ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH

SURAKARTA

Naskah Publikasi

Disusunoleh:

Lucia Dewi Yuni Ratnasari

08.12.2960

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

ANALYSIS AND DESIGN OF SYSTEMS ON SALE AND PURCHASE GROCERY

STORE BAROKAH

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH

Lucia Dewi Yuni Ratnasari 08.12.2960

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

A company as an organization that has a tendency for profit always require a computerized system that will be used in collecting, storing and processing data to produce information that will support the company's business strategy, plans and make effective business decisions.

Grocery stores Barokah is one grocery store and wholesaler that has many customers in Surakarta. But Barokah Grocery Stores in business competition has not made progress in the current era of computerization such as the sale and purchase transaction records are still done manually so that managers have difficulty in making decisions, especially for stocks of goods need to be supplemented or not a result of the differences listed in the book deal with number of stocks held physically.

This study aims to design and build a management information system applications that have the facility of data input, data processing, data reports. So as to assist the management in terms of providing information quickly, completely and accurately by using the computer as a tool. To build this application, the required software Microsoft Visual Basic 6.0 applications as a program editor that will be used later and the Microsoft SQL Server 2000 for database creation.

Key Words: purchase, Grocery Stores Barokah, sales of goods, information system

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah

membawa dunia memasuki era modern yang lebih cepat dari yang pernah

dibayangkan sebelumnya. Bahkan hampir semua kegiatan manusia baik

yang berskala kecil maupun berskala besar telah memerlukan teknologi.

Teknologi informasi sangat penting bagi manusia karena teknologi informasi

dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan tepat waktu yang

mencakup berbagaibidang, membuat semakin ketatnya persaingan dalam

dunia bisnis yang inginmengembangkan usahanya dengan bersaing agar

mampu mengikuti arusperkembangan informasi di era globalisasi. Hal ini

dibuktikan dengan hadirnya softwaresoftware baru yang semakin banyak

dan dapat meningkatkan pelanggan di setiap harinya.

Pengadaan teknologi informasi bagi para pembisnis bukan sesuatu

kebutuhan lagi melainkan suatu keharusan untuk dipenuhi demi mendukung

aktivitas perusahaan atau organisasi agar memenangkan persaingan.

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, maka sebuah

perusahaan dapat mengandalkan komputer. Dengan kemampuan

menyimpan data dalam jumlah yang besar, kecepatan dalam menyelesaikan

pekerjaan dengan hasil proses yang lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih

tinggi diharapkan mampu menyajikan informasi yang jelas, tepat, dan

bermanfaat.

Toko Kelontong Barokah adalah usaha yang bergerak dibidang

penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari yang berbentuk grosir

ataupun eceran.Dalam kesehariannya data penjualan, pembelian,

pelanggan, pemasok, dicatat kedalam buku besar dan kemudian diolah lagi

menjadi laporan-laporan masih dilakukan secara manual.Pencatatan dan

pengolahan data secara manual membutuhkan waktu yang lama sehingga

menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak berkualitas.Hal ini disebabkan

karena manusia membutuhkan waktu istirahat.Selain itu, hasil laporan dari

pengolahan data secara manual hanya biasanya sangat mudah diakses oleh

semua orang sehingga menyebabkan informasi tidak aman. Informasi yang

tidak berkualitas bias menyebabkan perusahaan salah dalam menetapkan

kebijakan dan pengambilan keputusan sehingga jika tidak segera diatasi

dikhawatirkan akan berpengaruh terhadap masa depan perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, untuk memenuhi kebutuhan Toko

Kelontong Barokah dibutuhkan suatu sistem informasi penjualan dan

pembelian yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk memudahkan

perusahaan dalam hal pengolahan data-data perusahaan seperti

penyimpanan dan pencarian data, pembuatan laporan-laporan dan mengatur

hak akses user terhadap data-data perusahaan, maka penulis mengambil

topik untuk menyusun skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada Toko Kelontong

Barokah.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan

sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang

lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry FitzGerald,

didefinisikan sebagai berikut.

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran

yang tertentu.1

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem

adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan

bekerja sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan

keluaran (output) yang berguna bagi penerimanya.2

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat seperti

berikut :

1. Elemen sistem (elements)

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-

bagian sistem, suatu sistem betapapun kecilnya selalu mengandung

1 Jerry FitzGerald, Fundamentals of Systems Analysis, 1981, hal 5. 2 Jogiyanto.HM, Analisi dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi offset, 1999, hal 2.

elemen-elemen. Dengan kata lain elemen adalah bagian yang

terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi.

2. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan lainya.

Batas sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

3. Lingkungan luar sistem(environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari

sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.

4. Penghubumg sistem (interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari subsistem

akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung.

5. Masukan sistem (input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan

dapat berupa :

Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

Masukan sinyal (signal input) adalah energi yang diproses

untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem (output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Proses adalah bagian dari

sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan

keinginan penerima.

8. Sasaran atau Tujuan sistem (Obyektive/goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka

oprasi sistem tidak akan ada gunanya.

3. Analisis Sistem

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan

sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan

tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini

akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar

yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand,yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis system

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

3.1.2 Identifikasi Masalah

a) Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang

dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat di definisikan

sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah

yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat

tercapai.

b) Dari hasil penelitian yang telah dilakasanakan mengenai sistem

informasi penjualan dan pembelian pada Toko Kelontong Barokah.

Adapun permasalahan yang ada antara lain :

Pengolahan data dan pencatatan transaksi sistem informasi

penjualan dan pembelian kurang efektif dan efisien, dikarenakan

laporan yang digunakan kurang lengkap dan tidak terdata

secara menyeluruh.

Pengendalian yang kurang efektif karena kurang tersedianya

laporan yang berkualitas.

Proses pembuatan laporan lambat dan kurang akurat.

4 Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Uji Coba Sistem dan Program

Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap

implementasi sistem untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan.Supaya

kegiatan implementasi nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan,

maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Adapun jadwal

kegiatan implementasi adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Rencana Implementasi

No Nama Kegiatan Waktu

1. Pemilihan dan pelatihan Admin 3 hari

2. Instalasi hardware dan software 1 hari

3. Pengetesan program 5 hari

4. Pengetesan sistem 3 hari

5. Konversi sistem 15 hari

4.2 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang

dilakukan adalah sebagai berikut:

4.2.1 Pemilihan dan pelatihan Personil

Admin yang akan mengoperasikan sebuah sistem yang baru harus

merupakan orang yang benar-benar memahami sistem informasi dan tugas-

tugas mereka. Pemilihan admin dalam sistem informasi merupakan salah satu

faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya

ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri.

a. Pemilihan personil

Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan Toko

Kelontong Barokah itu sendiri dengan pertimbangan sebagai berikut:

1. Memindahkan karyawan yang telah ada ke posisi baru lebih mudah

daripada merekrut karyawan baru

2. Personil yang akan menjalankan sistem ini yaitu karyawan yang memiliki

dasar-dasar komputer berikut pengalamannya, tujuannya agar admin

tersebut tidak terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru tersebut.

3. Teliti dan sabar menghadapi komplain pelanggan.

b. Pelatihan personil

Personil yang dipilih dalam penggunaan sistem ini perlu dilatih

untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang

bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan antara lain:

1. Penjelasan secara umum tentang sistem yaitu menu, submenu, dan

tombol-tombol yang digunakan

2. Uji coba input data penjualan dan pembelian dengan jumlah dan kasus

yang ditentukan

3. Praktek lapangan langsung yaitu petugas yang telah dilatih diberi

penjelasan dan intruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan

bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi

dan situasi kerja yang sebenarnya

4.2.2 Instalasi hardware dan software

Langkah selanjutnya adalah penginstalan hardware dan software yang

diperlukan dalam mengimplementasikan sistem. Adapun hal yang perlu

dilakukan dalam penginstalan hardware dan software adalah sebagai berikut:

4.2.2.1 Hardware

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengaman

terutama terhadap penggunaan tegangan listrik yang tidak stabil yaitu

perlu pemasangan stabilizer.Instalasi dilakukan oleh pemasar toko

computer pada saat pembelian perangkat keras.

4.2.2.2 Software

Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program

aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru

yaitu sistem informasi penjualan dan pembelianpada Toko Kelontong

Barokah. Untuk instalasi software penulis membedakan menjadi dua

yaitu intalasi sistem informasi penjualan dan pembelian pada Toko

Kelontong Barokah dan instalasi database Toko Kelontong Barokah.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan software

adalah sebagai berikut:

1. Instalasi Aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian

a. Masukkan CD yang berisi program aplikasi system

informasi penjualan dan pembelianToko Kelontong

Barokah ke dalam CDROM komputer yang akan diinstal

program tersebut.

b. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD.

c. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang

ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai.

2. Instalasi Database pada server

a. Instalasi database SQL Server, ikuti semua petunjuk dan

langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi

hingga selesai.

b. Selanjutnya tinggal meng-attach database

Penjualan_toko.MDF melalui Microsoft SQL Server

Enterprise Manager Microsoft SQL Servers SQL

Server Group (local)(windows NT) database klik

kanan all task attach database cari folder tempat

penyimpanan database tadi (file database telah ikut

terinstal sewaktu menginstal program aplikasi. Setelah

menemukan database penjualan_toko.mdf klik OK,

Komputer dapat menjalankan program aplikasi system penjualan

dan pembeliantersebut karena sebelumnya sudah terkoneksi dengan

database yang ada pada DBMS.

5. Kesimpulan

5.1. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah

dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem Lama

a) Proses pengolahan data penjualan dan pembelian masih manual

membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dihasilkan

sering mengalami keterlambatan

b) Penyimpanan data masih menggunakan arsip

c) Informasi data penjualan dan pembelian tidak akurat, tepat waktu

dan relevan

2. Sistem Baru

a) Lebih efektif dan efisisen karena proses transaksi penjualan dan

pembelian lebih mudah dan cepat maka keterlambatan informasi

yang diperoleh dapat dicegah

b) Pada sistem informasi ini memiliki beberapa menu, yaitu :

Data, terdiri dari sub-sub menu : display, kategori, pengguna,

pelanggan, supplier, hutang, retur beli, retur jual, cicilan dan

record login.

Transaksi, terdiri dari sub-sub menu : Penjualan dan pembelian.

Laporan

About

c) Output yang nantinya akan dihasilkan dari pengolahan data yang

dilakukan oleh sistem diharapkan dapat dijadikan acuan oleh pihak

yang bertindak sebagai pengelola dalam menentukan tindakan

(follow up) dan pengambilan keputusan dalam watu yang tepat.

d) Sistem informasi pada bagian penjualan dapat meningkatkan

pelayanan dan kemudahan terhadap Toko Kelontong Barokah dan

pembuatan laporan.

5.2. Saran

Adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap Toko Kelontong

Barokah adalah sebagai berikut:

1. Sistem yang telah dibuat masih sebatas desktop application yang hanya

bisa diakses pasi satu PC saja, sehingga perlu dikembangkan dangn

sistem web sehingga memudahkan pemantauan dari owner.

2. Perlu adanya penambahan dengn sistem barcode sehingga lebih

memudahkan dalam penginputan data pemnjualan da pembelian.

3. Untuk kelancaran proses pengolahan data, perlu dilakukan pelatihan

personil yang terlibat dalam sistem baru tersebut.

6. DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta:Penerbit ANDI OFFSET

Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-

SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi: Yogyakarta.

Arief, M. Rudyanto S.T.M.T, Modul Teori dan Praktikum Sistem Basis Data

dengan SQL Server 2000,

(www.rudy@amikom.ac.id[www.rudy.amikom.ac.id]),2007/2008)

Burch, John dan Grudnitski, Gary. 1986. Information Systems Theory and

Practice. (Edisi keempat;New York: John Wiley & Sons).

Cushing, Barry E. 1974. Accounting Information Systems and Bussiness

Organizations. (Philippines: Addison Wesley Publishing Company).

Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual

Foundation, Structured, and Development. (International Student

Edition; Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha).

Fathansyah, Ir. 2002 .Basis Data.(Cetakan keempat; Bandung: Informatika).

FitzGerald, Jerry. 1981. Fundamentals of Systems Analysis.

Jogiyanto, HM. 1999 Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset: Yogyakarta.

Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar). Gava Media:

Yogyakarta.

Kumorotomo, Wahyudi dan Margono, Agus.1998. Sistem Informasi Manajemen

dalam organisasi-organisasi Public.Gadjah Mada University.

Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta :

Andi Offset

Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan

Visual basic dan microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta:

PenerbitANDI.

Scoot , George M. 1986. Principles of Management Information System. New

York: McGraw-Hill.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL, Yogyakarta:Andi Offset

Suyanto,cM. 1992. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik Yogyakarta:

IMKI

Wu, Frederick H. 1984. Accounting Information Systems, Theory and Practice.

(International Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Japan).

http://www.rudy@amikom.ac.id[www.rudy.amikom.ac.id]),2007/2008

Halaman JudulHalaman PengesahanAbstractPendahuluanLatar Belakang Masalah

Landasan TeoriKonsep Dasar SistemPengertian SistemKarakteristik Sistem

Analisis SistemAnalis SistemPengertian Analisis SistemIdentifikasi Masalah

Implementasi dan PembahasanUji Coba Sistem dan ProgramKegiatan ImplementasiPemilihan dan Pelatihan PersonilInstalasi hardware dan softwareHardwareSoftware

KesimpulanKesimpulanSaran

Daftar Pustaka