Docsvision 5Управление документацией СМК

Решение компании Системная Экспертиза по автоматизации системы менеджмента качества (СМК) на базе Docsvision

www.docsvision.comСлайд: 2

Назначение

• Организация единого хранилища документации СМК;• Обеспечение регистрации документов с использованием атрибутов для

однозначной идентификации каждого вида регистрируемой документации СМК;• Инициация процесса создания нового документа, модификации или отмены

действующих документов СМК компании уполномоченными должностными лицами;

• Обеспечение маршрутизации документа между участниками процесса согласования;

• Построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа;

• Реализация механизма уведомлений пользователей об определенных событиях, произошедших в Системе;

• Обеспечение поиска по атрибутам, зарегистрированной в Системе документации;• Построение механизма разграниченного доступа сотрудников к хранилищу

документации;• Обеспечение формирования отчетов и выгрузка их в MS Excel.

www.docsvision.comСлайд: 3

Цель внедрения

Целью автоматизации с использованием системы Docsvision является создание единого корпоративного хранилища внутренней нормативной документации СМК компании и автоматизация процесса создания новых или модификации действующих документов СМК.

www.docsvision.comСлайд: 4

Роли

• Инициатор • Владелец процесса • Разработчик • Согласующее лицо • Контролер

www.docsvision.comСлайд: 5

Модули решения, представленные в презентации

• Справочники системы• Процессы СМК• Документы СМК • Заявки СМК• Анализ со стороны руководства • Внутренние аудиты • Несоответствия продукции• Анализ данных• Улучшения

Примечание: Отсутствующие в презентации модули не имеют принципиальных отличий от рассматриваемых.

www.docsvision.comСлайд: 6

Основные условные обозначения

Задача

Документ (карточка решения)

Уведомление(сообщение)

Внешний документ или данные

Внешняя учетнаясистема

Данные, действия

Данные, действия выполняются бизнес-процессом Docsvision

Возможна интеграция с внешней системой на этапе внедрения

Часть логики функционирования элемента реализована через бизнес-процессы

КиПД(задача по улучшениям,

изменениям, корректирующим

и предупреждающим действия)

www.docsvision.comСлайд: 7

Справочники системы

• Справочник категорий• Справочник контрагентов• Конструктор справочников• Конструктор правил нумерации

www.docsvision.comСлайд: 8

Справочник контрагентовКонтрагенты с

подразделениями

Сотрудники контрагентов

www.docsvision.comСлайд: 9

Конструктор справочников

Узлы справочников

Строки справочника

www.docsvision.comСлайд: 10

Конструктор правил нумерации

Типы документов

Правила нумерации

www.docsvision.comСлайд: 11

Разработанный нумератор

Индекс вида документа (из справочника видов документов)

Назначение документа (из справочника назначений документов)

ААА-ББ-ВВГГ-ДДДД

Номер подразделения разработчика

Привязка к препарату (из справочника препаратов)

Порядковый номер документа внутри типа

www.docsvision.comСлайд: 12

Конструктор категорий

www.docsvision.comСлайд: 13

Окно навигатора Docsvision с установленным решением

www.docsvision.comСлайд: 14

Процессы СМК

Паспорт процесса

Документмониторинга

Периодичностьмониторинга

ВладелецПоказателипроцесса

Владелец Задачи по расчетупоказателей

Исполнители

Результатрасчета

КиПД

Внешняя учетнаясистема

www.docsvision.comСлайд: 15

Документы СМК

• Документ СМК• Заявки

заявка на разработку заявка на модификацию заявка на отмену документа заявка на отзыв с согласования

www.docsvision.comСлайд: 16

Документ СМК

www.docsvision.comСлайд: 17

Заявки. Заявка на разработку

www.docsvision.comСлайд: 18

Заявки. Заявка на отмену документа

www.docsvision.comСлайд: 19

Заявки. Заявка на модификацию

www.docsvision.comСлайд: 20

Заявки. Заявка на отзыв c согласования

www.docsvision.comСлайд: 21

Представление СМК

www.docsvision.comСлайд: 22

Представление заявок СМК

www.docsvision.comСлайд: 23

Поисковые запросы

В системе реализованы поисковые запросы для документов:

• По автору• По дате введения в действие• По дате окончания срока действия• По коду• По названию• По номеру• По подразделению• По состоянию документа

www.docsvision.comСлайд: 24

Поисковые запросы

Система позволяет осуществлять отбор документов по виду:

• Инструкции• Инструкции по охране труда• Карты процессов• Перечни инструкций по охране труда• Положения• Стандарты предприятия• Таблицы бизнес-процессов

www.docsvision.comСлайд: 25

Поисковые формы

Задание параметров поиска

Отображение результатов

www.docsvision.comСлайд: 26

Состав решения

• Настройки системы• Документация:

Общее описание системы Руководство администратора Руководство по настройке и внедрению Руководство пользователя – Владелец процесса СМК Руководство пользователя – Менеджер по качеству Руководство пользователя – Регистратор документов СМК Руководство пользователя – Руководитель высшего звена Руководство пользователя – Исполнитель

www.docsvision.comСлайд: 27

Типовой план внедрения

• Анализ СМК предприятия в рамках элементов решения *• Принятие решения о необходимости и возможности

реализации различных элементов в рамках действующей СМК

• Установка и настройка решения• Обучение пользователей по ролям• Опытная эксплуатация

Ориентировочная продолжительность внедрения 2-3 недели (без учета срока опытной эксплуатации)

*) Предполагается, что СМК на предприятии уже есть. При отсутствии СМК типовое решение принимается за основу, анализ не производится.

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com