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FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE
FORMATION
SUPPORT DE FORMATION
SERFI - Tchad
Dambaye Isidore YEDJIMADJI Novembre 2004
Alliance Internationale de
Développement et de Recherche
FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION
SUPPORT DE FORMATION
Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore
Expert en Microfinance Novembre 2004
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
2
FORMATION A L’ ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION
PROCEDURE ET OUTILS
1- Etapes de l’élaboration du plan de formation
2- Définition du contexte et de ses implications
3- Définition des différents groupes cibles
4- Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles
5- Elaboration du plan des activités de formation
6- Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation
7- Définition de la stratégie de mise en œuvre
8- Elaboration du budget de formation
9- Elaboration du calendrier de mise en œuvre.
SUPPORT DE FORMATION
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
3
INTRODUCTION
Le présent module est consacré à la formation des agents des deux coopératives YARDA à
l’élaboration de leur plan de formation pour l’année 2005. L’année 2005 sera marquée par le
démarrage effectif des plans d’affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant
qu’entreprise privée. Elle est caractérisée par un contexte comportant de nombreux changements. Il
s’agit en autres :
- l’institution fait le passage de projet à celle d’une entreprise privée
- l’institution passe d’un système manuel de gestion à l’informatisation de son système
d’information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté
- la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le biais du
contrôleur interne et des commissaires aux comptes
- la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale (dirigée
par les salariés et fonctionnant suivant les règles d’une entreprise) et une structure associative
(représentée par les élus qui contrôlent la coopérative)
- la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la
coopérative par le biais d’un contrat de partenariat
- la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de rapport
- la collecte de l’épargne, activité nouvelle pour l’institution
- la mise en place d’un nouveau manuel des procédures et des politiques
- la signature d’une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la
réglementation et l’obligation de transmission de rapports à la BCEAO
- l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’affaires avec des résultats à atteindre, des
extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du
volume d’activités à maîtriser.
Ce nouveau contexte se traduit donc par un ensemble de défis en matière de formations pour
l’acquisition des capacités de base, pour le renforcement des capacités, pour une nouvelle organisation
du travail… et justifie ainsi l’élaboration d’un plan de formation.
L’approche pour l’élaboration de ce plan de formation se veut participative pour intégrer les besoins et
priorités de tous les acteurs tout en intégrant la contrainte temps et la contrainte financière.
La mise en œuvre de ce plan se fera en priorité avec les acteurs en interne au niveau des coopératives
avec l’appui de l’Unité d’Appui mais également par le recours à des partenaires externes.
La présente formation traitera des thèmes suivants :
1. Etapes de l’élaboration du plan de formation
2. Définition du contexte et de ses implications
3. Définition des différents groupes cibles
4. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles
5. Elaboration du plan des activités de formation
6. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation
7. Définition de la stratégie de mise en œuvre
8. Elaboration du budget de formation
9. Elaboration du calendrier de mise en œuvre
10. Evaluation de la formation
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° I : INTRODUCTION
I - Objectifs de la formation
Objectif général
Permettre aux agents des coopératives YARDA de maîtriser la procédure d’élaboration d’un
plan de formation, les outils qui y sont liés afin d’élaborer leur propre plan de formation.
Objectifs spécifiques
A l’issue de la formation, les participants devront être capables de :
- de connaître l’importance et l’utilité d’un plan de formation dans une coopérative
- de maîtriser la méthodologie d’élaboration d’un plan de formation avec toutes les
étapes
- de comprendre et utiliser tous les outils d’un plan de formation
- d’élaborer le plan de formation de leur coopérative pour l’année 2005.
II – Programme de la formation
1. Introduction
2. Etapes de l’élaboration du plan de formation
3. Définition du contexte et de ses implications
4. Définition des différents groupes cibles
5. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles
6. Elaboration du plan des activités de formation
7. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation
8. Définition de la stratégie de mise en œuvre
9. Elaboration du budget de formation
10. Elaboration du calendrier de mise en œuvre.
III – Importance de la formation et du plan de formation
La formation et le plan de formation revêt une importance particulière pour une entreprise de
services comme une institution de microfinance pour les raisons suivantes :
- elle permet de rendre professionnelle le personnel donc d’offrir des services de qualité
aux clients
- elle doit être considérée comme un investissement et non une simple dépense car
l’institution en attend le « retour d’investissement » dans l’amélioration des
performances de ses agents
- elle permet à l’institution de transmettre aux agents sa culture d’entreprise, ses
orientations stratégiques afin qu’ils se l’approprient
- le plan de formation complète le plan d’affaires et est un outil de mise en œuvre du
plan d’affaires ;
- le plan d’affaires permet de négocier les financements ou les appuis auprès des
partenaires.
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° II : ETAPES D’ ELABORATION D’ UN PLAN DE
FORMATION
ETAPES CONTENU UTILITE
1 – Définition du contexte
- stage dans lequel est l’institution
- changements en cours (nouveaux
personnel, changement technologique,
adoption nouvelle politique, changement
institutionnel…)
- axer le plan de formation sur les
priorités de l’institution dégagées
par le contexte
- efficacité plan car adapté aux
besoins
2 – Définition des différents
groupes cibles
- identification et recensement complet de
tous les acteurs de l’institution
- classification du groupe cible suivant
critères déterminés
- éviter d’oublier certains acteurs
3 – Analyse des besoins de
formation des différents
groupes cibles
- identifier les besoins de formation pour les
différents acteurs suivant la classification
retenue et compte tenu du contexte
- permet travail de réflexion sur les
compétences, savoir faire et
changements voulus par l’IMF
4 – Etablissement du plan
des activités de formation
- faire ressortir de façon résumée dans un
tableau l’ensemble des formations à
exécuter sur la période avec les principales
informations sur chaque formation
- permet le suivi du plan de
formation
- sert de base à l’élaboration des
fiches descriptives
5 – Elaboration des fiches
descriptives
- concevoir une fiche détaillant chaque
thème prévu dans le plan des activités de
formation
- donner plus de détail sur chaque
formation
- sert de base à la conception et
l’évaluation des modules.
6 – Mise en place des
stratégies de mise en œuvre
du plan de formation
- détermination acteurs et stratégie
conception, exécution modules
- mécanisme suivi - évaluation
- recherche des partenaires d’exécution et ou
de financement
- s’assurer de la mise en œuvre
effective du plan
7 – Elaboration du budget
de formation
- identifier les éléments du coût des
formations
- déterminer le coût de chaque thème
- déterminer le coût global
- s’assurer de la disponibilité du
budget et centrage sur les priorités
- permet recherche de financement
8 – Elaboration du
calendrier d’exécution du
plan de formation
- fixer les dates ou les périodes d’exécution
du plan de formation
- permet d’harmoniser l’exécution
du plan de formation avec les autres
activités de la coopérative
- permet le suivi de l’exécution
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° III : DEFINITION DU CONTEXTE ET SES IMPLICATIONS
I – Contexte dans lequel le plan est élaboré
Le présent plan de formation est élaboré dans le contexte suivant pour la coopérative :
- l’institution fait le passage de projet à celle d’une entreprise privée
- l’institution passe d’un système manuel de gestion à l’informatisation de son système
d’information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté
- la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le
biais du contrôleur interne et des commissaires aux comptes
- la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale
(dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d’une entreprise) et une
structure associative (représentée par les élus qui contrôlent la coopérative)
- la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la
coopérative par le biais d’un contrat de partenariat
- la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de
rapport
- la collecte de l’épargne, activité nouvelle pour l’institution
- la mise en place d’un nouveau manuel des procédures et des politiques
- la signature d’une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la
réglementation et l’obligation de transmission de rapports à la BCEAO
- l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’affaires avec des résultats à atteindre, des
extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance
du volume d’activités à maîtriser.
II – Implications du contexte
Tous ces éléments cités entraînent les implications suivantes :
- la formation des cadres et agents à la logique et au management d’entreprise
- prévoir des programmes d’appui pour la maîtrise du nouveau logiciel et l’assistance
technique en informatique
- prévoir des formations pour rendre opérationnels les contrôleurs internes (contrôleurs
internes et commissaires aux comptes)
- prévoir les formations pour rendre opérationnel tous les organes de la coopérative
- prévoir les formations pour rendre opérationnelles les APEC avec tous les organes,
leur maîtrise des procédures, l’existence d’une vie associative
- former le nouveau personnel à recruter (contrôleur interne, agents des nouvelles
agences) à la connaissance du l’institution, de ses procédures et politique, à la
connaissance de base en microfinance..
- former les agents actuels à la connaissance et à la maîtrise de l’intermédiation
financière, au renforcement en microfinance
- former les dirigeants et cadres de la coopérative à la gestion d’entreprise.
- formation, information et sensibilisation de la clientèle aux nouvelles procédures et
politique, aux changements institutionnels, aux nouveaux produits notamment
d’épargne et à leur modalité (utilisation surtout des médias).
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° IV : DEFINITION DES DIFFERENTS GROUPES
NIVEAU I
NIVEAU II
BENEFICAIRES DIRECTS
I - COOPERATIVE
Personnel Salarié
Personnel de la Direction
- Directeur de la coopérative
- Responsable développement commercial
- Contrôleur interne
- Gestionnaire
- Caissier caisse centrale
Agents de terrain
- Responsables d’agence
- Caissiers des agences
Elus
Membres du Conseil d’ Administration
Commissaires aux Comptes
Membres lors des AG
II - APEC
Elus des APEC
Comité de crédit
Commissaires aux comptes
Conseil d’administration
Groupements
Responsables des groupements
Clients
Actions de sensibilisation, de formation de
masse
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES
DIFFERENTS GROUPES CIBLES
PUBLIC CIBLE
BESOINS EN FORMATION
Personnel de Direction
( formations communes
à plusieurs groupes)
et agents de terrain
Formations spécifiques personnel direction
Directeur
Responsable
Développement
commercial
Contrôleur interne
Gestionnaire
Caissier caisse centrale
Formations spécifiques agents de terrain
Responsables d’agence
Caissières d’agence
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES
DIFFERENTS GROUPES CIBLES
PUBLIC CIBLE
BESOINS EN FORMATION
Formations communes
aux différents organes
de la coopérative
Formations spécifiques aux différents organes de la coopérative
Conseil d’administration
Commissaires aux
comptes
Membres( AG)
Formations communes
aux différents organes
des APEC
Formations spécifiques aux différents organes des APEC
Conseil d’administration
Comité de crédit
Commissaires aux
comptes
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES
DIFFERENTS GROUPES CIBLES
PUBLIC CIBLE
BESOINS EN FORMATION
Formations communes
aux différents organes
des groupements
Formations spécifiques aux différents organes des groupements
Conseil d’administration
Commissaires aux
comptes
Comité crédit
Programme de
sensibilisation,
d’émission, de
production de cassettes
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005
THEMES
Bénéficiaires
Nombre
participants
Durée
Période Concepteur Animateur
I – Thèmes communs personnel Direction et agents de terrain
II – Thèmes spécifiques
Directeur
Responsable développement commercial
Contrôleur interne
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005
THEMES
Bénéficiaires
Nombre
participants
Durée
Période Concepteur Animateur
Gestionnaire
Caissier caisse centrale
II – Agents de terrain
Responsable d’agence
Caissier agence
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005
THEMES
Bénéficiaires
Nombre
participants
Durée
Période Concepteur Animateur
III – Thèmes communs à tous les organes de la coopérative
IV – Thèmes spécifiques à chaque organe de la coopérative
Conseil d’administration
Comité de crédit
Commissaires aux comptes
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005
THEMES
Bénéficiaires
Nombre
participants
Durée
Période Concepteur Animateur
V – Thèmes communs à tous les organes des APEC
VI – Thèmes spécifiques à chaque organe des APEC
Conseil d’administration
Comité de crédit
Commissaires aux comptes
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION
Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005
THEMES
Bénéficiaires
Nombre
participants
Durée
Période Concepteur Animateur
VII– Thèmes communs à tous les organes des groupements
VIII – Thèmes spécifiques à chaque organe des groupements
Conseil d’administration
Comité de crédit
Commissaires aux comptes
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VII : ELABORATION DES FICHES DESCRIPTIVE
FICHE DESCRIPTIVES DES THEMES DE FORMATION
Thème :_____________________________________________________________________Bénéficiaires :___________________________
Objectifs d’apprentissage Contenu Concepteur Animateur Durée
Date
Lieu Mécanisme suivi
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° VIII : STRATEGIES DE MISE EN OEUVRE
TÄCHES ACTEURS COMMENT QUAND
Conception des modules
Responsable dvpt ccial
Assistant technique
Inspecteur Unité d’Appui
Partenaires externes
Responsables d’agence
Conception module par la
personne concernée. Validation
en équipe restreinte.
Conception par Unité d’Appui
et formation des formateurs.
Commission interne
conception et
validation modules
Exécution des modules
Responsable dvpt ccial
Assistant technique
Inspecteur Unité d’Appui
Partenaires externes
Responsables d’agence
Responsables APEC
Responsable groupement
Exécution module sur un
échantillon et laisser continuer
les acteurs à la base
Suivi - évaluation
Responsable dvpt ccial
Assistant technique
Inspecteur Unité d’Appui
Partenaires externes
Responsables d’agence
Lors des missions de suivi et de
contrôle
Lors des rencontres mensuelles
Permanent
.
Evaluation du plan
Tous les acteurs impliqués
Mission d’évaluation sur le
terrain et atelier d’évaluation
suivi de l’élaboration du
prochain plan
En fin d’année
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° IX : ELABORATION DU BUDGET DU PLAN DE FORMATION
Thème
Nombre
participants Nombre
de jours
ELEMENT DU COÛT
Coût total
Fournitures
Supports
Transport Location
salle
Repas
Logement Honoraires
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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FICHE DE SEANCE N° X : ELABORATION DU CALENDRIER D’EXECUTION
Thèmes Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
Formation à l’élaboration d’un plan de formation
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