avançadas de produção” Joinville , SC, Brasil, 10 a 13 de ...De acordo com Martinelli (1998) o...

PROPOSTA DE MODERNIZAÇÃO DO

SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DA

BIBLIOTECA DO CAMPUS MINISTRO

PETRONIO PORTELA DA

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAUÍ

Vanessa Ferreira Veloso (UFPI)

[email protected]

LARYSSE DE ARAUJO BOTICA (UFPI)

[email protected]

Victor Rangel dos Santos (UFPI)

[email protected]

fabricio de sousa vieira (UFPI)

[email protected]

Matheus das Neves Almeida (UFPI)

[email protected]

O presente artigo aborda o desenvolvimento tecnológico das

bibliotecas, com foco na biblioteca da Universidade Federal do Piauí.

Nosso objetivo é propor mecanismos e sistemas automatizados para a

Biblioteca Comunitária Jornalista Carlos Castello Branco, para isso a

metodologia aplicada foi básica, descritiva e exploratória, através da

aplicação de um questionário semiestruturado e levantamento de

pesquisas de equipamentos necessários e seus respectivos valores. Os

resultados obtidos neste artigo foram que com a aplicação do sistema

automatizado, a biblioteca aumentará seu rendimento, além de

XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

“A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens

avançadas de produção”

Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017.





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proporcionar maior comodidade aos usuários; concluindo que mesmo

com um alto investimento inicial, terá retorno à longo prazo.

Palavras-chave: Automação, biblioteca, Universidade Federal do

Piauí.





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1. Introdução

No decorrer dos anos, a busca pela informação se tornou cada vez mais frequente. A

necessidade do homem em evoluir, tanto no âmbito particular quanto profissional, virou o

principal motivo para a busca de novas tecnologias, visando facilitar sua procura incansável

por conhecimento. A comodidade em conjunto com a praticidade, fez com que o tempo

virasse algo valioso, já que com a grande concorrência, a demora por uma resposta pode ser,

muitas vezes, fator decisivo.

Dentro deste contexto de sociedade da informação, novas tecnologias contribuem para

facilitar a disponibilização e acesso a estoques de informação. A ciência da informação, com

seus procedimentos de organização e tratamento da mesma, são essenciais para auxiliar o

usuário no uso de tais estoques (BARRETO, 1994). Com isso, pode-se refletir a cerca da

importância e contribuição da biblioteca para a formação de uma pessoa bem como o acesso

as informações.

As bibliotecas, em especial as universitárias, possui papel fundamental na formação dos

futuros profissionais, pois é a principal responsável pela disseminação de dados, auxiliando

em pesquisas de extensão, projetos, artigos, entre outros. A mesma, conforme Luck (2000)

pode ser entendida como o local que possibilita à universidade “atender às necessidades de

um grupo social ou da sociedade em geral, por meio da administração do seu patrimônio

informacional e do exercício de uma função educativa, ao orientar os usuários na utilização da

informação”.

De acordo com Martinelli (1998) o processo de informatização das bibliotecas no Brasil

passou a viver uma nova fase, caracterizada pela disponibilidade de recursos avançados,

máquinas e softwares de nova geração que chegaram ao país nos últimos anos, apontando

como causa, tanto da defasagem como do novo surto de desenvolvimento, as mudanças da

política de informática no Brasil, ocorridas a partir de 1993, que proporcionaram o acesso a

uma nova geração de equipamentos e softwares.





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Atualmente, a automação dentro das bibliotecas públicas no Estado do Piauí é pouca utilizada.

Um dos fatores que contribuem para esse fato é a deficiência de investimento, tendo em vista

que os recursos destinados para tal local suprem apenas despesas básicas, como manutenção,

pagamento de funcionários e reposição de livros. A falta de um projeto adequado torna a

solicitação e/ou liberação de verba para a implementação de novas tecnologias, ainda mais

difícil.

De acordo com o exposto, este artigo tem o objetivo propor a implantação de mecanismos e

sistemas automatizados na Biblioteca Comunitária Jornalista Carlos Castello Branco da

Universidade Federal do Piauí no campus de Teresina-PI. Dessa forma, a administração da

biblioteca poderá otimizar e aperfeiçoar os processos de empréstimo e devolução de livros, a

fim de melhorar o atendimento aos usuários, maximizando a eficiência da biblioteca e

diminuindo o tempo de espera para realização destes processos, além da procura por uma

maior integração digital entre diferentes setores da UFPI com a biblioteca.

O presente artigo discorre sobre métodos alternativos de automação, como equipamentos e

softwares que possam desempenhar funções lógicas e físicas antes realizadas por

funcionários, para proporcionar um atendimento de forma eficaz, diminuindo a ociosidade e

atendendo as necessidades da demanda local.

2. Referencial teórico

Os estudos científicos crescem demasiadamente, assim como este o fluxo de informação.

Segundo Gois (2009) “de 2007 para 2008, a produção científica brasileira cresceu 56% e o

país passou da 15ª para a 13ª colocação no ranking mundial de artigos publicados em revistas

especializadas”. Isso se deve, entre outros fatores, à evolução dos meios de comunicação. Na

primeira década dos anos 2000 o mundo conheceu a força e versatilidade destes, como

exemplo principal: a internet. Hoje, pode-se acessar a grande rede por meio do computador

pessoal ou por intermédio do próprio celular.





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Nessas circunstâncias, as bibliotecas vivem em um processo de constante adaptação. Cada vez

mais exigentes, os usuários querem o que há de mais novo no seu campo de pesquisa. Logo,

em um ambiente acadêmico, cabe á biblioteca fazer a conexão entre o pesquisador e a

informação, com agilidade, precisão na busca por referências atualizadas, e que estas estejam

dentro do que o usuário necessita.

Ao se referir à era da informação, Castells (2000 p. 17) afirma: “A revolução da tecnologia da

informação e a reestruturação do capitalismo introduziram uma nova forma de sociedade, a

sociedade em rede. Essa sociedade é caracterizada pela globalização das atividades

econômicas decisivas do ponto de vista estratégico, por sua forma de organização em redes;

pela flexibilidade e instabilidade do emprego e pela individualização da mão-de-obra. Por

uma cultura de virtualidade real construída a partir de um sistema de mídia onipresente,

interligado e altamente diversificado”.

Segundo Davenport (1998), a informação não pode ser considerada de maneira isolada nas

instituições. Às bibliotecas está reservado o papel de repensar suas atividades e funções,

adaptando-se aos novos modelos organizacionais e extraindo das tecnologias disponíveis o

substrato para a melhoria na prestação de serviços e na utilização eficaz de informações.

Portanto, tornou-se imprescindível acompanhar o desenvolvimento da sociedade, entender

com mais precisão os hábitos e os costumes dos usuários, acolher e analisar as informações

que dispõem e adaptar as tecnologias às necessidades, assim como utilizar um sistema

informatizado que privilegie a facilidade de acesso e entendimento acessível ao ser

implantado.

Segundo o Instituto Brasileiro de Informação em Ciências e Tecnologia (IBICT, 2017) a

automação de centros de leituras e bibliotecas já foi considerada em outros aspectos, trabalhos

e contextos. Automação de bibliotecas consiste na utilização de diversos procedimentos, além

dos equipamentos e softwares existentes, para que possam otimizar as atividades, os

processam dados ligados a gestão das atividades relacionadas á biblioteca.





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A automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do usuário uma base de dados

com informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos

pela empresa, de forma a facilitar seu acesso (REZENDE, 2000).

Segundo Marchiori (1996), a importância de uma biblioteca não se resume ao cervo interno,

mas a sua capacidade de prover acesso para além das possibilidades dos documentos

bibliográficos e de sua coleção limitada.

Por isso, é fundamental compreender o conceito maduro de gestão da informação e fazer uma

leitura real da instituição com um todo para apresentar um sistema que atenda aos itens

obrigatórios, imprescindíveis e desejáveis aos gestores (SILVA; FAVARETTO, 2005, p.107).

Rodrigues e Prudêncio (2009) afirmam que devido ao fato de que a maioria dos softwares de

automação a serem desenvolvidos sem apoio dos bibliotecários, os recursos do sistema podem

não contemplar as necessidades da biblioteca ou ainda não possuir uma boa usabilidade tanto

para bibliotecários como para usuários.

Para Paranhos (2004), o sucesso do projeto e da execução depende do correto

dimensionamento entre softwares, hardwares e, sobretudo, as práticas biblioteconômicas

referentes a construção da base de dados bibliográficos para suporte dos serviços aos usuários.

De acordo com o supracitado, a sintonia entre esses três aspectos são fundamentais para o

processo de implantação e execução do projeto. Sendo assim, um bom treinamento dos

operadores e um ótimo aparato tecnológico vão ser a base para uma automação de qualidade

em centros de leituras e bibliotecas (PARANHOS, 2004).

Para que esse processo ocorra o colaborador na área da tecnologia da informação precisa

adaptar-se às novas tecnologias, proporcionando um processo capacitivo aos funcionários da

biblioteca para que, além de atender ao público, também possam fazer o treinamento dos

usuários para que estes usufruam, da melhor maneira, as vantagens oferecidas pelas

tecnologias utilizadas no processo de automação do acervo, recuperação da informação e

serviços especiais como o COMUT. (MIGUEL, 2004).





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3. Metodologia

Essa pesquisa se classifica como básica, pois segundo Prodanov e Freitas (2013), a pesquisa

básica tem como premissa gerar conhecimentos para a ciência sem aplicação prática destes,

enquanto que, a pesquisa aplicada concebe os conhecimentos e aborda-os na prática para a

solução de problemas específicos.

Esta pesquisa também é considerada descritiva, já que possibilita a observação, registro e

descrição dos fatos por parte do pesquisador, além do estabelecimento de relações entre as

variáveis do estudo assumindo em geral a forma de levantamento (PRODANOV, FREITAS,

2013).

Assim como pode ser caracterizada como exploratória, pois conforme Gil (2009) a pesquisa

exploratória visa proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a torná-lo

explícito ou a construir hipóteses, geralmente assumindo as formas de pesquisa bibliográfica e

estudos de caso. Por fim, também podemos considera-la como qualitativa, em que há relação

dinâmica entre o mundo real e o sujeito, ou seja, que não pode ser traduzido em números

(SILVA E MENEZES, 2005).

3.1. Descrição do ambiente de estudo

A biblioteca central foi fundada em janeiro de 1973, resultado da fusão dos acervos existentes

nas bibliotecas das Escolas isoladas de Medicina, Odontologia, Filosofia, Direito e

Administração, quando da implantação da Fundação Universidade Federal do Piauí. (Fonte:

UFPI).

A Biblioteca Comunitária Jornalista Carlos Castello Branco tem por objetivo atuar na

promoção do acesso à informação e dar suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão

no âmbito da Universidade, contribuindo para o desenvolvimento cultural, econômico e social

do Estado do Piauí.





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3.2. Ferramentas de coleta de dados

Realizou-se levantamento bibliográfico de informações referentes ao tema, automação em

bibliotecas, por meio de pesquisas em livros, artigos, periódicos e, também, em institutos de

pesquisa. A partir disso, aplicou-se de um questionário semiestruturado.

O questionário foi dividido em doze perguntas: como a qual categoria você pertence; com

quatro opções de resposta: estudante de graduação, estudante de pós-graduação, professor,

comunidade externa. Em relação a frequência, com as seguintes opções de resposta:

diariamente, de 2 a 3 vezes por semana, 1 vez por semana, 2 vezes por semana, 1 vez por mês.

E outras dez perguntas com temas relacionados ao acesso do acervo da biblioteca, tempo

gasto na locação dos livros, processo de devolução e reserva de exemplares. Tornando-se uma

das práticas mais importantes do projeto de automação proposto pelo grupo, pois mostra os

pontos a serem melhorados e ajuda a focar em problemas mais urgentes.

Outra proposta abordada neste artigo tem foco na implantação de equipamentos para a

automatização da biblioteca, na tentativa de melhorar os processos de empréstimo e

devolução de livros e periódicos, além de expor melhor o acervo de livros para os usuários.

Com base nisso, foram elencados equipamentos e materiais necessários para a automatização

destes dois processos, não só em detrimento dos elementos físicos, como também na obtenção

de um software que pudesse gerenciar esses processos, fazendo a comunicação entre usuários

e bibliotecários de forma moderna e eficiente.

Para viabilizar o projeto, realizou-se um orçamento dos equipamentos junto á empresa

Bibliotheca em parceria com a 3M. O Grupo Bibliotheca, formado em 2011, se tornou a

maior empresa do mundo dedicada ao desenvolvimento, implantação e suporte de soluções

baseadas em RFID (palavra que vem do inglês Radio Frequency Identification com tradução

livre em Identificação por Rádio Frequência), com foco especial nos mercados de bibliotecas

públicas, privadas e acadêmicas. O levantamento de custo foi realizado por meio de e-mails,

telefonemas a empresa e as informações do próprio site.

Os materiais e equipamentos utilizando tecnologia RFID, deverão permitir a ativação e

desativação de segurança de cada item bibliográfico, bem como prover a sua identificação por

meio de antenas e leitores, sem necessidade de contato com os itens pelos funcionários. A





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proteção do acervo poderá ser integrada simultaneamente ao sistema de gerenciamento

bibliográfico.

Esse serviço garante ganho de tempo e praticidade, além de redução no fluxo de serviço aos

funcionários da biblioteca. A solução como um todo deve ser gerenciável por meio de um

único software de controle, que permite emitir relatórios de fluxo de usuários, estatísticas de

cada parte da solução e sua operação, informações relativa a alarmes disparados e emitir

notificações SMS ou e-mail para funcionários.

3.3. Ferramentas de análise

Para o presente artigo utilizou-se como ferramentas a análise de dados e fluxograma das

atividades. Desta forma, confeccionaram-se dois fluxogramas (antes e depois da proposta)

para o exame do problema, visando à observação das etapas de entrega e devolução antes do

processo de implementação do sistema, assim como depois da implementação do mesmo.

Além disso, elaborou-se um quadro com equipamentos e matérias necessários para a

reestruturação da biblioteca, visando apreciação de custos.

Desse modo, como se realizaram entrevistas semiestruturadas na qual os dados que foram

coletados, tabulado e foram agrupados em formato gráfico de pizza, por meio de estatística

descritiva das necessidades dos usuários da biblioteca.

Neste sentido, Gil (2009) aponta que a entrevista semiestruturada é guiada por uma relação de

questões de interesse, tal como um roteiro, que o investigador vai explorando ao longo de seu

desenvolvimento.

4. Resultados

Foram detectados por meio da aplicação do questionário, alguns problemas. Isto serviu como

base para definir as medidas a serem tomadas, buscando soluciona-los; garantindo um bom

atendimento, comodidade e rapidez aos usuários. Com o uso das doze perguntas que

constavam no questionário com temas relacionados ao acesso do acervo da biblioteca, tempo

gasto na locação dos livros, processo de devolução e reserva de exemplares; listamos os cinco

maiores problemas da Biblioteca Universitária da UFPI.





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1. Falta de informação e treinamento dos bibliotecários para auxílio na busca de livros e

na comunicação dos serviços disponibilizados pela biblioteca;

2. Computadores de Autoatendimento antigos e lentos;

3. Dificuldade em acessar o acervo virtual;

4. Dificuldade em reservar livros e periódicos;

5. Filas e falta de troco na devolução de livros;

Gráfico 1: Principais problemas de acordo com o questionário aplicado

Fonte: Autores (2017)

Com a análise do gráfico chegamos à conclusão que os maiores problemas enfrentados pelos

usuários da Biblioteca são a falta de comunicação e treinamento dos bibliotecários e os

computadores disponíveis que são antigos e lentos. Tendo por base essa informação,

buscamos priorizar a resolução de tais fatores em nossa proposta de melhoria da Biblioteca

Comunitária.

A Biblioteca atende toda a comunidade, porém seu empréstimo de livros e periódicos se

restringe apenas aos alunos da UFPI. Esse empréstimo é realizado por meio do número da

matrícula e da impressão digital, o aluno pode realizar o empréstimo de até 3 livros ou

periódicos e tem o prazo de uma semana para devolve-los. Caso o aluno extrapole o prazo

deverá pagar uma multa de R$0,50 por dia. O pagamento poderá ser realizado no momento da





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devolução em um guichê no interior da biblioteca. Essas atividades contam com um

funcionário por turno, totalizando três funcionários.

Na Figura 1 encontram-se os fluxogramas dos atuais equipamentos que auxiliam nas

atividades de empréstimo e de devolução dos livros e periódicos da biblioteca.

Observa-se na Figura 1 que existem diversos pontos negativos nos processos de empréstimo e

de devolução dos livros e periódicos, como câmeras que não registram imagens do acervo,

computadores lentos e antigos, dificuldade de utilizar o software. Para desmagnetizar o livro

emprestado é necessário um funcionário, que fica ociosa boa parte do tempo. Na devolução o

problema está no horário de funcionamento do guichê, em que funciona apenas quando a

biblioteca está aberta, é válido informar que o funcionário é designado apenas para essa

função, então com a automatização do sistema, o mesmo pode ser realocado para outra área

com mais exigência ou eliminaria esta função. Além disso, a separação de livros e periódicos

demanda muito tempo.

Figura 1. Fluxograma atual da atividade de empréstimo e devolução





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Na Figura 2 encontra-se o fluxograma proposto dos equipamentos e materiais que auxiliam

nas atividades de empréstimo e devolução de livros e periódicos da Biblioteca Universitária.

Pode-se observa na Figura 2 uma série de melhorias nos processos de devolução e de

empréstimo após a implantação dos equipamentos, tais como: segurança, em que as câmeras

registram todas as imagens do acervo, reduzindo furtos ou depredações, as câmeras auxiliam

na fiscalização; o autoatendimento possui computadores modernos e rápidos, além do

software ser fácil de utilizar, permitindo operações, como enviar o recibo do livro emprestado





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para a conta de e-mail ou como SMS (mensagem de texto recebida pelo telefone celular) do

usuário. Na plataforma de autoatendimento encontra-se a mesa de trabalho, responsável por

desativar as fitas de segurança que possuem tecnologia RFID, caso o usuário não desative a

fita, o detector acionará um alarme sonoro e visual para alertar o usuário e aos funcionários,

além dessa função o detector também faz uma contagem do fluxo de pessoas para análises

futuras.

Figura 2. Fluxograma proposto da atividade de empréstimo e devolução após a automação


Desta maneira, o processo de devolução funciona a partir de uma máquina que fica localizada

na parte externa da biblioteca, funcionando 24h por dia e operando sozinha, ao receber os

livros e periódicos faz a separação, a fim de facilitar o trabalho dos funcionários. Caso o





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usuário possua alguma multa, um boleto é enviado automaticamente via o e-mail do mesmo.

Quanto ao processo de reservas de livros e periódicos, estes são colocados em armário

automatizado que, também, fica na parte externa da biblioteca e pode ser retirado a qualquer

momento mediante identificação do usuário.

No Quadro 1 encontra-se um listado de equipamentos e materiais necessários para a aplicação

do projeto, utilizando a tecnologia RFID para as atividades de empréstimo e devoluções de

acervos da Biblioteca Universitária.

Quadro 1. Equipamentos e materiais necessários

Descrição Quantidade Preço Unitário Preço Total

Alarme visual e sonoro,

Contador de fluxo de pessoas. 1 R$ 59.968,02 R$ 59.968,02

Etiquetas protetoras

personalizadas. 2000 unidades

por rolo.

23 R$ 4.620,00 R$ 106.260,00

Leitor Móvel RFID

móvel/portátil; sem fio,

compacto. (Inventário).

1 R$ 26.821,47 R$ 26.821,47

Estação de trabalho

completamente blindada. 4 R$ 7.653,58 R$ 30.614,32

Autoatendimento RFID tela

sensível ao toque. 2 R$ 71.422,64 2 R$ 142.845,28

Armário central de comando

para entrega automática de

reservas com acesso 24h

1 R$ 148.214,28 R$ 148.214,28

Sistema de auto devolução 24h 1 R$ 293.874,61 R$ 293.874,61

Kit CFTV Integrado + 2

câmeras 1 R$ 48.225,32 R$ 48.225,32

Serviço de conversão e

implantação do acervo de

sistema de código de barras para

RFID.

1 R$ 13.000,00 R$ 13.000,00

Valor total da solução R$ 869.823,30

Fonte: Elaboração própria.

Observa-se no Quadro 1, além dos respectivos equipamentos e materiais que são necessários

para as atividades em questão, as respectivas quantidades, assim como os referentes valores

unitários e total que foram orçados pela empresa consultada.





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Atualmente para fazer o inventário da Biblioteca Universitária é necessário que a mesma

esteja fechada e esse processo demanda vários dias, prejudicando a rotina dos usuários, além

de ser um processo cansativo e trabalhoso que está suscetível a falhas. Com a automação, o

inventário será realizado por meio de um leitor móvel, capaz de armazenar informações sem

precisar alterar nada, de maneira rápida e eficiente em menos tempo.

5. Conclusão

É de suma importância à adequação das estruturas organizacionais e de prestação de serviços

a essa atual sociedade da informação, principalmente quando se referem a bibliotecas que são

grandes centros de informação e de circulação documental. Desse modo, com a

implementação do projeto de modernização do sistema de automação nos processos de

empréstimo e devolução de livros na Biblioteca Central da Universidade Federal do Piauí, os

usuários estarão incluídos na atualidade digital e na era da informatização.

Mesmo com um alto orçamento, as vantagens que seriam obtidas se sobrepõem a esse valor,

tendo em vista que além da rapidez do processo no qual as máquinas realizam todo o trabalho,

contamos com a segurança do acervo, melhor aproveitamento dos funcionários, reduzindo a

ociosidade e realocando-os para setores que demandam maior esforço; melhorando a

interação entre a biblioteca e os usuários, além da comodidade ao realizar a devolução ou

adquirir o livro reservado em qualquer horário e de uma forma mais impactante seria a

redução do quadro de funcionários pois os mesmo serão substituídos por meios de tecnologia.

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