عناصر التخطيط

عناصر التخطيط

العنصر االول التنبؤ بالمستقيل :

محاولة الكشف عن التقديرات واالحتماالت – 1

.واالفتراضات الني يتوقع تحقيقها في المستقبل

ان تكون التقديرات واالفتراضات مبنية على اساس – 2

شخصيةعلمي مدروس ال على مجرد تكهنات واجتهادات

يجب ان يقوم التخطيط على دراسات جادة وان يستند – 3

.الى بيانات كاملة ودقيقة وحديثه

تابع عناصر التخطيط

:االستعداد للمستقبل : العنصر الثاني

ال يكفي للقيام بالتخطيط ان تكون هناك اهداف محددة يراد – 1

تحقيقها في المستقبل وانما يجب فضال عن ذلك ان تكون هذه

االهداف قابلة للتحقيق ) واقعية ( بمعنى ان يكون لذى

المشروع الوسائل الكافية من االمكانيات المادية والبشرية

.لتحقيق هذه االهداف

حصر جميع الموارد واالمكانيات المتاحة بالمنظمة وتحديد – 2

.افضل الطرق لالستفادة منها

.تحديد فترة زمنية كافية النجاز الخطة – 3

مقومات التخطيط

:مقومات التخطيط

تتضمن عملية التخطيط اإلداري عدًدا من المقومات األساسية تتمثل في تحديد األهداف،

التنبؤ، السياسات والبرامج، واإلجراءات، وأخيًرا بلورة طرق العمل ونقصد به الوسائل

واإلمكانات

مفهوم التنبؤ

إن المستقبل وبشكل عام حالة غير معروفة ومرتبطة بدرجة كبيرة بعدم

التأكد إال أنه ومع كل ذلك قد تظهر هناك اتجاهات ومؤشرات معينة يمكن

االعتماد عليها في فهم ميول هذه االتجاهات بالشكل الذي يساعد على تحديد

الخطوة التالية ، وبالتالي يمكن تحديد مجموعة من العوامل التي تساهم في

: نشوء حالة عدم التأكد ومنها

االفتقار إلى المعلومات الضرورية المتعلقة ببعض العوامل البيئية والتي . 1

. تؤثر بدورها في عملية اتخاذ القرار

إن عدم قدرة متخذي القرار في تقدير االحتماالت المتعلقة بالعوامل البيئة . 2

التي قد تكون سببا في فشل تحقيق األهداف باعتبار أن عملية وضع

احتماليات دقيقة يساعد كثيرا في تحديد درجة عدم التأكد المرتبطة بكل

عامل بيئي مؤثر وبالشكل الذي يسهل من اتخاذ القرارات المناسبة والدقيقة

مفهوم التنبؤ

يعرف التنبؤ على أنه عملية لتوقع ما سيحدث في المستقبل واالعتماد على تلك النتائج

سواء أكانت إيجابية أم سلبية ، وقد تختلف تلك التنبؤات أيضا من حيث طريقة عرضها

والطرق الذاتية ويعرف التنبؤ على أنه مجموعة من اإلجراءات و كمية التفاصيل

والموضوعية المصممة أساسا لغرض التوقع باألحداث المستقبلية المحتملة ومعرفة

النتائج التي ستحقق عنها وبذلك يمكن أن يكون للتنبؤ الدور الكبير من خالل مساعدته

في توفير النتائج الضرورية والتي على أساسها تتم عملية التقييم واتخاذ القرار المالئم

أي إن التنبؤ ,وبالشكل الذي يقلل من إمكانية تحقق االنحرافات بين ما هو فعلي ومتوقع

هو مرحلة تقييم وتقدير النتائج المتوقعة عن كل بديل من مجموعة البدائل المحددة

وبالشكل الذي يساعد في عملية ترشيد القرارات

مفهوم التنبؤ

: فإن التنبؤ وفقا للتعريف أعاله يتضمن

حيث إنه من خالل التنبؤ يمكن الوقوف على مجمل التغيرات : التحديد المسبق -1

والتطورات التي من الممكن أن تحدث في المستقبل والناتجة عن بعض العوامل

البيئية أو غيرها

حيث تمثل المرحلة الثانية والتي تتضمن تحديد الوقت الذي : إمكانية الحدث -2

من المتوقع أن تقع فيه هذه التغيرات بالشكل الذي يساعد في اتخاذ القرارات

المناسبة في الوقت المناسب

حيث إن المرحلتين السابقتين يمكن أن يكون لهما الدور الرئيس في : التكيف -3

تحديد أوجه التغيرات والوقت الذي ستحدث فيه و يساعد كل ذلك في اتخاذ

اإلجراءات والخطوات الالزمة التي من خاللها يتم التكيف مع تلك التغيرات

المحتملة

أهمية التنبؤ

إن لعملية التنبؤ أهمية خاصة على مستوى جميع األنشطة على أساس إنها

العملية التي تتعلق بتوقع األحداث المستقبلية وتقدير التغيرات المتوقعة من أجل

اتخاذ اإلجراءات لتفادي عنصر المفاجأة وتوفير درجة من التأكد بالظروف

و تظهر أهمية عملية التنبؤ من خالل دورها األساس في عملية اتخاذ ،المستقبلية

القرار االستثماري إذ غالبا ما يبحث المستثمرين عن تحقيق العوائد واألرباح

بتحمل درجة معينة من المخاطرة التي من الممكن أن تنجم عن حاالت عدم

التأكد المرتبطة بالمستقبل وأن أي استثمار سواء أكان استثمارا ماليا أم حقيقيا

فهو يرتبط بدرجة معينة من المخاطرة األمر الذي يؤدي في بعض االحيان الى

تحقق حالة الخسارة

أهمية التنبؤ

لذلك يؤدي التنبؤ دوره في تحديد حجم هذه المخاطرة التي من الممكن ان

يتعرض لها االستثمار وبالشكل الذي يساعد المستثمر في تحديد أوجه

االستثمار البديلة ويزيد من قابليته في اتخاذ القرار االستثماري األفضل

حيث يمكن للمستثمر من خالل التنبؤ بالبدائل االستثمارية التعرف على

إيجابيات وسلبيات كل بديل استثماري باعتبار أن المستثمر يقوم باتخاذ

قراره االستثماري وفقا لعنصري العائد والمخاطرة المرتبطين بذلك

االستثمار وبالتالي تفضيل االستثمارات التي تتالءم مع إمكانياته وموارده

المتاحة

أهمية التنبؤ

كما تظهر أهمية التنبؤ من خالل التركيز على كشف جوانب عدم التأكد

والتي ترتبط ببعض جوانب المستقبل وبالتالي فإن محاولة المستثمرين

توليد تقديرات احتمالية ترتبط ببعض الظروف المستقبلية يساعد كثيرا

في دعم عملية اتخاذ القرارات التي تتعلق باالستثمارات الحالية

والمتوقعة

11

التنبؤ وأنواعه

التنبؤ هو تقدير أو حزر أحداث مستقبلية بناء على خبرات ماضية وبيانات تاريخية • .أو أحداث فعلية

وتستخدم الشركات عادة عدة أنواع من التنبؤ في إدارة اإلنتاج وتخطيط العمليات • :أهمها

التنبؤ االقتصادي ويتناول المسائل المتعلقة باالقتصاد على صعيد محيط العمل -1كالتنبؤ بحركة السكان أو حركة العمران أو التضخم النقدي وغيرها من المؤشرات

.ذات المساس بالتخطيط على الصعيد االقتصادي

التنبؤ التكنولوجي ويتناول التنبؤ للتقدم التكنولوجي والذي من شأنه أن يساعد في -2التخطيط لسلع أو خدمات جديدة وما يترتب على ذلك من التخطيط إلقامة معامل

.جديدة أو توسيع المعامل الحالية أو التخطيط للموارد البشرية والمالية

.التنبؤ بالطلب ويختص بتقدير المبيعات التي ستحققه الشركة في المستقبل -3

تعريف الغايات النهائية وخصائصها

( Goals) الغايات

النتائج المراد تحقيقها بشكل عام عبر فترة زمنية طويلة األجل

وتتصف بالعمومية وعادة ما تستند الغايات إلى رسالة المنظمة

وصورتها المميزة وتعكس منتجاتها الرئيسة وأسواقها التي تقوم

بخدمتها والحاجات األساسية التي تحاول إشباعها

ويري العديد من الكتاب أن الغايات تعد بمثابة أهداف عامة

تحقيقه في المدى البعيد ويتم الىوشاملة تعكس ما ترمي المنظمة

وصفها عادة بصورة مجردة مثل تعظيم الربح والنمو أو التوسع

.والمسؤولية االجتماعية

تعريف الغايات النهائية وخصائصها

وفيه التزام شديد بالنجاح( القصد االستراتيجي ) يسميه البعض

يظهر القصد االستراتيجي من خالل الهدف الجريء الطموح المحدد

الذي تركز الشركة جميع طاقاتها وإمكاناتها وأعمالها التنافسية لتحقيق

.التحدي طويل األجل

:مثال عملي

المكان األول الذي يزوره الشخص أين جوجلأن يكون : جوجلغاية

ما ذهب على الويب بتوظيف تكنولوجيا المعلومات لتطوير مستمر

. لجوجل

تعريف الغايات النهائية وخصائصها

:خصائصها

تتميز الغايات ببعض الخصائص أهمها

البعد عن التفاصيل الدقيقة

الشمول لكافة المجموعات التي تخدمها المنظمة

المدى الزمني الطويل حيث تستند إلى مبرر وجود المنظمة ورؤيتها

المستقبلية ورسالتها المحددة

.أن تصبح المنظمة قائدة في تجديد وابتكار الصناعة: مثال

تعريف األهداف وخصائصها

) Objectives( األهداف

هي النتائج المطلوبة تحقيقها في فترة زمنية محددة

إن وضع األهداف يساعد في تحويل الرؤية والرسالة إلى

مستويات مرغوبة لألداء

واألهداف تمثل فوق ذلك شكال من أشكال التعهد وااللتزام

اإلداري بتحقيق نتائج محددة أو الوصول إلى مستويات

معينة من االنجازات إنها أي األهداف دعوة إلى التصرف

الفعال وتحويل الطموحات إلى واقع ملموس

تعريف األهداف وخصائصها

:خصائصها

التزام إداري بتحقيق نتائج ومردودات مرغوبة*

تحدد القدر المطلوب من األداء ونوعيته وتوقيته*

مصطلحات وعبارات قابلة للقياس كميا *

تحدد مواعيد نهائية للتحقيق واالنجاز*

قابلة للتطبيق *

يتم استخدامها كمقياس معياري ألداء المنظمة وتقدمها *

أهمية األهداف

األهداف تزود بالمعايير التي تتخذ القرارات في ضوئها كما أنها أداة

لالتصال والتنسيق وأداء للتحفيز وكذلك للمفاضلة بين االستراتيجيات

البديلة كما أنها تلعب دورا تحفيزيا هاما وتعد من أهم عناصر التخطيط إضافة إلى تحديد مراكز المسؤولية

تقسيمات األهداف

:األهداف الرئيسية واألهداف الفرعية ( 1

تمثل تلك األهداف التي ال تحتاج إلى التدليل على : األهداف الرئيسية –أ

سبب وجودها بل اكتفى بذكرها للتدليل عليها ، وذلك مثل هدف تحقيق

.االنتشار األفقي والرأسي

تمثل أهدافاً ذات طبيعة وثيقة ولها أهمية كبيرة في : األهداف الفرعية –ب

تحقيق كمية انتشار " سبيل تحقيق األهداف الرئيسية ، وذلك مثل هدف

( .معينة في الشهر

تقسيمات األهداف

:األهداف الفردية واألهداف التنظيمية ( 3

لكل فرد مجموعة فريدة من األهداف : األهداف على مستوي الفرد –أ

في " مازلو"المميزة والمحددة، ويمكن االستعانة بنموذج تدرج الحاجات لـ

التعرف على األهداف التي يسعى الفرد لتحقيقها ، حيث يحدد كل فرد في

.كل مستوى من تلك المستويات إلى عدة أهداف يسعى إليها

هناك اختالف حول تصنيفات : األهداف على المستوي التنظيمي –ب

األهداف التي يجب أن تسعى المنظمة إلى تحقيقها

تقسيمات األهداف

األهداف على ثالثة مستويات: التوجه المعاصر

: استراتيجيةأهداف Strategic Goals

.تصاغ بشكل عام وشامل حول النتائج الكلية المطلوب تحقيقها

.تضعها اإلدارة العليا على مستوى المنظمة ككل طويلة األجل وغير محددة النهاية • Open – Ended

تقسيمات األهداف

Tactical Goals :شارك في صياغتها كل من اإلدارة العليا واإلدارة الوسطى

.اإلدارات/ تصاغ على مستوى القطاعات •

.متوسطة األجل ولها نهايات محددة•

.وتشتق منها االستراتيجيةأكثر تحديًدا من األهداف •

.االستراتيجيةتمثل الوسائل التي من خاللها تتحقق األهداف •

أهداف تكتيكية

تقسيمات األهداف

أهداف تشغيلية

Operational Goals

:يشارك في صياغتها اإلدارة الوسطى مع اإلدارة اإلشرافية

.تصاغ على مستوى األقسام والوحدات واألفراد•

.أكثر تفصيالً وتحديداً من األهداف التكتيكية وتشتق منها•

.قصيرة األجل وتمثل وسائل وأساليب تحقيق األهداف التكتيكية•

:التخطيط للهدف

أهداف وتوضيحها الى عملية وضع األهداف

مرحلية

كتابة برنامج زمني لتنفيذ الهدف

جرائيةإ

ما الذي يساعد على كتابة األهداف الجيدة؟

اتباع اسلوب األهداف الذكية

صياغة الهدف

مواصفات الهدف الجيد -2

محدد

قابل للقياس

قابل للتحقيق

يأتى بنتائج

محدد بزمن

S pecific

M easurable

A chievable

R esults-bound

T ime-bound

SMART األهداف الذكية

ليس مستحيالً أو صعب التحقيق

في الظروف السائدة ؟،هل نستطيع إنجازه في الوقت المحدد له

ما هي الحواجز التي تقف بينك وبين تحقيق هدفك؟

كيف يمكن التغلب على هذه الحواجز؟

مستوي المنظمة ؟كيف يمكن لهذه األهداف أن تطور من

؟ .الهدفهل هذه األهداف تسير في اتجاه تحقيق

واقعي

ATTAINABLE

النهاية المنتصف البداية

المقياس والتاريخ خدمة \منتج فعل

سرعة إنجاز تطوير

تصدير المعامالت

السرية

من ساعة إلى

نصف ساعة

بنهاية

1434

ما الذي يجب تحقيقه؟

مع من أو من اجل من؟. يصاغ بعبارة ذات نتيجة واحدة

دقيق ومحدد

SPECIFIC

ليس مستحيالً أو صعب التحقيق

في الظروف السائدة ؟،هل نستطيع إنجازه في الوقت المحدد له

ما هي الحواجز التي تقف بينك وبين تحقيق هدفك؟

كيف يمكن التغلب على هذه الحواجز؟

كيف يمكن لهذه األهداف أن تطور من مستواك؟

؟ .هل هذه األهداف تسير في اتجاه تحقيق هدفك

واقعي

ATTAINABLE

طريقة الغاية القياس الهدف

القياس

عبارة قصيرة

واضحة لما يراد

.تحقيقه

ما الذي سيتم

قياسه لتحديد مدى

\تحقيق التطوير

اإلنجاز؟

ما الذي يجب أن

يصل إليه القياس

ليشكل نجاح

اإلنجازات؟

ما هو اإلنجاز

المتميز؟

ما مدى سهولة

صعوبة تحديد \

القياس؟

ما الذي

سيحدده

المقياس فعال

لمستوى االداء؟

قابل للقياس

MEASURABLE

.معبر عنه بطريقة يمكن قياسها وقياس تطور المراحل المختلفة منه

؟للتأ كد من قابلية الهدف للقياس

:عن األسئلة التاليةنجيب

كم المقدار؟

كم العدد؟

؟معرفة متى يتم إنجاز المطلوبنستطيع كيف

قابل للقياس

MEASURABLE

نتيجة مهمة للشخص وللجماعةيعطي

.كيف يمكن لهذه األهداف أن تطور من مستوى الشخص

هل هذه األهداف تسير في اتجاه تحقيق الهدف؟

له نتيجة

RESULT ORIENTAL

يحدد تحقيقه بوقت زمني معين

هل اإلطار الزمني الذي وضعته حقيقي أو واقعي؟

هل يمكن لبعض االحتياجات الضرورية األخرى أن تؤثر في

الزمن المحدد؟

هل يمكنك أن تتغلب على مثل هذه األمور وتستطيع أن تنجز

؟عملك وتحقيق هدفك في اإلطار الزمني الذي حددته

محدد بوقت زمني

TIME- BASED

-:األهداف القابلة للتطبيق يجب

.أن تكون واضحة

.أن تكون محددة و إجرائية

.أن تكون طموحة

.أن تكون عملية

”أمنيات و طموحات و رغبات“ . أهداف عامة: ال أو .رغبة رجل أعمال في تحقيق أكبر قدر ممكن من الربح الحالل

(خطوات عمل). أهداف سلوكية إجرائية: ثالثا

شراء األرض في غضون الشهرين القادمين

أشهرالقادمةعمل المخططات الالزمة في غضون الستة .تسليم المخطط لمقاول بعد اختياره للتنفيذ

.أهداف مرحلية: ثانيا .كإقامة مجمع تجاري في منطقة تجارية

مستويات األهداف

ثالث مستويات هناك

أهداف عامة

أريد أن أزيد صلتي برحمي

الكتاب الذي اشتريته سأقرأ

حديثا

: إجرائيةأهداف

بعد المغرب العائلية جدول للزيارات عمل

كل خميس

كل 11إلى 9تخصيص الوقت من الساعة

سبت و ثالثاء لقراءة الكتاب

أمثلة لتحويل األهداف المرحلية اإلجرائية

البرنامج

program

هو مزيج من االهداف والنشاطات والسياسات واالجراءات الواجب القيام

الالزمة النجاز نشاط معين وهو الية لتنفيذ الموارد بها وتحديد

.االستراتيجية

.قد يتفرع عن البرنامج برامج فرعية

الموازنة

budget

. ..تعريف الموازنة

الموازنة خطة مالية مستقبلية تستخدم كأداة تخطيطية ورقابية من قبل معظم

لتقدير إيرادات وتكاليف المنشأة عند مستوى إنتاج معين وذلك ، القطاعات

قبل التنفيذ ثم تأتي مرحلة تنفيذ ما تم تخطيطه ثم تقييم األداء وهي مقارنة

المخطط مع ما تم تنفيذه لمعرفة االنحرافات هل هي في صالح المنشأة أم

المنشأةفي غير صالح

:أهداف الموازنات

...تحقق ثالثة أهداف رئيسية

يقصد بالتخطيط رسم سياسة مستقبلية، ووضع : التخطيط والتنسيق. 1

.خطة شاملة

.الرقابة وتقييم األداء. 2

على تسهيل االتصال والتنسيق بين األقسام حيث تساعد الموازنة .3

.تسهيل وانسجام وترابط أداء األقسام المختلفة

اتالموازن

budget

:يتم التمييز بين أنواع الموازنات، طبقاً للمعايير التالية الفترة الزمنية، التي تغطيها الموازنة تنقسم الموازنات، طبقاً : أوالً

: الزمنية التي تغطيها، إلىللفترة . األجلموازنات قصيرة . 1

Short - term Budgets األجل طويلة موازنات . 2

Long - term Budgets. مستمـرةموازنـات . 3

Continuous Budgets.

أنواع الموازنات

مفهومها السياسات

policies

هي إطار تمارس في نطاقه اإلدارة نشاطها

هي الجوانب المرشدة عند اتخاذ اإلدارة للقرارات لمواجهة المشاكل ذات

.الطبيعة المتكررة

أن السياسة تعكس و تترجم األهداف

هي طريق و مرشد للوصول إلى هذا الهدف و هي ليست هدفاً

من الممكن تعديلها إذا تبين قصورها أو عدم جدواها في العمل

السياساتتعريف

policies

عبارة عن خطة توفر اطارا عاما لمساعدة المسؤولين في المنظمة في عملية صنع

وهي موجودة في كل المستويات . وقد تكون مكتوبة او غير مكتوبة.القرارات

فهناك سياسات عامة تضعها االدارة العليا ذات بعد زمني طويل، وهناك

السياسات الفرعية تضعها االدارة الوسطى و تطبق على وظيفة معينة،

وهناك السياسات التنفيذية تضعها االدارة االشرافية وتطبق على النشاطات اليومية.

مفهوم اإلجراءات

قد تقوم المنظمة سواء كانت عامة أو خاصة بعدد من اإلجراءات لخدمة أغراضها

البريد الصادر –اإلجراءات اليومية -إجراءات التوظيف –الذاتية مثل ......والوارد وحفظ الرسائل وغيرها

أو طرق وأساليب .كإجراءات العمل : ويطلق على هذه األعمال مسميات متعددةأو روتين العمل . العمل

تعريف اإلجراءات

.هي الخطوات التفصيلية أو المراحل التي تمر بها المعاملة من البداية إلى النهاية

بأنها سلسة من العمليات الكتابية يشترك فيها عدد من األفراد في . نيوشل : وعرفها

إدارة واحدة أو في عدة إدارات وتصمم ألجل التأكد من أن العمليات المتكررة

تعالج بصورة موحدة

وهي خطط . هي طرق محددة سلفاً لكيفية القيام باألعمال : واإلجراءات

.موضوعة للموظفين ألجل إتباعها عند القيام باألعمال المتكررة

وهي تترجم الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب محدد التخاذ القرارات

والقيام باألعمال

وعندما تصمم اإلجراءات يحدد فيها نوع األعمال التي سيقوم بها األفراد

. المشتركون في إنجاز المعاملة

تحديد اإلجراءات

حسب . تنشأ المنظمة بموجب قانون أو نظام أو مرسوم أو أمر أو قانون

.ما تحدده قوانين وأنظمة البالد

يحدد عادة ( إدارة ما)والنظام أوالمرسوم الذي تنشأ بموجبه منظمة ما

األهداف العامة لإلدارة واليبين النواحي التفصيلية لتنفيذ تلك األهداف

. وطرق العمل الواجب اتباعها، كاإلجراءات

يقتضي أن يقوم الرئيس اإلداري ، إنشاء قسم جديد في منظمة ما : فمثالً

بإجراء دراسة معينة لتحديد اإلجراءات الالزمة للقيام بأعمال اإلدارة أو

.القسم الجديد

لكن الذي يحدث في كثير من األحيان هو أن تنقل اإلجراءات المتبعة في

إدارة ما إلى اإلدارة الجديدة

وقد تنقل المنظمة اإلجراءات من منظمة أخرى أو اإلقتباس منها