APLIKASI E-ARSIP PADA SATUAN KERJA PERENCANAAN DAN ...

FORTECH p-ISSN : 2580 – 3476 | e-ISSN : 2581--0073

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 43

APLIKASI E-ARSIP PADA SATUAN KERJA PERENCANAAN DANPENGENDALIAN DINAS PEKERJAAN UMUM PROVINSI JAMBI

Ezrifal SanyDosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi, Jambi 36121

E-mail :[email protected]

Abstract - The number limited of employees in the processing of document data and correspondence, SatuanKerja Randal want to build an application that can assist in the process of archiving documents. By usingapplication documents, the documents can be stored in digital form that can save storage, in addition toelectronic data can facilitate users, especially in searching documents and letters that have been past. Theprocess of structuring documents can be done well without fear of loss of documents. With the application isexpected to improve employee performance for the better, because the administrative data has beencomputerized so that the work process more effective and efficient.

Keywords: Application, Archiving, Employe.

I. PENDAHULUAN

Arsip adalah sebuah rekaman dari setiapkegiatan yang bertujuan untuk mengingat ataupunsebagai alat bantu dalam kebutuhan administrasi,hukum ataupun kegiatan yang membutuhkanpembuktian-pembuktian yang otentik. Dengandibutuhkannya sebuah arsip maka akan dibutuhkansebuah Pekerjaan pengarsipan baik dilakukan secarasederhana maupun dilakukan dengan bantuankomputer. Dengan maju dan berkembangnya sebuahorganisasi maka dibutuhkan sebuah cara yang tepatdalam melakukan pengelolaan kearsipan. Denganpengelolaan yang tepat maka seluruh kegiatan dariproses rekaman kegiatan sampai akhir kegiatansampai dengan proses pengambilan keputusan dapatdilakukan dengan cepat dan tepat.

Pentingnya arsip dalam menunjang sebuahPekerjaan di suatu Lembaga dan untuk penunjangdalam pengambilan keputusan oleh pimpinan makadiperlukan cara lain dalam melakukan pengelolaanarsip selain dalam bentuk sederhana. Pengeloalanarsip secara digital menjadi pilihan yang tepat dalammenunjang seluruh kegiatan dalam sebuah Lembaga.Perkembangan Teknologi Informasi menjadi salahsatu faktor dalam memilih opsi tersebut. Denganperkembangan infrastruktur teknologi informasiyang sudah cukup baik yang sudah sampaimerambah ke pelosok desa maka dalam pengarsipankita bisa memanfaatkan teknologi tersebut.

Satuan Kerja Perencanaan danPengendalian merupakan suatu instansipemerintahan yang mempunyai tugas sebagaiperencana dan monitoring seluruh kegiatan dibidang Cipta Karya yang bersumber dari danaAPBN. Dalam proses pengarsipan surat masuk

keluar, surat tugas, surat perjalanan dinas masihdilakukan dengan melakukan pencatatan di bukubesar. Hal tersebut sangat rentan akan hilang dandapat menggangu dalam proses pengarsipan, danjika dibutuhkan cepat dalam pengarsipan data lamamaka harus membuka buku tersebut sehingga bukutersebut harus dibawa kemana mana. dan sangatmenyulitkan bagi petugas pengarsipan yang ada.

Dengan pertimbangan latar Belakangdiatas, maka peneliti mengambil topik penelitiandengan judul “Aplikasi e-Arsip Pada Satuan KerjaPerencanaan dan Pengendalian Dinas PekerjaanUmum Provinsi Jambi”

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-UndangNomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,pengertian mengenai arsip atau kintaka adalahrekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara.

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustakayang terdapat dalam perpustakaan. Arsipmempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahanpustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan


44 LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI

terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinyautuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle ofprovenance) dan aturan asli (principle oforiginalorder). Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain :

a. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertasb. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro

film, kaset dll.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasaldari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalamperkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalahlembaran yang berisi keterangan atau informasi yangmempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapatdiartikan sebagai alat pembayaran non tunai yangdiperhitungkan melalui Kliring.

2.2 Pengertian Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau sering disebut jugaarsip digital merupakan arsip yang sudah mengalamiperubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadilembaran elektronik. Proses konversi arsip darilembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebutalih media. Proses alih media menggunakanperangkat komputer yang dibantu dengan perangkatscanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsipdisimpan dalam bentuk file-file yang secara fisikdirekam dalam media elektronik seperti Harddisk,CD, DVD dan lain-lain.

Penyimpanan file-file ini dilengkapi denganDatabase yang akan membentuk suatu sistem arsipelektronik yang meliputi fasilitas pengaturan,pengelompokan dan penamaan file-file hasil alihmedia. Sistem arsip elektronik merupakan otomasidari sistem arsip manual. Maka sistem arsipelektronik sangat tergantung dengan sistem arsipmanual, dengan kata lain sistem arsip elektroniktidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.Adapun Manfaat Arsip Elektronik:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkanpemanfaatan arsip atau dokumen tanpameninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudahdimodifikasi berdasarkan prosedur yangtelah dikembangkan akan menghemattenaga, waktu dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencarifile berdasarkan kata kunci maupun namadan menemukannya dalam bentuk full textdokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal inikarena kita hanya akan melihat di layar

monitor atau mencetaknya tanpa dapatmengubahnya. Kita dapat mencarinyabedasarkan kata atau nama file jika tanpasengaja dipindahkan. Tentunya adaprosedur unutk membackup ke dalammedia lain, misalnya CD atau external harddisk.

5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampumenyimpan dokumen dalam bentuk tekssebanyak ± 7000 lembar (1 lembar seteradengan 100 KB dalam format PDF) atau±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mbdalam format JPEG).

6. Mengarsip secara digital, sehingga risikorusaknya dokumen kertas atau buramkarena usia dapat diminimalisir karenatersimpan secara digital. Juga berisiko akanberpindahnya dokumen ke folder yangtidak semestinya tau bahkan hilangsekalipun akan aman karena disimpansecara digital.

7. Berbagai arsip secara mudah, kerenaberbagi dokumen dengan kolega maupunklien akan mudah dilakukan memalui LANbahkan internet.

8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisekontrol secara jelas dicantumkanpada bukupedoman pengarsipan secara elektronis,maka orang yang tidak mempunyaiotorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9. Mudah dalam melakukan recovery data,dengan memback-up data ke dalam mediapenyimapanan yang compatible.Bandingkan dengan men-recoverydokumenkertas yang sebagian terbakar atau terkenamusibah banjir ataupunpencurian,pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

2.3 Pengertian Website

Website atau situs dapat diartikan sebagaikumpulan halaman yang menampilkan informasidata teks, data gambar diam atau gerak, dataanimasi, suara, video dan atau gabungan darisemuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamisyang membentuk satu rangkaian bangunan yangsaling terkait dimana masing-masing dihubungkandengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).Bersifat statis apabila isi informasi website tetap,jarang berubah, dan isi informasinya searah hanyadari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isiinformasi website selalu berubah-ubah, dan isi



informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilikserta pengguna website. Contoh website statis adalahberisi profil perusahaan, sedangkan website dinamisadalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisipengembangannya, website statis hanya bisadiupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan websitedinamis bisa diupdate oleh pengguna maupunpemilik.

2.3.1 UNSUR-UNSUR DALAM PENYEDIAANWEBSITE ATAU SITUS.

Untuk menyediakan sebuah website, maka harustersedia unsur-unsur penunjangnya, adalah sebagaiberikut:

1. Nama domain (Domain name/URL –Uniform Resource Locator)Nama domain atau biasa disebut denganDomain Name atau URL adalah alamatunik di dunia internet yang digunakanuntuk mengidentifikasi sebuah website,atau dengan kata lain domain name adalahalamat yang digunakan untuk menemukansebuah website pada dunia internet.Nama domain diperjualbelikan secarabebas di internet dengan status sewatahunan. Setelah Nama Domain itu terbelidi salah satu penyedia jasa pendaftaran,maka pengguna disediakan sebuah kontrolpanel untuk administrasinya. Jika penggunalupa/tidak memperpanjang masa sewanya,maka nama domain itu akan di lepas lagiketersediaannya untuk umum. Namadomain sendiri mempunyai identifikasiekstensi/akhiran sesuai dengan kepentingandan lokasi keberadaan website tersebut.Contoh nama domain ber-ekstensiinternasional adalah com, net, org, info, biz,name, ws. Contoh nama domain ber-ekstensi lokasi Negara Indonesia adalah :

.co.id : Untuk Badan Usaha yangmempunyai badan hukum sah

.ac.id : Untuk LembagaPendidikan

.go.id : Khusus untuk LembagaPemerintahan Republik Indonesia

.mil.id : Khusus untuk LembagaMiliter Republik Indonesia

.or.id : Untuk segala macamorganisasi yand tidak termasukdalam kategori“ac.id”,”co.id”,”go.id”,”mil.id”dan lain lain

.war.net.id : untuk industri warunginternet di Indonesia

.sch.id : khusus untuk LembagaPendidikan yangmenyelenggarakan pendidikanseperti SD, SMP dan atau SMU

.web.id : Ditujukan bagi badanusaha, organisasi ataupunperseorangan yang melakukankegiatannya di World Wide Web.

2. Rumah tempat website (Web hosting)Web Hosting dapat diartikan sebagairuangan yang terdapat dalam harddisktempat menyimpan berbagai data, file-file,gambar, video, data email, statistik,database dan lain sebagainya yang akanditampilkan di website. Besarnya data yangbisa dimasukkan tergantung dari besarnyaweb hosting yang disewa/dipunyai,semakin besar web hosting semakin besarpula data yang dapat dimasukkan danditampilkan dalam website.Web Hosting juga diperoleh denganmenyewa. Pengguna akan memperolehkontrol panel yang terproteksi denganusername dan password untuk administrasiwebsitenya. Besarnya hosting ditentukanruangan harddisk dengan ukuran MB(Mega Byte) atau GB (Giga Byte). Lamapenyewaan web hosting rata-rata dihitungper tahun. Penyewaan hosting dilakukandari perusahaan-perusahaan penyewa webhosting yang banyak dijumpai baik diIndonesia maupun Luar Negeri. Lokasipeletakan pusat data (datacenter) webhosting bermacam-macam. Ada yang diJakarta, Singapore, Inggris, Amerika, dlldengan harga sewa bervariasi.

3. Bahasa Program (Scripts Program).Adalah bahasa yang digunakan untukmenerjemahkan setiap perintah dalamwebsite yang pada saat diakses. Jenisbahasa program sangat menentukan statis,dinamis atau interaktifnya sebuah website.Semakin banyak ragam bahasa programyang digunakan maka akan terlihat websitesemakin dinamis, dan interaktif sertaterlihat bagus.Beragam bahasa program saat ini telahhadir untuk mendukung kualitas website.Jenis jenis bahasa program yang banyakdipakai para desainer website antara lainHTML, ASP, PHP, JSP, Java Scripts, Javaapplets, XML, Ajax dsb. Bahasa dasar yangdipakai setiap situs adalah HTMLsedangkan PHP, ASP, JSP dan lainnyamerupakan bahasa pendukung yangbertindak sebagai pengatur dinamis, daninteraktifnya situs.Bahasa program ASP, PHP, JSP ataulainnya bisa dibuat sendiri. Bahasa programini biasanya digunakan untuk membangunportal berita, artikel, forum diskusi, bukutamu, anggota organisasi, email, mailing



list dan lain sebagainya yang memerlukanupdate setiap saat.

4. Desain website.Setelah melakukan penyewaan domainname dan web hosting serta penguasaanbahasa program (scripts program), unsurwebsite yang penting dan utama adalahdesain. Desain website menentukan kualitasdan keindahan sebuah website. Desainsangat berpengaruh kepada penilaianpengunjung akan bagus tidaknya sebuahwebsite.Untuk membuat website biasanya dapatdilakukan sendiri atau menyewa jasawebsite designer. Saat ini sangat banyakjasa web designer, terutama di kota-kotabesar. Perlu diketahui bahwa kualitas situssangat ditentukan oleh kualitas designer.Semakin banyak penguasaan web designertentang beragam program/softwarependukung pembuatan situs maka akandihasilkan situs yang semakin berkualitas,demikian pula sebaliknya. Jasa webdesigner ini yang umumnya memerlukanbiaya yang tertinggi dari seluruh biayapembangunan situs dan semuanya itutergantung kualitas designer. Program-program desain website salah satunyaadalah Macromedia Firework, AdobePhotoshop, Adobe Dreamweaver,Microsoft Frontpage, dll.

5. Program transfer data ke pusat data.Para web designer mengerjakan websitedikomputernya sendiri. Berbagai bahasaprogram, data informasi teks, gambar,video, dan suara telah menjadi file-filependukung adanya website. File tersebutbisa dibuka menggunakan programpenjelajah (browser) sehingga terlihatlahsebuah website utuh di dalam komputersendiri (offline). Tetapi file-file tersebutperlu untuk diletakkan dirumah hostingversi online agar terakses ke seluruh dunia.Pengguna akan diberikan akses FTP (FileTransfer Protocol) setelah memesan sebuahweb hosting untuk memindahkan file-filewebsite ke pusat data web hosting. Untukdapat menggunakan FTP diperlukan sebuahprogram FTP, misalnya WS FTP, SmartFTP, Cute FTP, dll. Program FTP inibanyak ditemui di internet dengan statuspenggunaan gratis maupun harusmembayar. Para web designer pun dapatmenggunakan fasilitas FTP yangterintegrasi dengan program pembuatwebsite, misal Adobe Dreamweaver.

6. Publikasi website.

Keberadaan website tidak ada gunanyadibangun tanpa dikunjungi atau dikenaloleh masyarakat atau pengunjung internet.Karena efektif tidaknya situs sangattergantung dari besarnya pengunjung dankomentar yang masuk. Untuk mengenalkansitus kepada masyarakat memerlukan apayang disebut publikasi atau promosi.Publikasi situs di masyarakat dapatdilakukan dengan berbagai cara sepertidengan pamlet-pamlet, selebaran, baliho,kartu nama dan lain sebagainya tapi cara inibisa dikatakan masih kurang efektif dansangat terbatas. Cara yang biasanyadilakukan dan paling efektif dengan takterbatas ruang atau waktu adalah publikasilangsung di internet melalui search engine-search engine (mesin pencari, spt : Yahoo,Google, MSN, Search Indonesia, dsb).Cara publikasi di search engine ada yanggratis dan ada pula yang membayar. Yanggratis biasanya terbatas dan cukup lamauntuk bisa masuk dan dikenali di searchengine terkenal seperti Yahoo atau Google.Cara efektif publikasi adalah denganmembayar, walaupun harus sedikitmengeluarkan akan tetapi situs cepat masukke search engine dan dikenal olehpengunjung.

7. Pemeliharaan Website.Untuk mendukung kelanjutan dari situsdiperlukan pemeliharaan setiap waktusesuai yang diinginkan seperti penambahaninformasi, berita, artikel, link, gambar ataulain sebagainya. Tanpa pemeliharaan yangbaik situs akan terkesan membosankan ataumonoton juga akan segera ditinggalpengunjung. Pemeliharaan situs dapatdilakukan per periode tertentu seperti tiaphari, tiap minggu atau tiap bulan sekalisecara rutin atau secara periodik sajatergantung kebutuhan (tidak rutin).Pemeliharaan rutin biasanya dipakai olehsitus-situs berita, penyedia artikel,organisasi atau lembaga pemerintah.Sedangkan pemeliharaan periodik bisanyauntuk situs-situs pribadi, penjualan/e-commerce, dan lain sebagainya

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.7 Kebutuhan Masukan

Input dari aplikasi arsip elektronik, adalah:

Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data SPT



Data SPPD Data Asset Data Kegiatan

3.8 Kebutuhan Proses

Proses dari aplikasi arsip elektronik iniadalah tampilan secara statistik dari data yangdiinputkan sebagai bentuk monitoring terhadap datapengarsipan.

3.9 Kebutuhan Keluaran

Kebutuhan keluaran yang dihasilkan padaaplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Laporan Data Surat Masuk,2. Laporan Data Surat Keluar,3. Laporan Data SPT,4. Laporan Data SPPD,5. Laporan Data Asset,6. Laporan Data Kegiatan.

3.10 Kebutuhan Antar Muka

Antar muka yang akan ditampilkan adalahsebagai berikut :

1. Antar Muka Login2. Antar Muka Icon Utama3. Antar Muka input dan tampilan data Surat

Masuk4. Antar Muka input dan tampilan data Surat

Keluar5. Antar Muka input dan tampilan data SPT6. Antar Muka input dan tampilan data SPPD7. Antar Muka input dan tampilan Asset8. Antar Muka input dan tampilan data

kegiatan.

3.11 Data Flow Diagram (DFD)Data flow diagram (DFD) diantaranyamampu menggambarkan aliran data darisetiap entitas ke proses-proses serta hubungandari setiap proses dengan penyimpanan data,seperti terlihat pada gambar 1.

Gambar 1. DFD Level 0

3.12 Hasil dan Implementasi

Tahap implementasi perangkat lunak padapenelitian ini, sistem dibangun berbasis web yangmempunyai kemampuan sangat user friendly dandapat diakses dimanapun selama tersedia aksesjaringan internet.

1. Tampilan Login UserHalaman login berfungsi sebagai fasilitasverifikasi terhadap hak akses pengguna yangmemiliki akun untuk login seperti tampak padagambar 2.

Gambar 2. Login User

2. Tampilan Dashboard utamaHalaman dashboard utama akan tampak pertamakali setelah pengguna melakukan aktivitas login,seperti tampak pada gambar 3.



Gambar 3. Dashboard Utama

3. Tampilan Input dan Tampil Data Surat MasukTampilan halaman ini memuat diantaranyaseluruh data surat masuk seperti tampak padagambar 4 serta penginputan surat masuk padagambar 5.

Gambar 4. Tampilan Data Surat Masuk

Gambar 5. Input Surat Masuk

4. Tampilan Input dan Tampil Data AssetTampilan halaman ini berfungsi untukpengolahan data asset maupun digunakan untukmelihat seluruh data asset, seperti tampak padagambar 6 dan penginputan data asset padagambar 7.

Gambar 6. Tampil Data Asset

Gambar 7. Input Data Asset

5. Tampilan Input dan Tampil Data KegiatanTampilan halaman ini berfungsi untukpengolahan data kegiatan maupun digunakanuntuk melihat seluruh data kegiatan, sepertitampak pada gambar 8 dan penginputan datakegiatan pada gambar 9.

Gambar 8. Tampilan Data Kegiatan

Gambar 9. Input Data Kegiatan

IV. KESIMPULAN

Hasil penelitian menunjukkan hasil yangmemuaskan karena operator lebih efisien carakerjanya dan kapanpun data diminta sudah tidaksibuk untuk mencarinya. Aplikasi ini masih dalamtahap dasar dan akan dikembangkan lagi dalampenelitian berikutnya yang akan bisa langsungmendisposisikan surat masuk kepada individu yangditugaskan.



DAFTAR REFERENSI

[1] https://id.wikipedia.org/wiki/Arsip[2] Kuswantoro, Agung. 2014. Model Elektronik

Arsip (E-Arsip) untuk pembelajaran.Semarang:Fastindo

[3] Azad Adam, Implementing Electronic Documentand Record Management System, New York:Auerbach Publications, 2008

[4] Suryana, Taryana. 2012. Pengelolaan DokumenSebagai Sarana Komunikasi Internal Unikom,Jurnal Komputer dan Informatika. Vol.1. No.1

[5] https://id.wikipedia.org/wiki/Situs_web

IDENTITAS PENULIS

Nama :Ezrifal Sany, ST. M.KomNIDN/NIK :1001068103/10.066TTL :Jambi, 01 Juni 1981Gol/Pangkat :III-BJabatan Fungs : Asisten AhliALamat :Jl. Kol. Abunjani Sipin JambiTelp./Faks. : -Alamat Rumah :Komp Karya Indah D-02Telp. :081366235550

APLIKASI E-ARSIP PADA SATUAN KERJA PERENCANAAN DAN ...

Documents

Transcript of APLIKASI E-ARSIP PADA SATUAN KERJA PERENCANAAN DAN ...