6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), System is a group of elements

that are integrated with the common purpose of achieving an objective.

Diterjemahkan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem menurut Mukhtar (1999, p2), adalah sesuatu entity yang terdiri

dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi

Jusuf (2001, p5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-

komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang

bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (common purpose).

Dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah sekelompok elemen

atau subsistem yang terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi menurut Mcleod dan Schell (2001, p12), Information is

processed data or meaningful data. Diterjemahkan sebagai data yang telah

diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan

penggunanya.

7

Menurut Mukhar (1999, p1), informasi adalah hasil suatu proses yang

terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya.

Sedangkan informasi menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan

oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p14), informasi menyebabkan pemakai

melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan.

Informasi ditentukan oleh efeknya oleh pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.

Mengenai kualitas informasi Mukhtar (1999, p4) mempunyai pendapat,

yang pada garis besarnya dapat disimpulkan sebagai berikut :

Agar suatu informasi dapat berguna harus memiliki beberapa

karakteristik berikut ini:

1. Reliable (dapat dipercaya)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus akurat dalam

mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi.

2. Relevan (cocok atau sesuai)

Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan.

Informasi ini bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai

dari suatu kepastian.

3. Timely (tepat waktu)

Informasi yang disajikan tepat waktu pada saat dibutuhkan dan bisa

mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

4. Complete (lengkap)

Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data yang relevan dan

tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.

8

5. Understandable (dimengerti)

Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti

oleh si pembuat keputusan.

Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

data yang telah diolah sehingga memiliki arti atau sesuatu yang berarti dan

dibutuhkan bagi manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan

yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi untuk masa yang

akan datang. Dan kualitas informasi ditentukan oleh mutu Reliable, Relevan,

Timely, Complete, serta Understandable.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Mukhtar (1999, p3), sistem informasi dapat diartikan sebagai

suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, menginput,

memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi

untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Sedangkan menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir

Abdi Jusuf (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur

formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan

didistribusikan kepada para pemakai.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

beberapa komponen, antara lain rangkaian prosedur dimana informasi itu

sendiri diolah sedemikian rupa sehingga dapat berguna bagi para pemakai

untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

9

2.2 Audit Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Audit

Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi

Jusuf (2001, p42), auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen

yang dilakukan oleh seorang ahli auditor yang menunjukkan pendapatnya

tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan.

Sedangkan menurut Mulyadi (1998, p7), auditing adalah suatu proses

sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif

mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi,

dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-

pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian

hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa definisi

auditing adalah kegiatan memeriksa suatu entitas dengan mengumpulkan dan

mengevaluasi bukti atau data tersebut berdasarkan standar atau kriteria yang

telah ditetapkan, kemudian akan menghasilkan laporan dari auditor mengenai

kesesuaian kegiatan atau kejadian yang telah diperiksa.

2.2.2 Pengertian Audit Sistem Informasi

Menurut Weber (1999, p10), Audit Sistem Informasi adalah proses

pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem

komputer dapat melindungi aset kekayaan, memelihara integritas data,

memungkinkan tujuan organisasi untuk dicapai secara efektif dan

menggunakan sumber daya yang efisien.

10

Menurut Arens dan Loebbecke (1996, p1), auditing adalah proses

pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat

diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan oleh seorang yang

kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian

informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

Dapat disimpulkan pengertian audit sistem informasi adalah proses

pengumpulan dan pengevaluasian bukti oleh orang yang kompeten dan

independen untuk menentukan apakah sistem yang dijalankan sesuai dengan

kriteria yang ditentukan.

2.2.3 Tujuan Audit Sistem Informasi

Tujuan audit sistem informasi menurut Weber (1999, p11) dapat

disimpulkan bahwa secara garis besar dapat terbagi menjadi 4 antara lain:

1. Meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan.

2. Meningkatkan integritas data.

3. Meningkatkan efektivitas sistem.

4. Meningkatkan efisiensi.

Sedangkan faktor yang mendorong pentingnya kontrol dan audit sistem

informasi, Weber (1999, p6) berpendapat yang secara garis besarnya dapat

disimpulkan bahwa audit dilakukan untuk:

1. Mendeteksi resiko kehilangan data.

2. Mendeteksi resiko pengambilan keputusan yang salah.

3. Mendeteksi resiko penyalahgunaan komputer.

11

4. Menjaga aset perusahaan karena nilai hardware, software dan personil

yang lazimnya tinggi.

5. Mendeteksi resiko error komputer.

6. Menjaga kerahasiaan.

7. Meningkatakan pengendalian evolusi penggunaan komputer.

Dapat disimpulkan tujuan audit sistem informasi adalah untuk menjaga

dan meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan serta meningkatkan

keandalan, efektifitas, dan efisiensi sistem.

2.2.4 Metode Audit

Menurut Weber (1999, p55) metode audit yang digunakan, dibagi

menjadi:

1. Metode auditing around the computer

Auditing around the computer terlibat dengan penerimaan pendapat

audit selama memeriksa dan mengevaluasi kontrol manajemen dan

kemudian input dan output hanya untuk sistem aplikasi. Berdasarkan dari

kualitas pemrosesan sistem aplikasi. Pemrosesan sistem aplikasi tidak

diperiksa secara langsung. Selain itu auditor memandang komputer sebagai

black box. Auditor hanya bisa melakukan metode ini untuk mendapatkan

biaya termurah untuk melakukan audit. Keadaan dapat dipulihkan kembali

jika sistem aplikasi mempunyai tiga karakteristik :

Pertama, sistem harus sederhana dan berorientasi pada sistem batch. Pada

umumnya sistem batch komputer merupakan suatu pengembangan

12

langsung dari sistem manual. Sistem batch ini harus mempunyai kriteria

sebagai berikut:

• Resiko yang ada harus rendah. Resiko ini tidak dapat dikelompokkan

dengan subyek kesalahan material akibat ketidakberesan dari

ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam beroperasi.

● Logika sistem harus tepat sasaran. Tidak ada rutinitas yang

dikembangkan untuk mengizinkan komputer untuk memproses data.

• Transaksi input dilakukan dengan sistem batch, dan kontrol dipelihara

dengan menggunakan metode tradisional.

• Proses utama terdiri dari penyeleksian input data dan memperbaharui

file master secara terus menerus.

• Adanya jejak audit yang jelas. Laporan terperinci dipersiapkan pada

kunci pokok dalam sistem.

● Jadwal pekerjaan relatif sangat stabil dan sistem jarang dimodifikasi.

Kedua, seringkali keefektifan biaya dalam metode audit around the

computer pada saat aplikasi yang digunakan untuk keseragaman kemasan

dalam program software.

Ketiga, auditor harus menggunakan metode audit around the computer

pada user lebih tinggi daripada sistem kontrol komputer untuk menjaga

perawatan keintegrasian data dan mencapai tujuan keefektifan dan

keefisienan dari sistem. Biasanya metode auditing around the computer

adalah pendekatan sederhana yang berhubungan dengan audit dan dapat

13

dipraktekkan oleh auditor yang mempunyai pengetahuan teknik yang

sedikit tentang komputer.

2. Metode auditing through the computer

Untuk banyak bagian, auditor terlibat dalam metode auditing

through the computer harus digunakan dalam kasus dibawah ini:

● Proses logik dan adanya kontrol di dalam sistem.

Catatan dari sistem yang dibuat metode auditing through the computer

harus digunakan dalam kasus dibawah ini:

- Resiko yang ada pada sistem aplikasi sangat tinggi.

- Input dari proses sistem aplikasi dalam volume besar dan output

yang dihasilkan dalam volume yang sangat besar dan luas.

Pengecekan langsung dari sistem input dan output sulit dikerjakan.

- Bagian yang penting dari sistem kontrol internal ditambahkan

dalam sistem komputer.

- Proses logik yang ditambahkan dalam sistem aplikasi adalah

komplek.

- Karena adanya pertimbangan keuntungan biaya, jarak yang banyak

dalam uji coba penampakan audit adalah biasa dalam suatu sistem.

3. Metode auditing with the computer

Auditor menggunakan komputer sebagai sebuah alat untuk

menampilkan suatu kegiatan, seperti perintah untuk melakukan proses

pencetakan yang disebut sebagai auditing with the computer. Kemampuan

auditor dalam menggunakan komputer adalah untuk menunjukkan tugas,

14

seperti yang dipersiapkan sesuai dengan persiapan klien dalam memproses

data akuntansi. Dengan tujuan untuk melakukan perintah pencetakan,

auditor menggunakan komputer untuk mengerjakan dengan perusahaan,

menghitung pendapatan, seperti penyusutan, membandingkan isi dari dua

file dan memeriksa file untuk kehilangan jumlah, seperti batas kredit

pelanggan.

2.2.5 Dimensi Audit

Audit sistem informasi sesungguhnya mempunyai beberapa dimensi yaitu:

1. Audit Laporan Keuangan

Audit ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kewajaran atas laporan

keuangan yang disajikan oleh perusahaan.

2. Audit Operasional terhadap manajemen sumber daya informasi yaitu

efektivitas, efisiensi dan ekonomis tidaknya unit fungsional sistem

informasi pada suatu perusahaan.

3. Audit terhadap keandalan sistem aplikasi komputer, dengan cara:

a. Concurrent Audit (audit secara bersama-sama)

Auditor menjadi anggota dalam tim pengembangan sistem. Dalam

audit ini auditor bukan anggota dari tim pengembangan sistem,

tetapi membantu tim untuk meningkatkan kualitas dari sistem

yang mereka rancang dan implementasikan. Auditor mewakili

pimpinan proyek dan manajemen.

15

b. Post Implementation Audit (audit setelah implementasi)

Auditor memeriksa apakah sistem aplikasi komputer telah

diimplementasikan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan

penggunanya dan telah dijalankan oleh sumber daya manusia

yang optimal.

2.2.6 Tahap Audit Sistem Informasi

Menurut Weber (1999, p47), audit terdiri dari lima tahap yaitu,

1. Planning the Audit

Selama tahap awal ini, auditor harus memutuskan level materiil

permulaan yang akan di audit. Auditor juga harus membuat keputusan

akan resiko audit yang diinginkan. Level dari sifat resiko akan bervariasi

dalam setiap bagian dari audit.

2. Test of Controls

Tahap berfokus pada kontrol manajemen. Jika testing menunjukkan

bahwa kontrol manajemen tidak beroperasi sebagaimana semestinya,

baru setelah itu dilanjutkan dengan testing kontrol aplikasi.

3. Test of Transaction

Auditor menggunakan tests of transaction untuk mengevaluasi apakah

kesalahan atau proses yang tidak sesuai dengan ketentuan telah mengarah

pada kesalahan material dari informasi keuangan. Biasanya test of

transaction meliputi menelusuri jurnal masukan sampai pada dokumen

sumber, memeriksa daftar harga dan pengujian keakuratan perhitungan.

16

4. Test of Balances or overall results

Auditor melakukan tests of balances or overall results untuk

mendapatkan bukti yang cukup untuk membuat dan menyampaikan

keputusan akhir dari kehilangan atau kesalahan pernyataan laporan yang

muncul ketika fungsi sistem informasi gagal untuk menjaga aset-aset,

menjaga integritas data, dan mencapai keefisienan dan keefektifan.

5. Completion of the Audit

Pada tahap akhir, auditor kemudian harus merumuskan sebuah opini

tentang apakah kehilangan material dan kesalahan pernyataan laporan

muncul dan membuat sebuah laporan. Standar opini yang berlaku di

beberapa negara terdiri dari empat jenis opini yaitu:

a. Disclaimer of Opinion

Setelah selesai melakukan audit, auditor tidak dapat memberikan

sebuah opini.

b. Adverse Opinion

Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan material telah muncul atau

laporan keuangan telah dinyatakan salah secara materiil.

c. Qualified Opinion

Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan telah muncul atau

kesalahan laporan secara materiil telah ada tapi tidak besar atau

material.

d. Unqualified Opinion

Auditor percaya bahwa tidak ada kehilangan material atau laporan

yang salah

17

2.3 Kontrol Internal

2.3.1 Pengertian Kontrol Internal

Menurut Weber (1999, p35) kontrol adalah suatu sistem untuk

mencegah, mendeteksi dan mengoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari

serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak

lengkap, mengandung redudansi, tidak efektif dan tidak efisien. Dengan

demikian tujuan yang sifatnya merugikan akibat suatu kejadian. Berdasarkan

pengertian di atas maka kontrol dibagi:

1. Preventive control

Digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul.

2. Detective control

Digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan control

segera setelah masalah tersebut timbul.

3. Corrective control

Digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada kontrol

detektif. Kontrol ini mencakup prosedur untuk menentukan penyebab

masalah yang timbul memodifikasi sistem proses. Dengan demikian bisa

mencegah kejadian yang sama dimasa mendatang.

Menurut Mukhtar (1999, p41-42) kontrol internal merupakan

perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau cara kontrol

dalam suatu perusahaan untuk menjaga asset perusahaan guna meningkatkan

tingkat kepercayaan dan akurasi data, serta menjalankan operasi perusahaan

secara efisien.

18

2.3.2 Komponen Kontrol Internal

Komponen internal menurut Weber (1999, p49), terdiri dari lima

komponen yang saling terintegrasi, antara lain:

1. Control Environment

Komponen ini diwujudkan dalam cara pengoprasian, cara pembagian

wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan, cara komite audit

berfungsi dan metode-metode yang digunakan untuk merencanakan dan

memonitor kinerja.

2. Risk Assessment

Komponen ini untuk mengindentifikasi dan menganalisa resiko yang

dihadapi oleh perusahaan dan cara-cara untuk menghadapi resiko tersebut.

3. Control Activities

Adalah komponen yang beroperasi untuk memastikan transaksi telah

terotorisasi, adanya pembagian tugas, pemeliharaan terhadap dokumen dan

record, perlindungan aset dan record, pengecekan kinerja, dan penilaian

dari jumlah record yang terjadi.

4. Information and Communication

Adalah komponen dimana informasi digunakan untuk mengidentifikasi,

mendapatkan dan menukarkan data yang dibutuhkan untuk mengendalikan

dan mengatur operasi perusahaan.

5. Monitoring

Adalah komponen yang memastikan kontrol internal beroperasi secara

dinamis sepanjang waktu.

19

2.3.3 Jenis Kontrol Internal

Menurut Weber (1999, p67), ruang lingkup kontrol dibedakan atas dua

jenis yaitu management control framework (kontrol manajemen) dan

application control framework (kontrol aplikasi).

1. Kontrol Manajemen

Kontrol manajemen dilakukan untuk menyakinkan bahwa

pengembangan, pengimplementasian, pengoprasian, dan pemeliharaan

sistem informasi telah diproses sesuai dengan rencana dan telah terkontrol.

kontrol ini berguna untuk menyediakan infrastruktur yang stabil sehingga

sistem informasi dapat dibangun, dioperasikan dan dipelihara secara

berkesinambungan.

Subsistem dari kontrol manajemen adalah sebagai berikut:

a. Top Management Control

Pengendalian top management berfungsi untuk mengontrol peranan

manajemen dalam perencanaan kepemimpinan dan pengawasan fungsi

sistem. Top management bertanggung jawab terutama pada keputusan

jangka panjang.

b. System Development Management Control

Pengendalian manajemen pengembangan sistem berfungsi untuk

mengontrol alternatif dari model proses pengembangan sistem

informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengumpulan dan

pengevaluasian bukti. Manajemen pengembang sistem bertanggung

jawab untuk perancangan, pengimplementasian dan pemeliharaan

sistem aplikasi.

20

c. Control Programing Management

Pengendalian manajemen pemrograman berfungsi untuk mengontrol

tahapan utama dari daur hidup program dan pelaksanaan dari tiap tahap.

Manajemen pemrograman bertanggung jawab untuk pemrograman

sistem baru, pemeliharaan sistem lama dan menyediakan software yang

mendukung sistem pada umumnya.

d. Database Resource Management Control

Pengendalian manajemen sumber data berfungsi untuk mengontrol

peranan dan fungsi dari data administrator atau database

administrator. Manajemen sumber data bertanggung jawab untuk

perancangan, perencanaan dan persoalan kontrol dalam hubungannya

dengan pengguna data organisasi.

Menurut Weber (1999, p206), pengendalian sumber data yang baik

adalah :

• User harus dapat membagi data.

• Data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimanapun, dan

dalam bentuk apapun.

• Data harus dapat dimodifikasi dengan mudah oleh yang

berwewenang sesuai dengan kebutuhan user.

e. Security Management Control

Pengendalian manajemen keamanan mempunyai tugas untuk

mengontrol fungsi utama dari security administrator dalam

mengidentifikasi ancaman utama terhadap fungsi sistem informasi dan

21

perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan terhadap

pengontrolan yang dapat mengurangi kemungkinan kehilangan dari

ancaman ini sampai tingkat yang dapat diterima.

f. Operation Management Control

Pengendalian manajemen operasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa

pengoperasian sehari-hari dari fungsi sistem informasi diawasi dengan

baik. Menurut Weber (1999, p288), pengendalian manajemen operasi

bertanggung jawab terhadap pengoperasian komputer, pengoperasian

jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta pengendalian produksi.

g. Quality Assurance Management Control

Pengendalian manajemen jaminan kualitas bertugas untuk meyakinkan

bahwa pengembangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan

dari sistem informasi sesuai standar kualitas.

2. Kontrol Aplikasi

Kontrol aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah

kontrol internal dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer

tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data telah

dicatat, diolah dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu dan sesuai dengan

kebutuhan manajemen untuk proses jalannya pengambilan keputusan untuk

perusahaan. Pengendalian aplikasi berupa:

22

1. Boundary control

Mengontrol sifat dan fungsi kontrol akses, penggunaan pengkodean

dalam kontrol akses, nomor identifikasi personal (PIN), digital

signatures dan plastic cards.

2. Input control

Mengontrol berbagai jenis metode data input, perancangan dokumen

sumber, perancangan layar input, data coding, check digit, batch

controls, validasi dari data input dan input instruction.

A. Metode data input:

1. Keyboarding, contoh: PC(Personal Computer)

2. Direct Reading, contoh: Optical character Recognition (OCR),

Automatic Teller Machine (ATM).

3. Direct Entry, contoh: touch screen, joystick dan mouse.

B. Perancangan dokumen sumber

Tujuan dari kontrol terhadap perancangan dokumen sumber antara

lain mengurangi kemungkinan kesalahan pencatatan data,

meningkatkan kecepatan pencatatan data, mengontrol alur kerja,

menghubungkan pemasukan data ke sistem komputer,

meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembaca data, dan sebagai

alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian.

Dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan

dokumen sumber yang baik:

1. Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk

dokumen sumber.

23

2. Layout dan style dari dokumen sumber.

Perancangan layar masukan data, dasar-dasarnya:

1. Apakah layar yang digunakan untuk pemasukan data

secara langsung atau dapat digunakan untuk memasukkan

data yang diperlukan dari dokumen sumber.

2. Layar masukan harus mencerminkan bagaimana cara

pemasukan field data.

3. Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber.

C. Pengkodean data:

Tipe-tipe pengkodean data:

1. Serial codes

Memberikan urutan nomor atau alfabet sebagai suatu

obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka dapat

dikatakan bahwa serial codes secara unik

mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari

pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan

item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat.

2. Block sequence codes

Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok

dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari

kelompok tersebut. Keuntungan pengkodean ini adalah

memberikan nilai mnemonic (mudah diingat). Kesulitan

24

yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran / panjang

dari kode.

3. Hierarchical codes

Membutuhkan pemilihan serangkaian nilai kelompok dari

suatu obyek yang dikodekan dan diurutkan berdasarkan

tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti

dibanding serial atau block sequence karena pengkodean

ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek.

4. Association codes

Kelompok dari obyek yang akan diberi kode pilihan, dan

kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari

kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik,

alpabet, atau alphanumerik. Association codes mempunyai

nilai mnemonic tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung

salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak campuran

alpabet atau karakter numerik.

D. Check digit

Pengecekan dilakukan dengan menggunakan check digit

hanya dilakukan pada field yang bersifat kritis. Pengecekan ini

hanya dapat dilakukan dengan menggunakan mesin pada saat

memasukan atau dengan program input.

25

E. Bacth controls

Bacthing adalah proses pengelompokan transaksi yang

memiliki hubungan satu dengan yang lainnya. Ada 2 tipe

batch yang digunakan yaitu:

1. Physical batch, kelompok transaksi yang terdiri dari unit

fisik.

2. Logical batch, kelompok transaksi yang disatukan atas

dasar persamaan logika.

Penilaian terhadap Batch controls dapat dilakukan dengan

mengacu pada:

1. Batch cover sheet: terdiri dari nomor batch yang unik,

total control untuk batch, data yang umum dari berbagai

transaksi dalam batch, serta tanda tangan dari personil

yang bertanggung jawab adalah penanganan batch.

2. Batch control register: merekam perpindahan physical

batch antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi.

F. Validasi dari data input ada 4 tipe:

1. Field checks: validasi dilakukan tidak bergantung pada

nilai field yang lain pada record input.

2. Record checks: validasi dilakukan bergantung pada field

lain dari record input.

3. Batch checks: validasi dilakukan dengan memeriksa

kesamaan karakteristik batch dari record yang akan

dimasukkan dengan record batch yang sudah tercatat.

26

4. File checks: dengan memeriksa kesamaan karakteristik

dari file yang digunakan dengan karakteristik dari file yang

sudah terekam.

G. Instruksi input

Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering

terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bervariasi dan

kompleks, sehingga perlu menampilkan pesan kesalahan.

Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan

pada user dengan lengkap dan jelas. Ada enam cara

memasukkan instruksi ke dalam sistem informasi :

1. Menu driven languages : sistem menyajikan serangkaian

pilihan kepada user dan user dapat memilih dengan

beberapa cara yaitu dengan mengetikkan angka atau huruf

yang mengidentifikasikan pilihan mereka.

2. Question answer dialog : sistem aplikasi menyajikan

pertanyaan tentang nilai dari beberapa item data dan user

meresponnya.

3. Command languages : membutuhkan user untuk

memberikan perintah tertentu dalam meminta beberapa

proses dan sekumpulan alasan yang secara spesifik

memberikan bagaimana seharusnya topik tersebut

dijalankan.

27

4. Form based languages : membutuhkan user untuk

memberikan perintah dan data tertentu yang terdapat

dalam form input dan output.

5. Natural languages : user memberikan instruksi pada

sistem aplikasi melalui recognition device.

6. Direct manipulation interface : user memasukkan

instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi

langsung obyek pada layar.

Kontrol terhadap input sangat penting karena:

1. Pada banyak sistem informasi, subsistem input

mempunyai jumlah kontrol yang paling banyak.

2. Aktivasi subsistem input melibatkan rutinitas dan

intervensi manusia secara terus menerus sehingga

cenderung menimbulkan kesalahan.

3. Subsistem masukkan merupakan sasaran dari tindak lanjut

kejahatan meliputi penambahan, penghapusan dan

pengubahan transaksi input.

3. Communication control

Mengontrol pendistribusian pembukaan komunikasi subsistem,

komponen fisik, kesalahan jalur komunikasi, aliran dan hubungan,

pengendalian topologi, pengendalian akses hubungan,

pengendalian atas ancaman subversive, pengendalian jaringan,

pengendalian arsitektur komunikasi.

28

4. Processing control

Menurut Porter dan Perry (1996, p200) processing control

mencakup pengendalian terhadap kemungkinan kehilangan data

atau tidak diprosesnya data, perhitungan aritmatik dan

kekurangan pemrograman.

5. Database control

Menurut Porter dan Perry (1996, p204) database control

digunakan untuk menjaga kelengkapan data dalam suatu

database. Pengendalian yang dilakukan untuk menjaga

kelengkapan data tersebut mencakup kontrol terhadap pelaporan

kemacetan, sistem kamus data, sistem kamus data yang

terintegrasi, tanggung jawab unsur data pengendalian data

bersama dan pemecahan hambatan.

6. Output control

Digunakan untuk memastikan bahwa data yang diproses tidak

mengalami perubahan yang tidak sah oleh personil komputer dan

memastikan hanya personil yang berwenang saja yang menerima

output yang dihasilkan. Kontrol output yang dilakukan:

1. Mencocokkan data keluaran (khususnya total pengendali)

dengan total pengendali yang sebelumnya telah ditetapkan

yang diperoleh dalam tahap input data dari siklus pemrosesan.

2. Mereview data keluaran untuk melihat format yang tepat.

Format yang terdiri dari :

a. Judul laporan.

29

b. Tanggal dan waktu pencetakan.

c. Banyaknya rangkap laporan untuk masing-masing pihak

yang berwenang.

d. Periode laporan.

e. Nama program (termasuk versinya) yang menghasilkan

laporan.

f. Nama personil yang bertanggung jawab atas

dikeluarkannya laporan tersebut.

g. Masa berlaku laporan.

h. Nomor halaman.

i. Tanda akhir halaman.

3. Mengendalikan data input yang dibuat oleh komputer selama

pemrosesan dan mendistribusikan data yang ditolak ke

personil yang tepat.

4. Mendistribusikan laporan-laporan output ke departemen

pemakai tepat pada waktunya.

30

2.4 Produksi

2.4.1 Pengertian Produksi

Menurut Assauri (1998, p7), istilah produksi banyak digunakan dalam

organisasi yang menghasilkan keluaran, baik yang berupa barang maupun jasa.

Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang

mentransformasikan masukan menjadi hasil keluaran.

Namun dalam arti sempit, produksi hanyalah merupakan kegiatan yang

menghasilkan barang, baik barang jadi, maupun setengah jadi, bahan industri

dan suku cadang, beserta komponennya.

Faktor-faktor produksi menurut Assauri (1998, p2) adalah :

● Bahan dan peralatan mesin

● Manusia (tenaga kerja, akal, dan skill)

● Data

Dengan demikian, produksi merupakan suatu kegiatan untuk

memproses input (masukan) sehingga menghasilkan output (keluaran).

2.4.2 Sistem Produksi

Menurut Assauri (1998, p25-26), Sistem Produksi adalah suatu

keterkaitan unsur-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh

dalam mentransformasikan masukan menjadi keluaran.

Menurut Chase (1995, p6), Production System uses operations

resources to transform inputs into some desired output. Diterjemahkan bahwa

Sistem Produksi menggunakan sumber daya operasi yang ada untuk

mentransformasi masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Yang termasuk

31

masukan adalah bahan mentah, customer atau produk yang diperoleh dari

sistem yang lain.

Jadi dapat disimpulkan Sistem Produksi menggunakan sumber daya

yang berbeda-beda secara terpadu dan menyatu untuk mentransformasikan

masukan menjadi keluaran.

Gambar berikut menunjukkan proses transformasi dari sistem produksi :

2.4.3 Fungsi Produksi

Menurut Assauri (1998, p12), Fungsi Produksi bertanggung jawab atas

pengolahan bahan baku dan penolong atau pembantu menjadi barang jasa atau

jasa yang akan memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan.

Fungsi Produksi yang utama adalah :

1. Proses pengolahan, merupakan metode yang digunakan untuk mengolah

masukan.

Masukan ● Bahan ● Tenaga

Kerja ● Mesin ● Energi ● Modal ● Informasi

Transformasi

Proses Konversi

Keluaran

Barang dan Jasa

Gambar 2.1 : Sistem Produksi (Assauri, 1998, p26)

32

2. Jasa dan penunjang, merupakan penetapan teknik atau metode yang

dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat dilaksanakan secara efisien

dan efektif.

3. Perencanaan, merupakan penetapan keterkaitan dan pengorganisasian

kegiatan produksi dan operasi yang akan dilakukan dalam suatu dasar

waktu dan periode tertentu.

4. Pengendalian dan pengawasan, merupakan fungsi untuk menjamin

terlaksananya kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.

2.4.4 Perencanaan Pengendalian Produksi

Pengertian dari perencanaan produksi itu sendiri adalah perencanaan

dan pengorganisasian tenaga kerja, mesin, bahan dan peralatan lain serta modal

yang diperlukan untuk memproduksi barang pada suatu periode tertentu di

masa depan sesuai dengan yang diperkirakan, menurut Assauri (1998, p121).

Pengertian dari pengendalian produksi adalah suatu kegiatan untuk

mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan atau pengolahan agar waktu

penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efisien dan efektif.

Sedangkan Perencanaan dan Pengendalian Produksi adalah penentuan

dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang dilakukan untuk mencapai

tujuan perusahaan pabrik tersebut, dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari

proses dan hasil produksi agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana

dan tujuan yang diharapkan dapat dicapai.

Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC) merupakan salah satu

fungsi yang terpenting dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan tersebut.

33

Tugas dari PPC diantaranya adalah pengkoordinasian faktor-faktor produksi

dimana di dalamnya terdapat pekerja, bahan-bahan, mesin-mesin, dan

peralatan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan dan pengendalian produksi

(PPC) merupakan kegiatan pengkoordinasian dari bagian-bagian yang ada

dalam melakukan proses produksi.

2.5 Administrasi

2.5.1 Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi dapat dilihat dalam pengertian sempit dan luas.

Menurut Ulbert (1999), yang dikutip oleh Husein Umar (2004, p2),

administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan

data dan nformasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan

maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehnye

kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara

sempit lebih tepat disebut tatusaha (clerical work, office work). Kegiatan

tatausaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan,

pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan,

penggandaan, dan pengiriman data dan informasi secara tertulis yang

diperlukan oleh organisasi. Tempat berlangsungnya penyelenggaraan kegiatan

ketatausahaan disebut kantor, yaitu suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan,

personel, peralatan, dan operasi pengolah informasi.

Sedangkan Administrasi secara luas telah didefinisikan oleh beberapa

ahli, Menurut Ulbert (1999), yaitu dikutip oleh Husein Umar (2004), p2), telah

34

mensintesiskan dengan baik beberapa pendapat tentang administrasi

berdasarkan unsur-unsurnya, seperti pada Gambar 2.2

Berdasarkan model ini, Administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu

kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang dan atau organisasi

berdasarkan pembagian kerjasama sebagaimana ditentukan dalam struktur

dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif

dan efisien.

Gambar 2.2 Model Administrasi dan Unsurnya

Ide

Individu

Kerjasama

Sumber daya

Kelompok Organisasi

Tujuan