Proposal Arsip Digital

5/23/2018 Proposal Arsip Digital

1/22

PROPOSALPekerjaan Pembangunan

Aplikasi Dokumen/Arsip (e-arsip)

Dan

Digitalisasi Arsip


2/22

A

I. PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa

tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban

tersebut bagi kegiatan pemerintahan. nti semangat sesungguhnya dari tujuan

tersebut adalah pelestarian dan peman!aatan arsip bagi kegiatan administrasi

dari memori kolekti! bangsa.

"ompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga#organisasi

menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki

lembaga#organisasi demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan

tepat. $idak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa in!ormasi.

%anajemen in!ormasi yang tepat akan dapat mendukung semua akti&itas

lembaga yang berujung pada peningkatan produkti&itas dan pro!it yang

diperoleh lembaga. 'kan tetapi tidak jarang kekacauan manajemen #

penanganan pada in!ormasi seperti adanya pemberian in!ormasi yang tidak

tepat akibat kekacauan organisasi in!ormasi atau lambatnya aliran in!ormasi

yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan

sehingga sebuah lembaga#organisasi harus menanggung resiko bahkan

kerugian yang cukup besar.

(ekaman in!ormasi sebuah lembaga#rganisasi dapat dilihat dari keberadaan

arsipnya..)ebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi

arsip akan lahir apabila ada akti&itas di dalam lembaga#organisasi. *engan

demikian, arsip akan menjadi bukti dokumentasi atau sebagai alat pengingat

sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga#organisasi yang

bersangkutan.

Hal 2 dari 22


3/22

A

I.2 Keluaran

+asil atau keluaran dari pekerjaan ini adalah

engadaan erangkat keras

'plikasi kearsipan e-arsip

'lih media arsip (ekam %edis ke 'rsip /lektronik

I. !uang Lingkup

*ari pekerjaan ini lingkup yang dikerjakan adalah, aitu 1

. $erpasang aringan komputer lokal di area (umah )akit

2. embangunan 'plikasi "earsipan

3. roses kerja *igitalisai, proses kerjaknya sebagai berikut 1

a. %elakukan pengumpulan data#dokumen rekam medis

b. )etting )canner di lient

c. %elakukan proses scanning dokumen.

d. Upload arsip hasil )canning ke dalam ser&er untuk dijalankan

dengan aplikasi kearsipan e-arsip

e. nde5ing dalam aplikasi 'rsip *igital

!. 6ackup hasil scan !ile pd!#image ke dalam +arddisk /5ternal

Hal 3 dari 22


4/22

A

II. STUDI PUSTAKA / LITERATUR

I." #ambaran $mum

Gambar 2.1 Gambaran Umum Proses Alih Media Arsip ke Digital

%a&ap-ta&ap proses kerja 'igitalisasi

Proses Kerja persiapan *anning Dokumen

..$eam 7eader menyusun dan mendisain kabinet, drawer, !older ,

sub!older, !ield inde5 berdasarkan klasi!ikasi arsip yang sudah

ditetapkan $ahap persiapan.

Hal 4 dari 22


5/22

A

.2.8perator manual melakukan pemeriksaaan dokumen yang akan di

scanning dan yakinkan dulu apakah semua halaman akan di scan atau

hanya lembar tertentu saja yang akan di scan. $ahapan yang harus

dilakukan adalah 1

.2..%elepas atau membuka jilid-an dari berkas dokumen jika dokumen

berupa buku yang dijilid, agar nanti peralatan terjamin tidak rusak dan

proses scanning berjalan lancar.

.2.2.%elepas steples dari berkas dokumen jika dokumen berupa lembaran

yang di steples agar nanti peralatan terjamin tidak rusak, khusus

dokumen lembaran.

.3.*okumen dilakukan proses scanning,

.3.. ika dokumen berupa buku, maka proses kerjanya adalah

%enjadikan buku menjadi bentuk lembaran-lembaran

ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik

membagi lembaran lembaran agar proses scanning menjadi

lancer supaya tidak terjadi paper jam med maksimal 00

lembar untuk kertas dengan berat :0 mg

roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital

+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.

Hal 5 dari 22


6/22

A

.3.2. ika dokumen berupa lembaran multiple page, maka proses kerja

adalah1

ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik

membagi lembaran lembaran agar proses scanning menjadi

lancar, supaya tidak ada paper jammed maksimal 00 lembar

untuk kertas dengan berat :0 mg

"etika ingin melakukan scanning multiple page, terlebih dahulu

dilakukan pengelompokkan contoh yang memiliki ukuran

kertas atau ketebalan atau berat kertas yang sama. "arena jika

dilakukan scanning dengan perbedaan yang telah disebutkan

sebelumnya, kemungkinan kertas akan tersangkut paper

jammed

Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran multiple page,

pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang

berada di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi atas.

roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital

+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.

Hal 6 dari 22


7/22

A

.3.3. ika dokumen berupa lembaran satu per satuatau in&oice, maka

proses kerjanya adalah 1

.3.3.. Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran multiple page,

pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang berada

di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi bawah.

.3.3.2. roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital

.3.3.3. +asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.

Hal 7 dari 22


8/22

A

.4.)aat proses =uality ontrol, 8perator harus melakukan pemeriksaan

secara detail dari hasil kerja scan#inde5 operator, agar mencapai hasil

yang terbaik, jika dokumennya kurang baik, hasilnya masih dapat

diterima batas toleransi yang disepakati. 6ila terjadi kesalahan scan dan

inde5, maka =uality ontrol harus memberikan tanda dan memberikan

ke operator scan#inde5 untuk dilakukan perbaikan kembali.

.>.)etelah itu, operator manual melakukan penyusunan kembali dokumen

dengan rapi sesuai tempatnya dan urutannya.

.?.ika semua buku dan dokumen sudah dalam bentuk digital, kemudian

proses upload ke aplikasi kearsipan e-arsip

[email protected] melakukan proses upload ke 'plikasi e-arsip, user harus

mempunyai username dan password terlebih dahulu.

Hal 8 dari 22


9/22

A

2. roses )earching#encarian ada 'plikasi e-arsip

2..alankan aplikasi web browser anda %oAilla, google chrome, internet

e5plorer dll, kemudian masukkan alamat website dari aplikasi e-arsip

misal 1 (http1##arsip.bpws.go.id) 1 (diambil contoh dari aplikasi yang pernah kami buat

Hal 9 dari 22


10/22

A

2.2."emudian akan terlihat tampilan seperti dibawah 1

%asukkan username 1 dan password2 untuk group petugas scan dokumen,

kemudian pilih tombol sign in3 untuk masuk ke dalam 'plikasi e-arsip.

2.3.)etelah melakukan proses login, akan terlihat tampilan seperti dibawah 1

Hal 10 dari 22


11/22

A

2.4.Untuk memulai proses pencarian, pilih menu B'rsipC yang terletak pada

bagian atas aplikasi e-arsip.

2.>.)emua dokumen yang telah kita jadikan digital dan kita upload di

aplikasi e-arsip dapat kita cari kembali dengan cara memasukkan kata

kunci yang merujuk pada dokumen yang akan kita cari.

2.?.*engan kita memasukkan kata kunci $est maka semua dokumen yang

mengandung nama test akan muncul kembali. *engan nadanya digital

library diharapkan adanya kemudahan dalam mencari dokumen atau

in!ormasi melalui web.

3. roses Upload *okumen ada 'plikasi e-arsip

3.."lik tab *okumen yang terletak pada aplikasi e-arsip kemudian pilih

scan dokumen, maka akan tampak halaman untuk melakukan upload

dokumen ke digital library seperti gambar dibawah ini 1

Hal 11 dari 22


12/22

A

3.2.sikan dengan benar nomor surat, judul, unit kemudian kita klik browse

untuk mencari keberadaan dokumen yang akan kita upload seperti pada

contoh gambar dibawah ini 1

Hal 12 dari 22


13/22

A

ika proses browse pemilihan !ile selesai dilakukan, maka akan tampak pada

aplikasi nama dokumen yang akan kita upload beserta ukuran !ilenya seperti pada

gambar dibawah ini 1

3.3.)elanjutnya kita klik tombol Upload pada aplikasi digital library agar

dokumen yang akan kita masuk kan ke digital library tersimpan dalam

database ser&er.

Hal 13 dari 22


14/22

A

III. SPESIFIKASI TEKNIS & HARGA

.1 pesi+ikasi Perangkat Lunak 'an Keras

No Nama

Perangkat

Se!i"ika!i #$antit% Harga

1 Sistem

Aplikasi

Kearsipan

Berbasis Web

Platorm ! Web base

"itur User Managemet

Audit log

Memiliki inde# sesuai dengan masing$masing %enis arsip&dokumen

Menu S'anning arsip&dokumen danupload arsip&dokumen

Menu laporan datar Arsip&dokumen

1 Paket ().))).)))

2 S'anner AD"

* "latbed

A(&"olio

AD" * "latbed * Bussiness +ard "eeder

"latbed , A(

AD" , A(&"olio

Simple# & Duple#

-pti'al esolution /)) dpi

2) PPM 0Paper Per Minute

Kapasitas AD" , ) 3embar

4i$speed USB 2.)

Supported -S ! Windo5s 6P Proesional072&/( bit8 5indo5s 9ista 072&/( bit85indo5s : 072&/( bit8 ma' os 1).$1).:

2 Unit /).))).)))

7 Ser9er ;ntel 6eon Pro'essor 677)) 0A 4DDBa@s

;ntera'e Pro9ired ! / P+3e 6 < Gen 2Me==anine

et5orking ! ;ntegrated >5o Gigabitthernet 01)&1))&1)) Mbps ports

+hasing "orm "a'tor ! 2U a'kmount+hassing

Po5er Suppl@ >@pe ! (/) W

1 Unit 7).))).)))

Hal 14 dari 22


15/22

A

Ke@board E Mouse 5ireless

Monitor 1B

;ntera'e USB 7.)

Speed ()) PM

Supported -S ! 5indo5s 6P& ista & :atau Ma' -S 1).(.< atau lebih tinggi

2 Unit (.))).)))

UPS Ser9er 3ine ;ntera'ti9e

UPS 1)) A & B :2)) rpm SA>A 4ardDri9e

-S ! Windo5s < /( Bit

-pti'al Dri9e ! Slim Slot 3oad SupermultiDD burner

Displa@ ! 21.F Diagonal "ull 4D

5ides'reen

2 Unit 2.))).)))

: Perangkat

pendukung

aringan

U>P +able

$(

S5it'h & 4ub 1/ Port 1)&1)) MBPS 5ith2 1)&1)) &1))) BAS > Ports

1 Paket 1.))).)))

< UPS P+ 3ine ;ntera'ti9e


16/22

A

.2 Pena,aran arga

Do "eterangan +arga

engadaan erangkat lunak dan "eras )eperti

pada tabel 3.

(p. :>.000.000,-

2 'hli media dokumen %anual ke *igital

Ukuran "ertas '4 (p. .>00 # lembar

2 Ukuran "ertas '3 (p. 4.000 # lembar

. a',al Kegiatan

6ulan

Do "eterangan

emasangan jaringan komputer

embuatan aplikasi kearsipan e-arsip

2 *igitalisasi 'rsip )canning *okumen

3 Upload arsip ke dalam 'plikasi *igital 7ibrary

Hal 16 dari 22


17/22

A

IV. PENGALAMAN PEKERJAAN

E. Flobal $echnology telah memiliki berbagai pengalama pekerjaan di bidang

teknologi in!ormasi dan digitalisasi arsip pemerintahan. 6erikut beberapa instansi

instansi yang mempercayai pekerjaan digitalisasi kepada kami 1

D8 "/$/('DF'D $'+UD

embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen

di 6adan engembangan Gilayah )uramadu 6G) )urabaya

20

2 embuatan 'plikasi )istem n!ormasi %anajemen 'set di 6adan

engembangan Gilayah )uramadu 6G) )urabaya

202

3 embuatan )istem 'ntrian 8nline (umah )akit daerah )idoarjo

awa $imur

202

4 embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen

(ekam %edik, "epegawaian dan "euangan di ()U* 'ji 6atara

'gung *ewa )akti '6'* )amboja "utai "artanegara

203

> embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip di 6%$ "ota

$angerang

203

? embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip *(* "ota 6ontang

"alimantan $imur

203

@ embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen

kepegawaian di *irektorat enderal 6ea ukai wilayah akarta

203

*reens&ot Aplikasi

Hal 17 dari 22


18/22

A

. ekerjaan pembuatan aplikasi digitalisasi arsip dan ahli media 6G)

)urabaya

Hal 18 dari 22


19/22

A

2. embuatan 'plikasi *igitalisasi arsip dan ahli media di ()U* '6'*

)amboja "utai "artanegara

Hal 19 dari 22


20/22

A

3. embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip di *(* "ota 6ontang

Hal 20 dari 22


21/22

A

. K->AK PS-

Hal 21 dari 22


22/22

A

;r. Ariadi

4P. )

4P. )

Proposal Arsip Digital

Documents

Transcript of Proposal Arsip Digital