Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
-
Upload
indrakurniawansir -
Category
Documents
-
view
228 -
download
0
Transcript of Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
1/58
6BAB
Analisis Situasional dan PenjajaganKebutuhan Pelatihan ((TNA)
Perkenalan Analisis Situasional
Praktek Analisis Situasional
Kenapa TNA
Perkenalan TNAAnalisis Komuniti dan Organisasi
Analisis Pembelajar
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Rencana Aksi TNA
Sharing Temuan TNA
Pelaporan TNA
Permainan Tender TNA
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
2/58
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
82
Di akhir sesi ini peserta dapat...
Menjelaskan suatu masalah dalam hubungan sebab-akibat
Menerangkan arti analisis situasi
Menjelaskan mengapa hal ini penting dalam pelatihan
Photocopy handout
1 jam
1. Pemanasan: Jika...maka (diadaptasi dari manual ICDP, WWF).
Bagi peserta dalam dua kelompok, A dan B, di sisi kiri dan kanan ruangan.
Berikan satu kartu metaplan pada tiap peserta. Jelaskan bahwa setiap anggota kelompok A harus menulis bagian awal dari
sebuah kalimat singkat yang dimulai dengan JIKA... pada kartunya. (Misalnya,
Jika bumi tidak bulat...)
Pada waktu bersamaan peserta kelompok B menulis bagian akhir dari kalimat
tersebut yang dimulai dengan MAKA (misalnya, maka...saya akan menjadi
orang paling bahagia di dunia.)
Berikan waktu beberapa menit bagi peserta untuk memikirkan kalimat serta
menuliskannya.
Setelah semua selesai menulis, minta agar salah satu peserta kelompok A
membaca kalimatnya yang dimulai dengan JIKA, dan langsung disambung den-
gan kalimat MAKA dari anggota kelompok B. Lakukan proses ini terus-menerus
sampai semua kartu metaplan dibacakan. Hasilnya akan lucu karena tidak adakaitan antara kalimat-kalimat JIKA dan kalimat-kalimat MAKA.
2. Analisis situasi: APA/MENGAPA. Tanyakan pada peserta makna dari pemanasan tadi.
Mengapa mereka tertawa? Apakah hal serupa juga terjadi dalam kehidupan nyata?
Bagaimana mengaitkannya dengan konteks pelatihan? Simpulkan dengan men-
gatakan bahwa sebelum kita mulai merancang dan melakukan suatu kegiatan
pelatihan, kita harus menganalisis konteks yang lebih luas untuk menilai apa yang
menjadi penyebab permasalahan yang ada dan apakah pelatihan merupakan solusi
yang tepat untuk mengatasinya.
3. Analisis situasi: BAGAIMANA. Jelaskan bahwa ada beberapa cara untuk menganalisis
situasi, tetapi dalam pelatihan ini hanya satu yang akan diperkenalkan, yaitu den-
gan menggambar pohon masalah atau problem-tree. Tanyakan apakah ada yang
sudah mengenal alat ini, dan dalam konteks apa. Tekankan bahwa dalam kasus ini
kita akan menggunakannya untuk tujuan khusus; yaitu menganalisis konteks pelati-
han.
4. Berikan contoh suatu pohon masalah dengan menceritakan sebuah kasus sambil
menggambar pohon masalah seiring dengan perkembangan cerita tersebut.
Tanyakan apakah ada pertanyaan tentang logika pembuatan pohon masalah.
5. Bagikan handout dan persilahkan peserta untuk membaca handout tersebut seba-
gai pekerjaan rumah atau selama sesi berlangsung
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
Analisis Situasi
6.1
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
3/58
Komentar:
83
Analisis Situasi Dalam Merancang Pelatihan Hand Out
Apa itu analisis situasi?
Analisis situasi adalah langkah pertama dalam proses logis merancang sebuah
kegiatan pelatihan. Ini merupakan analisis gambar keseluruhan atau konteks bagi
pelatihan yang akan dilakukan, termasuk identifikasi penyebab timbulnya masalah yang
ingin diselesaikan melalui pelatihan. Disamping itu, analisis situasi juga dapat menguji
asumsi-asumsi yang menjadi dasar hubungan sebab-akibat permasalahan yang ingin
diatasi dengan training.
Untuk apa melakukan analisis situasi?
Berdasarkan analisis situasi, kita bisa menilai apakah pelatihan bisa mengambil
peran penting dalam menyelesaikan suatu masalah. Dengan kata lain, sebelum kita
bersusah payah menghabiskan tenaga, waktu dan uang untuk merancang dan
melakukan suatu pelatihan, ada gunanya melakukan penilaian kritis tentang tepat
atau tidaknya pelatihan dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Dalam
banyak kasus, pelatihan bukan satu-satunya solusi bagi suatu masalah dan berbagai
strategi perlu dikembangkan sambil memantau asumsi-asumsi yang ada.
Bagaimana melakukan analisis situasi?
Ada banyak cara melakukan analisis situasi. Berikut ini adalah beberapa hal yangdapat menjadi panduan umum dalam proses analisis:
1. Pengamatan dan refleksi. Kita harus bertanya pada diri kita, apa yang sedang ter-
jadi. Kita harus mulai secara tepat menggambarkan situasi dimana pelatihan akan
dilangsungkan.
2. Klarifikasi. Dari penggambaran di atas, kita ingin mengidentifikasi isu-isu apa saja
yang terkait dalam hal ekonomi, politik, nilai dan budaya.
3. Keterkaitan. Bagaimana hal-hal tersebut saling berkaitan? Kita harus menempatkan
semua fakta yang ada secara bersama-sama dalam gambaran yang besar.
4. Pendalaman. Kita melihat hubungan-hubungan yang ada, dan mencoba mencari
apa saja yang menjadi sebab dan apa akibatnya? Bagaimana semuanya saling
berkaitan? Apa yang penting dan apa yang tidak penting?
5. Interpretasi. Mencari cara-cara untuk memungkinkan terjadinya perubahan dan
peran apa yang bisa dimainkan oleh pelatihan dalam konteks tersebut.
Ada banyak alat untuk menganalisis situasi, seperti analisis SWOT (strengths, weak-
nesses, opportunities & threats) atau analisis KELAPA (kekuatan, kelemahan, peluang
dan ancaman) dan pohon masalah atau problem tree. Selama pelatihan ini kita akan
menggunakan pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan kita sendiri.
6.2
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
4/58
84
Bagaimana membuat pohon masalah?
1. Memilih dan mendeskripsikan masalah utama yang ingin diatasi atau diubah melalui
pelatihan anda.
2. Menemukan penyebab langsung masalah itu dan menempatkannya pada post-it di
bawah masalah utama.
3. Lalu, sambil bekerja ke atas dan ke bawah, teruslah bertanya MENGAPA bagi setiap
penyebab yang telah diidentifikasi, sampai akar-akar penyebab masalah ditemukan.
Post-it dapat dipindah-pindahkan sesuai kebutuhan selama diskusi berlangsung.
4. Gambar garis sambungan yang menghubungkan sebab dan akibat yang sudah
ditempelkan.
5. Terakhir, tetapkan fungsi yang dapat diperankan oleh pelatihan dalam mengatasi
masalah utama. Apabila ada masalah-masalah yang tidak dapat diatasi denganpelatihan, cobalah memikirkan pendekatan-pendekatan atau kegiatan-kegiatan
yang dapat mengatasi masalah tersebut.
Contoh Pohon Masalah
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.3
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
5/58
Latihan Analisis Situasi
Pada akhir sesi ini para peserta dapat...
Menggunakan metode pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan
mereka.
Post-it atau kartu metaplan dengan tape
2.5 jam
1. Ingatkan peserta akan perkenalan sesi analisis situasi dan tanyakan apakah ada
pertanyaan setelah mereka membaca handout.2. Bentuk kelompok kecil (sesuai dengan proyek/lokasi) dan minta agar mereka memil-
ih masalah utama kemudian melatih penggunaan teknik pohon masalah. Berikan
mereka paling sedikit satu jam untuk diskusi kelompok.
3. Pastikan anda memberikan waktu pada setiap kelompok untuk memastikan bahwa
mereka memahami prosesnya. Ingatkan bahwa ini hanya sebuah metode untuk
melakukan analisis situasi. Semua peserta masih harus berpikir, menghubungkan
satu hal dengan hal lain serta mengambil keputusan.
4. Setelah semua kelompok selesai membuat pohon, kumpulkan seluruh peserta dan
minta agar satu orang dari masing-masing kelompok memberikan presentasi kelom-
pok dan menjelaskan logika pohon masalah mereka.
5. Mulailah diskusi dengan pertanyaan-pertanyaan berikut: Masalah-masalah apa yang anda temukan ketika menyelesaikan pohon
masalah anda? (satu masalah umum adalah kebingungan antara sebab dan
akibat. Jelaskan bahwa ini memang sering terjadi dan akan menjadi lebih jelas
setelah ada diskusi dan lebih banyak latihan.)
Bagaimana metode ini membantu dalam merancang sebuah kegiatan pelati-
han? (Jelaskan bahwa ini merupakan langkah penting dan ketepatan pohon
masalah akan membantu menentukan efektif tidaknya pelatihan itu sendiri.)
6. Tutup sesi ini dengan menegaskan bahwa:
Tegaskan bahwa seringkali pelatihan dianggap sebagai solusi bagi masalah
apapun, tetapi sebagai seorang pelatih kita harus realistis dan berani mengakui
kapan dan dimana pelatihan tidak tepat maupun efektif.
Pada tahap-tahap awal, banyak hubungan dalam pohon masalah dibuat
berdasarkan asumsi-asumsi. Setelah pohon masalah dibuat bersama semua
mitra, penting untuk mengidentifikasi dimana saja informasi lebih dibutuhkan,
yang dapat dikumpulkan dan dipelajari lagi selama latihan TNA (training need
assessment / penilaian kebutuhan pelatihan) dilakukan.
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
85
6.4
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
6/58
Komentar:
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
Bagi kebanyakan peserta, ini latihan yang sulit karena mereka dipaksa untuk berpikir
keluar batasan-batasan sempit pelatihan pada umumnya. Meskipun demikian, latihan
ini bermanfaat untuk menganalisis konteks training secara sistimatis.
Mengapa TNA?
Pada akhir sesi ini peserta akan...
Menyadari bagaimana kita seringkali membuat asumsi-asumsi secara tidak sadar
ketika memutuskan untuk siapa, tentang apa materi yang ingin disampaikan, dan
bagaimana merancang sebuah pelatihan.
Berbagi pengalaman tentang bagaimana menguji asumsi-asumsi tersebut.
Photocopy studi kasus
2.5 jam
1. Dengan mengacu pada siklus perencanaan pelatihan, jelaskan bahwa sebelum
mendalami TNA, pertama-tama kita harus melihat mengapa kita perlu melakukan
hal ini, dan mengapa dalam praktek seringkali tidak dilakukan.
2. Perkenalkan metode studi kasus. Tanyakan pada peserta berapa orang yang sudah
mengenal metode ini, dan minta agar mereka menjelaskan apa yang dimaksud
dengan metode studi kasus serta keuntungan metode tersebut.
3. Perkenalkan pengelompokan peserta, dan jelaskan mengapa kelompok-kelompokdisusun sedemikian rupa.
4. Bagikan studi kasus dan minta agar peserta membentuk kelompok lalu membaca
kasus serta menjawab pertanyaannya dalam waktu setengah jam.
5. Ikuti diskusi masing-masing kelompok dan jawab pertanyaan seperlunya.
6. Minta setiap kelompok memberikan presentasi hasil kerja kelompoknya. Jangan
membiarkan diskusi berlarut-larut yang berkaitan dengan kurangnya informasi dalam
studi kasus. Usahakan agar fokus diskusi pada informasi yang ada dan masalah-
masalah yang berkaitan dengan pelatihan.
7. Diskusikan jawaban dari masing-masing kelompok terhadap pertanyaan studi
kasus. Gunakan waktu sebanyak mungkin untuk saling berbagi tentang:
Pengalaman peserta dalam pelatihan yang dirancang berdasarkan asumsi-
asumsi yang salah
Alasan mengapa asumsi-asumsi itu sering tidak diuji kembali; misalnya karena
kurang pemahaman (kurang analisis dampak), kurang keahlian, waktu, uang,
dsb.
Pengalaman peserta menggunakan cara-cara yang cukup mudah untuk mengi-
dentifikasi dan menguji asumsi-asumsi yang telah dibuat.
Apakah selayaknya kita merasa bertanggung jawab atas dampak kegiatan-
86
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.5
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
7/58
kegiatan pelatihan yang kita selenggarakan.
8. Rangkum poin-poin utama dan jelaskan bahwa contoh-contoh tadi menggambarkan
mengapa penting untuk tidak saja membuat penilaian tentang calon peserta tetapi
juga tentang komunitas serta organisasi dimana mereka bekerja.
9. Jika masih ada waktu, lakukan refleksi tentang metode studi kasus.
10.Bagikan handout.
Sesi ini menyiapkan dasar bagi berbagai dimensi latihan TNA dan dapat menjadi
acuan kapanpun dibutuhkan.
Pelatihan Nasional tentang Pengelolaan Partisipatif Kawasan StudiLindung diselenggarakan oleh sebuah institut pelatihan kehutanan kasus
Mengapa pelatihan ini diselenggarakan?
Salah seorang staf pengajar di pusat pelatihan kehutanan menghadiri pelatihan
tentang Pengelolaan Partisipatif Kawasan Lindung di luar negeri. Ia begitu terkesan
akan pelatihan tersebut sehingga mengusulkan agar pelatihan tersebut dimasukkan
dalam program di institutnya. Rekan-rekan pengajarnya menyambut baik usulan terse-
but. Tetapi karena pelatihan itu tidak direncanakan, dan waktu serta uang untuk
melakukan persiapan tidak banyak, maka ia memutuskan untuk merancang sendiri
pelatihan itu berdasarkan pengalaman serta materi dari pelatihan internasional yang
telah diikutinya. Ia berbagi pengalaman dengan beberapa staf pengajar lainnya, dan
bersama-sama mereka menyelenggarakan pelatihan bagi peserta dari seluruh negarayang bertugas sebagai jagawana di kawasan-kawasan lindung. Para peserta sangat
antusias karena pelatihan itu menggunakan metode-metode aktif dan memberikan
banyak kesempatan bagi mereka untuk saling berbagi pengalaman.
Apa hasil dari pelatihan itu?
Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, salah seorang
pelatih bertemu dengan seorang jagawana peserta pelatihan. Pelatih itu
bertanya, kegiatan tindak lanjut apa saja yang sudah dilakukan
jagawana tersebut sesudah mengikuti pelatihan. Pada awalnya,
jagawana itu menjawab secara umum saja. Tetapi, setelah si pelatih
dengan hati-hati mengajukan beberapa pertanyaan lainnya, jagawana
itu menjawab bahwa sekembalinya ke kantor ia tidak mempunyai
kesempatan untuk menerapkan gagasan-gagasannya karena atasan-
nya tidak mendukung keterlibatan masyarakat lokal dalam pengelolaan
kawasan. Berdasarkan pengalaman ini, si pelatih menjadi ingin tahu
bagaimana dengan peserta-peserta lainnya dan menelfon mereka
untuk mendengarkan kisah mereka. Meskipun cerita satu sama lain
berbeda, rata-rata mempunyai pengalaman yang serupa.
Komentar:
87
6.6
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
8/58
88
Pertanyaan
Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak
penyelenggara pelatihan?
Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang
mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?
Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang
asumsi-asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?
Apa yang harus anda lakukan sebelum merancang sebuah pelatihan untuk menguji
asumsi-asumsi yang anda miliki?
Lokakarya Pemasaran Hasil-hasil Hutan Non-Kayu Studidiselenggarakan oleh sebuah LSM lokal kasus
Mengapa pelatihan ini dilakukan?
Sebuah LSM yang biasa menyelenggarakan pelatihan-pelatihan singkat tentang
pengelolaan hutan partisipatif didatangi oleh salah satu lembaga donor untuk menye-
lenggarakan pelatihan khusus bagi staf lembaga donor itu yang menangani berbagai
proyek. Fokus pelatihan adalah pemasaran hasil-hasil hutan untuk peningkatan penda-
patan komunitas-komunitas yang tinggal di dalam maupun di sekitar kawasan lindung.
Karena kegiatan tersebut terkait erat dengan mandat LSM tadi, maka mereka bersediamenerima tawaran itu meskipun anggaran dan waktu untuk persiapan terbatas.
Mereka memutuskan untuk menyelenggarakan pelatihan dua bulan ke depan kare-
na proyek-proyek lembaga donor itu sudah harus mempunyai kegiatan dalam waktu
enam bulan mendatang. Untung saja, LSM itu mempunyai kontak dengan beberapa
orang narasumber bagus untuk pemasaran hasil hutan non kayu, dan mereka yang
diundang untuk membantu dalam persiapan dan fasilitasi pelatihan tersebut. Staf lem-
baga donor dari berbagai proyek mengikuti pelatihan yang berlangsung selama tiga
minggu, dengan fokus pada bagaimana menganalisis dan mengembangkan strategi
pemasaran hasil-hasil hutan. Evaluasi pelatihan menunjukkan bahwa baik peserta
maupun penyelenggara sangat puas.
Apa hasil dari pelatihan itu?
Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, seorang pelatih bertemu peser-
ta lokakarya dalam kesempatan lain. Ia bertanya tentang tindak lanjut apa saja yang
sudah dilakukan. Pada mulanya, staf proyek itu menjawab secara umum saja. Tetapi,
setelah si pelatih mengajukan beberapa pertanyaan lain secara hati-hati, staf proyek
itu mengatakan bahwa pada awalnya proyeknya mengidentifikasi beberapa produk
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.7
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
9/58
89
yang menjanjikan. Tetapi penduduk desa tidak tertarik untuk berpartisipasi. Mereka tidak
melihat keuntungan dari menanam jamur, memelihara kupu-kupu, maupun merawat
anggrek kalau semuanya sudah ada di Taman Nasional yang masih saja mereka masu-
ki secara ilegal.
Temuan ini mendorong si pelatih untuk menanyakan pengalaman peserta-peserta
lainnya, dan ia kemudian menelfon mereka. Meskipun cerita mereka berbeda-beda,
pada dasarnya pesan yang mereka sampaikan serupa.
Pertanyaan
* Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak
penyelenggara pelatihan?
* Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang
mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?
* Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang
asumsi-asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?
* Apa yang harus anda lakukan sebelum merancang sebuah pelatihan untuk menguji
asumsi-asumsi yang anda miliki?
Pelatihan Resolusi Konflik Isu-isu Pengelolaan Hutan berbasis Studi
Masyarakat untuk para pemimpin kelompok pengguna hutan kasus
Mengapa pelatihan ini diselenggarakan?
Sebuah LSM lokal yang membantu kelompok-kelompok pengguna hutan menyusun
rancangan pengelolaan hutan, menyadari bahwa proses ini membutuhkan ketrampilan
negosiasi dan mediasi khususnya oleh para pemimpin kelompok. Seringkali konflik-kon-
flik lama maupun baru timbul dalam diskusi tentang peraturan penggunaan hutan.
Gagasan untuk mengadakan pelatihan ketrampilan negosiasi dan mediasi ditawarkan
pada mereka, dan pemimpin-pemimpin kelompok tertarik untuk mengikutinya.
Karena LSM tadi tidak mempunyai kemampuan untuk menyelenggarakan
pelatihan pengelolaan konflik, mereka meminta seorang ahli resolusi konflik
untuk merancang dan menyelenggarakan pelatihan seminggu dalam resolusi
konflik kepada 20 pemimpin kelompok pengguna hutan. Pelatihan yang dise-
lenggarakan sangat hidup dan dinamis dengan banyak kegiatan-kegiatan
tentang bagaimana melakukan mediasi dan negosiasi.
Apa hasil dari pelatihan itu?
LSM lokal tadi berencana memonitor bagaimana para pemimpin kelom-
pok pengguna hutan menangani konflik di desa mereka. Akan tetapi mereka
kecewa karena ternyata tidak banyak perubahan yang terjadi setelah pelatihan
6.8
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
10/58
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
diselenggarakan. Karena itu, para pemimpin kelompok pengguna hutan dikumpulkan
dan diadakan sebuah rapat bersama. Dalam rapat itu mereka minta para pemimpin
kelompok pengguna hutan untuk berdiskusi dalam kelompok kecil mengenai apakah
mereka menerapkan apa yang dipelajari dalam latihan dan bagaimana caranya. Pada
waktu diskusi pleno, ditemukan bahwa pendekatan-pendekatan resolusi konflik yang
diajarkan dalam pelatihan dianggap kurang tepat bagi situasi para pemimpin kelompok
pengguna hutan. Secara tradisional, penyelesaian konflik dilakukan secara konsensus
dalam pertemuan bersama, bukan melalui negosiasi maupun mediasi.
Pertanyaan
* Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak
penyelenggara pelatihan?
* Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang
mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?
* Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang
asumsi-asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?
* Apa yang harus anda lakukan sebelum merancang sebuah pelatihan untuk menguji
asumsi-asumsi yang anda miliki?
Pengenalan TNA
Di akhir sesi ini para peserta...
Menyadari bahwa mereka mungkin pernah melakukan sejenis TNA
Menyadari bahwa ada banyak cara untuk melakukan TNA, tetapi yang penting
harus sistimatis
Dapat menyebutkan dan menjelaskan 3 aspek kunci dari latihan TNA
Contoh Pendahuluan TNA intro dituliskan pada flipchart atau lembar OHP
Photocopy hand-out
1 sampai 1.5 jam
1. Pendahuluan. Ulangi lagi hasil dari sesi mengapa TNA perlu dilakukan sebelum
mulai merancang pelatihan? Jelaskan bahwa meskipun kita tidak menamakannya
sebagai training need assessment atau analisis kebutuhan pelatihan, kita biasanya
mengumpulkan informasi tertentu sebelum mulai perencanaan pelatihan. Dalam
sesi ini kita akan saling berbagi tentang informasi apa saja yang kita kumpulkan
dan bagaimana caranya. Setelah itu beberapa prosedur TNA yang lebih formal akan
diperkenalkan.
90
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.9
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
11/58
Komentar:
2. Berbagi pengalaman tentang analisis yang dilakukan sebelum perencanaan. Minta
peserta untuk membentuk buzz-groups dan saling berbagi tentang jenis-jenis infor-
masi apa tentang calon peserta, latar belakang mereka, yang dikumpulkan
sebelum merancang pelatihan dan dengan cara apa informasi itu diperoleh.
3. Kumpulkan jawaban (apa dan bagaimana) dari semua buzz groups dengan
menuliskannya pada flipchart atau white board. Diskusikan hal-hal berikut:
Apakah informasi ini membantu anda merancang pelatihan?
Apakah anda memiliki cukup informasi untuk merancang pelatihan?
Apakah kita bisa menamakan kegiatan-kegiatan tersebut sebagai analisis kebu-
tuhan pelatihan, atau Training Need Assessment?
4. Simpulkan dengan mengatakan bahwa kemungkinan besar kita sudah sering
melakukan beberapa elemen TNA tanpa menyadarinya, atau mungkin secara tidaksistimatis. Jelaskan bahwa ada banyak cara untuk melakukan TNA, tergantung
pada ukuran (wilayah dan jangka waktu) program pelatihan, tersedianya waktu dan
dana, dsb.
5. Jelaskan bahwa sesi ini akan memperkenalkan satu cara melakukan TNA secara
sistimatis. Perkenalkan gambaran proses TNA dengan fokus pada hal-hal berikut:
Apa itu TNA: analisis untuk mengenal peserta dengan lebih baik
Kapan melakukan TNA: proses terus-menerus (sebelum merancang, sesudah
merancang, pada awal pelatihan, pada awal pengenalan topik baru, dsb)
Apa yang harus dianalisis dalam TNA: komunitas, organisasi, pembelajar/peserta
Bagaimana melakukan TNA: gambaran singkat tentang langkah-langkah dalam
proses TNA.
6. Ceritakan contoh TNA anda dengan alat bantu visual sebagai ilustrasi proses TNA.
7. Bagikan handout.
Jika peserta tidak punya pengalaman atau hanya sedikit pengalaman dalam
mengumpulkan informasi untuk merancang pelatihan, lewatkan tahap 2 dan 3.
Pengenalan Training Need Assessment Hand(TNA atau Analisis Kebutuhan Pelatihan) Out
Apa itu Training Need Assessment (TNA atau Analisis Kebutuhan Pelatihan)?
Training Need Assessment (TNA) adalah suatu proses yang memungkinkan kita
mengenal peserta bahkan sebelum pelatihan dimulai. Proses ini bukan sesuatu yang
mutlak. Pendekatan yang berbeda dapat digunakan sesuai dengan tersedianya dana,
waktu, jangkauan, dan tujuan dari pelatihan tersebut.
Kerangka analisis TNA membantu anda untuk:
* Sistimatis, sehingga aspek-aspek penting tidak terlewatkan
* Menyadari hal-hal apa yang dapat dilewatkan
* Mengetahui asumsi-asumsi apa yang menjadi dasar perencanaan pelatihan anda.
91
6.1
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
12/58
92
Untuk apa?
Dari TNA seorang pelatih memperoleh pengetahuan awal yang akan dibutuhkannya
untuk:
* Memutuskan apakah pelatihan merupakan solusi tepat untuk mengatasi
masalah yang ada
* Mengembangkan strategi pelatihan yang tepat guna memenuhi kebutuhan
pelatihan yang ada
* Merancang pelatihan yang efektif dan berfokus pada pembelajar, serta
berangkat dari pengalaman dan pengetahuan peserta
* Melakukan prioritas dan memilih topik-topik untuk dibahas berdasarkan kebu-
tuhan peserta, bukan berdasarkan minat pelatih
* Memilih metode-metode dan pendekatan pembelajaran yang tepat berdasarkankarakteristik peserta.
TNA juga menghasilkan data penting yang dapat digunakan untuk memonitor
perkembangan seorang peserta atau komunitas selama pelatihan maupun sesudah-
nya.
Kapan Training Need Assessment dilakukan?
Seringkali istilah Training Need Assessment diartikan sebagai analisis kebutuhan
pelatihan yang dilakukan sebelum merancang pelatihan. Namun, analisis kebutuhan ini
harusnya berlangsung terus menerus, dan tidak berhenti setelah pelatihan dirancang.
Begitu peserta sudah dipastikan, rancangan anda harus disempurnakan lagi dan dico-
cokkan dengan karakteristik peserta secara keseluruhan. Pada awal pelatihan, andaharus menggali harapan peserta. Kemudian, ketika membahas topik yang baru anda
harus meminta umpan balik dari peserta juga.
Apa yang harus dianalisis?
Seperti yang sudah disebutkan di atas, TNA bisa dilakukan dengan banyak cara ter-
gantung kesediaan waktu dan sumberdaya lain yang anda miliki. Berikut ini usulan pen-
dekatan yang memungkinkan pengambilan jalan pintas dengan membuat asumsi-
asumsi. Keuntungan pendekatan ini adalah bahwa dari awal anda sadar akan asumsi-
asumsi yang digunakan sebagai dasar pelatihan, sehingga secara aktif bisa melakukan
verifikasi atas asumsi-asumsi tersebut selama pelatihan berjalan.
Sebelum fokus pada kebutuhan pelatihan pembelajar, kita harus melihat gambaran
yang lebih luas. Ini penting untuk menentukan apakah pelatihan memang merupakan
solusi yang tepat bagi masalah yang diidentifikasi, dan apakah masalahnya ada pada
pembelajar atau pada yang lain. Ada tiga tingkat kebutuhan yang harus dipertim-
bangkan dalam melakukan analisis yang efektif tentang kebutuhan pelatihan komunti
forestri, yaitu:
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.11
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
13/58
93
1. Kebutuhan Komunitas
Analisis ini melihat hubungan antara komunitas dan hutan. Bagaimana rupa hutan,
bagaimana hubungan antara masyarakat dan hutan, dan masalah-masalah apa yang
mereka hadapi dalam pengelolaan hutan. Ini akan membantu kita memahami satu
bagian dari lingkungan kerja pengelola komuniti forestri yang akan anda latih.
2. Kebutuhan Organisasi
Analisis ini penting dilakukan terutama apabila para peserta tergantung pada
organisasi dalam hal pengambilan keputusan dan sumberdaya untuk terlibat dalam
penerapan komuniti forestri. Ketergantungan itu biasanya terjadi karena setiap organ-
isasi memiliki mandat, kebijakan, praktek manajemen dan persyaratan program yang
berbeda satu sama lain.
3. Kebutuhan Pembelajar
Dalam hal ini, kita mempertimbangkan kemampuan individu maupun kelompok
untuk menjalankan tugas-tugas tertentu agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Contoh identifikasi kebutuhan pembelajar adalah memproyeksikan kebutuhan-kebutuhan
masa depan si pembelajar, seperti pengenalan kebijakan-kebijakan baru dalam pengelo-
laan hutan.
Analisis kebutuhan yang menyeluruh harus mengikutsertakan ketiga aspek di atas.
Akan tetapi, sejauh mana dan bagaimana pelaksanaannya tergantung pada tersedi-
anya sumberdaya yang anda miliki.
6.1
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
14/58
94
Gambaran Alur Kegiatan TNA
Analisis Situasi Mengapa pelatihan dibutuhkan? Bagaimana pelatihan dapat
berkontribusi pada penyelesa-ian masalah secara keselu-ruhan?
Apakah ada intervensi alter-natif lain yang dibutuhkan?
Siapkan pendekatan,topik dan metode untuk:
Analisis Komunitas Analisis Organisasi Analisis Pembelajar
Analisis Data tentang
Kebutuhan desa Kebutuhan organisasi Kebutuhan pekerjaan Kebutuhan pembelajar
Laporan TNADokumentasi prosesTNA dan hasil
Rencana Aksi Jadwal Peran dan tanggung-
jawab Anggaran
Informasi sekunderKumpulkan dan pelajari
Metodologi TNA
Koleksi Data
Kebutuhan Non-pelatihan
Tawarkan inter-
vensi2 alternatif
Berikan rincianKSA
AnalisisKelayakan
Kebutuhan pelatihan
Presentasi TNA
Persiapan TNA Untuk apa? Jangkauan Bagaimana
melakukannya? Sumberdaya
yang ada?
Fokus TNA
Fokus pelatihanyang direncanakan
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
.13
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
15/58
95
Pendahuluan
Berikut ini adalah sebuah contoh proses TNA. Cerita ini berdasarkan kisah nyata
tetapi disederhanakan dan didramatisir. Jangan gunakan contoh berikut sebagai blue
print, karena setiap TNA akan berbeda sesuai dengan jangkauan, tujuan, situasi, pelu-
ang dan hambatan masing-masing tim TNA.
Latar Belakang
Sebuah proyek [watershed] di wilayah Thailand utara meminta RECOFTC untuk
menyelenggarakan pelatihan analisis komuniti forestri bagi staf proyeknya (kebanyakan
pekerja lapang) guna mengembangkan rencana pengelolaan hutan partisipatif bersama
masyarakat desa. Walaupun RECOFTC berpengalaman dalam melatih peserta interna-
sional melakukan analisis komuniti forestri, disadari bahwa pelatihan tersebut harusdiadaptasi agar sesuai dengan situasi setempat (kelompok sasaran yang sama sekali
berbeda, dalam konteks Thailand). Maka, diusulkan agar dilakukan Analisis Kebutuhan
Pelatihan atau Training Need Assessment. Setelah RECOFCT menerangkan kebutuhan
serta tujuan TNA, penyelenggara proyek setuju untuk membiayai kegiatan TNA terse-
but.
Tujuan TNA
Sebuah program kunjungan 5 hari dirancang dengan tujuan berikut:
- Memahami latar belakang proyek tersebut: tujuan, hasil yang diharapkan,
kegiatan, masalah, dll.
- Mendapat gambaran langsung tentang situasi masyarakat (dan hutan) dimana
pekerja lapang sehari-hari bertugas.- Memahami peran, tugas, dan latar belakang pekerja lapang serta masalah dan
hambatan yang mereka hadapi dalam melakukan tugasnya.
Kegiatan-kegiatan TNA
- Kunjungan lapang ke 2 desa untuk menganalisis organisasi desa, hutan, peman-
faatan hutan, peraturan dan masalah.
- Wawancara individu, baik formal maupun informal, dengan staf proyek, seperti:
atasan, koordinator, dan unit pelatihan.
- Wawancara kelompok dengan para pekerja lapang tentang
pekerjaan, tugas, peran, kesulitan, hobi, kecakapan dan
pemahaman tentang pengelolaan hutan partisipatif.
Contoh Training Need Assessment Hand Out
6.1
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
16/58
96
TNA: Analisis Organisasi dan Komunitas
Pada akhir sesi peserta dapat...
Menjelaskan mengapa dan bagaimana melakukan analisis organisasi dan komuni-
tas
Mengidentifkasi informasi yang akan dianalisis pada tingkat organisasi maupun
komunitas guna merancang pelatihan mereka.
1. Contoh analisis komunitas dan organisasi ditulis pada flipchart.
2. Photocopy contoh, handout dan latihan.
2 jam
1. Ingatkan peserta akan sesi pengenalan TNA. Tanyakan apakah ada pertanyaan
tentang handout TNA yang sudah dibagikan
2. Jelaskan bahwa sesi ini akan mempunyai fokus pada dua aspek TNA: analisis
organisasi dan analisis komunitas.
3. Tanyakan apakah mereka ingat mengapa penting untuk mempertimbangkan kedua
aspek ini, dan tidak hanya fokus pada peserta/pembelajar. Sebutkan studi-studi
kasus dalam Mengapa analisis.
4. Berikan gambaran tentang proses analisis komunitas dan organisasi dengan contoh
yang telah disiapkan, sambil menekankan bahwa ini sekedar contoh yang bisa
memberikan beberapa gagasan.
Tekankan bahwa contoh ini hanya sebagai ilustrasi saja, dan tidak ada satu carabaku untuk melakukan analisis macam ini. Sesi ini hanya memberikan beberapa
gagasan saja. Gunakan metode brainstorming tentang informasi apa yang akan
dikumpulkan dan bagaimana caranya (lihat handout). Beri tekanan pada dilema
yang dihadapi dalam upaya untuk tetap fokus dan mengingat waktu, sambil berpikir
secara terbuka. Berpikiran terbuka penting supaya anda tidak terjebak atau berusa-
ha menjustifikasi jenis pelatihan yang mungkin sudah anda bayangkan.
5. Jelaskan bahwa peserta kemudian akan bekerja dalam kelompok untuk membuat
persiapan analisis komunitas dan organisasi yang akan dilakukan setelah kembali
ke tempat asal mereka. Bagikan handout, contoh dan latihan kemudian jelaskan
langkah-langkah yang harus dilakukan. Beri waktu sekurang-kurangnya satu jam
untuk tugas kelompok.
6. Undang masing-masing kelompok untuk men-display hasil kerja mereka pada
flipchart, kemudian mempelajari hasil dari keompok-kelompok yang lain (dengan
memperhatikan sejauh mana hasil itu fokus, spesifik, dan meliputi isu-isu utama)
sambil mencatat pertanyaan maupun komentar.
7. Mulailah diskusi dengan mengajak tiap kelompok untuk mengajukan pertanyaan
tentang hasil kelompok lain, dan memberikan komentar jika ada. Anda bisa mem-
berikan pengamatan tentang apa yang menarik atau mengajukan pertanyaan juga.
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.15
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
17/58
97
8. Jelaskan bahwa setiap kelompok harus membuat rencana tindak aksi berdasarkan
hasil tugas sekarang dan tugas-tugas lain yang akan menyusul (karenanya flipchart
harus mereka simpan).
Komentar:
Contoh Analisis Komunitas dan Organisasi Lanjutan Hand Out
Pendekatan
Karena diundang oleh penyelenggara proyek, tidak sulit bagi kami untuk mengatur
wawancara dengan staf proyek dari berbagai unit, termasuk unit pelatihan, direktur
(orang Thai) dan penasehat proyek (orang asing.) Disamping itu, kumpul-kumpul infor-
mal, seperti sambil makan malam dan minum-minum ternyata menjadi kesempatan
bagus untuk mendapat gambaran tentang gagasan yang muncul dan hambatan yang
dihadapi proyek tersebut. Dokumen-dokumen proyek dan TOR pekerja lapang juga
dipelajari.
Karena keterbatasan waktu, kami memutuskan untuk mengunjungi 2 desa saja. Di
tiap desa kami menghabiskan kurang dari satu hari dan mewawancarai siapa saja yang
ada. Ini menjadi hambatan besar, karena akhirnya kami hanya berhasil berbicara dengan
beberapa pejabat desa saja, seperti kepala-kepala desa. Meskipun demikian, kami
tetap berhasil mendapat gambaran tentang sistim-sistim kehidupan dan pemanfaatanhutan.
Temuan-temuan utama dari analisis komunitas dan organisasi
Tingkat Komunitas:
beberapa desa menjual hasil-hasil hutan, tetapi kebanyakan memanfaatkannya
untuk kebutuhan sendiri,
institusi-institusi pengelolaan hutan biasanya terdiri dari tokoh-tokoh politik lokal,
dan memusatkan perhatiannya pada perjuangan perebutan lahan dengan pemerin-
tah
aturan-aturan formal (tertulis) dan informal tentang pengelolaan hutan memang
ada, tetapi aturan formal nampaknya ditulis oleh pejabat pemerintahan sehingga
menekankan konservasi dan mengabaikan pemanfaatan sumberdaya hutan seba-gaimana adanya
proyek ini disambut baik oleh penduduk desa karena kegiatan-kegiatan pembangu-
nan yang telah dilakukan selama beberapa tahun terakhir
Tingkat Proyek
atasan Thai tidak percaya pada masyarakat lokal dalam pengelolaan hutannya
sendiri
6.1
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
18/58
98 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
penasehat asing sangat mendukung gagasan KF
mandat proyek dengan jelas termasuk pengembangan rencana pengelolaan hutan,
tetapi batas waktu yang ditetapkan kelihatannya tidak realistis.
Analisis Komunitas dan Organisasi Hand Out
Bagaimana melakukan analisis?
Metode pengumpulan informasi selama analisis komunitas dan organisasi tidak
hanya digunakan dalam TNA. Metode-metode dan alat analisis PRA sangat cocok digu-
nakan dalam konteks ini juga.Yang unik dari latihan ini adalah jenis informasi yang ingin anda kumpulkan. Menjaga
fokus latihan di dalam benak anda, yaitu pelatihan yang akan dilakukan, adalah san-
gat penting. Hanya dengan tetap fokus pada pelatihan, anda akan berhasil
mengumpulkan data yang cukup spesifik untuk digunakan dalam merancang pelatihan
anda. Pada saat yang sama, ketika melakukan analisis, anda tidak boleh langsung
memutuskan bahwa pelatihan adalah satu-satunya solusi, sehingga data yang dipilih
dan dianalisis hanya yang bisa mendukung pelatihan anda. Karena itu, tetaplah pada
fokus tetapi sambil membiarkan pikiran (dan mata dan telinga) tetap terbuka.
Analisis Komunitas
Cara terbaik untuk menganalisis hubungan antara hutan dan masyarakat di suatu
wilayah adalah dengan mengunjungi wilayah itu dan melakukan analisis komuniti fore-
stri dengan teknik-teknik analisis partisipatif (seperti PRA/RRA).Tetapi, jika tidak ada dana untuk melakukan kunjungan ke desa, anda bisa
memanfaatkan bahan-bahan referensi yang ada dan/atau mengidentifikasi orang-orang
yang mengenal baik wilayah tersebut dan dapat memberikan informasi pada anda.
Beberapa isu yang dapat ditinjau:
Pola hidup, kesempatan, masalah yang sifatnya umum
Pemanfaatan, praktek dan pengelolaan sumberdaya hutan
Isu-isu yang berkaitan dengan training, seperti kesadaran, perspektif dan gagasan
masyarakat desa, pengetahuan dan praktek-praktek lokal, masalah dan kebutuhan
Hubungan masyarakat desa dengan organisasi dan institusi yang ada
Hubungan masyarakat desa dengan calon pembelajar/peserta pelatihan.
6.17
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
19/58
6.18
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 99
Analisis Organisasi
Asumsi dasar yang digunakan adalah bahwa suatu program pelatihan berhubungan
dengan satu atau lebih institusi dan/atau organisasi. Merancang program pelatihan
komuniti forestri harus mempertimbangkan tujuan umum dari organisasi pendukung,
orientasinya, arahan serta semangatnya.
Mempelajari laporan program dan proyek dapat memberikan banyak informasi ten-
tang arahan masa depan, dukungan dan sumber-sumber dana lain yang tersedia, yang
dapat mempengaruhi kinerja si pembelajar dalam mengerjakan fungsinya atau dalam
menerapkan komuniti forestri.
Wawancara dengan rekan kerja, manajer dan rekan-rekan lainnya tentang isu atau
masalah yang berkaitan dengan fungsi organisasi yang mempengaruhi program komu-
niti forestrinya dapat menjadi informasi yang bermanfaat.Ada baiknya juga melakukan identifikasi strategi-strategi lain yang ada dalam
organisasi untuk belajar tentang komuniti forestry seperti sistim mentor, saling menga-
jar, pertukaran, dll.
Pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dapat digunakan dalam melakukan analisis
organisasi:
Apa yang menjadi orientasi program-program dalam organisasi saat ini?
Apakah tujuan pelatihan yang direncanakan cocok dengan orientasi dan pro-
gram-program tersebut?
Sejauh mana ketersediaan sumberdaya dan dukungan tindak lanjut bagi
para pembelajar untuk melakukan kegiatannya setelah mengikuti pelati-
han? Berapa banyak sumberdaya dan input akan dibutuhkan untuk
mengembangkan kemampuan staf bagi pelatihan ini? Apakah ada
cara-cara lain yang lebih murah?
Apa yang menjadi faktor-faktor penentu (kesempatan, kendala)
dalam lingkungan kerja yang mempengaruhi staf dalam men-
jalankan fungsinya?
Apakah harapan terhadap staf dalam menjalankan fungsinya diko-
munikasikan dengan baik?
Apa yang menjadi motivasi bagi orang untuk menjalankan fungsinya
dengan baik?
Kesempatan-kesempatan pelatihan atau pembelajaran seperti apa yang disediakan
organisasi bagi staf dan bagaimana pengalaman mereka sejauh ini?
Bagaimana organisasi menggambarkan profil pembelajar (tingkat pendidikan rata-
rata, latar belakang secara umum, jenis pengalaman dan berapa tahun, pekerjaan,
peran dan tugas, kelemahan dan kekuatan, minat dan hal-hal yang disukai, hal-hal
yang tidak disukai dan kekahwatiran)?
Apakah ada deskripsi pekerjaan atau Terms of Reference tentang pembelajar?
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
20/58
Pendekatan untuk
Organisasi :
Komunitas:
Isu Metode& topik & Ala
_ _
_ _
_ _
_ _
_ _
_ _
_ _
100 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
TNA: Analisis Organisasi dan Komunitas Latihan
1. Dalam kasus pelatihan anda, identifikasi organisasi(-organisasi) dan komunitas
mana saja yang relevan untuk pembelajar anda.
2. Siapkan checklist berisi topik dan isu tentang komunitas dan organisasi(-organisasi)
tersebut yang ingin anda gali lebih jauh.
3. Dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia, jumlah organisasi dan komunitas
yang anda identifikasi, apa pendekatan terbaik untuk menggali topik dan isu yang
sudah diidentifikasi? Misalnya:
Melakukan kunjungan lapang secara berkelompok, atau memecah kelompok
Mencari tambahan orang untuk membantu anda Mengundang wakil-wakil dari organisasi dan institusi untuk rapat atau lokakarya.
Mengunjungi, menundang, menelepon, mengirim email atau mengirim surat
untuk menjangkau sumber-sumber informasi penting yang memahami isu-isu
dalam komunitas dan/atau organisasi tersebut
4. Pilih metode-metode yang tepat, tergantung pada pengalaman anda serta pen-
dekatan yang diidentifikasi. Misalnya:
Memanfaatkan informasi sekunder seperti: laporan dari organisasi, deskripsi
pekerjaan, laporan studi tentang topik atau bidang tertentu
Pengamatan
Wawancara individu
Wawancara kelompok Alat RRA/PRA
Rapat brainstorming
5. Siapkan presentasi kerja kelompok pada flip chart dengan format:
6.19
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
21/58
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
Komentar
Pada akhir sesi para peserta
Dapat menjelaskan mengapa dan bagaimana melakukan analisis pembelajar
Telah mengidentifikasi informasi apa saja tentang pembelajar yang perlu digali
untuk proyek pelatihan mereka sendiri.
Contoh proses analisis pembelajar ditulis pada flipchart
Fotokopi handouts, contoh dan latihan
2 jam
1. Dengan merujuk pada TNA handout tanyakan pada peserta apakah ada per-
tanyaan tentang analisis pembelajar.2. Terangkan bahwa selama sesi ini kita akan mempersiapkan langkah ketiga dalam
TNA, yaitu analisis pembelajar.
3. Jelaskan sekali lagi bahwa tidak ada satu cara terbaik untuk melakukan analisis
pembelajar, tetapi dalam pelatihan ini akan diperkenalkan beberapa gagasan yang
bisa digunakan.
4. Tanyakan apa yang mungkin terjadi jika anda langsung bertanya kepada si pem-
belajar, apa yang ingin dipelajari? Mengapa daftar topik yang diinginkan tidak
berguna? Perkenalkan dua jenis (lihat komentar) analisis pembelajar.
5. Lakukan brainstorming tentang jenis-jenis informasi apa saja yang dapat berman-
faat dan bagaimana mengumpulkannya (lihat handout). Terangkan bahwa cara ini
berguna untuk menilai tingkat pengetahuan, ketrampilan serta sikap pembelajar
pada saat ini.6. Jelaskan bahwa sebelum menilai tingkat pengetahuan, ketrampilan dan sikap
pembelajar pada saat ini, ada baiknya menentukan lebih dulu tingkat pengetahu-
an, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan. Perkenalkan logika job-task-gap analy-
sis, atau analisis terhadap kesenjangan antara pekerjaan dan tugas.
7. Berikan contoh-contoh analisis pembelajar, sambil menekankan bahwa ini hanya
merupakan contoh untuk memberi ide, bukan untuk digunakan sebagai sesuatu
yang baku.
8. Tugaskan peserta untuk bekerja dalam kelompok proyek mereka guna mempersi-
apkan analisis pembelajar yang akan dilakukan setelah mereka pulang. Bagikan
lembaran latihan, dan bahas langkah-langkah tugas yang diberikan. Beri waktu
sedikitnya 1 jam untuk menyelesaikan tugas ini.
9. Setelah selesai, minta agar setiap kelompok memasang flipchart mereka dan
membacakan hasil kerja kelompok. Undang peserta lain untuk bertanya atau ber-
komentar tentang hasil-hasil yang ingin dicapai oleh kelompok lain (apakah cukup
fokus dan spesifik, tentang isu-isu utama, metode yang tepat, dsb). Berikan pan-
dangan anda sendiri atau pertanyaan.
10. Jelaskan bahwa kelompok bertugas untuk menyiapkan rencana aksi berdasarkan
hasil latihan (jadi semua flipchart harus disimpan sendiri!).
6.20
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 101
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
22/58
Pekerjaan: Penilaian Komuniti Forestri
Tugas
Membangunhubungan
Menilai
Negosiasi
Institusionalisasi
Perencanaan
Dokumentasi
Sub-tugas
Saling mengenal
Mobilisasi
Mengumpulkaninformasi
Menilai infor-masi
Menganalisisinformasi
Membuat ren-cana pengelolaan
Membahas ren-cana pengelolaan
Finalisasi ren-cana pengelolaan
Pengetahuan
Kerangka logis,proses danlangkah-langkahCFA
Panduan manaje-men pengelolaan
Ketrampilan
Ketrampilansosial
Mendorong,menciptakanminat
Wawancara &Pengamatan,alat-alat CFA
Refleksi triangu-ler
Analisis
Fasilitasi
Negosiasi &mediasi
Resolusi konflik
Penulisan laporan
Sikap
Terbuka, bersa-habat, berminat
Sama
Sabar, tidakbias, berpikiranterbuka, cermat,memperhatikan
Sama
Sama
Memperhatikankesetaraan
Berposisi netral
Sama
102 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
Contoh Analisis Pembelajar Lanjutan
Hand OutPendekatan
Sebelum mewawancarai pekerja lapang, kami membuat analisis pekerjaan dan
tugas seperti di bawah ini, yang tidak terlalu rinci tetapi berfungsi sebagai panduan
selama wawancara.
6.21
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
23/58
6.22
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 103
Berhubung para pekerja lapang tinggal di beberapa desa berbeda di daerah lokasi
proyek, kami minta mereka berkumpul untuk wawancara kelompok dan beberapa
diantaranya menemani kami melakukan kunjungan ke desa-desa. Kunjungan desa
memberi kami kesempatan untuk mengamati pekerja lapang berinteraksi dengan
masyarakat, sedangkan wawancara kelompok membahas isu-isu berikut:
Latar belakang umum: pendidikan dan pengalaman
Peran dan tanggung jawab sekarang
Masalah dan hambatan melakukan pekerjaan
Perhatian pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan komuniti forestri
Pengetahuan tentang konsep dan prinsip-prinsip KF
Pengalaman melakukan proses-proses KF, institusionalisasi dan rencana pengelo-
laan Tersedianya waktu mengikuti pelatihan
Sekali lagi karena keterbatasan waktu dan situasi wawancara kelompok, kami tidak
dapat menggali informasi yang lebih spesifik tentang tingkat pengetahuan, ketrampilan
dan sikap maupun mendalami beberapa isu yang sensitif.
Hasil
Tingkat Pekerja lapang
Pekerja lapang dikenal baik di desa dan mempunyai hubungan baik dengan hampir
seluruh penduduk desa
Pekerja lapang mempunyai beban dan keragaman pekerjaan yang cukup berat diluar kegiatan-kegiatan komuniti forestri
Pekerja lapang bekerja secara terisolir, dan komunikasi dengan kantor maupun
dukungan terbatas
Ada minat terhadap komuniti forestri dan pemahaman dasar tentang prisip-prinsip KF
Kurang memahami proses penilaian komuniti forestri dan ada keterbatasan
ketrampilan untuk melakukan penilaian dan rencana KF.
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
24/58
104 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
Analisis Pembelajar
Bagaimana menganalisis pembelajar?
Kalau kita langsung bertanya pada pembelajar tentang pelatihan yang dibutuhkan-
nya, kemungkinan besar kita akan mendapat daftar topik yang panjang dan beraneka
ragam. Dan apa yang bisa kita lakukan dengan daftar panjang seperti itu? Dengan
topik yang begitu banyak, bagaimana memilih yang tepat?
Dengan analisis pembelajar, seorang pelatih dapat memahami apa yang biasanya
dilakukan seorang pembelajar dalam pekerjaannya sehari-hari serta apa yang dibu-
tuhkannya agar dapat meningkatkan kinerjanya. Informasi yang diperoleh dari pen-
dekatan seperti inilah yang diperlukan pada waktu merancang kegiatan pelatihan.
Kadang-kadang kita perlu menganalisis pekerjaannya secara menyeluruh, tetapipada umumnya kita hanya tertarik pada kerja-kerja tertentu yang berkaitan dengan
masalah yang ditemukan atau pelatihan yang sedang dipikirkan. Ingat, kita harus fokus!
Ada tiga tahap berbeda yang akan dijelaskan dalam handout ini: tahap persiapan
dengan menggunakan analisis pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan, dan sikap;
tahap asesmen atau penilaian; dan tahap final gap analysis atau analisis gap akhir.
Tahap yang pertama adalah yang paling sistimatis, tetapi seringkali juga menjadi yang
paling banyak makan waktu dan paling rumit. Ada juga resiko bahwa analisis yang
pada awalnya ditujukan untuk pelatihan akhirnya merugikan peserta kalau digunakan
sebagai ujian pekerjaan-kinerja.
Persiapan untuk asesmen dan analisis pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilandan sikap (KSA)
Sebelum menilai seorang pembelajar, ada baiknya menganalisis lebih dulu apa yang
sesungguhnya anda harapkan dari pembelajar itu, atau dengan kata lain, kemampuan
yang diperlukan agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik. Analisis ini dapat
dibagi dalam 3 langkah:
6.23
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
25/58
6.24
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 105
1. Analisis pekerjaan: menguraikan pekerjaan dalam tugas-tugas kemudian mempela-
jarinya dengan teliti dalam konteks dimana pekerjaan tersebut dilakukan, serta
bertanya mengapa hal-hal tersebut perlu dilakukan dan masalah-masalah apa
yang dihadapi. Seharusnya, konteks pekerjaan secara menyeluruh diperoleh ketika
analisis organisasi dilakukan, tetapi dapat diperiksa ulang dalam analisis pekerjaan.
2. Analisis tugas: menguraikan tugas-tugas dalam sub-sub tugas yang lebih kecil
3. Analisis Pengetahuan, Ketrampilan dan Sikap (KSA): menguraikan sub-sub tugas
menjadi prasyarat-prasyarat pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan
untuk melakukan sub-sub tugas yang telah diidentifikasi sebelumnya.
Penguraian tugas dapat digunakan untuk menentukan tugas-tugas mana saja
yang dianggap kritis karena harus dilakukan atau karena dianggap sulit dilakukan olehpembelajar. Penguraian tugas juga dapat digunakan untuk mendapat gambaran men-
genai persepsi pembelajar tentang kebutuhan-kebutuhan pribadi untuk berkembang dan
pentingnya melakukan tugas-tugas tertentu dalam pekerjaan mereka.
Penilaian tentang pembelajar
Tantangan dalam menilai pembelajar adalah dalam mengarahkan wawancara
sehingga anda mendapatkan informasi khusus yang dibutuhkan untuk pelatihan anda
tanpa memancing jawaban yang akhirnya menjadi justifikasi bagi pelaksaanan pelati-
han itu! Sekali lagi, ada banyak cara untuk melakukan ini. Pertimbangkan sumber-
sumber apa saja yang dapat anda gunakan, lalu siapkan daftar topik dan isu, dan pilih
metode yang tepat.
Beberapa isu yang mungkin dipelajari adalah:
Tugas dan tanggung jawab sekarang, serta sikap, pengetahuan dan ketrampilan
yang dibutuhkan
Apa yang membuat tugas dan tanggung jawab lebih mudah atau lebih sulit
Apa yang menjadi minat/motivasi yang berkaitan dengan pekerjaan
Apa yang disukai/tidak disukai tentang pekerjaan
Pandangan dan harapan masa depan
Peluang, hambatan, masalah
Gagasan tentang bagaimana mengatasi hambatan dan masalah
Pengetahuan dan ketrampilan yang masih kurang
Pengalaman pelatihan sebelumnya, apa yang disukai dan tidak disukai tentang
pelatihan
Pandangan tentang organisasi dan desa yang bersangkutan
Pemahaman, pandangan, gagasan, minat dan pengalaman yang berkaitan dengan
topik pelatihan yang direncanakan.
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
26/58
106 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
Beberapa metode, alat dan teknik yang mungkin digunakan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam mengumpulkan informasi
untuk analisis pembelajar. Cara terbaik adalah mendatangi tempat pembelajar bekerja
dan mempelajari atau mewawancarainya ketika sedang melakukan pekerjaannya.
Tanyakan apakah mereka mempunyai deskripsi pekerjaan yang resmi atau Kerangka
Acuan. Pelajari dokumen tersebut bersama-sama dan tanyakan bagaimana kaitannya
dengan pekerjaan mereka sesungguhnya. Apabila tidak ada cukup dana atau waktu
untuk melakukan kunjungan lapang ke tempat pembelajar bekerja, anda dapat juga
mewawancarai sekelompok pembelajar, atau membuat daftar tugas-tugas penting
bersama-sama dengan atasannya atau sumber-sumber informasi kunci lainnya.Analisis gap
Dalam analisis gap, kita mengidentifikasi kesenjangan antara analisis pekerjaan-
tugas-pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan dengan penilaian peker-
jaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada sekarang.
Mengenali gap akhirnya akan membantu Anda sebagai seorang pelatih:
Pengembangan tujuan pembelajaran khusus dan berkait isi terhadap kerja, peran,
tugas dan tanggung jawab peserta sebenarnya
Membuat pelatihan lebih praktis daripada teoritis, termasuk pengembangan sikap
dan ketrampilan
Menetukan lingkup, pendekatan yang tepat dan waktu yang diperlukan untuk
pelatihan
Menilai kemajuan peserta melalui latihan monitoring dan evaluasi.
TNA: ANALISIS PEMBELAJAR
1. Identifikasikan bagaimana profil umum pembelajar Anda (berdasarkan pada asumsi
Anda, jika diperlukan), seperti latar belakang, pengalaman masa lalu, organisasi
tempat dia bekerja, tipe pekerjaan.
2. Mulai analisis KSA-tugas-kerja, dengan menetapkan tingkat kebutuhan dari lima
tugas utama. Hal ini kemudian dipecah menjadi sub-tugas dan beberapa dari sub-
tugas ini kemudian dipecah menjadi pengetahuan, ketrampilan dan sikap.
3. Siapkan satu daftar periksa topik-topik dan isu-isu mengenai pembelajar yang akan
Anda eksplorasi.
4. Dengan mempertimbangkan ketersediaan waktu, dan jumlah dan tipe-tipe pembela-jar yang Anda identifikasikan, pendekatan apa yang terbaik untuk mengeksplorasi
topik-topik dan isu-isu yang diidentifikasi?
Contohnya:
Kunjungan oleh satu tim secara bersama-sama atau memecah tim
Mencari lebih banyak orang untuk membantu
6.25
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
27/58
Profil pembelajar:
Tugas:
Tugas-Subtugas-KSA
Isu-isu & Metode-metodeTopik-topik & Alat
_ _
_ _
_ _
_ _
Pendekatan:
6.26
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 107
Mengundang perwakilan dari organisasi dan lembaga pembelajar dalam satu
pertemuan atau loka karya
Kunjungan, undangan, membuat hubungan telepon, mengirim email atau surat
untuk menjangkau informan kunci yang memiliki pemahaman yang baik menge-
nai isu-isu dalam komunitas dan/atau organisasi.
5. Pilih metode yang sesuai, tergantung pada pengalaman Anda dan pendekatan
yang teridentifikasi. Contohnya:
Menggunakan informasi sekunder (laporan dari organisasi, deskripsi kerja)
Observasi
Wawancara individual
Wawancara kelompok Alat RRA/PRA
Pertemuan curah pendapat
Latihan pohon-masalah atau analisis SWOT
6. Pilih Siapkan satu presentasi dari kelompok Anda pada flipcharts sebagai berikut:
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
28/58
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah
Komentar
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Pada akhir sesi para peserta
bisa mengidentifikasi keterbatasan konteks pelatihan (tumpang tindih dimensi TNA)
dengan menggunakan studi kasus.
bisa mendiskusikan proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dengan menggu-
nakan studi kasus.
Contoh Analisis Kebutuhan Pelatihan pada flipcharts, Contoh yang difotokopi, handout
dan studi kasus
2 jam
1. Jelaskan bahwa setelah kita menilai komunitas, organisasi dan pembelajar, kita
akan mencoba untuk mengintegrasikan ketiga dimensi yang saling berkaitan, agar
kita dapat mengidentifikasi kondisi-kondisi konteks pelatihan, alternatif intervensi
yang mungkin, dan kebutuhan pelatihan agar bisa dipenuhi melalui kursus pelatihan.
2. Beri ilustrasi terhadap konsep ini menggunakan tiga lingkaran yang saling tumpang
tindih (lihat hand out TNA). Jelaskan bagaimana tumpang tindih dan proses TNA
dapat menemukan keterbatasan, intervensi alternatif, kebutuhan pelatihan dan pen-
dekatan pelatihan.
3. Jelaskan bahwa selama sesi ini kita akan menggunakan satu studi kasus untuk
mempraktekkan integrasi ketiga dimensi untuk mengidentifikasi keterbatasan dan
kebutuhan pelatihan.4. Perkenalkan dan bagikan studi kasus. Bagi peserta menjadi kelompok kecil. Luangkan
waktu satu jam untuk tugas.
5. Minta kelompok untuk memajang hasil dan undang mereka untuk melihat hasil
kelompok lain. Dorong pertanyaan dan diskusi.
6. Tanyakan kepada mereka apa yang paling sulit dilakukan dan bagaimana mereka
menyelesaikannya. Tanyakan aspek apa yang paling sulit jika mereka melakukan ini
untuk proyek mereka sendiri. Tekankan bahwa dalam kenyataan proses ini akan
lebih rumit, karena mereka harus berkumpul dan menganalisis informasi sendiri.
7. Jelaskan bahwa mereka akan harus menampilkan hasil dari latihan TNA mereka dari
projek-projek mereka sendiri dengan cara yang sama.
8. Rumuskan langkah-langkah utama dan hasil analisis TNA. Dan jelaskan bahwa
kegiatan terakhir termasuk dokumentasi dan pelaporan proses dan hasil TNA akan
dijelaskan dalam sesi yang lain.
Kasus yang digunakan memang sengaja disederhanakan. Kasus ini hanya berisi infor-
masi yang relevan dengan kursus pelatihan. Kasus ini memberi contoh yang baik dari
langkah-langkah yang disertakan dalam analisis informasi untuk mengidentifikasi kebu-
tuhan pelatihan. Meskipun begitu, dalam kenyataan, peserta harus belajar bagaimana
memilih dan fokus pada informasi yang diperlukan untuk merancang pelatihan.
Akhirnya mereka harus menerapkan pelatihan, yang merupakan latihan yang lebih sulit.
108 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.27
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
29/58
Studi Kelayakan
Identifikasikan keterbatasan dan solusi alternatif
Dalam studi kelayakan kita menekankan pada dua keterbatasan utama yang,
dalam padangan kita, akan sangat menghambat efektifitas pelatihan. Keterbatasan
pertama adalah sikap yang tidak mendukung dari bos terhadap komuniti forestri, dan
yang kedua adalah kurangnya dukungan cadangan untuk pekerja lapangan selama
bekerja dalam komunitas.
Hubungan antarapekerja lapangandan pendudukdesa baik.
Pekerja lapanganberusaha men-dukung kebu-tuhan pendudukdesa.
Hubungan antara pro-jek dan pendudukdesa baik.
Mandat projek untukmemproduksi rencanapengelolaan adalahsatu kepentinganbersama.
Pekerja lapangan bek-erja dengan dukungancadangan terbatasdari projek.
Bos tidak mendukungKF.
Mengidentifikasi batasan dan kebutuhan pelatihan: Batasan yang tidak bisa dilatihkan bagi pembela-
jar: bos yang tidak mendukung dan dukungancadangan yang terbatas, situasi yang kompleksmengakibatkan proses perkembangan yang sulitdari rencana pengelolaan hutan lokal.
Intervensi alternatif: tunggu pelatihan sampaibos yang baru datang, identifikasi pendukungpekerja lapangan.
Kebutuhan yang bisa dilatihkan: memahami prin-sip dan konsep KF, memahami kondisi lokal,ketrampilan dalam melakukan penjajagan, negosi-asi dan perencanaan KF.
KomunitasOrganisasi
Pembelajar
6.28
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 109
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Dengan menganalisis ketiga dimensi dari kebutuhan pelatihan kita, telah menghasilkan
hasil berikut:
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN CONTOH LANJUTAN Hand Out
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
30/58
Proses untuk penetapan rencana pengelolaan
Bagian proses yang dicakup oleh pelatihan
Penilaian dasarsumber daya alamdan pengakuanstakeholder
Negosiasi dengankomunitas lokaldan lembagapemerintah
Institusionalisasi Rencana pengelolaan
Kita menyarankan bahwa projek menunggu sampai seorang bos baru tiba, dan
sementara waktu, carilah seseorang untuk menyediakan dukungan cadangan terhadap
pekerja lapangan.
Proposal program pelatihan untuk perencanaan tata guna lahan hutan partisipatif
Usulan program pelatihan ini diajukan karena situasi di dalam komunitas yang kom-
pleks dan kurangnya pemahaman pekerja lapangan. Karena program ini panjang,
maka program dibagi menjadi beberapa lokakarya, yang masing-masing tidak lebih dari
sepuluh hari. Waktu pelaksanaan semua lokakarya diusahakan terjadi dalam periode
setengah tahun. Di antara lokakarya, pekerja lapangan akan memiliki kesempatan
untuk berpraktek di desa mereka sendiri tentang apa yang telah mereka pelajari sela-
ma lokakarya.Pelatihan didasarkan pada kenyataan bahwa konsep lingkungan, begitu juga
pemanfaatan dan perlindungan sumber daya alam, memiliki makna yang berbeda
untuk orang-orang yang berbeda, terutama mereka yang terlibat pada tingkat lokal.
Contoh, bagi penduduk desa, lingkungan dipahami sebagai sumber bagi kelangsungan
hidup mereka. Karenanya pendekatan pelatihan sepenuhnya didasarkan pada per-
tukaran pengetahuan dalam satu lingkungan ekologis dan sosial yang spesifik (pelati-
han akan dilakukan di desa). Pelatihan akan melengkapai kemampuan peserta untuk:
menilai sumber daya alam,
mendapatkan gambaran yang beragam dari se-
mua kelompok orang yang terlibat, dan menge-
tahui klaim (pengakuan) spesifik yang mereka buat
terhadap sumber daya yang tersedia,
menentukan kecenderungan dalam
dinamika penggunaan sumber daya dan
mengembangkan ukuran yang diper-
lukan untuk mengurangi dampak negatif.
Dalam situasi yang sebenarnya, dukungan
pelatihan akan menjadi dasar bagi proses-proses pengelolaan hutan yang garis
besarnya dijelaskan dalam gambar dibawah ini. Ini akan mencakup proses penjajagan,
serta langkah awal yang dibutuhkan dalam negosiasi untuk penyelesaian konflik. Perlu
ditekankan bahwa langkah-langkah berikutnya (institusionalisasi, penetapan rencana
pengelolaan) memerlukan satu pendekatan terbuka, yang akan dikembangkan saat
proses berlangsung.
110 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.29
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
31/58
Begitu keterbatasan kontekstual pelatihan teridentifikasi, keterbatasan ini perlu dini-
lai. Berapa banyak hal ini akan berpengaruh terhadap pelatihan? Bisakah suatu pro-
gram pelatihan menyediakan solusi? Setelah konteks pelatihan dinilai, sekarang saat-
nya untuk fokus pada masalah dan kebutuhan pembelajar. Lagi, pertanyaan perta-
manya adalah, masalah apa yang tidak bisa dipecahkan melalui pelatihan? Hal ini
diikuti dengan proses penilaian yang sama:
Kondisi dalamkomunitas yangmembatasi pembe-lajar untuk bekerja
Keperca-yaan komu-nitas terhadaporganisasi
Komple-mentasi sum-ber daya dalamorganisasi versuskebutuhan komunitas
Dukungan organisas-ional dan batasanbagi pembelajaruntuk bekerjaIdentifikasi keterbatasan solusi alternatif dan
kebutuhan pelatihan: identifikasi keterbatasan dan isu-isu yang
berhubungan dengan pembelajar identifikasi yang bisa diselesaikan dengan
pelatihan jika pelatihan bukan solusi kembangkan inter-
vensi alternatif fokus pada masalah pelatihan, identifikasi
kebutuhan pelatihan dalam pengertian penge-tahuan, ketrampilan dan sikap
kembangkan strategi pelatihan, tujuan-tujuandan topik-topik yang mungkin, anggaran
6.30
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 111
Bagaimana Anda menganalisis kebutuhan pelatihan
Informasi yang dikumpulkan mengenai pembelajar, komunitas dan organisasi kini
harus dianalisis dan dikombinasikan. Diagram berikut ini bisa dipergunakan sebagai alat
untuk menstrukturkan dan menganalisis informasi yang dikumpulkan. Ketiga tingkat
menunjukkan tumpang tindih tertentu; organisasi dengan komunitas, organisasi dengan
pembelajar dan pembelajar dengan komunitas. Analisis terhadap setiap tumpang tindih
akan membawa Anda lebih dekat untuk menetapkan keterbatasan konteks pelatihan.
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN Hand Out
OrganisasiKomunitas
Pembelajar
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
32/58
untuk keterbatasan dan kebutuhan yang tidak bisa dilatihkan: nilailah kepentingan-
nya dan sarankan solusi alternatifnya,
untuk kebutuhan yang bisa dilatihkan: nilailah pengetahuan, keterampilan, serta
sikap yang dibutuhkan untuk masa kini dan masa depan.
Analisis kebutuhan pelatihan mungkin langkah yang paling sulit dalam keseluruhan
latihan TNA, tetapi ini adalah hal yang paling penting. Pengalaman mengajari kita bahwa
tantangan terbesar untuk setiap latihan TNA adalah untuk menjaga satu fokus yang
jernih. Biasanya begitu Anda akan memulai analisis, Anda akan memiliki begitu banyak
informasi, sehingga akan menyulitkan untuk mengidentifikasi dan memilih informasi
yang relevan dengan kegiatan pelatihan.
Hal lain yang perlu diingat sepanjang proses TNA, bahwa meskipun analisis komuni-tas dan organisasi penting untuk menilai konteks dan keterbatasan, fokus utama lati-
han harusnya adalah analisis pembelajar dan identifikasi kebutuhan pelatihan yang san-
gat spesifik.
Langkah selanjutnya setelah kebutuhan pelatihan teridentifikasi, adalah analisis
kelayakan di mana kelayakan satu program pelatihan dinilai dan penyampaian satu
proposal pelatihan, termasuk perkiraan anggaran.
Analisis Kelayakan
Selama analisis kelayakan, ditampilkan berbagai pilihan untuk memecahkan
masalah yang beragam. Jika banyak keterbatasan yang tidak bisa diselesaikan melalui
pelatihan, kita harus mempertimbangkan berbagai intervensi atau memutuskan untuktidak meneruskan pelatihan sama sekali. Beberapa alternatif pelatihan mungkin terma-
suk rekrutmen, merubah jabatan dan realokasi jabatan-jabatan atau tugas-tugas.
Proposal program pelatihan menampilkan strategi pelatihan secara keseluruhan,
ruang lingkup program pelatihan, tujuan keseluruhan dan topik-topik utama yang akan
dilatih.
Mengidentifikasi biaya program pelati-
han yang diajukan bisa menjadi bagian dari
analisis kelayakan. Hal itu harus termasuk
biaya tetap (tanpa mempertimbangkan
jumlah peserta yang akan hadir) dan biaya
tidak tetap (biaya tambahan per peserta),
dan biaya langsung dan tidak langsung.
Biaya langsung termasuk hal-hal seperti
gaji, uang saku(allowances), logistik, pengi-
napan, dan transportasi. Biaya tidak lang-
sung mungkin termasuk penggunaan
listrik, biaya kesempatan(opportunity cost)
seperti gaji untuk periode pelatihan.
112 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.31
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
33/58
6.32
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 113
Bacalah kasus berikut
Latar Belakang
Anda diminta untuk melakukan penjajagan kebutuhan pelatihan untuk 15 penyuluh
pertanian, semua bekerja untuk Organisasi Non-Pemerintah (ORNOP) yang sama. Anda
berkunjung ke tiga desa yang berbeda dengan menggunakan metode PRA untuk men-
jajagi minat, pengalaman dan masalah yang dihadapi petani ketika mempraktekkan
pertanian berkelanjutan. Anda melakukan beberapa wawancara dengan penyuluh indi-
vidual dan pengelola ORNOP. Temuannya dijelaskan di bawah ini.
Hasil Analisis Komunitas
Tidak semua petani sadar tentang pertanian berkelanjutan. Dalam kenyataanhanya sebagian kecil petani yang benar-benar aktif menggunakan praktek pertanian
berkelanjutan. Petani tersebut telah mengorganisasikan dirinya dalam Asosiasi Petani
Organik (APO). Organisasi ini tampaknya memonopoli dukungan ORNOP di desa. Karena
keberadaan kami di desa adalah tugas dari ORNOP, maka kami banyak berbicara den-
gan petani-petani APO. Sulit untuk mendekati mayoritas petani yang tidak memprak-
tekkan pertanian berkelanjutan.
Petani-petani mengungkapkan bahwa masalah utama mereka berhubungan dengan
pemasaran, dan kekurangan air. Pemasaran produk-produk pertanian berkelanjutan
sepertinya lebih sulit daripada produk-produk pertanian biasa. Meskipun ORNOP mulai
membantu petani dengan harga mahal untuk padi organik, bantuan ini kemudian ditarik
pada tahap selanjutnya karena krisis ekonomi, dan akibatnya kepercayaan petani men-
jadi turun.Sebagai tambahan selama tahun yang lalu, kekurangan air telah menjadi satu
masalah yang semakin akut bagi mayoritas petani. Hanya petani kaya yang bisa
memiliki pompa sumur dalam dan bisa menanam satu varietas sayuran pertanian
berkelanjutan yang berhasil selama musim kering. Petani-petani yang lain, yang tergan-
tung pada pompa sumur dangkal dan air hujan, hanya bisa menanam padi di musim
hujan. Mayoritas petani di desa-desa tidak memiliki tanah yang benar-benar mereka
tanami dan karenanya tidak berminat untuk melakukan investasi jangka panjang yang
diperlukan untuk banyak praktek pertanian terlanjutkan.
Hasil Analisis Organisasi
ORNOP-nya relatif masih muda, dan telah tumbuh pesat selama beberapa tahun
yang terakhir. Selama waktu tersebut banyak penyuluh muda yang baru telah direkrut.
Karena tekanan yang tinggi untuk membuat kegiatan berjalan, maka hanya sedikit
waktu yang diinvestasikan untuk melatih staf baru mengenai ketrampilan penyuluhan
atau praktek pertanian berkelanjutan. Penyuluh harus melayani sendiri sejumlah desa-
desa yang terpisah, tanpa dukungan apa pun dari ORNOP di lapangan.
Staf senior dari ORNOP, tidak terlalu banyak melakukan pelayanan lapangan lagi
karena mereka terikat di kantor dengan semua jenis masalah menajemen meskipun
MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN STUDI KASUS
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
34/58
114 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
mereka berpengalaman baik dan memiliki latar belakang yang kuat dalam konsep dan
praktek pertanian berkelanjutan. Sayangnya tidak ada mekanisme di tempat tersebut
untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman antara staf ORNOP senior dan yunior.
Keluaran Analisis Pembelajar
Penyuluh mengungkapkan ragam masalah yang luas dihadapi dalam pekerjaan
mereka (lihat pohon masalah di bawah sebagai berikut). Mereka cenderung terlalu
banyak mempergunakan waktu di kantor, sebab mereka tidak suka bekerja di lapangan.
Mereka mengungkapkan bahwa mereka kurang percaya diri dalam bekerja dengan
petani yang memiliki lebih banyak pengalaman pertanian daripada mereka. Mereka
merasa kesulitan dalam meyakinkan petani untuk menggunakan praktek pertanian
berkelanjutan seperti keuntungan yang dialami dalam jangka panjang dan kepercayaanhanya muncul setelah melihat. Karena banyak petani tidak memiliki tanah, mereka
menganggap terlalu berisiko untuk melakukan investasi yang diperlukan. Penyuluh
menyadari bahwa petani-petani yang lain di desa yang sama bisa lebih berhasil dalam
memajukan praktek-praktek berkelanjutan, hanya melalui percontohan di lahan mereka.
Bagaimanapun, karena suasana kompetitif antara petani, mereka enggan untuk berba-
gi inovasi.
Petani sudah tertarik dengan praktek pertanian berkelanju-
tan, terutama meminta dukungan dalam penanaman sayu-
ran. Penyuluh, meskipun begitu, mengungkapkan
bahwa pengalaman pelatihan mereka terutama
dengan penanaman padi dan mereka
tidak memiliki banyak haluntuk ditawarkan kepada para
petani tersebut.
6.33
ExtensionWorker
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
35/58
Ketiga dimensi TNAyang terintegrasi
menunjukkan batasandan kebutuhan
Tidak bisadilatihkan
------
Tipeintervensi
------
Kelayakan intervensipelatihan ya/tidak
Kenapa?
Kebutuhan Pelatihan
P K S
6.34
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 115
Pertanyaan
Setelah membaca studi kasus tersebut, diskusikan dan jawab pertanyaan berikut
dalam kelompok Anda.
1. Faktor-faktor apa yang ada di dalam komunitas yang kira-kira dapat menghambat
keberhasilan penyuluh lapangan? Bagaimana?
2. Faktor-faktor apa yang ada di dalam ORNOP yang dapat menghambat keberhasilan
penyuluh lapangan? Bagaimana?
3. Apakah masalah dan kebutuhan utama penyuluh lapangan?
4. Di antara faktor-faktor di atas (yang berhubungan dengan komunitas, ORNOP dan
penyuluh), faktor apa saja yang tidak bisa dilatihkan? Tipe intervensi seperti apa
yang Anda usulkan untuk membantu penyuluh lapangan agar bekerja lebih baik?5. Kebutuhan yang mana yang bisa dilatihkan? Tipe pengetahuan, ketrampilan dan
sikap apa yang kurang dimiliki penyuluh lapangan?
6. Menurut opini Anda, akankah intervensi pelatihan berguna dalam situasi in? Tipe
pelatihan yang seperti apa?
Persiapan untukSharing
Persiapkan flipchart berikut untuk sharing:
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
36/58
RENCANA AKSI TNA
Pada akhir sesi para peserta
bisa memberikan paling kurang tiga alasan mengapa rencana aksi penting
dapat menyiapkan satu rencana aksi untuk latihan TNA di tempat asal
merencanakan untuk melengkapi program pelatihan mereka dengan rencana aksi
1. Foto kopi latihan
2. Foto kopi hand out
3. Flipchart dari kelompok kerja terdahulu untuk rencana aksi
1 jam 30 menit
1. Tanyakan kepada peserta apakah mereka selalu menyertakan satu latihan rencana
aksi pada akhir program pelatihan mereka. Lakukan curah pendapat secara cepat
kenapa kita harus melengkapi dengan sesi rencana aksi dalam pelatihan. Tekankan
bahwa hal itu semestinya menjadi bagian setiap kegiatan pelatihan yang bertujuan
untuk membawa semacam perubahan. Hal ini penting karena dapat membantu
peserta menerjemahkan apa yang telah mereka pelajari selama pelatihan menjadi
tindakan kongkrit ketika mereka kembali ke tempat kerja mereka.
2. Tanyakan elemen rencana aksi apa saja yang mungkin (apa, kenapa, bagaimana,
kapan, siapa, dengan siapa, berapa banyak, dll.). Tampilkan hal ini dalam satu
matriks. Berikan beberapa contoh aksi yang mungkin untuk latihan TNA, dan beri
tekanan pada kebutuhan untuk detail yang cukup agar bisa diperiksa kelayakanwaktu dan sumber daya lainnya.
3. Bagikan latihan dan undang kelompok untuk menyiapkan satu rencana aksi mulai
dengan persiapan TNA sampai menuliskan hasilnya. Sediakan waktu 1 jam untuk
kelompok kerja.
4. Minta kelompok untuk memajang rencana aksi mereka dan membaca hasil dari
yang lain, tuliskan umpan balik pada post-its (contohnya: Apakah cukup spesifik?
Cukup layak? Efisien?).
5. Diskusikan umpan balik yang tertulis di post-its.
6. Rumuskan dengan menyebutkan beberapa poin umpan balik umum mengenai ren-
cana aksi dan ucapkan selamat atas latihan TNA mereka, dengan menekankan
kesediaan dukungan Anda dalam bentuk apa pun seandainya mereka memerlukan-
nya.
7. Minta peserta ntuk memberikan umpan balik mengenai latihan rencana aksi ini.
Apakah ini merupakan satu persiapan yang berguna untuk latihan TNA mereka?
Apakah mereka akan menyertakan latihan rencana aksi dalam pelatihan mere-
ka?
Tujuan:
Bahan-bahan:
Waktu:
Langkah-langkah:
116 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
6.35
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
37/58
SIAPA
D
ENGAN
SIAPA
BAGAIMANA
KAPAN
BERAPABANYAK
6.36
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 117
RENCANA AKSI TNA
APA
Menyelesaika
nAnalisis
Situasional
Menyelesaika
nRencanaTNA
MenyiapkanL
atihanTNa
Mengumpulka
nDataDesa
MengumpulkanDataOrganisasi
Mengumpulka
nDataPembelajar
Menganalisis
Data
MenulisLapo
ranTNA
Menyampaika
nLaporanTNa
LokaKaryaS
elanjutnya
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
38/58
118 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
Apakah rencana aksi dalam satu setting pelatihan itu?
Suatu rencana aksi menterjemahkan ide-ide baru dan hal penting dari pembelajaran
yang didapat selama sesi pelatihan menjadi perencanaan kegiatan setelah pelatihan,
apa yang akan dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
Mengapa rencana aksi harus disertakan dalam satu kursus pelatihan?
Seringkali peserta meninggalkan satu kegiatan pelatihan penuh dengan ide-ide baru
mengenai pembelajaran, dan mungkin ide-ide mengenai bagaimana menggunakan hal-
hal penting dari pembelajaran yang baru tersebut. Meskipun demikian, pada saat mere-
ka telah kembali ke tempat kerja mungkin mereka akan menemukan meja kerja mereka
yang penuh dengan tugas yang harus segera diselesaikan. Bahkan sebelum mereka
menyadarinya mereka telah kembali ke dalam kerja rutin harian mereka dan semua ide-ide baru mereka yang hebat telah menguap sebelum mereka memiliki kesempatan
untuk menceritakan kepada sejawat dan bosnya. Jadi, bahkan ketika evaluasi pelatihan
Anda sangat positif dan orang meninggalkan kegiatan pelatihan dengan penuh antusi-
asme, dampak akhirnya bisa berubah menjadi sangat terbatas.
Meskipun kita sebagai pelatih tidak bisa meringankan beban kerja yang dihadapi
peserta ketika kembali ke kantor masing-masing, kita bisa membantu mereka untuk
menghadapi hal itu. Jika peserta telah diberi kesempatan selama kegiatan pelatihan
untuk merefleksikan apa yang telah mereka dapat dan merubahnya menjadi satu aksi
kongkrit, sepertinya lebih mungkin bahwa mereka akan benar-benar menggunakan apa
yang mereka pelajari. Singkatnya, tujuan rencana aksi adalah untuk membangun jem-
batan antara kegiatan pelatihan dan kenyataan kembali bekerja.
Rencana aksi yang baik adalah:
sasaran dan kegiatan yang terumuskan dengan jelas,
bisa dijangkau dan dicapai,
waktu yang spesifik
dilakukan secara sukarela,
didukung organisasi/bos.
Bagaimana rencana aksi dimasukkan dalam satu kursus pelatihan?
Bagaimana hal-hal penting dari pembelajaran individual bisa dirubah menjadi satu
rencana aksi yang kongkrit dan layak ? Langkah-langkah berikut ini bisa dilakukan dalam
mengembangkan satu rencana aksi:
1. Identifikasi hal-hal penting, pengalaman-pengalaman dan ide-ide baru.
2. Tetapkan hal-hal penting apa saja, serta pengalaman-pengalaman dan ide-ide baru
tersebut yang bisa membantu Anda baik sebagai individu maupun bagi
lembaga/organisasi Anda.
3. Tetapkan bagaimana ide-ide bisa dirubah menjadi kegiatan kongkrit.
4. Prioritaskan kegiatan.
5. Spesifikasikan apa, kapan, di mana, bagaimana dan oleh siapa, dan faktor-faktor
apa yang kira-kira dapat membantu dan mengganggu pelaksanaan rencana.
6.37
RENCANA AKSI DALAM SATU SETTING PELATIHAN
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
39/58
6.38
Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) 119
6. Presentasikan dan jelaskan rencana aksi di dalam kelompok.
7. Minta peserta dan fasilitator lain untuk menguji kelayakan rencana aksi.
8. Pertahankan rencana aksi Anda.
9. Tepati rencana aksi Anda.
10. Spesifikasikan tindak lanjut dan kegiatan dukungan yang mungkin diberikan oleh
fasilitator.
Contoh-contoh sesi rencana aksi dan keluaran yang berbeda.
Rencana aksi bisa dilakukan dengan banyak cara yang berbeda, menggunakan
metode-metode yang berbeda, bisa berlangsung hanya dalam setengah jam sampai
beberapa hari. Sebagai seorang pelatih Anda akan harus merencanakan rencana aksi
tergantung pada panjangnya kursus pelatihan, keluaran yang diharapkan dari sisipeserta dan rencana kemungkinan tindak lanjut dari sisi Anda.
Contohnya jika pelatihan adalah satu kegiatan liburan yang berlangsung hanya dua
hari, satu curah pendapat singkat mengenai cara-cara sharing tentang apa yang telah
mereka pelajari begitu mereka kembali ke rumah kiranya mencukupi. Pada akhir satu
kursus selama dua minggu dengan kegiatan tindak lanjut yang diharapkan, satu ren-
cana aksi tertulis akan lebih sesuai.
Ide-ide mengenai latihan rencana aksi
pengumpulan ide secara terus-menerus pada selembar kertas yang akan kelak
dijadikan sebagai acuan
peserta menyiapkan kartu pos yang dialamatkan pada diri sendiri. Setiap kartu
pos berisi empat pernyataan yang berhubungan dengan apa yang telah merekapelajari: sesuatu yang akan dikerjakan, dihentikan, atau dilanjutkan, serta penghar-
gaan terhadap mereka sendiri. Pelatih mengumpulkan kartu-kartu dan mengirimkan-
nya kepada mereka satu sampai tiga bulan kemudian
peserta menyiapkan satu surat yang ditujukan pada diri sendiri, mendaftar cara-
cara untuk melaksanakan ide-ide baru, sikap-sikap baru, serta ketrampilan baru di
kantor mereka. Mereka juga harus mencatat masalah-masalah dan memperkirakan
solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Kemudian, bersepakat dengan peserta kapan
mengirimkan surat-surat tersebut (biasanya antara tiga sampai enam bulan)
curah pendapat pleno mengenai cara untuk memperbanyak dan memperluas
dampak pelatihan secara efektif: bagaimana bertukar ide-ide baru, sikap baru, dan
ketrampilan baru dengan sejawat, para bos dan yang lainnya
kelompok rencana aksi dibagi menurut negara, tipe organisasi atau lembaga
kelompok rencana aksi dibagi menurut tipe aksi yang direncanakan
pemantauan sejawat: setiap peserta diminta untuk memilih teman yang biasanya
tidak bekerja dengannya, agar mereka bisa saling berhubungan sesuai dengan ren-
cana aksi yang mereka buat. Lalu, teman yang dipilih akan mendapat salinan ren-
cana aksi dan sepakat untuk menghubungi peserta yang menulis rencana aksi itu,
dalam waktu 30 hari atau lebih untuk memeriksa kemajuannya.
-
8/10/2019 Analisis Kebutuhan Diklat - Training Need Assessment (TNA))
40/58
120 Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA)
menulis dan berbagi rencana aksi individual: lihat lampiran
merencanakan untuk pembelajaran terarah lebih lanjut: lihat lampiran
analisis satuan tugas: lihat lampiran
Untuk mendapatkan gagasan tentang kegiatan yang disebut di atas, silakan lihat
contoh-contoh yang berisi berbagai format dan keluaran kegiatan dari rencana aksi.
Beberapa ide mengenai bagaimana menindaklanjuti rencana aksi.
Dengan mempertimbangkan tujuan kegiatan pelatihan dan anggaran yang
dialokasikan untuk tindak lanjut, maka beberapa kegiatan pendukung berikut bisa
dilakukan: