I Can’t Find What I NeedI Can’t Find What I Need

ETIMOLOGI KATA “ARSIP”ETIMOLOGI KATA “ARSIP”

• KATA ARSIPKATA ARSIP : :• ““archief”archief” (Bhs. Belanda = tempat penyimpanan (Bhs. Belanda = tempat penyimpanan

secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis, secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis, piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb.piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb.

• ““arche” arche” (Bhs. Yunani) = permulaan (Bhs. Yunani) = permulaan “ta archia”“ta archia” (catatan) (catatan) “archeon”“archeon” (gedung penyimpanan) (gedung penyimpanan)

KATA FILE :“file” (Bhs. Inggris) berasal dari Bhs. Latin “filum” = tali atau benang

KATA RECORDKATA RECORD : :• ““recordia”recordia” (Bhs. Latin), Bhs. Perancis : (Bhs. Latin), Bhs. Perancis : recorder recorder

mengingat kembali mengingat kembali (call to mind)(call to mind)• RecordiaRecordia dari kata dari kata ReRe dan dan Cor/CordCor/Cord• ReRe = kembali atau lagi = kembali atau lagi• CorCor = hati atau ingatan = hati atau ingatan• Records Records berarti setiap catatan, setiap bahan yang berarti setiap catatan, setiap bahan yang

tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar, tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar, monumen, fakta-fakta atau data, plat atau monumen, fakta-fakta atau data, plat atau piringan hitam, pita rekaman, dsb.piringan hitam, pita rekaman, dsb.

Menurut UU No. 43 tahun 2009 tentang Menurut UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1, bahwa :Kearsipan Pasal 1, bahwa :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-rakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan rakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

PENGERTIAN UMUMPENGERTIAN UMUM

ARSIPARSIP adalah adalah kumpulan warkat yang yang disimpan secara disimpan secara sistematissistematis karena karena mempunyai mempunyai nilai kegunaan (value)nilai kegunaan (value), , sehingga sehingga apabila diperlukan dapat apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepatditemukan dengan cepat

TIPOLOGI ARSIPTIPOLOGI ARSIP

• Arsip berbasis kertas (paper records) Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. berupa teks yang ditulis di atas kertas.

• Arsip pandang-dengar (audio-visual records) Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:– Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.– Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.– Arsip rekaman suara (sound recording), kaset. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.

• Arsip elektronik, Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable records.dikatakan sebagai machine-readable records.Contoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical Contoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.disk, cd rom, dsb.

Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip:

Sebagai alat bantu ingatan Sebagai alat bantu ingatan organisasiorganisasi

Sebagai alat pembuktianSebagai alat pembuktian Sebagai bahan pengambilan Sebagai bahan pengambilan

keputusankeputusan Sebagai cermin efektifitas/efisiensi Sebagai cermin efektifitas/efisiensi

suatu manajemensuatu manajemen

Manfaatnya:

PROBLEM PROBLEM PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP

PROBLEM PROBLEM PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP

- Kurangnya pengertian tentang arsip

Tahun 2000

Tahun 1995

Tahun 1990

- Arsip sulit/tdk ditemukan

- Volume arsip membengkak

- Kurangnya tenaga terlatih

- Belum ada pedoman baku

- Sarana sederhana

MERENCANAKAN MERENCANAKAN SISTEM FILE YANG BAIKSISTEM FILE YANG BAIK

a. Mengapa suatu organisasi perlu memiliki sistem file yang baik?

b. Apa manfaat Manajemen File?c. Hal apa saja yang perlu

diketahui tentang filing?d. Bagaimana cara merancang

sistem filing yang baik?

MANFAAT MANAJEMEN MANFAAT MANAJEMEN FILEFILE

Mengurangi kesulitan, kebosanan dan Mengurangi kesulitan, kebosanan dan ketidaktertarikanketidaktertarikan

Mudah dan cepat menemukan informasi (30 Mudah dan cepat menemukan informasi (30 detik)detik)

Menjamin integritas dan kontinuitasMenjamin integritas dan kontinuitas Adanya keseragaman Adanya keseragaman Mudah mengidentifikasi penyingkiran arsip Mudah mengidentifikasi penyingkiran arsip

in aktifin aktif Jelas dan sederhana dalam pengelompokan Jelas dan sederhana dalam pengelompokan Dapat dikembangkan dan fleksibel bagi Dapat dikembangkan dan fleksibel bagi

pegawaipegawai

Sistem yang baik dimaksudkan:

HIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTSHIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTS

TUJUAN UTAMA MANAJEMEN TUJUAN UTAMA MANAJEMEN FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK

TUJUAN UTAMA MANAJEMEN TUJUAN UTAMA MANAJEMEN FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK

TIME SAVINGS : TIME SAVINGS : Cepat Cepat

menemukan menemukan informasiinformasi

Mengurangi Mengurangi misfilemisfile

Meningkatkan Meningkatkan produktivitasproduktivitas

COST SAVINGS :COST SAVINGS : Mengurangi frekuensi Mengurangi frekuensi

pembelian peralatan pembelian peralatan Mengurangi pemakaian Mengurangi pemakaian

ruang ruang Mengurangi waktu Mengurangi waktu

penyimpanan penyimpanan Mengurangi perkara Mengurangi perkara

kehilangan arsipkehilangan arsip Mengurangi biaya Mengurangi biaya

untuk arsip vitaluntuk arsip vital

PENGGOLO-PENGGOLO-NGAN ARSIPNGAN ARSIP

FUNGSINYA

WUJUDNYA

NILA GUNA

KEPENTINGAN

KEASLIANNYA

Arsip Dinamis

Arsip Statis

Surat, Pita rekaman, Piringan hitam, Mikrofilm, Compact Disk, Disket

Aktif

Inaktif

ALFRED VALUE/ALFPOHR VALUE

Non Essential RecordUseful RecordImportant Record Vital Record

Arsip asli; Arsip tembusan; Arsip salinan/turunan: Arsip kutipan/petikan;

• Administrative Value

• Legal Value

• Fiscal Value

• Research Value

• Education Value

• Documentary Value

• Information Value

• Evidence Value

Arsip Arsip suatu suatu

OrganisasiOrganisasi(secara umum)(secara umum)

10% arsip 10% arsip permanenpermanen

25% arsip aktif25% arsip aktif 30% arsip inaktif30% arsip inaktif 35% arsip tidak 35% arsip tidak

bergunaberguna

Apa saja yang perlu Apa saja yang perlu disimpan?disimpan? korespondensikorespondensi laporanlaporan memo memo data-datadata-data gambargambar fotofoto emailemail rekaman audio visualrekaman audio visual data administratifdata administratif Komputer (Magnetic tape atau Disk)Komputer (Magnetic tape atau Disk) Film atau media lainnyaFilm atau media lainnya

ARSIP AKTIFARSIP AKTIF

DOKUMENDOKUMEN

PROSESPROSES

DI-FILEDI-FILE

ARSIP INAKTIFARSIP INAKTIF

PERMANENPERMANEN

Arsip NasionalArsip Nasional

ARSIP STATISARSIP STATIS

MUSNAHMUSNAH