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南京理工大学办公自动化系统使用手册

南京理工大学

办公自动化系统

使用手册

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南京理工大学办公自动化系统使用手册党政办

信息化建设与管理处

目录一、如何进入办公系统应用...................................................................................................4

1、客户端环境检查................................................................................................................42、通过办事大厅访问............................................................................................................5

二、待办任务..................................................................................................................................6三、发文管理..................................................................................................................................8

1、发文流程............................................................................................................................82、使用说明............................................................................................................................8

2.1 发文列表....................................................................................................................82.2 发文起草及提交........................................................................................................92.3 发文审核或办理......................................................................................................102.4 发文会签..................................................................................................................122.5 文件发布及结束流程...............................................................................................13

三、收文管理................................................................................................................................141、收文流程..........................................................................................................................142、使用说明..........................................................................................................................14

2.1 收文列表..................................................................................................................142.2 收文起草..................................................................................................................152.3 收文办理..................................................................................................................15

四、督查督办................................................................................................................................161、进入督查督办..................................................................................................................162、督查督办内容填写..........................................................................................................173、流程提交审核..................................................................................................................203.1、督查督办流程图...........................................................................................................203.2、部门秘书提交...............................................................................................................203.3、部门领导审核...............................................................................................................20

五、会议议题................................................................................................................................211、会议申请..........................................................................................................................211.1、会议申请流程介绍.......................................................................................................231.2、会议申请.......................................................................................................................231.3、会议申请注意事项.......................................................................................................242、周会表查看......................................................................................................................243、议题申请.........................................................................................................................253.1、议题申请功能介绍.......................................................................................................253.2、议题申请流程介绍.......................................................................................................263.3、进入议题申请...............................................................................................................26

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南京理工大学办公自动化系统使用手册3.4、议题申请.......................................................................................................................27

六、校领导日程............................................................................................................................271、校领导日程......................................................................................................................27

七、部门发文...............................................................................................................................281、发文流程.........................................................................................................................282、使用说明.........................................................................................................................28

2.1 发文列表...................................................................................................................292.2 发文起草及提交.......................................................................................................292.3 发文审核或办理.......................................................................................................312.4 发文会签...................................................................................................................332.5 文件发布及结束流程...............................................................................................33

八、部门收文...............................................................................................................................341、使用说明.........................................................................................................................34

1.1 收文列表...................................................................................................................351.2 转发拟稿...................................................................................................................351.3 文件详细信息...........................................................................................................36

九、部门文件...............................................................................................................................371、使用说明..........................................................................................................................37

1.1 文件查看...................................................................................................................381.2 文件详细信息...........................................................................................................38

十、值班上报...............................................................................................................................391、使用说明..........................................................................................................................39

1.1 值班信息维护...........................................................................................................39十一、值班信息查看...................................................................................................................42

1、使用说明..........................................................................................................................421.1 日历模式...................................................................................................................421.2 传统模式...................................................................................................................42

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一、如何进入办公系统应用

1、客户端环境检查客户端环境要求：

操作系统：WIN7 及以上；浏览器：360 极速浏览器最新版本（极速模式）或 chrome，推荐 chrome；Office：Office2007-SP3 及以上，推荐 Office2010；（如不需要起草、修改文件正文，则对 Office 无要求。）Office 账户设置：如果是 Office2013 及以上版本，修改文件正文痕迹中的用户名将优先是微软账户用户名，因此，请确认未登陆微软账户或登陆的微软账户用户名与 OA 系统登陆用户姓名一致。设置方法：点击 WORD【文件】菜单，点击【账户】，如下图是未登录状态。

如下图是已登录状态，如果账户名与姓名不一致，可点击【关于我】到微软网站进行修改。 PAGE43 / NUMPAGES43


2、通过办事大厅访问在浏览器中输入 http://ehall.njust.edu.cn，出现如下页面，点击右上角“用户登陆”进

入统一身份认证登录界面；

在统一身份认证登录界面中，输入用户名和密码点击登录，进入办事大厅首页。登录说明：教职工用户需使用 8位工号，密码为 i理工门户密码。

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http://ehall.njust.edu.cn/


在办事大厅首页，【推荐&最新服务】中可以看到【发文管理】、【收文管理】、【督查督办】、【会议议题】、【领导日程】、【学校文件】等办公系统应用。

也可在【应用中心】中看到办公系统相关应用。

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二、待办任务

收发文应用产生的待办任务（需要您审批或办理的文件），统一在【办事大厅】的【个人中心】中，具体界面如下图所示：

点击待办标题，将进入发文、收文表单，即可进行文件审批、办理。

点击【查看流程图】，可以看到该文件流程图、流转记录。

流程图中，灰色表示已走节点，黄色表示正在办理的节点，蓝色表示未走的节点。

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点击【查看办理意见】，可以看到该文件所有已签意见。

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三、发文管理

1、发文流程

2、使用说明点击办事大厅中【办公系统（发文管理）】进入【发文列表】页面；

2.1 发文列表【发文列表】页面：在办发文：存放正在办理未办结的发文；办结发文：存放已办结的发文；草稿：存放起草后，暂时未发起流程的发文；需要起草、修改文件正文的老师，请下载安装【正文控件下载】；安装环境要求：

操作系统：WIN7 及以上； PAGE43 / NUMPAGES43

南京理工大学办公自动化系统使用手册浏览器：360 极速浏览器最新版本（极速模式）或 chrome，推荐 chrome；Office：Office2007-SP3 及以上，推荐 Office2010；（如不需要起草、修改文件正文，则对 Office 无要求。）

点击【发文拟稿】，进入【发文审签单】拟稿页面；

2.2 发文起草及提交填写文件标题、办文说明、主送、联系电话、公开属性等信息。

点击【起草正文】进行正文起草，起草好后，点击【保存并关闭】保存起草内容。注意：请避免长时间起草，以免登录失效，导致保存失败。

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文件起草后，选择【请选择下一步】和【下一步办理人】（如果只有一个可选，则默认选中，不需再选），然后点击【提交】按钮即可。

2.3 发文审核或办理发文应用产生的待办任务（需要您审批或办理的文件），统一在【办事大厅】的【个

人中心】中，具体界面如下图所示：

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点击文件标题，将进入发文表单，即可进行文件审批、办理。

点击【编辑正文】

在正文中做的修改，会被保留修改痕迹，可通过点击【显示/隐藏痕迹】查看所有修改痕迹。

注意：如果是 Office2013 及以上版本，修改痕迹中的用户名将优先是微软账号用户名，因此，请确认未登陆微软账号或登陆的微软账号用户名与 OA 系统登陆用户姓名一致。

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南京理工大学办公自动化系统使用手册修改好后，点击【保存并关闭】保存修改内容。注意：请避免长时间修改，以免登录失效，导致保存失败。

文件修改后，填写意见（可将填写意见添加至常用意见，也可直接选择已保存的常用意见），选择【请选择下一步】和【下一步办理人】（如果只有一个可选，则默认选中，不需再选），然后点击【提交】按钮即可。

2.4 发文会签部门领导审核后，拟稿人转办环节可选【会签】操作，选择【请选择下一步】中的

【会签】，再选择【下一步办理人】，然后点击【提交】按钮即可。注意：下一步办理人只可选部门领导，可多选，所有领导都会签完后，才可继续下一步流程，如需收回，可到个人中心的已办任务中收回。

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2.5 文件发布及结束流程制版出文后，拟稿部门发布环节可选【文件发布】操作，发布后，再点击【提交】则

流程结束。注意：确认发布没问题后，再结束流程，结束流程后，无法修改发布。

发布时可选发布范围，默认【全部公开】，可选【部分公开】，根据需要选择后，点击【发布】即可。

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三、收文管理

1、收文流程

2、使用说明点击办事大厅中【办公系统（收文管理）】进入【收文列表】页面；

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南京理工大学办公自动化系统使用手册2.1 收文列表

【收文列表】页面：在办收文：存放正在办理未办结的收文；办结收文：存放已办结的收文；

2.2 收文起草只有党政办相关老师可以进行收文起草，此处省略。

2.3 收文办理收文应用产生的待办任务（需要您审批或办理的文件），统一在【办事大厅】的【个


点击文件标题，将进入收文表单，即可进行办理。

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南京理工大学办公自动化系统使用手册填写办理意见（可将填写意见添加至常用意见，也可直接选择已保存的常用意见），

然后点击【提交】按钮即可。如果需要其他人办理，点击【分发】按钮，选择具体人员发送。

四、督查督办

1、进入督查督办1、点击办事大厅中【办公系统（收文管理）】进入【督查督办管理列表】页面；

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2、督查督办内容填写1、首先由督查督办管理员在【督查督办管理列表】中，填写督查督办事宜内容，包括

【督查督办类型】、【序号】、【工作内容】、【牵头部门】、【完成时间】等内容；2、然后由牵头部门人员（一般为牵头部门 OA 秘书），在【督查督办列表】中，点击“编辑”按钮，进入编辑页面，点击【新增阶段性成果】，填写各阶段的【标志成果】、【责任部门】、【完成时间】、【完成情况】；

如上图，点击【编辑】

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南京理工大学办公自动化系统使用手册如上图，点击【新增阶段性成果】

如上图，填写标志成果，填好后点击【保存】3、部门人员填写完成各阶段成果后，点击【保存】按钮进行保存，系统会提示“请部门主要负责人确认提交”，请通知部门主要负责人确认阶段是否合理后进行提交；

4、部门主要负责人点击【编辑】按钮，进入编辑页面，可以看到【提交】按钮，确认阶段没问题后，进行提交；

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注：保存后，部门人员以及部门领导都可以查看，修改；提交后，将不能再新增阶段，同时已新增阶段的【标志成果】、【完成时间】、【责

任部门】都不能修改，只能修改【完成情况】。如需调整【标志成果】、【完成时间】、【责任部门】，请联系党政办管理员；5、此后【督查督办列表】中，工作进度将根据完成情况变色，完成的变为绿色，未完成

的为红色。注：颜色表示意义分别为：

绿色：代表阶段已完成，管理员已审核；蓝色：代表阶段已填写，已提交，但管理员还未审核；黄色：代表阶段逾期未完成；红色：代表阶段尚未完成；

6、阶段完成后，点击相应阶段的【编辑】按钮，填写【完成情况】，填写后，由管理员进行审核，直至审核完成通过；

7、各阶段由管理员审核完成后，部门即可开始填写【总结成果】，并发起督查督办流程。

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3、流程提交审核

3.1、督查督办流程图

3.2、部门秘书提交在所有【标志成果】都由督查督办管理员审核通过后，部门秘书打开督办页面即

可以看见流程提交选项。由部门秘书选择部门领导，点击【确认】按钮，提交给部门领导进行审核；

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3.3、部门领导审核部门秘书提交后，部门领导即可在【个人中心】的【待办任务】中收到需要处理的待办事项；

点击待办事项中的待办信息，即可以进行审批；

部门领导审核通过，默认下一步【分管领导审核】，【下一步办理人】请选择本单位分管 PAGE43 / NUMPAGES43

南京理工大学办公自动化系统使用手册校领导，点击【确认】按钮，提交校领导审核；注：请务必选择“本单位分管校领导”部门领导审核不通过，则选择下一步【部门秘书提交】，点击【提交】按钮，返回部门秘书修改；

五、会议议题

1、会议申请进入【应用中心】，输入【会议申请】，找到菜单，点击打开会议申请功能。

会议申请有如下具体功能模块：A、会议申请：提交会议申请信息，发起会议申请的功能模块；B、待办会议：会议申请流程中，存放会议申请的待办；类似于待办事宜；C、在办会议：参与流程，已处理，但是整体流程未结束的事宜；D、草稿：保存当前会议申请为草稿。

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南京理工大学办公自动化系统使用手册1.1、会议申请流程介绍

流程说明：1、首先由会议申请人进行拟稿申请，拟稿完成后发送给部门领导或者分管校领导进行审

核，如经过线下和部门领导通过后，会议申请人也可以直接流程结束；2、部门领导审核通过可以选择发送给分管校领导进行审核；3、部门领导审核不通过，则返回给会议申请人，由会议申请人修改后，重新提交给部门

领导审核；4、分管校领导审核完成后，返回会议申请人，最终由【会议申请人办理】结束流程（会

议申请流程结束后，才能被会议管理员汇总到，因此，请会议申请人务必在周五前结束流程。）；

1.2、会议申请进入任一界面，点击【会议申请】按钮，进行会议申请信息填写，会有如下页面，进

行填写对应会议申请信息，填写完成后提交给对应部门领导，进行会议流程处理。

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1.3、会议申请注意事项

A、会议申请中的会议全部为上周会表的会议；

B、会议申请有截止时间限制，具体截止时间由党政办公室设置；

C、会议信息可能进行调整，以发布的周会表信息为准。

D、如党政办针对会议信息进行了调整，那么办结会议中的会议信息即会变更为党政办调整后的信息

2、周会表查看进入【应用中心】，输入【周会议】，找到菜单，点击打开周会表查看功能。

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3、议题申请

3.1、议题申请功能介绍议题申请有如下具体功能模块：A. 议题申请：提交议题申请信息，发起议题申请的功能模块；B. 在办议题：参与流程，已处理，但是整体流程未结束的议题流程事宜；C. 办结议题：发起的议题申请流程结束后，在这里展现；D. 草稿：保存当前会议申请为草稿。

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3.2、议题申请流程介绍

1、首先由各单位的单位秘书进行议题申请的拟稿，拟稿完成后提交给单位领导（可以选择正/副职领导）进行审阅；

2、单位领导审阅不通过，则发送给单位秘书，由单位秘书进行修改后，重新提交给单位领导进行审阅。单位领导审阅通过，同样发送给单位秘书，由单位秘书提交给两会秘书进行审阅（或送相关单位领导会签）；

3、两会秘书审阅不通过，则返回给单位秘书，进行修改，再由单位秘书重新提交。审阅通过，，由两会秘书发送给对应分管校领导进行审阅；

4、分管校领导审阅不通过，则返回给两会秘书，两会秘书退回给单位秘书进行修改，再由单位秘书重新提交。审阅通过，由两会秘书进行办理并最终结束流程；

3.3、进入议题申请登录办事大厅，进入【应用中心】，输入【议题申请】，找到菜单，点击打开议题申请功能。

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3.4、议题申请打开议题申请功能，点击【议题申请】按钮，进行议题申请信息填写，会有如下页面，

进行填写对应议题申请信息，填写完成后提交给对应部门领导，进行议题申请流程的流转处理。

六、校领导日程

1、校领导日程进入【应用中心】，输入【校领导日程】，点击打开菜单，可以看到有权限查看的各位校领导的日程安排。

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七、部门发文

1、发文流程

2、使用说明点击办事大厅中【办公系统（部门发文）】进入【发文列表】页面；

2.1 发文列表【发文列表】页面：在办发文：存放正在办理未办结的发文；办结发文：存放已办结的发文；草稿：存放起草后，暂时未发起流程的发文；

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南京理工大学办公自动化系统使用手册需要起草、修改文件正文的老师，请下载安装【正文控件下载】；安装环境要求：

操作系统：WIN7 及以上；浏览器：360 极速浏览器最新版本（极速模式）或 chrome，推荐 chrome；Office：Office2007-SP3 及以上，推荐 Office2010；（如不需要起草、修改文件正文，则对 Office 无要求。）

点击【部门发文拟稿】，进入【发文审批单】拟稿页面；

2.2 发文起草及提交填写文件标题、办文说明、主送、联系电话、公开属性等信息。

点击【起草正文】进行正文起草，起草好后，点击【保存并关闭】保存起草内容。注意：请避免长时间起草，以免登录失效，导致保存失败。

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文件起草后，选择【请选择下一步】和【下一步办理人】（如果只有一个可选，则默认选中，不需再选），然后点击【提交】按钮即可。

2.3 发文审核或办理发文应用产生的待办任务（需要您审批或办理的文件），统一在【办事大厅】的【个


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点击文件标题，将进入发文表单，即可进行文件审批、办理。

点击【编辑正文】

在正文中做的修改，会被保留修改痕迹，可通过点击【显示/隐藏痕迹】查看所有修改痕迹。

注意：如果是 Office2013 及以上版本，修改痕迹中的用户名将优先是微软账号用户名，因此，请确认未登陆微软账号或登陆的微软账号用户名与 OA 系统登陆用户姓名一致。

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南京理工大学办公自动化系统使用手册修改好后，点击【保存并关闭】保存修改内容。注意：请避免长时间修改，以免登录失效，导致保存失败。

文件修改后，填写意见（可将填写意见添加至常用意见，也可直接选择已保存的常用意见），选择【请选择下一步】和【下一步办理人】（如果只有一个可选，则默认选中，不需再选），然后点击【提交】按钮即可。

2.4 发文会签部门领导审核后，拟稿人转办环节可选【会签】操作，选择【请选择下一步】中的

【会签】，再选择【下一步办理人】，然后点击【提交】按钮即可。注意：下一步办理人只可选部门领导，可多选，所有领导都会签完后，才可继续下一步流程，如需收回，可到个人中心的已办任务中收回。

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2.5 文件发布及结束流程制版出文后，拟稿部门发布环节可选【文件发布】操作，发布后，再点击【提交】则

流程结束。注意：确认发布没问题后，再结束流程，结束流程后，无法修改发布。

发布时可选发布范围，默认【全部公开】，可选【部分公开】，根据需要选择后，点击【发布】即可。

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八、部门收文

1、使用说明点击办事大厅中【办公系统（部门收文）】进入【收文列表】页面；

1.1 收文列表【收文列表】页面，收文来源有学校发文、部门发文、转发登记 3种方式：收到文件：存放学校或者其他部门发送到部门的文件；转发登记列表：存放部门转发登记的文件；点击【转发登记】，弹出【转发拟稿】页面；

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1.2 转发拟稿填写文件标题、上传附件、选择转发接收人，转发意见等信息。填写好后，点击【提交】即可

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1.3 文件详细信息点击【查看】，进入【文件 OA 部门收文】页面，查看文件标题、审批意见、下载附

件等信息

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点击【下载正文】，下载 pdf格式的正文文件

点击【转发】，弹出【选择人员】页面，可以根据姓名/工号搜索，选择人员后，点击【确定】即可

点击【关闭】，关闭当前详细信息页面，回到【收文列表】页面

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九、部门文件

1、使用说明点击办事大厅中【办公系统（部门文件）】进入【文件查看】页面；

1.1 文件查看【文件查看】页面：全部公开：存放公开范围为全部公开的文件；部分公开：存放公开范围为部分公开的文件；点击【查看】，进入【文件详细信息】页面；

1.2 文件详细信息查看文件标题、文件类别、发布日期、文件编号等信息

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点击【转发】，进行文件转发内容填写，选择转发接收人，填写转发意见，填写好后，点击【提交】即可。

注意：转发后的文件进入部门收文，可以继续转发办理。

点击【下载正文】，下载 pdf格式的正文文件

点击【关闭】，关闭当前详细信息页面，回到【文件查看】页面

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十、值班上报

1、使用说明点击办事大厅中【办公系统（值班上报）】进入【值班信息维护】页面；

1.1 值班信息维护维护值班信息。

可以进行【新增】、【导入】、【删除】操作。

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点击【新增】，弹出【新增值班信息】页面；填写值班起止日期、值班地点、值班人、值班人电话等信息。填写好后，点击【保存】即可

点击【导入】，弹出【导入值班信息】页面；

点击【导入】，弹出【导入数据】页面，下载导入模板，根据模板字段填写（注意事项：日期格式如 2017-05-20），导入成功后，点击【同步】即可

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十一、值班信息查看

1、使用说明点击办事大厅中【办公系统（值班信息查看）】进入【值班信息查看】页面；

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南京理工大学办公自动化系统使用手册1.1 日历模式采用日历的形式展示值班信息，选择有值班安排的日期，就能看到单位在该日期值班

信息

1.2 传统模式采用传统列表的形式展示值班信息，选择【值班计划】，选择【单位】，就能看到该

单位在该值班计划期间的值班信息。

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