Wissensmanagement – Einführung von ECM / WM Systemen...
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Wissensmanagement – Einführung von ECM / WM SystemenVorlesung Informatik und Gesellschaft (12)
Universität Dortmund 1. Juni 2007
Dr. Marcel HoffmannProject Manager Open Text Global [email protected]
Slide 2Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Zusammenfassung vom 30. Mai
WissensmanagementCommunitiesnicht-mandatorische AnwendungenIntelligente Algorithmen
ECMComplianceSkalierbarkeitBetriebliche Anwendungenmandatorische Anwendungen
Wissensmanagement und Enterprise Content Management zwei verwandte aber nicht deckungsgleiche AnsätzeGemeinsame Herausforderungen
- unstrukturierte Daten für verschieden Personen zur Verfügung stellen und sammeln
- flexible unterschiedliche Prozesse und Inhalte abbilden- lose gekoppelte Zusammenarbeit
Schwerpunkte
Slide 3Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Diskussion Web 2.0 / Social Web undWissensmanagement / ECM
Wie passen Web 2.0 oder Social Web zu
den Themen Wissensmanagement
oder ECM?
Wo liegen die Herausforderungen beim Einsatz dieser Technologie in der
betrieblichen Praxis?
Was könnte Web 2.0 für ECM oder
Wissensmanagement bedeuten?
Slide 4Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Unterschiede und Barrieren für den Einsatz von Social Web Application im betrieblichen Umfeld
Wie passen Web 2.0 oder Social Web zu
den Themen Wissensmanagement
oder ECM?
Wo liegen die Herausforderungen beim Einsatz dieser Technologie in der
betrieblichen Praxis?
Was könnte Web 2.0 für ECM oder
Wissensmanagement bedeuten?
AnnonymitätRollenkonzepteKonkurrenzfalsche Themen / kein InteresseZwangwenig Zeit
Slide 5Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Themen der heutigen Vorlesung
Herausforderungen bei nicht-mandatorischen Software Angeboten Einführungsmodell für ECM-TechnologieDiskussion
Slide 6Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderungen beim Einsatz nicht-mandatorischer oder freiwilliger Angebote
AnnonymitätRollenkonzepteKonkurrenzfalsche Themen / kein InteresseZwangwenig Zeit
„Kaltstartprobleme“ bei InbetriebnahmeAnreize schaffen / Motivation erhalten QualitätssicherungSchulungInformationen nach MaßKonkurrenzsysteme…
Nicht-mandatorische Softwareangebote sind insbesondere relevant• für die Bearbeitung schwach-strukturierter Prozesse• Aufgaben mit hohen Freiheitsgrade• Innovatiionsprozesse• Lernprozesse
aber auch im nicht-betrieblichen Bereich
Slide 7Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Wenn Computersysteme gar nicht so nützlich sind, wie gedacht ....
Nutzer je Woche ingesamt 03/2001 - 07/2003
04080
120160200
02.04
.2001
02.07
.2001
02.10
.2001
02.01
.2002
02.04
.2002
02.07
.2002
02.10
.2002
02.01
.2003
02.04
.2003
02.07
.2003
... dann kann das ein wirkliches Problem sein.
Slide 8Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
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Slide 9Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderungen bei der Inbetriebnahme[Theorie der kritischen Masse nach Markus & Connolly 1990]
Anzahl der Nutzern=Nn=1/2N
Nutzen
In kooperativen Medien wächst der Nutzen mit der Zahl der Nutzer
Kosten
Individuelle Kosten für die Nutzung bleiben im wesentlichen stabil
Maßnahme: Eingangsnutzen durch redaktionell betreute Inhalte erhöhen
Maßnahme: Nutzung fördern
Bei geringer Nutzung: negative Kosten / Nutzen Bilanz
Nutzen
Slide 10Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderung: Anreize schaffen und Motivation fördern
Der Erfolg des Wissensmanagements hängt sehr stark vom Engagement der Mitarbeiter ab, weil ...- Quantität ≠ Qualität- Wissenspreisgabe sich nicht erzwingen lässt- Der Erfolg sich oft erst mittelfristig zeigt- ...
Maßnahme: Vertrauen schaffen!
Maßnahme: Anreizsysteme gezielt einsetzen!
Slide 11Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Anforderungen an Anreizsysteme im Wissensmanagement
[Quelle Fraunhofer-IAO Studie:Knowledge meets motivation (2001)
Anreizsysteme müssen zur Organisationskultur passen und nachhaltig wirken!
Transparente Koppelung an die Wissensarbeit ist die wichtigste Anforderung an Anreizsysteme
Slide 12Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Erhöhung der Transparenz intrinsischer Anreize als Alternative
Die Motivation beim Wissensmanagement leidet vielfach weniger unter einem Mangel an monetären Anreizen ...... als unter der geringen Transparenz des Nutzens unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Maßnahme: Beteiligung / Partizipation- bei Gestaltung und Einführung von Softwaresystemen - bei der Festlegung von Organisationsregeln
Maßnahme: Den Nutzen sichtbar machen - Rückmeldung der gemeinschaftlichen Systemnutzung - und kollektiven des Nutzens
Slide 13Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Kognitive Motivationstheorie nach Atkinson / Heckhausen
Situation Handlung Ergebnis Folgen2) SubjektiveEpisodenstruktur
Warum handeln wir wie wir handeln und nicht anders?
3) Anreizebene
TätigkeitsspezifischeVollzugsanreize
Anreize künftigerUmwelt- u. Binnenzustände
E→F
S→E
H→ES→H1) Erwartungsebene
Das Modell besagt„dass die Handlungstendenz einer Person um so stärker wird, je sicherer das Handlungsergebnis Folgen mit hohem Anreizwert nach sich zieht, und um so eher dieses Ergebnis vom eigenen Handeln abhängt und sich nicht schon aus dem Gang der Dinge von alleine ergibt.“ (Rheinberg 1998, S.127f).
Slide 14Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderung: Qualität der Inhalte
Mangelnde Vollständigkeit, Aktualität oder Genauigkeit verringern den Wert einer Inhaltssammlung überproportional- Wenn von 10 möglichen Informationen nur eine
fehlt, verliert der Wert der Sammlung für die Nutzer möglicherweise mehr als 10%
Maßnahme: Personalkosten für Qualitätssicherung einplanen
Maßnahme: Qualitätssicherung in Geschäftsprozessen verankern
Slide 15Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderung: Schulung
Wissensmanagement verlangt unterschiedliche Kompetenzen und Qualifikationen!- Fähigkeit Erfahrungen und Wissen zu artikulieren
und zu vermitteln- Soziale Kompetenz / Kooperationsfähigkeit- Medienkompetenz- ...
Maßnahme: Qualifizierung verstetigen
Maßnahme: Schulung der Bedienung der Technik und der Zusammenarbeit mit der Technik
Slide 16Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Herausforderung: Informationen nach Maß
Ein großes und dynamisches Informationsangebot wächst Nutzerinnen und Nutzern schnell über den Kopf
Maßnahme: Angebot nutzerbezogen filtern („Personalisierung“)
Maßnahme: Inhalte situationsspezifisch bündeln („prozess- oder situationsbezogene Portale“)
Maßnahme: Anpassungsmöglichkeiten vorsehen („damit sich Nutzer das Angebot ihren Bedarfen entsprechend strukturieren können“)
Slide 17Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Zusammenfassung: Erfolgsfaktoren beim Wissensmanagement
Eingangsnutzen durch redaktionell betreute Inhalte erhöhenNutzung fördernVertrauen schaffen!Anreizsysteme gezielt einsetzen Beteiligung / PartizipationNutzen des Wissensmanagement transparent machen!Personalkosten für Qualitätssicherung einplanenQualitätssicherung in Geschäftsprozessen verankernQualifizierung verstetigenSchulung der Bedienung der Technik und der ZusammenarbeitAngebot nutzerbezogen filtern und situationsspezifisch bündeln Anpassungsmöglichkeiten vorsehen
Slide 18Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Themen der heutigen Vorlesung
Herausforderungen bei nicht-mandatorischen Software Angeboten Einführungsmodell für ECM-TechnologieDiskussion
Slide 19Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Allgemeines Vorgehensmodell
Wissensmanagementumsetzen
Wissensarbeit kontinuierlich verbessern
Wissensarbeit analysieren
Wissensarbeit ausübenWissen
analysieren
Wissennutzen
Wissenentwickeln
Wissenevaluieren
Qualifizierung /Schulung
Stetig erheben und evaluieren
Beteiligung konti-nuierlich sichern
AdhocAnpassung
Technik Organi-sation
Wissensarbeit gestalten
Roll Out
AnalysisImplementation
Strategic Alignment
Continuous Improvement
Intitialization
Slide 20Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
ECM Einsatz
Eine ECM Plattform einzuführen ist mehr, als Software zu installieren !
Slide 21Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
INFRASTRUCTURE
READINESS
ECM SCOPE
IMPERATIVES
Open Text Deployment Framework
ContinuousImprovementRoll-OutImplementationAnalysis / DesignInitiate
Strategic Alignment
A S
P E
C T
S
S T E P S
Sizing and ScalingSystem Architecture
Performance Monitoring
Project Control and Management
Organizational Readiness
IT Readiness
Managing ChangeCommunication Plan
Training Plan
QA / Testing / Validation
ECM Component Services
UsabilityContent / Data Migration
ECM Solution
Strategic Vision
Scope and Objectives
On-BoardingRetrospect
Operational Modeling
Slide 22Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Das Open Text Vorgehensmodell
Strategische AusrichtungZieleAnforderungen und VerbesserungspotentialeSchwerpunkte und Abgrenzung
InitialisierungProjektteamDokumentationsrichtlinienChange VerfahrenIT Voraussetzungen …
Analyse & DesignUmsetzungInbetriebnahmeständige Verbesserung
Slide 23Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Aspekte in der Analyse & Design Phase
1. ECM Komponenten2. Nutzungsmodell und Akteure3. Geschäftsobjekte4. Metadaten5. Taxonomien6. Prozesse7. System Architektur8. Benutzerfreundlichkeit und CI9. Berechtigungskonzept10. Migration11. Support12. Integration und Schnittstellen
Der elektronische Investitionsantrag – Einstieg in Analyse und Design am Beispiel
Slide 24Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (1) – ECM Komponenten
ECM Komponenten und Lösungen müssen identifiziert werden, um die Geschäftsanforderungen abzudecken.
ECM Lösungen- Dokumenten Management- Content Lifecycle Management- Records Management / Email Management- Communities
Komponenten - Archivierung- Suche- Metadaten- Scannen und Bearbeiten von papierbasierten Dokumenten- Prozesssteuerung (e.g. Workflows)- Web Content Management (WCM)- ERP-Integration- Electronische Unterschriften- Portal Integration- Rechnungseingangsbearbeitung
Slide 25Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (2) – Nutzungsmodell und Akteure
Characteristik :„Präsentations Platform“Focussierung auf InhalteUnidirectionale VerteilungHigh Anforderungen an Struktur, Qualität and LayoutRollen: Author, Content-Manager, Leser
Focus: Content ManagementFocus: Content Management
AuthorContent-Manager
LeserKnow-How Träger
Livelink ESLivelink ES
Characteristik:„Arbeitsplattform“Focussierung auf MenschenFreie individuelle Informations-verteilungAd-hoc, direkte KommunikationRollen: variabel
Focus: CollaborationFocus: Collaboration
Livelink ESLivelink ES
Slide 26Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (3) – Geschäftsobjekte
Geschäftsobjekte- Organizationseinheiten (z.B. Abteilungen,…)- Projekte- Kunden- Produkte- Angestellte- ….
Entwicklung eines Entity Relationship Model- Definition of Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten- Definition / Zuordnung von Inhalten (e.g. documents, templates,...) für
jedes Geschäftsobjekt
Einer der wesentlichen Schritte beim Design einer ECM Lösung ist die Identifikation von Geschäftsobjekten, für die Inhalte verwaltet werden müssen.
Slide 27Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (4) – Metadata
Die Definition eines Metadaten-Konzeptes ist fundamental, um verschiedeneGeschäftsanforderungen zu erfüllen.Typen von MetadatenA. System Metadaten Beschreibende Metadaten B. Relationale Metadaten
Anwendung von Metadaten
Beschreibung von GeschäftsobjektenMetadaten informieren über the Zusammenhang / Inhalt von Geschäftsobjekten.
Basis für komplexe Such FunktionenOhne Metadaten sind komplexe Suchanfragen schwer möglich.
NavigationshilfenMetadata werden genutzt, um unterschiedliche Sichten auf die Inhalte zu erzeugen
Analyse and BerichtswesenMetadaten liefern die Basis für Statistiken und Auswertungen
Slide 28Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (5) – Taxonomie
- Definition der primären Struktur- Definition von Anforderungen für alternative Navigationen / Sichten
Taxonomien werden genutzt, um Geschäftsobjekte zu strukturieren und verschiedene Sichten zu erzeugen.
Slide 29Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (5) – Taxonomie
Taxonomiebeispiele- Projektorientiert - Vorgangsorientiert- Prozessorientiert- Organisationorientiert- Dokumentenklassenorientiert
- keine primäre Strukturierung
Slide 30Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (6) - Prozesse
Definition von Lebenszyklen für Geschäftsobjekte und Inhalte
Definition von typischen AnwendungsprozessenEntstehung / Verteilung von GeschäftsobjektenPrüfungs- und GenehmigungsprozesseInformation Retrieval (Suchen)Collaboration…
Definition und Optimierung zu steuernder Arbeitsprozesse (“Workflow”)
Slide 31Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (7) – System Architektur
Verschiedene Aspekte müssen berücksichtigt werden um die passendeSystemarchitektur zu definieren.
Benutzungsprofil der Plattform- Welche Arten von Aktivitäten werden Benutzer durchführen?
Anzahl von Benutzern und Standorten- Wie viele User werden von welchen Standorten zugreifen?
Verfügbarkeit- z.B.: Dimensionierung des Systems für einen (8/12/24) h Betrieb
Performance- z.B. vorhandene Netz-Infrastrukturen und Einschränkungen
Sicherheit- Sicherheitskonzepte- Verschlüsselung
Slide 32Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (8) – Benutzerfreundlichkeit & CI
Slide 33Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (9) – Berechtigungskonzept
BerechtigungselementeOrganisatorische Gruppen (z.B. Abteilungen)RollenBerechtigungsstufen (z.B. lesen, schreiben, verwalten)Berechtigungen werden nur auf Container-Ebene vergeben
AuthentifizierungskonzepteAuthentifizierung nur am Betriebssystem (SSO)zentrale Benutzerverwaltung / versus dezentrale Verwaltung….
Die Definition eines Berechtigungs- und Authentifizierungskonzeptes sindnotwendig um die effiziente Nutzung des ECM-Systems zu ermöglichen.
Slide 34Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Authorization Concept - Example
Area Type Owner Coordinators / Owner Group
Public Members Guests Z_Administration Z_Open Text Z_Global Services GS
Enterprise WS Reader Reader No Access Coordinator ReaderBusiness Units Coordinator Reader No Access Coordinator Reader[Business Unit] Coordinator Administrator No Access Contributor ReaderCustomers & Projects Coordinator Reader No Access Coordinator ReaderCustomers by Name Coordinator Reader No Access Coordinator Reader[Customer] Coordinator Reader No Access Coordinator ContributorCorrespondence Coordinator Reader No Access Coordinator Contributor[Project] Administrator Administrator No Access Contributor ReaderCorrespondence Coordinator Reader No Access Contributor ContributorGSDA Organisation Reader Reader No Access No Access ReaderGSDA Service Delivery Reader No Access No Access No Access Reader CoManagement Coordinator No Access No Access No Access No Access No Access CoGeneral Information Reader No Access No Access Reader CoOrganisation Coordinator No Access No Access Reader CoHeads Coordinator No Access No Access[Department] Administrator Administrator No Access Contributor ReaderManagement Administrator Administrator No Access No Access No Access CoGeneral Information Administrator Administrator No Access Contributor ReaderOrganisation Administrator Administrator No Access Contributor Reader[Team] AdministratorManagement Administrator Administrator No Access No Access No AccessOrganisation Administrator Administrator No Access Contributor ReaderProject Navigator
Standard Roles Add
Slide 35Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analysis and Design (10) – Migration
Phase I: Definition Migrations-Strategie
Phase I: Definition Migrations-Strategie
Phase II: Specification Migrations-Konzept
Phase II: Specification Migrations-Konzept
Phase III: Implementation (Infrastruktur und kfW Fachverfahren)
Abnahme BasisAbnahme Fachverfahren
Phase III: Implementation (Infrastruktur und kfW Fachverfahren)
Abnahme BasisAbnahme FachverfahrenAbnahme BasisAbnahme Fachverfahren
Phase IV: Test Migration(Content- und Accessmigration, Betriebsmigration, Training, …) Abnahme
Migrationskonzept
Phase IV: Test Migration(Content- und Accessmigration, Betriebsmigration, Training, …) Abnahme
MigrationskonzeptAbnahme
Migrationskonzept
Phase V: Durchführung Migration(Content- und Accessmigration, Betriebsmigration, Training, …) Produktivsetzung
Phase V: Durchführung Migration(Content- und Accessmigration, Betriebsmigration, Training, …) ProduktivsetzungProduktivsetzung
Slide 36Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Analyse und Design (12) – Integration and Interfaces
Slide 37Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Einführung von Communities
Slide 38Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Abschlussdiskussion
Durch welche organisatorischen oder technischen Maßnahmen
kann bei der Einführung von WM oder ECM Systemen
Hindernissen begegnet werden?
AnnonymitätRollenkonzepteKonkurrenzfalsche Themen / kein InteresseZwangwenig Zeit
„Kaltstartprobleme“ bei InbetriebnahmeAnreize schaffen / Motivation erhalten QualitätssicherungSchulungInformationen nach MaßKonkurrenzsysteme…
Slide 39Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Bei Fragen zum Referatsthema „ Wissensmanagement“ …
… meldet Euch gerne [email protected]
Slide 40Dr. Marcel Hoffmann ([email protected])
Open Text sucht Junior Consultants
Consultant SAP Technologies / SAP Workflow (m/w)http://www.access.de/routing.asp?r=2043
Junior Consultant Document Mangement System (DMS) (m/w)http://www.access.de/routing.asp?r=2047
Junior Consultant Records Management (RM) (m/w)http://www.access.de/routing.asp?r=2045
Junior Consultant E-Mail Management (m/w)http://www.access.de/routing.asp?r=2049
Bewerbungen an - [email protected] oder - [email protected]