netzoals de CODA-module, is deze eInvoice-module een zelf-lerende module. Hoe meer u ze gebruikt,hoe minder u effectief zal moeten tussenkomen bij de automatische boeking.Vanuit deze module kunt u de inkomende factuur opslaan of afdrukken via het PDF-document.

1.1.1 Instellingen Certipost - Inbound

5Elektronische Facturatie - Inbound


1.1.1.1 Licentie

Bij het Licentie menu, licentie Certipost Inbound aanvinken.



1.1.1.2 Verander variabelen (Direct menu: 4)

Tabblad Inkomend verkeer

URL (Helpkey 960250) URL van Certipost, waar de documenten worden gedownload

Login (Helpkey 960246) Login van uw account bij Certipost

Paswoord (Helpkey960247)

Paswoord voor uw account bij Certipost

Bestandslocatie inkomend(Helpkey 960248)

Locatie waar de inkomende facturen opgeslagen worden, diegedownload zijn van Certipost

Match-artikel (Helpkey960249)

Algemeen artikel (dient nog aangemaakt te worden), dat gebruiktwordt voor artikelen die niet op stock dienen te komen of waargeen receptie is voor aangemaakt. vb USB sticks voor eigengebruik

Bijlage default (Helpkey960402)

Keuze tussen Snelkoppeling/Archief en Vragen (afhankelijk of erwordt gewerkt met de module Digitaal archief). Deze instellingbepaalt hoe de documenten bijgehouden worden. Meer uitlegover de instellingen voor bijlagen kunt u hier onderaanterugvinden.

Recepties afpunten bijovername elektronischdocument (Helpkey

Hiermee wordt ingesteld of de openstaande recepties afgepuntworden bij de overname van een inkomende factuur.



960088)

Disconto aftrekken vantotaalbedrag (Helpkey960596)

Via deze parameter bepaalt u of u het totale factuurbedrag boektof het netto te betalen factuurbedrag.Bij de tweede mogelijkheid wordt de disconto direct verwerkt opniveau van de factuur, naar de correcte rekening, en niet meer bijhet boeken van de betaling.

Updategrootboekrekeningenregels

Met deze button kan een refresh gemaakt worden voor degrootboekrekeningen van het gekoppelde artikel. Dit is nodig alseen artikel met een nieuwe grootboekrekening gekoppeld wordt,dan worden de geboekte regels van dit artikel ook gerefreshd.

Indien u in DBFACT met de licentie Digitaal archief werkt, is er nog een parameter meer in menuVerander variabelen: "Archiefetiketten afdrukken". Als deze parameter actief staat, dan wordtdefault archiefetiketten afgedrukt, bij het opslaan van een inkomende factuur/creditnota.

URL: Dit kan belangrijk zijn gezien sommige klanten eerst in testfase moeten starten. Dat is dus eenandere URL dan de officiële URL van Certipost:

Test URL = https://staging.certione.com/httpserverLive URL = https://Connect.Certione.com/httpserver

Bestandslocatie: Locatie op de server, onder de datamap, waar de e-invoices worden geplaatst nahet downloaden. Bij het instellen van deze locatie wordt automatisch een nieuwe map 'Backup'gemaakt en hier worden zowel de XML bestanden als de PDF bestanden van de e-invoices geplaatst.

Match-artikel: Hier wordt een artikel ingesteld om 'losse' artikelen aan te koppelen. Dit manueelartikel kunt u gebruiken om artikelen te koppelen die bv éénmalig aangekocht worden, artikelen dieniet op stock dienen te komen, die niet gereceptioneerd zijn, maw waar u dus geen historiek vanwenst bij te houden. Dit artikel dient u zelf nog aan te maken:

Beheer Manueel Artikel: Soort: DiverseGroep: DiverseAankoop: 604000Verkoop: 700000Prijs: 0Stockcontrole: Uitgevinkt

Bijlagen: Deze instelling is afhankelijk of u werkt met Digitaal archief of niet.

Indien u werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden:Helpkey 960402 op 'Archief'Via Direct-menu 31 locatie instellen: Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief

Indien u niet werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden:Helpkey 960402 op 'Snelkoppeling'Helpkey 960451 locatie instellen, waar deze bijlagen worden opgeslagen in het veldje "Lokatiegemeenschappelijke bijlages"



1.1.2 Werking Certipost Inbound

1.1.2.1 Elektronische facturen ophalen via Certipost (Direct menu: 114)

Elektronische facturen/creditnota's worden opgehaald via de certipostwerklijst, via Direct menu1205. Klikken op de button <Ophalen> en kiezen voor Online opvragen. Deze actie haalt debeschikbare documenten van Certipost op en plaatst deze op de door u bepaalde locatie (in te stellenin menu Verander variabelen).

De Certipostwerklijst kan geopend worden op 2 manieren:

1) Via een inkomende factuur:

U opent het Aankoopboek via Direct menu 114, klikt op button <Documenten>. Dit opent deCertipostwerklijst, waaruit u de Certipost-documenten kan koppelen/overnemen.

2) Via Direct menu 1205, de Certipostwerklijst

1.1.2.2 Certipostwerklijst

Deze werklijst wordt vooral gebruikt bij opstart om alle matchings en regelmatchings te maken.Indien niet alle regels gematched zijn, is het niet echt overzichtelijk bij het boeken van eenaankoopfactuur omdat je dan niet ziet van welke relatie deze e-invoices zijn.

Om de e-invoices op te halen, klikt u op de button <Opvragen> en vervolgens op Online



opvragen. Deze actie haalt de beschikbare documenten van Certipost op en plaatst deze op de dooru bepaalde locatie (in te stellen in menu Verander variabelen).

Indien er problemen zijn met het ophalen van deze e-invoices om bepaalde redenen (technischefout, dubbele nummer, ..) wordt dit gemeld in een apart scherm:

Bij deze melding dient contact opgenomen te worden met Helpdesk Certipost of Helpdesk TML,waarbij u het auditnummer doorgeeft, dan wordt dit nagekeken.



Via de button <Selectie> kunt u een selectie maken van welke documenten u in deCertipostwerklijst wil opvragen. Deze keuze kan gemaakt worden op Aankoopfactuur,Aankoopcreditnota, Messagenummer, Relatie, Xml Boekingsdatum, Xml Factuurdatum, XmlVervaldatum en Status.

Om alle openstaande/nieuwe e-invoices te bekijken, klikt u enkel op de button <Berekenen>,standaard staat de Status op Openstaand. Op deze manier krijgt u direct alle nog niet ingelezen e-invoices.

Toon nodes Dit toont alle meegestuurde gegevens van de aankoopfactuur of creditnota

Opvragen Om de documenten Online op te vragen of de PDF/XML/Nodes te bekijken op hetscherm. Indien u met de muis even op deze button blijft staan, ziet u de datumvan laatste ophaling.

Matching Matching/ regelmatching/ opnieuw matchen. Om de gegevens die nog niet doorDBFACTw herkend zijn, te koppelen

Markeren Om te markeren/demarkeren

Wijzigen Via deze button kan je de status wijzigen van 'Openstaand' naar 'Gefactureerd' ofomgekeerd voor één enkel of voor meerdere e-invoices.

Verwijderen U kan verschillende documenten markeren en deze verwijderen.

Documenten Opent het apart bijlagenscherm. Via dit scherm krijgt u een overzicht van degekoppelde documenten.

Afdrukken Hiermee kan een lijst van de doumenten afgedrukt worden of een PDF.

Sluiten Spreekt voor zich.

Om de bijlagen van de certipostdocumenten te kunnen opvragen dienen volgende instellingenaangepast te worden: (bij de e-invoices, met bijlagen, staat er een vinkje in deze werklijst in dekolom 'Bijlage'; indien gewerkt wordt met digitaal archief, komt de button in het blauw te staan)

* Indien in het dossier niet gewerkt wordt met het Digitaa l archief, dan dient Helpkey 960402ingesteld te worden op 'Snelkoppeling'. Zonder Digitaal archief dient via Helpkey 960451 de locatieingegeven te worden, in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages", waar deze bijlagenworden opgeslagen.



* Indien in het dossier wel gewerkt wordt met het Digitaa l archief, dient de Helpkey 960402 op'Archief' te staan en stelt u de locatie in via Direct-menu 31, Tabblad Certified Add-Ons, TabbladDigitaal archief. Op deze locatie worden de bijlagen van de certipostdocumenten opgeslagen.

Een overzicht van de Certipost gegevens, wordt verkregen door de optie Toon nodes Aan te vinken.Dan verschijnt een lijstje met afkortingen:

BY De gegevens van de koper (Buyer)

SU De gegevens van de leverancier (Supplier)

SR Vertegenwoordiger van de leverancier of de tussenpersoon (SupplierRepresentative)

DP Locatie voor de levering (Delivery party)

IV Locatie voor de facturatie (Invoice Party)

1.1.2.3 Certipost gegevens Matching

Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u eerst de hoofdinggegevens éénmalig te koppelen aanuw gegevens in DBFACTw. Dus maw de naam die meegegeven is (de gegevens in hetcertipostdocument) dient u te koppelen (= te matchen) met de relatie in uw dossier. Dit doet u door in de Certipostwerklijst het document te selecteren, op de button <Matching> teklikken en vervolgens op Matching te klikken. (Eens deze gekoppeld zijn, dient u deze procedureniet meer te doen. Dan herkent DBFACTw deze documentgegevens en dient u enkel deze nog over tenemen in het aankoopboek).

Indien met de muis over de nodes in certipostwerklijst wordt gegaan, krijgt u de uitleg/verklaring vandeze codes te zien in een tooltip.



Matching:

In het bovenste gedeelte worden de gegevens gekoppeld aan de relatie op wie de aankoopfactuur/inkomende creditnota geboekt wordt.

In het middelste deel worden de gegevens van de leverancier gekoppeld, op wie de receptie dientafgepunt te worden. Deze kan soms verschillen van de relatie op wie de e-invoice geboekt wordt.

In het onderste gedeelte worden de referenties gekoppeld. Deze komen mee in de aankoopfactuur/inkomende creditnota bij het overnemen van de e-invoice.

Type Keuze tussen welke gegevens u wilt wijzigen (koper, leverancier, .. dit zijn deNodes)

Soort Keuze tussen aan wat dit dient gekoppeld te worden

Waarde De gegevens in certipost

Koppelen aanrelatie

De gegevens in DBFACTw

Referentie Referentie van leverancier

Referentie Referentie van de betaling



betaling

Opmerking Indien hier een opmerking is meegegeven

Levering nr. Indien hier een leveringsnummer is meegegeven

Bij Soort heb je keuze tussen:

Node Dit zijn de basisgegevens uit het Certipost XML bestand (dit kan code NM zijnvoor naam, maar ook bv VAT voor BTW nummer ed).

GLN Global Location Number (= identificatie van het bedrijf/organisatie)

VAT Hiermee kan je koppelen op BTW-nummer

Bij Referentie heb je keuze tussen:

CIN Craft Identification Number (= fabrikantencode)

STRUC Dit is de gestructureerde mededeling

Deze Certipost gegevens kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden:

Koppelen aan Node:Type op bv SU (supplier = leverancier), de gegevens die in de Waarde Nodestaan (zijn meegegeven in het XML bestand) koppelen aan de relatie, die in DBFACTw staat. Danklikken op de button <Opslaan>

Koppelen aan GLN: Type op SU en Soort op GLN, de gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aanhet GLN, indien aanwezig in DBFACTw.

Koppelen aan BTW nummer: Type op SU en Soort op VAT, de gegevens worden rechtstreeksgekoppeld aan het BTW nummer, indien aanwezig in DBFACTw.



1.1.2.4 Certipost: Regelmatching

Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u ook de detailgegevens éénmalig te koppelen aan uwartikelen in DBFACTw. Dus maw de regels/artikelen die meegegeven worden door de leverancier (degegevens in het certipost XML document) dient u te koppelen (= te matchen) met de artikelen in uwdossier. Dit doet u door in de Certipostwerklijst het document te selecteren, op de button <Matching> teklikken en vervolgens op Regelmatching te klikken. Eens de artikelen gekoppeld zijn, dient u dezeprocedure niet meer te doen. Indien een artikel al automatisch wordt herkend, kan je dit ziendoordat in de kolommen 'Artikel' en 'Grootboek' data ingevuld staan.

Regelmatching:



Match kost Om de kost op dit artikel te koppelen aan de kosten in DBFACTw

Wijzigen Opnieuw matching maken


Match regel Via deze button koppelt u het artikel, hierbij krijgt u verschillende keuzes (dit wordtverder uitgelegd)

Afdrukken De gemarkeerde regels afdrukken

Sluiten Zoals het woord zelf zegt, om dit schermpje af te sluiten

Koppelen van de kosten via Match kost:

Om de kosten te koppelen, klikken op <Match kost> dan wordt het scherm van de kosten(ingegeven in kostenbeheer in DBFACTw) getoond, hier koppelt u de kost uit het certipostdocumentmet de kost uit DBFACTw door te dubbelklikken op de regel, waar deze kost mee overeenstemt.



Klungelalarm

Voor de Recupelkosten, komt er een code REC mee als Type kost. Indien deze eensgekoppeld geweest is met een Recupel uit DBFACTw, wordt deze koppelingonthouden voor elke kost met als Type REC. Dit merkt u aan de code die naast debetreffende kost staat. Het kostenbedrag komt wel goed mee, dus de code isdezelfde als eerder gebruikt, maar het bedrag wordt wel telkens goedovergenomen.

Koppelen van artikelen via Match regel:

Er zijn verschillende manieren om de detailregels/artikelen te koppelen, op welke wijze dezegekoppeld worden maakt niet uit, als er een koppeling/matching wordt gemaakt voor een artikel,wordt deze onthouden in DBFACTw en worden alle volgende detailregels van de e-invoices hier ookop gecheckt.

Match omschrijving: Bij het klikken op <Match omschrijving> wordt een schermpje geopend, waaru de omschrijving voluit of gedeeltelijk kan ingeven. Na <Enter> kunt u deze omschrijving opzoekenin uw Artikel database. In dit laatst geopend scherm selecteert u het artikel door te dubbelklikken ophet juiste artikel.



Koppelen aan de hand van barcode: hierbij is de keuze om de EAN code of de Supplier code tekoppelen aan een barcode. Hier dient u enkel de barcode te koppelen aan de barcodes in DBFACTw,afhankelijk van welke data in het XML bestand zit.

U kunt dit artikel ook Manueel koppelen, aan het match-artikel dat ingesteld staat bij Verandervariabelen (Helpkey 960249). Hiervoor dient u enkel op <Match regel> te klikken en vervolgensop Koppel manueel. Er is ook een mogelijkheid om meerdere match-artikelen te koppelen, dit isinstelbaar per leverancier via de Certipost match-artikel werklijst.

1.1.2.5 Certipost Match-artikel werklijst

Via Direct-menu 1206 komt u in de Certipost match-artikel werklijst. Met deze werklijst is hetmogelijk om artikelen voor een bepaalde leverancier in te stellen. Dit ingesteld artikel wordt dan telkens opnieuw gebruikt als er regels manueel gekoppeld worden voor deze leverancier. Om dit inte stellen klikt u op de button <Nieuw>, u geeft de relatie in en het artikel in, vervolgens klikt u op debutton <Opslaan>.



1.1.2.6 Document Overnemen in Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota

In het scherm van de aankoopfactuur of inkomende creditnota klikken op de button <Documenten>brengt u naar de certipostwerklijst. In deze Certipostwerklijst, selecteert u de e-invoice die u wenstin te lezen en te boeken. Vervolgens dubbelklikken op dit certipostdocument om het over te nemen ofklikken op de button <Overnemen>.

Indien niet alle regels gematched zijn, dan verschijnt een melding van DBFACTw:



Om de artikelen te kunnen koppelen, klikken op Bekijk en dan komt u terug in de certipostwerklijst,waar deze regels kunnen gekoppeld worden. Eens de koppelingen/matchings gemaakt zijn, kunt uhet document overnemen in een Aankoopfactuur of inkomende creditnota. Indien u klikt op OK, dangebeurt er niets.

Indien Helpkey 960088 ("Recepties afpunten bij overname Certipost-document") Uitgevinkt staat,dient er verder niets meer gedaan te worden dan het journaal en de boekingsdatum in te geven (bijeen tweede en volgende factuur zal automatisch het gekozen journaal, alsook boekingsdatumovergenomen worden) en de Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota op te slaan en deze is geboekt.

Indien Helpkey 960088 "Recepties afpunten bij overname Certipost-document" Aangevinkt staat inmenu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt eennieuw schermpje open. Dit wordt verder uitgelegd.

Er bestaat een controle op reeds ingelezen documenten aan de hand van referenties, om tevermijden dat e-invoices dubbel ingelezen worden. Indien een document al eens is geboekt, wordtdit gemeld:



1.1.2.7 Recepties afpunten

Indien Helpkey 960088 "Recepties afpunten bij overname Certipost-document" Aangevinkt staat inmenu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt eennieuw scherm open:

In de linkergrid bevinden zich de Certipostregels, onderaan staan de kosten van de artikelen uitCertipostdocumenten en in de rechtergrid bevinden zich de Receptieregels. Beide grids bovenaan zijnvolledig sorteerbaar en kunnen van size aangepast worden. In beide grids zit nuttige informatie omde juiste regels met elkaar af te punten, bv in rechtergrid zit receptienummer, referentie enz.

Om deze regels met elkaar af te punten zijn er 3 mogelijkheden: manueel markeren, automatischmarkeren en direct overnemen. Meer uitleg hieronder:

Manuele markering: U markeert de regels zowel langs de linkerkant, als de rechterkant en klikt op debutton <Afpunten>. Deze kunnen ook allemaal tegelijk gemarkeerd worden, door onder de grids teklikken op de button <Markeren> en te kiezen voor 'Alles markeren'.

Protip Onder de Receptieregels, kunt u kiezen om alle regels van één receptie temarkeren, door op de button <Markeren> te klikken en vervolgens op "Alles vandeze receptie", dan worden alle receptie-regels van hetzelfde receptienummergemarkeerd.



Automatische markering: Eerst selecteert u de receptie-regels (rechtergrid) die u wenst af te punten(eventueel allemaal tegelijk of alles van die receptie op de wijze zoals hierboven uitgelegd), daarnaklikt u onder de linkergrid op de button <Markeren> en kiest u voor de optie 'Automatischmarkeren'. Dit houdt in dat de gemarkeerde receptieregels worden overlopen om te zien of ercertipostregels overeenkomen qua artikel en aantal. Bij overeenkomst worden alleovereenstemmende certipostregels automatisch gemarkeerd.

Direct overnemen: Hiermee worden alle Certipostregels gemarkeerd (linkergrid) en worden dezeovergenomen zonder koppeling met receptieregels. Dit is soms nodig bij administratieve facturen,waar geen artikel aan te pas komt.

Controle op gemarkeerde totalen bij het afpunten: Bovenaan het scherm van de Receptieregels inhet veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde recepties.Bovenaan het scherm van de Certipostregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totalewaarde aan afgepunte/gemarkeerde regels.Na het markeren van de regels (beide grids) worden de totale bedragen opgeteld in deze veldjes ende kosten eraf gehouden (dus totaal gemarkeerd links moet gelijk zijn aan totaal gemarkeerd rechts,verminderd met het totaal kosten. Bij het klikken op <Afpunten> worden deze bedragengecontroleerd. Indien de bedragen niet gelijk zijn, krijgt u hiervan een melding:

Na het markeren van de correcte regels, dient er op de button <Afpunten> geklikt te worden enhierdoor worden de gemarkeerde regels afgepunt. Als alle regels afgepunt zijn, dient er enkel nogop de button <Opslaan> geklikt te worden. Dan worden deze regels overgenomen in deAankoopfactuur of inkomende creditnota, waar u na een laatste controle van de grootboekrekeningened nog enkel dient op de button <Opslaan> te klikken om de aankoopfactuur of inkomendecreditnota te boeken.

Indien er geen openstaande recepties zijn (of als dit om artikelen/regels gaat die nietgereceptioneerd worden), verschijnt een melding van DBFACTw en kunt u alsnog afpunten, door bijdeze melding op Ok te klikken. Dan verschijnt het scherm om de recepties af te punten, derechtergrid (receptieregels) is evenwel leeg. In dit afpuntscherm markeert u de Certipostregel (linkergrid) en klikt u op de button <Directovernemen>, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die als standaard rekening staat voor deaankopen. Deze e-invoice wordt dus geboekt als aankoopfactuur, zonder gekoppelde receptie.



1.2 E-Invoice - Inbound

Met deze module kunt u elke elektronische aankoopfactuur, in het (CTP) XML formaat inlezenen verwerken in DBFACT, dit is zo voor elke e-invoice met dit formaat (komende van bv hetplatform CertiOne van Certipost, een ander platform, via mail ed). Deze e-invoices kunt u viaeen manuele handeling (via drag and drop) naar DBFACT overbrengen, waar de gekendemanuele handelingen vervangen worden door het geautomatiseerd invullen van hetdocument.Het boeken van de factuur beperkt zich hiermee enkel tot het inlezen van de elektronischefactuur, een manuele controle op totalen, receptieregels en het opslaan.

1.2.1 Parameters E-invoice Inbound



1.2.1.1 Licentie

Bij het Licentie menu, licentie e-Invoice inbound aanvinken.



1.2.1.2 Verander variabelen

Bestandslocatie inkomend(Helpkey 960248)

Locatie waar de inkomende facturen opgeslagen worden, diegedownload zijn

Match-artikel (Helpkey960249)

Algemeen artikel (dient nog aangemaakt te worden), dat gebruiktwordt voor artikelen die niet op stock dienen te komen of waargeen receptie is voor aangemaakt. vb USB sticks voor eigengebruik

Bijlage default (Helpkey960402)

Keuze tussen Snelkoppeling/Archief en Vragen (afhankelijk of erwordt gewerkt met de module Digitaal archief). Deze instellingbepaalt hoe de documenten bijgehouden worden. Meer uitlegover de instellingen voor bijlagen kunt u hier onderaanterugvinden.

Recepties afpunten bijovername elektronischdocument (Helpkey960088)

Hiermee wordt ingesteld of de openstaande recepties dienenafgepunt te worden bij de overname van een elektronischdocument.

Disconto aftrekken vantotaalbedrag (Helpkey960596)

Via deze parameter bepaalt u of u het totale factuurbedrag boektof het netto te betalen factuurbedrag.Bij de tweede mogelijkheid wordt de disconto direct verwerkt opniveau van de factuur, naar de correcte grootboekrekening en nietmeer bij het boeken van de betaling.



Updategrootboekrekeningenregels

Met deze button worden de koppelingen bijgewerkt van degrootboekrekeningen volgens de gegevens die op dat ogenblik inde artikelen staan. Dit is nodig als een artikel met een nieuwegrootboekrekening gekoppeld wordt, dan worden de geboekteregels van dit artikel ook gerefreshed.

Indien u in DBFACT met de licentie Digitaal archief werkt, is er nog een parameter meer in menuVerander variabelen: "Archiefetiketten afdrukken". Als deze parameter actief staat, dan wordtdefault archiefetiketten afgedrukt, bij het opslaan van een inkomende factuur/creditnota.

Bestandslocatie: Locatie op de server, onder de datamap, waar de e-invoices worden geplaatst nahet downloaden. Bij het instellen van deze locatie wordt automatisch een nieuwe map 'Backup'gemaakt en hier worden zowel de XML bestanden als de PDF bestanden van de e-invoices geplaatst.

Match-artikel: Hier wordt een artikel ingesteld om 'losse' artikelen aan te koppelen. Dit manueelartikel kunt u gebruiken om artikelen te koppelen die bv éénmalig aangekocht worden, artikelen dieniet op stock dienen te komen, die niet gereceptioneerd zijn, maw waar u dus geen historiek vanwenst bij te houden. Dit artikel dient u zelf nog aan te maken:

Beheer Manueel Artikel: Soort: DiverseGroep: DiverseAankoop: 604000Verkoop: 700000Prijs: 0Stockcontrole: Uitgevinkt

Bijlagen: Deze instelling is afhankelijk of u werkt met Digitaal archief of niet.

Indien u werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden:Helpkey 960402 op 'Archief'Via Direct-menu 31 locatie instellen: Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief

Indien u niet werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden:Helpkey 960402 op 'Snelkoppeling'Helpkey 960451 locatie instellen, waar deze bijlagen worden opgeslagen in het veldje "Lokatiegemeenschappelijke bijlages"

1.2.2 Werking E-invoice Inbound

1.2.2.1 E-invoices ophalen

Het ontvangen van een elektronische factuur van uw leverancier kan op verschillende manieren

gebeuren: via mail, via certipost etc. De verwerking van deze elektronische facturen in DBFACT is

dezelfde, ongeacht hoe deze bij u komen. De elektronische factuur dient wel te bestaan uit een XML

en een PDF document.

Bij een leverancier die werkt via Certipost, krijgt u een mail van Certipost dat een e-invoice klaar

staat op hun platform. U dient dan naar het CertiOne platform te gaan en in te loggen met uw



logingegevens, die u van Certipost verkregen hebt. Op uw webpagina staan de e-invoices klaar om te

bekijken, af te drukken en/of op te slaan naar een locatie op uw pc.

Bij een leverancier die niet via een certipostplatform werkt, krijgt u de elektronische factuur via mail

of dergelijke.

Best maakt u een nieuw apart mapje aan op de netwerkschijf en slaat u de bestanden van de

elektronische factuur (XML bestand of een zip bestand bestaande uit XMl en PDF) steeds op dezelfde

locatie op. Eens deze bestanden opgeslagen zijn, volstaat het om deze te slepen (drag and drop)

naar de e-Invoices werklijst (Direct-menu 1205), dan worden de bestanden uitgepakt en wordt dit

per document opgeslagen. Nu kan de verwerking in DBFACT beginnen.

1.2.2.2 Elektronische facturen inlezen (Direct-menu 114)

De e-Invoices werklijst kan geopend worden op 2 manieren:

1) Via een inkomende factuur:

U opent het Aankoopboek via Direct menu 114, klikt op button <Documenten>. Dit opent de e-Invoices werklijst, waaruit u de elektronische documenten kan ophalen/koppelen/overnemen.

2) Via Direct menu 1205, de e-Invoices werklijst



1.2.2.3 E-invoices werklijst

Deze werklijst wordt vooral gebruikt om facturen op te zoeken en bij opstart om alle matchings enregelmatchings te maken. Indien niet alle regels gematched zijn, is het niet echt overzichtelijk bij hetboeken van een aankoopfactuur omdat je dan niet ziet van welke relatie deze e-invoices zijn.

Via de button <Selectie> kunt u een selectie maken van welke documenten u in de e-Invoiceswerklijst wil opvragen. Deze keuze kan gemaakt worden op Aankoopfactuur, Aankoopcreditnota,Messagenummer, Relatie, Xml Boekingsdatum, Xml Factuurdatum, Xml Vervaldatum en Status.

Om alle openstaande/nieuwe e-invoices te bekijken, klikt u enkel op de button <Berekenen>,standaard staat de Status op Openstaand. Op deze manier krijgt u direct alle nog niet overgenomene-invoices.

Toon nodes Dit toont alle meegestuurde gegevens van de aankoopfactuur of creditnota

Opvragen Om de documenten op te vragen in PDF/XML/Nodes en deze te bekijken opscherm.

Matching Matching/ regelmatching/ opnieuw matchen. Om de gegevens die nog niet doorDBFACTw herkend zijn, te koppelen


Wijzigen Via deze button kan je de status wijzigen van 'Openstaand' naar 'Gefactureerd' ofomgekeerd voor één enkel of voor meerdere e-invoices.

Verwijderen U kan verschillende documenten markeren en deze verwijderen.

Documenten Opent het apart bijlagenscherm. Via dit scherm krijgt u een overzicht van degekoppelde documenten.

Afdrukken Hiermee kan een lijst van de doumenten afgedrukt worden of een PDF.

Sluiten Spreekt voor zich.

Om de bijlagen van de elektronische documenten te kunnen opvragen dienen volgende instellingenaangepast te worden: (bij de e-invoices, met bijlagen, staat een vinkje in deze werklijst in de kolom



'Bijlage'; indien gewerkt wordt met digitaal archief, komt de button <Documenten> in het blauw testaan)

* Indien in het dossier niet gewerkt wordt met het Digitaa l archief, dan dient Helpkey 960402ingesteld te worden op 'Snelkoppeling'. Zonder Digitaal archief dient via Helpkey 960451 de locatieingegeven te worden, in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages", waar deze bijlagenworden opgeslagen.

* Indien in het dossier wel gewerkt wordt met het Digitaa l archief, dient de Helpkey 960402 op'Archief' te staan en stelt u de locatie in via Direct-menu 31, Tabblad Certified Add-Ons, TabbladDigitaal archief. Op deze locatie worden de bijlagen van de certipostdocumenten opgeslagen.

Een overzicht van de e-Invoice gegevens, wordt verkregen door de optie Toon nodes Aan te vinken.Dan verschijnt een lijstje met afkortingen:

BY De gegevens van de koper (Buyer)

SU De gegevens van de leverancier (Supplier)

SR Vertegenwoordiger van de leverancier, of de tussenpersoon (SupplierRepresentative)

DP Locatie voor de levering (Delivery party)

IV Locatie voor de facturatie (Invoice Party)

1.2.2.4 Gegevens Matching

Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u eerst de hoofdinggegevens éénmalig te koppelen aanuw gegevens in DBFACT. Dus maw de naam die meegegeven is in de XML (de gegevens in hetelektronisch document) dient u te koppelen (= te matchen) met de relatie in uw dossier. Dit doet u door in de e-Invoices werklijst het document te selecteren, op de button <Matching> teklikken en vervolgens op Matching te klikken. (Eens deze gekoppeld zijn, dient u de procedure nietmeer te doen. Dan herkent DBFACT deze gegevens en dient u enkel nog de e-invoice over te nemen



in het aankoopboek).

Indien met de muis over de nodes in e-Invoices werklijst wordt gegaan, krijgt u de uitleg/verklaringvan deze codes te zien in een tooltip.

Matching:

In het bovenste gedeelte worden de gegevens gekoppeld van de relatie op wie de aankoopfactuurgeboekt wordt. Dit is de relatie, waar de aankoopfacturen/inkomende creditnota's op geboekt wordt.

In het middelste deel worden de gegevens van de leverancier gekoppeld, op wie de receptie dientafgepunt te worden.

In het onderste gedeelte worden de referenties gekoppeld. Deze komen mee in de aankoopfactuur/inkomende creditnota bij het overnemen van de e-invoice.

Type Keuze tussen welke gegevens u wilt wijzigen (koper, leverancier, .. dit zijnde Nodes)

Soort Keuze tussen aan wat dit dient gekoppeld te worden

Waarde De gegevens uit de e-invoice

Koppelen aanrelatie

De gegevens in DBFACT

Referentie Referentie van leverancier

Referentiebetaling

Referentie van de betaling

Opmerking Indien hier een opmerking is meegegeven

Levering nr. Indien hier een leveringsnummer is meegegeven

Bij Soort heb je keuze tussen:

Node Dit zijn de basisgegevens uit de e-invoice

GLN Global Location Number (= identificatie van het bedrijf/organisatie)

VAT Hiermee kan je koppelen op BTW nummer

Bij Referentie heb je keuze tussen:

CIN Craft Identification Number (= fabrikantencode)

STRUC Dit is de gestructureerde mededeling

De gegevens uit het elektronisch document kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden:

Koppelen aan Node:Type op bv SU (supplier = leverancier), de gegevens die in de Waarde Nodestaan (zijn meegegeven in het XML bestand) koppelen aan de relatie, die in DBFACTw staat. Danklikken op de button <Opslaan>

Koppelen aan GLN: Type op SU en Soort op GLN, de gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aanhet GLN, indien aanwezig in DBFACT.

Koppelen aan BTW nummer: Type op SU en Soort op VAT, de gegevens worden rechtstreeks



gekoppeld aan het BTW nummer, indien aanwezig in DBFACT.

1.2.2.5 Regelmatching

Om de e-invoice te kunnen boeken, dient u ook de detailgegevens éénmalig te koppelen aan uwartikelen in DBFACT. Dus maw de regels/artikelen die meegegeven worden in het XML bestand (degegevens in het elektronisch document) dient u te koppelen (= te matchen) met de artikelen in uwdossier. Dit doet u door in de e-Invoices werklijst het document te selecteren, op de button <Matching> teklikken en vervolgens op Regelmatching te klikken. (Eens de artikelen gekoppeld zijn, dient u dezeprocedure niet meer te doen.) Alle meegestuurde gegevens worden gecontroleerd (supplier code,omschrijving ed) of er kan gekoppeld worden, maw of dit artikel al bestaat in DBFACT met dezecodes. Indien een artikel al automatisch wordt herkend, kan je dit zien doordat in de kolommen'Artikel' en 'Grootboek' data ingevuld staan.

Regelmatching:

Match kost Om de kost op dit artikel te koppelen aan de kosten in DBFACT

Wijzigen Opnieuw matching maken


Match regel Via deze button koppelt u het artikel, hierbij krijgt u verschillende keuzes (dit wordtverder uitgelegd)

Afdrukken De gemarkeerde regels afdrukken

Sluiten Zoals het woord zelf zegt, om dit schermpje af te sluiten

Kosten koppelen: via Match kost:

Om de kosten te koppelen, klikken op <Match kost> dan wordt het scherm van de kosten(ingegeven in kostenbeheer in DBFACT) getoond, hier koppelt u de kost uit het elektronisch documentmet de kost in DBFACT door te dubbelklikken op de regel, waar deze kost mee overeenstemt.



Klungelalarm

Voor de Recupelkosten, wordt best een koppeling gemaakt op de code REC (alsType kost). Indien deze eens gekoppeld geweest is met een Recupel uit DBFACT,wordt deze koppeling onthouden voor elke kost met als Type REC. Dit merkt u aande code die naast de betreffende kost staat.

Artikelen en regels (grootboekrekening) koppelen: via Match regel:

Er zijn verschillende manieren om de detailregels/artikelen te koppelen, op welke wijze dezegekoppeld worden maakt niet uit, als er een koppeling/matching wordt gemaakt voor een artikel,wordt deze onthouden in DBFACT en worden alle volgende detailregels van de e-invoices hier ook opgecheckt.

Match omschrijving: Bij het klikken op <Match omschrijving> wordt een schermpje geopend, waaru de omschrijving voluit of gedeeltelijk kan ingeven. Na <Enter> kunt u deze omschrijving opzoekenin uw Artikel database. In dit laatst geopend scherm selecteert u het artikel door te dubbelklikken ophet juiste artikel.



Koppelen aan de hand van barcode: hierbij is de keuze om de EAN code of de Supplier code(afhankelijk welke code in XML bestand wordt meegestuurd) te koppelen aan een barcode van hetartikel in DBFACT.

U kunt dit artikel ook Manueel koppelen, aan het match-artikel dat ingesteld staat bij Verandervariabelen (Helpkey 960249). Hiervoor dient u enkel op <Match regel> te klikken en vervolgensop Koppel manueel. Er is ook een mogelijkheid om meerdere match-artikelen ineens te koppelen,dit is instelbaar per leverancier via de e-Invoices match-artikel werklijst.

Voor de facturen of regels waar geen artikel voor bestaat (of nodig is) kan ook gekoppeld wordenop Supplier code leverancier aan grootboekrekening.



1.2.2.6 Certipost Mach-artikelwerklijst

Via Direct-menu 1206 komt u in de e-Invoices match-artikel werklijst. Met deze werklijst is hetmogelijk om artikelen voor een bepaalde leverancier in te stellen. Dit ingesteld artikel wordt dan telkens opnieuw gebruikt als er regels manueel gekoppeld worden voor deze leverancier. Om dit inte stellen klikt u op de button <Nieuw>, u geeft de relatie in en het artikel in, vervolgens klikt u op debutton <Opslaan>.

1.2.2.7 E-Invoice overnemen in aankoopfactuur

In het scherm van de aankoopfactuur of inkomende creditnota klikken op de button <Documenten>brengt u naar de e-Invoices werklijst. In deze werklijst, selecteert u de e-invoice die u wenst in telezen en te boeken. Vervolgens dubbelklikken op dit elektronisch document om het over te nemen ofklikken op de button <Overnemen>.



Indien niet alle regels gematched zijn, dan verschijnt een melding van DBFACT:

Om de artikelen te kunnen koppelen, klikken op Bekijk en dan komt u terug in de e-Invoiceswerklijst, waar deze regels kunnen gekoppeld worden. Eens de koppelingen/matchings gemaakt zijn,kunt u het document overnemen in een Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota. Indien u klikt op OK,dan gebeurt er niets.

Indien Helpkey 960088 ("Recepties afpunten bij overname elektronisch document") Uitgevinktstaat, dient er verder niets meer gedaan te worden dan het journaal en de boekingsdatum in tegeven (bij een tweede en volgende factuur zal automatisch het gekozen journaal, alsookboekingsdatum overgenomen worden) en de Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota op te slaan endeze is geboekt.



Indien Helpkey 960088 "Recepties afpunten bij overname elektronisch document" Aangevinkt staatin menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt eennieuw schermpje open. Dit wordt verder uitgelegd.

Er bestaat een controle op reeds ingelezen documenten aan de hand van referenties, om tevermijden dat e-Invoices dubbel ingelezen worden. Indien een document al eens is geboekt, wordtdit gemeld:

1.2.2.8 Recepties overnemen

Indien Helpkey 960088 "Recepties afpunten bij overname elektronisch document" Aangevinkt staatin menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt eennieuw scherm open:



In de linkergrid bevinden zich de regels van de e-Invoice, onderaan staan de kosten van de artikelenuit de elektronische documenten en in de rechtergrid bevinden zich de Receptieregels. Beide gridsbovenaan zijn volledig sorteerbaar en kunnen van size aangepast worden. In beide grids zit nuttigeinformatie om de juiste regels met elkaar af te punten, bv in rechtergrid zit receptienummer,referentie enz.

Om deze regels met elkaar af te punten zijn er 3 mogelijkheden: 'Manueel markeren', 'Automatischmarkeren' en 'Direct overnemen'. Meer uitleg hieronder:

Manuele markering: U markeert de regels zowel langs de linkerkant, als de rechterkant en klikt op debutton <Afpunten>. Deze kunnen ook allemaal tegelijk gemarkeerd worden, door onder de grids teklikken op de button <Markeren> en te kiezen voor 'Alles markeren'.

Protip Onder de Receptieregels, kunt u kiezen om alle regels van één receptie te markeren,door op de button <Markeren> te klikken en vervolgens op "Alles van dezereceptie", dan worden alle receptie-regels van hetzelfde receptienummergemarkeerd.

Automatische markering: Eerst selecteert u de receptie-regels (rechtergrid) die u wenst af te punten(eventueel allemaal tegelijk of alles van die receptie op de wijze zoals hierboven uitgelegd), daarnaklikt u onder de linkergrid op de button <Markeren> en kiest u voor de optie 'Automatischmarkeren'. Dit houdt in dat de gemarkeerde receptieregels worden overlopen om te zien of er e-Invoiceregels overeenkomen qua artikel en aantal. Bij overeenkomst worden alle overeenstemmendee-Invoiceregels automatisch gemarkeerd.

Direct overnemen: Hiermee worden alle e-Invoiceregels gemarkeerd (linkergrid) en worden dezeovergenomen zonder koppeling met receptieregels. Dit is soms nodig bij administratieve facturen,waar geen artikel aan te pas komt.

Controle op gemarkeerde totalen bij het afpunten: Bovenaan het scherm van de Receptieregels inhet veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde recepties.Bovenaan het scherm van de e-Invoiceregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totalewaarde aan afgepunte/gemarkeerde regels.Na het markeren van de regels (beide grids) worden de totale bedragen opgeteld in deze veldjes ende kosten eraf gehouden (dus totaal gemarkeerd links moet gelijk zijn aan totaal gemarkeerd rechts,verminderd met het totaal kosten. Bij het klikken op <Afpunten> worden deze bedragen



gecontroleerd. Indien de bedragen niet gelijk zijn, krijgt u hiervan een melding:

Na het markeren van de correcte regels, dient er op de button <Afpunten> geklikt te worden enhierdoor worden de gemarkeerde regels afgepunt. Als alle regels afgepunt zijn, dient er enkel nogop de button <Opslaan> geklikt te worden. Dan worden deze regels overgenomen in deAankoopfactuur of inkomende creditnota, waar u na een laatste controle van de grootboekrekeningened nog enkel dient op de button <Opslaan> te klikken om de aankoopfactuur of inkomendecreditnota te boeken.

Indien er geen openstaande recepties zijn (of als dit om artikelen/regels gaat die nietgereceptioneerd worden), verschijnt een melding van DBFACTw en kunt u alsnog afpunten, door bijdeze melding op Ok te klikken. Dan verschijnt het scherm om de recepties af te punten, derechtergrid (receptieregels) is evenwel leeg. In dit afpuntscherm markeert u de e-Invoiceregel (linkergrid) en klikt u op de button <Directovernemen>, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die als standaard rekening staat voor deaankopen. Deze e-Invoice wordt dus geboekt als aankoopfactuur, zonder gekoppelde receptie.

Elektronische Facturatie Inbound

Documents

Transcript of Elektronische Facturatie Inbound