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FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE

FORMATION

SUPPORT DE FORMATION

SERFI - Tchad

Dambaye Isidore YEDJIMADJI Novembre 2004

Alliance Internationale de

Développement et de Recherche

FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION


Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore

Expert en Microfinance Novembre 2004

Formation à l’élaboration d’un plan de formation

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FORMATION A L’ ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION

PROCEDURE ET OUTILS

1- Etapes de l’élaboration du plan de formation

2- Définition du contexte et de ses implications

3- Définition des différents groupes cibles

4- Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles

5- Elaboration du plan des activités de formation

6- Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation

7- Définition de la stratégie de mise en œuvre

8- Elaboration du budget de formation

9- Elaboration du calendrier de mise en œuvre.



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INTRODUCTION

Le présent module est consacré à la formation des agents des deux coopératives YARDA à

l’élaboration de leur plan de formation pour l’année 2005. L’année 2005 sera marquée par le

démarrage effectif des plans d’affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant

qu’entreprise privée. Elle est caractérisée par un contexte comportant de nombreux changements. Il

s’agit en autres :

- l’institution fait le passage de projet à celle d’une entreprise privée

- l’institution passe d’un système manuel de gestion à l’informatisation de son système

d’information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté

- la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le biais du

contrôleur interne et des commissaires aux comptes

- la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale (dirigée

par les salariés et fonctionnant suivant les règles d’une entreprise) et une structure associative

(représentée par les élus qui contrôlent la coopérative)

- la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la

coopérative par le biais d’un contrat de partenariat

- la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de rapport

- la collecte de l’épargne, activité nouvelle pour l’institution

- la mise en place d’un nouveau manuel des procédures et des politiques

- la signature d’une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la

réglementation et l’obligation de transmission de rapports à la BCEAO

- l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’affaires avec des résultats à atteindre, des

extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du

volume d’activités à maîtriser.

Ce nouveau contexte se traduit donc par un ensemble de défis en matière de formations pour

l’acquisition des capacités de base, pour le renforcement des capacités, pour une nouvelle organisation

du travail… et justifie ainsi l’élaboration d’un plan de formation.

L’approche pour l’élaboration de ce plan de formation se veut participative pour intégrer les besoins et

priorités de tous les acteurs tout en intégrant la contrainte temps et la contrainte financière.

La mise en œuvre de ce plan se fera en priorité avec les acteurs en interne au niveau des coopératives

avec l’appui de l’Unité d’Appui mais également par le recours à des partenaires externes.

La présente formation traitera des thèmes suivants :

1. Etapes de l’élaboration du plan de formation

2. Définition du contexte et de ses implications

3. Définition des différents groupes cibles

4. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles

5. Elaboration du plan des activités de formation

6. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation

7. Définition de la stratégie de mise en œuvre

8. Elaboration du budget de formation

9. Elaboration du calendrier de mise en œuvre

10. Evaluation de la formation


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FICHE DE SEANCE N° I : INTRODUCTION

I - Objectifs de la formation

Objectif général

Permettre aux agents des coopératives YARDA de maîtriser la procédure d’élaboration d’un

plan de formation, les outils qui y sont liés afin d’élaborer leur propre plan de formation.

Objectifs spécifiques

A l’issue de la formation, les participants devront être capables de :

- de connaître l’importance et l’utilité d’un plan de formation dans une coopérative

- de maîtriser la méthodologie d’élaboration d’un plan de formation avec toutes les

étapes

- de comprendre et utiliser tous les outils d’un plan de formation

- d’élaborer le plan de formation de leur coopérative pour l’année 2005.

II – Programme de la formation

1. Introduction

2. Etapes de l’élaboration du plan de formation

3. Définition du contexte et de ses implications

4. Définition des différents groupes cibles

5. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles

6. Elaboration du plan des activités de formation

7. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation

8. Définition de la stratégie de mise en œuvre

9. Elaboration du budget de formation

10. Elaboration du calendrier de mise en œuvre.

III – Importance de la formation et du plan de formation

La formation et le plan de formation revêt une importance particulière pour une entreprise de

services comme une institution de microfinance pour les raisons suivantes :

- elle permet de rendre professionnelle le personnel donc d’offrir des services de qualité

aux clients

- elle doit être considérée comme un investissement et non une simple dépense car

l’institution en attend le « retour d’investissement » dans l’amélioration des

performances de ses agents

- elle permet à l’institution de transmettre aux agents sa culture d’entreprise, ses

orientations stratégiques afin qu’ils se l’approprient

- le plan de formation complète le plan d’affaires et est un outil de mise en œuvre du

plan d’affaires ;

- le plan d’affaires permet de négocier les financements ou les appuis auprès des

partenaires.


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FICHE DE SEANCE N° II : ETAPES D’ ELABORATION D’ UN PLAN DE

FORMATION

ETAPES CONTENU UTILITE

1 – Définition du contexte

- stage dans lequel est l’institution

- changements en cours (nouveaux

personnel, changement technologique,

adoption nouvelle politique, changement

institutionnel…)

- axer le plan de formation sur les

priorités de l’institution dégagées

par le contexte

- efficacité plan car adapté aux

besoins

2 – Définition des différents

groupes cibles

- identification et recensement complet de

tous les acteurs de l’institution

- classification du groupe cible suivant

critères déterminés

- éviter d’oublier certains acteurs

3 – Analyse des besoins de

formation des différents

groupes cibles

- identifier les besoins de formation pour les

différents acteurs suivant la classification

retenue et compte tenu du contexte

- permet travail de réflexion sur les

compétences, savoir faire et

changements voulus par l’IMF

4 – Etablissement du plan

des activités de formation

- faire ressortir de façon résumée dans un

tableau l’ensemble des formations à

exécuter sur la période avec les principales

informations sur chaque formation

- permet le suivi du plan de

formation

- sert de base à l’élaboration des

fiches descriptives

5 – Elaboration des fiches

descriptives

- concevoir une fiche détaillant chaque

thème prévu dans le plan des activités de

formation

- donner plus de détail sur chaque

formation

- sert de base à la conception et

l’évaluation des modules.

6 – Mise en place des

stratégies de mise en œuvre

du plan de formation

- détermination acteurs et stratégie

conception, exécution modules

- mécanisme suivi - évaluation

- recherche des partenaires d’exécution et ou

de financement

- s’assurer de la mise en œuvre

effective du plan

7 – Elaboration du budget

de formation

- identifier les éléments du coût des

formations

- déterminer le coût de chaque thème

- déterminer le coût global

- s’assurer de la disponibilité du

budget et centrage sur les priorités

- permet recherche de financement

8 – Elaboration du

calendrier d’exécution du

plan de formation

- fixer les dates ou les périodes d’exécution

du plan de formation

- permet d’harmoniser l’exécution

du plan de formation avec les autres

activités de la coopérative

- permet le suivi de l’exécution


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FICHE DE SEANCE N° III : DEFINITION DU CONTEXTE ET SES IMPLICATIONS

I – Contexte dans lequel le plan est élaboré

Le présent plan de formation est élaboré dans le contexte suivant pour la coopérative :

- l’institution fait le passage de projet à celle d’une entreprise privée

- l’institution passe d’un système manuel de gestion à l’informatisation de son système

d’information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté

- la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le

biais du contrôleur interne et des commissaires aux comptes

- la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale

(dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d’une entreprise) et une

structure associative (représentée par les élus qui contrôlent la coopérative)

- la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la

coopérative par le biais d’un contrat de partenariat

- la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de

rapport

- la collecte de l’épargne, activité nouvelle pour l’institution

- la mise en place d’un nouveau manuel des procédures et des politiques

- la signature d’une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la

réglementation et l’obligation de transmission de rapports à la BCEAO

- l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’affaires avec des résultats à atteindre, des

extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance

du volume d’activités à maîtriser.

II – Implications du contexte

Tous ces éléments cités entraînent les implications suivantes :

- la formation des cadres et agents à la logique et au management d’entreprise

- prévoir des programmes d’appui pour la maîtrise du nouveau logiciel et l’assistance

technique en informatique

- prévoir des formations pour rendre opérationnels les contrôleurs internes (contrôleurs

internes et commissaires aux comptes)

- prévoir les formations pour rendre opérationnel tous les organes de la coopérative

- prévoir les formations pour rendre opérationnelles les APEC avec tous les organes,

leur maîtrise des procédures, l’existence d’une vie associative

- former le nouveau personnel à recruter (contrôleur interne, agents des nouvelles

agences) à la connaissance du l’institution, de ses procédures et politique, à la

connaissance de base en microfinance..

- former les agents actuels à la connaissance et à la maîtrise de l’intermédiation

financière, au renforcement en microfinance

- former les dirigeants et cadres de la coopérative à la gestion d’entreprise.

- formation, information et sensibilisation de la clientèle aux nouvelles procédures et

politique, aux changements institutionnels, aux nouveaux produits notamment

d’épargne et à leur modalité (utilisation surtout des médias).


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FICHE DE SEANCE N° IV : DEFINITION DES DIFFERENTS GROUPES

NIVEAU I

NIVEAU II

BENEFICAIRES DIRECTS

I - COOPERATIVE

Personnel Salarié

Personnel de la Direction

- Directeur de la coopérative

- Responsable développement commercial

- Contrôleur interne

- Gestionnaire

- Caissier caisse centrale

Agents de terrain

- Responsables d’agence

- Caissiers des agences

Elus

Membres du Conseil d’ Administration

Commissaires aux Comptes

Membres lors des AG

II - APEC

Elus des APEC

Comité de crédit

Commissaires aux comptes

Conseil d’administration

Groupements

Responsables des groupements

Clients

Actions de sensibilisation, de formation de

masse


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FICHE DE SEANCE N° V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES

DIFFERENTS GROUPES CIBLES

PUBLIC CIBLE

BESOINS EN FORMATION

Personnel de Direction

( formations communes

à plusieurs groupes)

et agents de terrain

Formations spécifiques personnel direction

Directeur

Responsable

Développement

commercial

Contrôleur interne

Gestionnaire

Caissier caisse centrale

Formations spécifiques agents de terrain

Responsables d’agence

Caissières d’agence


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PUBLIC CIBLE


Formations communes

aux différents organes

de la coopérative

Formations spécifiques aux différents organes de la coopérative


Commissaires aux

comptes

Membres( AG)

Formations communes


des APEC

Formations spécifiques aux différents organes des APEC


Comité de crédit

Commissaires aux

comptes


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PUBLIC CIBLE


Formations communes


des groupements

Formations spécifiques aux différents organes des groupements


Commissaires aux

comptes

Comité crédit

Programme de

sensibilisation,

d’émission, de

production de cassettes


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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION

PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION

Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005

THEMES

Bénéficiaires

Nombre

participants

Durée

Période Concepteur Animateur

I – Thèmes communs personnel Direction et agents de terrain

II – Thèmes spécifiques

Directeur

Responsable développement commercial

Contrôleur interne


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THEMES

Bénéficiaires

Nombre

participants

Durée


Gestionnaire

Caissier caisse centrale

II – Agents de terrain

Responsable d’agence

Caissier agence


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THEMES

Bénéficiaires

Nombre

participants

Durée


III – Thèmes communs à tous les organes de la coopérative

IV – Thèmes spécifiques à chaque organe de la coopérative


Comité de crédit



14




THEMES

Bénéficiaires

Nombre

participants

Durée


V – Thèmes communs à tous les organes des APEC

VI – Thèmes spécifiques à chaque organe des APEC


Comité de crédit



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THEMES

Bénéficiaires

Nombre

participants

Durée


VII– Thèmes communs à tous les organes des groupements

VIII – Thèmes spécifiques à chaque organe des groupements


Comité de crédit



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FICHE DE SEANCE N° VII : ELABORATION DES FICHES DESCRIPTIVE

FICHE DESCRIPTIVES DES THEMES DE FORMATION

Thème :_____________________________________________________________________Bénéficiaires :___________________________

Objectifs d’apprentissage Contenu Concepteur Animateur Durée

Date

Lieu Mécanisme suivi


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FICHE DE SEANCE N° VIII : STRATEGIES DE MISE EN OEUVRE

TÄCHES ACTEURS COMMENT QUAND

Conception des modules

Responsable dvpt ccial

Assistant technique

Inspecteur Unité d’Appui

Partenaires externes


Conception module par la

personne concernée. Validation

en équipe restreinte.

Conception par Unité d’Appui

et formation des formateurs.

Commission interne

conception et

validation modules

Exécution des modules


Assistant technique




Responsables APEC

Responsable groupement

Exécution module sur un

échantillon et laisser continuer

les acteurs à la base

Suivi - évaluation


Assistant technique




Lors des missions de suivi et de

contrôle

Lors des rencontres mensuelles

Permanent

.

Evaluation du plan

Tous les acteurs impliqués

Mission d’évaluation sur le

terrain et atelier d’évaluation

suivi de l’élaboration du

prochain plan

En fin d’année


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FICHE DE SEANCE N° IX : ELABORATION DU BUDGET DU PLAN DE FORMATION

Thème

Nombre

participants Nombre

de jours

ELEMENT DU COÛT

Coût total

Fournitures

Supports

Transport Location

salle

Repas

Logement Honoraires


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FICHE DE SEANCE N° X : ELABORATION DU CALENDRIER D’EXECUTION

Thèmes Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre


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