Collecter des documents - Church Of Jesus Christ...tifs à la vie des saints des derniers jours mais...

Collecter des documents

GUIDES DE L’ŒUVRE DE L’HISTOIRE DE L’ÉGLISE

R E C U E I L L I R , C O N S E R V E R E T T R A N S M E T T R E L ’ H I S T O I R E D E

L ’ É G L I S E

Publié par L’Église de Jésus- Christ des Saints des Derniers Jours Salt Lake City, Utah

© 2018 Intellectual Reserve, Inc. Tous droits réservés.

Version : 10/18 Traduction de Collecting Records French PD50035891 140 Imprimé aux États- Unis

Collecter des documentsGUIDES DE L’ŒUVRE DE L’HISTOIRE DE L’ÉGLISE

Table des matièresIntroduction��1

Se préparer à collecter ��3

Apprendre l’histoire de l’Église ��4Suivre la formation initiale ��4

Collecter des documents ��5

Élaborer un projet��6Rencontrer des donateurs potentiels ��6Évaluer les documents potentiels ��7

Penser d’abord documents numériques, mais pas uniquement ��8Évaluer les documents personnels �� 10Évaluer les documents publiés�� 13Évaluer les documents locaux de l’Église �� 14Évaluer les œuvres d’art et les objets anciens �� 15

Remplir l’accord de don �� 16Créer un dossier (organiser vos papiers)�� 18

Remettre les documents�� 19

Manipuler les documents numériques et audiovisuels �� 20Préparer et emballer �� 20Expédier les documents �� 21

Annexe�� 22

Concepts de base �� 22Les documents et les collections �� 22Dons �� 22Définitions de propriété et de droit d’auteur�� 22Ordre et agencement originaux �� 23Provenance �� 23Valeur historique et éventail de collecte �� 23Renseignements sacrés, confidentiels ou privés �� 23

Liste de contrôle de la collecte de documents�� 25

v

IntroductionLe 6 avril 1830, jour de l’organisation de l’Église, le Seigneur commanda qu’un registre soit tenu (voir Doctrine et Alliances 21:1). En 1831, il précisa que l’historien de l’Église pourrait « obtenir […] de la connaissance […] en écrivant, copiant, choisissant et obtenant toutes ces cho-ses qui seront pour le bien de l’Église et pour les générations montantes » (Doctrine et Alliances 69:7- 8). Depuis, l’Église collecte des documents dans le monde entier, recueillant et conservant des renseignements et des souvenirs qui, autre-ment, auraient été perdus. Garder et diffuser des documents à bon escient peut rapprocher les gens du Christ en les aidant à se souvenir des « grandes choses que le Seigneur a faites », en affermissant leur détermination à vivre l’Évangile et en leur fournissant des modèles

pour surmonter l’adversité (page de titre du Livre de Mormon).

Votre collecte s’attachera à répondre aux besoins de l’Église en tant qu’institution. N’essayez pas de rassembler tous les renseignements rela-tifs à la vie des saints des derniers jours mais concentrez- vous plutôt sur les documents conte-nant des renseignements historiques importants qui pourront un jour soutenir le fonctionnement et les produits de l’Église. Vous travaillerez en étroite collaboration avec votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église pour planifier et réaliser les collectes. La définition des projets assurera que vos efforts sont en adéquation avec les priorités de l’interrégion et du département et que vous ne dépassez pas le budget alloué. La plupart de votre travail consistera à exécuter les projets prévus mais occasionnellement, vous saisirez des occasions inattendues qui s’avére-ront être des documents précieux.

Il est indispensable que vous soyez suffisam-ment formés avant de collecter des documents. Cela se fera grâce à une formation de base puis à une formation individuelle continue assurée par un représentant du département d’histoire de l’Église. Familiarisez- vous avec les termes et les concepts de base figurant dans l’annexe avant de commencer votre formation.

La collecte de documents se fait en trois étapes : la préparation, la collecte et la remise ou trans-mission des documents.

Il est indispensable que vous soyez suffisamment formés avant de collecter des documents afin de savoir comment les obtenir correctement.

Se préparer à collecter

des documents

Collecter des

documents

Remettre des

documents

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À l’entrée de la bibliothèque de l’histoire de l’Église à Salt Lake City est affiché le commandement de tenir des annales.

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Se préparer à collecter des documents

Pour être efficace dans la collecte des documents, vous devrez vous familiari-ser avec l’histoire de l’Église dans votre

domaine de responsabilité afin de pouvoir pren-dre des décisions éclairées quant aux documents à acquérir. Vous devrez aussi avoir terminé la formation de base qui vous sera proposée par un membre du département d’histoire de l’Église ou une personne expérimentée de votre région. Vous trouverez une aide supplémentaire dans la section « Collecter des documents » de la page history.lds.org/adviser.

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Étudier l’histoire de l’ÉgliseVotre appel au sein de l’histoire de l’Église exige que vous acquériez une connaissance de base de l’histoire de l’Église, au niveau local et général, qui vous permettra d’évaluer les acquisitions poten-tielles. Demandez à votre consultant d’histoire de l’Église ou à votre interlocuteur au département d’histoire de l’Église des renseignements sur votre domaine de responsabilité.

Suivre la formation de basePour vous aider à commencer, vous devez suivre la formation de base. Le programme comprend la lecture et la projection de documentation de formation qui décrivent le travail de collecte. Il comprend également la mise en pratique de ce que vous apprenez. Il est censé s’étaler sur plusieurs mois si vous y consacrez deux à trois heures par semaine. Pour accéder à la formation, rendez-vous sur le site du consultant d’histoire de l’Église (history.lds.org/adviser).

« C’est pourquoi, que chaque homme s’instruise de son devoir et apprenne à remplir l’office auquel il est désigné, et ce, en toute diligence. » (Doctrine et Alliances 107:99)

(Gauche) Vous familiariser avec l’histoire de l’Église dans votre domaine de responsabilité vous qualifiera pour identifier les documents souhaités.

Vous trouverez de la documentation en ligne pour vous permettre d’étudier l’histoire de l’Église sur le site history.lds.org.

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Lorsque vous commencerez à collec-ter des documents, vous travaillerez en étroite collaboration avec un membre du

personnel du département d’histoire de l’Église et une personne expérimentée de votre région pour élaborer et réaliser des projets de collecte, et ce, tout au long de votre service en qualité de spécialiste de l’histoire de l’Église. Cela com-prend généralement l’élaboration de projets ciblés, la rencontre de donateurs potentiels, l’évaluation de leurs documents afin de voir s’ils relèvent de notre éventail de collecte, la signature de l’accord de don et la création d’un dossier pour faire rapport de votre travail.

Collecter des documents

1. Élaborer un projet

2. Rencontrer les donateurs potentiels

3. Évaluer les documents potentiels

4. Remplir l’accord de don

5. Créer un dossier

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Élaborer un projetLes projets de collecte canalisent votre attention et vous permettent d’acquérir une certaine exper-tise. Les projets sont entrepris en partenariat avec le département d’histoire de l’Église et s’atta-chent à collecter les documents fondamentaux qui témoignent d’événements clés et de person-nalités importantes dans votre domaine de res-ponsabilité. La plupart des projets comprendront une liste de cibles (personnes, organisations, lieux, etc.) que vous examinerez systématique-ment pour savoir s’il y a des documents utiles à l’Église. Lorsqu’il n’existe pas de documents écrits, il peut être opportun d’enregistrer une his-toire orale. (Vous trouverez des renseignements à ce sujet dans le Guide de l’histoire de l’Église : Histoires orales). Cependant, une occasion ne faisant pas partie d’un projet peut se présenter. Si c’est le cas, consultez votre interlocuteur au département d’histoire de l’Église.

Exemples de projets potentiels :

• Les archives personnelles de personnes ayant participé à des événements historiques majeurs, comme la consécration d’un temple ou la création d’un nouveau pieu.

• Les publications faites par les unités de l’Église, comme des livres de souvenirs ou de commémorations.

• Les annales personnelles d’anciens présidents de mission et leur femme vivant dans votre région.

• Importants registres locaux de l’Église conser-vés dans les lieux de réunion.

• Les annales personnelles de membres de l’Église de votre région qui relatent d’impor-tants événements de l’Église.

Une lettre de recommandation de la présidence de l’interrégion ou du départe-ment d’histoire de l’Église est utile lorsque vous collectez des documents parce qu’elle informe les dirigeants de la prêtrise et les donateurs potentiels du fait que votre travail est approuvé par l’Église.

Rencontrer les donateurs potentielsL’acquisition de documents pour l’Église est une responsabilité importante. Non seulement vous engagez à long terme les ressources de l’Église, mais vous avez affaire à des documents personnels qui sont précieux aux yeux de quel-qu’un. Faites preuve d’un grand respect envers les personnes et leurs documents. Lorsque vous organisez une rencontre avec un donateur potentiel, veillez à expliquer qui vous êtes, qui vous représentez et pourquoi vous voulez le rencontrer. Habillez- vous comme si vous alliez à l’église et retrouvez- vous dans un lieu sûr. Veillez à remercier les donateurs potentiels de leur désir d’aider l’Église à collecter son histoire, même si ce qu’ils offrent ne relève pas de la collecte. Respectez le temps du donateur mais ne précipi-tez pas l’entretien. Il faut du temps pour établir une relation de confiance et évaluer convenable-ment les documents. Vous trouverez davantage de renseignements sur la vidéo « Diriger une réunion de donation respectueuse » et dans le cours en ligne « Offres de dons non sollicitées » à la page history.lds.org/adviser.

Souvenez- vous que vous représentez l’Église et que tous les documents que vous acquérez appartiennent à l’Église. N’acceptez pas de pren-dre pour votre usage personnel des documents qui ne relèvent pas de la collecte, même si le donateur vous y encourage.

(Gauche) Prenez le temps d’évaluer les documents afin de vous assurer qu’ils relèvent de l’éventail de collecte de l’Église. 6

Évaluer les documents potentielsÉvaluer les documents potentiels consiste à déterminer s’ils relèvent de l’éventail de collecte du département d’histoire de l’Église. Cette éva-luation est fondée essentiellement sur la valeur historique et l’usage prévu des renseignements contenus dans un document, mais plusieurs fac-teurs qui vous seront expliqués plus tard entrent en ligne de compte. Consultez le département d’histoire de l’Église chaque fois que vous n’êtes pas certain de devoir acquérir un document.

N’acceptez jamais d’acquérir des documents avant de les avoir vus. Prenez rendez- vous avec le propriétaire pour évaluer les documents potentiels dans un endroit où il se sent à l’aise, comme chez lui ou dans un bâtiment de l’Église. Soyez prêt à acquérir les documents en apportant l’accord de don et en organisant le transport et l’emballage des documents dans de bonnes conditions. Prenez le temps d’évaluer les documents proposés.

N’acquérez pas de grandes collections (de plus d’un mètre) sans en avoir reçu l’autorisation du département d’histoire de l’Église. Consultez le département d’histoire de l’Église avant d’ac-quérir des documents endommagés au point d’être inutilisables ou qui ont été contaminés par des moisissures ou des insectes. Une cer-taine usure est néanmoins acceptable. Vous trouverez davantage de renseignements dans les cours en ligne « Évaluer les documents » et « S’entraîner à évaluer les documents » à la page history.lds.org/adviser.

En règle générale, l’Église n’achète pas les docu-ments personnels ou ceux de l’Église locale. Elle achète toutefois, de manière sélective, certaines publications et, occasionnellement, des livres, brochures, œuvres d’art et objets anciens rares. Lorsque ces occasions se présentent, consultez le département d’histoire de l’Église pour être guidé. Avant d’acheter des documents, il faut toujours avoir l’autorisation du département d’histoire de l’Église.

En général, nous ne voulons qu’un exemplaire d’un document pour la collection du département

d’histoire de l’Église, surtout si nous avons la per-mission de le numériser. Afin d’éviter de recueillir des exemplaires inutiles, consultez le catalogue (accessible sur churchhistorycatalog.lds.org) ainsi que votre interlocuteur au département d’histoire de l’Église avant d’acquérir des reproductions telles que de la documentation publiée offerte sous forme de photocopie ou de copie numérique. Dans de rares cas, il peut vous être demandé d’acquérir plusieurs exemplaires de certains documents. Il est donc important de s’en informer.

Pour simplifier vos évaluations, ce guide fournit des instructions précises relatives à quatre caté-gories différentes de documents. Suivez- les atten-tivement mais s’il vous semble qu’une exception est de rigueur, prenez contact avec le départe-ment d’histoire de l’Église.

Penser d’abord documents numériques mais pas uniquement numériques

Le département d’histoire de l’Église préfère généralement acquérir des documents au format numérique parce qu’ils peuvent être diffusés efficacement à un public mondial. Les documents numériques exigent également moins d’espace de stockage, lequel est très limité dans certaines

Prenez le temps nécessaire pour vous assurer que les documents répondent aux critères énoncés dans ce guide.

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Les supports permettant la transmission de documents numériques (clés USB, disques durs, CD, etc.) peuvent être utiles lorsque les documents sont acquis mais ne seront pas conservés en permanence.

régions. Par conséquent, dans de nombreux cas (voir les exceptions ci- dessous), le département acquiert les registres au format numérique (créés numériquement, numérisés par le donateur ou par nous- mêmes puis rendus au donateur) au lieu de la version papier originale. Cependant cette approche numérique ne doit pas être perçue comme une philosophie du tout numérique.

La stratégie numérique ne doit pas affecter l’éva-luation des documents. Le même soin et les mêmes instructions sont nécessaires lorsque vous évaluez un document numérique et un document phy-sique. Ne traitez pas les documents numériques différemment parce qu’ils sont faciles à acquérir. Lorsque l’on vous propose des documents pro-duits à l’aide d’un ordinateur (créés numérique-ment), demandez au donateur s’il dispose du fichier numérique. Si possible, acquérez le fichier numérique au lieu de la version papier.

Dire nonIl ne faut pas acquérir tous les documents. On peut vous offrir des documents qui ne relèvent pas de notre éventail de collecte. Dans la plupart de ces cas, vous devez décliner l’offre et proposer une autre méthode de conservation et de diffusion des documents (par exemple les préserver eux- mêmes, les télécharger sur FamilySearch ou les donner à une autre institution). Les documents tels que les recher-ches généalogiques, les livres traitant d’une culture ou d’un pays ou les photographies de paysages et de bâtiments sans rapport avec l’Église ne relèvent pas de notre éventail et ne doivent pas être acquis.

Parfois, un donateur offre une collection dans laquelle quelques documents ne relèvent pas de l’éventail. Si c’est le cas, faites ce qui suit :

• Lorsque le donateur est le créateur ou le compilateur et que seulement quelques documents relèvent de l’éventail, séparez ceux qui n’en font pas partie et dites gentiment au donateur quel-que chose comme : « Merci de votre bonne volonté d’aider l’Église. Ces documents (montrez ceux qui correspondent) sont exactement ce que l’Église recherche. Ces autres documents (montrez ceux qui ne correspondent pas) ne relèvent pas de l’éventail que l’Église veut collecter. Je vais donc vous les laisser. »

• Si le donateur n’est pas le créateur ni le compilateur, afin de respecter l’ordre original, conservez toute la collection afin de préserver la façon dont le créateur l’a organisée. Dans ce cas, il vous faudra éva-luer la collection dans son ensemble. Pour ce faire, discutez de ces questions avec votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église : Que savez- vous de la collection et de son créateur ? Qui l’a donnée et quelle est sa relation avec le créateur ? Quelle est la proportion de la collection qui relève de notre éventail ? Quelle est la quantité qui en relève comparée à celle qui n’en relève pas ?

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La valeur de la plupart des documents réside dans les renseignements qu’ils contiennent et non dans le support (papier, film, cassette, etc.) qui contient les renseignements (voir les excep-tions ci- dessous). La numérisation des docu-ments et leur restitution au donateur est donc un bon moyen d’acquérir les renseignements sans acquérir le support. La numérisation prend sou-vent plus de temps que l’acquisition des docu-ments physiques et elle requiert un équipement spécialisé et une formation. Elle se fait donc, en général, à la Bibliothèque d’Histoire de l’Église à Salt Lake City par un professionnel et dans un centre de conservation des documents.

Lorsque vous empruntez des documents pour les numériser, veillez à remplir entièrement l’accord de don, sans oublier de mentionner où et comment les documents seront restitués. Il est de votre res-ponsabilité de veiller à ce que les documents soient déplacés de manière sécurisée de chez le donateur jusqu’à l’endroit où ils seront numérisés et puis restitués au donateur. Le déplacement des docu-ments peut se faire en personne ou par un trans-porteur réputé. Veillez à ne pas modifier l’ordre et l’agencement originaux des documents lorsque vous les déplacez ou les expédiez.

Certains documents ont une valeur d’artéfact en plus de la valeur de leur contenu. Dans les cas

suivants, les documents doivent être acquis dans leur format d’origine :

• Les documents concernant de près des Autorités générales et officiers généraux de l’Église.

• Les documents, ainsi que les objets anciens, qui peuvent être utilisés lors d’expositions faites pas l’Église illustrant des événements historiques, des faits nouveaux, des lieux ou des personnalités importantes.

• Les documents rares, uniques et importants du fait de leur âge ou de leur état. En général, ceux- ci sont antérieurs à l’ère du numérique.

• Les œuvres d’art originales.• Les documents provenant d’unités de l’Église

et de patriarches locaux, de dirigeants et d’em-ployés de l’Église et de temples, qui auraient dû être envoyés au département d’histoire de l’Église conformément aux règles précédentes ou existantes.

• Les documents qui doivent être protégés de l’accès public de par leur nature sacrée, tels que les vêtements du temple et les carnets de recommandations à l’usage du temple.

• Certains documents ne peuvent pas être numérisés parce que l’Église n’en a pas reçu l’autorisation nécessaire, que l’état ou la taille des documents les rend ingérables et que l’équipement disponible n’est pas adéquat. Dans ces cas, vous devez acquérir l’original.

Directives supplémentaires

• Sachez discriminer les grandes quantités de documents similaires. Par exemple, n’acquérez pas une centaine de photographies d’une même activité. Choisissez plutôt une ou deux dizaines des plus pertinentes.

• Il est utile que le propriétaire organise et identifie les documents avant de les donner.

• En règle générale, les feuilles de groupement de famille, les feuilles d’ascendance et les docu-ments généalogiques de ce genre ne sont pas compilés par le département d’histoire de l’Église. Les renseignements importants qu’ils contiennent doivent plutôt être saisis dans FamilySearch.

• Lorsque vous acquérez des documents audiovisuels, il est important de noter sur l’accord de don le format (MP3, MP4, WAV, PAL, SECAM, etc.) ainsi que le support (Disque laser, CD, DVD, cassette audio ou vidéo, etc.)

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En général, les journaux, la correspondance, les livres de souvenirs, les histoires personnelles, les papiers personnels, les photographies et les documents audiovisuels sont de bonnes sources de renseignements importants mais d’autres gen-res, s’ils existent, doivent être évalués.

• Les Autorités générales, les membres de prési-dences générales et du bureau des auxiliaires et les soixante- dix d’interrégion (y compris leurs conjoints).

• Les présidents de mission et leur femme, et les présidents de temple et leur femme.

• Les hommes et les femmes du monde entier étroitement concernés par les endroits, les évé-nements ou les faits nouveaux mentionnés plus tard dans cette section.

• Les premiers missionnaires arrivant dans un pays ou une région ou qui en sont partis, et les personnes qui les ont soutenus (sont considérés comme premiers ceux qui sont arrivés ou partis avant la création du premier pieu d’un pays ou d’une région).

• Les employés de l’Église, les missionnaires, les expatriés et les personnes d’autres confes-sions qui ont joué un rôle dans l’établissement de l’Église dans un pays ou une région (soit avant la création du premier pieu).

• Les membres de l’Église qui ont considérable-ment documenté leur foi et leur expérience dans l’Église, par exemple dans un journal missionnaire ou une autobiographie.

• Les membres de l’Église dont l’expérience dans l’Église a été publiée.

Évaluer des documents personnels

Le Seigneur nous a commandé de continuer à faire l’histoire de toutes les choses importantes concernant l’Église (voir Doctrine et Alliances 69:3). Cette Écriture laisse entendre que nous devons nous attacher à collecter les documents concernant l’Église et pas tous les documents disponibles.

Nous nous intéressons donc d’abord aux docu-ments qui ont une importance historique pour un grand nombre de membres de l’Église avant ceux qui ne concernent qu’une famille ou une personne. Lorsque vous évaluez des documents, demandez- vous : « Combien de membres vont penser qu’ils ont une importance historique ? » Ne vous demandez pas : « Ce document est- il important pour quelqu’un ? », ce qui vous inci-tera à acquérir presque tout.

Le genre de documents personnels que nous voulons collecter contiennent des renseigne-ments sur l’établissement et la progression de l’Église dans des régions du monde entier. Il faut rechercher les documents qui contiennent des renseignements concernant les personnes, les endroits, les événements et les faits nouveaux. Les projets qui combinent plusieurs points de la liste ci- dessous peuvent s’avérer être un emploi plus judicieux de vos ressources limitées.

Les personnes : Les documents relatifs aux caté-gories de personnes suivantes sont susceptibles d’intéresser l’Église, surtout s’ils relatent aussi des renseignements sur les lieux, les événe-ments et les faits nouveaux décrits ci- dessous.

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Les lieux : Les documents relatifs aux lieux his-toriques de l’Église sont susceptibles d’intéresser l’Église. Les lieux historiques de l’Église offrent un important contexte géographique ou structu-rel pour le Rétablissement.

• Les sites où ont eu lieu des premières fois (par exemple, des événements du Rétablissement, des baptêmes dans une région, des rencontres entre des dirigeants de gouvernement et de l’Église, des sites de consécration, des lieux de réunion dans une ville, etc.)

• Les sites où ont eu lieu des événements et des faits nouveaux importants tels que ceux indi-qués ci- dessous (par exemple, les colonies de saints des derniers jours, les lieux de persé-cution, les églises, les maisons et bureaux de mission, les temples, les édifices d’importance architecturale et artistique, etc.)

• Les endroits où des panneaux historiques ou des monuments ont été placés.

Les événements et les faits nouveaux : Les documents relatifs aux classements suivants d’événements et de faits nouveaux sont suscep-tibles d’intéresser l’Église, particulièrement s’ils sont rapportés par une personne mentionnée dans la liste précédente.

• Les premiers événements et faits nouveaux associés au Rétablissement.

• Les périodes de croissance et de difficultés notoires et tous les événements et faits nou-veaux formateurs et conséquents de l’Église dans un pays ou une région ; cela comprend le temps précédant la création du premier pieu de ce pays ou de cette région.

• L’organisation, la division et la fermeture d’unités de l’Église : par exemple l’organi-sation du premier groupe ou de la première

branche d’une ville, la première mission et le premier pieu d’un pays, et la création de tous les nouveaux pieux. Généralement, le pro-gramme d’histoire annuelle et les autres sys-tèmes de l’Église rapportent les changements dans la direction d’un pieu ou d’une paroisse, ainsi que les divisions et les fermetures. Cependant, lorsqu’on ne peut pas compter sur le programme d’histoire annuelle, une collecte ciblée peut être justifiée.

• Les voyages au temple organisés et le service au temple des membres dans un pays ou une région où il n’y en a pas encore.

• Les consécrations, telles que celles pour les pays, les temples et les bâtiments de l’Église.

• Les visites des membres de la Première Présidence et du Collège des douze apôtres et les réunions importantes, telles que les confé-rences interrégionales ou les rencontres avec des dirigeants du gouvernement.

• Les premiers projets de l’Église dans un pays ou une région (efforts d’aide humanitaire, tour-née de groupes représentant l’Église, etc.), qui ont souvent préparé la voie à l’établissement de l’Église dans un lieu donné.

• Les grands événements géopolitiques et les catastrophes naturelles qui ont une influence sur l’Église dans un pays ou une région.

• La traduction de la littérature fondamentale de l’Église, telle que les Écritures et les cérémonies du temple.

• Les commémorations des événements men-tionnés dans cette section.

• Les innovations dans l’administration ou les pratiques de l’Église mises en place à l’échelle d’un pays ou d’une région.

• La perception largement répandue de l’Église, ses membres et ses enseignements.

TYPE OU FORMAT DES DOCUMENTS INSTRUCTIONS

Journaux personnels. Ce sont des récits personnels des expériences d’une personne. Ils peuvent être écrits à la main, tapés à la machine, ou même dictés avec un appareil enregistreur. Les journaux personnels peuvent se présenter sur papier ou sous forme numérique. Il peut s’agir de jour-naux personnels et missionnaires, d’agendas, de blogs.

Acquérez les journaux de membres de l’Église qui ont énor-mément écrit au sujet de leur foi et de leurs expériences dans l’Église.

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Correspondance. La correspondance est le courrier écrit envoyé ou reçu par une autre personne ou orga-nisation. Par exemple les lettres, les courriels, les cartes postales, les télégrammes et les publications en ligne.

Acquérez les correspondances adressées à ou produi-tes par une personne de la liste indiquée ci- dessus si le contenu est en rapport avec l’Église.

Livres de souvenirs. Ce sont des recueils de souvenirs tels que des photographies, des lettres, des extraits de jour-nal personnel et des petites notes. Souvent, les membres de l’Église créent des livres de souvenirs pour documenter un lieu historique ou un événement particulier tel qu’un voyage au temple ou une mission.

Acquérez les livres de souvenirs qui documentent les person-nes, lieux, événements et faits nouveaux ciblés si le contenu est en rapport avec l’Église.

Histoires personnelles et familiales. Ces documents comprennent des histoires écrites, et parfois publiées, par ou au sujet d’une personne ou d’une famille.

Acquérez les histoires personnelles et familiales, mais pas les renseignements généalogiques, des personnes ciblées.Acquérez toutes les histoires publiées écrites par n’importe quel membre de l’Église dont une partie appréciable du contenu est en rapport avec l’Église.

Papiers personnels et familiaux. Ce sont des docu-ments écrits créés, acquis ou reçus par une personne ou un groupe de personnes apparentées. En plus des nombreux types de documents décrits dans cette section, les papiers personnels et familiaux peuvent contenir des discours, des rapports et des renseignements généalogi-ques, tels que des feuilles de groupement de famille, des feuilles d’ascendance, etc.

Acquérez les papiers personnels et familiaux des per-sonnes ciblées lorsque leur contenu est en rapport avec l’Église. En suivant les principes énoncés dans les sections « Ordre et agencement originaux » et « Provenance », élimi-nez si possible les documents généalogiques qui sont sans rapport avec l’Église.

Photographies et documents audiovisuels. Les photographies et les enregistrements audio et vidéo peu-vent documenter des personnes, des lieux, des événements et des faits nouveaux importants. Entre autres, on peut citer les entretiens enregistrés, les bandes son, les négatifs, les diapositives, les photographies imprimées, les films 8 mm, les vidéos et les fichiers numériques.

Acquérez les enregistrements audio, les images fixes et animées en rapport avec les personnes, lieux, événements et faits nouveaux ciblés, mais d’une manière sélective. N’acquérez pas de grandes collections sans consulter votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église. Par exem-ple, avant d’acquérir des dizaines d’enregistrements vidéo, expliquez- lui pourquoi, selon vous, tous sont importants.Assurez- vous que le contenu a une grande importance historique pour un grand nombre de membres de l’Église. Idéalement, le créateur ou le donateur aura éliminé les images en double, semblables ou floues et aura fourni des renseignements utiles sur chaque photo, bande, rouleau ou fichier. Vous trouverez des modèles d’identification à utiliser pour noter les renseignements tels que les lieux, les dates et les noms à la page history.lds.org/adviser.

Évaluer les documents publiés

Les documents publiés sont des œuvres produi-tes pour la distribution publique et la probabilité d’acquérir un double est beaucoup plus élevée qu’avec les documents personnels. En général, nous ne voulons qu’un exemplaire d’un document publié pour la collection du département d’histoire de l’Église, surtout si nous avons la permission de le numériser. Afin d’éviter de recueillir des exem-plaires inutiles, consultez le catalogue (accessible

sur churchhistorycatalog.lds.org) ainsi que votre interlocuteur au département d’histoire de l’Église avant d’acquérir de la documentation publiée. Dans certains cas, on peut désirer plusieurs exemplaires. Par exemple, on peut en vouloir un deuxième pour un centre d’histoire de l’Église. Il est donc important de consulter votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église chaque fois que vous envisagez d’acquérir de la documentation publiée.

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Publications de l’Église. Les publications de l’Église comprennent les Écritures, les manuels de la prêtrise, de la Société de Secours, de l’École du Dimanche, ainsi que d’autres manuels ; les magazines de l’Église, les livres de cantiques, les enregistrements audio et vidéos des conférences générales, les publications au sujet des unités locales ; les programmes d’étude produits par les missions ; les bulletins des missions ; les brochures, etc.

Collectez toutes les publications de l’Église, qu’elles aient été publiées localement ou au siège de l’Église, qui n’ont pas déjà été acquises par le département d’histoire de l’Église. Collectez ces documents dans toutes les langues, publications et éditions. Idéalement, les publications produites par les unités ou les départements de l’Église sont offertes gratuitement.De nombreuses publications de l’Église sont déjà dans la collec-tion du département d’histoire de l’Église et nombre d’entre elles ont été ou seront numérisées et mises en ligne. Ne collectez donc pas d’exemplaires supplémentaires sans y être précisément invité par votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église. Les premiers ouvrages canoniques, ceux publiés avant 1930 et dont l’impression était rare sont une exception autorisée. Lorsque c’est possible, consultez votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église chaque fois que vous avez l’occasion d’acquérir une première édition des Écritures publiée par l’Église.Le département d’histoire de l’Église conserve le contenu de tous les sites Internet de l’Église. Cependant, si vous découvrez du contenu important historiquement sur un site Internet qui n’est pas de l’Église, envoyez l’URL à votre interlocuteur du départe-ment d’histoire de l’Église. Lorsque c’est possible, le département récoltera directement les renseignements sur le site.

Publications au sujet de l’Église. Elles comprennent les ouvrages qui ont un contenu conséquent en rapport avec l’Église et se concentrent sur la doctrine, l’histoire et la théologie pratique de l’Église ; les programmes adoptés par l’Église (tels que le programme en douze étapes ou la documentation pour apprendre une langue) et la culture de l’Église, que le contenu soit positif ou négatif. Ces ouvrages peuvent être publiés par une entité autre que l’Église ou une personne autre que l’un des représentants de l’Église. On peut citer entre autres un article de journal sur l’intervention de l’Église dans une catastrophe natu-relle, un article savant sur les écoles de l’Église, un livre sur l’histoire de l’Église publié par un membre, une brochure anti- saints des derniers jours et un blog qui publie des critiques à l’encontre des dirigeants de l’Église.

Acquérez un exemplaire de toutes les publications dont le contenu en rapport avec l’Église est important. Collectez toutes les publications dans toutes les langues (qu’elles soient édifian-tes, positives, neutres, négatives ou opposées) qui n’ont pas déjà été acquises. L’Église collecte la littérature anti- saint des derniers jours pour suivre les instructions données par Joseph Smith : « Réunissez les publications diffamatoires qui sont en circulation, et toutes celles qui se trouvent dans les magazines et dans les encyclopédies et toutes les histoires diffamatoires qui sont publiées » (Doctrine et Alliances 123:4- 5).Envoyez l’URL de tous les sites Internet dont du contenu est en rapport avec l’Église avec votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église. Lorsque c’est possible, le département récoltera directement les renseignements sur le site.

Évaluer les documents locaux de l’Église

Les documents locaux de l’Église comprennent tous les documents concernant le fonctionnement et la direction d’un groupe de personnes, d’une branche, d’une paroisse, d’un district, d’un pieu ou d’une mission. Ces documents appartiennent à l’Église, s’ils ont été créés dans le cadre de l’appel d’une personne. Cependant, cela n’est pas toujours compris et ne doit jamais être un sujet de querelle.

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Histoires annuelles des paroisses ou des pieux. Chaque unité de l’Église est censée préparer une histoire annuelle utile et l’envoyer au département d’histoire de l’Église (vous trouverez d’autres renseigne-ments dans les Guides de l’histoire de l’Église : Histoires annuelles de pieu, de district et de mission). Il est également demandé aux unités de l’Église de conserver un exemplaire de leurs histoires annuelles.

Acquérez toutes les histoires annuelles qui ne sont pas déjà dans la collection du département d’histoire de l’Église.

Photographies et enregistrements audiovisuels. Ce sont les photographies et enregistrements relatifs aux bâtiments, aux mem-bres, aux événements ou aux réunions locales.

Acquérez les photographies des bâtiments de l’Église qui sont particulières.Acquérez les photographies importantes des dirigeants locaux, des groupes de membres et des activités qui ne sont pas documentées dans une histoire annuelle.Acquérez les enregistrements audio et vidéo des réunions et événements importants.Faites le tri et n’acquérez pas de documents sans être certain de leur valeur historique.

Notes et documents de fonctionnement. Il s’agit des notes prises lors des réunions de l’Église, comme la réunion de Sainte- Cène, le conseil de paroisse et la réunion du comité exécutif de la prêtrise. Avant 1978, il était demandé à chaque unité de l’Église d’envoyer ses procès- verbaux au Département d’histoire familiale et de l’histoire de l’Église. Depuis cette date, l’envoi des procès- verbaux au siège de l’Église n’est plus exigé, mais l’on recommande encore de tenir des procès- verbaux.Les documents de fonctionnement comprennent les certificats de membre, les documents de dîme et les documents financiers, les rap-ports d’activité et les documents des ordonnances. Les documents de fonctionnement actuels sont collectés par des programmes informati-ques de l’Église et vous n’avez pas à les acquérir.

Acquérez toutes les notes et documents de fonctionnement créés avant 1978.Vous trouverez des instructions sur la gestion des documents contemporains au chapitre 13 de la section 7 du Manuel 1 : Présidents de pieu et évêques (2010). N’acquérez pas de documents de fonctionnement actuels sans en avoir reçu l’auto-risation du département d’histoire de l’Église.En dépit de ces instructions, prenez contact avec le département d’histoire de l’Église si vous découvrez des notes ou des documents de fonc-tionnement postérieurs à 1978 qui vous sem-blent importants d’un point de vue historique.

Bulletins. Les bulletins d’information contiennent souvent des mes-sages des dirigeants de l’Église, des calendriers, des listes d’anniversai-res et des annonces au sujet de membres de l’Église.

Acquérez tous les bulletins dont le contenu relatif aux membres d’une unité particulière est intéressant et n’ont pas, pour autant que vous le sachiez, déjà été envoyés au département d’histoire de l’Église. Il est courant d’inclure des bulletins dans les histoires annuelles mais très difficile de savoir s’ils ont déjà été envoyés dans des histoires annuelles passées. Dans le doute, acquérez tous les exemplaires.

Documents relatifs aux réunions. Il s’agit des programmes, des calendriers, des documents à distribuer, des affiches, des brochures ou des dépliants qui annoncent, décrivent ou commémorent une réunion ou un événement particulier.

Acquérez ceux qui concernent les événements ciblés.

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Évaluer les œuvres d’art et les objets anciens

Les membres de l’Église peuvent avoir des œuvres d’art et des objets anciens qui illustrent l’ampleur et la diversité de l’histoire de l’Église de Jésus- Christ des Saints des Derniers Jours, sa culture et ses membres. Ces éléments peuvent ser-vir de catalyseurs pour raconter des histoires et élargir notre connaissance des peuples, des pays, des événements et des cultures (voir Doctrine et Alliances 93:53). Cependant, la collecte et la conservation d’œuvres d’art et d’objets anciens pose des difficultés particulières. Ces éléments sont donc collectés avec davantage de vigilance que les autres et la décision est prise par un professionnel du musée d’histoire de l’Église à Salt Lake City (Utah, États- Unis). Votre rôle est de recommander des éléments et de fournir des renseignements afin de faciliter la décision.

Avant de faire une recommandation, informez- vous le plus possible sur l’élément, notamment

sa provenance ou son histoire, la date de sa créa-tion, les renseignements biographiques de son auteur, les dimensions, le support, le sujet et la raison pour laquelle il est important pour l’his-toire de l’Église. (Vous trouverez d’autres ren-seignements sur la provenance dans « Concepts de base » dans l’annexe.) Envoyez un courriel et plusieurs photographies à votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église en expliquant pourquoi il vous semble important d’acquérir l’élément. Pour les objets anciens, ajoutez l’his-toire ou les histoires qui y sont associées. Votre interlocuteur délibèrera avec le personnel du musée d’histoire de l’Église pour évaluer votre recommandation. Ne prenez aucun engagement quant à l’acquisition d’une œuvre d’art ou d’un objet ancien sans avoir reçu au préalable l’autori-sation du département d’histoire de l’Église.


Œuvres d’art. Ce sont les objets créés à l’origine pour être exposés tels que les tableaux, les sculptures, les dessins, les tissages, les photographies, le batik, les compositions multi-médias, les gravures (estampes, lithographies, linogravures, xylographie) ou n’importe quelle autre œuvre, qu’elle soit de l’artisanat ou des beaux- arts.

Recommandez les œuvres d’art créées par les saints des derniers jours pour les saints des derniers jours et au sujet des saints des derniers jours qui sont bien appréciées des membres de votre région.

Objets anciens et vestiges. Ce sont des objets matériels, à la fois communs et uniques, qui tirent leur importance du fait de leur association à une personne, à un endroit ou à un événement lié à l’histoire de l’Église. Les vestiges sont des objets provenant de monuments ou de bâtiments de l’Église. Un vestige peut être par exemple un encadrement de fenêtre décoratif provenant du pre-mier bâtiment de l’Église de la ville, une fresque exposée dans un bâtiment de l’Église ou un panneau indiquant un lieu de réunion.

Recommandez les objets anciens en rapport avec la grande histoire de l’Église et qui aident à raconter la grande histoire des saints des derniers jours. La prio-rité est accordée aux temples, à l’œuvre missionnaire, à l’entraide de l’Église et à la propagation géographique de l’Église. Insistez sur les objets anciens et vestiges qui seront très probablement exposés.

Articles propres aux saints des derniers jours. Il s’agit de vêtements, bijoux et autres objets créés pour des membres de l’Église. Il s’agit, par exemple, des plateaux et nappes de Sainte- Cène, des couvertures d’Écritures, des vêtements et des trophées associés à une école de l’Église.

Recommandez les articles qui représentent l’expérience des saints des derniers jours uniques à votre région.

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La combinaison d’une histoire et d’un objet peut être efficace. Par exem-ple, cette radio appartenait à Joseph William Billy Johnson, du Ghana. Il entendit parler de l’Église pour la pre-mière fois au début des années 1960 et fut converti par la lecture du Livre de Mormon. Pendant de nombreu-ses années, il pria pour la venue des missionnaires et organisa plusieurs assemblées réunissant des person-

nes qui désiraient se faire baptiser et devenir membres de l’Église. La nuit du 9 juin 1978, Joseph ne trouvait pas le sommeil. Il se leva et se sentit poussé à écouter les nouvelles internationales : c’est à ce moment- là qu’il apprit que la prêtrise était désormais accessible à tous les hommes dignes de l’Église. Peu de temps après, les missionnaires arrivaient au Ghana. Lui et de nombreux membres de ses assemblées se joignirent à l’Église. C’est une histoire conséquente qui a de l’importance pour beaucoup dans l’Église et l’acquisition de la radio peut rehausser le récit.

Remplir l’accord de donChaque don que vous acquérez pour l’Église doit être accompagné d’un accord de don rempli et signé correctement, que vous acquériez le docu-ment original ou le numérisiez pour le restituer. Cet accord donne à l’Église le droit légal de conserver et d’utiliser le document. Sans lui, les documents ont une valeur limitée pour l’Église. Chaque partie du formulaire est importante et doit être remplie entièrement, en présence du donateur. Les renseignements fournis par lui sont indispensables mais hormis la signature, c’est à vous de le remplir de façon ordonnée et lisible. Les renseignements réunis sur l’accord sont nécessaires pour formuler une bonne description pour le catalogue d’histoire de l’Église (dispo-nible sur churchhistorycatalog.lds.org). Vous trouverez davantage de renseignements sur la séquence vidéo « L’importance du catalogage » à la page history.lds.org/adviser. Vous trouverez un lien pour télécharger l’accord et les instruc-tions détaillées à la page history.lds.org/adviser.

Lorsque le donneur d’un document n’est pas son créateur, il est indispensable de comprendre le

lien entre eux et comment le donneur est entré en possession du document afin de déterminer si les droits intellectuels sont accordés à l’Église. (Vous trouverez d’autres renseignements dans « Concepts de base » dans l’annexe.)

Les documents provenant de diverses sources (chaîne de propriétaires) ne doivent jamais être combinés sur un seul accord, même si c’est la même personne qui les donne. Remplissez des accords de don séparés pour différencier les collections qui ont été créées par différentes per-sonnes ou organisations. Il vous sera utile d’ap-pliquer le principe de la provenance expliqué dans l’annexe de ce guide si vous devez remplir plusieurs accords de don. Par exemple, imaginez qu’un donateur offre un journal de son service missionnaire en même temps qu’une autobio-graphie écrite par sa grand- mère décédée. Dans cette situation, du fait que chaque document a sa propre provenance, vous rempliriez (et le dona-teur signerait) deux accords de don : l’un pour le journal de mission du donateur et l’autre pour l’autobiographie de sa grand- mère.

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Les collections provenant de différents dona-teurs ne doivent pas être combinées, même si elles concernent les mêmes sujets, thèmes, évé-nements ou personnes. Lorsque des documents d’une collection sont mêlés à des documents d’une autre, l’intégrité des deux est compromise et leur valeur sur le plan de la recherche, ainsi que leur fiabilité historique en sont réduites.

Parfois, une personne a collecté des documents créés par une unité de l’Église (branche, paroisse, district, pieu ou mission), tels que des notes et rap-ports. Techniquement, ces documents appartien-nent à l’Église et il n’est pas nécessaire d’obtenir la signature du donateur sur l’accord. Cependant, si le donateur a le sentiment que les documents lui appartiennent, il est préférable de lui deman-der de signer l’accord au lieu de discuter de la question de propriété. L’accord permet aussi de documenter la manière dont nous avons obtenu

les documents et l’ancienne chaîne de propriétai-res. Néanmoins, ne combinez pas des documents de l’Église avec des documents personnels sur le même accord de don parce que les provenances sont différentes. Utilisez deux formulaires d’ac-cord de don et sur celui destiné aux documents de l’Église, n’oubliez pas d’indiquer comment le donateur est entré en leur possession.

Il se peut que vous rencontriez un donateur qui refuse de signer l’accord de don à cause du lan-gage juridique ou que vous pensiez que l’accord n’est pas justifié dans la situation que vous trai-tez, comme lorsque vous payez pour acquérir un élément. L’acquisition d’œuvres d’art et d’objets anciens nécessitera souvent des accord différents. Si vous n’êtes pas certain de la manière de gérer une situation ou si l’obtention d’un accord de don signé devient trop compliquée, faites- vous donner des précisions par le consultant d’histoire

En compagnie du donateur, remplissez toutes les sections de l’accord de don.

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de l’Église d’interrégion ou par votre interlocu-teur du département d’histoire de l’Église.

Créer un dossier (organiser vos papiers)Créez un dossier pour stocker l’accord de don signé, vos notes et les autres documents concer-nant le don. Ce fichier s’appelle un dossier. Chaque don doit être accompagné de son propre dossier où doit figurer le nom du donateur. Le ficher sera stocké dans le dépôt où sont conser-vés les documents donnés.

Les documents acquis au format papier doivent avoir un dossier papier qui sera remis ou expé-dié avec les documents matériels à un centre de conservation des documents ou au département d’histoire de l’Église à Salt Lake City. Lorsque vous expédiez ou remettez des dons, placez le dossier dans le même colis ou la même enve-loppe que les documents.

Les documents acquis au format numérique doi-vent avoir un dossier numérique qui sera envoyé

avec les documents numériques au département d’histoire de l’Église. Scannez ou photographiez les deux côtés de l’accord de don, ainsi que les autres éléments du dossier nécessaires à la réalisa-tion d’un dossier complet. Dans le nom de chaque élément du dossier doit être inclus le nom du donateur et une brève description du contenu du fichier comme dans l’exemple ci- dessous :

Durand, Estelle_agreement.pdf

Durand, Estelle_notes.docx

Il serait bon que vous gardiez une copie du dos-sier pour un usage ultérieur, soit au format papier, soit au format numérique. Si vous gardez un dou-ble des fichiers, stockez- les en lieu sûr et, lorsque vous serez relevé de votre appel de spécialiste d’histoire de l’Église, ces dossiers, numériques et papier, devront être envoyés à votre consultant d’histoire de l’Église d’interrégion. Ne conservez pas d’exemplaire des dossiers une fois que vous avez vérifié que le consultant d’histoire de l’Église d’interrégion les a bien reçus.

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Remettre des documents

Vous avez la responsabilité de remet-tre ou d’expédier dès que possible les documents que vous collectez au dépar-

tement d’histoire de l’Église ou à votre centre local de conservation des documents. Les spécia-listes d’histoire de l’Église qui servent aux États- Unis et au Canada remettront ou expédieront leurs dons à la bibliothèque d’histoire de l’Église (voir adresse ci- dessous). Les spécialistes qui servent en dehors des États- Unis et du Canada remettront ou expédieront leurs dons au centre de conservation des documents que le consultant d’histoire de l’Église d’interrégion leur indiquera. Lorsque vous empruntez des documents pour les numériser, il sera aussi de votre responsabilité de restituer les documents originaux au donateur après leur numérisation.

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Gardez les documents en lieu sûr en attendant de les remettre ou de les expédier. Ne conser-vez pas de documents là où d’autres personnes peuvent y accéder ou là où ils risquent d’être endommagés. Lorsque vous remettez des docu-ments en personne, ne les laissez pas à quelqu’un qui n’est pas autorisé et formé pour recevoir des documents d’histoire de l’Église. Lorsque vous restituez des documents originaux à un donateur, ne les remettez à personne d’autre à moins que ce dernier ne vous ait dit de le faire.

Manipuler les documents numériques et audiovisuelsTous les documents numériques et audiovisuels doivent être envoyés au département d’histoire de l’Église à Salt Lake City afin d’être conservés correctement. Pour les documents numériques, ne renommez pas les fichiers ni les dossiers et n’essayez pas d’imposer un certain ordre à la structure originale. Envoyez- les sans changer les noms ni la structure.

Souvenez- vous, vous pouvez demander à avoir accès à des documents stockés à Salt Lake City par l’intermédiaire du catalo-gue d’histoire de l’Église qui se trouve à la page churchhistorycatalog.lds.org.

Transmettez les documents numériques selon une méthode autorisée de transfert sur Internet. Si les fichiers sont trop volumineux pour être transmis, expédiez- les sur un support de stockage fiable tel qu’un disque dur externe ou une clé USB. Pour les documents audiovisuels et numériques qui doi-vent être expédiés, notez le nom du donateur sur l’enveloppe, l’étui ou le colis. Expédier plusieurs dons sur le même support peut être source de confusion, surtout si les dons ne sont pas classés dans différents dossiers. N’expédiez donc pas plu-sieurs dons sur le même support sans avoir reçu l’accord du département d’histoire de l’Église. Si la

permission est accordée, joignez une liste des dons stockés sur le support.

Préparer et emballerLisez les instructions suivantes avant d’emballer des documents et des objets pour l’expédition. Vous trouverez davantage de renseignements sur la séquence vidéo « Emballer et expédier des objets » à la page history.lds.org/adviser.

• Assurez- vous que l’ordre et l’agencement de chaque collection sont conservés pendant l’expédition. Si cela n’est pas possible, laissez des instructions indiquant comment rétablir l’agencement correct lorsque le colis arrive.

• Ne combinez pas plusieurs dons dans un seul colis à moins d’avoir une méthode infaillible pour les séparer pendant l’expédition (telle que chaque don dans une enveloppe séparée). En général, chaque don doit être expédié dans son propre colis.

• Inspectez les documents et les objets afin de vous assurer qu’ils peuvent être expédiés sans danger. Si un article est trop fragile pour

Assurez- vous que l’ordre et l’agencement des documents sont conservés lorsque vous placez les articles dans un colis.

(Gauche) Généralement, chaque don sera placé dans son pro-pre colis afin d’éviter de mélanger les documents provenant de différents dons.

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être expédié ou trop grand pour tenir dans un colis sans être roulé ou plié, consultez le département d’histoire de l’Église avant de l’expédier.

• Utilisez des colis, du matériel d’emballage, des classeurs, des enveloppes et autres accessoires qui protégeront les documents et les objets et les empêcheront de bouger pendant l’expédition.

• Notez sur les colis les instructions nécessaires telles que « Manipuler avec soin ».

• Estimez la valeur monétaire des documents ou des objets et veillez à ce que les paquets soient correctement assurés. Consultez le département d’histoire de l’Église avant d’expédier des docu-ments de valeur.

Expédier les documentsPour les envois au centre de conservation des documents, adressez- vous au consultant régio-nal d’histoire de l’Église afin de connaître les modalités d’expédition.

Pour les expéditions au Département d’histoire familiale et de l’histoire de l’Église, utilisez l’adresse suivante :

Département d’Histoire de l’Église Centre d’acquisition et de réception 50 East North Temple Street Salt Lake City, UT 84150- 1600, USA

Choisissez une entreprise réputée pour expédier les documents. Utilisez le système de suivi des envois fourni par le transporteur et conservez une copie de tous les documents d’expédition en lieu sûr (tel que dans votre exemplaire du dossier). Dès le départ du colis, avertissez le destinataire (le lieu de conservation ou le donateur si vous res-tituez des documents après les avoir numérisés) de son arrivée, par courrier électronique ou par téléphone et donnez les renseignements concer-nant l’expédition.

Lorsque le département d’histoire de l’Église a donné son approbation avant l’expédition, ce dernier en assume les frais.

Les différences climatiques très importantes peuvent affecter les documents. Par exemple, le fait de déplacer un objet d’un climat chaud et humide vers un climat froid et sec peut occa-sionner des craquelures ou des fissures. Lorsque vous envoyez un colis vers un climat différent, veillez à informer le destinataire du fait que les documents devront subir les procédures d’accli-matation avant d’être déballés. Informez égale-ment le destinataire lorsque les documents que vous expédiez risquent de contaminer les locaux. Par exemple, si, après avoir reçu l’autorisation du département d’histoire de l’Église, vous acquérez des documents importants que vous suspectez d’être contaminés par des insectes, vous devez en informer le centre de conservation des docu-ments ou le département d’histoire de l’Église au moment où vous expédiez les documents afin qu’ils puissent prendre les précautions nécessai-res à leur arrivée.

Si nécessaire, notez les instructions de manutention sur les colis.

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Annexes

Concepts de baseLes documents et les collectionsDans son sens le plus large, un document est un recueil de renseignements, ayant un format précis, qui renseigne sur des événements de la vie d’une personne ou raconte l’histoire d’une localité donnée, d’une unité de l’Église ou d’un événement. Les documents peuvent se présenter sur un support matériel ou sous forme de fichiers numériques. Les manuscrits, les photographies, les enregistrements vidéo, les livres publiés, les œuvres d’art et les objets anciens sont des exem-ples de types de documents.

Une collection est un ensemble de documents assemblés par une personne ou une organisation, présentant des caractéristiques communes, telles que créés par la même personne ou organisation, ou compilés sur un même événement ou sujet. Une collection peut contenir des documents créés par différentes personnes ou organisations tant qu’ils sont réunis dans un seul but. Les collec-tions peuvent être petites ou grandes et peuvent se composer de différents types de documents. Voici quelques exemples de collections :

• Plusieurs journaux écrits par la même personne• Le courrier reçu par une personne

• Les photographies, manuscrits et objets collec-tés au sujet d’un lieu

• Les dossiers, discours, photographies et bul-letins en rapport avec l’appel d’une personne dans l’Église

Vous trouverez davantage de renseignements dans le cours en ligne « Identifier les documents et les collections » à la page history.lds.org/adviser.

DonsFaire un don est l’acte de transférer à l’Église la propriété physique ou les droits intellectuels d’un document, ou bien les deux. La plupart du temps, il est officialisé par la signature d’un accord légal,

l’accord de don. Vous pouvez télécharger l’accord de don à la page history.lds.org/adviser. Sans accord de don signé correctement, le département d’histoire de l’Église ne pourra utiliser le document ou n’en fournir l’accès que de façon limitée.

Définitions de propriété et de droit d’auteurPropriétaire : personne ou organisation qui détient la propriété légale du document.

Donateur : personne ou organisation qui donne le document à l’Église. Souvent, les termes pro-priétaire et donateur sont interchangeables et désignent la même personne ou organisation.

Créateur : personne ou organisation responsable de la production, de la compilation ou de la formation du document. Par exemple, un créateur peut être un auteur, un photographe, un peintre ou un sculp-teur. Les créateurs détiennent généralement des droits intellectuels qui protègent leurs intérêts, tels que les droits d’auteur. Le donateur et le créateur ne sont pas nécessairement la même personne.

Compilateur : personne ou organisation respon-sable de l’assemblage d’un groupe de documents pour en faire une collection. Les compilateurs peuvent détenir le droit d’auteur s’ils ont créé une partie de la documentation ou y ont ajouté des renseignements tels qu’une préface ou un index.

Droit d’auteur : Droits légaux exclusifs accordés à un créateur sur sa création. Ces droits sont en vigueur pendant une certaine période de temps, en général la durée de la vie du créateur plus soixante- dix ans. Le droit d’auteur peut être trans-féré mais il est compliqué de savoir avec certitude qui le détient lorsque le créateur est décédé. C’est pourquoi, à moins que vous ayez des renseigne-ments contraires, partez du principe que le droit d’auteur d’un créateur décédé a été transmis à tous ses descendants directs et que n’importe lequel est autorisé à signer l’accord de don.

Un propriétaire ou donateur peut avoir ou ne pas avoir le droit d’auteur sur un document. Par

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exemple, une homme peut donner son journal personnel et un livre acheté. Dans les deux cas, il est le propriétaire et le donateur mais il n’est le créateur que du journal personnel et peut donc en transférer le droit d’auteur. Il peut être compliqué de déterminer qui est le propriétaire du droit d’auteur. Vous pouvez aider en remplis-sant minutieusement chaque champ de l’accord de don. Lorsque vous le pouvez, expliquez la relation entre le donateur et le créateur des docu-ments sur l’accord de don. Enregistrez tous les renseignements que le donateur vous donne sur ses droits, y compris lorsqu’il déclare qu’il n’a pas le droit d’auteur du document.

Vous trouverez davantage de renseignements dans le cours en ligne « Qui est le propriétaire, le donateur ou le créateur ? » à la page history.lds.org/adviser.

Ordre et agencement originauxLe principe de l’ordre original signifie que l’or-dre des documents établi par le créateur ou le compilateur doit être maintenu dans la mesure du possible afin de préserver les liens existant entre les documents.

Une partie de la preuve historique d’une collection peut résider dans son organisation (comment les documents sont regroupés) et dans son agence-ment (comment les divers groupes interagissent). Lorsque vous manipulez une collection, assurez- vous de préserver l’ordre et l’agencement établis par le créateur. Normalement, les collections sont agencées alphabétiquement, numériquement, thé-matiquement, chronologiquement, par support ou selon une combinaison de ces méthodes. Il est rare qu’une collection ne soit pas ordonnée à l’origine mais cet ordre peut s’être perdu au fil du temps.

ProvenanceLa provenance à deux sens clés :

1. Il s’agit de comprendre à qui a appartenu un document ou une collection de documents. En comprenant la chaîne de propriétaire, on peut évaluer l’authenticité d’un document et déterminer qui est le propriétaire du droit intellectuel.

2. Il s’agit de comprendre pourquoi un document ou une collection a été créée ou compilée et comment elle est organisée, agencée et utilisée par le créateur ou le compilateur. « Conserver la provenance » signifie préserver l’intégrité et l’organisation de la collections de documents.

Ne mélangez pas et ne combinez pas les dons de provenances différentes ou les documents provenant de différents donateurs. Parfois, des documents de provenances différentes sont don-nés ensemble. Par exemple, une personne peut donner ses documents personnels ainsi que ceux de son père décédé. Pour respecter le principe de la provenance, il faut traiter ce don comme s’il s’agissait de deux dons parce que chacun a une provenance différente. Dans cet exemple, le dona-teur signerait deux accords de don : l’un pour ses documents et l’autre pour ceux de son père.

Valeur historique et éventail de collecteSous la direction de l’historien et greffier de l’Église, le département d’histoire de l’Église sert d’archives de l’Église et son personnel collecte les documents de valeur historique durable pour documenter l’histoire de l’Église et sélectionne les documents de valeur institutionnelle. Beaucoup de membres de l’Église créent des documents personnels qui contiennent des renseignements historiques importants. Cependant, le départe-ment s’intéresse d’abord aux documents qui ont une importance historique pour un grand nombre de membres de l’Église avant ceux qui ne concer-nent qu’une famille ou une personne. Sélectionner les « choses importantes » parmi les nombreuses options requiert de la sagesse, de l’expérience, du discernement et l’inspiration du Saint- Esprit (voir Doctrine et Alliances 57:13; 69:3, 7- 8 ; Paroles de Mormon 1:5- 6).

Renseignements sacrés, confidentiels ou privésCertains des documents que vous collectez peuvent contenir des renseignements qu’il ne convient pas de rendre public parce qu’ils sont sacrés, privés ou confidentiels. Communiquer ce genre de renseignements permettra au dépar-tement d’histoire de l’Église de prendre les

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précautions appropriées avant d’ouvrir plus tard l’accès aux documents. Communiquez en particulier tout ce qui suit à votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église.

• Des mots précis ou des détails relatifs à l’inté-rieur d’un temple, aux rites ou aux cérémonies du temple, au sous- vêtement ou à d’autres habits du temple

• Des rapports de confessions, de commissions disciplinaires ou d’autres sujets délicats abor-dés dans un cadre confidentiel avec un diri-geant de l’Église

• Des sujets abordés dans le cadre de l’Église mais pas en public (comme des réunions de dirigeants)

• Des informations précises sur la santé de cer-taines personnes

• Des renseignements financiers sur des person-nes, y compris sur des dons de l’Église et de l’entraide

• Des informations dont la publication enfrein-drait les lois de protection des données person-nelles (par exemple des adresses, des numéros

de téléphone, des adresses électroniques, des dates de naissance complètes, des antécédents criminels ou sexuels, ou l’origine ethnique).

• Des informations pouvant nuire considérable-ment au bien- être ou à la réputation de per-sonnes citées ou en rapport avec le document d’archive, y compris les histoires de personnes encore vivantes qui peuvent ignorer qu’elles sont expressément nommées dans le document

• Des restrictions demandées par le donateur et précisées dans l’accord de don (une auto-risation préalable de votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église est exigée avant d’accepter des restrictions demandées par un donateur)

Le département d’histoire de l’Église tient compte de critères supplémentaires pour régir l’accès aux documents. Les droits de propriété intellectuelle, les caractéristiques physiques, le lieu où se trouvent les archives et d’autres questions juridiques et réglementaires (par ex. la diffamation) en font partie.

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Liste de contrôle de la collecte des documentsSous la direction de l’historien et greffier de l’Église, le département d’histoire de l’Église sert d’archi-ves de l’Église et son personnel supervise la collecte des archives de valeur historique qui documentent l’histoire de l’Église.

Principes clés• Suivez une formation et demandez continuellement conseil à votre interlocuteur du département

d’histoire de l’Église.• Planifiez et exécutez des projets de collecte en partenariat avec le département d’histoire de l’Église.• Donnez la priorité aux documents qui ont de la valeur pour l’ensemble de l’Église sur ceux qui n’en

ont que pour une famille ou une personne.• Obtenez un accord de don dûment signé. Sans lui, le département d’histoire de l’Église ne pourra utili-

ser les documents que vous collectez ou n’en fournir l’accès que de façon limitée.• Conservez l’ordre et l’agencement originaux des documents que vous collectez.• Ne mélangez pas et ne combinez pas les dons provenant de différents donateurs ni les dons de prove-

nances différentes si ces documents n’ont pas été donnés ensemble.• Demandez conseil à votre interlocuteur du département d’histoire de l’Église lorsque vous avez un

doute sur la marche à suivre.

Trois étapes pour collecter des documents

1. Se préparer à collecter des documents□ Informez- vous sur l’histoire locale de l’Église, afin de mieux identifier les documents qui doivent être collectés.□ Suivez la formation de base sur la collecte des documents.

2. Collecter les documents□ Collaborez avec le département d’histoire de l’Église pour élaborer un projet de collecte ciblé.□ Rencontrez les donateurs potentiels et prenez le temps d’établir des rapports de confiance.□ Évaluez attentivement les documents potentiels avant d’accepter de les collecter afin de vous assurer qu’ils satis-

font les règles de collecte. Il ne faut pas acquérir tous les documents. Si nécessaire, demandez encore conseil.□ Pensez d’abord numérique, mais pas uniquement lorsque vous collectez des documents.□ Remplissez entièrement l’accord de don et demandez au donateur de le signer.□ Placez l’exemplaire physique de l’accord de don signé, vos notes et autre documentation en rapport avec

le don dans un dossier.

3. Remettre les documents□ Envoyez tous les documents numériques et audiovisuels au département d’histoire de l’Église à Salt Lake

City (Utah, États- Unis) afin qu’ils soient conservés correctement.□ Transmettez les documents numériques selon un méthode autorisée de transfert lorsque cela est pos-

sible. Autrement, remettez ou expédiez les documents numériques à l’aide d’un support de stockage fiable, tel qu’un disque dur ou une clé USB.

□ Remettez ou expédiez dès que possible les documents matériels au département d’histoire de l’Église ou à votre centre de conservation des documents. Remettez les documents vous- même ou faites appel à un trans-porteur réputé. Préparez et emballez les documents de manière à assurer leur sécurité pendant le transport.

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Collecter des documents - Church Of Jesus Christ...tifs à la vie des saints des derniers jours mais...

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