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APOYO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE GEODESIA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
SARA BIBIANA MARTINEZ MARTINEZ
COD. 20141031049
MARIA CAMILA FONTECHA
COD.20141031088
Trabajo de Grado
Modalidad de Pasantía
ING. RAUL ORLANDO PATIÑO PEREZ
Docente Director.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA
BOGOTA D.C
2017
2
APOYO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE GEODESIA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
SARA BIBIANA MARTINEZ MARTINEZ
COD.20141031049
MARIA CAMILA FONTECHA CASTAÑEDA
COD.20141031088
Este proyecto es presentado como requisito para optar el título de
TECNOLOGO EN TOPOGRAFÍA
Director:
RAUL ORLANDO PATIÑO PEREZ
Ingeniero Topográfico y Tecnólogo en Topografía
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA
BOGOTA D.C
2017
3
Nota de Aceptación
Acuerdo 29 de 1998. Reglamento estudiantil.
El consejo de carrera de tecnología en Topografía de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas aprueba el trabajo de grado por modalidad de pasantía
titulado “Apoyo en la gestión documental al grupo interno de trabajo de
geodesia del instituto geográfico Agustín Codazzi”. Lo anterior, en el
cumplimiento de los requisitos para obtener el título de Tecnólogo en Topografía.
_________________________
Ing. Orlando Patiño Pérez
Director.
_________________________
Firma del jurado.
4
Bogotá, Julio de 2017
Art.117
“Ni la universidad ni el jurado de grado serán responsables de las ideas expuestas
por los graduados en el trabajo de grado”
5
Tabla de contenido
1. INTRODUCCION 7
2. OBJETIVOS 9
2.1 Objetivo General 9
2.2 Objetivos Específicos 9
3. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS 10
3.1 Organización y clasificación de proyectos. 10
3.2 Digitalización e implementación de Tablas de Retención Documental. 10
3.3 Recopilación de información digital. 11
4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO 12
4.1 Organización y clasificación de proyectos. 12
4.2 Proceso para la digitalización e implementación de la TRD. 12
4.3 Recopilación de información digital. 14
5. ANALISIS DE RESULTADOS 16
6. ALCANCES E IMPACTOS DEL PROYECTO 20
6.1 Alcances. 20
6.2 Impacto 20
7. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS 21
8. CONCLUSIONES 22
9. RECOMENDACIONES 23
6
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Rotulo carpetas ............................................................................................................ 10
Ilustración 2 TRD proyectos digitalizados, inventario único documental ......................................... 11
Ilustración 3 Recopilación de información digital ............................................................................. 11
Ilustración 4 Elementos de etiqueta ................................................................................................. 12
Ilustración 5 Inventario único documental Cd .................................................................................. 14
Ilustración 6 Grafica de actividades de la Pasantía ........................................................................... 16
Ilustración 7 Porcentaje de Información Digitalizada ....................................................................... 17
Ilustración 8 Información Digitalizada .............................................................................................. 17
Ilustración 9 Tipos de Proyectos Digitalizados .................................................................................. 18
Ilustración 10 Actividades durante la pasantía ................................................................................. 19
Tabla de tablas
Tabla 1 Código de series ................................................................................................................... 13
Tabla 2 Conservación de Proyectos .................................................................................................. 13
Tabla 3 Cronograma de actividades .................................................................................................. 15
Tabla 4 Proyectos Digitalizados ........................................................................................................ 18
7
APOYO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE GEODESIA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
Autores: Sara Bibiana Martínez Martínez, cod.20141031049, correo:
[email protected] – María Camila Fontecha Castañeda,
cod.20141031088, correo: [email protected]
1. INTRODUCCION
En el presente informe final de pasantía de trabajo de grado se considera el apoyo
de los pasantes Sara Bibiana Martínez y María Camila Fontecha Castañeda como
estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, ante el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi. Cuyo objeto de este contrato es “La asistencia en la
gestión documental del grupo interno de trabajo de geodesia”.
Teniendo en cuenta lo mencionado, la labor de las pasantes involucra diferentes
campos de la ejecución del contrato tales como: Conservación, Digitalización,
Recuperación de información de proyectos para satisfacer los términos estipulados
en el contrato. En consecuencia, cada labor realizada por las estudiantes tendrá la
supervisión del profesional asignado por la institución, el cual va ser su jefe directo
durante el tiempo de la pasantía y le indicará los procedimientos adecuados para el
cumplimiento de sus actividades. Estas labores tuvieron lugar en las instalaciones
del instituto asignadas para el cumplimiento de estas tareas, durante el periodo
comprendido del 10 de mayo al 13 de julio del año 2017.
Por lo tanto, el objetivo principal es apoyar en la conservación de información de
proyectos implementando las tablas de retención documental en el grupo de trabajo
de geodesia.
Por eso en el ámbito profesional, como trabajador, el interés del pasante consiste
en poner en práctica los conocimientos académicos y prácticos adquiridos a lo largo
8
de su carrera tecnológica en el campo laboral, para aplicarlos de manera adecuada
como profesional. Ya que ellas adquieren experiencia laboral a lo largo del
desarrollo de la pasantía y adquiere los conocimientos necesarios para realizar una
labor que satisfaga sus servicios profesionales.
La metodología empleada para la elaboración y cumplimiento de la pasantía se basa
en la recuperación y conservación de información de proyectos topográficos y
geodésicos. Esta labor requiere un conocimiento técnico en topografía para poder
aplicarlo de la mejor manera a la actividad a realizar. Sin embargo, a lo largo del
desarrollo del informe se presentará la información detallada de la metodología
utilizada para hacer la pasantía.
Una vez realizadas las labores en el tiempo acordado por el Instituto Geográfico
Agustín Codazzi (IGAC) y las pasantes Sara Bibiana Martínez Martínez y María
Camila Fontecha Castañeda, se procede a realizar un informe final. El cual será
evaluado por el profesional a cargo en la institución y el docente director asignado
por la Universidad. El cual tendrá la siguiente estructura.
1. Título y Autor.
2. Objetivos de la pasantía.
3. Descripción de cada uno de los resultados alcanzados debidamente
ordenados y en forma coherente.
4. Metodología del proyecto
5. Análisis de resultados, productos, alcances e impactos del trabajo de
grado, de acuerdo con el plan de trabajo.
6. Evaluación y cumplimiento de los objetivos de la pasantía.
7. Conclusiones y recomendaciones.
8. Anexos
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2. OBJETIVOS
Los objetivos planteados para el desarrollo de la pasantía parten de un objetivo
principal de la misma y unos objetivos específicos que ayudan a desarrollar el
objetivo principal.
2.1 Objetivo General
Apoyar en la conservación de información de proyectos implementando las tablas
de retención documental (TRD) en el grupo de trabajo de geodesia.
2.2 Objetivos Específicos
● Recuperar información de proyectos.
● Organizar la información análoga y digital de cada uno de los proyectos del
archivo del grupo interno de trabajo de geodesia.
● Implementar Tablas de Retención Documental en proyectos análogos.
10
3. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS
De acuerdo al trabajo realizado en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, se
presenta la descripción de los resultados obtenidos durante la pasantía en el
presente informe final del trabajo de grado por modalidad de pasantía llamado
“Apoyo en la gestión documental al grupo interno de trabajo de geodesia del
instituto geográfico Agustín Codazzi” realizado por las pasantes Sara Bibiana
Martínez Martínez y María Camila Fontecha Castañeda.
3.1 Organización y clasificación de proyectos.
En esta etapa se renuevan los formatos de las carpetas teniendo en cuenta las
estipulaciones correspondientes, reorganizando y mejorando la presentación de
estas.
Ilustración 1 Rotulo carpetas
3.2 Digitalización e implementación de Tablas de Retención Documental.
Principalmente se basa en la recuperación de información análoga transformándola
a digital, para luego diligenciar el inventario único documental que cuenta con
campos tales como:
● Código.
● Serie o subserie.
● Asunto (Identificador – Nombre del proyecto – Cant. Carpetas)
● Fechas extremas.
● Unidad de conservación.
11
Ilustración 2 TRD proyectos digitalizados, inventario único documental
3.3 Recopilación de información digital.
Se basa en extraer la información proveniente de CD’s que se encuentran
almacenados en las carpetas y en el archivo interno de geodesia, guardar dicha
información en sus carpetas digitales.
Ilustración 3 Recopilación de información digital
12
4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO
Durante el periodo comprendido del desarrollo de la pasantía, se realizaron
diferentes actividades, las cuales fueron importantes para apoyar en el
cumplimiento del contrato en el cual se trabajó, por consiguiente, se mencionan las
actividades realizadas por las pasantes y la metodología de trabajo que se realizó
en cada actividad.
4.1 Organización y clasificación de proyectos.
Para este proceso se cambia la presentación de la carpeta donde se encuentra
almacenado el proyecto en forma análoga. Actualizando el rotulo, cambiando las carpetas
que se encuentran en mal estado y foliando si es necesario.
4.2 Proceso para la digitalización e implementación de la TRD.
Para realizar la digitalización e implementación de las tablas de retención
documental se debió tomar los proyectos análogos que contienen carteras de
campo, planos, fotografías, cd, descripciones de puntos e informes, para llevarlos a
digital y diligenciar el inventario con la información requerida, que se encuentra en
la etiqueta de la carpeta. Ver “figura 2”.
Ilustración 4 Elementos de etiqueta
13
También es necesario tener en cuenta el tipo de proyecto, ya que dependiendo la
serie a la que corresponda, esta tiene un determinado código.
CÓDIGO SERIE - SUBSERIE
831.1.1 Red Geodésica
831.1.2 Red Nivelación
831.1.3 Red Gravimétrica
831.5 Fronteras
831.6.1 Proyectos/Convenios
831.3 Clasificación de campo
Tabla 1 Código de series
Los proyectos tienen un tiempo de retención en el archivo de gestión y una
disposición final. Estos tiempos varían de 1 a 40 años y su disposición final puede
ser:
Conservación total (CT).
Eliminación (E).
Microfilmación. (M).
Selección (S)
Esto dependerá del tipo de proyecto.
TIPO DE PROYECTO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Red Geodésica 20 Conservación Total
Red Nivelación 40 Conservación Total
Red Gravimétrica 10 Conservación Total
Fronteras 10 Eliminación
Proyectos/Convenios 5 Conservación Total
Clasificación de Campo 40 Conservación Total
Tabla 2 Conservación de Proyectos
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Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo
histórico; Cuando la disposición final es conservación total y en algunos casos de
eliminación, se sigue este procedimiento.
Para diligenciar de manera adecuada la tabla de inventario único documental es
necesario tener en cuenta los campos mencionados anteriormente; estos datos se
encuentran en la información análoga. Cada carpeta se folia para tener un control
de su contenido.
4.3 Recopilación de información digital.
Los proyectos en formato digital se encuentran foliados e inventariados en cajas
con una tabla de contenido donde está la relación de CD’s - proyectos análogos,
para posteriormente hacer el cruce de información en las carpetas digitales.
Ilustración 5 Inventario único documental Cd
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La pasantía tuvo una duración de 192 horas ejecutadas en 9 semanas,
cumpliendo con las actividades de la siguiente manera.
Tabla 3 Cronograma de actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Organización y
clasificacion de
proyectos
Clasificar y organizar las carpetas.
Organizar toda la informacion recopilada en
un unico archivo.
Digitalizacion de
proyectos
Digitalizacion y conservacion de proyectos,
planos, carteras, fichas y fotografias.
Recopilacion de
informacion digital
Recopilar la informacion recuperada de cada
proyecto.
Extraer la informacion proviente de cd's
15
-may
-20
17
19
-may
-20
17
22
-may
-20
17
26
-may
-20
18
30
-may
-20
17
02
-Ju
n-2
01
9
05
-Ju
n-2
01
7
09
-Ju
n-2
02
0
12
-Ju
n-2
01
7
16
-Ju
n-2
02
1
20
-Ju
n-2
01
7
23
-Ju
n-2
02
2
27
-Ju
n-2
01
7
30
-Ju
n-2
02
3
04
-Ju
l-2
01
7
07
-Ju
l-2
02
4
10
-Ju
l-2
01
7
14
-Ju
l-2
02
5
SEMANASACTIVIDADETAPA
La pasantia se realizo:
5 horas diarias de lunes a viernes.
16
5. ANALISIS DE RESULTADOS
Teniendo en cuenta las actividades realizadas se hace un análisis de cada resultado
obtenido y se representa por medio de gráficas.
Los resultados presentados a continuación son el producto del trabajo en conjunto
realizado por 7 pasantes de la Universidad Distrital.
Ilustración 6 Grafica de actividades de la Pasantía
1- Digitalización de proyectos – 13%
2- Planos digitalizados – 12%
3- Recuperación de información digital CD’s – 60%
4- Fotografías – 11%
5- Otras – 4%
Para nuestro caso las actividades que nos llevaron más tiempo y trabajo fueron la
digitalización de proyectos con un 13% y la recuperación de información de CD
con un 60%.
13%
12%
60%
11%
4%
ACTIVIDADES DE LA PASANTIA
1 2 3 4 5
17
Ilustración 7 Porcentaje de Información Digitalizada
En las carpetas de los proyectos había información como planos, fotografías, cds,
fichas y carteras que fueron recuperados como se muestra a continuación.
Ilustración 8 Información Digitalizada
13%
12%
60%
11%
4% 0%
INFORMACIÓN DIGITALIZADA
Proyectos Planos CD-Proyectos Fotografias Fichas Carteras
270
239
1240
223
83
10
INFORMACIÓN DIGITALIZADA
Proyectos
Planos
CD-Proyectos
Fotografias
Fichas
Carteras
18
Tabla 4 Proyectos Digitalizados
La mayor cantidad de proyectos digitalizados corresponden a Red geodésica con
un 64% tal como se muestra en la gráfica, mientras que Pozos petroleros cuenta
con 1%.
Ilustración 9 Tipos de Proyectos Digitalizados
TITULO DE LA SERIE O PROYECTOS CARPETAS DIGITALIZADAS
POZOS PETROLEROS 1
PLANO 1
PERITAZGO 1
IDENTIFICACIÓN 1
PUNTO DE CONTROL 2
SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA 5
RED DE NIVELACIÓN 7
FOTOCONTROL 8
INTERVENTORIA 10
FRONTERAS 14
PROYECTOS 19
RED GEODÉSICA (3D, H, V) 29
RED GEODÉSICA 170
0%1%2%
3%3%
4%
5%
7%
11%64%
TIPOS DE PROYECTOS DIGITALIZADOS POZOS PETROLEROS
PLANO
PERITAZGO
IDENTIFICACIÓN
PUNTO DE CONTROL
SISTEMA NACIONALDE REFERENCIARED DE NIVELACIÓN
FOTOCONTROL
INTERVENTORIA
FRONTERAS
PROYECTOS
19
Como se observó en el cronograma de actividades presentado anteriormente, la
digitalización de proyectos fue la actividad que más tiempo necesito, seguido de la
recopilación de información digital y la clasificación y organización; siendo estas
las actividades más relevantes.
Ilustración 10 Actividades durante la pasantía
20%
30%
50%
ACTIVIDADES DE LA PASANTÍA
Clasificación y Organización
Recopilación de InformaciónDigital
Digitalización de Proyectos
20
6. ALCANCES E IMPACTOS DEL PROYECTO
6.1 Alcances.
El alcance de la pasantía, está en recuperar, conservar y organizar la información
que se encuentra en el archivo interno. Esta tarea se debe realizar siguiendo los
parámetros y la norma vigente establecida por la gestión.
6.2 Impacto
Se evidencia que los beneficios obtenidos durante la ejecución de la pasantía son
varios tanto para las pasantes como para la entidad.
Para las pasantes los beneficios son adquirir experiencia laboral, adquirir
conocimientos técnicos de esta institución como ente regulador de geografía en el
país y establecer competencias laborales.
Para la entidad es una ventaja recuperar la información de los proyectos que
servirán de base para sus tareas actuales.
21
7. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Al terminar el trabajo de las pasantes se puede inferir que el objetivo principal del
proyecto fue cumplido, teniendo en cuenta que se asistió en el proceso de
organización y clasificación de proyectos, digitalización e implementación de las
tablas de retención documental (TRD) y la recopilación de información digital,
entregada esta en carpetas digitales con todo el contenido (Proyecto, CD,
Carteras, Fotografías, Fichas y Planos).
22
8. CONCLUSIONES
En el periodo de pasantía se ejecutaron las tareas asignadas por la entidad,
y se da a conocer la importancia de la realización de estas labores en los
tiempos establecidos para que el proyecto se desarrolle de la mejor
manera.
Para realizar la recuperación de los proyectos es necesario tener el
conocimiento de los requerimientos y normas de la TRD, para su correcta
implementación
La organización y comunicación del grupo de trabajo es importante para que
los resultados sean los esperados
La digitalización y conservación de proyectos fue uno de las tareas que más
tiempo nos gastó, puesto que era la base de la pasantía.
23
9. RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta la experiencia adquirida durante el desarrollo de la pasantía en
el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), se mencionan algunas
recomendaciones a la hora de realizar la recuperación de proyectos.
Leer los manuales e información requerida de gestión documental para su
correspondiente uso a la hora de realizar dichas tareas.
Llevar un determinado orden de la información ya recuperada en digital,
para un mejor manejo
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